MADAGASCAR HOTEL CONSULTANT

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1 MADAGASCAR HOTEL CONSULTANT FORMATION : Fiche technique en cuisine et Contrôle des coûts

2 Madagascar Hôtel Consultant 1 SECTEUR D ACTIVITES L Hôtellerie-Restauration

3 3 SITES WEB

4 7 CHAMPS D ACTION L Information L Accompagnement de projets La Formation Le Conseil L Emploi, le Recrutement et le Placement Les Petites Annonces L Annuaire des Fournisseurs

5 PHILIPPE-JEAN ARNOU Formateur en Hôtellerie-Restauration

6 CEUX QUI ONT PARTICIPE Nom Prénom Téléphone Adresse mail Etablissement Poste BRUMENT Emy Freelance FANORENA Angela Tsingy Bemaraha ANDRIAMBELONORO Hoby Guideaccompagnateur freelance RATSIMBALISOA Vohangim alala Hôtel La Mira de Madiorano Gérante RAVONISON Daniella Green Club Responsable administratif et financier RAKOTOARISOA Heryzo Hôtel du Louvre Chef pâtissier

7 Fiche technique en cuisine et Contrôle des coûts

8 OBJECTIFS Mieux GERER vos COUTS AMÉLIORER vos MARGES

9 SOMMAIRE 1) La gestion des achats et des stocks 2) Le calcul du coût matière première 3) La fiche technique 4) Le coefficient multiplicateur

10 1.La gestion des achats et des stocks

11 LA LIVRAISON

12 LA LIVRAISON Livraison Contrôler la conformité de la livraison : quantité et qualité Bon de livraison(bl) Contrôle du bon de livraison : mentions conformes à la livraison Création d une liasse BL et BC3 Classeur (BL) Classeur 2 Bons de livraison en attente de facture

13 LE CONTROLE A LA LIVRAISON Règle numéro 1 : Contrôler les marchandises à la livraison Conditions de stockages et de conservation : DLC DLUO BEST BEFORE

14 LES BONNES TEMPÉRATURES DE CONSERVATION «Froid négatif» : -20 c pour crèmes glacées -18 c à 14 c pour les denrées congelées, produits surgelés et beurre -12 c à 10 c pour les viandes, abats, lapins, volailles, gibiers «Froid positif» : 0 c à +4 c pour les poissons, viandes, pâtisseries, plats froids, viandes, volailles, gibiers, abats, sauces +5 c pour les huîtres, moules et autres coquillages 0 c à +8 c pour les fromages à pâtes molles et à pâtes persillées +10 c à +15 c pour les semi-conserves, charcuteries, fromages en croûtes et œufs

15 LES BONNES TEMPÉRATURES DE CONSERVATION «Produits secs» : Dans un lieu sombre, bien ventilé, à l abris des rongeurs, avec un taux d humidité pas trop élevé pour éviter la moisissure. «Produits chimiques» : Dans un lieu sombre, bien ventilé et avec une extraction sur l extérieur.

16 REPERER LES FLUX DE DENRÉES AVEC LA FICHE DE STOCKS Bons de livraison (BL) Mise à jour des fiches de stocks Classeur (BL) Bons de sortie (BS) Réquisitions des services

17 SCHÉMA DES FLUX DE DENRÉES Bons de livraison (BL) Denrées périssables Livraisons Enregistrement des denrées Denrées périssables Réserves froides ou Cuisine Bons de sortie (BS) Economat Réserves sèches Clients Bons de Transfert Bar Restaurant

18 LA SÉPARATION DES FONCTIONS Principe général Application au contrôle nourriture et boissons Personne ne doit avoir le contrôle total d un processus complet Lorsqu un économe est chargé de la tenue des fiches de stock, la réalisation des inventaires et le calcul du ratio matières seront effectués par une personne des services de direction ou du contrôle Lorsque le chef de cuisine est responsable du ratio matières, il ne doit pas réaliser l inventaire seul

19 LES STOCKS

20 QU EST-CE QUE LA VALORISATION DES STOCKS? Définition: Afin de connaitre nos coûts, pour établir le bilan, et ainsi déterminer le résultat en fin d activité, il est nécessaire d'évaluer avec précision la valeur des stocks.

