Amélioration de la qualité et de la sécurité des centres de radiothérapie

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1 Action 22.1 : Soutenir la qualité et la sécurité des pratiques dans les centres de radiothérapie autorisés APPEL A CANDIDATURES 2010 Amélioration de la qualité et de la sécurité des centres de radiothérapie Lancement de l appel à candidatures Date limite de réception des dossiers 2 mars 9 avril

2 I. Contexte de l appel à candidatures Institution publique autonome créée par la loi du 9 août 2004 relative à la politique de santé publique, l'institut National du Cancer (INCa) a un rôle sanitaire et scientifique en cancérologie. Il est chargé de coordonner la lutte contre le cancer en France, et de mettre en oeuvre une politique de recherche sur le cancer. Au cours de leur parcours de soins, 60% des patients atteints de cancer sont traités par radiothérapie, ce qui en fait une technique majeure dans le traitement des cancers. Sa place dans le protocole de traitement, le nombre et le niveau de formation des professionnels qui la réalisent, la complexité des matériels utilisés, la sécurité réglementaire et organisationnelle obligatoire des pratiques nécessitent d accompagner et d anticiper les développements à venir. Afin d assurer à tous les patients la qualité et la sécurité de la prise en charge et des pratiques, le plan cancer prévoit de soutenir la qualité et la sécurité des pratiques dans les centres de radiothérapie autorisés (mesure 22.1). Cet appel à candidature s inscrit dans le cadre de la mise en oeuvre du dispositif d autorisation de l activité de traitement du cancer, prévu au code de la santé publique, et comportant des conditions d implantation, des conditions techniques de fonctionnement, et des seuils d activité minimale. L autorisation d exercer la radiothérapie ne peut être accordée à un centre que s il satisfait aux critères d agrément 1 définis par l Institut National du Cancer en matière de qualité de la prise en charge des affections cancéreuses 2. Par ailleurs, un texte réglementaire du 22 janvier 2009 de l Autorité de sûreté nucléaire fixe les obligations d assurance de la qualité en radiothérapie 3. Dans ce contexte, l INCa soutient en 2010, par une subvention spécifique, les centres de radiothérapie qui s engagent dans une démarche d amélioration de la qualité et de la sécurité de leurs pratiques. 1 Critères d agrément opposables aux établissements d ici Décret n du 21 mars 2007 relatif aux conditions d implantation applicables à l activité de soins de traitement du cancer et modifiant le code de la santé publique 3 Arrêté du 22 janvier 2009 portant homologation de la décision no 2008-DC-0103 de l Autorité de sûreté nucléaire du 1er juillet 2008 fixant les obligations d assurance de la qualité en radiothérapie définies à l article R du code de la santé publique, publié au JORF n 0071 du 25 mars

3 II. objectifs de la subvention Le soutien financier de l INCa est destiné à mettre en place les actions d amélioration de la qualité et de la sécurité dans tous les domaines suivants, ce qui permettra de répondre aux attentes réglementaires : Management Désignation et formalisation des responsabilités par catégorie professionnelle : élaboration de fiches de poste et mise en place d un dispositif de gestion des compétences. Gestion documentaire Mise en place du système de gestion documentaire (procédure des procédures : élaboration, codification, rédaction, vérification, approbation, diffusion, révision, retrait et archivage des documents). Organisation Formalisation du processus global de parcours du patient et rédaction des procédures d utilisation des équipements à chaque étape (contourage, dosimétries, validation et réalisation des traitements, MEP, Imagerie de contrôle de repositionnement, fin de traitement), Rédaction des procédures de contrôle de qualité interne et externe des appareils, Définition de la constitution et du circuit du dossier patient (annonce, simulation, préparation, réalisation et suivi), Rédaction des procédures d identitovigilance nécessaires à la sécurité des pratiques. Comité de retour d expériences (CREX) Mise en place d une démarche de type retour d expérience («CREX»). Plan de communication interne Mise en place d un temps dédié pour organiser le retour d information concernant la démarche qualité/sécurité à l ensemble du personnel, 3

