Manuel d'utilisation. Business Voice Virtual PBX. Version 1.2

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1 Manuel d'utilisation Business Voice Virtual PBX Version 1.2 Ce document et son contenu sont propriété de upc cablecom Sàrl. Son utilisation n'est autorisée que dans le cadre d'un projet de service réalisé avec upc cablecom Sàrl. Sans autorisation écrite de upc cablecom Sàrl, il est interdit de copier ou de reproduire tout ou partie de ce document ou de laisser y accéder ou s'en servir des tiers d'une autre manière upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 1 de 41

2 Sommaire 1 Termes relatifs à la téléphonie via Internet VoIP (Voice over IP) Virtual PBX Introduction Mot de passe pour les administrateurs du vpbx Aperçu du portail de l'administrateur du vpbx Créer un compte utilisateur Terminaux Appel circulaire Numéro abrégé Prise d'appel Administration fichier Mettre en service ou modifier une annonce Musique d'attente Provisionner les appareils Terminaux Contrôle de provisionnement Modèles de téléphone Téléfax Questions fréquemment posées Comment fonctionne Fax2Mail /Web2Fax? Qu est-ce qu une prise d'appel? Quelles possibilités offre la fonction Administration fichier? Qu'est-ce qu'un appel circulaire? Annexe pour les utilisateurs Configurer le compte utilisateur Création du mot de passe Mot de passe perdu Pour vous enregistrer Aperçu de la vue de l'utilisateur Établir la liste des appels Envoyer un fax Configuration des transferts d'appel Répondeur (boîte vocale) Numéro abrégé Définitions Index upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 2 de 41

3 1 Termes relatifs à la téléphonie via Internet 1.1 VoIP (Voice over IP) VoIP est l'acronyme de Voice over Internet Protocol (IP) et correspond à «téléphoner en utilisant le protocole Internet». La voix et les informations s'y rattachant sont transmises à travers le réseau. La plate-forme téléphonique de upc cablecom permet de relier le VoIP au réseau téléphonique traditionnel (PSTN). La VoIP fonctionne avec tous les téléphones SIP ainsi que les téléphones DECT compatibles SIP (SIP=Session Initiation Protocol). 1.2 Virtual PBX Virtual PBX équivaut à un «central téléphonique virtuel». La solution Virtual PBX de upc cablecom business offre un meilleur service qu'un central téléphonique traditionnel. Virtual PBX de upc cablecom business est aussi bien adapté pour les petites entreprises avec quelques lignes téléphoniques que pour les plus grandes entreprises avec plusieurs centaines de lignes. La solution de upc cablecom business rend possible l'utilisation de plusieurs indicatifs avec le même central téléphonique. Associé à la plateforme de téléphonie de upc cablecom, Virtual PBX permet de combiner des téléphones SIP et des téléphones DECT compatibles SIP avec des appareils téléphoniques traditionnels tels que des téléphones analogiques, des portables et des téléfax upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 3 de 41

4 2 Introduction Le manuel d'utilisation du Business Virtual PBX (nommé ci-après vpbx) est là pour expliquer comment utiliser le vpbx, aider à la mise en route et servir d'ouvrage de référence aussi bien à l'administrateur qu'à l'utilisateur. Il permet de procéder aux configurations et aux réglages importants pour le quotidien. Préparez soigneusement le passage à Virtual PBX. Les instructions suivantes sont là pour vous aider. Si vous avez des questions plus spécifiques, veuillez contacter notre Service Desk au Les noms des personnes, les lieux, les s, etc., cités à titre d'exemple sont purement fictifs. Toute similarité avec des personnes, des lieux, des s, etc., existants est une pure coïncidence ou à titre indicatif. Symboles et mises en relief Pour les avertissements et les indications, le manuel d'utilisation utilise les symboles suivants: Le point d'exclamation signale les indications devant obligatoirement être suivies pour éviter tout mauvais fonctionnement. Trucs et astuces pour vous faciliter le travail upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 4 de 41

