Direction des affaires financières DAF 3

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1 Direction des affaires financières DF 3 GUD D SS DS DÉLMTS TMS TT U ÉU SMM nformations générales, se connecter à HUS DT 2 hamp d application de HUS DT 2 Les services gestionnaires 2 vant toute 1 ère demande : renseigner la fiche profil 3, 4 réation et transfert des ordres de mission (M) 5 à 15 hase 1 réation de l ordre de mission 5 à 12 1 éservation d un titre de transport avant la création de l M 5 1B réation d un M 6, 7 2 ompléter l M 7 à 12 nglet général 7, 8, 9 Liste des enveloppes de moyens 9 B Les frais prévisionnels 9 à 12 ndemnités kilométriques 12, 13 hase 2 Transfert de l ordre de mission pour validation au VH 1 14, 15 hase 3 Demande de révision de l ordre de mission 15 réation et transfert des états de frais (F) 15 à 18 hase 1 réation d un état de frais (F) 15 à 17 1 La création de l état de frais (F) 15 à 17 ectification de l M validé avant de le transformer en F ouveau! 16 2 La vérification et la modification de l état de frais 17 Modification de l état de frais ouveau! 17 hase 2 Transfert de l état de frais pour validation au VH 1 18 echercher un ordre de mission ou un état de frais 19 HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion

2 FMTS GÉÉLS Se connecter à HUS DT L application HUS DT peut être utilisée de n importe quel ordinateur disposant d une connexion nternet : - via le site internet du ectorat de Bordeaux : dans la rubrique «SLS», lien dans la rubrique Frais de déplacement vers l application HUS DT ou en cliquant sur «rena» - directement sur le portail HUS DT à l adresse suivante : L authentification pour accéder aux applications se fait en saisissant : Votre code d accès du courrier électronique Votre mot de passe du courrier électronique liquer ensuite sur «Gestion des personnels» puis sur «Gestion des Déplacements temporaires (DT)» QU T DS DSSTF? Tous les personnels de l académie de Bordeaux conduits à participer à des réunions à l initiative de (des) : 1- directions du ministère de l éducation nationale, de l enseignement supérieur et de la recherche 2 - services académiques : Secrétariat général ou secrétariat général adjoint de l académie de Bordeaux Services du rectorat de Bordeaux Services des directions départementales de l éducation nationale à l exclusion des déplacements au titre des examens ou concours (application MG ) ou des formations (application G). LS SVS GSTS es services assurent la validation au niveau gestionnaire des ordres de mission et états de frais et la mise en paiement des états de frais. ectorat de Bordeaux, DF3, ngéline LMT-D ([email protected]): - pour les réunions à l initiative de l administration centrale ou des services du ectorat - validation de toutes les demandes de réservation de titre de transport passant par HUS DT, cette validation est également assurée par l ensemble des gestionnaires de la DF 3 en cas d absence ou vacances. DSD 47, Division des ffaires Générales et des Finances, Brigitte MUY ([email protected]): réunions à l initiative des DS HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion 2

3 VT É D UL enseigner la fiche profil réer ou rechercher les ordres de mission réer ou rechercher les états de frais echercher un document DÉMHS DS SLS TT U U VT TUT 1 ère T D D D MSS La Fiche profil : renseigner la fiche profil B D nformation : pour chacun des onglets, 2 types de zone Zones bloquées qui sont renseignées par bascules mensuelles à partir des bases SH ou par les services gestionnaires Zones non bloquées que vous pouvez renseigner et tenir à jour nfos Banque : les références bancaires sont renseignées exclusivement par les bascules SH Les zones à compléter onglet «Général» - Valideur VH1 par défaut B - nveloppe de moyens - entre de coût HUS es informations sont indiquées sur certaines convocations es zones renseignées s inscriront par défaut sur tous les ordres de mission que vous créerez D - Date de naissance, indispensable en cas de demande de réservation de titres de transport HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion nglet «oordonnées» Les "zones non bloquées " sont à renseigner si vous le jugez nécessaire dans le cadre de la réservation de titres de transport ou de la création des ordres de mission -mail, indispensable en cas de demande de réservation de titres de transport 3

