MANUEL D UTILISATION

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1 Préposé cantonal à la protection des données et à la transparence Application CATFICH Manuel d utilisation REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Protection des données et transparence Boulevard Helvétique Genève Application CATFICH Catalogue des fichiers MANUEL D UTILISATION Version n juin 2011

2 Version Libellé Date de révision Objet de la modification 2.0 Version validée 23/05/11 Première diffusion publique Version complétée 20/06/11 Ajout des aides, des impression de listes et amélioration de la recherche des déclarations d'un département TABLE DES MATIÈRES 1. QUESTIONS LES PLUS FRÉQUENTES INTRODUCTION Présentation du document Présentation générale du catalogue : objectifs et limites Objectifs Quelques définitions utiles Fonctionnalités principales Déclarations. Marche à suivre proposée APPLICATION CATFICH GÉNÉRALITÉS Environnement technique Connexion à l application Fenêtre d authentification Erreur de connexion Aide en ligne Fonctionnement général de l application Organisation des écrans Champs de saisie Écran de recherche APPLICATION CATFICH FONCTIONNALITÉS Recherche Recherche de déclarations publiées Recherche d une déclaration en cours de votre service ou UO Déclarations Comment bien déclarer vos fichiers La déclaration d un fichier Cycle de vie d une déclaration Soumission d une déclaration Validation d une déclaration Modification d une déclaration Transfert d une déclaration vers un autre service Mise hors service d une déclaration Détail d une déclaration en mode consultation Services Mise à jour et édition des services Recherche des services Administration Catégories de données et catégories de destinataires Départements Paramètres de l application Rubriques d aide APPLICATION CATFICH CONSEILS PRATIQUES Trucs et astuces Pour créer un (gros) fichier de données Choisir un logo pour son institution Utiliser les cases à cocher de masse ou par niveau Instaurer un contrôle interne avant de publier une déclaration GESTION DES AUTORISATIONS

3 6.1 Sécurité de l application Identification du gestionnaire des droits Rôles définis dans GINA Rôles par défaut Rôles créés Groupes GINA Enrôlement des UO externes dans GINA ANNEXES Export Excel Impression des listes de déclaration Impressions des déclarations Listes des fichiers de données reprises (consultation de fichiers) Listes des fichiers de données reprises (transmission de fichiers) GLOSSAIRE Glossaire des champs de saisie Identifiant métier Service Détenteur Types de service Entité Département Date de la publication Fichier Type de fichier Numéro de référence Description Catégories et sous-catégories (de données) Catégories et sous-catégories (de destinataires) Nom du fichier Bases légales Restrictions Type de déclaration Objet Statut Date de prise du dernier statut (depuis le ) Sensible Commentaires Type de lien Remarques Frais Type d événements Date événement Login Date d échéance Description Statut du service Date de début d activité Date de fin d activité Commentaire Sigle Glossaire des abréviations et synonymes AMÉLIORATION DU MANUEL ET DE L APPLICATION DIAGNOSTIC PERSONNALISÉ Diagnostic de l état des déclarations de consultation et de transmission reprises Diagnostic des déclarations de création INSCRIPTION AEL : ÉLÉMENTS D UN MODE D EMPLOI

4 1. QUESTIONS LES PLUS FRÉQUENTES Pourquoi? Gérer un catalogue et déclarer des fichiers L UO de mon service ou de mon institution n est-elle pas listée lorsque je veux choisir mon contexte de gestion? Choisir un contexte de gestion particulier dès la connexion? Pour être en conformité avec la loi sur l information du public, l accès aux documents et la protection des données personnelles (LIPAD), dont la mise en œuvre est de la responsabilité de toutes les entités qui lui sont soumises. Votre propre UO devrait apparaitre. Sinon, c est que le numéro SIRH défini dans GINA pour mon compte est erroné ou non renseigné. CatFich vous permet de choisir le service pour lequel vous allez travailler lors de votre session. Vous pouvez avoir des droits sur plusieurs services. La déclaration, la détention des fichiers sera attribuée au service correspondant au contexte choisi. Ce système vous permet également d accéder aux informations de votre service pour les mettre à jour au besoin. Voir Présentation générale du catalogue : objectifs et limites et Objectifs Adressez-vous directement au préposé cantonal (PPDT), au , ou par courriel à l adresse ppdt@etat.ge.ch Le site internet est également à votre disposition. Adressez-vous directement au PPDT au ou par courriel : ppdt@etat.ge.ch Voir «Choix du contexte de gestion» dans Connexion à l application 4

5 Pourquoi les données 1 de certaines de mes déclarations ont-elles disparu? Pourquoi certaines déclarations actuellement dans la base CatFich ne respectentelles pas les nouvelles règles valables pour les nouvelles déclarations? Toutes les données des déclarations de consultation ou de transmission n ont pas pu être récupérées. Il a toutefois été possible, avant la reprise, de sauvegarder la liste des données de ces déclarations. Le PPDT est donc en mesure de vous communiquer, sur demande et pour chacune de ces déclarations, en fournissant le numéro de référence : un fichier.csv contenant les lignes qui n apparaissent plus dans la déclaration actuelle ; un fichier en.pdf imprimant la déclaration avant la reprise, avec toutes ses données. Chaque déclaration de consultation ou de transmission pourra, selon votre désir : être annulée (périmée) et remplacée par une autre, que vous ferez, cette fois-ci, en tirant des liens des données de la déclaration de création mère vers votre déclaration, pour peu que vous la connaissiez ; être laissée telle quelle. Il est possible que certaines des déclarations de consultation ou de transmission sans données et actuellement dans la base CatFich fassent appel à plusieurs déclarations de création mères. En effet ces déclarations ont été créées par un automate qui travaillait à partir des ACE et de règles qui n ont plus cours dans CatFich. Il arrive aussi que des déclarations aient été complétées par d autres, ce qui n est plus possible maintenant. Pour les anciennes déclarations-là, dites «bancales», nous vous conseillons de repartir de zéro : identifier les fichiers externes auxquels vous voulez accéder et faites pour chacun d eux une nouvelle demande de consultation ou de transmission ; faites périmer les déclarations actuellement bancales dans la base CatFich par le PPDT. Vous pouvez naturellement les laisser telles quelles, selon votre jugement. 1 Le terme «donnée» a deux sens : un sens technique (ici) et un sens juridique (pour plus de précisions, voir p. 32 ci-dessous, ainsi que le glossaire à la fin du manuel). 5