21 COMMENT VALORISER LES STOCKS? Si l établissement ne tient pas de fiches de stocks : Valoriser l inventaire au dernier prix connu (facture) Si l établissement tient des fiches de stocks : Utiliser la valeur figurant sur les fiches

22 VALORISATION DES STOCKS 3 Méthodes : Prix moyen pondéré (PMP) Premier entré, premier sorti ou FIFO Premier entré, dernier sorti ou LIFO Variation des prix à chaque livraison Définition du PU lors de l inventaire

23 VALORISATION DES STOCKS Stock 24 bt Entrée 24 bt Stock 48 bt Sortie 12 bt First in First out Coût moyen pondéré

24 LA GESTION DES STOCKS Trois points importants : Valorisation des entrées de stock Valorisation des sorties de stock Procédures d inventaire régulier

25 PRIX MOYEN PONDERE - PMP DATE STOCK PRIX UNITAIRE QUANTITE PRIX MOYEN 01/01 STOCK INITIAL Ar Ar 05/01 SORTIE Ar Ar 07/01 ENTREE Ar Ar 10/01 SORTIE Ar Ar 12/01 ENTREE Ar Ar 15 /01 SOLDE Ar A chaque entrée on revalorise le prix: 07/01 = / 2 = Ar 12/01 = / 3 = Ar Le solde du stock sera valorisé à Ar.

26 PREMIER ENTRE PREMIER SORTI ou FIFO (First In First Out) DATE STOCK QUANTITE PRIX UNITAIRE 01/01 STOCK INITIAL Ar 05/01 ENTREE Ar 07/01 SORTIE Ar 07/01 SORTIE Ar SOLDE Ar Besoin de 24 articles le 07/01. On sort d abord les plus anciens. Chaque produit est valorisé en sortie à son prix d entrée. Le solde du stock sera valorisé à Ar.

27 LE CHOIX D UNE MÉTHODE DE VALORISATION Taux de rotation élevé = PMP Cave = FIFO (sauf si taux de rotation élevé) Faire des inventaires différents (solides et liquides) En conclusion Utiliser PMP pour plus de simplicité et pour éviter les erreurs.

28 LA FICHE DE STOCK

29 L UTILISATION D UNE FICHE DE STOCK STOCK IMPORTANT = BESOIN DE FICHE DE STOCK Connaître l état des stocks en permanence Conseil : Utiliser un logiciel de gestion des stocks permet de réduire les erreurs et offre une analyse plus pointu des consommations.

30 LA FICHE DE STOCK Bons de livraison ENTREES EN STOCK Fiches de stocks : Quantités en stock Valeur du stock Inventaire permanent des stocks Gestion des commandes Objectif : éviter les ruptures et le sur-stockage Bons de sortie SORTIES DE STOCK

31 LA FICHE DE STOCK Faire des inventaires physiques réguliers Calculer le ratio définitif Connaître les écarts entre inventaire physique et inventaire théorique : - Erreurs - Oublis - Coulage

32 LES INVENTAIRES

33 L IMPORTANCE DES INVENTAIRES Un inventaire physique doit être réalisé : Pour calculer le ratio matières réel d une période (décade, mois) Pour vérifier les mentions portées sur les fiches de stock

34 LES INVENTAIRES : UNE EXIGENCE DE GESTION Stock début :12 bouteilles + Livraisons : 24 bouteilles - Stock fin : 6 bouteilles = Consommations : 30 bouteilles STOCK INITIAL + LIVRAISONS - STOCK FINAL = CONSOMMATIONS DE LA PÉRIODE

35 LES INVENTAIRES: LA MÉTHODE Feuille de prise d'inventaire Date : 30 novembre 2014 PRODUITS Qté Prix TOTAL Viandes Bœuf tranche Veau (escalopes) 1,50 2, Total viandes Légumes Tomates Salades (pièce) 4, Total légumes Total inventaire Comptage Valeur

36 LES AVANTAGES D INVENTAIRES RÉGULIERS? Calcul du ratio matière réel INVENTAIRE PHYSIQUE Comparaison avec inventaire théorique - Recherche des causes d'écart - Mise à jour des fiches de stocks

37 LES LOGICIELS DE GESTION DE LA RESTAURATION

38 LE SUIVI DE STOCK INFORMATISÉ Suivre la gestion de ses stocks de façon informatique. Stock minimum et stock maximum + une alerte pour passer une commande Valorisation des stocks automatique. Continuer les inventaires physiques pour faire des contrôles croisés (stock théorique de l ordinateur et stock physique réel)

39 LES LOGICIELS DE GESTION DE LA RESTAURATION Assurent les 3 fonctions principales de gestion d un restaurant La Facturation La Gestion des fiches techniques La Gestion des stocks