4 1 Les consignes de saisie 1 - communauté : FM-BD (cadémie de Bordeaux) 2 - cliquer sur créer pour ouvrir la fenêtre : Détail des abonnements artes de fidélité 3 - confirmer les informations saisies avant de passer à l onglet suivant 2 1 Message d alerte Date de fin d utilisation : à ne renseigner que si le véhicule n est plus utilisé Les consignes de saisie 1 - cliquer sur créer pour ouvrir la fenêtre «Véhicules personnels» 2 - compléter les lignes suivies du signe 3 - confirmer les informations saisies Saisie terminée «nregistrer» La Fiche profil : résultat de la saisie HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion 4

5 ÉT T TSFT U VLDT DS DS D MSS - phase 1 : création d un ordre de mission (pages 8 à 13) - phase 2 : transfert pour validation hiérarchique de l ordre de mission (pages 14 et 15) - phase 3 : demande de révision d un ordre de mission (page 15) HS 1 : ÉT D U D D MSS 1 - éservation d un billet de train (et création de l ordre de mission associé) tape 1 : cliquer dans la page d accueil sur «ordre de mission», s affiche alors la fenêtre ci-dessous ou le dernier ordre de mission créé s il en existe (copie écran n2) La marche à suivre 1 - compléter les zones de saisie de la nouvelle fenêtre (copie écran n1) et lancer la recherche 2 - écran suivant cliquer sur liquer pour passer à l étape 2 tape 2 : vous avez cliqué sur «créer», une nouvelle fenêtre s ouvre (copie ci-dessous) tape 3 : la réservation, plusieurs écrans successifs liquer ici pour ouvrir la fenêtre de saisie (copie écran n1) 3 - cliquer sur le trajet ou le duo de trajets retenu parmi les propositions affichées Tarif : (TGV, TTS) 2nde 4 - écran suivant : après avoir renseigné la zone «Date souhaitée de livraison du billet» (reprise sur l M associé à la réservation) et choisi le type de billet, cliquer sur écran suivant : cliquer sur 6 - résultat : création de l ordre de mission associé à compléter (notice page 7) 7 envoi obligatoire par courriel du document vous informant de votre participation à la réunion dresse courriel : ngeline.lecomte- [email protected] nformation : l onglet «restations» reprend le détail du dossier de réservation tape 4 : création de l ordre de mission associé à la demande de réservation à compléter et à transférer pour validation VH 1 (marche à suivre pages suivantes) HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion 5

6 1B - réation d un ordre de mission tape 1 : cliquer dans la page d accueil sur «ordre de mission», s affiche alors la fenêtre ci-dessous ou le dernier ordre de mission créé s il en existe (copie écran n2) liquer pour passer à l étape 2 2 Les boutons de commande sont en bas d écran liquer sur «réer» pour ouvrir la fenêtre suivante tape 2 : vous avez cliqué sur «créer», une nouvelle fenêtre s ouvre (copie ci-dessous) liquer sur «utre» tape 3 : vous avez cliqué sur «autre», une nouvelle fenêtre s ouvre «création d un nouvel M» liquer sur «document vierge» pour créer le 1 er ordre de mission ttention «nitialisation à partir d un ordre de mission» ette option n est disponible que si un ordre de mission a déjà été créé HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion 6

7 tape 4 : vous avez cliqué sur «Document vierge», l ordre de mission à renseigner est créé (copie écran n3) 3 Zone d information Montant de la mission Statut de l ordre de mission uméro de l ordre de mission 2 ompléter l ordre de mission nglet général tape 1 : choisir dans le menu déroulant le type de mission M lassique : ordre de mission créé avant le début de la mission M régularisation lassique : ordre de mission créé après le déplacement (copie écran n4) Menu déroulant pour choisir le type de mission : M lassique (s affiche par défaut) M régularisation lassique pour toutes les destinations 4 liquer sur «ui» tape 2 : ésultat si la fiche profil a été complétée : certaines zones se renseignent automatiquement (copie écran n5). HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion 7

