Manuel à l usage des entreprises

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1 Manuel à l usage des entreprises En savoir plus sur la transmission électronique La transmission des documents sur un support physique électronique (CD-ROM, disquette ou tout autre support matériel) n est pas autorisée. Le candidat est cependant autorisé à transmettre une copie de sauvegarde de son offre et ce dans les conditions et délais visés et délais visés dans le règlement de consultation. Cet envoi portera la mention «copie de sauvegarde» et ne sera examiné qu en cas de problème dans le traitement électronique. Chaque transmission fera l objet d une date certaine de réception et d un accusé de réception électronique. Le fuseau horaire de référence sera celui de (GMT+01:00) Paris, Bruxelles, Copenhague, Madrid. Les formats de fichiers qui peuvent être utilisé sont : *.doc (version 2003) ; *.xls (version 2003) ; *.jpeg ; *.pdf. La lecture des autres formats n est pas garantie et l offre pourrait être écartée du fait de l impossibilité d exploiter le format non listé ci avant. Il est conseillé d utiliser le format universel "*.pdf". Pour répondre sous format électronique, la personne habilitée à engager le soumissionnaire doit être titulaire d un certificat électronique afin de signer son offre sachant que le niveau minimum de signature électronique exigé des candidats est le Niveau II (équivalent classe 3) de la PRI (Politique de Référencement Intersectorielle). Les frais d accès au réseau et de recours à la signature électronique sont à la charge de chaque candidat. Tout document contenant un virus informatique fera l objet d un archivage de sécurité et sera réputé n avoir jamais été reçu. Le candidat concerné en sera informé. Dans ces conditions, il est conseillé aux candidats de soumettre leurs documents à un anti-virus avant envoi. Les conditions de présentation des plis électroniques sont identiques à celles exigées pour les réponses sur support papier (signature électronique obligatoire de chaque document, etc.)

2 Pour les groupements, chaque membre doit signer électroniquement ses propres documents. Il est cependant admis que l'original signé est détenu par le mandataire et qu'il peut le fournir sur simple demande. Un scan d'une copie signée par tous puis signature numérique du document par le mandataire peut être remis. Les documents transmis par voie électronique pourront être re-matérialisés après l'ouverture des plis. Les candidats sont informés que, dans cette hypothèse, l'attribution du marché donnera lieu à la signature manuscrite d'un marché papier. Pour tout renseignement lors du dépôt de son offre, le candidat devra contacter la hotline dont les coordonnées sont indiquées sur le site de réponse. Il est rappelé que les plis doivent être déposés avant la date et l'heure limite fixée dans l'avis d'appel public à la concurrence. Cette exigence s'applique aussi au dépôt dématérialisé ainsi la plateforme de dématérialisation fermera automatiquement à cette même date et heure. Tout dépôt non terminé à la fermeture de la plateforme sera rejeté > En savoir plus sur la dématérialisation (MINEFE) Vous trouverez diverses informations sur la dématérialisartion sur le portail internet du Ministère de l'economie, de l'industrie et de l'emploi : > Pour aller plus loin : La signature électronique des candidatures et des offres électroniques Quels documents signés Tableau des documents de la candidature à signer Tableau des documents de l'offre à signer