5 2.1 Mot de passe pour les administrateurs du vpbx Les administrateurs du vpbx configurent le Virtual PBX par le biais du portail en ligne de upc cablecom business. Il y a deux niveaux d'autorisation: L'administrateur du vpbx peut procéder à tous les réglages. Utilisateur: Niveau d'autorisation restreinte Notre service client vous donne les paramètres de connexion. Pour accéder au portail, utilisez le lien Si vous avez oublié le mot de passe, indiquez dans le champ Identifiant adresse le nom d'utilisateur et demandez un nouveau mot de passe. Pour conclure le processus, cliquez sur Envoyer la demande. Un mail de confirmation vous est envoyé. Suivez les instructions qui y sont indiquées pour sélectionner un mot de passe sûr pour accéder au portail. Pour vous connecter, utilisez comme nom d'utilisateur l'adresse de l'administrateur du vpbx et le mot de passe pour l'accès au portail upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 5 de 41

6 2.2 Aperçu du portail de l'administrateur du vpbx Manuel de démo de upc cablecom Sàrl Appels Paramètres Paramètres de connexion et adresse Abonnements Déconnexion Gestion Nom de votre portail. Liste de tous les appels en absence, sortants et entrants. Configuration du transfert d'appel, des terminaux et des notifications. Gestion des paramètres de connexion et des données administratives Aperçu des services et des options de Virtual PBX définis dans le contrat. Sortie du portail. Récapitulatif utilisateur Gestion de l'utilisateur, des numéros de téléphone, des terminaux, des fonctions etc. Appels circulaires Numéro abrégé Prise d'appel Administration fichier Provisionnement Appels circulaires à plusieurs niveaux avec basculement programmé. Gestion des numéros abrégés. Prise d'appel sur un téléphone spécifique à l'aide d'un numéro abrégé. Téléchargement de messages (pour les appels circulaires) et de musique d'attente. Configuration de l'auto-provisionnement de la téléphonie upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 6 de 41

7 3 Créer un compte utilisateur Chaque entrée du vpbx est définie par trois éléments: Utilisateur: Nom de la personne ayant accès au vpbx Numéro de téléphone: Numéro de téléphone vpbx attribué à l'utilisateur Terminal: Un ou plusieurs terminaux attribués à l'utilisateur Constituez d'abord une entrée concernant la répartition des numéros. Le numéro que vous choisissez pour être utilisé pour l'appel circulaire, ne doit pas déjà être attribué à un utilisateur. Explication des symboles Configuration des options spécifiques à l'utilisateur, telles que transfert d'appel, répondeur et boîte vocale avec adresse . Bloquer ou débloquer un utilisateur. Modifications concernant l'utilisateur, attribution des terminaux et des numéros de téléphone, activation du service de téléfax. Effacer un utilisateur upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 7 de 41

8 Pour créer un compte utilisateur, connectez-vous en tant qu'administrateur du vpbx sur le PBX virtuel et allez sur Gestion dans la rubrique Récapitulatif utilisateur. Sélectionnez Créer un utilisateur. Salutation Prénom Nom Adresse Numéro Terminal Numéro du destinataire Activer l'envoi de fax Contrôle des finances Sélectionner la formule d'appel souhaitée. Saisir le prénom de l'utilisateur. Saisir le nom de famille de l'utilisateur L'adresse inscrite ici correspond au nom d'utilisateur, avec lequel l'administrateur du vpbx et les autres utilisateurs peuvent accéder au portail de upc cablecom business. Elle doit être unique. Sélectionner le numéro devant être attribué à l'utilisateur correspondant. Sélectionner le terminal (téléphone) devant être attribué à l'utilisateur correspondant. Possibilité de restreindre le choix des numéros pouvant être appelés par un utilisateur en particulier. Donner l'autorisation à un utilisateur en particulier d'envoyer des documents en format PDF à un téléfax. Donner à un utilisateur l'accès à la liste complète des factures. Confirmer la création de chaque utilisateur en cliquant sur Créer un utilisateur. En tant qu'administrateur du vpbx, pour pouvoir configurer les paramètres, veuillez aller sur la rubrique Gestion de l'utilisateur et cliquer sur le symbole Comportement pour cet utilisateur upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 8 de 41

