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1 2 sances Un dcoupage en 2 sances vous permettra d tudier les principales fonctionnalits des 3 logiciels : : 7 sances : 8 sances : 5 sances comptabilit ance : ration de la socit et mise en place des fichiers... 6 ance 2 : aisie d critures... 2 ance 3 : aisie manuelle et saisie à l aide d un modèle... 6 ance 4 : Dclaration de et lettrage... 2 ance 5 : Journaux ance 6 : ravaux de fin d exercice ance 7 : Documents de synthèse ance : ise en place des fichiers ncessaires à la gestion commerciale (re partie) ance 2 : ise en place des fichiers ncessaires à la gestion commerciale (2e partie) ance 3 : haîne achats ance 4 : haîne ventes (re partie) ance 5 : haîne ventes (2e partie) ance 6 : arifs, stocks et facturation... ance 7 : ivraisons partielles et liens avec la comptabilit... 5 ance 8 : approvisionnements et oprations promotionnelles de fin d anne... 9 ance : ise en place d un dossier de paie ance 2 : aie de novembre ance 3 : ravaux fin de mois ance 4 : aie de dcembre... 9 ance 5 : Édition de fin de priode Jean ldon axime Juca

2 6.5 É estion ommerciale, omptabilit et paie sont des logiciels fonctionnant sous environnement Windows. es versions mises en œuvre dans cet ouvrage sont : - estion ommerciale... ersion omptabilit... ersion aie... ersion 9.5 es trois logiciels doivent être installs sur votre micro-ordinateur pour pouvoir raliser aisment des transferts. ravailler sur le disque dur ncessite une sauvegarde sur rseau ou encore sur cl U. nversement, une restauration des fichiers avant chaque sance sur votre poste de travail est ncessaire. es ogiciels Dans un premier temps, nous tudierons le logiciel de comptabilit, puis le logiciel de gestion commerciale et enfin le logiciel de paye, en effectuant des transferts inter logiciels. our chacun des trois logiciels, des travaux sont à raliser sur une priode de deux mois (novembre et dcembre). ls peuvent être effectus sparment ou simultanment, car ils sont proposs dans le cadre d une seule socit : U. 6.5 rsentation du logiciel e logiciel de gestion commerciale permet d diter des devis, des bons de commande, des bons de livraison, des factures (doit et avoir), des relevs de factures, des relances clients, des statistiques et bien d autres choses que nous allons dcouvrir tout au long de notre tude. ous devez disposer de la version 5. de. e logiciel doit être install sur votre poste de travail (ou sur le serveur du rseau). e logiciel est livr avec une socit appele JU qui permet d approcher les diffrentes possibilits de. our lancer le logiciel, vous avez à votre disposition deux mthodes : - oit par le menu Dmarrer : uis rogramme et. - oit par l icône installe sur le bureau. es sauvegardes sont prvues à la fin de chaque sance, mais vous pouvez les raliser à tout autre moment. a première sance de la partie ompta doit avoir t traite pour commencer la gestion commerciale. à F ancez le logiciel estion ommerciale 5. ous pouvez maintenant commencer la sance n en crant la socit qui va vous accompagner tout au long de votre tude : la U.

3 É 6.5 sommaire ance : ration de la socit et mise en place des fichiers ration de la socit - lan comptable - Journaux - oordonnes bancaires - aux de taxes - odèles de règlement - ise en place du plan tiers ance 2 : aisie d critures eprise de la balance - aisie de bordereaux comptables du mois de novembre ance 3 : aisie manuelle et saisie à l aide d un modèle odification des modèles de saisie existants - ration de nouveaux modèles de saisie - prations courantes - orrection d erreurs au brouillard - Édition des brouillards de novembre ance 4 : Dclaration de et lettrage Édition du grand-livre partiel - a dclaration de de novembre - ettrage des comptes de tiers ance 5 : Journaux alidations et dition des brouillards de novembre - orrection d erreurs au journal : la contrepassation - aisie manuelle et à l aide de modèles de saisie des oprations de dcembre ance 6 : ravaux de fin d exercice Dclaration de de dcembre - prations de fin d exercice - Éditions diverses ance 7 : Documents de synthèse État de rapprochement - rparation des documents de synthèse 3

