Madame, Monsieur, Nos services se tiennent à votre disposition pour tout complément d information. Directrice des finances Agent comptable

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1 Direction des Finances Agence Comptable Mesdames et Messieurs les Directeurs de composante et de service commun, les Directeurs d unités de recherche les Directeurs et Responsables de service les Responsables administratifs et financiers de composante et de service Strasbourg, le 22 septembre 2015 Objet : Calendrier de fin d exercice 2015 Madame, Monsieur, le décret relatif à la Gestion Budgétaire et Comptable Publique fixe à fin février 2016 la date limite d approbation du compte financier de l exercice 2015 par l organe délibérant. Ainsi, la date de présentation des comptes de l université au Conseil d Administration a été arrêtée au 1 er mars 2016, compte-tenu des contraintes d organisation. Rappelons que les comptes de l exercice 2014 ont été approuvés avant le 31 mars N+1, en application de la mesure provisoire autorisée par le décret. Ce calendrier est ainsi avancé d un mois comparativement à l année précédente. L intérêt de cette opération réside non seulement dans l accélération de la mise à disposition de l information financière mais aussi dans la meilleure organisation qu elle suppose pour maintenir, voire encore améliorer, la qualité des comptes et la fiabilité de l information financière. Les pages qui suivent présentent le calendrier des opérations de fin d exercice de l année Les principales modalités de clôture sont reconduites mais dans des délais raccourcis et avec une généralisation du bureau facturier. Les factures d achat seront liquidées jusqu au 23 décembre par le bureau facturier et les factures de vente émises par les gestionnaires jusqu au 18 décembre. Le délai de visa comptable des pièces sera avancé au 30 décembre afin de permettre la réalisation des dernières opérations de césure. L enjeu porte également sur la maîtrise du volume des flux de fin d année par un meilleur lissage sur le second semestre, par une mise en qualité régulière des comptes (en particulier du service fait) et par une limitation des commandes dès fin novembre. Le respect de ces échéances représente un effort important, partagé entre les services ordonnateurs des composantes, unités de recherche, services, de la DFI, de la direction et l agence comptable. La participation de l ensemble des acteurs et l anticipation des opérations à mener sont ainsi nécessaires pour que la clôture de l'exercice se passe dans de bonnes conditions. Nous vous prions de bien vouloir respecter les dates et les modalités de réalisation des opérations, et de remonter aux services de la Direction des finances et de l Agence comptable les éventuels difficultés ou retards que vous rencontreriez. Nos services se tiennent à votre disposition pour tout complément d information. Hélène Mangano Directrice des finances Jean-François Kapps Agent comptable 1/15

2 Consignes préalables 1) Guide «Mise en qualité des flux budgétaires» Les opérations de mise en qualité des flux budgétaires sont réalisées tout au long de l année par les gestionnaires financiers. A compter de la rentrée de septembre, ces opérations seront a minima mensuelles (envoi des fichiers chaque mois et suivi de leur avancement par la DFI et l agence comptable). Leur objectif est de limiter les flux non dénoués par une démarche active des gestionnaires (vérification du service fait auprès des acheteurs, dénouement des charges à payer N-1, analyse des doublons...). Toutes les modalités pratiques figurent dans le guide méthodologique disponible sur l ENT. 2) Guide «Clôture» Ce guide méthodologique détaille l ensemble des procédures et explicite les modalités techniques de réalisation des opérations de clôture. Il est disponible sur l ENT. 3) Listes séparées des pièces établies par les services ordonnateurs à compter du 2 novembre 2015 afin de faciliter le traitement des opérations de dépenses et de recettes par l agence comptable : pour les dépenses au comptant (régie d avance), pour les dépenses et les factures de vente de prestation interne sur ressources affectées, pour les dépenses d investissement (qui feront l objet d une fiche immobilisation). 4) Correction des imputations erronées de paie Dans l objectif d une correction régulière des imputations de paie erronées, nous vous communiquons les dates prévisionnelles d'envoi des journaux de paie ainsi que les dates de retour attendu des demandes de corrections. Nous vous prions d être vigilants dans le contrôle des journaux de paie et de remonter les erreurs relevées à la DFI -bureau de la masse salariale-, selon le calendrier ci-après, en utilisant le formulaire habituel. Mois de paie Envoi journaux de paie Retour des demandes de correction Janvier à juillet 2015 Envoyés 09/10/2015 (paie juillet) Août /09/ /10/2015 Septembre /10/ /11/2015 Octobre /11/ /12/2015 Novembre /12/ /01/2015 Décembre /01/ /01/2016 (corrections sur 2016 par PI) 5) Réimputation des dépenses ou des recettes Afin de lisser ces corrections sur l année, les demandes de réimputation de pièce (modification de l adresse budgétaire de la pièce) devront parvenir mensuellement à la DFI bureau du budget (dès à présent pour le premier semestre puis très périodiquement). 2/15

