CONSEIL D ADMINISTRATION DU 18 MARS 2015 SÉANCE PRÉSENCES : INVITÉS :

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1 2581 CONSEIL D ADMINISTRATION DU 18 MARS 2015 SÉANCE Procès-verbal d une séance ORDINAIRE du conseil d administration du Centre de réadaptation en dépendance Domrémy-de-la-Mauricie - Centre-du-Québec, tenue le 18 mars 2015, salle La Causerie, Trois- Rivières. PRÉSENCES : Mme Annie Bournival M. David Laplante, vice-président Mme Natacha Brunelle M. Robert Levasseur M. Paul Cloutier Mme Louise Luneau Mme Johanne Fortin Mme Nathalie Magnan, directrice générale M. Marc Fournier M. Philippe Malchelosse, président M. François Gallant Mme Marie-Ève Rousseau Mme Guylaine Gervais M. Daniel Thibeault Mme Christine Laliberté INVITÉS : M. Jacques Larivière, chef de service des ressources financières, matérielles et informationnelles M. Jean-Marc Ménard, coordonnateur des services professionnels Assistait également à la réunion : madame Francine Leblanc. CONSTATATION DU QUORUM La séance ayant été convoquée dans les délais prescrits par le Règlement et le quorum étant satisfait, monsieur Philippe Malchelosse, président, procède à l ouverture de la séance à 17 h ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Sur une PROPOSITION de madame Annie Bournival, dûment APPUYÉE par monsieur Marc Fournier, l ordre du jour est adopté comme suit : 02. Tableaux de bord cliniques / Période Rapport du Comité d audit sur la situation budgétaire à la période 11 / Tableaux de bord 04. Adoption du Plan de conservation de l équipement et du mobilier (volet équipement non médical et mobilier) 05. Réfection de l enveloppe extérieure au centre de services avec hébergement 06. Travaux au centre de services externes de Trois-Rivières en regard de la ventilation et de la climatisation 07. Adoption du procès-verbal de la 505 e séance du 21 janvier Affaires découlant de la 505 e séance du 21 janvier Période d échange avec le public 10. Signature de la convention concernant le programme portant sur l évaluation du risque et l évaluation de la réduction du risque de conduite avec les facultés affaiblies 11. Autorisation à signer l addenda au contrat des évaluateurs PECA Révision des tarifs 12. Renouvellement de la nomination du Dr Jean-Marc Pépin 13. Évaluation du rendement de la directrice générale et Rapport d activités du conseil d administration au Président-directeur général 14. Planification stratégique Loi 10 - Information 16. Comité des usagers 17. Correspondance 18. Affaires diverses 18.1 Entreprise en santé 19. Levée de l assemblée

2 TABLEAUX DE BORD CLINIQUES / PÉRIODE 11 Monsieur Jean-Marc Ménard présente les différentes données que l on retrouve sur les tableaux de bord cliniques à la période 11 qui s est terminée le 7 février RAPPORT DU COMITÉ D AUDIT SUR LA SITUATION BUDGÉTAIRE À LA PÉRIODE 11 / TABLEAUX DE BORD Monsieur Jacques Larivière présente les tableaux de bord financiers à la période 11. Le surplus anticipé s élève à $; à ce sujet, monsieur Larivière apporte quelques précisions. 04. ADOPTION DU PLAN DE CONSERVATION DE L ÉQUIPEMENT ET DU MOBILIER (VOLET ÉQUIPEMENT NON MÉDICAL ET MOBILIER) Monsieur Larivière précise que ce plan tient compte d une cueillette des besoins effectuée auprès des équipes. Ce plan est projeté sur trois ans mais est renouvelé chaque année. RÉSOLUTION Adoption du Plan de conservation de l équipement et du mobilier (volet équipement non médical et mobilier) CONSIDÉRANT l obligation de déposer un plan triennal relativement au maintien de l équipement non médical et mobilier; CONSIDÉRANT que pour la première année du plan, l établissement dispose d une enveloppe de $ pour le maintien des actifs et que pour les autres années du plan, ces enveloppes ont un caractère prévisionnel; CONSIDÉRANT que le plan triennal (version ) déposé est conforme au montant accordé pour les trois prochaines années; Sur une PROPOSITION de madame Christine Laliberté, dûment APPUYÉE par monsieur David Laplante, il est RÉSOLU À L UNANIMITÉ d adopter le Plan triennal maintien de l équipement non médical