7. Interrogation des données

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1 7. Interrogation des données 7.1 Introduction Le système SMARTStream permet d accéder facilement aux transactions reportées au grand livre ainsi qu aux sommes budgétisées. Les données réelles (type de classe de montant ACTUAL) ou l information sur les budgets effectifs (type de classe de montant BUDACTUEL) peuvent être obtenues facilement par les utilisateurs selon l accès permis aux clés comptables. Ce chapitre a pour but de vous familiariser avec les différents outils disponibles pour obtenir des informations globales ou détaillées sur une clé comptable. Vous y trouverez la description du plan de comptes ainsi que les outils d interrogation comme la liste des soldes, les soldes détaillés et les journaux imputés. 7.2 Plan de comptes Introduction Le plan de comptes regroupe tous les types de comptes utilisés par l Université et permet des activités de suivi et de production de rapports financiers. Les trois entités comptables établies dans notre système financier, A, T et C, utilisent le même plan de comptes. Lors de la mise en place du système, le plan de comptes du module Grand livre est copié dans les modules Budget et Contrôle des fonds afin de charger les valeurs nécessaires dans les tables de données utilisées par ces modules. À titre d exemple, seulement les comptes 4 et 5 de l entité A du plan de comptes sont copiés dans le module Budget. Les modules Budget et Contrôle des fonds auront donc, de façon générale, les mêmes données que le plan de comptes du module Grand livre même s ils utilisent des comptes un peu différents de ceux du grand livre. En effet, des comptes sommaires sont utilisés pour le contrôle des fonds tandis que les budgets sont distribués dans des comptes qui se terminent par un zéro, à l exception des comptes de budgets de salaires et d avantages sociaux. Pour les comptes de revenus, c est la classe de montants qui détermine s il s agit d un solde budgétaire ou d un solde actuel puisque le même compte est utilisé dans les deux cas. Par exemple, le compte de recouvrement opération - salaire peut avoir un solde budgétaire de $ dans la classe de montant BUDACTUEL et un solde actuel de $ dans la classe de montant ACTUAL. La maintenance du plan de comptes des modules Grand livre et Contrôle des fonds demeure la responsabilité du secteur comptabilité du Service des finances tandis que celui du module Budget est la responsabilité du Service de planification financière. Un rapport fourni par le système permet de comparer les plans de comptes et effectuer les ajouts nécessaires pour les garder synchronisés. Les clés comptables doivent être activées (mapped) dans le plan de comptes du Grand livre et dans le module Contrôle des fonds pour pouvoir effectuer des transactions dans SMARTStream. Toutes les composantes des clés comptables activées dans le plan de comptes doivent faire partie d une structure de validation (voir chapitre 8 - Structures). Un message apparaît si vous utilisez une clé comptable non créée dans le plan de comptes. Comme indiqué à la section Validation du chapitre 6 - Grand livre, on a choisi de ne pas utiliser l option de génération automatique des clés comptables, principalement pour des raisons de contrôle financier. Cependant, un document d origine (facture, écriture de journal, etc.) peut être sauvegardé avec un Interrogation des données 7-1

2 statut incomplet jusqu à ce que la clé comptable soit activée. La fenêtre Chart of Accounts est accessible à tous les usagers décentralisés afin qu ils puissent vérifier si une clé comptable existe avant de l utiliser. La création et la maintenance des clés comptables demeure la responsabilité du Service des finances, secteur comptabilité. Vous devez communiquer avec ce secteur pour tout ajout ou modification au plan de comptes Fenêtre Plan de comptes Cette fenêtre se retrouve à la fois dans le module Grand livre et le module Budget. Les vues diffèrent un peu d un module à l autre, c est pourquoi nous présentons les particularités de chacun Plan de comptes - Grand livre La figure 7.1 illustre la vue Activity de la fenêtre Chart of Accounts. Figure 7.1 : Chart of Accounts Cette fenêtre présente les quatre vues (views) suivantes : Activity En inscrivant une clé comptable, le système affiche le type de compte sélectionné dans le champ Type; le système affiche la description de l unité dans le champ Description 1 et la description du compte dans le champ Description 2. Un X dans le champ Account Closed indique que la clé comptable est fermée. Dans cette situation, on ne peut pas lui imputer de transactions mais on peut tout de même l utiliser pour fins de rapports financiers. Le champ Summarize permet de totaliser les transactions reportées à une clé comptable. La date d ouverture Open Date et la date de fermeture Close Date de la clé comptable sont utiles pour fins de report au grand livre. Le système affiche aussi la date de la dernière mise à jour de la clé comptable dans Interrogation des données 7-2

