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1 PROCÈS-VERBAL de la neuvième (10-09) réunion du Comité exécutif du Collège de Rimouski tenue le jeudi 12 août 2010, à 8 h, au local D-225 du Cégep de Rimouski VÉRIFICATION DES PRÉSENCES Mesdames Marie-Josée Santerre et Marie-France Maheu (rejointe par téléphone), messieurs André Fournier (secrétaire), Robin Lavoie, Jean-Pierre Ouellet et Jean- Pierre Villeneuve (président). Était absente : madame Françoise Roy ORDRE DU JOUR.03 Procès-verbal de la 8 e (10-08) réunion du Comité exécutif.04 Délivrance de DEC.05 Délivrance d AEC.06 Cautionnement pour la Fondation du Cégep.07 Entente avec la Coopérative étudiante (Coopsco) loyer.08 Paiement final pour le projet d aménagements à l étage A-200 Génie électrique.09 Paiement final à l entrepreneur pour la construction d un atelier de conception et de prototypage pour Innovation maritime.10 Protocole d entente pour l utilisation de La Coudée à des fins de centre d hébergement en période d application des mesures d urgence.11 Protocole d entente avec la Ville de Rimouski pour l utilisation de la salle Desjardins-Telus et du Colisée de Rimouski en période d application des mesures d urgence au Cégep et à l IMQ.12 Protocole d entente avec la Ville de Rimouski pour l utilisation de locaux du Cégep en période d application de mesures d urgence.13 Acquisition de matériel pour les laboratoires de physique Il est PROPOSÉ par madame Marie-Josée Santerre, APPUYÉ par monsieur Jean- Pierre Ouellet et RÉSOLU À L UNANIMITÉ que l ordre du jour soit adopté tel qu il a été proposé PROCÈS-VERBAL DE LA 8 e (10-08) RÉUNION DU COMITÉ EXÉCUTIF a) Adoption Il faut ajouter, dans les présences, au nom de madame Françoise Roy (rejointe par téléphone). Il est PROPOSÉ par madame Marie-Josée Santerre, APPUYÉ par monsieur Robin Lavoie et RÉSOLU À L UNANIMITÉ que le procès-verbal de la 8 e (10-08) réunion soit adopté tel qu il a été proposé. b) Suites Il n y a aucune suite à donner DÉLIVRANCE DE DIPLÔMES D ÉTUDES COLLÉGIALES À intervalles réguliers, et conformément à la Loi modifiée sur les collèges et au Règlement sur le régime des études collégiales, le Collège doit recommander à la Ministre de l Éducation, du Loisir et du Sport l émission de diplômes aux élèves ayant complété un programme d études. CONSIDÉRANT les lois et règlements en vigueur;

2 2 CONSIDÉRANT que toutes les pièces justificatives ont été fournies; CONSIDÉRANT la recommandation de la Direction des services éducatifs; Il est PROPOSÉ madame Marie-France Maheu, APPUYÉ par monsieur Robin Lavoie et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ de recommander à la Ministre de l Éducation, du Loisir et du Sport de décerner un diplôme d études collégiales aux élèves dont le nom figure à la liste versée aux archives du Collège DÉLIVRANCE D ATTESTATIONS D ÉTUDES COLLÉGIALES À intervalles réguliers, et conformément à la Loi modifiée sur les collèges et au Règlement sur le régime des études collégiales, le Comité exécutif doit émettre des attestations d études collégiales aux personnes ayant complété un programme d études au Service de la formation continue. CONSIDÉRANT les lois et règlements en vigueur; CONSIDÉRANT que toutes les pièces justificatives ont été fournies; CONSIDÉRANT la recommandation de la Direction des services éducatifs; Il est PROPOSÉ par madame Marie-Josée Santerre, APPUYÉ par monsieur Jean- Pierre Ouellet et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ d émettre des attestations d études collégiales (AEC) aux personnes ayant complété un programme d études au Service de la formation continue et dont le nom figure à la liste versée aux archives du Collège CAUTIONNEMENT POUR LA FONDATION