9 La manière de configurer l'utilisateur est expliquée dans le chapitre 12. En tant qu'administrateur du vpbx vous devez d'abord vous occuper de la configuration de base et mettre en place un accès personnalisé. L'administrateur du vpbx se trouve en mode utilisateur lorsque le nom de l'utilisateur sélectionné apparait au dessus du menu. Autrement, il se trouve en mode administrateur upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 9 de 41

10 4 Terminaux Pour configurer les terminaux veuillez aller sur Récapitulatif utilisateur (chapitre 2.2). Cliquez sur le terminal de l'utilisateur souhaité. Les terminaux peuvent aussi être configurés à partir de la rubrique Paramètres (chapitre 2.2). Allez ensuite sur la rubrique terminaux et cliquez sur le symbole correspondant pour configurer upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 10 de 41

11 Configurer un ou plusieurs terminaux Lors du paramétrage des terminaux, veuillez s.v.p. tenir compte du fait que pour la configuration des téléphones IP, l'id utilisateur, le mot de passe et les données du serveur proxy sont nécessaires. Des indications non correctes peuvent avoir pour conséquence que la téléphonie ne puisse pas fonctionner avec le terminal. Pour des raisons de sécurité, les terminaux doivent toujours avoir un routeur/firewall NAT placé en amont. p. ex.: Nom du terminal p. ex.: Numéro de téléphone Saisir un mot de passe pour l'utilisateur Serveur Proxy (non modifiable) Sélection de la langue (Codec) Protocole vocal (non modifiable) Choisir entre allemand et anglais p. ex.: Nom de l'entreprise ou numéro de téléphone Numéro devant être affiché Numéro invisible (supprimé) Code postal du lieu IMPORTANT 2012 upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 11 de 41

12 5 Appel circulaire L'option appel circulaire est payante. Il est possible d'activer 1 ou plusieurs appels circulaires. En règle générale, on emploie le ou les numéro(s) principal (aux) de façon à ce que les employés des divers départements (p. ex. vente, service client etc.) puissent y répondre. Par définition, les numéros d'appels circulaires ne sont attribués à aucun utilisateur en particulier. Un appel circulaire peut avoir différents basculements programmés suivant la période. Il est possible de paramétrer jusqu'à 6 niveaux par jour. Pour chaque niveau, il est possible de faire écouter une annonce, de faire sonner un ou plusieurs téléphones en parallèle ou de permettre de laisser des messages sur la boîte vocale. Appel circulaire Pour l'attribution de l'appel circulaire, l'administrateur du vpbx peut seulement prendre les numéros non attribués à un utilisateur. Par conséquent, il est préférable de s'occuper de la conception de l'appel circulaire avant de déterminer les numéros des utilisateurs. N de téléphone Nom Affichage Adresse pour la boîte vocale Ringruf@upc-cablecom.ch Appel circulaire: Niveaux Délai d'attente Utilisateur 1 Utilisateur 2 Utilisateur 3 Niveau 1: 0s Utilisateur 1 Utilisateur 2 Niveau 2: 10s Utilisateur 1 Utilisateur 2 Utilisateur upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 12 de 41

13 Installation et gestion de l'appel circulaire Allez sur Appel circulaire - Créer un nouvel appel circulaire et sélectionnez le numéro pour lequel vous souhaitez activer l'appel circulaire. Il est seulement possible de sélectionner les numéros qui n'ont pas encore été attribués à un utilisateur upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 13 de 41

14 Numéro Nom Nom d'affichage Sélectionnez le numéro que vous souhaitez utiliser pour l'appel circulaire. Donnez un nom à l'appel circulaire qui se rapporte à sa fonction, par ex. Assistance technique. Choisissez le nom qui sera affiché sur les terminaux. Lors d'un appel, le nom apparaît avant le numéro du correspondant. Des abréviations comme par exemple AT pour assistance technique sont recommandées. Allez sur Suivant. Inscrivez maintenant les basculements programmés pour les jours fériés et les jours normaux. Cliquez pour cela sur le symbole correspondant. La fenêtre Modifier les basculements programmés apparaît upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 14 de 41