et mobilier tel que déposé et de l acheminer comme convenu à l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec. 05. RÉFECTION DE L ENVELOPPE EXTÉRIEURE AU CENTRE DE SERVICES AVEC HÉBERGEMENT Monsieur Larivière rappelle que la bâtisse située à Pointe-du-Lac requiert d importants travaux visant la réfection de l enveloppe extérieure dont la toiture, la fenestration, la brique et la fondation. Il explique la répartition des coûts qui sera faite entre le CRD Domrémy et l Agence. RÉSOLUTION Réfection de l enveloppe extérieure au centre de services avec hébergement CONSIDÉRANT les analyses effectuées par la firme Michel Pellerin, architecte; CONSIDÉRANT que la réfection de l enveloppe extérieure du bâtiment de Pointe-du-Lac doit être réalisée selon l estimé actuel de $; CONSIDÉRANT que ce coût est financé comme suit : Agence $ Enveloppe maintien des actifs $ Surplus accumulés établissement $ CONSIDÉRANT la volonté du CRD Domrémy MCQ de procéder aux travaux, il est demandé au conseil d administration l autorisation de réaliser ceux-ci; CONSIDÉRANT que la part de l établissement doit être puisée à même ses surplus accumulés; Sur une PROPOSITION de monsieur Robert Levasseur, dûment APPUYÉE par madame Louise Luneau, il est UNANIMEMENT RÉSOLU d autoriser la réalisation de ces travaux et d affecter une somme de $ puisée à même les surplus accumulés.

3 TRAVAUX AU CENTRE DE SERVICES EXTERNES DE TROIS-RIVIÈRES EN REGARD DE LA VENTILATION ET DE LA CLIMATISATION D importants problèmes sont rencontrés depuis plusieurs années au centre de services de Trois- Rivières au 2 e étage en ce qui concerne la qualité de l air. Un ingénieur a procédé à une analyse et produit un rapport qui cible les interventions requises; certaines réparations ont été effectuées mais la majeure partie des travaux restent à réaliser. RÉSOLUTION Travaux au centre de services externes de Trois-Rivières en regard de la ventilation et de la climatisation CONSIDÉRANT les problèmes récurrents aux niveaux de la climatisation et de la ventilation des locaux situés au 2 e étage du 440 rue des Forges, Trois-Rivières; CONSIDÉRANT le rapport d experts produit par la firme Aubin Pélissier et déposé à l automne 2014; CONSIDÉRANT que des travaux doivent être réalisés pour assurer une climatisation et une ventilation adéquates et conformes aux normes prescrites; CONSIDÉRANT que les travaux doivent être réalisés en partenariat avec le propriétaire de la bâtisse; Sur une PROPOSITION de madame Marie-Ève Rousseau, dûment APPUYÉE par madame Annie Bournival, il est UNANIMEMENT RÉSOLU d avoir une réserve permettant ultérieurement de procéder aux travaux de ventilation et de climatisation requis au centre de services externes de Trois-Rivières, 2 e étage, et d utiliser un montant de $ provenant du solde du fonds afin de financer le projet. Madame Nathalie Magnan annonce aux administrateurs que monsieur Jacques Larivière quittera ses fonctions le 30 mars prochain pour sa retraite. Les membres du conseil d administration le remercient pour sa collaboration et son travail au cours de la dernière année. Monsieur Larivière remercie madame Magnan, les administrateurs et le président pour la confiance qu ils lui ont témoignée. 07. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA 505 E SÉANCE DU 21 JANVIER 2015 Le procès-verbal de la 505 e séance du conseil d administration est ADOPTÉ À L UNANIMITÉ sur une PROPOSITION de madame Christine Laliberté, dûment APPUYÉE par monsieur Marc Fournier. 08. AFFAIRES DÉCOULANT DE LA 505 E SÉANCE DU 21 JANVIER 2015 Page 2579, point 15.1 Composition du jury de sélection pour les Prix «Rayonnement» et «Reconnaissance» La composition du jury de sélection étant complétée, madame Magnan propose que la rencontre se tienne le mercredi 6 mai, à 16 h 30. Une confirmation leur sera acheminée par courrier électronique. 09. PÉRIODE D ÉCHANGE AVEC LE PUBLIC Aucun sujet n a été traité. 10. SIGNATURE DE LA CONVENTION CONCERNANT LE PROGRAMME PORTANT SUR L ÉVALUATION DU RISQUE ET L ÉVALUATION DE LA RÉDUCTION DU RISQUE DE CONDUITE AVEC LES FACULTÉS AFFAIBLIES La directrice générale précise qu il s agit d une résolution l autorisant à signer l addenda qui reconduit l entente entre la Société de l assurance automobile du Québec et l Association des centres de réadaptation en dépendance du Québec jusqu au 31 décembre RÉSOLUTION Signature de la convention concernant le programme portant sur l évaluation du risque et l évaluation de la réduction du risque de conduite avec les facultés affaiblies

