Assurance Flotte automobile

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1 Assurance Flotte automobile REGLEMENT DE CONSULTATION DATE LIMITE DE REMISE DES OFFRES : le 07 décembre 2012 à 12 heures Règlement de consultation 1 /7 Marché Assurance Flotte Auto 2013

2 SOMMAIRE ARTICLE 1 : Objet de la consultation... 3 ARTICLE 2 : Mode et Etendue de la consultation... 3 A - Etendue de la consultation... 3 B - Mode de la consultation... 3 C - Offre de base/ variantes... 3 D - Droit de la personne responsable du marché... 3 E - Délai de validité des offres... 3 ARTICLE 3 : Durée du contrat... 3 ARTICLE 4 : Présentation, conditions d envoi ou remise des offres... 3 A Obtention du DCE... 3 B Remise des offres... 4 C Contenu de l'enveloppe unique... 5 ARTICLE 5 : Négociations... 6 ARTICLE 6 : Jugement des offres... 6 ARTICLE 7 : Obligations de l assureur... 7 ARTICLE 8 : Renseignements complémentaires... 8 O O O Règlement de consultation 2 /7 Marché Assurance Flotte Auto 2013

3 ARTICLE 1 : OBJET La présente consultation a pour objet de conclure un contrat d assurances pour la flotte automobile de la Préfecture de la Martinique. ARTICLE 2 : MODE ET ETENDUE DE LA CONSULTATION. A - Etendue de la consultation : La présente consultation est ouverte à toutes catégories d intermédiaires en assurance : agents généraux, courtiers et autres organismes d assurances. Les intermédiaires devront indiquer par ordre de préférence, le nom des sociétés d assurances qu ils se proposent de consulter (maximum 4) Aucun assureur ou intermédiaire ne peut revendiquer une quelconque exclusivité ou priorité fondée sur le seul principe de l antériorité de la saisine des assureurs qui serait considérée comme contraire à la libre concurrence. B - Mode de la consultation : La présente consultation est engagée selon la procédure adaptée article 28 du code des marchés publics. C - Offre de base / options / réserves / améliorations : Les candidats devront impérativement proposer une offre conforme aux demandes du cahier des charges. Le candidat devra répondre obligatoirement, sous peine de rejet de son offre, à l'option 1 relative aux véhicules de location et l'option 2 relative aux véhicules de 5 ans. Dans ce cas le soumissionnaire pourra proposer des réserves et/ou améliorations qui s'imposent. Le candidat indiquera sur une annexe les réserves et/ou améliorations de garanties qu'il propose, dans un premier temps, pour l'option 1. Dans un second temps, pour tout autres propositions par rapport aux dispositions du cahier des charges. Cette annexe devra, comporter le nombre d'améliorations et/ou réserves, les pages éventuelles numérotées et enfin faire référence aux numéros de pages modifiées. D - Droit du Pouvoir Adjudicateur : Le Préfet de la Martinique, pouvoir adjudicateur, ou son représentant, se réserve le droit de choisir l étendue des garanties. Il se réserve également le droit d imposer un système de co-assurance et éventuellement de ne pas donner suite à la consultation si les propositions étaient jugées inacceptables. E - Délai de validité des offres : Le délai de validité des offres est fixé à 180 jours à compter de la date limite de remise des offres. ARTICLE 3 : DUREE DU MARCHE Le marché prend effet le 01 janvier 2013 à 00 h 00 pour une durée d'un an et peut être reconduit annuellement trois fois maximum. A chaque échéance, le pouvoir Adjudicateur se réserve le droit de reconduire ou non le marché sans que l'attributaire puisse s'y opposer. La décision de reconduction sera notifiée au titulaire dans les deux mois avant la fin du marché. ARTICLE 4 : PRESENTATION, CONDITIONS D ENVOI OU REMISE DES OFFRES A - Obtention du DCE Le soumissionnaire peut : télécharger le DCE sur le site internet de la préfecture : télécharger le DCE sur le portail de la PLACE : Règlement de consultation 3 /7 Marché Assurance Flotte Auto 2013

