Rapport financier. Annexe à la pièce 9bis du compte financier. Exercice 2013

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1 Rapport financier Annexe à la pièce 9bis du compte financier Exercice 2013

2 Table des matières A. L agence comptable Organisation Contrôle interne comptable Audit Délai global de paiement... 4 B. Résultats de l exercice Résultat de l exercice Résultat d exploitation Résultat financier Résultat exceptionnel Capacité d autofinancement ou Insuffisance d autofinancement... 6 C. Indicateurs financiers Fonds de roulement Fonds de roulement immédiatement mobilisable - FdRim Besoin en fonds de roulement Besoin en fonds de roulement réel Trésorerie de l établissement... 7 D. Jours de fonctionnement Fonds de roulement en nombre de jours de fonctionnement Trésorerie exprimée en jours de fonctionnement... 9 E. Créances et dettes de l établissement Créances de l établissement Taux de non recouvrement de l exercice Dettes de l établissement F. Autonomie financière L'article R du code de l éducation dispose que «à la fin de chaque exercice, l'agent comptable en fonction prépare le compte financier de l'établissement pour l'exercice écoulé». Le compte financier est visé par l'ordonnateur qui certifie que le montant des ordres de dépenses et des ordres de recettes est conforme à ses écritures. Avant l'expiration du quatrième mois (30 avril) suivant la clôture de l'exercice, le conseil d'administration arrête le compte financier après avoir entendu l'agent comptable. La qualité des données alimentant ces indicateurs est liée à la qualité des imputations comptables pratiquées par l EPLE. Agence comptable - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Page 2

3 A. L agence comptable Convention 1. Organisation Une convention fixe les règles de fonctionnement entre l agence comptable du Lycée xxxxxxxxxxxxx, établissement support, et les quatre établissements qui y sont rattachés. On y trouve, notamment, le mode de calcul de la contribution des établissements aux dépenses de fonctionnement de l agence comptable, dépenses qui ne sauraient rester à la seule charge du lycée xxxxxxxxxx. Ressources humaines L agent comptable, également adjoint gestionnaire de l établissement, est secondé par une technicienne comptable. Organigramme fonctionnel 2. Contrôle interne comptable Un organigramme fonctionnel régit le fonctionnement de l agence, il permet non seulement l autocontrôle et le contrôle des opérations mais prévoit également les suppléances qui permettent la continuité du service public. Procurations et délégations ont été établies en ce sens pour la technicienne comptable et les adjoints gestionnaires des établissements rattachés Fiche de procédure Des fiches de procédures reprenant les textes qui organisent la comptabilité publique permettent d harmoniser les pratiques entre l agence et les établissements rattachés. Objet 3. Audit L audit s exerce dans le cadre du décret du 14 mars 2008, relatif aux établissements publics locaux d enseignement. Il est mené par la direction régionale des finances publiques. La mission d audit vise à évaluer la qualité de la tenue de la comptabilité et de la gestion de l agence comptable. Procédure La mission sur place a débuté le 2012 et s est achevée le par la réunion de clôture sur place en présence du chef d établissement de l établissement support et de l agent comptable. L audit L audit a été réalisé à partir d entretiens avec les chefs d établissement, l agent comptable, les adjoints gestionnaires des établissements rattachés et leurs collaborateurs. Il a fait intervenir des méthodes de corroboration et de validation (inspection physique, investigation, circularisation, extraction de données comptable). Rapport Le rapport définitif n est établi au. Les travaux d audit ont permis d évaluer un taux de risque global de 16.4% pour les quatre établissements gérés par l agence comptable. Ce taux combine des risques réels (erreurs ou mauvaise utilisation d une procédure) et des risques potentiels (non-couverture d un risque par l absence ou l insuffisance de supervision de la part de l encadrement). Agence comptable - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Page 3