DU CÉGEP La Fondation du Cégep prépare une campagne majeure de levée de fonds. Un élément de cette campagne consiste à vendre des billets qui permettront à leurs détenteurs de gagner des voyages. Pour ce faire, une licence de tirage doit être obtenue de la Régie des alcools, des courses et des jeux, laquelle demande une lettre de garantie. Cette lettre sera émise par le Centre financier aux entreprises Desjardins. CONSIDÉRANT que Desjardins demande un cautionnement avant d émettre cette lettre de garantie; CONSIDÉRANT que le montant fixé par la Régie des alcools, des courses et des jeux est de $; Il est PROPOSÉ par madame Marie-Josée Santerre, APPUYÉ par madame Marie- France Maheu et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ a) d accepter le cautionnement pour un montant de $; b) d autoriser le directeur général, monsieur Jean-Pierre Villeneuve, à signer les documents afférents ENTENTE AVEC LA COOPÉRATIVE ÉTUDIANTE (COOPSCO) LOYER L entente intervenue le 23 avril 1998 stipule, à l article 18, qu en cas de renouvellement automatique, c est le Comité exécutif qui déterminera le coût du loyer à compter du 1 er juillet Or, la clause de renouvellement automatique s applique pour la période Pour la période du 1 er juillet 2008 au 30 juin 2009, le loyer a été de $. Pour la période du 1 er juillet 2009 au 30 juin 2010, le loyer a été de $.

3 3 En , la direction du Cégep a exploré de nouvelles avenues de collaboration entre la Coop et le Cégep. Comme celles convenues n entraînent pas de coût à l un ou l autre des partenaires, les parties ont convenu de ne pas modifier l entente. CONSIDÉRANT l augmentation du coût de l énergie; CONSIDÉRANT les informations fournies; Il est PROPOSÉ par monsieur Robin Lavoie, APPUYÉ par madame Marie-Josée Santerre et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ d augmenter de 2 % le loyer de la coopérative étudiante pour la période du 1 er juillet 2010 au 30 juin 2011, soit un montant de $ PAIEMENT FINAL POUR LE PROJET D AMÉNAGEMENTS À L ÉTAGE A-200 GÉNIE ÉLECTRIQUE Des travaux d aménagement sont requis dans le cadre de la révision du programme de Technologie de Génie électrique du Cégep de Rimouski. Les travaux consistent principalement à la réalisation des interventions suivantes : Aménagement de laboratoires divers dans les locaux A-240, A-242, A-246, A- 248, A-252, A-258 et A-258B; Aménagement d une classe pour cours théoriques dans le local A-254; Réfection partielle du magasin de pièces du département (secteur du local A- 250); Réfection de planchers, de peinture et de plafonds dans l ensemble des locaux précités. La firme professionnelle Les Architectes Goulet & Lebel a reçu le mandat de préparer les plans et devis et d assurer le suivi de chantier du projet. Les coûts relatifs aux travaux précités sont estimés à $ (toutes taxes incluses) et seront défrayés à partir d un budget d aménagement spécial dédié à la révision du programme de même qu à partir du budget d immobilisation À la suite d un appel d offres public, le contrat a été octroyé au plus bas soumissionnaire conforme, l entreprise Construction J.C. Lepage Ltée (Rimouski, Québec) au montant total de $, toutes taxes incluses. Lors de la période des travaux, il fut décidé d inclure à ce contrat certains travaux nécessaires à l implantation de laboratoires pour ordinateurs portables dédiés au département d informatique dans les locaux A-428 et A-430. De plus, certaines interventions supplémentaires ont dû être réalisées par l Entrepreneur général pour corriger des situations non visibles et/ou non prévisibles lors de la rédaction des plans et devis de l appel d offres. Ces travaux et interventions ont fait l objet des avenants