4 demander le DCE par messagerie électronique à : noelle.catherine@martinique.pref.gouv.fr B - Remise des offres L'offre ou les offres ainsi que tous documents annexes et documentations, devront être rédigés entièrement en langue française, et déposés ou transmis par courrier en LARL à l'adresse indiquée ci-dessous, revêtus de la mention. MARCHE PUBLIC ASSURANCE AUTOMOBILE - NE PAS OUVRIR PREFECTURE DE LA MARTINIQUE Bureau de l'immobilier 82 rue Victor Sévère B.P FORT DE FRANCE Cedex Les soumissionnaires souhaitant répondre sous forme dématérialisée devront se conformer à la législation en vigueur. Présentation des plis Dans le cas d une transmission par voie électronique, le dossier constitué de l ensemble des éléments est substitué par l envoi de fichiers informatisés reprenant les mêmes éléments que ceux énumérés à l'article 4 du présent Règlement de Consultation. Les candidats peuvent remettre candidature et offre de façon dématérialisée exclusivement sur le site avant la date et l heure suivantes : 07 décembre 2012 à 12 heures (heure MARTINIQUE) Tout autre envoi dématérialisé ne sera pas accepté (ex : par ) Afin de prendre en considération les aléas dans la transmission électronique, conformément aux dispositions de l arrêté du 28 août 2006, lorsqu une offre a été transmise par voie électronique, mais n est pas parvenue à la Préfecture Région MARTINIQUE dans le délai imparti, celle-ci procédera à l ouverture de la copie de sauvegarde sous réserve que celle-ci lui soit parvenue dans le délai de remise des offres. C- Contenu de l'enveloppe unique Relatif à l'offre : les documents attendus devront être complétés, datés et signés par le ou les représentants qualifiés. - l acte d'engagement et cahier des charges - annexes à l'acte d'engagement, - les conditions générales d assurance proposées par le candidat ; - le DQE complété. Relatif à la candidature : les formulaires et lettres réclamés devront être datés et signés par le ou les représentants qualifiés. Règlement de consultation 4 /7 Marché Assurance Flotte Auto 2013

5 lettre de candidature (DC1), déclaration du candidat (DC2) ; mandat relatif aux pouvoir de la personne habilitée à engager la société note de présentation de la structure, dotée de moyens humains et techniques suffisants pour une gestion optimale des garanties et des sinistres ; références de prestations analogues (précision de la nature, du montant, de la durée et période d exécution, publiques et/ou privées) déclaration de sous-traitant (DC4 ) ; certificats à joindre : 1. si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés à cet effet, 2. la déclaration que le candidat ne fait pas l objet d une interdiction à concourir ; 3. les documents ou attestations figurant à l article R du Code du travail ; 4. l attestation sur l honneur dûment datée et signée du candidat justifiant qu il n a pas fait l objet au cours des cinq dernières années, d une condamnation inscrite au bulletin n 2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux articles L.324-9, L , L.341-6, L et L du Code du Travail ; 5. la déclaration sur l honneur dûment datée et signée du candidat justifiant qu il satisfait aux obligations fiscales et sociales ; le candidat s engage par la remise de cette déclaration à fournir sur simple demande et dans un délai de 5 jours les certificats délivrés par les administrations et organismes compétents (Administrations fiscales liasse 3666 et URSSAF modèle S2353) ou l état annuel délivré par le Trésorier Payeur Général (DC7). Il est rappelé que le ou les signataires doivent êtres habilités à engager la société. IMPORTANTS : les plis qui parviendraient ou seraient déposés après la date et l'heure limites fixées ci-dessus ne seront pas retenus. les cartes grises sont à votre disposition ; elles vous seront transmises à première demande, sur place à la préfecture, par mail ou fax. ARTICLE 5 : NEGOCIATIONS Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de négocier auprès de chacun des assureurs ayant remis une offre. Toutefois, le soumissionnaire est vivement tenu de présenter sa meilleure offre. ARTICLE 6 : JUGEMENT DES OFFRES. Le jugement des offres sera conforme et effectué selon les critères prévus aux articles 53 et 54 du codes des marchés publics. Critère de sélection des offres : Valeur technique 40 % 1. qualité technique de l'offre 2. qualité des prestations de gestion Prix 60% REMARQUES : il est demandé aux candidats d indiquer ci-dessous les moyens qu ils mettront en œuvre et les services qu ils apporteront, si leur offre est retenue, pour son exécution. Les renseignements indiqués devront correspondre aux nécessités propres du marché concerné. GESTION COURANTE La transmission des pièces courantes entre l assuré et l assureur (inventaires et états, toutes correspondances hors sinistre, appels de cotisation) peut se faire par courriel : Règlement de consultation 5 /7 Marché Assurance Flotte Auto 2013