40 Livraisons LES LOGICIELS DE GESTION DE LA RESTAURATION Facturation Fiches de stocks Fiches techniques Ventes Inventaire Consommations prévues Inventaire Consommations réelles Mise à jour des stocks à partir des consommations prévues Ecarts par matière

41 LES LOGICIELS DE GESTION DE LA RESTAURATION Logiciel de gestion Stock début : 10 kg Saumon à l aneth : 200 gr par personne Stock fin : 10-8 = 2 kg Ventes : x 0,200 = 8 Kg Inventaire physique : 1,5 kg Ecart : 0,5 kg Inventaire physique Consommations réelles 10 kg 1,5 kg = 8,5 kg

42 LES LOGICIELS DE GESTION DE LA RESTAURATION Avantages de la procédure Regroupement en un seul logiciel des principales fonctions de gestion Connaissance permanente des quantités en stock sans surcroît de travail Connaissance des écarts par matière

43 2. Le calcul du coût matière première

44 NOTRE OBJECTIF Contrôle nourriture et boissons Réguler les consommations de matières et tendre vers notre objectif (30%) Procédures visant à «tracer», suivre, repérer les denrées dans l entreprise Calcul à intervalle régulier d un ou plusieurs ratios matières

45 POURQUOI LE CONTRÔLE NOURRITURE ET BOISSON EST INDISPENSABLE : Coût des denrées et boissons consommées : 25% à 40% du CAHT Risques d irrégularités élevés

46 LA RESPONSABILITÉ DU CONTRÔLE NOURRITURE BOISSONS Hôtel restaurant 3* ou 4* de capacité importante DAF et/ou contrôleur de gestion Contrôleur nourriture et boissons Econome Responsable du département restauration Chef de cuisine /Maître d hôtel Hôtel restaurant 2* ou 3* de capacité moyenne Directeur ou adjoint Chef de cuisine Maître d hôtel Restaurant indépendant Chef d entreprise Chef de cuisine Econome Restaurant de chaîne Restaurant de collectivité Directeur / Gérant Chef de cuisine

47 UNE PROCEDURE SIMPLE PÉRIODICITÉ DE CALCUL DU RATIO Calcul mensuel Périodicité la plus courante Calcul décadaire Très utilisé en restauration collective Calcul journalier Suppose la tenue de fiches de stocks

48 LA GESTION DES REPAS DU PERSONNEL ET DES OFFERTS Consommations de matières Clients qui paient Offerts Repas du personnel Objectif du Cout Nourriture /Boisson : Calculer le coût des matières consommées et payées par les clients

49 LA GESTION DES REPAS DU PERSONNEL ET DES OFFERTS Objectif du Cout Nourriture /Boisson : Calculer le coût des matières consommées et payées par les clients Eliminer les variations de ratios dues aux offerts et aux repas personnel Evaluer la performance des personnes responsables des ratios matières

50 LA GESTION DES REPAS DU PERSONNEL ET DES OFFERTS Comment évaluer les repas du personnel et les offerts? Repas du personnel : Fixer un budget matières par repas Offerts: Prix de vente HT x Ratio Objectif

51 LE CALCUL DU RATIO OU COÛT MATIÈRES

52 CALCUL RÉGULIER DU RATIO MATIÈRES Dans de nombreux restaurants indépendants ou appartenant à un réseau ainsi qu en restauration collective, le calcul régulier d un ou plusieurs ratios matières est une procédure suffisante et peu coûteuse pour assurer un contrôle efficace des consommations de denrées et boissons.

53 LES CONSOMMATIONS DE MATIERES PREMIERES Indicateurs de référence Coût matière - Marge brut - Ratio matière Le coût matière moyen est de 30% Le Ratio Premier indicateur de gestion Calculer au 1fois / mois Pour plus de visibilité 1fois / jour

54 CALCUL RÉGULIER DU RATIO MATIÈRES 1 Le Coût Matière s exprime en VALEUR CM = Achat nourriture + boisson Variation de stock CM des repas personnel et Offerts Chiffre d affaires hors taxe Le Ratio Matière s exprime en % RM = Coût Matière / CA HT X 100 = % Ou = Coût Matière X 100 / CA HT = %

55 CALCUL RÉGULIER DU RATIO MATIÈRES 2 Achats de la période Factures comptabilisées + Stock initial - Stock final Inventaires physiques + Factures non parvenues en fin de période - Factures non parvenues période précédente Classeur «Bons de livraison en attente de factures» = Consommations totales de la période

