Réservation Gestion des réservations Durant le voyage. Connectez-vous. Connexion Réservation Gestion des réservations Durant le voyage

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1 GUIDE UTILISATEUR

2 Connectez-vous Afin d accéder à votre espace personnel, renseignez votre login (identifiant) ainsi que votre mot de passe Vous êtes maintenant connecté(e)!

3 4 clics, 10 secondes, votre recherche 1. Choisissez votre destination : renseignez une ville, un aéroport, gare, lieu touristique), un nom d hôtel ou adresse, les propositions s affichent 2. Sélectionnez vos dates de «check-in» 3. Sélectionnez vos dates de «check-out» 4. Cliquez sur «Rechercher»! D autres critères permettant d affiner votre recherche sont également disponibles dans «Plus de critères».

4 Les résultats de la recherche Connexion sont mis à jour Réservation en Gestion des réservations Durant le voyage temps réel : toutes les chambres affichées sont disponibles et réservables au prix indiqué. Accédez à tous les types de chambres ou de plan repas proposés dans un hôtel en cliquant sur «Afficher les offres disponibles» (bandeau orange) Si vous recherchez un hôtel précis et que vous ne le trouvez pas lors de la recherche, nous vous invitons à réserver une alternative. Si toutefois vous ne trouvez pas d alternatives satisfaisantes, vous pouvez faire une demande de réservation offline à notre service clients grâce au formulaire accessible dans le menu «offline» ou en envoyant un à info@hcorpo.com Attention: dans ce cas, des frais de dossier peuvent être facturés à votre entreprise.

5 Connexion Réservation Gestion des réservations Les offres sont triées par ordre croissant de prix, et sont filtrées par défaut selon les règles définies par votre politique voyage Vous pouvez consulter le détail de ces règles en cliquant sur le lien «Afficher la politique de voyage» Le prix par personne/ par nuit est affiché sous le prix total du séjour

6 Si le tarif proposé par l hôtel dépasse la politique voyage de votre entreprise, celui-ci est automatiquement signalé Si vous choisissez quand même de le réserver, vous devrez confirmer votre choix.

7 Facilitez-vous la vie! Repérez-vous facilement avec la localisation des hôtels sur la carte Affinez votre recherche en quelques clics à l aide des filtres dynamiques: votre nouvelle recherche s affiche alors automatiquement Lancez une nouvelle recherche sans changer de page : déployez simplement l onglet «Nouvelle recherche», et saisissez les nouveaux critères A noter: les champs sont préremplis avec les critères de la recherche précédente Cliquez sur le symbole de la carte pour voir les informations détaillées sur les hôtels et accéder directement aux offres Les hôtels recommandés et négociés apparaissent avec leur logo respectif

8 Cliquez sur «plan» ou sur «description» pour accéder à la fiche détaillée de l hôtel Vous pouvez aussi accéder à une galerie de photos depuis la page de recherche Envoyez la fiche hôtel par au voyageur pour lequel vous souhaitez réserver

9 Dès que Connexion vous avez choisi Réservation votre hôtel, Gestion des réservations Durant le voyage cliquez sur «Réserver» Repérez facilement les conditions d annulation de la réservation Renseignez le nom du voyageur ou sélectionnez-le dans la liste déroulante Sélectionner les «préférences voyageurs» (non garantie par l hôtel). Ces informations seront envoyées à l hôtel avec votre confirmation de réservation Cliquez sur mettre dans le panier

10 Cliquez sur «ajouter un transfert» pour réserver un véhicule aller et/ou retour de l hôtel. L offre est Connexion disponible dans près Réservation de 1000 destinations Gestion partout des dans réservations le monde aux tarifs les Durant plus bas. le voyage Vous pouvez réserver tout type de véhicules, de la berline à la limousine Vous serez redirigé(e) vers l onglet «rechercher un transfert». Renseignez vos critères et choisissez votre type de transfert

11 Validez Connexion votre «Panier» ou Réservation ajoutez-y d autres réservations Gestion des réservations Durant le voyage (segments) Dans le cadre d un règlement par carte bancaire, vous pouvez maintenant sauvegarder vos cartes de crédit (corporate ou personnelle) sur le site HCorpo pour un paiement rapide en toute sécurité La réservation est terminée! N oubliez pas d émettre et d imprimer votre bon d échange/voucher. Il sera demandé par l hôtelier lors de l arrivée à l hôtel