3 1. Les dépenses 2015 La principale évolution en matière de traitement des dépenses réside dans la généralisation du service facturier dont le périmètre couvrira à la clôture la quasi-totalité de l université. La signature du service fait par l ordonnateur et sa matérialisation dans Sifac constituent désormais l autorisation de payer le fournisseur dès réception de la facture. Le taux de services faits saisis dans Sifac à réception de la facture reste encore insuffisant (48% au 1 er semestre) ; nous vous engageons donc à réfléchir à l organisation à mettre en place dans vos composantes, unités de recherche et services pour fluidifier l information entre acheteurs et gestionnaires financiers. Le bureau Organisation et gestion financière de la DFI est à votre disposition pour vous aider dans cette réflexion. Rappelons enfin que le service fait doit concerner aussi bien les commandes ponctuelles dès leurs dates de réalisation que celles faisant l objet d une facturation périodique dès la fin de la période (et avant le départ en congé de fin d année). Les factures parvenues jusqu au 23 décembre seront enregistrées dans Sifac par le bureau facturier. Tout début janvier, un délai de 3 jours est donné aux ordonnateurs pour émettre les services faits manquants : - soit relatifs à des workflow en provenance du bureau facturier, - soit relatifs à des rejets comptables (information transmises par mail par la DFI ou la DIRE) afin de constituer des charges à payer. Afin de fluidifier les flux et de mettre en paiement rapidement, les factures réceptionnées en 2016 seront enregistrées dans Sifac sur 2016 sans attendre le visa des charges à payer Cas général des dépenses Les tableaux suivants présentent le calendrier d'émission des dépenses traitées selon les flux classiques (commande d achat) ou en liquidation directe par les services ordonnateurs, ainsi que le flux mission. Mercredi 25 novembre 2015 Dès fin novembre et durant le mois de décembre 2015 Date limite de saisie des commandes. Il convient de procéder avant cette date à l émission des commandes d achat : nécessaires à la couverture de tous vos besoins prévisibles, liées aux dépenses récurrentes attendues en fin d'année, de type contrats de maintenance, locations, affranchissement, fluides... si cela n'est pas encore le cas, auprès du magasin de chimie et de l imprimerie centrale en indiquant dans la désignation de l achat qu il concerne la fin novembre ou le mois de décembre 2015 (le magasin sera ouvert jusqu au 11 décembre ; les impressions à compter du 14 décembre seront facturées en janvier 2016). La réalisation des charges à payer en sera facilitée : la simple saisie du service fait au moment de la livraison ou de la prestation du service permet de la constituer (service fait valorisé). Durant cette période, le volume des commandes devra être très fortement réduit et se limiter aux seuls cas suivants : mission, restauration, traiteur, maintenance urgente. Les procédures de commandes restent identiques : saisie par les gestionnaires de composantes, unités de recherche et services ou pôles mutualisés. Rappelons que dans le cas où ces commandes de fin d année ne feraient pas l objet d un service fait en 2015, elles seraient imputées au budget /15

4 Vendredi 18 décembre 2015 Mercredi 23 décembre 2015 Mercredi 30 décembre 2015 Mercredi 13 janvier 2016 Date limite de réception à l Agence Comptable des listes dép signées relatives aux : liquidations directes de dépenses, traitements des missions, liquidations hors périmètre bureau facturier liquidés par les gestionnaires. Date limite d enregistrement des factures par le bureau facturier Lorsque le service fait est saisi et la facture liquidée jusqu au 23 décembre inclus, il s agira d un flux classique de dépense imputé sur l exercice Date de fin des prises en charge comptable des dépenses classiques (hors opérations de césure et paie de décembre) Date de fin d intégration de la paie de décembre 1.2. Charges à payer et charges constatées d avance Au fil de l année et jusqu au mercredi 16 décembre 2015 Lundi 4 janvier 2016 Mardi 5 janvier 2016 Dès début décembre et jusqu au mercredi 6 janvier 2016 Transmission à la DFI des formulaires de charges constatées d avance. Les charges, comptabilisées en 2015, concernant un ou plusieurs exercices ultérieurs constituent des charges constatées d avance. La dépense initiale est liquidée sur le budget 2015 pour son montant total dû au fournisseur puis réduite de la quote-part à répartir sur l exercice 2016, en contrepartie d un compte de tiers particulier (486). La quote-part s impute ainsi au budget La saisie des charges constatées d avance sera assurée par la DFI sur la base du formulaire reçus, puis transmis à l agence comptable au plus tard le vendredi 18 décembre. Transmission aux gestionnaires pour validation de la liste des charges à payer à constituer pour les frais de mission. Cette liste comprendra le numéro et le motif de la mission, le matricule et nom du missionnaire, l adresse budgétaire et le montant de l estimation de frais. Retour de validation de la liste des charges à payer à constituer pour les frais de mission. Ces charges à payer seront constituées par la DFI au vue de la liste validée puis transmises à l agence comptable le 6 janvier. Constitution des charges à payer. Les dépenses engagées pour lesquelles le service est fait au 31 décembre 2015 (livraison, prestation du service ) mais la facture correspondante non parvenue à cette même date constituent des charges à payer imputées sur le budget 2015 alors que le paiement ne sera effectué qu'en Pour ce faire, qu il s agisse de dépenses de fonctionnement (hors frais de mission et hors masse salariale) ou d investissement, les services ordonnateurs saisiront : 4/15