6 Quoi? Corriger, reprendre, valider Déclarer Qui ou À qui? La base de données actuelle issue de la reprise n est pas totalement respectueuse des règles qui seront valables pour les nouvelles déclarations. Il est nécessaire de corriger vos déclarations. Une marche à suivre est disponible en fin de document sous la forme d un diagnostic personnalisé. Les nouveaux fichiers de votre service : déclarations de création. Les accès en consultation de fichiers dont vous n êtes pas détenteur : demande de consultation. La transmission de données détenues par un autre service : demande de transmission. Voir 4.2 Déclarations Déclare un fichier Contrôle les fichiers déclarés Je n arrive pas à me connecter à CatFich, à qui dois-je m adresser? Je n ai pas trouvé de réponse à ma question dans l aide en ligne, à qui dois-je m adresser? La déclaration doit se faire sous la responsabilité d un responsable LIPAD, toute personne autorisée par ce responsable est susceptible de déclarer un fichier. La déclaration est contrôlée par PPDT avant d être publiée. Il est possible de mettre en place chez vous un contrôle interne avant la soumission de la déclaration pour assurer un contrôle qualité. Pour un problème technique, adressez-vous au service informatique ou technique compétent. Pour le reste, adressez-vous directement au PPDT au ou par courriel : ppdt@etat.ge.ch Adressez-vous directement au PPDT au ou par courriel : ppdt@etat.ge.ch Voir : Cycle de vie d une déclaration 6

7 Qui reçoit les messages relatifs au traitement des déclarations? Suis-je averti de l évolution de mes déclarations en tant que déclarant? Les responsables LIPAD et les superviseurs saisis dans les onglets adéquats des services reçoivent des courriels dès lors qu une action est effectuée sur une déclaration et change son statut. En tant que déclarant, vous verrez apparaitre, au fur et à mesure de vos enregistrements, des messages venant confirmer vos actions, dans la partie supérieure de vos écrans de déclaration. Par ailleurs, le menu «Mes déclarations» vous permet de retrouver rapidement les déclarations qui vous concernent et notamment celles en cours ou à modifier. Comment? Accéder à l application Cat- Fich Mettre à jour la base de données actuelle des mes déclarations dans CatFich Déclarer un fichier Faire une déclaration de consultation d un fichier externe si ce fichier mère n apparait pas dans la liste des fichiers qui me sont proposés Par un navigateur web, de préférence Mozilla Firefox 3.6 ou ultérieur, Google Chrome ou Internet Explorer à défaut. Une marche à suivre est disponible en fin de document sous la forme d'un bilan personnalisé. En émettant une déclaration de création de fichier ou une demande de consultation ou de transmission de fichier, en vertu des règles précisées dans ce manuel. Assurez-vous de bien posséder les bonnes informations pour rechercher la déclaration de création du fichier mère. Si vous le possédez, faites une recherche avec le numéro de référence de la déclaration mère. Il est aussi possible que ce fichier mère n ait pas encore été publié par le PPDT ou que le service externe concerné n ait pas encore déclaré le fichier. Dans ce cas contactez directement l institution détentrice du fichier mère pour lui demander des informations. Voir 3.2 Connexion à l application Voir 4.2 Déclarations Voir recherches 7

8 Modifier une déclaration Modifier une déclaration publiée Comment faire si, dans une déclaration, je tente de saisir une date d échéance qui s efface après saisie? Imprimer une déclaration Transférer une déclaration à un autre service sans perdre de vue ma déclaration Supprimer physiquement une déclaration parce qu elle occasionne un trouble dans le service Changer de contexte? je me suis trompé. Une déclaration au statut «Publiée», «Refusée», «Périmée» ou «Échue» ne peut plus être modifiée. Il faut créer une nouvelle déclaration, éventuellement annuler la déclaration publiée et la remplacer par une autre. Les données de la déclaration initiale seront reprises et modifiables à votre convenance. La nouvelle déclaration devra suivre le cycle de vie habituel et l ancienne devra être périmée. Une déclaration «En Cours» est toujours modifiable chez le déclarant. Une déclaration «Soumise» n est plus accessible au déclarant, pour la modifier ce dernier devra contacter PPDT pour lui demander de mettre le statut de la déclaration à «À modifier», cette déclaration sera alors de nouveau accessible chez le déclarant pour mise à jour. Voir ci-dessus Assurez-vous que la date est bien saisie au format jj/mm/aaaa, avec des barres obliques et non d autres types de séparateurs. C est possible à tout moment dès lors que vous êtes en train d éditer ou de consulter le détail d une déclaration. La déclaration publiée étant publique, elle vous restera accessible en consultation. Bien entendu, physiquement vous perdez le contact avec les données du fichier qui appartient désormais au service vers lequel vous avez fait le transfert. La suppression physique d une déclaration n est actuellement pas gérée dans CatFich. Une déclaration pourra être échue ou périmée ou refusée ou abandonnée, mais jamais physiquement supprimée. Pour changer de contexte, il suffit de cliquer sur le menu «Contexte» en haut de l écran à gauche, la liste des contextes qui vous sont autorisés vous sera reproposée. Voir 4.2 Déclarations Plus particulièrement Modification d une déclaration Voir : Annule et Remplace d'une déclaration Voir 7.2 annexe Impressions Voir la fonction de transfert Attention si vous avez créé des déclarations sous un mauvais contexte, vous devrez effectuer un transfert de service à service, Voir la fonction de transfert 8