3 le champ Maintenance Date ainsi que la date de création dans le champ Create Date. La date de création détermine le premier jour valide pour les imputations à la clé comptable. Les transactions dont la date comptable dépasse la date de fermeture ne peuvent être imputées à cette clé comptable. User Text Cette vue permet de définir les zones de texte des clés comptables. Ces six champs optionnels permettent d enregistrer de l information utile pour fins de rapports ou de requêtes. Par exemple, on pourrait inscrire le nom de l administrateur responsable d un groupe de clés comptables dans une unité administrative. User Dates and Amounts Cette vue autorise l association de dates et de montants supplémentaires pour une clé comptable. Ces six champs optionnels (deux pour des dates et quatre pour des montants) permettent d emmagasiner de l information additionnelle utile pour fins de rapports ou de requêtes. Par exemple, on pourrait utiliser les deux champs de date pour inscrire la date de début et la date de fin d un projet créé dans une unité administrative. On pourrait aussi utiliser un des champs de montants pour indiquer la limite de solde permise pour un compte de dépense d un projet. Ces informations pourraient être générées sur un rapport d activités. À noter que l inscription de montants dans ces champs n a aucun impact sur le budget ou sur le contrôle des fonds. Ces champs n apportent que de l information complémentaire. Currency Cette vue permet de définir les paramètres de devise pour les entreprises ayant leurs registres comptables dans plus d une devise. Cette vue n est pas utilisée puisque l Université maintient un seul ensemble de registres comptables en dollars canadiens. Interrogation des données 7-3

4 Plan de comptes - Budget La figure 7.2 illustre la vue Activity de la fenêtre Budget Chart of Accounts. Figure 7.2 : Budget Chart of Accounts Cette fenêtre présente les trois vues (views) suivantes : Activity Cette vue est semblable à celle du grand livre puisque lorsqu une clé comptable est inscrite, le système affiche le type de compte sélectionné dans le champ Type, la description de l unité administrative concernée dans le champ Description 1 et la description du compte dans le champ Description 2. Aussi, un X dans le champ Account Closed indique que la clé comptable est fermée. Comme mentionné précédemment, on ne peut pas imputer de transactions à un compte fermé mais on peut tout de même l utiliser pour fins de rapports financiers. La section Amount Class Edits permet de restreindre les soldes créés pour une clé comptable. Cette fonctionnalité est seulement applicable au module Budget. Les trois options sont : Actual and Budget, Actual Only et Budget Only. Si la valeur... est choisie ceci signifie qu un compte accepte... Actual and Budget Actual Only Budget Only tous les soldes sans tenir compte du usage code associé à la classe de montants à partir de la fenêtre Budget Entity Amount Class Types. tous les soldes ayant une classe de montants avec un usage code ACTUAL. tous les soldes ayant une classe de montants avec un usage code BUDGET. Interrogation des données 7-4

5 Donc, par exemple, pour le compte Livres, qui est un compte budgétaire puisqu il se termine par un zéro, on peut sélectionner Budget Only ce qui empêche de créer, dans le module Budget, un solde ACTUAL dans ce compte. Dans la section Dates, le champ Maintenance Date indique la date de la dernière mise à jour de la clé comptable et le champ Create Date la date de création de la clé comptable. User Text Cette vue est pareille à celle du grand livre. Elle permet de définir les zones de texte des clés comptables. User Dates and Amounts Cette vue est aussi comme celle du module grand livre. Elle autorise l association de dates et de montants supplémentaires à une clé comptable. Il faut se rappeler que l inscription de montants dans ces champs n a aucun impact sur le budget ou sur le contrôle des fonds. Ces champs n apportent que de l information complémentaire. Interrogation des données 7-5

6 7.3 Liste des soldes Introduction Le module Grand livre permet de passer en revue le détail d un solde comptable. À l aide des activités relatives aux soldes, vous pouvez accéder aux données de niveau inférieur. Cette analyse descendante (drill down) permet de sélectionner une clé comptable et de visualiser les transactions qui lui sont associées : paiement de factures, écritures de journal, etc. La figure 7.3 illustre les analyses descendantes possibles. L accès aux documents d origine à partir du grand livre est possible tant que les données sont conservées par les autres modules. Il faut donc coordonner les activités d archivage et d épuration entre les différents modules du système financier. Aussi, avant de pouvoir utiliser la fonction d analyse descendante à partir des fenêtres de soldes comptables, vous devez disposer des autorisations d accès nécessaires. Figure 7.3 : Analyse descendante Réviser le cumul à ce jour des soldes d une clé comptable Account Balance List Account Balance Posted Journal Posted Journal Balance Vérifier les transactions sommaires imputées à une clé comptable Vérifier les transactions imputées à une clé comptable (Business Process) Journal Detail Document d origine Note : les composantes de cette figure sont expliquées dans les prochaines sections. Interrogation des données 7-6