4 Mise en œuvre de dispositions particulières d information à destination des nouveaux professionnels arrivants dans le centre. III. Modalités de participation Sont éligibles, au présent appel à candidatures, les établissements de santé publics et privés ainsi que les cabinets libéraux autorisés à exercer la radiothérapie et n ayant pas bénéficié antérieurement d un accompagnement qualité et/ou sécurité (INCa/Meah, ). Les centres candidats devront : compléter le questionnaire 4, téléchargeable sur le site de l INCa, comprenant un onglet «identité du centre» et un onglet «démarche qualité», joindre au dossier de candidature : une lettre signée par la Direction de l établissement de santé ou par le Responsable juridique du centre décrivant les motivations de réponse au présent appel à candidatures. La lettre précisera également les actions d amélioration de la qualité/sécurité (telles que listées page 3): o sur lesquelles le centre a déjà travaillé, o et celles sur lesquelles il souhaite bénéficier d un appui. les documents suivants, s ils existent : une fiche de poste anonymisée d un manipulateur exerçant en radiothérapie, la procédure des procédures du système documentaire, le document formalisant le processus de prise en charge des patients (ex : logigramme) et un compte-rendu anonymisé de CREX. L intégralité du dossier ne dépassera pas 15 pages. les lettres de suite d inspection, envoyées par l ASN au centre, ainsi que les réponses transmises par le centre à l ASN à l issue des inspections depuis Un relevé d identité bancaire (RIB) de l organisme bénéficiaire des fonds. Attention, les organismes privés devront joindre les documents suivants à la version papier du dossier. Ils ne sont pas exigés en format électronique. Une copie des statuts à jour, signée de l organisme ; Une copie de la publication au JO de la déclaration de constitution de l organisme; 4 Questionnaire intitulé «AQS 2010 INCa» 4

5 Le dernier rapport d activité; Le dernier bilan et compte de résultats ; Le procès verbal de la dernière assemblée générale ; un extrait Kbis de moins de 3 mois. Les centres s engageront à compter de la notification de la décision attributive : à mettre en œuvre des actions leur permettant de répondre à l issue des 12 mois à l ensemble des objectifs de la subvention mentionnés au chapitre 2. à réaliser un rapport final comprenant un bilan financier et un bilan d activité. Le bilan d activité comprendra notamment la mise à jour de l ensemble des éléments contenus dans le questionnaire inclus dans le dossier de candidature et précisera les moyens mis en œuvre et les actions entreprises et/ou réalisées au cours des 12 mois. IV. Sélection des candidatures Un comité de sélection analysera les candidatures sur la base des éléments décrits dans le dossier de candidature. L analyse des dossiers portera sur: La présentation synthétique du centre (équipements, activité, ressources humaines ). La description de la situation actuelle des procédures et des processus relatifs à la qualité et la sécurité des traitements du service de radiothérapie. La description du ou des projets en cours ou à venir du centre. Les motivations du centre à s inscrire dans une démarche d amélioration de la qualité et de la sécurité. Les «lettres de suite d inspection» envoyées par l ASN au centre ainsi que les réponses transmises par le centre à l ASN à l issue des inspections depuis

6 V. Dispositions générales pour le financement L INCa versera au centre sélectionné un montant total de TTC. Ce montant, attribué pour une période de douze mois, sera destiné exclusivement à mettre en œuvre des actions de formation, et/ou financer un accompagnement sur site par un prestataire externe. Aucun équipement ou frais de fonctionnement ne peuvent être financés. L emploi de la subvention fera l objet d un suivi financier au terme des douze mois. VI. Calendrier de l appel à candidatures o Lancement de l appel à candidatures : 2 mars 2010 o Date limite d envoi des dossiers : 9 avril 2010 o Réunion du comité de sélection : fin avril o Notification des décisions attributives effectuée par l INCa à chaque organisme bénéficiaire : mai 2010 VII. Modalités de soumission Le dossier de candidature doit comprendre l ensemble des éléments requis et nécessaires à l évaluation de la candidature (Cf. chapitre III. Modalités de participation, page 4). Le questionnaire à compléter («Questionnaire AQS 2010 INCa») est à télécharger sur le site de l INCa Le dossier doit être soumis sous format électronique et sous format papier Tout dossier incomplet sera considéré comme non recevable. Il devra être transmis : et - par mail au plus tard le 9 avril 2010, à chenry@institutcancer.fr - par voie postale (1 original et 1 copie) au plus tard le 9 avril 2010, le cachet de la poste faisant foi, à l adresse suivante : Cécile Henry Institut National du Cancer 52, Avenue André Morizet Boulogne-Billancourt Cedex 6

7 VIII. Publication des résultats Les résultats seront publiés sur le site Internet de l Institut National du Cancer. Ils seront communiqués par écrit au directeur de l établissement ou au responsable du centre. IX. Contact Pour toute information sur cet appel à candidatures, les personnes intéressées peuvent contacter : Cécile Henry Chargée de mission radiothérapie Direction des soins et de la vie des malades Institut national du cancer Tél : Mail : chenry@institutcancer.fr Ou Evelyne Fournie Responsable de la mission radiothérapie Direction des soins et de la vie des malades Institut national du cancer Tél : Mail : efournie@institutcancer.fr 7