9 Quand ou Si. Quand déclarer un fichier? Si je perds ma connexion internet alors que j étais en train de travailler dans CatFich, puis-je reprendre mon travail où j en étais? Si je me trompe dans quelques rubriques de ma déclaration, puis-je revenir en arrière? Où? Dès lors qu un nouveau fichier est créé ou que vous avez besoin d accéder à un fichier existant ailleurs que dans votre propre service. Oui mais toutes les données non enregistrées avant la coupure sont perdues. Tant que vous n avez pas soumis la déclaration, vous pouvez changer ce que vous voulez. Ensuite, ce n est plus possible. Contactez alors rapidement le PPDT pour qu il vous retourne la déclaration avec le statut «À modifier». Voir : comment bien déclarer vos fichiers Il est impératif d utiliser le bouton Enregistrer à bon escient pour enregistrer régulièrement son travail. Adressez-vous directement au PPDT au ou par courriel : ppdt@etat.ge.ch M adresser pour m inscrire à l AeL? Trouver une marche à suivre pour déclarer mes fichiers? je ne sais pas par où commencer Trouver une marche à suivre pour mettre à jour la base des déclarations reprises dans CatFich? Vous trouverez toutes les instructions nécessaires sur le site : Préparez votre travail en amont : Commencez par examiner les objectifs de CatFich avant d identifier les fichiers que vous allez déclarer et comment vous allez le faire. Distinguez bien votre travail en déclarations de création de nouveaux fichiers dans votre service, et en déclarations d accès à des fichiers externes (en consultation ou en transmission de données). Une marche à suivre est disponible en fin de document sous la forme d un bilan personnalisé. Voir 2.7 : Marche à suivre proposée Voir 4.2 Déclarations 9

10 2. INTRODUCTION 2.1 PRÉSENTATION DU DOCUMENT Ce document est destiné au préposé cantonal à la protection des données et à la transparence (PPDT) et aux utilisateurs de l application CatFich. Il détaille toutes les fonctionnalités disponibles dans cette application. 2.2 PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU CATALOGUE : OBJECTIFS ET LIMITES BON A SAVOIR 1. Le catalogue n'est pas "Big Brother". 2. Le catalogue recense les structures et pas le contenu des fichiers. 3. Comment se fait alors l'accès au contenu des fichiers? 4. Les déclarations. 5. En résumé. PPDT et JMH - avril 2011 Le catalogue n'est pas Big Brother Le catalogue ne recense pas le contenu des fichiers. Interroger le catalogue ne permettra pas de connaitre le montant de la retraite de M. Guillaume Tell, rue des arbalètes 12, Genève. PPDT et JMH - avril

11 Le catalogue recense les structures et pas le contenu des fichiers C'est-à-dire le contenant, l'enveloppe des fichiers, la liste des champs de données contenus dans le fichier. Il permet de connaitre la nature des informations du fichier, mais pas les informations elles-mêmes. Montant retraite mais pas 2000 CHF Sexe mais pas masculin Nom mais pas Schmidt PPDT et JMH - avril 2011 Comment se fait alors l'accès au contenu des fichiers? Le citoyen trouvera sur le web la liste des fichiers susceptibles de contenir des informations personnelles le concernant, grâce à des outils de recherche adaptés. Il ne trouvera pas directement ces informations ( diagnostic, montant retraite, courriel par exemple ) sur le web. Pour connaitre le détail des informations le concernant (le contenu des fichiers) il devra ECRIRE à l'institution qui lui répondra. PPDT et JMH - avril 2011 Les déclarations Se font quant vous créez un fichier ou demander l'accès à un fichier existant ailleurs. De gros changements de structure de fichier imposeront une nouvelle déclaration. Mais le fait qu'une nouvelle personne intègre le fichier des Sapeurs-Pompiers de Meyrin, par exemple, ne constitue pas un motif de nouvelle déclaration : car il s'agit là du contenu du fichier qui n'est pas du ressort du catalogue. PPDT et JMH - avril

12 En résumé du préambule : Le catalogue informe du contenu des fichiers et de l'adresse des propriétaires détenteurs de ces fichiers. Il ne contient pas les informations réellement contenues dans les fichiers. Il permet aux institutions de dialoguer et de collaborer. Il permet au citoyen de savoir où s'adresser pour connaitre et vérifier les informations personnelles susceptibles de le concerner dans les institutions soumises à la loi genevoise. Le catalogue est insensible à l'entrée de nouvelles personnes dans un fichier. Il ne bouge que si de nouvelles informations sont susceptibles d'être enregistrées dans un fichier ( ex : nouveau numéro AVS 13 doit être légalement référencé ). PPDT et JMH - avril OBJECTIFS Le catalogue informatisé des fichiers doit permettre un accès simple et rapide aux descriptifs des fichiers exploités par les institutions publiques et parapubliques du canton de Genève, qui comportent des données personnelles. Il ne s agit pas par là d accéder directement aux fichiers eux-mêmes. Le catalogue est accessible aux services de l administration cantonale, aux communes et aux autres institutions publiques et parapubliques via l application CatFich, ainsi qu aux citoyens via une interface web dédiée, dite citoyenne. Le préposé cantonal dresse et tient à jour un catalogue des fichiers des institutions publiques, comportant les précisions utiles sur les informations traitées, la base légale de leur traitement, leur état de validité ou la fréquence de leur mise à jour et de leur épuration, et leur accessibilité. Les fichiers éphémères qui ne recensent ni données personnelles sensibles ni profils de la personnalité sont exemptés de l enregistrement au catalogue des fichiers. Le catalogue des fichiers est public et rendu facilement accessible. 2.4 QUELQUES DÉFINITIONS UTILES Fichier : tout système destiné à réunir, sur quelque support que ce soit, des données personnelles d un segment de population déterminé, et structuré de manière à permettre de relier les informations recensées aux personnes qu elles concernent. Donnée personnelles : toutes les informations se rapportant à une personne physique ou morale de droit privé, identifiée ou identifiable. Données personnelles sensibles : les données personnelles sur : 1. les opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques, syndicales ou culturelles, 2. la santé, la sphère intime ou l appartenance ethnique, 3. des mesures d aide sociale, 4. des poursuites ou sanctions pénales ou administratives. 12