7 7.3.2 Liste des soldes La fenêtre Account Balance List vous permet de passer en revue le solde d un compte d une unité administrative ou d un projet spécifique. Cette fenêtre procure les informations suivantes : le type de compte; la période comptable en cours au moment de la requête; l unité administrative; le compte; l année financière courante au moment de la requête; la classe de montants pour laquelle des informations financières sont disponibles pour la clé comptable sélectionnée; la définition de la classe de montants; le type de devise de la ligne de solde présentée. Primary Book affiche le total des imputations à la clé dans les livres de l Université en dollars canadiens. Transaction affiche le total des imputations à la clé dans la devise d origine de la transaction. Une ligne Primary Equiv est générée pour démontrer l équivalent de la transaction en dollars canadiens, que la transaction d origine soit en dollars canadiens ou américains; le solde cumulatif à la date de la requête; le champ Currency Code affiche le code de la devise des soldes présentés. Règle générale, CAD apparaît puisque la majorité des transactions s effectuent en dollars canadiens et que les livres de l Université sont en dollars canadiens. Toutefois, les transactions de paiements de factures en dollars américains sont identifiées par le code USD. Tel qu illustré à la figure 7.3, il est possible de visualiser toutes les lignes de soldes pour l année financière affichée en accédant à la fenêtre Account Balance. Le Guide de l utilisateur - Grand livre explique la façon de procéder. 7.4 Solde détaillé Introduction La fenêtre Account Balance est accessible selon les unités administratives reliées à chaque utilisateur dans le module Sécurité. On peut y accéder directement ou par la fenêtre Account Balance List. On y retrouve le solde cumulatif de l année financière à la fin de chacune des périodes comptables pour la clé comptable affichée. On peut voir les données financières par type de classes de montants (ACTUAL, BUDACTUEL, etc.) pour l année courante ou une année financière précédente. Cela permet d obtenir facilement une information financière comparative d une année à l autre. À noter que l on doit entrer tous les éléments de la clé comptable pour visualiser ces soldes. Interrogation des données 7-7

8 Comme montré à la figure 7.3, il est possible d accéder à la fenêtre Posted Journal Balance pour obtenir le détail du solde d une période comptable. Veuillez vous référer au Guide de l utilisateur - Grand livre pour obtenir la marche à suivre Mouvements imputés La fenêtre Posted Journal Balance permet d obtenir le détail des composantes d un solde d une clé comptable à l intérieur d une période comptable spécifique. On peut y accéder à partir de la fenêtre Account Balance. Toutes les transactions reportées au grand livre apparaissent dans cette fenêtre, qu elles proviennent du module Comptes à payer de SMARTStream ou de systèmes reliés par interfaces au système financier (FORM dépôts, paye, etc.). La provenance de la transaction est indiquée (écriture de journal, paiement, etc). Si plusieurs lignes d une facture affectent la même clé comptable, la somme de ces lignes apparaît à cette fenêtre. On voit alors un signe de sommation ( ) dans le deuxième champ et l utilisateur peut accéder à la fenêtre Journal Detail. Il est aussi possible d accéder au document d origine afin de voir des détails importants tels que : le nom du fournisseur, la date du paiement, la méthode et le type de paiement, le montant net payé, l escompte pris, le statut du paiement, etc. Le Guide de l utilisateur - Grand livre explique comment y accéder. 7.5 Journaux imputés La fenêtre Posted Journals composée de quatre vues affiche le détail des écritures de journal imputées au grand livre. L information présentée est presque identique à celle que l on retrouve à la fenêtre Unposted Journals décrite à la section Journaux non imputés. Les quatre vues sont les suivantes : Main View Cette vue présente les informations suivantes dans la partie supérieure de la fenêtre : l entité concernée; le numéro d identification; la période comptable dans laquelle l écriture a été imputée au grand livre; la séquence des écritures de journal préparées dans la même journée par le même utilisateur; la description de l écriture de journal; le type d écriture de journal (général, provision ou modèle); l entité de distribution; le type de période qui est utilisé lorsque l on veut imputer l écriture à une période d ajustement. Par défaut, une écriture de journal sera imputée à la période comptable courante; la date d imputation au grand livre; le statut de l écriture de journal. Interrogation des données 7-8

