Avis de pré qualification d Agences de voyages pour le SNU en République Islamique de Mauritanie N AP/LTA/001/2013 (RELANCE)

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1 Programme des Nations Unies pour le développement Avis de pré qualification d Agences de voyages pour le SNU en République Islamique de Mauritanie N AP/LTA/001/2013 (RELANCE) I. CONTEXTE Dans le cadre de ses activités, le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) en Mauritanie lance, pour le compte du Système des Nations Unies (SNU) en Mauritanie un avis de pré qualification d Agences de voyages. Cet exercice a pour objet le renouvellement de l accord à long terme (LTA) avec les Agences de voyage. Il sera procédé à l identification d Agences de voyage potentiels, l évaluation de leurs capacités administratives et techniques et leur pré sélection aux fins de la participation au processus compétitif qui débouchera sur le recrutement des trois (03) Agences de voyage. A terme, l avis de pré qualification aboutira à la signature d un contrat sur la base d un accord à long terme (LTA) renouvelable annuellement sous réserve de performance satisfaisante. La durée de la LTA est plafonnée à trois (03) ans. L avis est ouvert aux Agences de voyages opérant en République Islamique de Mauritanie, justifiant d une expérience d au moins trois (03) années. Le PNUD invite par la présente les Agences de voyage remplissant les conditions requises à déposer leur dossier dans le cadre du présent avis de pré qualification. II- TERMES DE REFERENCES Les termes de référence du présent avis sont disponibles sur le site des Nations Unies : rubrique Emploi/Appel d offres III- DOCUMENTS CONSTITUTIFS DU DOSSIER Le dossier de pré qualification des Agences de voyage devra comprendre les documents suivants : 1/6

2 a. La copie de l Inscription au Registre de Commerce b. Une copie des statuts de la société / Agence de voyage c. Une fiche de présentation de l Agence de voyage indiquant les coordonnées exactes de son siège social et les noms des membres de l équipe dirigeante (joindre les prospectus, brochures, le plan indicatif de son siège, et autres documents qui présentent les services de l Agence de voyage) NB : Faire une brève description de l organisation interne, des atouts de l Agence de voyage, les atouts dont elle dispose. d. Une attestation de non faillite et de non poursuite (non contentieux) judiciaire délivrée par le tribunal e. Liste des principaux clients de l Agence de voyage au cours des 3 dernières années (présenter les informations dans un tableau indiquant : le nom du client, le chiffre d affaire annuel, le nombre de billets émis) f. Au moins trois (03) attestations de bonne fin d exécution des meilleurs clients avec lesquels l Agence de voyage a signé des contrats au cours des 3 dernières années g. La preuve de l accréditation auprès de IATA (International Air Transport Association). h. La preuve que l Agence de voyage est à jour vis-à-vis du fisc i. La preuve que l Agence de voyage est à jour vis-à-vis de la Sécurité sociale j. Une copie de l attestation financière prouvant que l Agence de voyage dispose des ressources financières pour faire face aux besoins du SNU (ou la preuve d une ligne de crédit suffisante pour honorer les factures des compagnies de voyage) k. La preuve que l Agence de voyage a mis en place une politique d assurance qualité / une démarche qualité, voire une politique environnementale au sein de l entreprise. Si l Agence de voyage est certifiée ISO 9001 (norme qualité), veuillez en fournir la preuve l. Une copie du bilan certifié des 2 dernières années (2011, 2012). m. La liste du personnel de l Agence de voyage (joindre l organigramme s il existe) n. Les CV des agents employés par l Agence de voyage : notamment les CV des agents qui seront mis à disposition du SNU dans le cadre de l accord LTA. NB : La non fourniture des pièces suivantes est éliminatoire : a, c, d,g II. DEMANDE DE CLARIFICATION Toute demande de clarification sur cet avis de pré qualification doit être adressée à: infos.procure.mr@undp.org avant la date de soumission des dossiers. Le PNUD fera en sorte à répondre à toutes les demandes de clarification dans les meilleurs délais, et ce, avant la date de soumission des dossiers. 2/6