4 2584 CONSIDÉRANT que le CRD Domrémy MCQ avait déjà signé une entente avec l Association des centres de réadaptation en dépendance du Québec concernant le programme d évaluation et de réduction du risque de conduite avec les facultés affaiblies; CONSIDÉRANT qu un addenda a été apporté à l entente entre la Société de l assurance automobile du Québec et l Association des centres de réadaptation en dépendance du Québec lequel entre en vigueur le 1 er janvier 2015 et se termine le 31 décembre 2016; CONSIDÉRANT qu une convention annexée à cet addenda prévoit que le centre déclare avoir pris connaissance de cet addenda, et accepte d en être partie et d en respecter tous les termes, conditions et obligations qui lui sont applicables en vertu de cet addenda; Sur une PROPOSITION de madame Annie Bournival, dûment APPUYÉE par madame Christine Laliberté, il est UNANIMEMENT RÉSOLU d approuver telles quelles les dispositions de l addenda intervenu entre l Association des centres de réadaptation en dépendance du Québec et la Société de l assurance automobile du Québec et d autoriser la directrice générale du CRD Domrémy MCQ, madame Nathalie Magnan, à signer la Convention concernant le programme d évaluation et de réduction du risque de conduite avec les facultés affaiblies. 11. AUTORISATION À SIGNER L ADDENDA AU CONTRAT DES ÉVALUATEURS PECA RÉVISION DES TARIFS Madame Magnan explique que suite à une modification apportée à l entente contractuelle signée avec les évaluateurs PÉCA, nous devons leur soumettre un addenda pour signature. RÉSOLUTION Autorisation à signer l addenda au contrat des évaluateurs PÉCA Révision des tarifs CONSIDÉRANT que le CRD Domrémy MCQ établit un contrat de services avec chaque évaluateur au programme PÉCA; CONSIDÉRANT que le montant prévu initialement pour la réalisation des évaluations de maintien a été revu à la baisse par la SAAQ et l ACRDQ de 15%, puisque le temps requis avait été surestimé; CONSIDÉRANT que dans nos ententes contractuelles le montant forfaitaire prévu pour les évaluateurs contractuels passe de 163$ à 139$ pour chaque évaluation de maintien; Sur une PROPOSITION de madame Guylaine Gervais, dûment APPUYÉE par madame Natacha Brunelle, il est UNANIMEMENT RÉSOLU d autoriser la directrice générale, madame Nathalie Magnan, à signer l addenda au contrat de services des évaluateurs PÉCA pour le CRD Domrémy MCQ. 12. RENOUVELLEMENT DE LA NOMINATION DU DR JEAN-MARC PÉPIN RÉSOLUTION Renouvellement de la nomination du Dr Jean-Marc Pépin CONSIDÉRANT que la nomination du Dr Jean-Marc Pépin vient à échéance le 21 avril 2015; CONSIDÉRANT que conformément aux articles régissant les conditions d exercice en établissement de médecins omnipraticiens et de dentistes, le renouvellement du contrat du médecin est conforme au plan des effectifs médicaux et dentaires de l établissement approuvé par l Agence de santé et de services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec; CONSIDÉRANT que la Régie de l assurance maladie du Québec nous autorise à renouveler l avis du Dr Jean-Marc Pépin; Sur une PROPOSITION de madame Annie Bournival, dûment APPUYÉE par madame Christine Laliberté, il est RÉSOLU À L UNANIMITÉ de renouveler le contrat du Dr Jean-Marc Pépin pour une période de deux ans soit du 22 avril 2015 au 21 avril DÉBUT DU HUIS CLOS