9 La partie inférieure de la fenêtre Main View présente chacune des lignes d une écriture de journal avec les clés comptables associées à chaque ligne. Le type de classe de montants 1 ou 2 détermine le type de classe de montants (ACTUAL ou BUDACTUEL) affecté. Il faut se souvenir que BUDACTUEL est utilisé pour les transferts de fonds budgétaires. Les champs Description et User Field 1, 2 et 3 permettent à l utilisateur de voir de l information additionnelle relative à une ligne d écriture de journal. Le numéro d identification (Journal ID) d une écriture de journal sert à identifier la provenance de l écriture de journal ainsi que l utilisateur qui l a créée. C est pourquoi nous avons établi des formats spécifiques pour les écritures de journal en direct, les transferts de fonds et les écritures de journal générés par les systèmes connexes. Pour les écritures de journal, le format du numéro d identification est XX-yyyymmddUSERID où XX : yyyymmdd : USERID : les deux premiers chiffres de l unité de l utilisateur, ce qui représente la faculté ou le service; la date de la création de l écriture de journal. Le format est année, mois, jour; le code de l utilisateur dans UO - SMARTStream. Pour les transferts de fonds, le format du numéro d identification est XX-yyyymmddUSERID et Seq où XX : yyyymmdd : USERID : les deux premiers chiffres de l unité de l utilisateur, ce qui représente la faculté ou le service; la date de la création de l écriture de journal. Le format est année, mois, jour; le code de l utilisateur dans UO - SMARTStream; Seq : 100. Le format du numéro d identification est semblable à celui décrit pour les écritures de journal; on y a tout simplement rajouté le champ Seq. Ce champ obligatoire sert à numéroter la séquence des écritures de journal préparées dans la même journée par le même utilisateur. Il faut donc indiquer un numéro de séquence de 100 pour les transferts de fonds et d augmenter cette valeur de un (par exemple 101) si on doit faire un deuxième transfert de fonds dans la même journée. La combinaison de ces deux champs (Journal ID et Seq) nous permet donc d avoir un code d identification qui différencie bien une écriture de journal d un transfert de fonds. La figure 7.4 donne un exemple du numéro d identification pour un transfert de fonds. Figure 7.4 : Numéro d identification Interrogation des données 7-9

10 Pour les écritures de journal générées par des systèmes connexes (interfaces) afin d enregistrer certaines informations financières sur une base mensuelle ou bimensuelle, le format est XXXXXX-yyyymmdd où XXXXXX : l indicateur servant à identifier le système connexe d origine, par exemple : PAIE SIS LOGEMENT BROOKS DÉPÔTS pour les écritures bimensuelles comptabilisant la paie au grand livre; pour les écritures mensuelles comptabilisant les transactions du système étudiant au grand livre; pour les écritures mensuelles comptabilisant les transactions du système de logement au grand livre; pour les écritures mensuelles comptabilisant les transactions du système des résidences Brooks au grand livre; pour les écritures journalières comptabilisant les transactions de dépôts générées par le système FORM - Deposits au grand livre. yyyymmdd : la date de la génération de l écriture par le système connexe. Le format est année, mois, jour. Il est à noter que la longueur de l élément XXXXXX n est pas fixe; elle varie selon la longueur du nom du système connexe d origine. Additional Control View Cette vue définit le ou les types de classes de montants de l écriture de journal ainsi que la façon dont on traite les erreurs. Comme indiqué au chapitre 6 - Grand livre, nous avons choisi d utiliser l option Suspense qui génère une entrée dans un compte suspens afin de forcer l imputation de l écriture. S il s agit d une écriture qui doit être renversée, la date de contre-passation est affichée à cette vue. Un crochet dans le champ Interentity Journal indique si l écriture de journal a généré une ligne pour équilibrer l écriture inter-entités. Le code d identification de l utilisateur qui a généré l écriture de journal y est aussi affiché ainsi que des informations sur les documents d origine de l écriture. Dans cette section, on retrouve l origine de l écriture de journal, la clé du document d origine et le numéro de la pièce justificative. Journal Notes View Cette vue peut être utilisée pour ajouter des notes explicatives relatives à une écriture de journal. Line View Cette vue fournit les détails pour chaque ligne de l écriture questionnée. On y indique la clé comptable associée à la ligne questionnée. On présente le débit ou le crédit de la transaction. On retrouve aussi la description associée à cette ligne d écriture ainsi que les trois zones d informations disponibles à l utilisateur. Les autres informations de cette section traitent des écritures de journal multi-devises; fonction qui n est pas utilisée à l Université. Interrogation des données 7-10