15 En appuyant sur Ajouter, dans l'élément de menu Modifier les basculements programmés, vous pouvez programmer de nouveaux basculements et ajouter dans le sous-menu Modifier les basculements programmés au maximum six niveaux. L'option de l'appel circulaire appelée Modifier une action donne à l'administrateur du vpbx la possibilité de choisir entre quatre actions. Sur les numéros ou terminaux Choisir le ou les terminaux devant sonner lors de l'appel circulaire suivants (touche contrôle + entrée) ou en inscrivant le numéro de téléphone. File d'attente Sur la boîte vocale Avec l'annonce suivante Attribuer l'appel circulaire à une file d'attente (Option: «Virtual Call Center» nécessaire). Sélection du message de la boîte vocale Choisir parmi les annonces disponibles, ayant été téléchargées. Exemple : Niveau 1 Faire sonner sur les terminaux suivants: Utilisateur 1, Utilisateur 2 Niveau 2 Faire sonner sur les terminaux suivants: Utilisateur 1, Utilisateur 2, Utilisateur 3 Niveau 3 Faire écouter une annonce indiquant que personne n'est joignable actuellement Niveau 4 Activer la boîte vocale pour qu'un message puisse être laissé. Si un appel circulaire est transféré sur la boîte vocale, le correspondant peut laisser un message. Celui-ci est transmis à une adresse que vous avez choisi préalablement. Dès qu à un niveau l'option boîte vocale est choisie, il n'est plus possible d'ajouter d'autres niveaux upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 15 de 41

16 2012 upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 16 de 41

17 6 Numéro abrégé L'option numéro abrégé est payante et doit être activée. La rubrique Numéro abrégé se trouve dans l'aperçu du portail de l'administrateur (chapitre 2.2). Paramétrer les numéros abrégés Cliquez sur Numéro abrégé et allez sur Gérer les numéros abrégés. Saisissez les numéros abrégés souhaités un par un ou par plage. Les numéros abrégés déjà attribués et ceux encore libres apparaissent et peuvent être modifiés sous Numéros abrégés Présentation. Cliquez pour cela sur le symbole correspondant au numéro abrégé. Attribuez à chaque utilisateur (interne ou externe) le numéro abrégé qui lui correspond puis enregistrez. Le numéro abrégé est tout de suite activé. Par contre, la fonction affichage du poste occupé n'est activée qu'un jour plus tard upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 17 de 41

18 Laisser un message sur la boîte vocale avec un numéro abrégé Avec étoile et un numéro abrégé, p. ex. *56, il est possible de laisser directement un message sur la boîte vocale upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 18 de 41

19 7 Prise d'appel La prise d'appel permet notamment que certains membres d'une équipe puisse prendre en charge les appels d'autres membres non disponibles. Elle fonctionne en composant un numéro abrégé que l'administrateur du vpbx a déterminé et attribué à l'équipe respective. Numéro: Numéro: Numéro: Utilisateur: User 2 Utilisateur: User 3 Utilisateur: User 5 Numéro abrégé: 02 Numéro abrégé: 03 Numéro abrégé: 05 Appel à la numérotation abrégée 02 Groupe support 99 Recevoir l appel sur le numéro abrégé 99 Un appel entrant peut ainsi être pris en composant un numéro abrégé (par exemple 99) depuis un téléphone appartenant à l'équipe upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 19 de 41

20 Paramétrage de la prise d'appel Nom Numéro abrégé Sélection des utilisateurs Donnez au groupe d'utilisateurs ou à l'équipe un nom par ex. Assistance technique. Déterminez le numéro abrégé correspondant. Sélectionnez maintenant tous les utilisateurs appartenant à ce groupe ou à cette équipe. Tous les membres du vpbx peuvent répondre aux appels passés à un membre du groupe upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 20 de 41

21 8 Administration fichier Cet élément du menu se trouve dans l'aperçu du portail (Chapitre 2.2). Les fichiers avec les annonces et la musique d'attente qui ont été téléchargés se trouvent sous la rubrique Administration fichier, ils doivent être en format WAV et avoir une taille maximum de 3 Mo. 8.1 Mettre en service ou modifier une annonce Pour trouver les fichiers locaux en format WAV cliquez sur Rechercher. Le symbole validé ( ) devant une annonce signifie que celle-ci est déjà utilisée pour un appel circulaire. Avant d'effacer ou de modifier une annonce, il faut la retirer de l'appel circulaire correspondant. Pour effacer une annonce de l'appel circulaire, allez dans la rubrique appel circulaire sur Modifier et modifiez l'annonce ou la musique. En cliquant sur le symbole validé, vous arrivez dans la configuration de l'appel circulaire dans laquelle l'annonce est utilisée. Écouter l'annonce Écouter directement à partir du téléphone. Renommer un fichier. Effacer l'annonce. L'annonce est utilisée pour l'appel circulaire upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 21 de 41