qui suivent : Avenant au marché n o 1 : Travaux supplémentaires relatifs aux directives à l entrepreneur A-01, A-03R à A-07 (réfection structurale du plancher du local A-240, fini de plancher (locaux et corridor), peinture, cloisons, menuiserie et plafonds, percement de murs intérieur et extérieur, aménagement de laboratoires pour portables à l étage A- 400 (locaux A-428 et A-430) pour le département d informatique) et aux avis de changement AC-ME-01 et AC-ME-02 révisés (plomberie, électricité et ventilation), pour un montant de ,41 $; Avenant au marché n o 2 :

4 4 Travaux supplémentaires relatifs aux directives à l entrepreneur A-08 à A-07 (divers travaux architecturaux), aux avis de changement AC-ME-01Rév1, AC- ME-02Rév1, AC-ME-03 à AC-ME08 (plomberie, électricité et ventilation) et à l avis de changement AC-S-01 (Structure), pour un montant de ,71 $. À la suite de ces avenants au marché, le montant total révisé du contrat est maintenant de ,12 $. Toutes les taxes sont incluses dans les montants précités. CONSIDÉRANT que les travaux sont complétés et que toutes les anomalies ont été corrigées; CONSIDÉRANT la recommandation de la firme professionnelle responsable du suivi du projet; CONSIDÉRANT la recommandation du Service de l équipement et de l approvisionnement; Il est PROPOSÉ par madame Marie-Josée Santerre, APPUYÉ par madame Marie- France Maheu et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ d entériner la libération du paiement final à l Entrepreneur général responsable des travaux d aménagement nécessaires dans le cadre de la révision de programme de Technologie de Génie électrique du Cégep de Rimouski. Le paiement s est traduit par l émission d un chèque de ,25 $ à l entreprise Construction J.C. Lepage Ltée (Rimouski, Québec) (toutes taxes incluses). Le solde relatif à ce projet est donc maintenant nul. Les paiements réalisés dans ce dossier jusqu à ce jour totalisent ,12 $, soit 100 % du coût total du projet PAIEMENT FINAL À L ENTREPRENEUR POUR LA CONSTRUCTION D UN ATELIER DE CONCEPTION ET DE PROTOTYPAGE POUR INNOVATION MARITIME Lors de la réunion du 3 mai 2005, le Conseil d Administration du Cégep de Rimouski a autorisé le dépôt d une demande de subvention auprès du Ministère du développement économique, de l Innovation et de l Exportation (M.D.E.I.E.), pour le financement de la construction d un atelier de conception et de prototypage principalement dédié au CTT Innovation maritime (projet alors estimé à 4 M $). À la suite de l acceptation de cette demande par le M.D.E.I.E., un protocole d entente de $ (incluant les coûts de construction, les honoraires professionnels, l achat d équipement, les contingences et les taxes applicables) a été signé entre le Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) et le Collège de Rimouski pour le financement du projet. La répartition des dépenses est assumée à 80 % par le M.D.E.I.E. ( $) et à 20 % par le Collège de Rimouski ( $). Après négociations avec le MELS, il fut décidé d ériger l atelier derrière l Institut Maritime du Québec à Rimouski, avec accès par la rue Ste-Marie. Les travaux de construction dans le cadre de ce projet consistent principalement à la réalisation des interventions suivantes : Démolition de la menuiserie existante de l IMQ (Étages 200 et 300 du pavillon D de l IMQ); Démantèlement du réservoir de mazout intérieur de l IMQ ( litres); Construction de l atelier de prototypage en tant que tel avec réaménagement d une nouvelle menuiserie dans les espaces occupés par le réservoir à mazout de l IMQ, avant son démantèlement (locaux D-111, D-112 et D-113); Réaménagement des voies d accès et d une partie du stationnement dans le secteur touché par les travaux.

