Accompagnement RH des TPE/PME : Qualité de vie au travail Régions : Bretagne, Centre Val de Loire, Normandie, Pays de Loire. Appel à propositions

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1 Accompagnement RH des TPE/PME : Qualité de vie au travail Régions : Bretagne, Centre Val de Loire, Normandie, Pays de Loire Appel à propositions 1 - CONTEXTE DE LA DEMANDE... 2 L OPCA DEFi 2 Le contexte PRESTATIONS ET PRODUCTIONS ATTENDUES... 4 Contenu de la prestation 4 Modalités 4 Publics et entreprises visées CONDITIONS DE REPONSE A L APPEL A PROPOSITION... 6 Formalisation du partenariat 6 Modalités de réponse 6 Critères de choix du prestataire 8 Modalités de choix du prestataire 8 Le présent cahier des charges s adresse aux cabinets de conseil souhaitant répondre à l appel à propositions «Accompagnement RH des TPE/PME : Qualité de vie au travail». Région : Bretagne, Centre Val de Loire, Normandie, Pays de Loire Les cabinets conseil ne pourront pas proposer une réponse pour les deux appels à proposition en cours en région Bretagne, Centre Val de Loire, Normandie, Pays de Loire : - Accompagnement RH des TPE/PME - Recruter autrement - Accompagnement RH des TPE/PME - Qualité de vie au travail P a g e 1 9

2 1 - CONTEXTE DE LA DEMANDE L OPCA DEFi L OPCA DEFi est l organisme paritaire collecteur agréé par les branches professionnelles des industries pétrolières, Chimiques, du Médicament, de la Plasturgie et de la fabrication et du commerce des produits à usage pharmaceutique, parapharmaceutique et vétérinaire. Il est géré paritairement par les organisations professionnelles et syndicales de ces branches. Nos missions : Collecter les fonds des contributions obligatoires et volontaires de la formation professionnelle, Gérer et financer des actions de formation, Accompagner et conseiller les entreprises dans l analyse et la définition de leurs besoins en matière de formation et dans l articulation financière des dispositifs afin d optimiser les fonds versés, Renforcer son service de proximité au bénéfice de ses adhérents, et notamment à l égard des très petites, petites et moyennes entreprises, Rechercher des fonds complémentaires auprès de l Etat, des Collectivités territoriales, du Fonds Social Européen, du FPSPP, de Pôle Emploi, Rechercher et mettre en œuvre des actions de formation collectives communes ou non aux différentes branches professionnelles, en fonction des besoins identifiés, de la proximité des métiers et des travaux prospectifs des observatoires des métiers et des qualifications. Nos objectifs : Développer la visibilité et l attractivité des branches et de leurs politiques de formation, Développer la présence territoriale dans un réseau de proximité dynamique et efficient, Développer une offre de services et de conseil qui répond «sur mesure» aux besoins des entreprises, lesquels diffèrent en fonction de leur taille, de leur branche professionnelle ou encore de leur bassin d emploi, Disposer d une capacité d innovation et de réactivité adaptée aux différentes problématiques rencontrées par les entreprises, notamment dans le domaine de la gestion des compétences et de l emploi, Renforcer les moyens et les outils d information et de communication disponibles, Mettre à disposition des entreprises des outils modernes et performants, Développer et mutualiser les compétences. Chiffres clés (2016) : entreprises adhérentes salariés 426,5 M de collecte de P a g e 2 9

3 Le contexte Aux termes de l article. L du Code du travail, l OPCA DEFi peut prendre en charge les coûts de diagnostics RH permettant : o o D'informer, de sensibiliser et d'accompagner les entreprises dans l'analyse et la définition de leurs besoins en matière de formation professionnelle ; De participer à l'identification des compétences et des qualifications mobilisables au sein de l'entreprise et à la définition des besoins collectifs et individuels au regard de la stratégie de l'entreprise, en prenant en compte les objectifs définis par les accords de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Par ailleurs, l Accord National Interprofessionnel (ANI) de juin 2013 sur la qualité de vie au travail (QVT) désigne et regroupe les actions qui permettent de concilier à la fois l amélioration des conditions de travail pour les salariés et la performance collective des entreprises, d autant plus quand leurs organisations se transforment. La question du travail fait partie intégrante des objectifs stratégiques de l entreprise et doit être prise en compte dans son fonctionnement quotidien afin, notamment, d anticiper les conséquences des mutations. Dans ce contexte, et à titre expérimental, l OPCA DEFi souhaite compléter son offre de services et proposer aux TPE/PME adhérentes en Bretagne, Centre Val de Loire, Normandie ou Pays de Loire, une prestation d accompagnement à la mise en œuvre d une démarche QVT. Ainsi, l OPCA DEFi procède à un référencement de prestataires qui seront en capacité de conduire cette prestation, auprès de ces entreprises adhérentes, telle que définie par cet appel à proposition. Sur la base de ce référencement en fonction des besoins repérés, les conseillers formation de l OPCA DEFi solliciteront les prestataires retenus. Ces derniers devront travailler en étroite collaboration : - En amont, afin d échanger sur les éléments identifiés au préalable par les conseillers formation, - Tout au long de la prestation, afin de rendre compte du calendrier et de l état d avancement du processus d accompagnement. - A l issue de la prestation, afin d avoir un échange sur le bilan et les préconisations faites à l adhérent. P a g e 3 9