22 2012 upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 22 de 41

23 8.2 Musique d'attente Comme déjà signalé, les fichiers locaux en format WAV peuvent être téléchargés et enregistrés, si vous avez un abonnement Musique d'attente. Le volume sonore des fichiers Musique d'attente peut être modifié sur le PC par l'administrateur du vpbx avant le téléchargement upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 23 de 41

24 9 Provisionner les appareils Avec le système de provisionnement de upc cablecom business, il est uniquement possible de provisionner automatiquement les téléphones Snom et Astra que vous avez obtenus par upc cablecom business ou leur partenaire. Allez dans la rubrique Provisionnement pour obtenir un aperçu des terminaux disponibles pour le provisionnement. 9.1 Terminaux Avec le filtre de sélection, il est possible de faire apparaître des utilisateurs spécifiques ou des groupes bien définis. Sélectionnez l'appareil devant être provisionné en remplissant les champs nécessaires sous la rubrique Liste terminaux puis appuyez sur Actualiser upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 24 de 41

25 Afficher Tous les terminaux Provisionnement automatique: Sélectionner pour provisionnement Provisionnement manuel Nom d'affichage Prénom Nom de famille Actualiser Choisissez l'option de recherche souhaitée en haut à droite. La liste de tous les terminaux apparaît. Un relevé de tous les terminaux sélectionnés ou la mention «aucun terminal» apparaît pour indiquer les terminaux qui ont été provisionnés automatiquement. Un relevé de tous les terminaux sélectionnés ou la mention «aucun terminal» apparaît pour indiquer les terminaux sélectionnés pour le provisionnement. Un relevé de tous les terminaux sélectionnés ou la mention «aucun terminal» apparaît pour indiquer les terminaux sélectionnés pour le provisionnement manuel. Chercher le nom du terminal. Chercher le prénom de l'utilisateur. Chercher le nom de famille de l utilisateur Démarrer la recherche 2012 upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 25 de 41

26 9.2 Contrôle de provisionnement Mode de provisionnement Mettre sur ON pour que les données des utilisateurs dont le provisionnement a été validé puissent être transmise pour la téléphonie. PIN Activer provisionnement pour X minutes Adresse(s) IP La création d'un code PIN est facultative. Il doit alors être entré dans le téléphone lors du provisionnement. Veuillez choisir la période de temps adaptée pour le provisionnement. Les téléphones ne peuvent être provisionnés que pendant cette période. Sélectionnez Permettre aux utilisateurs de voir toute la liste de provisionnement, pour obtenir le relevé de tous les utilisateurs qui ont été activés pour le provisionnement. Inscrivez toutes vos adresses IP publiques pour que le système de provisionnement soit en mesure de reconnaître les téléphones pouvant être provisionnés. Seuls les téléphones connectés à Internet par une adresse IP publique sont susceptibles d'être provisionnés. Elles devraient normalement apparaître automatiquement upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 26 de 41

27 9.3 Modèles de téléphone La liste des appareils pouvant être provisionnés se trouve dans la rubrique Modèles de téléphone du menu de provisionnement. Cliquez sur le symbole de la clé plate pour pouvoir programmer les touches de sélection abrégée. Définissez les fonctions des touches, les numéros des destinataires et les noms devant être affichés sur le téléphone. Les fonctions et les numéros choisis pour les touches sont adoptés pour l'ensemble des terminaux. En appuyant sur le menu de sélection, vous pouvez si disponible sélectionner le micrologiciel utilisé upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 27 de 41

28 10 Téléfax Cette option doit être activée pour chaque utilisateur souhaité en allant sur Récapitulatif utilisateur Créer un utilisateur. Les fonctions relatives à cette option sont expliquées dans la rubrique upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 28 de 41