4 Si des points de fragilités subsistent (continuité du service public et contrôle de supervision), la qualité du travail des fonctionnaires engagés dans le processus de comptabilité publique permet de qualifier le taux de risque global de «modéré». 4. Délai global de paiement L agence comptable est au service de l établissement rattaché. C est l agent comptable qui, notamment, paye les fournisseurs. Le délai global de paiement correspond au délai qui existe entre la réception de la facture du fournisseur, ou le service fait s il est postérieur, et le paiement du fournisseur par l agent comptable. Ce délai ne peut excéder 30 jours sans faire courir le risque à l établissement de devoir payer des intérêts moratoires auxquels s ajoute une indemnité forfaitaire de frais de mise en recouvrement de par facture. Ce ne fut pas le cas en Un partage du délai de 30 jours doit être fixé par convention entre l ordonnateur et le comptable Agence comptable Délai global de paiement Si le délai est assez bien respecté sur l exercice 2013, la période estivale doit rester un point de vigilance. Un arrêt prématuré de la période d engagement en juin et en novembre permet de limiter le risque. Un délai global de paiement court permet d assurer aux fournisseurs les plus fragiles, souvent locaux, des règlements rapides afin de ne pas grever leur trésorerie. B. Résultats de l exercice 5. Résultat de l exercice Cet indicateur représente le résultat global de l exercice tous services confondus, c est à dire la différence entre le total des produits nets et le total des charges nettes. Il s agit du résultat comptable fourni par les opérations de fonctionnement et les opérations d investissement affectant le fonds de roulement. Un résultat exceptionnellement élevé, qu il s agisse d un excédent ou d un déficit, par rapport aux années précédentes, mérite une analyse approfondie au travers des indicateurs 6, 7 et 8 pour isoler le caractère exceptionnel d une dépense ou d une recette. 1 Source : GFC 2013 Agence comptable - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Page 4

5 EVOLUTION DES RESULTATS DES EXERCICES PRECEDENTS Recettes Dépenses Résultat LES DIFFERENTS RESULTATS SUR PLUSIEURS EXERCICES Résultat d'exploitation Résultat FINANCIER Résultat EXCEPTIONNEL Résultat de l'exercice CAF ou ICAF Résultat d exploitation Cet indicateur représente le résultat d exploitation de l exercice tous services confondus, c est à dire la différence entre le résultat global de l exercice et la somme des résultats financiers et exceptionnels. Dans l hypothèse d une utilisation régulière des imputations comptables, c est l indicateur qui rend compte le mieux de l équilibre (ou du déséquilibre) du fonctionnement courant de l établissement. 7. Résultat financier Cet indicateur représente le résultat financier de l exercice tous services confondus. Il permet donc de relativiser le résultat global de l exercice. Il rend généralement compte d opérations financières ou de régularisation d opérations antérieures ou exceptionnelles. 8. Résultat exceptionnel Cet indicateur représente le résultat exceptionnel de l exercice tous services confondus. Il permet donc de relativiser le résultat global de l exercice. Il rend généralement compte d opérations de sorties d inventaires ou d écritures de neutralisation des amortissements (2013). Agence comptable - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Page 5

6 9. Capacité d autofinancement ou Insuffisance d autofinancement Cet indicateur représente la somme des bénéfices nets des charges non décaissées. La CAF est utilisée pour investir (ou augmenter le fonds de roulement) ou épargner. Jusqu en 2012, en l absence d écriture d amortissement réel, la CAF est égale au résultat de l exercice. C. Indicateurs financiers LES PRINCIPAUX INDICATEURS FINANCIERS , , , , , ,00 0, , , ,00 Fdr , , , , ,26 FdRim , , , , ,69 BFdR , , , , ,20 BFdR Réel , , , , ,91 Autonomie Financière , , , , ,78 Trésorerie , , , , , Fonds de roulement Cet indicateur représente le total du fonds de roulement de l exercice à la clôture de l exercice. Il précise le fonds de roulement disponible tous services confondus, augmenté des dépôts et cautionnements versés, des stocks et des dotations aux provisions. Il permet de suivre, d une année sur l autre, la marge de sécurité que se donne l EPLE dans son fonctionnement à court et moyen terme. Le fonds de roulement permet à l établissement : - de «financer» la trésorerie nécessaire à son fonctionnement courant. A ce titre, le mode de gestion du service de restauration en droits constatés peut représenter un besoin important de trésorerie ; - d absorber les déficits annuels du compte de résultat ; - d autofinancer certaines dépenses, notamment d investissement. 11. Fonds de roulement immédiatement mobilisable - FdRim Cet indicateur représente le fonds de roulement immédiatement mobilisable de l établissement tous services confondus (service général et services spéciaux) : fonds de roulement à la clôture de l exercice diminué des dépôts et cautionnements versés, des stocks et des provisions. Il permet de connaître le fonds de roulement immédiatement mobilisable de l établissement à la clôture de l exercice. Il permet de suivre, d une année sur l autre, l évolution de ce fonds. Les précautions énoncées pour le fonds de roulement sont valables pour cet indicateur. C est cet indicateur qui doit être retenu pour le calcul de l autonomie financière de l établissement. Agence comptable - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Page 6

