Le fabricant suisse Adval Tech optimise ses processus ISO 9001 et réduit le temps de gestion des fournisseurs

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1 Microsoft Office System Témoignage Clients Le fabricant suisse Adval Tech optimise ses processus ISO 9001 et réduit le temps de gestion des fournisseurs Le Client Basé à Niederwangen en Suisse, le groupe Adval Tech propose des technologies de découpage et d usinage des métaux et de moulage par injection des matières plastiques. Ses deux unités comptent environ 450 postes de travail. La Situation de départ Adval Tech se voyait confronté aux difficultés du stockage de documents sur papier, entraînant des temps de travail excessifs pour remplir les exigences de la recertification ISO 9001, une gestion laborieuse de la relation fournisseurs, et une coopération difficile entre entreprises et services. La Solution Adval Tech a mis en œuvre une solution basée sur les produits et technologies Microsoft SharePoint afin de gérer les documents et les nomenclatures internes, d automatiser le workflow et de gérer sa relation fournisseurs. Les Résultats Diminution de 15% du temps dédié à la gestion ISO 9001 Diminution de 50% du temps dédié à la gestion de la relation fournisseurs Amélioration de la collaboration au sein du groupe Optimisation des procédures internes «Les produits et technologies SharePoint offrent un faible coût de possession, un déploiement rapide et une fonctionnalité immédiate.[et] apportent la flexibilité dont nous avions besoin pour résoudre les problèmes internes de partage de l information.» Peter Kaufmann, chef de projet, Adval Tech Fabricant multinational de technologies de découpage des métaux et de moulage par injection des matières plastiques, Adval Tech souhaitait d une part réduire les coûts administratifs liés à la gestion des fournisseurs et à la certification ISO 9001, et d autre part automatiser ses processus de workflow. A cette fin, Adval Tech a transféré ses données de dossiers papier vers un système automatisé de gestion de documents et de workflow, basé à la fois sur les produits et technologies Microsoft SharePoint et sur Microsoft Office InfoPath Grâce à cette solution, les salariés de Adval Tech sont en mesure de gérer et de localiser plus rapidement les documents, d accélérer l approvisionnement informatique et la gestion des notes de frais, et de mieux gérer les relations avec les fournisseurs. Ainsi, Adval Tech a pu éviter d embaucher du personnel supplémentaire pour supporter ses processus administratifs ISO 9001, et réduire à la fois de 15 % le temps de travail interne dans la gestion du workflow, et de 50 % le temps de gestion des fournisseurs, tout en améliorant la précision.

2 «Grâce à la gestion de notre documentation ISO 9001 sur SharePoint Portal Server, la préparation des audits ISO 9001, travail administratif manuel, fastidieux et long, n est plus qu une simple question d organisation et d impression de documents en ligne.» Peter Kaufmann, chef de projet, Adval Tech La Situation A titre de holding de Styner & Bienz (unité de découpage et de façonnage), de AWM et de FOBOHA (unité de moulage par injection), Adval Tech était confronté à une série de défis résultant de la disparité des pratiques technologiques et des processus d opération appliqués à travers ses unités. Un défi primaire résidait dans le système de gestion de la documentation de certification ISO 9001 de Adval Tech, constitué de dossiers en papier kraft entreposés dans une multitude de tiroirs de bureaux. «Notre système manuel était encombrant, coûteux à entretenir, et inefficace», dit Peter Kaufmann, chef de projet chez Adval Tech. «La préparation des audits ISO 9001 était un travail administratif manuel pénible qui occupait une foule de personnes pendant plusieurs semaines». L automatisation du système de documentation était primordiale pour aider Adval Tech à maintenir à moindres coûts sa certification ISO 9001, fondamentale pour la relation de l entreprise avec ses clients actuels, et pour son expansion sur de nouveaux marchés. De plus, la croissance rapide de l entreprise, à travers l expansion de ses activités et des acquisitions, requérait un meilleur partage de l information et une amélioration des capacités de coopération entre toutes les unités. Au fil des reprises par Adval Tech Group, chacune des nouvelles sociétés apportait sa propre