13 Profil de personnalité : assemblage de données qui permet d apprécier les caractéristiques essentielles de la personnalité d une personne physique. Attention : dans le présent manuel (et dans l application), le terme «donnée», sans plus de précision, recouvre généralement la désignation d un champ, d un ensemble d informations. Dans ce sens (le sens technique), le «code postal» d un segment de la population, par exemple, est la «donnée» qu il convient de déclarer ; l information elle-même (soit la «valeur» que peut prendre la donnée, p. ex. «1201» ou «1211 Genève 3») n a pas vocation à figurer dans le catalogue des fichiers. Voir également les définitions en p. 32 ci-dessous. 2.5 FONCTIONNALITÉS PRINCIPALES Les principales fonctionnalités de l application CatFich gérant le catalogue sont les suivantes : 1. Recherche des déclarations de fichiers ; 2. Gestion des déclarations ; 3. Gestion des catégories et des autres paramètres. 2.6 DÉCLARATIONS. MARCHE À SUIVRE PROPOSÉE Les étapes préliminaires sont les suivantes : 1. Identifier vos besoins en termes de données et de fichiers pour les recueillir ; 2. Distinguer les données disponibles par un accès à l extérieur du service (les fichiers externes) des données détenues à l interne (les fichiers internes) ; 3. Pour chaque accès à un fichier externe, préparer une déclaration de consultation et bien identifier la déclaration-mère, de type «Création de fichier» ; 4. Pour un fichier interne à déclarer, préparer une déclaration de création de fichier ; 5. Pour chaque déclaration, quelque soit son type, identifier les données à saisir sur l entête et dans les différentes fiches à onglets : catégories, description, bases légales, remarques. 6. Pour chaque déclaration, identifier les données nécessaires à l exécution des tâches du service : a. Au besoin, préparer les données dans un fichier Excel multi-colonnes et exporter ce fichier en format.csv pour pouvoir l importer ensuite lors de la saisie de la déclaration de création ; b. En cas de déclaration de consultation ou de transmission, bien identifier les données de la déclaration-mère auxquelles vous souhaitez accéder. Ensuite : 1. Saisir les déclarations (demandes) de consultation ou de transmission ; 2. Saisir les déclarations de création ; 3. Faire éventuellement contrôler son travail en interne avant de soumettre les déclarations (contentez-vous d enregistrer, des courriels avertiront les responsables LIPAD et les superviseurs) : 13

14 Ces courriels contiennent diverses informations, selon l événement du «cycle de vie» auquel vous avez procédé. On y trouve notamment les «Remarques» qui vous ont par exemple permis de dire à votre responsable que la déclaration est terminée et bonne à soumettre après vérification. 4. Soumettre ou faire soumettre par le responsable les déclarations enregistrées ; 5. Une fois soumises, le PPDT procédera à la publication ou demandera d apporter des modifications. 14

15 3. APPLICATION CATFICH GÉNÉRALITÉS 3.1 ENVIRONNEMENT TECHNIQUE L application de gestion est une application web, développée par le CTI dans une technologie java server page. Elle est accessible depuis n importe quel navigateur internet. 3.2 CONNEXION À L APPLICATION L application peut être lancée à l adresse : pour les services internes de l État de Genève. Pour les services externes, l adresse est : Elle passe par une inscription préalable à l AeL, soit l administration en ligne de l État de Genève. Pour plus d informations : Voir aussi quelques informations à ce sujet au chapitre 11 de ce manuel Fenêtre d authentification Saisissez votre nom d utilisateur et votre mot de passe Novell (services internes) ou votre identifiant AeL et le mot de passer qui vous sera transmis après validation sur votre téléphone mobile pour les institutions publiques et parapubliques inscrites à l'ael : 15

16 Puis : Cette fenêtre invite à choisir le service (Unité organisationnelle ; UO) qui sera votre contexte de gestion, c est-à-dire le service pour lequel vous allez travailler au cours de la session. Les déclarations que vous ferez en étant connecté sous ce contexte de gestion apparaîtront donc comme effectuées par le service correspondant. Vous choisissez le contexte de gestion dans la liste déroulante qui liste tous les services pour lesquels vous sont attribués des droits. 16

17 Dans la liste affichée vous trouverez par ordre de priorité : Vos services propres ; Les éventuelles UO externes pour lesquelles vous pouvez travailler ; Les autre UO internes de l État pour lesquelles vous pouvez travailler. Vous en choisissez un, qui sera votre service courant dans le reste de l application CatFich pour cette session, et vous cliquez sur le bouton Valider le contexte. Le système peut vous demander de mettre à jour les données de votre service. Dans ce cas, vous pouvez mettre à jour les données de votre service en revenant sur le contexte et en cliquant sur le bouton adéquat. 17

18 Une fois le contexte validé (par exemple «Secrétariat général de la chancellerie»), l écran suivant s affiche : Vous retrouvez en haut de l écran le nom du service correspondant au contexte de gestion validé. Important : changement de contexte de gestion Vous pouvez à tout moment changer de contexte de gestion en cliquant sur Contexte dans le menu horizontal en haut de ce même écran de CatFich Erreur de connexion La connexion a échoué : saisissez à nouveau vos données d authentification. 18