5 un service fait valorisé dans Sifac (date de pièce antérieure ou égale au 31/12/2015) sur l exercice 2015 (date comptable 2015, au plus tard au 31/12/2015 notamment lors des saisies du 4 au 6/01/2016). La saisie des services faits doit être régulière tout au long de l année. Il convient de saisir jusqu au 23 décembre l ensemble des services faits relatifs aux commandes passées jusqu à fin novembre ainsi que ceux relatifs aux prestations récurrentes du mois de décembre. Si les factures afférentes à ces services faits ne sont pas réceptionnées et liquidées par le bureau facturier au plus tard le 23 décembre, ces services faits constitueront des charges à payer. Du 4 au 6 janvier 2016, il convient de saisir les derniers services faits manquants, notamment ceux indiqués par les workflow en provenance du bureau facturier. Ces services faits constitueront des charges à payer, les factures afférentes étant liquidées par le bureau facturier sur l exercice Du 14 décembre 2015 au mercredi 6 janvier 2016 Vendredi 8 janvier 2016 Les dépenses 2015 rejetées durant cette période seront retraitées par les gestionnaires sous la coordination de la DFI et la DIRE et constitueront des charges à payer Durant cette période, les rejets de factures seront transmis par l agence comptable à la DFI. La DFI et la DIRE se chargeront de les faire parvenir par mail aux gestionnaires des composantes, unités de recherche et services ou des pôles mutualisés pour : correction rapide du service fait (date de pièce antérieure ou égale au 31/12/2015) sur l exercice 2015 (date comptable 2015, au plus tard au 31/12/2015 notamment lors des saisies du 4 au 6/01/2016). Ces dépenses constitueront ainsi des charges à payer imputées au budget Date de fin des prises en charge comptable des charges à payer et charges constatées d avance Focus sur les charges à payer en investissement Depuis l exercice 2014, les dépenses d investissement font l objet d un service fait valorisé. De ce fait, à l instar des dépenses de fonctionnement, la saisie du service fait (MIGO) en date comptable 2015 constitue la charge à payer qui impacte à la fois le budget et les comptes de l exercice Focus sur les charges à payer relatives aux frais de mission Comme en 2014, des charges à payer devront être constituées pour les frais des missions réalisées en 2015 et non liquidés à la clôture. Les frais de mission ne faisant pas l objet d un service fait valorisé, les charges à payer devront être constituées par la saisie d une liquidation directe à hauteur de l estimation des frais. Pour ce faire, la DFI transmettra aux gestionnaires la liste des missions s étant déroulées sur 2015 mais n ayant pas fait l objet d une liquidation (hormis des missions imputées sur des ressources affectées ou des Idex dont la gestion est spécifique). Cette liste devra être validée très rapidement et fera l objet de charges à payer saisies par la DFI. 5/15