3 III- ADRESSE DE SOUMISSION Les dossiers de soumission devront être envoyés à l adresse indiquée ci-dessous au plus tard le 15 Septembre 2013 à 16H. Les offres sont recevables à la réception du PNUD les jours ouvrables de 15h à 16h. A l attention de: Madame la Coordonnatrice Résidente du PNUD Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) B.P. 620 Nouakchott Mauritanie - Tel : (222) Fax : (222) Avec la mention : «Avis N AP/LTA/001/2013 : Soumission pour pré qualification d agences de voyage pour le SNU en Mauritanie» «A n ouvrir qu en séance» Ou par recrutement.mr@undp.org (copie PDF) Tout dossier reçus après la date et heure indiquées ou envoyées à toute autre adresse sera rejeté. IV- FORMULAIRE DE PRE QUALIFICATION / CRITERES D EVALUATION A titre d information, les dossiers de pré qualification seront évalués sur la base des critères suivants : N Critères Note plafond Fournisseur/P restataire I Structure et organisation de la société/ Agence de voyage 1.1 L organisation et la réputation générale de la 05 société reflètent-elles des compétences et de la fiabilité? 1. Profil général de l organisation 2. Ancienneté de la société en Mauritanie (3 ans minimum) 3. Implantation géographique nationale? En dehors de la Mauritanie? 15 A B C D E 1.2 L Agence de voyage est-elle en règle vis-àvis de l Administration en général? (pièces administratives) - Registre du commerce - Agrément IATA - Attestation fiscale - Attestation sécurité sociale - Autres documents 05 3/6

4 1.3 Procédures d assurance qualité et politique environnementale Antécédents en matière d arbitrage et de contentieux judiciaire 01 II Savoir-faire et expérience L Agence de voyage a-t-elle un accord / 6 une entente privilégiée avec les Agence de voyage? (quel est son réseau commercial?) 22 Les connaissances, l expérience et la taille du fournisseur sont-elles adaptées au projet? 2.3 Des projets similaires ont-ils été réalisés pour les principales organisations de l ONU / gouvernementales? (- apprécier les attestations de bonne fin d exécution) 02 pt par attestation 2.4 Le soumissionnaire connaît-il bien la réglementation, les questions de billetterie? Tarification? (meilleur tarif négociés avec les compagnies, garantir les tarifs jusqu à l émission du billet, remboursement de trop perçu en cas de surfacturation, délai de remboursement, etc). 2.5 Flexibilité à accorder des remises et ristournes sur la vente d une période Disposition à offrir des sur classements et traitement VIP au personnel du SNU 2.6 Quels sont les autres services offerts par le soumissionnaire? - Accueil, transport - Reservation d hotels - Suivi des réclamations pour perte de bagages - Permanence d agent aux heures non ouvrables, les weekends, etc Le soumissionnaire a-t-il une couverture, régionale? mondiale? /6

5 III Capacité financière Le fournisseur est-il financièrement capable de respecter ses engagements contractuels? 3.2 Quel est le chiffre d affaires réalisé à l exportation? 6 4 IV Ressources 4.1 Qualifications générales (capacité de 10 gestion) : 4.2 Adéquation du personnel au projet : 15 a) Expérience compagnie aérienne b) Formation professionnelle c) Expérience professionnelle dans le domaine de gestion de voyage 4.3 Compétences linguistiques 10 a) Français b) Anglais c) Arabe TOTAL 100 V- VISITE DE TERRAIN Le SNU organisera une visite des Agences de voyage ayant obtenu une note minimale de 70 points dans le cadre de la finalisation de l exercice d évaluation des dossiers de pré qualification reçus. Ces entités seront informées au moins 24 heures avant le jour de la visite. L objet de cette visite sera de corroborer certaines des informations fournies par le soumissionnaire dans les documents de pré qualification. VI- ETAPES DE QUALIFICATION Seules les Agences de voyages ayant été pré qualifiées au terme du présent exercice seront considérées dans la suite du processus. Elles seront invitées à soumettre une offre financière. Une demande de prix sera envoyée uniquement aux seules entreprises pré qualifiées. Cette demande de prix couvrira des destinations et services bien déterminés. Il sera demandé aux entreprises de donner la structure détaillée de chacun de leur prix, et les périodes respectives pendant lesquels ces prix peuvent être garantis. L évaluation de ces offres de prix résultera en la sélection de trois Agences de voyages avec lesquelles les Accords à Long Terme. VII- ACCORD A LONG TERME 5/6

6 Le PNUD signera un Accord à Long Terme (LTA) avec l Agence de Voyage ayant globalement présenté la proposition au plan administratif, technique et financier. L accord sera initialement signé pour un an renouvelable pour une autre année sous réserve de performance satisfaisante du prestataire. Le délai de la LTA sera plafonné à 3 ans Nouakchott, le 01 Septembre 2013 La Représentante Résidente Adjointe / Opérations 6/6

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