19 3.3 AIDE EN LIGNE Il y a un manuel d utilisation en format PDF et trois niveaux d aide en ligne. Aide générale : vous accéderez au manuel d utilisation complet de CatFich. Aide sur la fonctionnalité : en cliquant sur «ici» en haut de page, on accède au descriptif de la fonctionnalité. Aide sur les champs : en cliquant sur le point d interrogation jaune à droite de certains champs, on accède à la fenêtre de définition du champ. 19

20 3.4 FONCTIONNEMENT GÉNÉRAL DE L APPLICATION Organisation des écrans Un écran se compose de : Un menu général : 20

21 Un menu contextuel : Le menu contextuel peut varier selon l option choisie dans le menu général Champs de saisie Les champs texte modifiables Le texte peut être saisi librement avec des caractères alphanumériques Les champs texte non modifiables Les champs texte descriptifs Ils peuvent être saisis librement avec des caractères alphanumériques. Une indication permettant de gérer le nombre de caractères qu il est possible de saisir est affichée Les listes de valeurs 21

22 La liste de valeur permet de rechercher une information existant déjà dans la base de données et de l associer à la saisie en cours Les champs «Date» La date peut soit être saisie manuellement au format «jj/mm/aaaa», soit être choisie dans le calendrier Elle peut également être saisie par l intermédiaire d un «copier-coller» à condition de respecter le bon format de saisie «jj/mm/aaaa» Les champs obligatoires Un astérisque signale un champ qui doit être obligatoirement rempli Écran de recherche Les critères de recherche 22

23 Les critères de recherche sont des champs de saisie (cf. chapitre Champs de saisie). Afin de limiter le résultat de la recherche, il est conseillé de préciser autant que possible les critères de sélection. : Avant toute recherche, il est préférable de réinitialiser les champs de recherche, notamment ceux cachés sur d autres onglets que celui apparent, en cliquant sur le bouton à cet effet. : Exécution de la recherche après saisie des critères. : Ce bouton, en haut et à droite de l écran, permet de réinitialiser si besoin les paramètres de l application que PPDT aurait pu modifiés (exemple : activation ou non des envois de courriels à chaque action du cycle de vie) Le résultat de la recherche Affichage Il est affiché sous forme de liste : 23

24 La ligne affichée en bleu (entourée ici) est la ligne courante (celle sur laquelle le pointeur de la souris est positionné). Le tableau ne permet d afficher que 50 éléments simultanément. Le nombre d éléments total correspondant aux critères de recherche est affiché dans l entête du tableau Tri de la liste Il est possible de trier la liste en fonction de chacune des entêtes de colonne. Pour cela, il suffit de cliquer sur : une fois, ordre ascendant, deux fois, ordre descendant. Attention : le tri n est pertinent que si le nombre de résultats affichés ne dépasse pas la capacité de la liste. En effet, le tri n est effectué qu au sein de la page affichée Navigation Aller à la première page Aller à la page précédente Aller à la page suivante Aller à la dernière page Exporter la liste dans Excel. Voir annexe Export Excel Afficher le détail de l enregistrement sélectionné Transfert de la gestion d'une déclaration de fichier à un autre service Pour annuler et remplacer une déclaration Recherche sur les catégories de données ou de destinataires Ce type de recherche fait appel à cet écran dédié. Les recherches se font en prenant en compte les critères choisis ou saisis sur les deux onglets «Généralités» et «Catégories». Attention donc, et au besoin, réinitialisez la recherche avant de saisir vos critères et de cliquer sur «Rechercher». 24

25 Les case + permettent d accéder aux sous-catégories Recherche étendue En ce qui concerne les critères de recherche saisis dans des champs texte, la recherche est automatiquement étendue. Exemple : la saisie dans «Nom du fichier» de la valeur «bateaux» va correspondre à une recherche portant sur tous les services détenant des données et dont le nom contient l expression «bateaux» Affichage du détail Une fois l enregistrement sélectionné, la fonctionnalité «Visualiser» va permettre d en afficher le détail. Le détail se décompose en : La partie «Entête» : elle reprend les informations générales de l enregistrement. Ces informations ne peuvent jamais être modifiées. 25

26 La partie «Détail» se décompose en plusieurs onglets : Par exemple, l onglet «Bases légales» : Bas de page : Le bouton Retour permet de revenir sur la liste correspondant à la recherche, dans l état où elle était avant l affichage du détail. Le bouton Imprimer permet d imprimer la déclaration. 26

27 4. APPLICATION CATFICH FONCTIONNALITÉS 4.1 RECHERCHE Recherche de déclarations publiées La recherche de déclarations publiées permet de retrouver toutes les déclarations en cours de validité et consultables par le public. 27

28 Elle se fait en réinitialisant l écran et en choisissant «Publiée» dans la liste des valeurs du statut. Voir Fonctionnement d un écran de recherche Critères de recherche Type (de déclaration) : liste de valeurs Statut Numéro de référence Objet Description Nom du fichier Service Détenteur Sigle Contenu de la liste Numéro de référence Type (de déclaration) : liste de valeurs Service Description Statut Date de dernier statut (depuis le..) Exporter la liste dans Excel. Voir annexe Export Excel Sélectionner la déclaration et afficher son détail 28

29 Pour annuler et remplacer une déclaration Affichage du détail Voir chapitre Détail d une déclaration en consultation Recherche d une déclaration en cours de votre service ou UO Pour un déclarant ne disposant que des droits de base de déclarant, les déclarations en cours se retrouvent parmi celles listées dans «Mes déclarations». Vous devrez trier les déclarations sur la colonne «Statut» pour les voir. Voir également le chapitre Gestion des autorisations Critères de recherche Le critère concernant le statut de déclaration «En cours» est choisi après avoir cliqué sur le bouton de réinitialisation. La recherche peut être précisée grâce aux critères suivants : Type (de déclaration) : liste de valeurs Statut Numéro de référence Objet Description Nom du fichier Service Détenteur Sigle Contenu de la liste Numéro de référence Type (de déclaration) Service Description Statut Depuis la (date de prise du dernier statut) 29