8 5 Étape 3 : les zones à compléter ou à modifier F G1 ou G2 D 1 2 Message d alerte S 3 B 1 B 2 H Les zones qui se renseigneraient automatiquement sont à vérifier et à modifier en fonction des informations contenues dans la convocation 1 enveloppe de moyens 2 centre de coût HUS 3 activité Les consignes de saisie : Destination : lieu de la réunion (de la mission) B Dates et heures de la mission : B 1 date et heure de début de la mission B 2 date et heure de fin de la mission bjet de la mission D nveloppe de moyens (cliquer sur la loupe pour afficher la liste des enveloppes disponibles, exemple de raccourcis cidessous) nfo : tableau récapitulatif (page 9) de correspondance enveloppes DT Ulysse HUS DT - entre de coût entre de coût (tableau page 9) F Lieu de départ de de retour de la mission (en cliquant sue la loupe choix entre DM ou FM) G si vous avez utilisé sur tout ou partie du trajet votre véhicule vous devez obligatoirement cocher G1 ou G2 H préciser le code rojet - Formation (menu déroulant) noté sur la convocation (enveloppe n13 - tableau page 9) Zone «ctivité» ne rien saisir se renseigne automatiquement après avoir cliqué sur «nregistrer» Quelques propositions de "raccourcis" 1 ode : 0214 ou 0214 et "envoi" (résultat ci-dessous) 2 Ligne ode Libellé : cliquer sur cette ligne permet de les trier par ordre alphabétique HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion 8

9 D VL DT ULYSS D VL HUS DT Libellé de l enveloppe entre de coût HUS US 0214UTS--D24V-DS DS 24 Déplacements sur convocation MSS VTS 0214UTS--D33V-DS DS 33 Déplacements sur convocation MSS VT 0214UTS--D40V-DS DS 40 Déplacements sur convocation MSS VTS 0214UTS--D47V-DS DS 47 Déplacements sur convocation MSS US 0214UTS--D64V-DS DS 64 Déplacements sur convocation MSS T-M 0214UTS--FD-H-MSS Déplacements chargés de mission MSS T-T 0214UTS-- FD-T-S Déplacements conseillers techniques et S MSS T-D 0214UTS-- FD-D Déplacements relations internationales TL T-D 0214UTS-- FD-D Déplacements D MSS T-DVS 0214UTS-- FD-DVS Déplacements divers MSS T-US 0214UTS-- FD-VD Déplacements hors réunions réglementaires MSS T-T 0214UGL-F-V Déplacements réunions réglementaires MSS033 onvoc à l'initiative adm centrale-saisir T-VSTL 0214T-VSTL MSS033 code projet-format T-FD-M-SH onvocations M D SH MSS T-VS-MSS-T 0214T-VS-MSS-T D - convocations missions nationales F T-V-HT-D 0214T-VHT-D D- onvocations HT D F033 Étape 4 : résultat de la saisie, onglet «Général» 6 ésultat : 1 - affichage de l onglet «Général» complété 2 - affichage de l ensemble des onglets qui restent à compléter (tous ou certains) Historique (permet de prendre connaissance du statut de l M et des éventuelles observations faites par le VH 1 ou le gestionnaire) ndemnités kilométriques (page 12, 13) Frais prévisionnels (page 10, 11) Saisie des étapes (page 9) («vances» : pas utilisé) «restations» (ne rien saisir) cet onglet se renseigne automatiquement par le transfert des données si une réservation a été faite (notice page 5) Vous avez enregistré les informations saisies sur l onglet général, vous pouvez passer aux onglets suivants. B Les frais prévisionnels tape 1 : onglet «Saisie des étapes» : générer les frais de séjour (indemnités de repas et / ou nuitées) liquer sur «Générer étapes» deux possibilités en fonction de la destination choisie sur l onglet «Général», résultat copie écran page 10 HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion 9