4 2 - PRESTATIONS ET PRODUCTIONS ATTENDUES La prestation proposée aux adhérents DEFi de -300 salariés se définit comme un appui au déploiement d une démarche de qualité de vie au travail. Contenu de la prestation Le dispositif d'accompagnement RH des TPE/PME sur la qualité de vie au travail est structuré en 2 phases : - Cadrage de la mission, à partir d un état des lieux de l existant au regard de la perception des 6 domaines : 1 jour - Accompagnement dans la mise en œuvre d une démarche qualité de vie au travail : 3 jours Phase 1 Cadrage de la mission L objectif est de proposer, aux entreprises, une prestation individualisée permettant de réaliser l état des lieux des pratiques et la mesure de l écart entre l existant et les objectifs dans le domaine de la qualité du travail A l issue, le cabinet propose un plan de préconisations, complété d une notre de cadrage de la prestation proposée. L entreprise, si elle le souhaite, peut se faire accompagner par le même cabinet pour la mise en œuvre du plan de préconisations. Phase 2 - Accompagnement à la mise en œuvre des préconisations L accompagnement a pour objectif de guider la fonction RH dans la mise en œuvre du plan de préconisations sur la démarche qualité de vie au travail. Les actions identifiées sont ajustées et priorisées par l entreprise. Modalités - L entreprise consulte au moins deux cabinets de conseil référencés par l OPCA DEFi. Les prestataires s engagent à répondre sous 15 jours. - L entreprise choisit celui qui correspond le mieux à sa situation et informe les cabinets de son choix. - L entreprise ou le cabinet retenu par l entreprise formule sa demande de prestation à l OPCA DEFi, à partir de la fiche de demande de prise en charge. - Le prestataire réalise l état des lieux et propose un plan de préconisations. Le Conseiller OPCA DEFi est associé à la restitution finale. - L OPCA DEFi contrôle la qualité de la prestation de cadrage et procède au règlement de la facture émise par le prestataire. P a g e 4 9

5 - L entreprise, si elle le souhaite, peut être accompagnée pour mettre en pratique le plan de préconisations. L action d accompagnement doit être soumise pour avis préalable à l OPCA DEFi qui validera la durée proposée par le prestataire. L entreprise adresse sa demande d accompagnement à l OPCA DEFi, à partir de la fiche de demande de prise en charge. - L OPCA DEFi contrôle la qualité de l accompagnement mis en œuvre et procède au règlement de la facture émise par le prestataire. - Les demandes de prises en charges seront adressées par l entreprise à l OPCA DEFI, seules les prestations validées par les services dédiés de l OPCA feront l objet d un financement au titre du présent appel à proposition. En termes de livrables, et pour toutes les prestations réalisées, une note de cadrage et un rapport détaillé sera remis à l entreprise bénéficiaire. En complément, un rapport de synthèse sera adressé à l OPCA DEFi comprenant pour chaque phase la trame de restitution fournie par l OPCA DEFi, dont notamment : - La synthèse des actions menées, - La synthèse des préconisations formulées, - Le bilan du déroulement de la prestation d accompagnement, précisant la nature des actions, la méthode et les outils mis en place Seules les prestations réalisées entièrement conformément à la commande initiale validée par l OPCA DEFI seront payables au prestataire. P a g e 5 9

6 Publics et entreprises visées Les prestations proposées sont destinées aux entreprises de moins de 300 salariés, adhérentes (SIREN) à l'opca DEFi, n ayant pas bénéficié d un accompagnement RH OPCA DEFi ces trois dernières années. Les entreprises concernées par cette prestation auront été préalablement identifiées par le réseau OPCA DEFi comme étant porteuses d un projet de développement QVT. Les interlocuteurs interrogés seront ceux dont les missions, actuelles ou futures, ont trait à la gestion des ressources humaines au sein de l entreprise. L engagement formel du dirigeant dans la réalisation de la mission est indispensable. 3 - CONDITIONS DE REPONSE A L APPEL A PROPOSITION Formalisation du partenariat Le présent appel à proposition couvre la période de septembre à décembre 2018 et pourra faire l objet d un renouvellement. Les demandes de référencement sont formulées par le ou les prestataires à partir du dossier de candidature. Celui-ci permet au prestataire de décrire la prestation proposée : modalités, méthodologie, ressources matérielles et immatérielles, zone géographique d intervention, etc. Une convention de partenariat sera signée entre l OPCA DEFI et les prestataires retenus. L OPCA DEFI ne sera engagé qu à compter de la réception de la convention signée du prestataire. Un contrôle sera mis en œuvre concernant le nombre de missions réalisées par un même cabinet de façon simultanée afin de s assurer de sa capacité à réaliser les missions dans les meilleures conditions. En cas de non-respect des règles en vigueur, l OPCA est légitimement en droit de retirer l habilitation du prestataire concerné et en conséquence de le supprimer de la liste des prestataires habilités pour cette prestation. Modalités de réponse Cet appel à propositions est ouvert du 9 juillet 2018 au 30 juillet Il vise à référencer 1 ou 2 prestataires par région, pour les régions administratives : Bretagne, Centre Val de Loire, Normandie, Pays de Loire. Les prestataires ne pourront pas proposer une réponse pour les deux appels à proposition en cours : - Accompagnement RH des TPE/PME - Recruter autrement (Régions : Bretagne, Centre Val de Loire, Normandie, Pays de Loire) - Accompagnement RH des TPE/PME - Qualité de vie au travail (Régions : Bretagne, Centre Val de Loire, Normandie, Pays de Loire) P a g e 6 9