30 Afficher le détail de l enregistrement sélectionné. Transfert de la gestion d'une déclaration de fichier à un autre service. Exporter la liste dans Excel. Voir annexe Export Excel. 4.2 DÉCLARATIONS Comment bien déclarer vos fichiers Il existe trois types de déclarations : PRINCIPES 1) Typologie de déclaration Consultation : pour visualiser les données d'un fichier externe, Transmission : pour utiliser des données externes et de les reprendre dans vos propres fichiers, Création : pour créer un nouveau fichier. Attention à bien choisir PPDT et JMH - avril 2011 Les différences entre les trois types sont les suivantes : PRINCIPES Les différences entre les 3 typologies Données disponibles Chez les autres Données disponibles Données du service CONSULTATION Lien formel TRANSMISSION Lien formel CREATION DE FICHIER Données visibles Chez vous Données utilisables Lien informel ou.csv Les noms des données sont libres, modifiables et conformes à votre métier Les données accédées ne changent pas de noms PPDT et JMH - avril

31 Il est donc nécessaire de se poser la bonne question avant de procéder à toute déclaration : «Certaines données du fichier que je veux constituer chez moi sont elles disponibles ailleurs, c està-dire est-ce que je peux les trouver, me les faire communiquer, en lecture ou pour traitement, par un organisme extérieur au mien?» Si OUI, vous aurez à faire une ou plusieurs déclarations de type consultation ou transmission, puis une déclaration de création pour assembler les données externes à celles de votre propre service. Si NON, vous aurez à déclarer directement votre nouveau fichier par une déclaration de création, puisque aucune donnée ne provient de l extérieur. Quand vous déclarerez une demande de consultation/transmission, par exemple, celle du fichier «Calvin» de l OCP, vous récupérez des données dont les libellés correspondront au métier de votre «fournisseur», par exemple ici : nom prénom etc. La déclaration de consultation/transmission que vous établirez fera référence à ces données avec les mêmes libellés inchangés. Si vous êtes par exemple l Université, vous ne pourrez pas, lors de cette première déclaration, changer les libellés en : nom de l étudiant prénom de l étudiant etc. Par contre, lorsque vous créerez votre propre fichier et que vous le déclarerez via une déclaration de création de fichier, vous aurez dans la liste des données de votre fichier les éléments suivants : nom de l étudiant prénom de l étudiant etc. données internes de l université autres données externes si besoin, aux libellés modifiables À noter : Il n y aura pas de lien formel géré entre le nom de l étudiant et le nom de l habitant dans cet exemple. CatFich ne gère pas les liens entre les données auxquelles on a accès dans un fichier externe et les données créées sur une nouvelle déclaration de création. Vous ne pourrez pas, via une seule déclaration de type consultation ou transmission, accéder à plusieurs services externes, vous devrez faire autant de déclarations qu il y a de sources externes d informations à contacter. Exemple : si votre fichier à créer doit se construire en partie sur la base de demandes d accès à l OCP et à l OCAN, vous devrez déclarer : 1. une demande d accès (consultation ou transmission) pour l OCP ; 2. une autre pour l OCAN ; 3. et enfin le nouveau fichier créé La déclaration d un fichier La déclaration d un fichier de données personnelles peut être faite soit par un service de l État, soit par un service externe à l État, soit par le PPDT. Une demande préalable doit être faite aux fins d octroyer les droits de mise à jour dans l application à la personne chargée de la saisie. Voir le chapitre Gestion des autorisations. 31

32 La structure d une déclaration est la suivante, quelque soit son type : PRINCIPES 2) Structure d'une déclaration Une entête et des onglets : Description du fichier, catégories de données (mots-clefs) : champs obligatoires Bases légales, type et nom de fichier, objet Remarques Des lignes de données : (1 ligne au minimum) Simples lignes de texte avec indentation(s) possibles Facilités de saisie et de récupération pour un usage ultérieur PPDT et JMH - avril 2011 Par exemple, pour la déclaration de transmission A-00 qui se réfère à la déclaration de création A-00 de l OCP, l entête est : Et les onglets seront les suivants : Nous verrons le détail des informations dans les pages qui vont suivre Nouvelle déclaration Définition des «données» à déclarer et procédures Définition : Au sens technique (dans le langage des technologies de l information), une donnée est une description élémentaire, souvent codée, d une réalité (chose, transaction, événement, etc.). Lorsque nous parlons de «données», sans plus de précision, il s agit de noms de champs ou de groupes de champs, qui identifient les informations contenues dans un fichier, ou les décrivent. Il ne s agit pas du contenu de ces champs ou groupes de champs. En ce sens, une donnée est porteuse d information ; une même donnée peut, à des moments différents et dans des contextes différents, porter des informations (des «valeurs») différentes. 32

33 Au sens juridique (et notamment dans la LIPAD), une donnée (personnelle, sensible, traitée etc.) est l information elle-même (soit la «valeur» d une «donnée» au sens technique). La loi vise à protéger les données au sens juridique, et non au sens technique. Par exemple, la déclaration d un fichiers peut comprendre les «données» (au sens technique) suivantes : Noms Prénoms Adresse du domicile N AVS Mais jamais les «données» (au sens juridique) suivantes : Poitevin Lucien 1207 Genève Trois façons de déclarer les données : 1) à grands traits Vous cochez telle ou telle catégorie de données (au moins une) dans l onglet «Généralités» : Vous saisissez au moins une ligne de donnée dans l onglet «Données», avec un nom générique, comme «Autorisations» par exemple : 33