29 11 Questions fréquemment posées 11.1 Comment fonctionne Fax2Mail /Web2Fax? Tous les utilisateurs peuvent mettre en service une connexion Fax2Mail. Il suffit d'aller sur le portail sur Paramètres ou puis Notifications. Veuillez indiquer sous fax2mail l'adresse adoptée pour recevoir les fax et le format souhaité upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 29 de 41

30 Allez ensuite sur Transfert d'appel et établissez le transfert, p. ex. au bout de 0 secondes sur Fax2Mail. Web2Fax peut être utilisé par tous les utilisateurs «actifs». Il suffit de se connecter. Les administrateurs du vpbx cliquent dans la rubrique Récapitulatif utilisateur d'un utilisateur sur Comportement pour cet utilisateur. En haut à gauche apparait Envoyer téléfax. Allez sur Envoyer téléfax, choisissez un fichier PDF à envoyer, composez le numéro du destinataire et terminez avec Envoyer upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 30 de 41

31 11.2 Qu est-ce qu une prise d'appel? La prise d'appel permet de répondre à des appels. Pour cela, un numéro abrégé est défini pour chaque groupe ou les membres en faisant partie. Lire à ce sujet le chapitre Quelles possibilités offre la fonction Administration fichier? Avec la fonction Administration fichier il est possible de télécharger des annonces pour l'appel circulaire ou des morceaux de musique pour la musique d'attente. Pour cela, il faut que les fichiers soient enregistrés localement sur l'ordinateur (au format: fichiers wav, 8kbit, 16hz, mono). La taille des fichiers ne doit pas dépasser 3 Mo pour les annonces et 5 Mo pour la musique d'attente. Si la codification du fichier n'est pas claire, il est possible de laisser un message sur la boîte vocale qui sera transmis par e- mail. Ce fichier a une codification correcte Qu'est-ce qu'un appel circulaire? La fonction appel circulaire sert à répartir des appels entrants. Par ce biais, les appels peuvent être répondus par plusieurs ou même tous les collaborateurs (d'un département). Il est seulement possible d'utiliser un numéro pour un appel circulaire, s'il n'est pas déjà attribué à un utilisateur. Il est recommandé de choisir le plus tôt possible le numéro devant être utilisé pour l'appel circulaire. Le numéro le mieux adapté est le numéro principal. Vous trouverez de plus amples informations au chapitre upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 31 de 41

32 12 Annexe pour les utilisateurs 12.1 Configurer le compte utilisateur Les utilisateurs peuvent configurer leur compte vpbx selon leurs besoins spécifiques. Pour cela, il est nécessaire que l'administrateur du vpbx ait ouvert le compte utilisateur (adresse ) Création du mot de passe Mot de passe perdu Sur il y a dans le navigateur la rubrique Login. Allez sur Login pour créer un mot de passe. Si vous ne réussissez pas à y accéder, veuillez vous adresser à votre administrateur du vpbx Pour vous enregistrer Veuillez inscrire l'adresse qui vous a été donnée par votre administrateur du vpbx. Cliquez ensuite sur le bouton Envoyer la demande. Un mail vous est envoyé. Suivez les instructions qui y sont indiquées pour sélectionner un mot de passe sûr pour votre accès au portail. Vous pouvez ensuite vous connecter sur le portail de upc cablecom business upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 32 de 41

33 12.4 Aperçu de la vue de l'utilisateur Appels Envoyer un fax Réglages Numéros abrégés Logout Liste de tous les appels en absence, sortants et entrants. Envoi et réglages du téléfax. Configuration des transferts d'appel, des terminaux et des notifications. Récapitulatif des numéros abrégés. Sortie du portail upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 33 de 41

34 12.5 Établir la liste des appels Définissez une période et établissez les listes d'appels: Les listes peuvent être exportées vers Excel. Sélectionnez le type d'appel (en absence, sortant, entrant) et la période. Cliquez ensuite sur Actualiser. Pour télécharger vers Microsoft Excel cliquez sur Exporter upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 34 de 41

