Un exemple d archive ouverte. Le cas du Cemagref

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Catherine Pierre
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1 Un exemple d archive ouverte. Le cas du Cemagref Politique de l établissement Mise en place de l archive institutionnelle Implication des auteurs Rôles des documentalistes Journées OMER Lyon, 29 Mars 2007

2 Politique de l établissement Soutien du libre-accès : Le Cemagref est signataire de la Déclaration de Berlin, et du protocole d accord des Etablissements de recherche et d enseignement supérieur français pour l approche coordonnée de l archivage ouvert de la production scientifique. Maintien de la base institutionnelle "Cemagref Publications", outil de valorisation et d évaluation, adaptée pour le libre-accès : Interopérabilité OAI-PMH 1 dépôt unique par les auteurs (lien assuré avec HAL) post-publications : seules les versions auteurs définitives corrigées sont acceptées.

Maintien de la base institutionnelle "Cemagref Publications", outil de valorisation et d évaluation, adaptée pour le libre-accès :

3 L outil existant Phase intermédiaire entre libre-accès et archive ouverte Depuis 2004, interface full-web (logiciel Cadic Intégrale) Workflow permettant le dépôt direct par les auteurs Validation par les documentalistes qui contrôlent et enrichissent les métadonnées.

Workflow permettant le dépôt direct par les auteurs Validation par

4 Adaptation de la base existante en archive ouverte En 2006, le serveur OAI a été installé et paramétré pour rendre la base interopérable OAI-PMH mais Développement supplémentaire en cours avant de rendre l archive ouverte institutionnelle visible sur internet (Cadic) En cours : typologie des publications et niveau de diffusion des pdf précisés, listes d affiliations et de titres de revues contrôlées, insertion de formules juridiques... Courant 2007 : Ouverture du serveur OAI Alimentation de la plate-forme inter-institutionnelle HAL(webservice) Autre développement en cours : un deuxième flux OAI permettra de créer des listes bibliographiques depuis le web d établissement (CMS Zope/Plone). Sont impliqués dans le projet : - documentalistes en charge des dossiers logiciel documentaire, base des publications, et libre-accès - informaticiens Cemagref, Cadic + CCSD pour le reversement dans HAL

contrôlées, insertion de formules juridiques.

5 Procédure de dépôt Le dépôt par les auteurs est obligatoire La base est à la fois un outil de valorisation et d évaluation : seules les publications déposées dans la base sont prises en compte pour l extraction des indicateurs annuels.

et d évaluation : seules les publications déposées dans la

6 Dépôt direct par l auteur

7 Formulaire dépôt auteur par type

8 Transmission aux documentalistes

9 Documentalistes : enrichissement des métadonnées de la notice

10 Documentalistes : contrôle juridique pour la diffusion en libre-accès

11 Service IST central : contrôle des pdf et validation pour publication sur internet

12 L auteur peut suivre l état d avancement de ses dépots

13 Interface internet d interrogation

14 Notice et texte intégral diffusés sur internet

15 Post-publication en libre-accès : version auteur corrigée et autorisée par l éditeur

16 Typologie des publications Création de la base en 1992 : publications 1000 écrits par an ; articles scientifiques en augmentation Diversité des titres : rarement plus de 2 ou 3 articles par an publiés dans une revue Données avril

titres : rarement plus de 2 ou 3 articles par an publiés dans une revue Données

17 A diffuser en libre-accès Les article de revues scientifiques et techniques à comité de lecture Les travaux universitaires (thèses, HDR, mémoires d élèves avec accord de l encadrant) Les actes et les communications écrites éditées Les ouvrages et chapitres d ouvrages Les rapports scientifiques et techniques (avec mention du financeur / commanditaire) Brevets et normes Plus de 300 publications sont déjà accessibles en libre-accès

écrites éditées Les ouvrages et chapitres d ouvrages Les rapports scientifiques et techniques (avec mention

18 Cas des revues Sur 133 titres de revues dans lesquelles des auteurs Cemagref ont publié ces trois dernières années : 88 % (117 titres) de ces revues permettent la diffusion de leurs articles en libre-accès? La politique des éditeurs des 12 % restants (16 titres ) n est pas affichée Dans le détail : 3 titres sont des revues électroniques entièrement libres d accès 106 titres sont chez des green publishers diffusion immédiate en libre-accès 8 titres sont chez des yellow publishers diffusion possible après une période d embargo? Pour les 12 % restants (16 titres) dont la politique éditeurs est inconnue : il s agit généralement de revues de sociétés savantes ou de revues techniques : une autorisation de diffusion est à demander à l éditeur. Pas de réponse négative à ce jour.