5 5 Après un appel de candidature public dans le respect des procédures imposées par le MELS pour les projets de nouvelles constructions, ce sont les firmes professionnelles Le Consortium Proulx, Savard, Gagnon, Letellier, Cyr - Architectes (Architecture), Roche / Ingénieurs-Conseils (Structure) et SNC Lavalin inc. (Mécanique-Électricité) qui ont reçu le mandat de préparer les plans et devis et d assurer le suivi de chantier du projet. Les coûts relatifs aux travaux de construction sont estimés à $ (toutes taxes incluses) et seront défrayés à partir de la subvention du M.D.E.I.E. et du budget d immobilisation , le tout selon les proportions précitées (voir second paragraphe). À la suite d un appel d offres public, le contrat a été octroyé au plus bas soumissionnaire conforme, l entreprise Construction TechniPro BSL inc. (Rimouski, Québec) au montant total de $, toutes taxes incluses. Après avoir débuté les travaux, certaines interventions supplémentaires ont dû être réalisées par l Entrepreneur général pour corriger des situations non visibles et/ou non prévisibles lors de la rédaction des plans et devis de l appel d offres. Les interventions précitées font l objet des Ordres de Changement qui suivent : ODC n o 1 : 1. Travaux supplémentaires en structure pour obstacles enfouis imprévus, fondation et dalles supplémentaires et bassin de pluie (directives S-1, S-2, S-3 et S-4) pour un montant de ,41 $. ODC n o 2 : 2. Travaux supplémentaires pour l ajout d une fenêtre au D-103, l ajout d enduit à fondation et pour le nettoyage avant la démolition (menuiserie), (directives A-03, A-04 révisée et S-4) pour un montant de 3 983,36 $. ODC n o 3 : 3. Travaux supplémentaires relatifs à divers travaux sur plomberie de drainage (directive ME-2) pour un montant de 1 034,43 $. ODC n o 4 : 4. Travaux supplémentaires en structure relatifs aux directives de chantiers S- 05, S-06, S-09 révisée 3 et S-11, pour un montant de 7 190,94 $. ODC n o 5 : 5. Travaux supplémentaires relatifs à l ajout d une porte au D-104 et à l ajout d un garde-corps sur le mur de soutènement situé au sud des dépoussiéreurs (directives A-09 et A-13), crédit pour l annulation du jet de sable sur les fondations, pour un montant de 779,96 $. ODC n o 6 : 6. Travaux supplémentaires relatifs à l aménagement de la menuiserie et d un local de téléphonie (directive A-08 et A-16 révisées), pour un montant de 8 528,61 $. ODC n o 7 : 7. Travaux supplémentaires relatifs à divers ouvrages en contrôle, en électricité et en plomberie (directives ME-1 révisée, ME-4 et ME-15), pour un montant de 5 066,79 $.

6 6 ODC n o 8 : 8. Travaux supplémentaires relatifs à divers ouvrages en architecture (directives A-11, A-14, A-17) et crédit pour l annulation de peinture sur des conduits électriques (directive A-19), pour un montant de ,67 $. ODC n o 9 : 9. Travaux supplémentaires relatifs à divers ouvrages en mécanique-électricité (directives ME-5 à ME-7, ME-11 révisée à ME-14 et ME-16), pour un montant de ,22 $. ODC n o 10 : 10. Travaux supplémentaires relatifs à divers ouvrages en structure (directives S-7, S-12, S-13, S-14 et S-17), pour un montant de ,98 $. ODC n o 11 : 11. Travaux supplémentaires relatifs au nettoyage des poussières d amiante dans la chaufferie (directives ME-17), pour un montant de ,73 $. ODC n o 12 : 12. Travaux supplémentaires relatifs au nettoyage des poussières d amiante pour les locaux du sous-sol situés au sud de la chaufferie (directives ME- 18), pour un montant de ,88 $. ODC n o 13 : 13. Travaux supplémentaires pour des ouvrages de pavages (directive S-18) et crédit pour l annulation du pavage côté ouest (directive S-16), pour un montant de 3 015,08 $. ODC n o 14 : 14. Travaux supplémentaires en ventilation de la chaufferie (directive ME-09 révision 1), pour un montant de ,71 $. ODC n o 15 : 15. Travaux supplémentaires pour divers ouvrages en architecture (directives A-05, A-07, A-15, A-20 à A-23 : toiture, amiante, murs, fenêtres, plafond, peinture), pour un montant de 4 360,14 $. ODC n o 16 : 16. Travaux supplémentaires pour divers ouvrages en mécanique-électricité (directives ME-19 à ME-21), pour un montant de ,43 $. ODC n o 17 : 17. Travaux supplémentaires pour la configuration de l échappement de la génératrice, en électricité et en ventilation, ragréage et peinture des dalles du corridor et de la chaufferie du sous-sol (directives ME-8, ME-23 et A-23), pour un montant de ,66 $. ODC n o 18 : 18. Travaux supplémentaires pour divers ouvrages en architecture, mécaniqueélectricité et structure (directives A-25, A-26, A-27, ME-22, ME-24 à ME-26, ME-28, ME-29 révisée 1, S-21, pour un montant de ,33 $. À la suite de ces avenants au marché, le montant total révisé du contrat est de $. Toutes les taxes sont incluses dans les montants précités.