4 4

5 omptabilit pour Q serveur ersion comptabilit est un logiciel de comptabilit destin aux / et aux artisans. l s agit d un programme complet de comptabilit gnrale, analytique et budgtaire qui allie richesse fonctionnelle, simplicit d utilisation et convivialit. l permet d excuter l ensemble des travaux comptables, de la saisie des critures dans les journaux jusqu à l dition du bilan et du compte de rsultat. a saisie des oprations se fait dans des brouillards qui sont modifiables tant qu ils n ont pas t valids en journaux. ien entendu, le lettrage des comptes de tiers est prvu ainsi que l dition de diffrents tats intermdiaires, tels que le grand-livre, la balance, les journaux et la dclaration de. ous devez disposer de É. e logiciel doit être install sur votre poste de travail (ou sur le serveur du rseau). e logiciel est livr avec une socit appele JU qui permet d approcher les diffrentes possibilits de. our lancer le logiciel, vous avez à votre disposition deux mthodes : - oit à partir de l interface ureau age fournie par (fiche technique n 25). - oit par l icône si cette dernière a t installe sur le bureau. es sauvegardes sont prvues à la fin de chaque sance, mais vous pouvez les raliser à tout autre moment. à F ancez le logiciel omptabilit. ous pouvez maintenant commencer la sance n en crant la socit qui va vous accompagner tout au long de votre tude : la U. 5

6 ance n ration de la socit et mise en place des fichiers - ration de la socit Date des travaux : 3 novembre ous travaillez dans la socit U, dont les caractristiques sont les suivantes : aison ociale : U ontact : obert DU tatut juridique : Fonction : rant dresse : 25 oute de antua U-- l : 4 74 XX XX XX Fax : 4 74 XX XX XX ite internet : : ode F : 4764Z ntracommunautaire : F apital : 9 xercice comptable : du er janvier au 3 dcembre. ongueur des comptes gnraux : variable. ctivit : ommerce d articles de sports et de loisirs (spcialis en golf et randonne). à F n tenant compte des informations de la fiche technique n : rez la socit U. -2 lan comptable etraite + rvoyance adres dductible à 5,5% dductible à 9,6 % collecte à 5,5 % collecte à 9,6 % - 52 anque opulaire - 53 aisse - 67 chats d articles de golf chats d articles de randonne chats de livres axe d apprentissage Formation professionnelle onstruction utres organismes utres org. sociaux employs utres org. sociaux cadres - 77 entes d articles de golf entes d articles de randonne entes de livres ort factur es comptes suivants sont à supprimer car ils ne sont pas utiliss par l entreprise : - 52 Écart de rvaluation libre - 46 rovisions spciale de rv lus-values rinvesties - 48 utres provisions rglem. odifiez l intitul du compte 4373 de la façon suivante : etraite + rvoyance non cadres our les comptes 43, 43, 42, 53 et 54, vous devez dcocher la case «aisie compte tiers» et «aisie de l chance». 6

7 Dcembre à F n tenant compte des informations de la fiche technique n 2 : - rez les nouveaux comptes au plan comptable. - upprimez les comptes inutiliss. - pportez les modifications ncessaires aux comptes djà existants. -3 Journaux entreprise U utilise les journaux suivants pour son activit. ode ibell ype ompte contrepartie Q anque opulaire rsorerie 52* aisse rsorerie 53* H Factures fournisseurs chats Factures clients entes D prations diverses Divers Journal des à nouveaux nral 9 D de paye nral * ype de contrepartie : en contrepartie des règlements enregistrs. approchement : sur le compte de trsorerie pour Q et pas de rapprochement pour. ype de numrotation : manuelle (valable pour tous les journaux) à F n tenant compte des informations de la fiche technique n 3 : - pportez les modifications ncessaires à ce fichier. - upprimez tous les journaux inutiles. oordonnes de notre banque : -4 oordonnes bancaires anque populaire (abrg: ) 25 oulevard ambetta U ode banque : 297 ode guichet : 23 de compte : l : 7 Journal : Q l : 4 74 XX XX XX Fax : 4 74 XX XX XX ontact : me DU eneviève ail : à F n tenant compte des informations de la fiche technique n 4 : aisissez les coordonnes de notre banque. 7