35 12.6 Envoyer un fax Numéro d'origine Numéro du destinataire En-tête Fichier à envoyer Numéro de fax de votre entreprise Peut être n'importe quel numéro parmi ceux attribués Numéro de fax du destinataire Informations de l'en-tête du fax Le fichier à envoyer (PDF) peut être téléchargé après avoir été sélectionné upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 35 de 41

36 12.7 Configuration des transferts d'appel Le système vous offre des solutions de rechange, si vous ne pouvez pas répondre à un appel Répondeur (boîte vocale) Le répondeur de vpbx permet d'assurer qu'aucun appel ne soit perdu lorsque vous êtes absent, si votre ligne est occupée ou si votre liaison Internet ne fonctionne pas. Lorsque vous activez la boîte vocale, un correspondant peut laisser un message. Vous recevez les messages vocaux par et vous pouvez les écouter gratuitement, partout où vous avez accès à vos s. Sélectionnez dans le menu Paramètres et allez sur Notifications. Veuillez saisir la formule d'appel par ex. Chère Madame ainsi que l'adresse à laquelle les messages vocaux doivent être envoyés. Si vous utilisez le numéro pour recevoir les fax par , veuillez s.v.p. indiquer une adresse pour les fax. Pour conclure, cliquez sur Enregistrer upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 36 de 41

37 Fonctions de la boîte vocale Enregistrer votre message personnalisé. Les correspondants peuvent laisser un message vocal lorsque vous êtes absent, si votre ligne est occupée ou lorsque votre téléphone n'est pas connecté. Notification par en cas de nouveaux messages vocaux, écoute gratuite des messages reçus, partout où vous avez accès à vos s. Interrogation à distance de la boîte vocale Configuration de la boîte vocale Enregistrer votre message personnalisé 888 Avec la ligne téléphonique de upc cablecom, composez le numéro abrégé 888. Vous entendez ensuite le menu principal de la boîte vocale. 0 Choisissez l'option 0 pour accéder aux réglages de votre boîte mail. Vous entendez ensuite le menu de configuration de la boîte vocale. Les options suivantes s'offrent à vous 1 Enregistrer un message personnalisé pour lorsque vous n'êtes pas joignable. 2 Enregistrer un message personnalisé spécifique pour lorsque votre ligne est occupée. 3 Enregistrer votre nom pour utiliser le message standard. 4 Enregistrer un message personnalisé temporaire. 5 Modifier le mot de passe pour pouvoir aussi accéder à votre boîte vocale depuis une autre ligne téléphonique. * Retourner au menu principal 2012 upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 37 de 41

38 Écouter les messages vocaux Veuillez noter que les messages vocaux qui vous sont laissés ne restent enregistrés que pendant une courte période. L'envoi des messages vocaux à votre adresse , permet de garantir qu'aucun message ne vous échappe. Par Veuillez vérifier vos s. Après avoir été laissé, les messages vocaux sont immédiatement envoyés par sous forme d'un fichier audio en format WAV. Les fichiers WAV peuvent être lus directement sur l'ordinateur avec toutes les applications multimédia habituelles. Par téléphone 888 En utilisant le terminal relié à votre ligne de upc cablecom, composez le numéro abrégé 888. Si vous utilisez un autre terminal, veuillez composer le numéro Vous entendez ensuite le menu principal de la boîte vocale. 1 Si vous avez des nouveaux messages: veuillez composer le 1 pour les écouter. (Si vous n'avez pas de nouveaux messages, vous pouvez écouter avec cette option vos anciens messages). Vous avez aussi les options suivantes: 3 Fonctions avancées (fonction non disponible) 4 Écouter les anciens messages 5 Réécouter un message 6 Écouter le message suivant 7 Effacer un message / restaurer un message effacé 8 Faire suivre un message (fonction non disponible) 9 Enregistrer un message * Aide # Une fois que vous avez écouté vos messages, vous pouvez mettre fin à la communication en appuyant sur la touche dièse # Interrogation à distance de la boîte vocale Appelez le , on vous demandera ensuite de composer le numéro de la boîte vocale. Après vous devez entrer votre code PIN. (Le code PIN se trouve dans le portail sous la section notifications) Numéro abrégé Grâce au numéro abrégé affiché les utilisateurs peuvent voir si l'interlocuteur interne appelé téléphone déjà ou si le poste est libre. Pour configurer la fonction affichage du poste occupé, regardez dans les manuels d'utilisation des terminaux correspondants sur upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 38 de 41