7 7 CONSIDÉRANT que les travaux sont complétés et que toutes les anomalies ont été corrigées; CONSIDÉRANT la recommandation de la firme professionnelle responsable du suivi du projet; CONSIDÉRANT la recommandation du Service de l Équipement; Il est PROPOSÉ par monsieur Jean-Pierre Ouellet, APPUYÉ par madame Marie- Josée Santerre et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ d autoriser la libération du paiement final à l entrepreneur responsable des travaux dans le cadre de la construction d un nouvel atelier de conception et de prototypage pour le CTT Innovation Maritime. Le paiement se traduit par l émission d un chèque de ,10 $ à l entreprise Construction Technipro BSL (Rimouski, Québec) (toutes taxes incluses). Les paiements réalisés dans ce dossier jusqu à ce jour totalisent $, soit 100 % du coût total du projet. Le solde relatif à ce projet est donc maintenant nul PROTOCOLE D ENTENTE POUR L UTILISATION DE LA COUDÉE À DES FINS DE CENTRE D HÉBERGEMENT EN PÉRIODE D APPLICATION DES MESURES D URGENCE La directrice de Logeri Inc., centre d hébergement pour personnes âgées, a acheminé au Cégep de Rimouski une demande à l effet d accueillir à la Coudée du Cégep les personnes âgées résidentes dans leurs édifices situés au 160, Hudon et au 114, Évêché Ouest en cas de déclenchement de leur système d alerte incendie. CONSIDÉRANT que chaque résidence pour personne âgées doit établir des ententes afin d héberger leur clientèle dans le cadre des mesures d urgence; CONSIDÉRANT que le Cégep possède les espaces nécessaires pour accueillir temporairement les personnes visées et assurer leur sécurité; CONSIDÉRANT que le Cégep se situe à proximité des résidences pour personnes âgées de Logeri Inc.; Il est PROPOSÉ par madame Marie-France Maheu, APPUYÉ par madame Marie- Josée Santerre et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ d approuver le protocole d entente entre Logeri Inc. et le Cégep de Rimouski en regard de l utilisation de la Coudée en période d application des mesures d urgence et autorise le directeur général et le directeur des Affaires corporatives à signer le dit protocole. Une copie de l entente sera placée en annexe au présent procès-verbal PROTOCOLE D ENTENTE AVEC LA VILLE DE RIMOUSKI POUR L UTILISATION DE LA SALLE DESJARDINS-TELUS ET DU COLISÉE DE RIMOUSKI EN PÉRIODE D APPLICATION DES MESURES D URGENCE AU CÉGEP ET À L IMQ Considérant les lois en vigueur, la direction du Collège a la responsabilité d assurer la sécurité et l intégration physique des étudiantes et des étudiants et de son personnel. Le processus de mesures d urgence prévoit que le Collège doit établir des ententes dans le but de relocaliser temporairement les étudiants et le personnel afin d assurer leur intégrité physique. CONSIDÉRANT que la direction générale possède la responsabilité légale d assurer la sécurité et l intégrité des occupants du Collège; CONSIDÉRANT que la salle Desjardins-Telus et le Colisée pourraient servir à des fins d hébergement temporaire en cas de mesures d urgence au Cégep ou à l IMQ (sinistre ou autres cas de forces majeures);

8 8 CONSIDÉRANT qu il y a lieu d établir des modalités régissant l utilisation de ces locaux par les occupants; Il est PROPOSÉ par monsieur Robin Lavoie, APPUYÉ par monsieur Jean-Pierre Ouellet et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ d approuver le protocole d entente entre le Cégep de Rimouski et la Ville de Rimouski en regard de l utilisation de la salle Desjardins-Telus et le Colisée en périodes d application des mesures d urgence et autorise le directeur général et le directeur des Affaires corporatives à signer le dit protocole. Une copie de l entente sera placée en annexe au présent procès-verbal PROTOCOLE D ENTENTE AVEC LA VILLE DE RIMOUSKI POUR L UTILISATION DE LOCAUX DU CÉGEP EN PÉRIODE D APPLICATION DE MESURES D URGENCE Considérant les lois en vigueur, la Ville de Rimouski a l