6 Ces charges à payer feront l objet d une extourne sur le budget Au fur et à mesure de la transmission par les missionnaires des pièces justificatives, le gestionnaire pourra liquider l état de frais définitif sur le budget 2016 (date comptable 2016) selon la procédure courante. Focus sur les charges à payer en masse salariale En raison des contraintes calendaires de paie imposées en fin d année, le délai de remise des documents au bureau des personnels contractuels de la DRH concernant les demandes de contrats de travail, les vacations, les heures supplémentaires et les cours complémentaires pour la paie de décembre 2015 est le 23 octobre Ainsi, il convient que vous soyez vigilants quant aux saisies dans l application ARC de vos demandes de contrat (ayant une date de début de contrat au 1 er décembre 2015 ou courant décembre 2015) ou des états d heures de vos vacataires (périodes jusqu au mois d octobre 2015 inclus). En effet, pour pouvoir être intégrés à la paie de décembre : - ces demandes de contrat doivent être validées avant le 23 octobre ces états d heures édités dans ARC doivent être retournés signés au bureau des personnels contractuels de la DRH avant le 23 octobre Dans le cas contraire, ils feront l objet d une charge à payer sur l exercice Les états d heures saisis dans ARC pour les mois de novembre et décembre 2015 seront nécessairement traités dans le cadre des charges à payer de l exercice Les charges à payer de masse salariale ne font pas l objet d un service fait valorisé et nécessitent une saisie spécifique qui sera réalisée par le bureau de la masse salariale de la DFI. Pour permettre à ce bureau de réaliser une analyse et une saisie au fil de l eau des charges à payer, nous vous remercions de bien vouloir saisir vos états d heures dans ARC dès que vous aurez connaissance des heures effectuées en respectant les délais suivants : - pour les heures effectuées fin octobre : le 02/11/2015 au plus tard - pour les heures effectuées en novembre : le 01/12/2015 au plus tard - pour les heures effectuées en décembre : avant votre départ en congés de fin d année (si les heures ont bien été réalisées avant votre départ) ou impérativement avant le 6 janvier 2016 dans le cas contraire La liquidation des factures d achat en 2016 A compter du 5 janvier 2016 Liquidation des factures en date comptable 2016 par le bureau facturier (ou par les gestionnaires, hors périmètre du bureau facturier) Au fur et à mesure de l arrivée des factures sur 2016, ces dernières seront liquidées en date comptable 2016 : - soit en référençant un flux 2015 (commande et service fait en 2015, facturation en 2016). Rappelons qu il n est plus nécessaire d attendre le visa de la charge à payer pour liquider. Le flux de dépense sera ainsi plus fluide ; - soit en référençant un flux 2016 (commande, service fait et facturation en 2016). 6/15

7 2. Les recettes 2015 Le tableau suivant présente le calendrier d'émission des recettes traitées selon les flux classiques (commande de vente) ou en liquidation directe par les services ordonnateurs Cas général des recettes Vendredi 18 décembre 2015 Du 14 décembre 2015 au mercredi 6 janvier 2016 Mercredi 30 décembre 2015 Date limite de réception des listes de pièces de recettes à l Agence Comptable pour visa. Les listes de pièces de factures de ventes et d avoirs, qu elles soient traitées par le flux classique de commande de vente ou en liquidation directe, devront être transmises au visa comptable jusqu au 18 décembre. Les recettes rejetées durant cette période seront retraitées par les gestionnaires sous la coordination de la DFI et de la DIRE et constitueront des produits à recevoir Durant cette période, les rejets de factures de vente seront transmis par l agence comptable à la DFI. La DFI et la DIRE se chargeront de les faire parvenir par mail aux gestionnaires des composantes, unités de recherche et services ou des pôles mutualisés pour : correction rapide de la liquidation sous forme de produit à recevoir (date de pièce antérieure ou égale au 31/12/2015) sur l exercice 2015 (date comptable 2015, au plus tard au 31/12/2015 notamment lors des saisies du 4 au 6/01/2016). Les recettes seront ainsi imputées au budget Date de fin des prises en charge comptable des recettes classiques (hors opérations de césure) 2.2. Les produits à recevoir et les produits constatés d avance Le calendrier présenté concerne : - les produits à recevoir (PAR) qui correspondent aux recettes nées au cours de l exercice 2015 (livraison d un bien, réalisation d une prestation pour le compte d un client, droit acquis par une convention ) mais qui ne peuvent donner lieu à une liquidation définitive avant le 31 décembre (du fait d une incertitude sur le montant à liquider ou de l absence momentanée d une pièce justificative), - les produits constatés d avance (PCA) qui peuvent être calculés dès l émission de la recette initiale (au prorata temporis généralement). Point d attention : Les PAR et PCA réalisés dans le cadre d une gestion à l avancement relèvent d un autre calendrier (cf. point 5). 7/15