3 La signature électronique des candidatures et des offres électroniques La Directive 1999/93/CE du Parlement européen et du Conseil, du 13 décembre 1999, sur un cadre communautaire pour les signatures électroniques i est transposée notamment par la loi n du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique et ses textes d application. Cette loi introduit ou modifie notamment les articles 1316, , , , et 1326 du code civil. A la lecture de ces articles, la signature électronique à la même valeur que la signature manuscrite ii. Une signature manuscrite scannée n a pas la valeur juridique d'un original. La signature électronique est recevable en justice. En principe, tous les documents, pièces et certificats qui doivent être signés au titre de la réglementation, doivent être signés électroniquementiii. Signer le dossier électronique qui contient plusieurs documents électroniques est insuffisant. En effet, tout comme sur support papier, c est la signature de chaque document qui sera examinée par le pouvoir adjudicateur et non celle de l enveloppe qui les contient. Ainsi lorsque plusieurs documents à signer sont transmis, quelque soit leur format (inclus dans un fichier.zip ou autres), ils devraient tous être signés individuellement. Tous les documents ne doivent pas pour autant être signés. L utilisation «technique» d un certificat de signature doit être distinguée de l utilisation «juridique» du certificat pour produire les effets juridiques d une signature. a. L utilisation technique d un certificat revient à apposer la signature électronique sur des fichiers.zip qui contiennent l'ensemble des documents constituant la candidature d'une part, l'offre d'autre part. Cette opération permet d'assurer l'intégrité des documents zippés et l'intégrité de chacun des documents contenus dans les fichiers.zip. Le fichier.zip étant l'équivalent d'une enveloppe papier, elle équivaut à sceller l'enveloppe électronique. b. L utilisation «juridique» consiste à employer un certificat de signature pour remplir l obligation de signer un document. Dans cet usage, un certificat a la même valeur qu une signature manuscrite. La dématérialisation de l'acte d'engagement ne fait pas obstacle à la production d'un exemplaire unique iv en vue de permettre au titulaire de céder ou de nantir des créances résultant du marché. 1. Quels documents signer électroniquement? Dans le cadre de procédures formalisées : En général, tous les documents, sur support papier, qui sont remis en original sont à signer électroniquement. Lorsque les documents, sur support papier, fournis sont des copies, un document scanné suffit. Un document, sur support papier, signé manuscritement puis scanné est à assimilé à une copie. Première enveloppe : candidature (voir tableau relatif à la 1ere enveloppe) La lettre de candidature et, le cas échant, l habilitation du mandataire par ses cotraitants (DC4 v ) et la déclaration du candidat (DC5 vi ) sont à signer électroniquement par le candidat. Les déclarations sur

4 l honneur qui sont fournies à part du DC5 doivent être signées électroniquement. En revanche, s agissant des autres documents produits à l appui de la candidature, des documents, signés manuscritement le cas échant, et scannés sont admis. En effet, dans le cadre d une transmission traditionnelle sur support papier, des copies sont autorisées. Donc dans le cadre d une transmission électronique, des documents scannés sans signature électronique sont donc suffisants (pièces de l article 45 du code vii ). Donc, tous les fichiers dans la première enveloppe ne sont pas à signer électroniquement. Seuls ceux dont l original est exigé doivent l être. Deuxième enveloppe : offre (voir tableau relatif à la 2eme enveloppe) L offre, présentée sous la forme d un acte d engagement viii, transmise par voie électronique, est signée électroniquement. En effet, aux termes de l'article 11, alinéa 3, du code 2006, «l'acte d'engagement est la pièce signée par un candidat à un accord-cadre ou à un marché public dans laquelle le candidat présente son offre ou sa proposition dans le respect des clauses du cahier des charges qui déterminent les conditions dans lesquelles le marché est exécuté». L'acte d'engagement ou le DC8 ix qui mentionne la liste des annexes doit obligatoirement être signé, tel n est en revanche pas le cas de toutes les annexes x. Ces annexes (les annexes financières ou le bordereau des prix par exemple) par la seule mention de cette liste, deviennent des documents contractuels, sans qu'il soit besoin de les signer (ou de les parapher bien évidemment). Elles doivent être des documents constitutifs de l acte d engagement et donc liées au document principal : acte d engagement signé et annexes doivent former un tout. Le montant total de l offre peut figurer dans le document principal et être détaillé dans les annexes. Donc, tous les fichiers dans la deuxième enveloppe ne sont pas à signer électroniquement. Seuls ceux dont l original est exigé doivent l être. Dans le cadre des marchés à procédures adaptées et des marchés de service relevant de l article 30 Les marchés passés selon la procédure adaptée (MAPAs) ne sont pas soumis au régime des articles 11, 48 et 56 du code des marchés publics. Il convient donc de s en tenir au «droit commun» de la rencontre des consentements qui veut que le marché soit signé entre le titulaire choisit et le pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur peut opter pour la dématérialisation de la procédure et à cette fin il doit déterminer les conditions et les modalités les plus appropriées, notamment celles concernant la signature. Certains pouvoirs adjudicateurs décident de se soumettre aux articles 11, 48 et 56. D autres pouvoirs adjudicateurs tolèrent l envoi de documents non signés électroniquement. Dans ce dernier cas le candidat auquel il sera envisagé d attribuer le marché sera invité à signer, manuscritement ou électroniquement, les documents utiles (parallèlement à la transmission du DC7 par exemple). 2. Quelle catégorie de certificats électroniques et de logiciel utiliser? Les candidatures et les offres signées électroniquement le sont avec une catégorie de certificats électronique référencée et listée à : (articles 5 et 6, arrêté du 28 août 2006). Tous les certificats disponibles sur le marché ne sont pas référencés et listés. Ceux qui ne figurent pas sur cette liste ne sont pas recevables. Pour signer, le soumissionnaire utilise le logiciel de signature proposé par la plate-forme de dématérialisation. L acheteur est invité à faire cette précision dans le RC. A défaut, l entreprise pourrait en utiliser un autre et l acheteur devrait alors s organiser pour disposer du logiciel permettant de reconnaître la signature. 3. Qui signe la candidature et l offre? (voir tableaux relatifs à la 1ere et à la 2eme enveloppe) Le signataire est la personne physique au nom de laquelle le certificat est établi. Page 2 sur 5

