Un exemple d archive ouverte. Le cas du Cemagref

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1 Un exemple d archive ouverte. Le cas du Cemagref Politique de l établissement Mise en place de l archive institutionnelle Implication des auteurs Rôles des documentalistes Journées OMER Lyon, 29 Mars 2007

2 Politique de l établissement Soutien du libre-accès : Le Cemagref est signataire de la Déclaration de Berlin, et du protocole d accord des Etablissements de recherche et d enseignement supérieur français pour l approche coordonnée de l archivage ouvert de la production scientifique. Maintien de la base institutionnelle "Cemagref Publications", outil de valorisation et d évaluation, adaptée pour le libre-accès : Interopérabilité OAI-PMH 1 dépôt unique par les auteurs (lien assuré avec HAL) post-publications : seules les versions auteurs définitives corrigées sont acceptées.

3 L outil existant Phase intermédiaire entre libre-accès et archive ouverte Depuis 2004, interface full-web (logiciel Cadic Intégrale) Workflow permettant le dépôt direct par les auteurs Validation par les documentalistes qui contrôlent et enrichissent les métadonnées.

4 Adaptation de la base existante en archive ouverte En 2006, le serveur OAI a été installé et paramétré pour rendre la base interopérable OAI-PMH mais Développement supplémentaire en cours avant de rendre l archive ouverte institutionnelle visible sur internet (Cadic) En cours : typologie des publications et niveau de diffusion des pdf précisés, listes d affiliations et de titres de revues contrôlées, insertion de formules juridiques... Courant 2007 : Ouverture du serveur OAI Alimentation de la plate-forme inter-institutionnelle HAL(webservice) Autre développement en cours : un deuxième flux OAI permettra de créer des listes bibliographiques depuis le web d établissement (CMS Zope/Plone). Sont impliqués dans le projet : - documentalistes en charge des dossiers logiciel documentaire, base des publications, et libre-accès - informaticiens Cemagref, Cadic + CCSD pour le reversement dans HAL

5 Procédure de dépôt Le dépôt par les auteurs est obligatoire La base est à la fois un outil de valorisation et d évaluation : seules les publications déposées dans la base sont prises en compte pour l extraction des indicateurs annuels.

6 Dépôt direct par l auteur

7 Formulaire dépôt auteur par type

8 Transmission aux documentalistes

9 Documentalistes : enrichissement des métadonnées de la notice

10 Documentalistes : contrôle juridique pour la diffusion en libre-accès

11 Service IST central : contrôle des pdf et validation pour publication sur internet

12 L auteur peut suivre l état d avancement de ses dépots

13 Interface internet d interrogation

14 Notice et texte intégral diffusés sur internet

15 Post-publication en libre-accès : version auteur corrigée et autorisée par l éditeur

16 Typologie des publications Création de la base en 1992 : publications 1000 écrits par an ; articles scientifiques en augmentation Diversité des titres : rarement plus de 2 ou 3 articles par an publiés dans une revue Données avril

17 A diffuser en libre-accès Les article de revues scientifiques et techniques à comité de lecture Les travaux universitaires (thèses, HDR, mémoires d élèves avec accord de l encadrant) Les actes et les communications écrites éditées Les ouvrages et chapitres d ouvrages Les rapports scientifiques et techniques (avec mention du financeur / commanditaire) Brevets et normes Plus de 300 publications sont déjà accessibles en libre-accès

18 Cas des revues Sur 133 titres de revues dans lesquelles des auteurs Cemagref ont publié ces trois dernières années : 88 % (117 titres) de ces revues permettent la diffusion de leurs articles en libre-accès? La politique des éditeurs des 12 % restants (16 titres ) n est pas affichée Dans le détail : 3 titres sont des revues électroniques entièrement libres d accès 106 titres sont chez des green publishers diffusion immédiate en libre-accès 8 titres sont chez des yellow publishers diffusion possible après une période d embargo? Pour les 12 % restants (16 titres) dont la politique éditeurs est inconnue : il s agit généralement de revues de sociétés savantes ou de revues techniques : une autorisation de diffusion est à demander à l éditeur. Pas de réponse négative à ce jour.

19 Exemple d une unité : UMR ITAP (données 2005 UR TEMO + Agro.M) Articles scientifiques et techniques Thèses / HDR Mémoires d élèves La diffusion des mémoires d élèves est laissée à l appréciation des encadrants Cemagref Congrès actes et communications Ouvrages et chapitres d ouvrages Rapports scientifiques et techniques 4 diffusables immédiatement 1 diffusable après embargo? 2 accords éditeur à négocier 1 thèse diffusable immédiatement 1 thèse sur publications à diffusion différée (confidentialité liée au dépôt d un brevet) 2 HDR diffusables immédiatement 1 Mémoire confidentiel, 1 mémoire à diffusion restreinte. 7 diffusables immédiatement? 9 accords éditeur à négocier? 1 chapitre avec accord éditeur à négocier 3 diffusables immédiatement? 1 accord commanditaire à négocier 2 confidentiels

20 Appropriation du système par les auteurs (données mars 2007) Le taux de dépôt direct par les auteurs varie selon ce qui était précédemment pratiqué sur les sites : 90 à 100 % pour 6 sites sur 10, % pour 4 sites. Selon les sites, 85 % à 100 % des documents sont fournis sous forme numérique (format pdf) Le nouveau système permet un dépôt rapide par les auteurs.

21 Dépot pour une diffusion en libre-accès (données site Montpellier, décembre 2006) La sensibilisation au dépôt pour la diffusion en libreaccès a débuté fin 2005 sur le site de Montpellier. Sur ce site, la totalité des auteurs (-1) pratique le dépôt direct, et le «zéro papier» a été instauré dès Ce que font les auteurs : maintien de leur version corrigée, liens avec l éditeur et leurs co-auteurs, dépôt direct. Au 1 er décembre, 41 % des publications déposées peuvent être diffusées en libre-accès. Le passage dépôt direct > dépôt direct avec pdf diffusable en libre-accès s est fait progressivement sur une année, par la sensibilisation et de l accompagnement personnalisé des auteurs.

22 Accompagnement de proximité Le temps consacré à l appropriation du dispositif par les auteurs demande un investissement conséquent des documentalistes. Cette phase d accompagnement est nécessaire et efficace. Types de besoins rencontrés : appui technique pour la production de pdf : lien avec l équipe informatique pour l installation et le paramétrage de convertisseur pdf ; ajout des métadonnées, accompagnement des relations avec les éditeurs : suivi de leur politique, fourniture de courriers-type, lecture des contrats (cessions de droit) ; proposition d addenda (formules de négociation pour la conservation de droits), suivi de leurs publications : alertes sur parution, ajouts de métadonnées non disponibles au moment du dépôt par l auteur (éléments de parution non fournis par l éditeur par ex.) des services : suivi des dépôts en temps réel par unité ou TR, possibilité de créer des listes bibliographiques inter-organismes,

23 Implication des documentalistes au niveau de l établissement Mise en place d un service question-réponse, en complément de la FAQ/ Boîte à outils Production de recommandations : affiliations, signature des articles, addenda aux contrats, aux conventions, droit d auteur, Réponses à des questions connexes : éthique de publications, suivi des modes de publication émergents (impact des revues électroniques en libre-accès, signature collective, communication scientifique via des listes de diffusion / forum, ), aides à la stratégie de publication. Actions inter-organismes

24 Liens Cemagref : Base des Publications : ion&modele=vues/p_recherche_publication/home.html Cemagref : FAQ / BAO : Déclaration de Berlin : HAL :

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