7 12. Besoin en fonds de roulement Cet indicateur représente le dégagement ou le besoin en fonds de roulement de l établissement. Le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) représente le montant dont l établissement a besoin pour financer son cycle d exploitation, c est-à-dire le besoin de trésorerie né du décalage entre les décaissements pour les charges et les encaissements des recettes. Il permet de déterminer les fonds que l établissement doit avancer pendant un temps donné pour faire face à ses engagements courants. Le besoin en fonds de roulement est donc conditionné par les délais que l on accorde aux débiteurs pour payer et les délais que les fournisseurs accordent pour être payés. L analyse du besoin en fonds de roulement d un EPLE est souvent «faussée» par la présence de reliquats de subvention qui constituent des dettes qu il faudra rembourser si on ne les utilise pas. Attention donc aux besoins en fonds de roulement négatifs (ou dégagements de fonds de roulement) qui peuvent reposer sur ces reliquats. Leur remboursement éventuel pourrait mettre en difficulté la trésorerie de l établissement en cas de reversement aux bailleurs de fonds. En EPLE le besoin en fonds de roulement est traditionnellement négatif car les dettes ou plus exactement les reliquats de subventions sont plus importants que les créances et la valeur des stocks. Cependant, ces reliquats, qui doivent être remboursés ou conservés pour le financement d opérations spécifiques, ne peuvent être retenus pour le calcul de la marge de manœuvre de l établissement. 13. Besoin en fonds de roulement réel Cet indicateur représente le dégagement ou le besoin en fonds de roulement réel de l établissement. Il tient compte des précautions d usage énoncées pour le besoin en fonds de roulement au 12. Le besoin en fonds de roulement réel ne tient donc pas compte des reliquats de subventions affectées qui sont destinés à des opérations spécifiques et qui constituent des dettes. C est cet indicateur qui doit être retenu pour le calcul de l autonomie financière de l établissement. 14. Trésorerie de l établissement Cet indicateur représente la valeur nette de la trésorerie propre de l établissement à la clôture de l exercice. Il s agit de la différence entre le fonds de roulement et le besoin en fonds de roulement. Il permet de déterminer la trésorerie nette de l établissement à la clôture de l exercice. Il permet de suivre, d une année sur l autre, la capacité de l EPLE à payer ses dépenses. Il convient de rappeler que l agent comptable ne peut autoriser le paiement d une dépense en l absence de fonds disponibles sur le compte courant de l établissement. Cet indicateur permet de mesurer le risque dans ce domaine. Il y a un grand intérêt à rapprocher cet indicateur du fonds de roulement immédiatement mobilisable et du besoin en fonds de roulement réel pour évaluer la capacité de l établissement à mettre en œuvre réellement une politique d autofinancement. En effet, les dettes de l établissement représentées par les reliquats de subventions affectées entrent dans le calcul de la trésorerie. D. Jours de fonctionnement Le cycle d exploitation permet d expliquer la trésorerie dont l établissement a besoin du fait du décalage entre le décaissement pour les charges et les encaissements des recettes. C est le besoin en fonds de roulement. Agence comptable - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Page 7