approche de la gestion des informations de contacts clients et fournisseurs. Les adresses des fournisseurs étaient mémorisées dans le système de planification des ressources d entreprise (ERP). Les informations sur les clients étaient sauvegardées dans une combinaison de systèmes de gestion des relations clients (CRM) développés dans les entreprises, et de répertoires de contacts créés dans Microsoft Outlook par les différents membres des équipes de vente. Ces équipes ne pouvaient pas synchroniser leurs informations de contact avec les applications développées en interne, et lorsque quelqu un quittait l entreprise, toutes ses informations de prospection et sur sa clientèle étaient souvent perdues à jamais. En outre, Adval Tech manie des centaines de contrats de fournisseurs chaque année. La visibilité de ces contrats entre les entreprises était impossible en raison de la diversité des modèles de contrats et des techniques d archivage. Le stockage de versions de contrats sur papier dans chaque entreprise entraînait des erreurs d archivage et rendait laborieuse la recherche de prix. À plusieurs reprises, il est arrivé que le service des achats applique un prix de pièce incorrect, alors que des prix plus avantageux étaient disponibles. Adval Tech sous-traite également la majorité de ses services informatiques, y compris l infrastructure, l assistance technique, et le soutien pour les applications. Chaque fournisseur établissait son rapport hebdomadaire à sa manière, ce qui demandait un effort considérable aux informaticiens de Adval Tech, qui devaient présenter un rapport consolidé sur l état d avancement à la direction. Les méthodes traditionnelles de communication avec les fournisseurs externes courrier électronique, fax, téléphone, et entretiens personnels laissaient peu de temps aux cadres informatiques pour s occuper d autre chose. Parallèlement, de nombreux processus internes de rapport et de requête étaient toujours effectués sur papier, des copies physiques étant adressées à chaque cadre pour approbation, et les informations saisies manuellement dans divers systèmes. Ce procédé manuel était inévitablement une source d erreurs et de retards. Afin de relever ces défis, l équipe de direction de Adval Tech a commencé à rechercher une solution technologique offrant les caractéristiques suivantes : Fournir un dépôt d archives central pour un grand nombre et une grande variété de documents. Fournir des capacités conséquentes de gestion de documents, incluant l édition de différentes versions, des traces d audit, des processus de workflow, et de notification d avertissements.

3 «Transférer les informations sur les projets fournisseurs, tenues jusquelà sous forme de documents sous contrôle individuel et échangés par courrier électronique, vers une bibliothèque centrale de documents signifie que toute personne intégrée aux équipes de projet peut accéder aux mêmes informations en même temps» Peter Kaufmann, chef de projet, Adval Tech Fournir des fonctionnalités prêtes à l emploi, mais pouvant être personnalisées avec un travail de développement informatique minimum. Être accessible à partir du Web et fournir un haut niveau de sécurité incorporée pour les utilisateurs tant internes qu externes. Créer une transparence entre unités, permettant aux entreprises du groupe de partager les données clients, les contrats, les projets internes et les ressources humaines. Adval Tech avait prévu d effectuer l essai pilote de la solution choisie au sein de son unité AWM dont la recertification ISO 9001 était imminente. En raison des lancements de nouveaux produits et des mises à niveau de lignes de produits existants, AWM devait réaliser plus de 1000 documents actualisés d assurance qualité, et les mettre à disposition à ses collaborateurs chaque jour. Pour le processus de recertification, AWM devait soit embaucher un administrateur supplémentaire à plein temps, soit mettre en œuvre un système centralisé de gestion de documents. La Solution Les responsables informatiques de Adval Tech se sont mis à la recherche d un programme de gestion de documents, conforme aux exigences de la certification ISO 9001 et suffisamment flexible pour permettre aux entreprises du groupe de facilement partager l information avec les fournisseurs externes. Ce groupe de responsables a analysé quatre solutions potentielles : deux progiciels de gestion de documents, une