56 CALCUL RÉGULIER DU RATIO MATIÈRES 3 Consommations totales de la période - Coût des repas du personnel - Coût des offerts = Denrées et boissons consommées et payées par les clients Ratio = Denrées et boissons / CAHT

57 EXEMPLE CONTRÔLE RATIOS Mois de : Février DENRÉES Mois Cumul Achats comptabilisés du mois Stock initial Stock final Factures non parvenues fin de période (provision) Factures non parvenues début de période Consommations totales Coût matières des repas du personnel Coût matières des offerts Denrées consommées et payées par les clients Chiffre d'affaires Ratio matières 30,30 % 30,45 % = % x 100 / = 30,30%

58 Extrait de la balance au 31/12/N 601 Achat nourriture et boissons Variation des stocks RRRO sur achats de nourriture et boisson (rabais, ristournes, remise, offert) Prestations restaurant COUT MATIERE = = ACHAT N&B VARIATION DE STOCK RRRO = CM MARGE BRUTE = = PRESTATIONS RESTAURATION - CM = MB RATIO MATIERE = / X 100 = 34% TOTAL MARGE BRUTE = ( / ) X 100 = 66% OU 100 % - 34% = 66% 100% - RATIO MATIERE = MB %

59 3. LA FICHE TECHNIQUE

60 C'EST QUOI UNE FICHE TECHNIQUE? La fiche technique est la Pierre Angulaire de la gestion dans un restaurant. On se doit d en réaliser une pour chaque article vendu : entrées, plats, plats du jour ou suggestions, desserts, apéritifs, vins, boissons, même pour les menus

61 C'EST QUOI UNE FICHE TECHNIQUE? Liste des ingrédients Quantités Prix d achat Hors Taxes de chaque ingrédient Progression de la recette Photo

62 POURQUOI EST-CE UN OUTIL MARKETING? Marketing = trafic + fidélisation La fiche technique, si elle est respectée scrupuleusement dans sa réalisation est un outil de fidélisation.

63 POURQUOI EST-CE UN OUTIL FINANCIER? Un outil au service de la gestion Bien étudiée en amont et bien réalisée en production, elle permet de savoir combien coûte un plat et combien il dégage de marge.

64 POURQUOI EST-CE UN OUTIL DE RESSOURCE HUMAINE? Outil pédagogique : Elle explique comment réaliser une recette aux cuisiniers Elle explique comment mieux décrire le plat aux clients, mieux créer le besoin et répondre aux attentes du client

65 QUELLES SONT LES INFORMATIONS DE LA FICHE TECHNIQUE? Le titre exact de la recette (N.B. Si on réalise le même plat pour 10 ou pour 30 portions, il y aura 2 fiches techniques différentes) La date de la dernière mise à jour Le nombre de portions lors de la réalisation réelle du plat

66 QUELLES SONT LES INFORMATIONS DE LA FICHE TECHNIQUE? La liste des ingrédients ou produits ou denrées Le fournisseur pour chaque ingrédient Le conditionnement (UNITE) (conforme à la facturation) de l ingrédient Le Prix d Achat Unitaire Hors Taxe de l ingrédient

67 QUELLES SONT LES INFORMATIONS DE LA FICHE TECHNIQUE? Les quantités exactes mises en œuvre (théoriques à la conception de la fiche, mais ajustées après réalisation de la recette) Le Prix de Revient HT total pour le nombre de portions mises en œuvre Puis le Prix de Revient HT Unitaire d une portion

68 QUELLES SONT LES INFORMATIONS DE LA FICHE TECHNIQUE? On n oubliera pas d ajouter, le cas échéant, un coût pour le pain, les non vendus et les pertes Puis le prix de vente TTC et le taux de TVA

69 QUELLES SONT LES INFORMATIONS DE LA FICHE TECHNIQUE? Prix de vente HT, ratio, marge brute se calculent automatiquement, Et pour les gestionnaires pointus, on obtient la marge après frais de personnel de production, lorsqu on a chiffré les frais de personnel de production de la recette.