8 Le besoin en fonds de roulement est donc conditionné par les délais que l on accorde aux débiteurs pour payer et les délais que les fournisseurs accordent pour être payés (maximum 30 jours). Ainsi, compte tenu du délai de paiement de 30 jours, un établissement qui dispose d une marge équivalente à 2 mois de fonctionnement, a une trésorerie suffisante même s il n effectue ses premiers encaissements qu en fin de trimestre. Cependant cette marge ne lui permet aucun prélèvement sur le fonds de roulement. A contrario, s il effectue des encaissements au début de chaque mois, il dispose entre 1 et 2 mois d autonomie. Compte tenu du versement fractionné des dotations de fonctionnement et des subventions, c est souvent le service SRH, et donc les familles, qui permet de disposer de trésorerie. Les velléités de certaines collectivités pour passer le SRH en budget annexe sont donc extrêmement risquées en termes d autonomie de l établissement. 15. Fonds de roulement en nombre de jours de fonctionnement Cet indicateur représente le nombre de jours de fonctionnement pouvant être assuré par un financement exclusif sur le fonds de roulement en fonction du montant total des charges nettes de la première section. Il détermine la capacité de financement de l établissement sur le fonds de roulement, en nombre de jours, pour les dépenses de fonctionnement. Il permet de suivre, d une année sur l autre, l évolution de cette capacité. Le fonds de roulement permet à l établissement : - de «financer» la trésorerie nécessaire à son fonctionnement courant ; - d absorber les déficits annuels du compte de résultat ; - d autofinancer certaines dépenses, notamment d investissement. Agence comptable - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Page 8

9 Fixer un fonds de roulement «idéal» à «x» jours ou «x» mois n a donc aucun sens. Cela dépend du mode de gestion des recettes propres de l établissement, du mode de gestion du service de restauration et de sa politique d investissement Jour de FdR Jour de Trésorerie Trésorerie exprimée en jours de fonctionnement Cet indicateur représente la trésorerie nette de l établissement à la clôture de l exercice convertie en nombre de jours de fonctionnement sur la base de la dépense annuelle nette de fonctionnement en 1 re section. Il exprime en nombre de jours la capacité pour l établissement d assurer le paiement de ses dépenses de fonctionnement. Il permet de suivre, d une année sur l autre, l évolution de cette capacité. Précaution d usage Il y a un grand intérêt à rapprocher cet indicateur du fonds de roulement pour évaluer la capacité de l établissement à mettre en œuvre réellement une politique d autofinancement. Cet indicateur permet aussi de révéler les difficultés dans le recouvrement des créances de l EPLE ou la présence de reliquats de subvention qui font peser un risque sur l EPLE. E. Créances et dettes de l établissement LES PRINCIPALES CREANCES DE L'ETABLISSEMENT 4, , , , , , , ,50 0 0,00 Familles Contentieux Autres clients Etat Collectivités Taux de Non Recouvrement Agence comptable - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Page 9

10 17. Créances de l établissement Cet indicateur représente les créances que détient l établissement sur ses clients ou ses bailleurs de fonds. Les clients sont essentiellement les familles et les commensaux, les locataires. Les créances sont en général constituées par les frais scolaires, éventuellement les voyages ou les objets confectionnés. Les bailleurs de fonds sont l État, les collectivités et parfois des organismes (OFAJ, agences européennes). Pour cet établissement des créances relativement importantes existent sur les locataires pour l ajustement des charges et sur la collectivité qui ne verse pas toujours rapidement les soldes de notifications. Les créances sur les bailleurs de fonds sont en général constituées par des notifications non honorées ou des soldes de subventions non versés. Le contentieux représente le montant des restes à recouvrer, en général relatif aux frais de pension et demipension pour les exercices antérieurs, dont les dossiers ont été transmis à un huissier de justice pendant l exercice. Il permet de vérifier l existence, qui plus est active ou non, d une politique de recouvrement contentieux dans l établissement. 18. Taux de non recouvrement de l exercice Le taux moyen de non recouvrement renseigne sur le montant des créances au regard des recettes générées par les ventes de produits et de prestations. Il est calculé par le ratio du montant des créances sur le montant des ventes de produits et de prestations. Il permet de comparer d'une année sur l'autre les créances à recouvrer en fonction de l'évolution des recettes. Un taux moyen de non-recouvrement permet de s'affranchir de la seule donnée relative aux restes à recouvrer qui peuvent augmenter dans le même pourcentage que le montant des recettes, c'est-à-dire sans augmenter le risque qui pèse sur le recouvrement. Une dégradation de cet indicateur peut être liée à des difficultés de gestion interne à l EPLE : retard dans la mise en recouvrement des droits constatés, mauvais fonctionnement des régies, relation gestion - agence comptable. Mais une dégradation peut être également liée à une prolongation anormale de l utilisation des subventions. En effet la collectivité ne verse que 75% des notifications et ne verse le solde que sur demande de l établissement. Si l utilisation de la subvention est étalée dans le temps, le compte de classe 4 peut être débiteur. Sur une subvention de , le débit peut représenter et dégrader anormalement le taux de non recouvrement. 19. Dettes de l établissement LES DETTES DE L'EPLE Charges à payer Collectivités Etat Agence comptable - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Page 10