8 Dès à présent et jusqu au lundi 11 janvier 2016 Dès à présent et jusqu au lundi 11 janvier 2016 Mardi 19 janvier 2016 Date limite de transmission à la Direction des Finances des pièces justificatives des PAR saisis. Les saisies spécifiques seront effectuées au fil de l eau par chaque gestionnaire (pièce au statut pré-enregistrée) et les pièces justificatives transmises à la DFI responsable du bureau du budget- pour analyse et validation. Ces pièces seront ensuite transmises à l Agence Comptable pour le 14 janvier. Il est recommandé d effectuer la revue des recettes restant attendues qui pourraient faire l objet d un PAR dès à présent. Date limite de transmission à la Direction des Finances des pièces justificatives des PCA saisis. Les saisies spécifiques seront effectuées au fil de l eau par chaque gestionnaire (pièce au statut pré-enregistrée) et les pièces justificatives transmises à la DFI responsable du bureau du budget- pour analyse et validation. Ces pièces seront ensuite transmises à l Agence Comptable pour le 14 janvier. Il est recommandé d effectuer la revue des recettes devant faire l objet d un PCA dès à présent. Date de fin des prises en charge comptable des PAR et des PCA (hors gestion à l avancement) La liquidation des factures de vente en 2016 A compter du 11 janvier 2016 Liquidation des factures de vente en date comptable 2016 Les factures de vente devront être émises à l encontre des clients sur 2016 (date comptable 2016) selon la procédure courante : - qu elles concernent un droit acquis en 2015 ayant fait l objet d un PAR. Dans ce cas, le PAR est extourné sur 2016 et cette moins-value est compensée par l émission de la facture de vente. Rappelons que les factures de vente rejetées à compter du 14 décembre sont reprises en PAR sur 2015, il conviendra donc d émettre également la facture définitive sur 2016 ; - qu elles concernent un droit acquis en 2016 facturé en Pour rappel : les PCA émis fin 2015 sont extournés sur 2016, ce qui constitue une recette imputée au budget Aucun retraitement n est nécessaire. 8/15

9 3. Les prestations internes Lundi 30 novembre 2015 Vendredi 11 décembre 2015 en fin de journée Lundi 14 décembre 2015 Date limite de réception à la DFI des factures de ventes de prestations internes (hors interface) jusqu à novembre inclus avec numéro de la commande d achat correspondante par les services ordonnateurs. Il est important que les prestations internes relatives aux onze premiers mois de l année soient émises dans leur totalité et transmises de manière régulière à la DFI. Interface / Arrêt de la facturation pour le magasin de chimie et l imprimerie. Interface / Date limite de réception à la DFI des fichiers de prestations internes du mois de décembre (magasin de chimie et imprimerie). Date limite de réception à la DFI des décisions de PI (apurement de contrat, flux financier, reversement SFC ). Date limite de réception à la DFI des factures de ventes de prestations internes (hors interface) du mois de décembre avec numéro de la commande d achat correspondante par les services ordonnateurs. Les prestations internes ne doivent concerner que les commandes antérieures au 28 novembre facturées au mois de décembre. Mercredi 16 décembre 2015 Vendredi 18 décembre 2015 Date limite de réception à l Agence comptable des factures de ventes de prestations internes transmises par la DFI. Date limite de réception à l Agence comptable des factures d achat de prestations internes transmises par la DFI. 4. Régies d avances et de recettes 4.1. Régies d avances Mardi 8 décembre 2015 Mercredi 9 décembre 2015 Arrêt des décaissements sur régies de dépenses. Date limite de réception des listes de pièces de dépenses de régie à l Agence comptable pour visa Régies de recettes Vendredi 11 décembre 2015 Vendredi 18 décembre 2015 Arrêt des encaissements sur régies de recettes (hors musées). Date limite de réception à l Agence comptable des états mensuels de décembre et des listes de pièces de factures de vente des régies de recettes pour visa. 9/15

10 4.3. Cas de la régie de recettes du Planétarium Lundi 4 janvier 2016 Mercredi 6 janvier 2016 Arrêt des saisies des régies de recettes du Planétarium. Date limite de réception à l Agence comptable des listes de pièces de factures de ventes des régies de recettes pour visa. Autant que possible, nous vous prions de lisser l ordonnancement de vos dépenses et de vos recettes sur les trois derniers mois de l année et les transmettre au fil de l eau à l agence comptable pour éviter un engorgement des services. Cela permettra également la réalisation du compte financier 2015 dans les délais réglementaires. 5. Opérations spécifiques de rattachement des produits à l exercice Cette dernière partie décrit des opérations spécifiques de rattachement de certains produits à l exercice 2015 : les droits d inscription, les contrats de recherche ou de formation, les opérations gérées à l avancement et les projets pluriannuels d investissement Les droits d inscription Les droits d inscription en formation initiale 2015/2016 (compte 7061) Afin d anticiper les saisies et d offrir une meilleure lisibilité des recettes de l exercice, les produits constatés d avance afférents aux recettes de droits d inscription en formation initiale pour l année universitaire 2015/2016 devront être saisis au fil de l eau, à hauteur des deux tiers de la recette. Cette modalité concerne les composantes qui assurent le titrage des droits d inscription de façon manuelle, principalement l EM, l IIEF, l ITIRI et le CEIPI. Depuis septembre et jusqu au 18 décembre 2015 Date limite de réception à l agence comptable des recettes de droits d inscription 2015/2016 et des PCA associés. Cette modalité concerne les factures de vente émises au compte 7061 lorsque le droit d inscription couvre l année universitaire 2015/2016 : - émission de la facture de vente au fur et à mesure des inscriptions, - saisie concomitante du PCA à hauteur des deux tiers de la recette, - transmission simultanée des deux types de pièce à l agence comptable. Le titrage des droits d inscription gérés dans Apogée et les PCA associés restent traité par la DFI en lien avec l agence comptable. 10/15