39 13 Définitions Administrateur du Administrateur du central téléphonique virtuel ou du vpbx de upc cablecom business. vpbx Adresse IP Appel circulaire Boîte vocale DECT Firmware Hard phone IVR (Interactive Voice Response) Adresses de réseaux informatiques basés sur l'internet Protocol (IP). Possibilité de distribuer les appels sur plusieurs terminaux, lorsque la distribution a été prédéfinie. Possibilité d'enregistrer un message vocal Avec le vpbx de upc cablecom business, les messages vocaux sont transmis, en règle générale par , à une adresse préalablement définie. Digital Enhanced Cordless Telecommunications est une norme pour les téléphones sans fil ainsi que pour la transmission de donnés sans fil en général. La norme DECT est définie par l'etsi sous la référence EN On parle de Firmware aussi bien pour le logiciel d'exploitation pour différents appareils ou composants (p.ex. téléphone portable, télécommande, disque dur, imprimante), que pour les logiciels fondamentaux d'un ordinateur (p.ex. le BIOS), qui est indispensable sur la carte mère pour pouvoir lancer et utiliser le système d'exploitation proprement dit. Les téléphones filaires fonctionnant avec la technique Voice-over-IP et les téléphone sans fil (voir DECT). L'IVR est une option pouvant être intégrée dans le vpbx permettant de mettre en place une navigation téléphonique, comme par exemple la numérotation multifréquence (pour l'administration composer le 1, pour le Service Desk le 2 etc.). Cette fonction peut être utilisée pour un ou plusieurs numéros. Mise en attente ou Mise en attente d'un appel en cours par exemple pour consulter un autre «hold» interlocuteur. Musique pendant l'attente Network Address Translation, NAT (ou IP Masquerading) Numéro de téléphone Poste servant d'intermédiaire Prise d'appel Provisionnement, provisionné Soft phone Avec la fonction Mise en attente, un correspondant peut mettre une communication en cours en position d'attente. En général, le correspondant entend dans ce cas-là une annonce ou une musique d'attente. Dans les réseaux informatiques, il s'agit d'un terme générique pour décrire un procédé consistant à remplacer automatiquement des champs d'adresses non routables par d'autres paquets de données, ce qui permet une liaison avec d'autres réseaux. Le procédé sert aussi de dispositif de sécurité et est employé pour séparer le réseau interne du réseau externe. En général, le NAT est configuré sur un router. Séquence de chiffres composée pour contacter un correspondant lors d'un appel téléphonique. Appelé aussi numéro d'appel. Il est possible d'intégrer un standard téléphonique dans le vpbx de upc cablecom business. L'utilisateur choisi à cet effet peut en cliquant sur sa souris répondre à des appels et les transmettre en utilisant la fonction drag and drop. Possibilité de répondre à des appels entrants, arrivant sur des appareils occupés au moment de l'appel. Les données de configuration sont transmises automatiquement au téléphone. Informatique permettant la téléphonie. Il faut différencier entre le logiciel du réseau téléphonique commuté (RTC ou de l'anglais PSTN) pour téléphones fixes et les 2012 upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 39 de 41

40 Téléphonie par Internet virtual PBX (vpbx) de upc cablecom business Voice over IP, VoIP logiciels de téléphonie par Internet. voir chapitre 1.1. Central téléphonique virtuel. Téléphoner par Internet upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 40 de 41

41 14 Index A Accès au portail... 5 Administrateur du vpbx... 5 Administration fichier Annonce Aperçu du portail de l'administrateur du vpbx 6 Appel circulaire Appels B Basculements programmés Boîte vocale C Contrôle de provisionnement Créer un compte utilisateur... 7 D DECT F Fax2Mail H Hard phone M Mise en attente ou Modèles de téléphone Musique d'attente N NAT Numéro abrégé P Prise d'appel Provisionnement...24 S Soft phone T Téléfax...28 Terminaux...10 V Virtual PBX... 3 VoIP... 3 W Web2Fax? upc cablecom GmbH Version du document: 1.2 Page: 41 de 41