34 2) en détails Vous cochez toujours telle ou telle catégorie de données (au moins une) dans l onglet «Généralités». Vous saisissez une par une plusieurs lignes de données dans l onglet «Données», avec leurs noms exact : Nom Prénom Adresse Rue Code postal Ville Pays Nationalité Dans l onglet «Données», la saisie est opérée directement dans l application par le bouton Nouveau, autant de fois qu il y a de lignes à saisir dans la déclaration. 3) en masse : Vous cochez toujours telle ou telle catégorie de données (au moins une) dans l onglet «Généralités». Quand vous entendez déclarer tous les champs d un gros fichier, vous êtes invité à utiliser Excel pour définir votre liste de données, indenter les données (créer des niveaux de regroupement), et pour la formater avant de la sauvegarder en format.csv Dans l onglet «Données», vous ferez une importation du fichier.csv désiré et validerez cette importation. Les données apparaitront alors dans la déclaration, sur plusieurs pages si nécessaire. Avantages et inconvénients des trois procédures : Avantages Convient bien aux petites structures relativement autonomes et qui collaborent peu avec les autres institu- «À grands traits» tions. Convient aux institutions moyennes qui traitent des fichiers contenant peu de données (sens technique). «En détails» CatFich permet de saisir directement et sans difficultés une page de données avec la précision souhaitée par l institution déclarante. Inconvénients Cette solution n offre qu une visibilité partielle des types de données traitées aux institutions éventuellement intéressées par une collaboration. Dés lors qu il y a plus de 100 lignes de données (sens technique) à déclarer, il est préférable d utiliser Excel pour préparer et structurer la liste des données à déclarer avant de faire un import. 34

35 «En masse» Convient bien aux grandes structures désireuses de déclarer chacun des champs de leurs fichiers. Ceci permet une visibilité maximale aux institutions qui sont intéressées par le détail des types de données traitées par l institution déclarante. Peut-être surdimensionné pour les petites institutions. En résumé : Les recherches de déclarations s opèrent à partir des catégories, et jamais à partir des données sai- la solution sies. C est vrai pour la solution de gestion CatFich comme pour citoyenne. C est pour cette raiso n qu il est obligatoire de saisir au moins une catégorie de donnée. La saisie d une ligne de donnée (au sens technique) est obligatoire également, ne serait-ce que pour éviter d oublier d en saisir. Les déclarations modestes pourront donc se traduire concrètement par le choix de plusieurs catégo- ries et sous-catégories de données et par une seule ligne de données. Les besoins habituels se traduiront toujours par le choix d une ou plusieurs catégories ou souscatégories de données, et la saisie des lignes de données sera élargie, au choix du déclarant, en fonction de ses besoins et en tenant compte des besoins de ses interlocuteurs futurs. Les besoins les plus importants, relatifs à des dizaines voire des centaines de données (au sens technique), se traduiront aussi par le choix de catégories et sous-catégories, et par l usage préconisé d un fichier Excel plus apte à la saisie et au formatage des données avec leurs différents niveaux de regroupement. Dans ce dernier cas, vous choisissez un fichier au format.csv, que vous avez préparé sous Excel et sauvegardé à ce format, et vous l importez (Bouton Valider importation) : Attention : lors de l import, ne confondez pas le fichier que vous exploitez, qui comprend toutes les informations traitées (toutes les données au sens juridique), et qui pourrait aussi exister au format Excel, avec le fichier de déclaration des catégories et sous-catégories de données (au sens technique). CatFich ne s intéresse pas au contenu des fichiers que vous déclarez! 35

36 Principes et accès Cette façon de procéder ne concerne que les déclarations de nouveaux fichiers qui n ont jamais fait l objet d une première déclaration dans votre service. Comme nous venons de le voir, les données peuvent être saisies une par une ou importées d un fichier.csv. Elles peuvent donc être reprises d une déclaration existante (grâce à un export de ses données vers un fichier.csv) Voir aussi Trucs et Astuces. Si la déclaration doit venir remplacer une déclaration existante, merci de vous référer au chapitre «Nouvelle déclaration : création de fichier avec remplacement d une déclaration existante». Accès : Menu «Déclarations», sous-menu «Nouvelle demande de création» Entête Numéro de référence : calculé automatiquement lors de l enregistrement de la déclaration, en consultation uniquement (non modifiable). Type : «Création de fichier», par le choix «Nouvelle demande de création» qui a été effectué. Type de fichier : choix parmi une liste de valeurs Objet : Statut : «En cours», non modifiable Depuis le : date du jour, non modifiable Durée d éterminée : si le fichier doit avoir une durée de vie limitée, une date d échéance doit être saisie Date d échéance : date à laquelle la déclaration de création prendra automatiquement le statut «Échue» Nom du fichier : Retour à la liste précédente sans enregistrer la déclaration ou les modifications Enregistrement de la déclaration ; au premier enregistrement un message est envoyé aux superviseurs définis pour votre service et un message de bonne fin de l enregistrement apparait à l écran. 36

37 Onglet «Généralités» Choix des catégories et sous-catégories de données (une au moins doit être cochée). Description (obligatoire) Onglet «Données» Rappel des principes : PRINCIPES Les données Sont de simples lignes de texte Regroupables avec des niveaux d'indentation Pas de bibliothèque de libellés à gérer Pas de mots-clefs à mettre sur les données PPDT et JMH - avril

38 Les données peuvent être ajoutées, une à une ou par import de fichier.csv contenant les données. Nouveau : Affiche une nouvelle donnée qui prend le libellé provisoire «Nouveau». Tout supprimer : toutes les données saisies sont effacées. Valider l importation : valide l importation du fichier.csv choisi et affiche les données dans l onglet. Création d une nouvelle donnée : a) Première manière d ajouter des données Le déclarant clique sur le bouton Nouveau. Une ligne de déclaration apparait avec le libellé «Nouveau». Le déclarant modifie alors le libellé de la donnée comme il le souhaite. Il peut aussi : cocher la case «Sensible» pour dire que les données personnelles sont sensibles. utiliser les flèches de déplacement vers la droite, la gauche, le haut ou le bas pour présenter les données de la déclaration de manière logique, avec des niveaux de regroupement éventuels (les informations du niveau inférieur concernent alors celle du niveau courant). ajouter des lignes avec le bouton + supprimer des lignes avec le bouton X. Pour enregistrer toutes les lignes de données, le déclarant clique sur Enregistrer : 38