5 Si le candidat est une seule entreprise : * Qui signe la candidature? La candidature d une entreprise peut être signée par une personne autorisée au regard des règles d organisation interne de la société. Cette personne peut être une autre que celle dont le nom figure au Kbis de la société ou dans les «documents relatifs aux pouvoirs de la personne habilitée à l engager». Et pour cause, un dossier de candidature ne lie pas l opérateur économique qui en est l auteur au pouvoir adjudicateur. Si un élément ou une signature manque, le pouvoir adjudicateur peut demander à l entreprise de le compléter en application de l article 52 du code des marchés publics. * Qui signe l offre? Les termes d une offre lient l opérateur économique l ayant présentée au pouvoir adjudicateur durant le délai de validité des offres. L acte d engagement doit donc être signé par la personne habilitée à engager la société : la personne figurant au Kbis ou la personne désignée dans les «documents relatifs aux pouvoirs» fournis à l appui du dossier de candidature xi. A défaut de signature, l offre est à rejeter xii. Le pouvoir adjudicateur peut donc utilement mentionner, dans le règlement de la consultation, l obligation de signer électroniquement l acte d engagement. Il peut également veiller à ce que sa plate-forme rappelle cette obligation. En effet, la signature de la deuxième l enveloppe, qui comporte l acte d engagement, est insuffisante ; l enveloppe ouverte, l acte d engagement n apparaît pas comme étant signé. En pratique, l organisation suivante peut être envisagée. D une part, le fichier relatif à l acte d engagement est signé, off line, par la personne habilitée à engager la société (avec un certificat référencé). D autre part, le fichier et ou le dossier est signé par une autre personne (avec un certificat référencé) chargée de monter le dossier on line. Les dispositions de l article 52 du code des marchés publics ne concernent pas l offre. Il n y a donc pas de possibilité de rattrapage une fois que la deuxième enveloppe est ouverte. Toutefois, si la plate-forme peut détecter l absence de signature avant l ouverture de l enveloppe, l acheteur peut alors demander à ce que le document soit ré adressé régulièrement signé mais avant la date et l heure limite de dépôt. Si le candidat est une filiale d un groupe Il est tout à fait envisageable, dans le cadre d un groupe comportant plusieurs filiales, que le PDG d un groupe désigne le responsable d une de ses filiales, titulaire d un certificat, comme la personne habilitée à signer les marchés de l ensemble des filiales. Il est alors obligatoire que le nom du responsable de la filiale concernée apparaisse bien sur la délégation établie par le PDG qui doit par ailleurs préciser le champ d intervention de ce responsable : il est la personne habilitée à engager l ensemble des filiales du groupe. Le pouvoir adjudicateur constatera bien que son nom correspond au nom du titulaire du certificat. Mais, le pouvoir adjudicateur peut être étonné par le fait que sur le certificat figure, au coté du nom du titulaire, le n SIREN d une société autre que celle qui soumissionne. Si le candidat se présente en groupement d entreprises En cas de candidature groupée, il est rappelé qu il convient de remplir une déclaration de candidature par membre du groupement (DC5) mais une seule lettre de candidature (DC4) et un seul acte d engagement (DC8) pour le groupement. L article 51 IV du code des marchés publics prévoit que : «Les candidatures et les offres sont présentées soit par l'ensemble des opérateurs économiques groupés, soit par le mandataire s'il justifie des habilitations nécessaires pour représenter ces opérateurs économiques au stade de la passation du marché». Ces dispositions sont complétées par l article 56 IV précise que : «.Dans le cas de Page 3 sur 5