5 ÉVALUATION DU RENDEMENT DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE ET RAPPORT D ACTIVITÉS DU CONSEIL D ADMINISTRATION AU PRÉSIDENT-DIRECTEUR GÉNÉRAL Pour le traitement de ce point, la directrice générale, madame Nathalie Magnan, et la secrétaire de la rencontre se retirent afin de permettre au comité d évaluation de faire son rapport. FIN DU HUIS CLOS Une fois la présentation terminée, invitation est faite à la directrice générale de réintégrer la salle pour la poursuite de la séance. Le président mentionne que le comité d évaluation a formulé une évaluation très positive et que les administrateurs sont très satisfaits du parcours réalisé avec madame Magnan. Ils souhaitent la poursuite de son engagement dans le nouveau CIUSSS et se disent très fiers d avoir travaillé avec elle et la félicitent pour le travail accompli. Monsieur Malchelosse acheminera une correspondance à monsieur Martin Beaumont concernant la fin des activités du conseil d administration. 14. PLANIFICATION STRATÉGIQUE C est avec beaucoup de fierté que madame Magnan remet aux administrateurs le résultat de travaux du conseil d administration et du comité de gestion qui ont mené à la production de la planification stratégique LOI 10 - INFORMATION Madame Magnan rappelle la nomination de monsieur Martin Beaumont à titre de présidentdirecteur général et monsieur Gaétan Lamy à titre de président-directeur général adjoint. Elle souligne que monsieur Beaumont détient une imposante feuille de route qu elle résume pour le bénéfice des membres. En ce qui a trait à la composition du conseil d administration du CIUSSS MCQ, une liste de membres indépendants sera soumise par recommandation au Ministre qui assurera la sélection finale et la nomination des membres. Monsieur Malchelosse, en tant que président du c.a. de Domrémy, a été invité à faire partie du comité d experts formé pour l étude des candidatures et l élaboration de recommandations pour la région de la Mauricie et du Centre-du-Québec. Les administrateurs sont informés que madame Chantal Plourde a manifesté son intérêt et déposé sa candidature pour un poste au sein du prochain conseil d administration du CIUSSS. C est avec enthousiasme qu ils accueillent cette candidature qui permettrait d assurer une représentation d experts en dépendance. 16. COMITÉ DES USAGERS Monsieur Paul Cloutier mentionne qu après 11 années d implication au comité des usagers, il est toujours très intéressé à poursuivre. Il se dit très heureux d avoir fait partie du conseil d administration. La semaine prochaine se tiendra l assemblée générale annuelle du comité des usagers. Il profite de l occasion pour remercier tous les membres du conseil d administration et souhaiter bonne chance à madame Magnan. Une administratrice trouvait intéressant que des représentants du comité des usagers siègent au sein du conseil car cela leur offrait une fenêtre sur ce comité. La nouvelle structure prévoit 14 comités des usagers et un comité des usagers central; elle souhaite que le comité des usagers ait un pont étroit avec les dirigeants. Monsieur Daniel Thibeault précise qu il y aura deux représentants du comité des usagers qui siégeront au conseil d administration du CIUSSS. La transformation se veut un grand tournant qui offrira d autres opportunités qu il faudra saisir. 17. CORRESPONDANCE Aucune correspondance. 18. AFFAIRES DIVERSES 18.1 Entreprise en santé Madame Magnan souligne que le CRD Domrémy a été soumis à son 2 e audit d Entreprise en santé pour lequel nous avons obtenu de très bons résultats. Les auditeurs ont souligné l excellence du travail réalisé et ont fait ressortir de nombreux points forts dont l engagement de la direction envers la santé et le mieux-être de son personnel, la mobilisation des employés

6 2586 faisant partie du Comité santé mieux-être, le niveau de connaissances du personnel quant aux différentes mesures mises en place et les divers moyens de communication utilisés pour faire vivre la démarche. 19. LEVÉE DE L ASSEMBLÉE L ordre du jour étant épuisé, la séance est levée 20 h, sur une PROPOSITION de madame Natacha Brunelle, dûment APPUYÉE par madame Guylaine Gervais. Le président, Le secrétaire, Philippe Malchelosse Nathalie Magnan Soumis aux administrateurs pour adoption par courrier électronique. Tous ont validé ce procès-verbal à l exception d un administrateur. ADOPTÉ LE 21 MAI 2015