10 ésultat de l opération : nglet «Frais prévisionnels» tape 2 : saisie des autres frais à rattacher à l onglet «Frais prévisionnels» nformation : Les frais générés automatiquement sont les indemnités liées aux frais de séjour (repas-hébergement, en application de l art 3 du décret n et de l arrêté du J. du 28 décembre 2013) en fonction des dates et heures énoncées sur l onglet général tape 2.1 : liquez sur «réer» pour ouvrir la fenêtre suivante, s affiche la liste des type de frais dans laquelle s opère le choix (copie ci-dessous) Liste des frais prévisionnels Quelques propositions de "raccourcis" pour afficher les indemnités le plus couramment remboursées liquer sur la ligne «ode Libellé» pour les trier par ordre alphabétique u dans la zone ode saisissez la lettre d et faites «envoi» (résultat cidessous) u dans la zone Libellé saisissez la lettre p ou t et faites «envoi» (résultat ci-dessous) HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion 10

11 tape 2.2 : saisie les autres frais ou déductions 1 - cliquer sur créer 2 - choisir le type d indemnité 3 - renseigner la fiche 4 - enregistrer pour passer à l indemnité suivante Frais liés aux transports (codes T TF KG) nregistrer et fermer la fenêtre Supprimer Les consignes de saisie 1 - date du trajet ou des frais 2 - destination ou lieu des frais 3 - montant TT 4 - nombre de billet ou de ticket (le nombre indiqué ne multiplie pas le montant saisi zone 3) 5 - ommentaire (obligatoire) Déductions liées aux indemnités de séjour : repas et/ou nuitées (codes les plus fréquemment utilisés : DG D DG) Supprimer nregistrer et fermer la fenêtre Les consignes de saisie 1 - date du repas 2 - lieu où le repas a été pris 3 - nombre de repas (obligatoire) : ommentaire (obligatoire) HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion 11

12 tape 3 : résultat de la saisie après avoir enregistré (copie écran n6) Zone d information Montant prévisionnel de la mission Statut de l ordre de mission Les consignes pour supprimer une ligne 1 - cliquer sur la ligne à supprimer 2 - cliquer sur (poubelle) 3 - cliquer sur enregistrer pour confirmer - nglet «ndemnités kilométriques» tape 1 : vous avez cliqué sur «ndemnités kilométriques», la page de saisie s affiche (copie ci-dessous) liquer sur «jouter un ikm» pour afficher l écran de saisie tape 2 : vous avez cliqué sur «jouter un ikm», l écran de saisie s ouvre (copie ci-dessous) emarque : La saisie des indemnités kilométriques est identique pour les deux types d ordre de mission (M lassique L ou M régularisation lassique ) Base de remboursement : Barème SF 2 ème classe tape 3 : résultat de la saisie (copie écran n7 et 8) HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion 12

13 Les consignes de saisie 1 - date du(des) trajet(s) 2 - trajet du déplacement 3 - Km remboursé (lien avec le distancier, choisir comme option de calcul : distance la plus courte 4 - ombre de trajet, 2 modalités de saisie selon que les trajets sont faits ou non dans la même journée (exemple copie écran n7 ou 8) 5 - ommentaire : facultatif 6 - nregistrer n cliquant ici vous supprimez l indemnité La saisie est terminée «nregistrer» 3 Les consignes pour supprimer une ligne 1 - cliquer sur la ligne à supprimer 2 - cliquer sur (poubelle) 3 - cliquer sur enregistrer pour confirmer Tous les onglets sont complétés et enregistrés (résultat détaillé de l ensemble des frais prévisionnels : copie écran cidessous). L ordre de mission peut être transféré pour la validation (copie écran n9) Fin de la saisie : cliquer pour transférer l ordre de mission au VH1 (copie écran n9) HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion 13