11 Les droits d inscription en formation continue (compte 7065) Les droits d inscription aux actions de formation continue se déroulant sur l année 2015 doivent être intégralement rattachés à cet exercice (à hauteur de la totalité du chiffre d affaires attendu). Lorsque l action se déroule sur deux exercices, ils sont alors rattachés au prorata des jours de l exercice Ainsi, une analyse exhaustive des recettes de formation continue devra être réalisée au regard des dates de formation, du nombre d inscrits et du tarif et des ajustements seront comptabilisés (PAR et/ou PCA). Cette modalité concerne les composantes et services qui comptabilisent leurs droits d inscription en formation continue, principalement le SFC, le CEIPI et l IDT, en lien avec la DFI. Dès à présent et jusqu au mardi 12 janvier 2016 Vendredi 15 janvier 2016 Réalisation des analyses et transmission à la DFI des tableaux d analyse détaillée pour le 12 janvier au plus tard. L analyse devra être menée régulièrement et pourra être finalisée à compter du 4 janvier (la date de fin des prises en charge comptable des recettes classiques étant fixée au 30 décembre). Date limite de réception à l agence comptable des PAR et/ou des PCA. Après validation par la DFI, les PAR et les PCA saisis par les gestionnaires seront transmis à l agence comptable pour le 15 janvier Les contrats de recherche ou de formation Cas des contrats subventionnés gérés en ressources affectées La procédure des ressources affectées concernent les contrats ouverts jusqu en 2013 inclus et reste utilisée jusqu à la date d achèvement des dits contrats. Mercredi 25 novembre 2015 Vendredi 18 décembre 2015 Du lundi 18 au mercredi 20 janvier 2016 Date limite de saisie des commandes sur RA. Seuls les bons de commande relatifs à des missions, de la restauration ou du traiteur pourront être saisis durant le mois de décembre 2015 selon les modalités courantes. Date limite de réception à l Agence Comptable des listes dép signées relatives aux : liquidations directes de dépenses, traitements des missions, liquidés par les gestionnaires. Les dépenses sur contrats gérés en ressources affectées ne devront pas faire l objet de charges à payer. Préparation par l Agence Comptable et saisie par la DFI des recettes sur ressources affectées. 11/15

12 Cas des contrats subventionnés gérés comme subventions sous condition Les contrats ouverts depuis l exercice 2014 ne sont plus pris en charge selon la procédure des ressources affectées mais font l objet d une comptabilisation spécifique aux subventions sous conditions. Les subventions finançant un contrat de recherche ou de formation ne peuvent être comptabilisées qu une fois la condition d attribution du financement levée, à savoir la justification des dépenses éligibles. Un titre de recette est ainsi émis à chaque justification au courant de l année. A la clôture, une analyse exhaustive des recettes des contrats en cours au 31 décembre devra être réalisée au regard des dépenses et des ajustements seront comptabilisés (subvention à recevoir et/ou PCA). La mise en œuvre de cette modalité sera menée centralement, en lien avec les unités de recherche et les composantes concernées : par la Pôle Unique d Ingénierie sur son périmètre, par le Service de Valorisation sur son périmètre. Dès à présent et jusqu au lundi 18 janvier 2016 Réalisation des analyses et transmission à la DFI des tableaux d analyse détaillée pour le 18 janvier au plus tard. L analyse devra être menée régulièrement et pourra être finalisée à compter du 14 janvier (date à laquelle les dépenses seront prises en charge et les paies intégrées). Mercredi 20 janvier 2016 Date limite de réception à l agence comptable des subventions à recevoir et/ou des PCA. Après validation par la DFI, les subventions à recevoir et/ou les PCA seront saisis par le PUI ou le Service Valo et transmis à l agence comptable jusqu au 20 janvier Cas des contrats de recherche avec contrepartie gérés à l avancement Les contrats de recherche avec contrepartie (couramment appelés contrats RP en interne) correspondent principalement aux contrats de valorisation gérés au SAIC. Quelques-uns sont également ouverts au sein de l UB Recherche. Ces contrats sont gérés à l avancement. Cette modalité de gestion nécessite de réaliser une analyse exhaustive des contrats en cours au 31 décembre en rapprochant l avancement des dépenses de celui des recettes et de comptabiliser des ajustements (PAR et/ou PCA pour le différentiel lorsque l analyse est menée à marge nulle). La mise en œuvre de cette modalité sera menée centralement, en lien avec les unités de recherche concernées : par la Pôle Unique d Ingénierie sur son périmètre, par le Service de Valorisation sur son périmètre. Dès à présent et jusqu au lundi 18 janvier 2016 Mercredi 20 janvier 2016 Réalisation des analyses et transmission à la DFI des tableaux d analyse détaillée pour le 18 janvier au plus tard. L analyse devra être menée régulièrement et pourra être finalisée à compter du 14 janvier (date à laquelle les dépenses seront prises en charge et les paies intégrées). Date limite de réception à l agence comptable des PAR et/ou des PCA. Après validation par la DFI, les PAR et/ou les PCA seront saisis par le PUI ou le Service Valo et transmis à l agence comptable jusqu au 20 janvier. 12/15