6 candidatures groupées conformément à l article 51, le mandataire assure la sécurité et l authenticité des informations transmises au nom des membres du groupement». 1ere cas : L ensemble des membres du groupement signe électroniquement la lettre de candidature et l offre du groupement. Chaque membre doit alors être muni d un certificat électronique. 2eme cas : Les membres du groupement habilitent un mandataire à les représenter. Une distinction est à opérer entre un mandat pour signer uniquement la candidature et un mandat pour signer la candidature et l offre. Cette distinction est à faire en cochant la case correspondante dans le DC4. Si le mandat n est valable que pour la candidature, par définition tous les candidats devront signer électroniquement l offre. Lorsqu un mandat donne au mandataire pouvoir pour signer, la seule signature électronique de ce dernier suffit. Et, en vertu de l article 56 IV, «le mandataire assure l authenticité des informations transmises au nom des membres du groupement». Un document d habilitation (par exemple, la rubrique F du DC4) est établi. Le document d habilitation est en principe signé électroniquement par tous les candidats membres du groupement. A titre informatif, un "parapheur électronique", mis à disposition sur certaines plates-formes, permet de gérer la cosignature. Toutefois, afin d alléger la gestion de la co-signature, chaque membre peut produire un document d habilitation distinct, le concernant, signé électroniquement. Chaque membre doit alors être également muni d un certificat électronique. Mais, en pratique, il est admis que : le document d habilitation puisse être établi sur support papier, signé manuscritement, par les membres du groupement, scanné puis signé électroniquement par le seul mandataire. La signature du mandataire couvre les autres signatures manuscrites. Les signatures manuscrites scannées n ont pas de valeur juridique probante, mais elles constituent des commencements de preuve, la marque d un accord entre les mandants qui est authentifié par la signature électronique du mandataire. Si le pouvoir adjudicateur le souhaite, il pourra demander la production de l original au candidat auquel il est envisagé d attribuer le marché (stade de l attribution, parallèlement au DC7 par exemple). Dans cette hypothèse, seul le mandataire doit avoir un certificat de signature. Les autres membres du groupement n en ont pas besoin. 4. Comment détermine-t-on si une signature électronique est valide? La signature des documents, notamment de l acte d engagement, doit être valide pour que le document soit réputé signé. La signature est valide lorsque si les conditions ci-dessous sont remplies simultanément : la signature est apposée, le certificat utilisé est référencé et listé sur la liste publiée : le certificat utilisé est valide à la date de la signature du document, en d autres termes, à ladite date, le certificat n a pas été révoqué et le certificat n a pas expiré. le certificat est établi au nom d une personne physique autorisée à signer. La plate-forme de dématérialisation peut assister le pouvoir adjudicateur dans la vérification de la signature électronique, mais c'est lui qui conserve la responsabilité de la vérification et d'apprécier la validité du certificat. Page 4 sur 5

7 Toute modification du document postérieure à sa signature électronique invalide la signature Mise en ligne : 14 mai 2008 i L objectif de la directive est de l objectif est de répondre «aux exigences légales d une signature à l égard de données électroniques de la même manière qu une signature manuscrite répond à ces exigences à l égard de données manuscrites ou imprimées sur papier» ii Sous certaines conditions iii Voir Fiche pratique : «L écrit et la signature électroniques dans le cadre de la dématérialisation des marchés publics formalisés» iv Code des marchés publics, article 106 v vi vii Arrêté du 28 août 2006 fixant la liste des renseignements et des documents pouvant être demandés aux candidats aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs viii Article 48I du code des marchés publics ix x CE, 8 mars 1996, Pelte, n xi CE, 10 décembre 1993, Société Lopez Entreprise, req. n xii CE, 8 mars 1996, Pelte, req. n Page 5 sur 5