7 Le ou les prestataires souhaitant répondre à l appel à proposition devront faire parvenir leur proposition par écrit comme suit : - Présentation du cabinet RH : Présentation générale du prestataire, N SIRET, certification(s) et norme(s) qualité, positionnement client, localisation, périmètre et zone d intervention habituels, Expertise du conseil en QVT : le prestataire doit justifier, notamment, d une activité de cabinet de conseil et prestations similaires au sein d entreprises industrielles Des références générales sur la connaissance / expérience/ compréhension du secteur ou sur les travaux à mener, à partir de témoignages clients, exemples concrets de prestations identiques rapports de synthèse anonymes, L expérience du cabinet en accompagnement de PME/TPE - Offre technique et financière, précisant : La compréhension du contexte du projet et du champ d intervention du projet, Le détail de la méthodologie proposée au regard des travaux prévus et nécessaires à la réalisation du projet, La définition des étapes de réalisation de l action avec les livrables envisagés pour chaque étape, La ou les région(s) d intervention retenue(s), en lien avec l implantation du cabinet prestataire, Le (s) nom des consultant (s) qui interviendront (CV obligatoire) précisant l expérience dans le ou les domaines visés, Un budget indiquant le nombre de jours prévu par étapes, les tarifs unitaires. Les coûts incluront les frais de déplacement et autres types de frais, Le nom du responsable de projet (nom, rôle et coordonnées) ; Un contact unique pour la logistique, la facturation et le suivi administratif. Présentée synthétiquement, cette réponse ne devra excéder vingt pages. La réponse à l appel à projets sera adressée par voie électronique à : CF_CentreOuest_lstdiff@opcadefi.fr Copie diagnosticrh@opcadefi.fr P a g e 7 9

8 Critères de choix du prestataire Le choix des prestataires s appuiera sur des critères permettent de s assurer que les conditions de qualité des prestations offertes par le prestataire sont conformes au cadre défini par OPCA DEFI : Connaissance de l environnement industriel et des branches des industries pétrolières, chimiques, du médicament, de la Plasturgie et de, Pharmacie, Plasturgie et de la fabrication et du commerce des produits à usage pharmaceutique, parapharmaceutique et vétérinaire Connaissance des outils RH des branches de l OPCA DEFi Expérience de l accompagnement des PME/TPE Compréhension générale du sujet à traiter et reformulation des enjeux Expérience dans les démarches de qualité de vie au travail Qualité et pertinence de la proposition et de la méthodologie proposée Références de l équipe et ses capacités d intervention en lien avec l objet de la consultation, Respect des procédures (conventionnement et suivi administratif, reporting régulier auprès du service dédié, et restitution des documents de synthèse) Volet financier (coût de la prestation, des coûts de déplacement selon l implantation géographique,) Déontologie, strict respect du secret professionnel, strict respect de la confidentialité des informations, A noter : Pour éviter tout conflit d intérêt, un prestataire ne pourra assurer les actions de formation éventuellement préconisées par la prestation réalisée par ses soins, dans les 12 mois suivant la réalisation de la prestation. L OPCA DEFI se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues pour tout ou partie de l appel à projets. L OPCA DEFI s engage à garder confidentielles les propositions reçues. L OPCA DEFI se réserve le droit d attribuer séparément ou partiellement le projet. Le prestataire non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision du Comité de pilotage. L OPCA DEFI n est engagé qu après notification écrite au prestataire de l acceptation du projet. Modalités de choix du prestataire Une consultation des propositions des candidats ayant présenté une offre jugée pertinente au regard des critères définis ci-dessus sera organisée selon les modalités définies : Les propositions seront examinées par le Comité technique, P a g e 8 9

9 Au vu de la proposition retournée, une audition des organismes prestataires pré sélectionnés pourra être organisée entre le 23 et le 27 aout, en présence d un consultant qui réalisera la prestation sur la région proposée : 23 aout : Rennes Orléans 24 aout : Nantes 27 aout : Rouen La décision du choix du prestataire sera effectuée au plus tard le 01/09/2018 P a g e 9 9