extension de l actuel système ERP de Adval Tech, et une solution basée sur les produits et les technologies Microsoft SharePoint. Les deux progiciels de gestion de documents ont été rapidement éliminés, étant chers à l achat et en maintenance, limités en matière de personnalisation, et nécessitant une formation supplémentaire pour l équipe interne de support informatique de Adval Tech. La solution de gestion de documents sous la forme d une extension ERP n offrait aucun support concernant les exigences de la certification ISO 9001, et aurait requis un travail de personnalisation important avant d être utilisable. Adval Tech a choisi Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 et Microsoft Windows SharePoint Servicesm, car ces deux logiciels remplissaient tous les critères clés et plus encore. «Les produits et technologies de SharePoint offrent un coût de possession faible, un déploiement rapide et une fonctionnalité immédiate», remarque Kaufmann. «Les produits apportent également la flexibilité dont nous avions besoin pour résoudre les problèmes internes de partage de l information, et supportent XML et les Web services, réduisant ainsi les difficultés d interfaçage avec notre système central ERP». Windows SharePoint Services offre un espace de travail basé sur le Web, facilement extensible, pouvant être utilisé comme système centralisé de communication, de collaboration et de mise en mémoire de documents. Dans sa fonction de bibliothèque de documents centralisée, Windows SharePoint Services offre un stockage de fichiers sûr et facile à gérer, doté d une fonction de recherche, qui accélère la gestion et l extraction de documents. Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003, un des composants du logiciel serveur intégré Microsoft Windows Server SystemTM, supporte la collaboration de bout en bout en offrant un point d accès unique vers de multiples systèmes. Les utilisateurs traitant l information peuvent accéder à un ensemble de ressources telles que des programmes du Microsoft Office System, systèmes décisionnels et de gestion de projet et applications métier, le tout à partir d un portail central. S appuyant sur une architecture évolutive et fortement distribuée, SharePoint Portal Server offre des outils flexibles pour le déploiement, le développement et la gestion, ce qui permet au portail de croître avec les besoins de l entreprise. La solution utilise également un

4 autre composant du Windows Server System, Microsoft SQL ServerTM 2000, pour le stockage de documents et les fonctionnalités d indexage et de recherche. Après avoir choisi les produits et technologies Microsoft SharePoint, Adval Tech a engagé la société Namics, un partenaire certifié Microsoft en Suisse, expert en gestion du contenu et en solutions de portails Internet et intranet. En concertation avec Adval Tech, Namics a conçu un plan de déploiement en deux phases : une phase pilote pour l essai préliminaire de la fonctionnalité dans la gestion de documents de AWM et une phase de déploiement complet pour le support de la recertification ISO 9001 chez AWM un déploiement au niveau du groupe afin d apporter à l ensemble du groupe Adval Tech l accès à un référentiel centralisé de documents, et de poser les fondations de futures solutions de partage de l information. Namics a travaillé en étroite collaboration avec l équipe de management informatique de Adval Tech pour personnaliser et déployer la solution pour AWM. L équipe de déploiement a mis en œuvre nombre de composants Web inclus dans Windows SharePoint Services, tels que les types de liste de base, l éditeur de contenu et Outlook. Namics a également développé plusieurs composants Web génériques en vue d améliorer la fonctionnalité du site et de fournir à l équipe d assistance informatique de Adval Tech des composants réutilisables pour de futures applications personnalisées basées sur Windows SharePoint Services. Pour supporter le déploiement de la solution, le groupe Adval Tech a installé le système d exploitation Microsoft Windows Server 2003, sur lequel repose Windows Server System, sur trois serveurs. L un d entre eux travaille avec SQL Server et les deux autres travaillent à la fois avec Windows SharePoint Services et Office SharePoint Portal Server l un servant à la production, l autre étant destiné au développement, aux tests et phases de pré-production, servant