8 Mis en ligne le 14 mai 2008 Tableau 1 : Documents compris dans la première enveloppe relative à la candidature et obligation de signature de ceux-ci Le signataire peut être : soit la personne ayant pouvoir à engager la société soit une autre personne autre. Le signataire utilise, d une part, une catégorie de certificats électroniques référencée et listée à l adresse : et, d autre part, le logiciel de signature mis à disposition par la plate-forme de dématérialisation. NATURE DU DOCUMENT SIGNATURE TYPE DE SIGNATURE P REMIÈRE ENVELOPPE VIRTUELLE RELATIVE À LACANDIDATURE: 1 ) CAPACITÉ JURIDIQUE - Lettre de candidature (ou le DC4 complété) OUI Signature électronique - L habilitation du mandataire par ses co-traitants (ou le DC4 complété) OUI Signature électronique Tolérance : Mandant : manuscrite et scannée ; mandataire : signature électronique Si le candidat est en redressement judiciaire : - Copie du ou des jugements prononcés à cet effet i La déclaration du candidat comportant la déclaration sur l honneur justifiant que le candidat ne fait pas l objet d une interdiction de soumissionner ii (ou le DC5 complété) OUI Signature électronique 2 ) CAPACITÉS PROFESSIONNELLES, TECHNIQUES ET FINANCIÈRES, EXPERIENCES - Renseignement(s) et ou document(s) iii nécessaires à l'appréciation des capacités du candidat iv - Le cas échant : Document prouvant la possession d une autorisation spécifique ou l appartenance à une organisation spécifique pour pouvoir fournir dans leur pays d'origine le service concerné v Pour justifier des capacités professionnelles, techniques et financières d'autres opérateurs économiques sur lesquels il s'appuie pour présenter sa candidature vi : - Documents précités mais concernant l opérateur économique - Engagement écrit de l'opérateur économique indiquant que le candidat dispose de ses capacités pour l'exécution du marché Si le marché est passé pour les besoins de la Défense vii : - Renseignements relatifs à la nationalité Et si l objet ou les conditions du marché le justifient : - une habilitation préalable ou une demande OUI Signature électronique Tolérance : manuscrite et scannée Certificats de qualité viii Le cas échéant : renseignements sur le respect de l obligation d emploi ix OUI Signature électronique 3 ) «DOCUMENTS RELATIFS AUX POUVOIRS DES PERSONNES HABILITÉES À ENGAGER» LE CANDIDAT Document relatif aux pouvoirs de la / des personnes habilitées à engager la société

9 i Article 44 1 du code des marchés publics ii Articles 8 et 38 de l ordonnance n du 6 juin 2005 modifiée relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics ; Article 29 2 de la loi n du 11 février 2005 pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées Articles 43 et 44 2 du code des marchés publics iii Article 45 I. du code des marchés publics ; article 1er de l arrêté du 28 août 2006 fixant la liste des renseignements et des documents pouvant être demandés aux candidats aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs : - déclaration concernant le chiffre d'affaires - déclaration appropriée de banques ou preuve d'une assurance pour les risques professionnels - bilans ou extraits de bilans - déclaration relatives aux effectifs - présentation d'une liste des principales fournitures ou des principaux services effectués (attestations du destinataire ou déclaration de l'opérateur économique ) - présentation d'une liste des travaux exécutés (attestations de bonne exécution ) - indication des titres d'études et professionnels - déclaration indiquant l'outillage, le matériel et l'équipement technique - en matière de fournitures et services, une description de l'équipement technique, des mesures employées - certificats de qualifications professionnelles (certificats d'identité professionnelle, références de travaux ) - certificats établis par des services chargés du contrôle de la qualité et habilités à attester la conformité des fournitures par des références à certaines spécifications techniques OU autres preuves de mesures équivalentes de garantie de la qualité produites par les candidats - échantillons, descriptions et/ou photographies des fournitures iv Voir décision : 26 mars 2008, Communauté Urbaine de LYON, requête n v Article 45 I du code des marchés publics ; article 2 de l arrêté du 28 août 2006 fixant la liste des renseignements et des documents pouvant être demandés aux candidats aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs vi Article 45 III du code des marchés publics ou article 17 I du décret du 30 décembre 2005 ; Décret n du 17 juillet 1998 relatif à la protection des secrets de la défense nationale ; Article 3 de l arrêté du 28 août 2006 fixant la liste des renseignements et des documents pouvant être demandés aux candidats aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs vii Article 45 I du code des marchés publics ; Décret n du 17 juillet 1998 relatif à la protection des secrets de la défense nationale viii Article 45 II du code des marchés publics ix Article L du code du travail ; Article 45 IV du code des marchés publics

10 Mise en ligne : 14 mai 2008 Tableau 2 : Documents compris dans la deuxième enveloppe relative à l offre et obligation de signature de ceux-ci Le signataire de l acte d engagement est la personne ayant pouvoir à engager la société. Le signataire utilise, d une part, une catégorie de certificats électronique référencée et listée à l adresse suivante : et, d autre part, le logiciel de signature mis à disposition par la plate-forme de dématérialisation Nature du document Signature Signataire et type de signature D EUXIÈME ENVELOPPE VIRTUELLE RELATIVE À L OFFRE : Acte d engagement auquel sont jointes les annexes, notamment : Annexes financières ou bordereau de prix Autres annexes référencées dans l acte d engagement et jointes Autres : exemple : mémoire technique Ce document, acte d engagement et ses annexes, forme un tout indissociable. OUI Personne ayant pouvoir à engager la société = personne désignée au Kbis ou dans les «documents relatifs pouvoirs» / Signature électronique RIB ou RIPostal --- Autres documents ---