12 Depuis l onglet «Groupe et séminaire» vous pouvez réserver : - une (des) salle(s) de séminaire - un hôtel - un hôtel et une (des) salle(s) de séminaire Renseignez le formulaire en indiquant les prestations souhaitées

13 Simplicité d accès et de lecture La partie droite de votre page d accueil vous permet de visualiser vos dernières réservations: L encadré reprend les informations essentielles : le numéro de dossier HCorpo, le statut de la réservation (confirmé, annulé, voyagé), le nom du voyageur ainsi que les dates du séjour à l hôtel. En un seul clic, accédez au détail de vos derniers dossiers.

14 Un espace dédié et pratique pour accéder à toutes vos réservations! Le résumé de la réservation en un coup d œil Un moteur de recherche élaboré Pour renseigner plus de détails sur la réservation, cliquez sur «détail» Selon votre niveau d accès à la plateforme, vous voyez apparaître : - Vos propres réservations, (incluant les réservations que votre chargé(e) de voyage assistant(e) a effectué pour vous : accès «business traveller» - Les réservations que vous avez passé pour tous les voyageurs qui vous sont rattachés : accès «travel arranger» - Les réservations de l ensemble des collaborateurs de votre société : accès «travel manager»

15 QUE SOUHAITEZ-VOUS FAIRE? LA SOLUTION Je souhaite annuler la totalité de ma réservation Dans Mes Réservations/Détail de la réservation, cliquez sur «Annuler» Je souhaite prolonger mon séjour ou ajouter une/des chambre(s) à ma réservation Ajoutez un segment à votre réservation et réservez en ligne les nuits/chambres supplémentaires Je souhaite écourter mon séjour ou annuler une partie des chambres que j ai réservé Effectuez une nouvelle réservation pour les nouvelles dates/nouveau nombre de chambres, puis annulez l ancienne réservation Je souhaite modifier le nom du/des voyageurs Effectuez une nouvelle réservation pour les nouveaux voyageurs, puis annulez l ancienne réservation

16 En cliquant sur le bouton «autres actions» vous avez aussi le possibilité: - d ajouter un transfert depuis ou vers l hôtel - de réserver à partir d une ancienne réservation en cliquant sur «dupliquer le segment». De cette manière, l hôtel et les noms des passagers seront conservés - de copier le code du segment passif pour Amadeus et Sabre - d ajouter la date dans votre calendrier

17 Toutes les modifications se font sous forme de «rebook and cancel». Cependant vous pouvez Connexion nous transmettre Réservation vos demandes via Gestion : des réservations Durant le voyage - l onglet Offline. Renseignez le formulaire et indiquez la modification souhaitée - le bouton «Demander une modification» depuis «Autres actions». Vous serez redirigé(e) vers l onglet «Offline». - par à info@hcorpo.com - par téléphone au Attention des frais de dossier peuvent être alors facturés à votre entreprise.

18 Dans la rubrique «Mon compte», vous pouvez : - changer votre mot de passe depuis «informations générales» - modifier vos données statistiques depuis «champs statistiques» - créer un raccourci HCorpo sur votre bureau depuis «lancement rapide» - gérer l envoi des s depuis « s» - sélectionner une devise pour l affichage des tarifs depuis «paramètres»

19 Le bon d'échange/voucher est à présenter au comptoir de l'hôtel dès votre arrivée. Il est pour l'hôtel la preuve que vous avez réglé votre séjour d'avance. Si vous avez égaré votre bon d'échange, contactez-nous et nous émettrons un duplicata Lors de votre arrivée à l'hôtel il est normal que l'hôtelier vous demande de fournir une carte de crédit. Celle-ci permettra de garantir le paiement des éventuels extras (ex : téléphone, mini bar etc.) Si vous devez allonger ou écourter la durée de votre séjour par rapport aux dates mentionnées sur votre bon d'échange, contactez-nous afin d'obtenir les meilleures conditions tarifaires En cas de besoin, vous pouvez contacter le numéro d'assistance figurant sur le voucher/bon d'échange Lors de l envoi du voucher au voyageur, une deuxième pièce jointe propose une invitation pour ajouter la réservation au calendrier Outlook Bon voyage!