70 Fiche technique détaillée Nom du plat Date mise à jour Nombre de portions XXXXXXXX 00/00/00 XX PHOTOGRAPHIE Denrées Fournisseurs Unité Qté PU TOTAL Progression Coût Matière Total Coût Matière de la portion Prix de vente TTC ( TVA 20%) Prix de vente HT Ratio coût matière (sur le HT) Coefficient multiplicateur

71 Fiche technique détaillée Nom du plat Exercice : Date mise à jour Placer : Fiche technique de fabrication n 37 Saumon frais aux pleurotes 8 portions 13/03/2015 Image Calculer : Coût total par denrée Coût Matière Total Coût Matière de la portion Prix de vente HT Ratio coût matière Coefficient multiplicateur Nombre de portions Denrées Fournisseurs Unité Qté PU TOTAL Progression Saumon frais x Kg 2, Pleurottes z Kg 0, Tomates h Kg 0, Crème fraîche Portion de pain Portion de beurre t L a Portion t Portion 8 70 Epices l Coût Matière Total Coût Matière de la portion Prix de vente TTC ( TVA 20%) Prix de vente HT Ratio coût matière (sur le HT) Coefficient multiplicateur

72 Fiche technique de fabrication N 37 Nom du plat Date mise à jour Nombre de portions Saumon frais aux pleurotes 13/03/ Denrées Fournisseurs Unité Qté PU TOTAL Progression Saumon frais x Kg 2, Pleurottes z Kg 0, Tomates h Kg 0, Crème fraîche t L Portion de pain Portion de beurre a Portion t Portion Epices l Coût Matière Total Coût Matière de la portion 8720 Prix de vente TTC ( TVA 20%) Prix de vente HT Ratio coût matière (sur le HT) 33,75% Coefficient multiplicateur 3,4

73 4. LE COEFFICIENT MULTIPLICATEUR

74 COEFFICIENT UNIQUE OU COEFFICIENTS MULTIPLES? Plus simple d appliquer un coefficient unique : On connaîtrait d'avance le ratio 'matières' global En effet, le coefficient étant l'inverse du ratio 'matières', si votre objectif de ratio est de 25 % : Le coefficient est de 1/0,25 = 4 Coefficient unique : Ratio 'matières' de tous les plats vendus = 25 % du CA HT

75 CALCUL 100 / RATIO COUT MATIERE = COEFICIENT MULTIPLICATEUR COÛT MATIÈRES COEFFICIENT MULTIPLICATEUR = PRIX DE VENTE H.T

76 Fiche technique de fabrication n 0 37 Intitulé : Pour 8 couverts SAUMON FRAIS AUX PLEUROTES DENREES Q U PU MONTANT Saumon frais Pleurotes Tomates Crème fraiche Portion de pain Portion de beurre Epices 2,4 0,5 0, Kg Kg Kg L Port. Port Coût matières total Coût matières de la portion Prix de vente client T.T.C (T.V.A. 20%) Prix de vente client H.T Ratio coût matière (par rapport au H.T) 33,75% Coefficient multiplicateur 3,4 COUT MATIERE de la portion : /8 = 8 720Ar PRIX DE VENTE HORS TAXE : / = Ar RATIO COUT MATIERE (HT) : / = 33.75% COEFFICIENT MULTIPLICATEUR : 100/33.75 = 2.95

77 POURQUOI UTILISER UN COEFFICIENT MULTIPLICATEUR? FICHE TECHNIQUE SHEMATISEE : Coût matières Charges de production - Main d œuvre - Amortissement du matériel de cuisson - Énergies Autres charges -Frais de distribution (salaires, publicité, entretien matériel du restaurant ) -Frais généraux (frais administratifs, PTT, impôts ) Bénéfices Coût matières Coefficient multiplicateur = Prix de vente H.T

78 METHODE Le coefficient multiplicateur 2 critères : COUT MATIERE élevé = COEF MULTIPLICATEUR faible CHARGE DE TRAVAIL élevée = COEF MULTIPLICATEUR élevé

79 EXEMPLE PRODUITS COEFICIENT Plats à la carte 3,5 Plats à fort coût matières 2,5 Desserts 6 à 10 Menus 3 Vins et boissons 4 Apéritifs 5

80 Nos prochaines formations Du lundi 30 Mars au vendredi 3 Avril : Création et Développement d'un établissement Hôtelier Avril : L'importance de la Réception Mai : La Démarche Qualité en Hôtellerie Juin : Hygiène de base et Méthodes HACCP Juillet : Gestion des Ressources Humaines Août : Les bons Reflexes en salle Septembre : Définition d'un Concept en Hôtellerie - Restauration Octobre : Connaissance des Vins de France et autres boissons Novembre : Personnel d'étages - Techniques et Procédures Décembre : Le management dynamique des équipes

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