La politique des éditeurs des 12 % restants (16 titres ) n est pas affichée Dans le détail : 3 titres sont des revues électroniques entièrement libres d accès 106 titres sont chez des green

19 Exemple d une unité : UMR ITAP (données 2005 UR TEMO + Agro.M) Articles scientifiques et techniques Thèses / HDR Mémoires d élèves La diffusion des mémoires d élèves est laissée à l appréciation des encadrants Cemagref Congrès actes et communications Ouvrages et chapitres d ouvrages Rapports scientifiques et techniques 4 diffusables immédiatement 1 diffusable après embargo? 2 accords éditeur à négocier 1 thèse diffusable immédiatement 1 thèse sur publications à diffusion différée (confidentialité liée au dépôt d un brevet) 2 HDR diffusables immédiatement 1 Mémoire confidentiel, 1 mémoire à diffusion restreinte. 7 diffusables immédiatement? 9 accords éditeur à négocier? 1 chapitre avec accord éditeur à négocier 3 diffusables immédiatement? 1 accord commanditaire à négocier 2 confidentiels

et chapitres d ouvrages Rapports scientifiques et techniques 4 diffusables immédiatement 1 diffusable après embargo?

20 Appropriation du système par les auteurs (données mars 2007) Le taux de dépôt direct par les auteurs varie selon ce qui était précédemment pratiqué sur les sites : 90 à 100 % pour 6 sites sur 10, % pour 4 sites. Selon les sites, 85 % à 100 % des documents sont fournis sous forme numérique (format pdf) Le nouveau système permet un dépôt rapide par les auteurs.

21 Dépot pour une diffusion en libre-accès (données site Montpellier, décembre 2006) La sensibilisation au dépôt pour la diffusion en libreaccès a débuté fin 2005 sur le site de Montpellier. Sur ce site, la totalité des auteurs (-1) pratique le dépôt direct, et le «zéro papier» a été instauré dès Ce que font les auteurs : maintien de leur version corrigée, liens avec l éditeur et leurs co-auteurs, dépôt direct. Au 1 er décembre, 41 % des publications déposées peuvent être diffusées en libre-accès. Le passage dépôt direct > dépôt direct avec pdf diffusable en libre-accès s est fait progressivement sur une année, par la sensibilisation et de l accompagnement personnalisé des auteurs.

22 Accompagnement de proximité Le temps consacré à l appropriation du dispositif par les auteurs demande un investissement conséquent des documentalistes. Cette phase d accompagnement est nécessaire et efficace. Types de besoins rencontrés : appui technique pour la production de pdf : lien avec l équipe informatique pour l installation et le paramétrage de convertisseur pdf ; ajout des métadonnées, accompagnement des relations avec les éditeurs : suivi de leur politique, fourniture de courriers-type, lecture des contrats (cessions de droit) ; proposition d addenda (formules de négociation pour la conservation de droits), suivi de leurs publications : alertes sur parution, ajouts de métadonnées non disponibles au moment du dépôt par l auteur (éléments de parution non fournis par l éditeur par ex.) des services : suivi des dépôts en temps réel par unité ou TR, possibilité de créer des listes bibliographiques inter-organismes,

23 Implication des documentalistes au niveau de l établissement Mise en place d un service question-réponse, en complément de la FAQ/ Boîte à outils Production de recommandations : affiliations, signature des articles, addenda aux contrats, aux conventions, droit d auteur, Réponses à des questions connexes : éthique de publications, suivi des modes de publication émergents (impact des revues électroniques en libre-accès, signature collective, communication scientifique via des listes de diffusion / forum, ), aides à la stratégie de publication. Actions inter-organismes

24 Liens Cemagref : Base des Publications : ion&modele=vues/p_recherche_publication/home.html Cemagref : FAQ / BAO : Déclaration de Berlin : HAL :

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