14 HS 2 : TSFT D L D D MSS U VLDT VH 1 Situation n1 : une (des) anomalie(s) bloquante(s) empêche(nt) le transfert du document, fermer la fenêtre pour rectifier les anomalies bloquantes signalées. nomalie(s) bloquante(s) à rectifier Fermer la fenêtre nomalie(s) non bloquante(s) (informations) Situation n2 : pas ou plus d anomalie(s) bloquante(s) liquer sur la ligne «asser au statut 2» pour ouvrir la fenêtre suivante (copie écran n9) Qui est votre «VH1» Le nom de votre «VH1» : - peut s afficher automatiquement dans la zone destinataire (si cette information a été renseignée par vos soins ou par un gestionnaire sur votre fiche profil) - est mentionné sur les convocations aux réunions à l initiative des services académiques - pour les convocations sur l enveloppe de moyen 0214T- VSTL, vous avez le choix entre Maryse S ou nne T hoisir le VH 1 (si la zone «destinataire» n est pas renseignée) et confirmer le changement de statut. 9 défaut de renseignement automatique menu déroulant des VH 1 Des commentaires peuvent être saisis dans cette zone onfirmer le changement de statut pour valider votre choix HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion TTT! Liste des pièces justificatives : rdre de mission ou convocation valant ordre de mission ttestation de présence obligatoire pour les convocations non nominatives Facture(s) d hôtel Ticket(s) de parking Billet(s) de train Ticket(s) de tramway ou de métro Sont à envoyer aux services gestionnaires au moment du transfert de l ordre de mission au VH1 : DSD 47 : missions à l initiative des DS - codes enveloppes 1 à 5 DF3 : toutes les autres missions - codes enveloppes 6 à 16 (liste page 9) 14

15 L ordre de mission est maintenant en statut 2 : en attente de validation VH1. l est automatiquement transféré après confirmation du changement de statut au «VH1». Le VH1 transfère ensuite l ordre de mission au service gestionnaire : DF 3 ou DSD 47, l ordre de mission est alors en statut G (attente de validation gestionnaire). La validation des ordres de mission est conditionnée par la transmission (aux services gestionnaires) des pièces justificatives, l ordre de mission passe alors en statut V (validé), vous recez automatiquement un message qui vous en informe HS 3: DMD D VS D L D D MSS Le VH1 ou les services gestionnaires (DF 3 ou DSD 47) peuvent demander la révision de l ordre de mission. Statut de l ordre de mission : - évision tape 1 : prendre connaissance des motifs de la demande en cliquant sur «Historique» tape 2 : apporter les modifications et transférer à nouveau l ordre de mission pour validation VH1. Statut du document Motif(s) de la demande de révision dans «Historique» rincipaux motifs d une demande de révision : nglets «Saisie des étapes» et/ou «ndemnités kilométriques», les frais n ont pas été générés, la demande de remboursement est à zéro ou négative nglet «ndemnités kilométriques» : la commune de départ et de destination ne sont pas précisées dans la zone «Trajet» xemple et résultat d une saisie erronée 1 - onglet «Saisie des étapes» pas activé 2 - déduction «frais prévisionnel» 3 - résultat : remboursement ÉT T TSFT U VLDT DS TTS D FS - phase 1 : création d un état de frais (pages 15 à 17) - phase 2 : transfert pour validation hiérarchique de l état de frais (page 18) HS 1 : ÉT DS TTS D FS L ordre de mission a été validé, vous avez reçu un message dans votre messagerie professionnelle vous en informant. La création de l état de frais se fait au retour de la mission 1 La création de l état de frais tape 1 : cliquer dans la page d accueil sur «tat de frais», s affiche alors la fenêtre ci-dessous ou le dernier état de frais consulté s il en existe (mêmes cheminement initial identique à celui de la création de l M) liquer sur «créer» pour ouvrir la fenêtre suivante HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion 2 situations peuvent se présenter : M lassique peut nécessiter la régularisation de frais qui n ont pas été pris en compte initialement M régularisation lassique devra être transformé en état de frais sans modification 15