6 GESTION DES SINISTRES La déclaration des sinistres peut être faite à l assureur par : Site Internet avec espace client Courriel Télécopie Voie postale A sa demande, l assuré disposera d un outil informatique de gestion permettant, après la déclaration, le suivi du dossier en temps réel (notamment et à titre d exemple, mandatement de l expert, rapports d expertise, état comptable du dossier, montant des indemnités, sommes payées à des tiers, recours exercés, cas de barème applicable) : L assureur ou l intermédiaire fournit une copie d écran(s) permettant d illustrer la réponse ci-dessus : Un accusé de réception d une déclaration de sinistre est adressé à l assuré : Indication du délai moyen garanti (exprimé en jours) entre la déclaration de l accident par l assuré et : La mission de l expert Le passage de l expert au garage Jours Jours ETATS DE SINISTRALITE ET/OU STATISTIQUES Indication des services susceptibles d être rendus en la matière en précisant les informations contenues réellement dans les états de sinistralité ou dans les statistiques que vous produisez : Date Circonstances Nom du tiers Montant du dommage Montant de la franchise déduite (sous réserve) Montant réglé par l assureur Taux de responsabilité L assureur ou l intermédiaire fournit une copie d écran(s) permettant d illustrer la réponse ci-dessus : Le délai maximum de fourniture des états de sinistralité par l assureur à l assuré est de : Moins d une semaine Entre une et deux semaines Plus de deux semaines ARTICLE 7 : OBLIGATIONS DU CANDIDAT L assureur retenu devra remettre : - dès que la Préfecture de la Martinique aura accepté l offre, une note de couverture faisant référence aux garanties prévues dans le présent cahier des charges, Règlement de consultation 6 /7 Marché Assurance Flotte Auto 2013

7 - le projet de contrat définitif, en trois exemplaires, au plus tard dans les 10 jours qui suivent la date d effet du contrat, accompagné de la quittance définitive. ATTENTION Il est rappelé que si les candidats n acceptent pas le principe du cahier des charges, leurs offres seront obligatoirement écartées. Les candidats peuvent apporter des améliorations ou des réserves au cahier des charges. Leurs conditions particulières, qui peuvent être jointes au dossier de consultation, ne peuvent en aucun cas remplacer le cahier des charges qu elles peuvent, tout au plus, compléter. Il est rappelé que les dispositions plus favorables du cahier des charges prévalent toujours sur celles du contrat de l assureur, sauf réserves expresses. Par ailleurs, les réserves que les candidats peuvent apporter au Cahier des charges, ne doivent pas, du fait de leur incidence, rendre l offre irrégulière. Dans le cas inverse leurs offres seront éliminées en application de l article 53 du Code des Marchés Publics. ARTICLE 8 : RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Les candidats pourront s'adresser, pour tous renseignements complémentaires : d ordre technique pour le parc automobile : Daniel GRANDOL (Chef de Garage), Bureau du Cabinet ( : ) Alfred ETIENNE (Adjoint au Chef de Garage), Bureau du Cabinet ( : ) d ordre administratif : Noëlle CATHERINE, Bureau de l'immobilier ( : Fax : ) noelle.catherine@martinique.pref.gouv.fr Mis en forme Les renseignements complémentaires sur le cahier des charges seront communiqués 8 jours au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres. REMARQUES : Afin de faciliter l analyse des offres, et pour nous permettre notamment de demander aux candidats de préciser ou de compléter la teneur de leur offre, il est impératif que les candidats complètent les renseignements ci-dessous : Personne chargée du dossier à contacter chez l assureur Personne chargée du dossier à contacter chez le courtier, agent ou autres Nom et prénom Téléphone Télécopie Adresse courriel Règlement de consultation 7 /7 Marché Assurance Flotte Auto 2013