13 Cas des contrats de recherche lucratifs gérés à l achèvement Les contrats de recherche lucratifs correspondent à des prestations soumises à l impôt sur les sociétés. Ils sont gérés au SAIC. Ces contrats sont gérés à l achèvement, le titre définitif n étant émis qu à l achèvement du contrat. Cette modalité de gestion nécessite de réaliser une analyse exhaustive des contrats en cours au 31 décembre et de comptabiliser des ajustements (en cours de production à hauteur des dépenses cumulées). Mercredi 20 janvier 2016 Date limite de réception à l agence comptable des titres d en-cours de production Autres opérations gérées à l avancement La gestion à l avancement est également mise en œuvre dans le cadre des opérations disposant d un financement fléché (recette de fonctionnement) et pour lesquelles les dépenses se répartissent sur au moins deux exercices. Il s agit essentiellement : - des contrats doctoraux caritatifs, - de contrats spécifiques de composantes ou de services - des colloques gérés par la cellule congrès. Pour rappel, cette modalité de gestion nécessite de réaliser une analyse exhaustive des opérations en cours au 31 décembre en rapprochant l avancement des dépenses de celui des recettes et de comptabiliser des ajustements (PAR et/ou PCA pour le différentiel lorsque l analyse est menée à marge nulle). La mise en œuvre de cette modalité sera menée par les composantes ou les services gestionnaires, en lien avec la DFI. Dès à présent et jusqu au lundi 18 janvier 2016 Réalisation des analyses et transmission à la DFI des tableaux d analyse détaillée pour le 18 janvier au plus tard. L analyse devra être menée régulièrement et pourra être finalisée à compter du 14 janvier (date à laquelle les dépenses seront prises en charge et les paies intégrées). Mercredi 20 janvier 2016 Date limite de réception à l agence comptable des subventions à recevoir, PAR et/ou des PCA. Après validation par la DFI, les SAR, PAR et/ou les PCA seront saisis par les gestionnaires et transmis à l agence comptable jusqu au 20 janvier Les projets pluriannuels d investissement Les projets pluriannuels d investissement correspondent à des projets d investissement immobilisé financés par des subventions d investissement spécifiques. Il s agit essentiellement : - des opérations immobilières de construction ou de restructuration importante (dont le Plan Campus), - des équipements scientifiques financés, en particulier dans le cadre du contrat de plan Etat-Région, - des premiers équipements financés par un tiers. Ces projets font l objet d une comptabilisation spécifique aux subventions sous conditions. Les subventions finançant un projet d investissement ne peuvent être comptabilisées qu une fois la condition d attribution du financement levée, comme par exemple la réalisation des travaux ou la justification de l acquisition des équipements. A la clôture, une analyse exhaustive des projets en cours au 31 décembre devra être réalisée au regard des dépenses et des ajustements seront comptabilisés (subvention d investissement à recevoir). 13/15

14 La mise en œuvre de cette modalité sera menée centralement par les composantes ou les services gestionnaires (DPI, DIRE principalement), en lien avec la DFI. Dès à présent et jusqu au lundi 11 janvier 2016 Réalisation des analyses et transmission à la DFI des tableaux d analyse détaillée pour le 11 janvier au plus tard. L analyse devra être menée régulièrement et pourra être finalisée à compter du 4 janvier (la date de fin des prises en charge comptable des recettes et des dépenses hors paie étant fixée au 30 décembre). Mercredi 20 janvier 2016 Date limite de réception à l agence comptable des subventions d investissement à recevoir. Après validation par la DFI, les subventions d investissement à recevoir seront saisies par les gestionnaires et transmises à l agence comptable jusqu au 20 janvier. 14/15