39 b) Seconde manière d ajouter des données Le déclarant clique sur le bouton Parcourir Une fenêtre de recherche de fichiers.csv apparait : Le déclarant choisit le fichier.csv des données qu il souhaite ajouter à la déclaration. Il clique sur Ouvrir pour faire ce choix, le fichier apparait dans le champ et le déclarant doit valider l importation pour que les données soient ajoutées à la liste des données de la déclaration. 39

40 Le déclarant peut également cliquer sur le bouton Nouveau. Une nouvelle ligne de déclaration apparait avec le libellé «Nouveau» après les lignes importées. Le déclarant peut alors modifier le libellé de la donnée comme il le souhaite. Il peut aussi : cocher la case «Sensible» quand les données personnelles à déclarer sont sensibles. utiliser les flèches de déplacement vers la droite, la gauche, le haut ou le bas pour présenter les données de la déclaration de manière logique, avec des niveaux de regroupement éventuels (les informations du niveau inférieur concernent alors celle du niveau courant). ajouter des lignes avec le bouton + supprimer des lignes avec le bouton X. Le déclarant peut répéter l importation de fichiers.csv autant de fois qu il le désire, les données viendront se concaténer les unes derrière les autres. Important : Pour enregistrer toutes les lignes de données, le déclarant cliquera sur le bouton Enregistrer, faute de quoi la prise en compte des modifications ou saisies des lignes ne sera pas effective. À noter qu une déclaration doit comporter au minimum une ligne de donnée. Donnée Sensible : Monter la donnée d un niveau Descendre la donnée d un niveau Indenter (décaler) la donnée vers la droite Indenter (décaler) la donnée vers la gauche Supprimer la donnée de la déclaration 40

41 Onglet «Bases légales» Cet onglet est destiné à la saisie des bases légales sur lesquelles reposent les tâches effectuées par le déclarant, qui nécessitent la création du fichier déclaré. La saisie des bases légales peut se faire de deux manières, par : En recherchant dans le Recueil systématique genevois, ou par : En ajoutant des lignes de bases légales manuellement. L utilisateur clique sur le bouton de recherche dans le RSG. La page suivante s affiche : L utilisateur peut alors sélectionner la ou les références de bases légales qui l intéressent puis valider ses choix en cliquant sur le bouton Ajouter les bases légales à la demande. Le système quitte alors l onglet des bases légales en prenant en compte ce qui a été choisi. 41

42 Retour : retour à la déclaration sans mise à jour des bases légales non encore ajoutées. Tout : coche toutes les références de la page Rien : décoche toute la page L onglet «Bases légales» quitté, on peut y revenir pour saisir, par exemple, d éventuelles restrictions. Il faut alors se repositionner sur l onglet «Bases légales» Onglet «Remarques» Remarques diverses, jugées utiles par le déclarant. Remarques Onglet «Actions» Consultation de la liste des événements permettant de suivre le processus de création d une déclaration, du dépôt de la demande à sa publication. Les évènements sont créés automatiquement. 42

43 Statut - Type d évènement (correspondant à un statut pris par la déclaration) Date évènement Commentaires : ce sont ceux saisis par le déclarant ou PPDT lors d une action du cycle de vie d une déclaration et précisant les motifs de telle ou telle action. Login Pied de page : Impression de la déclaration en cours. Voir Annexe Impressions : Retour à la liste des déclarations en cours sans sauvegarde des éventuelles modifications : Sauvegarde des éventuelles modifications, la déclaration est au statut «En cours». Un courriel est adressé aux superviseurs et responsable LIPAD définis pour l UO en cours. Par exemple : À noter que les Remarques sont présentes dans le texte du courriel, le déclarant peut s'il le désire informer les superviseurs et responsable LIPAD (terminé par exemple, bon à soumettre) de la déclaration. : voir chapitre Soumission d une déclaration La soumission peut être faite par le déclarant ou un des superviseurs ou responsable LIPAD de l UO : abandon de la déclaration qui passe au statut «Abandonnée». Nouvelle déclaration : consultation ou transmission d un fichier existant Si la déclarati on de consultation ou de transmission remplace une déclaration existante, merci de vous référer au chapitre «Création de fichier avec remplacement d une déclaration existante» Principes et accès Une déclaration de consultation ou de transmission doit obligatoirement faire référence à une et une seule déclaration de création publiée préalablement par un autre service. 43

44 Menu «Déclarations» : Cliquez, à gauche, sur «Nouvelle demande de consultation» ou «Nouvelle demande de transmission» (voir «Comment bien déclarer vos fichiers»). Vous arrivez sur cet écran de recherche, onglet «Généralités» activé. La première partie de l écran vous rappelle que vous êtes dans l assistant de création d une demande de consultation (ou de transmission, selon le choix effectué) et que vous devez sélectionner la demande de création à laquelle vous voulez accéder. Si vous connaissez des éléments concernant la demande de création (mère), vous les saisissez dans cet écran avant de cliquer sur le bouton Rechercher. Les champs «Type» et «Statut» sont remplis et grisés, non modifiables. Il n est possible d accéder qu à une seule déclaration de création de fichier, et cette déclaration de création doit avoir le statut «Publié». Les recherches se feront à partir des éléments suivants : Type : liste de valeurs Statut Numéro de référence Objet Description Nom du fichier Service Détenteur Sigle 44