obligation de l application des mesures d urgence sur son territoire. En conséquence, la ville doit prévoir des lieux d hébergement temporaires pour des personnes sinistrées en cas d application des mesures d urgence. Le Cégep possède des espaces qui pourraient répondre aux besoins de la Ville de Rimouski le cas échéant. CONSIDÉRANT que le gouvernement du Québec a confié à la Ville de Rimouski la responsabilité de l application des mesures d urgence sur son territoire; CONSIDÉRANT que le Collège possède un immeuble sis au 60, Évêché ouest à Rimouski, lequel peut servir à des fins d hébergement; CONSIDÉRANT que le Collège a déjà donné son accord pour l utilisation de locaux du Cégep (voir la liste en annexe) à des fins d hébergement temporaire des personnes sinistrées en cas d application des mesures d urgence; CONSIDÉRANT qu il y a lieu d établir les modalités régissant l utilisation de l immeuble à des fins de Centre d hébergement temporaire; Il est PROPOSÉ par madame Marie-Josée Santerre, APPUYÉ par monsieur Jean- Pierre Ouellet et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ d approuver le protocole d entente entre le Cégep de Rimouski et la Ville de Rimouski en regard de l utilisation des locaux du Cégep en période d application des mesures d urgence et autorise le directeur général et le directeur des Affaires corporatives à signer le dit protocole. Une copie de l entente sera placée en annexe au présent procès-verbal ACQUISITION DE MATÉRIEL POUR LES LABORATOIRES DE PHYSIQUE À la suite du processus d élaboration des budgets , le Département de physique a été autorisé par le comité MAOBE à faire l acquisition de différents équipements spécialisés pour répondre aux besoins de l enseignement de la physique pour un montant de $. Ces achats seront assumés par le budget spécial associé à la rénovation des laboratoires de science. Le Département de physique a identifié un seul fournisseur (Pasco) pouvant répondre à plusieurs de leurs besoins spécifiques. Les recherches effectuées auprès d autres fournisseurs (Merlan, Edmunds) n ont pas permis de trouver des produits équivalents principalement au niveau de la qualité. L article de la Politique et procédures relatives à l acquisition de biens et services prévoit qu il est possible de faire des commandes d achat lorsqu il n y a qu un seul fournisseur susceptible de rencontrer les exigences du Collège. En suivi à la procédure, une commande d achat d un montant de ,89 a été placée pendant la période estivale auprès du fournisseur Pasco.

9 9 Tel que prévu à l article de la Politique et procédures relatives à l acquisition de biens et services, le régisseur à l équipement est autorisé à signer une telle commande pendant la période estivale considérant le besoin d acquérir ce matériel au début des cours. Considérant le montant de la commande, le comité exécutif doit entériner la décision du service de l approvisionnement.tel que prévu à l article CONSIDÉRANT que le fournisseur retenu (Pasco) fournit du matériel spécialisé de qualité répondant aux besoins de l enseignement de la physique en laboratoire; CONSIDÉRANT que les recherches effectuées auprès d autres fournisseurs (Merlan, Edmunds) n ont pas permis d obtenir la qualité de matériel recherché; CONSIDÉRANT que la commande a été signée pendant la période estivale par le régisseur à l approvisionnement; CONSIDÉRANT qu il est important d acquérir le matériel nécessaire pour le début des cours; Il est PROPOSÉ par madame Marie-Josée Santerre, APPUYÉ par monsieur Robin Lavoie et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ d entériner la décision du Service de l approvisionnement d effectuer une commande de ,89 $ auprès du fournisseur Pasco afin d effectuer l achat d équipement de laboratoire spécifique à l enseignement de la physique. La séance est levée à 8 h 35. président secrétaire

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