16 tape 2 : vous avez cliqué sur «créer», une nouvelle fenêtre s ouvre (copie ci-dessous) Liste des ordres de mission à transformer en état de frais La marche à suivre : 1 - cliquer sur la ligne (résultat copie écran n10) 2 - état de frais est créé 3 - vérification du contenu 4 - modification(s) éventuelles(s) M lassique, modifiable M régularisation lassique, non modifiable 5 - transfert pour validation au VH1 u retour de la mission vous constatez que les frais prévisionnels validés sur l ordre de mission créé avant la mission (M lassique) ne sont pas ceux engagés pendant la mission, il faut donc les régulariser. Deux solutions : - régularisation sur l ordre de mission avant de le transformer en états de frais, 1 ère solution ci-dessous, - régularisation sur l état de frais, 2 ème solution (page 17) 1 ère solution : asser l ordre de mission en statut M «ectification» tape 3 : cliquer sur l M à transformer en état de frais (F), l état de frais est créé (résultat copie écran n10) La marche à suivre : 1- liquer sur la ligne M - ectification 2 - onfirmer ensuite le changement de statut 3 - Saisir les frais ou déductions : marche à suivre pages 11 et asser l ordre de mission en statut G Vous recevrez ensuite le message vous informant que l M est validé et qu il peut être transformé en F TTT! nvoi obligatoire des pièces justificatives en fonction des compléments apportés à l état de frais initial aux services gestionnaires 1 0 Zone d information Montant prévisionnel de la mission Statut de l état de frais HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion 16

17 2 La vérification et modification de l état de frais (F) 2 situations : - pour les F générés à partir d un M régularisation lassique : vérification du contenu sans le modifier - pour les F générés à partir d un M lassique : ci-dessous, 2 ème solution pour régulariser certains frais nglet «Frais» Saisie des frais ou déductions : marche à suivre pages 11 et 12 TTT! nvoi des pièces justificatives aux services gestionnaires en fonction des compléments apportés à l état de frais initial nglet «ndemnités kilométriques» Saisie : marche à suivre page 12 ésultat des modifications apportées HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion 17

18 HS 2 : TSFT D L TT D FS U VLDT VH 1 tape 1 : après avoir vérifié le contenu de l état de frais, valider et passer au choix du VH1 Fin de la vérification et/ou des modifications à apporter, cliquer pour transférer l état de frais au VH 1 (fenêtre suivante : copie écran n11) 1 1 liquer sur la ligne «asser au statut 2» pour ouvrir la fenêtre suivante (copie écran n12) Qui est votre «VH1» Le nom de votre «VH1» est identique à celui de l ordre de mission et - s afficher automatiquement - être mentionné sur les convocations aux réunions à l initiative des services académiques - pour les convocations sur l enveloppe de moyen 0214T- VSTL, vous avez le choix entre Maryse S ou nne T tape 2 : hoisir le VH 1 (si la zone «destinataire» n est pas renseignée) et confirmer le changement de statut 1 2 défaut de renseignement automatique menu déroulant des VH 1 Des commentaires peuvent être saisis dans cette zone onfirmer le changement de statut pour valider votre choix L état de frais est maintenant en statut 2 : en attente de validation VH1. l est automatiquement transféré après confirmation du changement de statut au «VH1». Le VH1 transfère ensuite l état de frais au service gestionnaire : DF 3 ou DSD 47, l état de frais est alors en statut G (attente de contrôle gestionnaire). 18 HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion

19 HH U D D MSS U U TT D FS tape 1 : sur la page d accueil cliquer sur «ordre de mission» ou «état de frais», puis sur «echercher» ésultat : par défaut ne s affiche que le statut «en cours de création» liquer pour afficher d autres statuts tape 2 : résultat Les différents statuts de l ordre de mission : 1 création 2 en attente de validation VH1 G attente de validation gestionnaire G attente de validation gestionnaire V Validé T Traité (transformé en état de frais) évision M ectification F nnulé Les différents statuts de l état de frais G attente de contrôle gestionnaire GV attente de validation gestionnaire en cours de traitement HUS 1 payé par HUS évision nnulé HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion 19

20 HUS DT Guide de saisie Déplacements Temporaires articipation à une réunion 20