11 Cet indicateur représente les dettes de l établissement. Ce sont, d une part, des ressources affectées qu il faudrait rembourser si elles n étaient pas utilisées ou utilisées en dehors de leur destination et d autre part les charges à payer au fournisseur en fin d exercice. Ces sommes sont donc disponibles en trésorerie mais ne peuvent être considérées comme disponibles que pour leur affectation notifiée par le bailleur ou pour leur objet en termes de règlement au fournisseur. L augmentation des charges à payer est due à la prolongation de la période d engagement au-delà du mois de novembre, notamment en ce qui concerne les participations aux frais de PFMP pour les élèves en stage en novembre et décembre, ainsi qu au versement de l avance de subvention pour le projet Comenius. L augmentation des dettes dues à l Etat s explique, en 2012, par la dotation pour le fonds social versé en décembre 2012 et en 2013 par le versement de la subvention pour les internats de la réussite qui s ajoute au reliquat de fonds social. L augmentation des dettes dues à la région Basse-Normandie s explique, malgré la consommation des reliquats de subvention, par le versement de la subvention pour le concours général des métiers. F. Autonomie financière ,00 L'EPLE peut-il prélever sur le fonds de roulement? , , , , , , , , , , , ,00 Fdr BFdR Trésorerie Réserves Disponibles Autonomie Financière À la fin de l exercice 2013, l établissement dispose de de «réserves disponibles». Fonds de roulement ,26 Fonds de roulement immédiatement mobilisable (réserves) ,70 Besoin en fonds de roulement ,20 Besoin en fonds de roulement «réel» 63428,92 Autonomie financière ,78 Agence comptable - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Page 11

12 L autonomie financière est calculée par la différence entre le fonds de roulement immédiatement mobilisable et le besoin en fonds de roulement réel. Il s agit donc des «réserves disponibles» diminuées des besoins de l établissement pour financer son cycle d exploitation. Les réserves disponibles sont alimentées par le reliquat de la dotation de fonctionnement, les fonds propres de l établissement et les excédents des clients du service de restauration et d hébergement. Au cours de l exercice 2013, l établissement a mobilisé de réserves du service général pour une dotation de L utilisation des réserves a permis d acheter du matériel pédagogique pour , du mobilier pour , de faire un don à l association sportive pour et de financer le déficit des charges de fonctionnement pour Au cours de l exercice 2013, l établissement a mobilisé de réserves du service de restauration et d hébergement pour de charges nettes. L utilisation des réserves a permis d acheter du matériel pour dont immobilisés, de financer une réparation pour et de financer le déficit des charges de fonctionnement pour La situation financière de l établissement est saine. Cependant une future mobilisation du fonds de roulement ne pourra être envisagée qu après une analyse approfondie des dettes de l établissement. En effet, le montant des dettes dues à la collectivité pourrait mettre en péril la situation de l établissement. L utilisation des ressources affectées par la collectivité devra donc faire l objet d un rapprochement avec les demandes de subventions. Agence comptable - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Page 12