aussi de serveur de secours pour le serveur production. Bénéficiant du précédent déploiement du Windows Server 2003 Active Directory au niveau du groupe, le nouvel environnement collaboratif s intégrait facilement aux définitions de la politique utilisateur et de la politique d accès d Adval Tech. «A présent, nous pouvons accéder et faire des recherches dans tous les documents par l intermédiaire du portail, la fonction de contrôle de version du SharePoint Portal Server permettant d être sûr de toujours extraire la version la plus récente du document», remarque Kaufmann. L équipe informatique de Adval Tech utilise aussi Microsoft Office InfoPathTM 2003, programme de collecte d informations, pour développer des formulaires de saisie de notes de frais permettant d enregistrer ces dernières en ligne et de les transférer ensuite par voie électronique aux applications appropriées de traitement des dépenses. Les formulaires basés sur InfoPath et les composants Web de workflow servant de modèles, tous conçus par Namics, ont été également utilisés pour automatiser les procédures de demandes de congés. Se basant sur les résultats de l essai pilote de l unité AWM, Adval Tech prévoit de déployer le même processus de gestion de documents dans son autre unité afin de soutenir le processus de certification ISO 9001 sans avoir à installer d éléments infrastructurels supplémentaires. Les Résultats En mettant en oeuvre une solution basée sur Windows SharePoint Services et SharePoint Portal Server, Adval Tech pense réduire de 15 % le temps passé sur l administration ISO L entreprise est déjà en train de réduire de 50 % le temps consacré à la gestion des fournisseurs en améliorant la collaboration interne au niveau du groupe et en optimisant les procédures internes.

5 Réduction prévue de 15 % du temps d administration pour ISO 9001 Grâce aux SharePoint Portal Server et Windows SharePoint Services, l administration pour ISO 9001 ne nécessite plus ni la manipulation, ni la recherche de dossiers papier, ce qui supprime les besoins en personnel supplémentaire pour gérer les documents de certification ISO De plus, une fois la nouvelle solution entièrement déployée, Adval Tech pense pouvoir réduire de 15 % l actuelle charge de travail de l administrateur. «Gérer notre documentation ISO 9001 sur le SharePoint Portal Server a fait chuter à zéro le nombre de demandes de copies et de distribution de documents de contrôle de qualité. Nous pouvons consulter les paramètres de qualité quasiment en temps réel, et la préparation des audits ISO 9001, travail administratif manuel, fastidieux et long, n est plus qu une simple question d organisation et d impression de documents en ligne», décrit Kaufmann. Réduction de 50 % du temps nécessaire à la gestion de la relation fournisseurs L équipe informatique de Adval Tech a conçu un ensemble de processus pour stocker les contrats d entreprise dans leurs versions électroniques, scannérisées et générées par ERP. Tous ces contrats sont stockés au niveau du groupe dans le référentiel central de données créé lors du projet AWM. La visibilité des contrats entre entreprises devrait ouvrir la voie à des décisions d achat plus efficientes, en éliminant virtuellement toute erreur de gestion fournisseur ou de prix, et devrait aussi accompagner les négociations futures de contrats au sein du groupe. «Transférer les informations sur les projets fournisseurs, gérées jusque-là dans des documents sous contrôle individuel, échangés par courrier électronique, vers une bibliothèque centrale de documents, permet de mettre les projets simultanément à la disposition du personnel interne et des fournisseurs externes», ajoute Kaufmann. «Ainsi, toute personne intégrée aux équipes de projet peut accéder aux mêmes informations en même temps, ce qui améliore considérablement les relations avec les fournisseurs». Les composants Web génériques développés par Namics ont engendré des workflows basés sur le Web permettant une communication à la fois interne et externe entre tous les participants d un projet. Grâce au suivi régulier de l état d avancement et au workflow automatisé de routage et d approbation des changements, la durée totale du traitement informatique nécessaire à la gestion des fournisseurs et des projets a diminué de plus de 50 %. Amélioration de la collaboration au sein du groupe Bien que n ayant pas besoin d une application