15 Annexe : Le calendrier de clôture 2015 jour par jour Date Domaine Date limite 09/10/2015 Paie de retour au bureau MS de la DFI des demandes de correction de la paie de juillet 16/10/2015 Paie de retour au bureau MS de la DFI des demandes de correction de la paie d'août 23/10/2015 Paie 02/11/2015 Tout Paie de transmission au bureau des pers. contractuels de la DRH des documents pour prise en compte dans la paie de décembre 2015 de démarrage des listes de pièces séparées de saisie dans ARC des vacations effectuées fin octobre pour prise en compte en CAP (si non pris en paie de décembre) 06/11/2015 Paie de retour au bureau MS de la DFI des demandes de correction de la paie de septembre 25/11/2015 Dépense de saisie des commandes (hors périmètre mission, restauration, traiteur et maintenance urgente) 30/11/2015 PI de réception à la DFI des factures de vente PI jusqu'à novembre inclus 01/12/2015 Paie de saisie dans ARC des vacations effectuées en novembre pour prise en compte en CAP 08/12/2015 Régie des décaissements sur régies de dépenses 09/12/2015 Régie de réception à l'agc des listes de pièces de dépenses des régies d'avances 11/12/2015 Paie PI Régie 14/12/2015 PI de retour au bureau MS de la DFI des demandes de correction de la paie d'octobre de facturation pour le magasin de chimie et l'imprimerie des encaissements sur régies de recettes (hors musées) de réception à la DFI des factures de vente PI de décembre, des fichiers du magasin de chimie et de l'imprimerie et des décisions (apurement, flux financier, reversement SFC ) 16/12/2015 Dépense de transmission à la DFI des formulaires de CCA 18/12/ /12/ /12/2015 Dépense Recette Paie Régie Dépense de réception à l'agc des listes de dépenses signées (LD, missions et CL hors périmètre du BFACT) de réception à l'agc des listes de factures de vente, ainsi que des recettes de droits d'inscription 2015/2016 et des PCA associés de saisie dans ARC des vacations effectuées courant décembre jusqu'au congé pour prise en compte en CAP de réception à l'agc des états mensuels de décembre et des listes de pièces de factures de vente des régies de recettes de saisie des SF permettant soit le paiement de la facture arrivée au bureau facturier, soit la constitution d'une CAP Compta dép d'enregistrement des factures d'achat par le bureau facturier Compta dép de prises en charge comptable des dépenses classiques (hors opérations de césure et paie de décembre) Compta rec de prises en charge comptable des recettes classiques (hors opérations de césure) 04/01/2016 Régie de saisie des régies de recettes du Planétarium 05/01/2016 Dépense de retour à la DFI de la validation de la liste des CAP mission 06/01/2016 Dépense Recette Paie Paie de saisie des SF relatifs soit à un workflow émanant du bureau facturier, soit au retraitement d'un rejet transmis via la DFI ou la DIRE de retraitement d'un rejet transmis via la DFI ou la DIRE sous la forme d'un PAR de saisie dans ARC des vacations effectuées fin décembre pour prise en compte en CAP de retour au bureau MS de la DFI des demandes de correction de la paie de novembre Régie de réception à l'agc des listes de pièces de factures de ventes des régies de recettes du Planétarium 08/01/2016 Compta dép de prises en charge comptable des CAP et des CCA 11/01/2016 Recette de transmission des pièces justificatives des PAR et des PCA saisis à la DFI Clôture de transmission à la DFI des tableaux d'analyse détaillée des projets pluriannuels d'investissement 12/01/2016 Clôture de retour à la DFI des tableaux d'analyse des droits de formation continue 13/01/2016 Paie d'intégration de la paie de décembre 15/01/2016 Clôture de réception à l'agc des PAR et PCA des droits de formation continue 18/01/2016 Clôture de transmission à la DFI des tableaux d'analyse des contrats subventionnées sous condition, des contrat avec contrepartie gérés à l'avancement et des autres opérations gérées à l'avancement (contrats doctoraux caritatifs, contrats spécifiques de composante, colloques de la cellule congrès...) 19/01/2016 Compta rec de prises en charge comptable des PAR et des PCA 20/01/2016 Clôture 29/01/2016 Paie de transmission à l'agc des SAR, PAR, PCA et en-cours de production des contrats par le PUI ou le Service Valo, ainsi que SAR des Projets Pluriannuels d'investissement par leurs gestionnaires de retour au bureau MS de la DFI des demandes de correction de la paie de décembre (en PI sur le budget 2016) 15/15