CRM exhaustive, Adval Tech a su capitaliser le référentiel centralisé de données apporté par Windows SharePoint Services. En utilisant des formulaires basés sur InfoPath pour la saisie et la mise à jour d adresses, l équipe informatique a développé une application de gestion et de maintenance des adresses au niveau du groupe. Une synchronisation entre SharePoint Portal Server et le client de messagerie et de collaboration Microsoft Office Outlook 2003 garantit l actualisation des carnets d adresses de l équipe de vente. InfoPath a permis à l entreprise de personnaliser les données adresses en ajoutant des champs de commentaires spéciaux afin que les équipes de ventes et d étude technique puissent saisir l information spécifique dont ils ont besoin. Le SharePoint Portal Server étant l interface d entrée du référentiel central d informations, il permet de faire des recherches dans toutes les données d adresses et d en extraire des listes d adresses personnalisées en utilisant des algorithmes de recherche complexes. Ces fonctions sont une aide très appréciable pour les actions de publipostage, de promotion et de ciblage géographique des équipes de ventes et de marketing. Optimisation des procédures internes L utilisation d InfoPath pour les rapports de notes de frais a permis d éliminer les erreurs

6 Renseignements : Pour de plus amples informations sur les produits et services Microsoft, appelez le centre d information Microsoft Sales Information Center au (800) Au Canada, appelez le centre d information Microsoft Canada Information Center au (877) Les clients sourds ou malentendants peuvent appeler le téléphone textuel (TTY/TDD) au (800) aux États-Unis ou au (905) au Canada. En dehors des 50 états des États-Unis et du Canada, veuillez contacter la filiale locale de Microsoft. Pour accéder aux informations sur le Web, consultez le site : Pour de plus amples informations sur les produits et services de la société namics, appelez le (41) (1) ou consultez le site : Pour de plus amples informations sur les produits et services de Adval Tech Holding AG, appelez le (41) (31) ou consultez le site : de saisie de données et d en accélérer le processus. Plutôt que d adresser des formulaires sur papier à différents services pour approbation puis d entrer manuellement les données dans le système de traitement, tout le processus est informatisé, depuis l entrée des informations dans un formulaire basé sur InfoPath par l employé, jusqu au déclenchement du paiement. De façon similaire, les formulaires basés sur InfoPath et les composants Web de workflow servant de modèles, tous créés par Namics, pour les demandes de congés des employés, permettent à ces derniers de vérifier en ligne le statut de leur demande et aux cadres de traiter celles-ci où qu ils se trouvent. Le temps de traitement de ces demandes est ainsi passé de quelques jours à quelques minutes, à la satisfaction générale des employés. «Grâce aux produits et technologies de SharePoint, nous avons été en mesure d organiser l information du groupe de façon bien plus efficace, ce qui a donné lieu à un accroissement très positif de la qualité de la communication à travers l organisation», conclut Kaufmann. Microsoft Office System Microsoft Office est l environnement privilégié du monde des entreprises pour un travail d information fournissant des logiciels, des serveurs et des services qui vous aident à réussir en transformant l information en impact. Pour plus d informations sur Microsoft Office System, consultez : prodinfo/default.asp 2004 Microsoft Corporation. Tous droits réservés. Ce témoignage clients est à usage exclusivement informatif. MICROSOFT N ASSUME AUCUNE GARANTIE EXPLICITE OU IMPLICITE DANS LE CADRE DU PRÉSENT RÉSUMÉ. Microsoft, Active Directory, InfoPath, le logo de Office, Outlook, SharePoint, Windows, Windows Server et Windows Server System sont des marques déposées ou des marques commerciales de Microsoft Corporation aux Etats-Unis et/ou dans d autres pays. Les noms des sociétés et les produits d autres sociétés mentionnés dans le présent document peuvent être des marques déposées des propriétaires respectifs. Publié en septembre 2004 Logiciels et services Microsoft Windows Server System Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft Office System Microsoft Office Professional Edition 2003 Microsoft Office InfoPath 2003 Microsoft Office Outlook 2003