8 Dcembre -5 aux de taxes ette commande permet d affecter à des comptes du plan comptable gnral les taux de que vous utilisez dans votre comptabilit. es taux de taxes sont djà crs. ous allez donc les adapter à votre cas : ode ntitul ens ompte taxe omptes rattachs 5 dductible sur achats à 5,5 % dductible dductible sur achats à 9,6 % dductible upprimer les autres comptes aisser les autres comptes ded. mmobilisations à 9,6 % dductible e rien modifier 5 collecte sur ventes à 5,5 % collecte upprimer les autres comptes 9 collecte sur ventes à 9,6 % collecte aisser les autres comptes à F n tenant compte des informations de la fiche technique n 5 : odifiez les taux de taxes afin de les adapter à la socit U. -6 odèles de règlement l convient de crer les diffrents modèles de règlements utiliss par l entreprise. ls serviront par la suite à indiquer les conditions de paiement des fournisseurs et des clients. ibell arte bancaire hèque spèces rlèvement raite 3 jours fin de mois raite 3 jours fin de mois le raite 6 jours fin de mois raite 6 jours fin de mois le irement ype arte bancaire hèque spèces rlèvement accepte accepte accepte accepte irement à F n tenant compte des informations de la fiche technique n 6 : rez les modèles de règlement de la socit U. 8

9 9 Dcembre -7 ises en place du plan tiers e plan tiers recense l ensemble des clients et fournisseurs de l entreprise. ous trouverez ci-après (annexes et 2), les informations concernant nos fournisseurs et nos clients.

10 Dcembre à F n tenant compte des informations de la fiche technique n 7 : rez les clients et les fournisseurs de l entreprise dans le plan tiers.

11 Dcembre à F -8 dition des fichiers de base n tenant compte des informations de la fiche technique n 8 : Éditez les documents suivants : - a liste des comptes clients. - a liste des comptes fournisseurs. Fin de la sance n à F n tenant compte des informations de la fiche technique n 9 : ffectuez une sauvegarde de votre travail.

12 Dcembre ance n 2 aisie d critures à F n tenant compte des informations de la fiche technique n 9 : estaurez votre travail de la sance prcdente. emarque : ce travail sera à raliser à chaque dbut de sance. l existe deux modes de saisie dans omptabilit : - e premier de ces modes consiste à saisir les critures dans le brouillard concern de façon manuelle. l permet la saisie de tous types d critures dans les journaux disponibles. our le lancer, activez la commande aisie des critures du menu raitement. - e second mode consiste à faire appel à un modèle de saisie. l permet une saisie très rapide. ordinateur calcule automatiquement les montants de et de à partir du H ou vice versa. est un mode très pratique et à la porte de tous. ors de la saisie d une criture, vous pouvez visualiser la liste des comptes, utiliser des comptes paramtrs et même en crer de nouveaux. Une fonction permet galement d inscrire le solde d une criture dans un compte donn. es oprations sont saisies dans un brouillard à l aide d une grille de saisie. Une modification est toujours possible tant que le brouillard n a pas t valid en fin de mois. ette validation (appele aussi clôture mensuelle) permet de rendre dfinitives les critures d un brouillard. lles sont alors figes dans le journal et ne peuvent plus être modifies. 2- eprise de la balance a balance des comptes au 4 novembre vous est communique ci-après (annexe 3). à F n tenant compte des informations de la fiche technique n : aisissez à la date du 4 novembre les donnes comptables de la balance dans le journal des prations Diverses. ous n utiliserez pas de modèle de saisie. ertains comptes sont à crer en cours de saisie. 2

13 Dcembre 3

14 Dcembre 2-2 aisie de bordereaux comptables du mois de novembre lusieurs pièces comptables ont t prcomptabilises jusqu au novembre. prations intressant la banque : ois : ovembre JU D QU ode : Q Jour compte tiers ibell pièce Dbit rdit 5 4 F4 rlèvement France lcom , , 5 4 F6 èg. arage ercedes ch , , 6 52 eg. UF erge ch , 4 3 5, 6 52 eg ando lume ch 325 2, 4 2 2, prations de ventes : ois : ovembre JU D ode : Jour compte compte tiers ibell pièce Dbit rdit 5 4 olf du ac F 5 97, , , ando lume F 5 76, , , UF erge F 52 33, , 4457,76 ois : ovembre JU D ode : Jour compte compte tiers ibell pièce Dbit rdit 6 626* imbres poste , 53 58, 7 53 ourboire reçu 257 5, 77 5, * chats de timbres poste 4

15 Dcembre prations d achats : ois : ovembre JU D H ode : H Jour compte compte tiers ibell pièce Dbit rdit 5 67 out pour le golf F , ,52 4 F 278, ando lus F , ,7 4 F2 428, out pour le golf F , , , ,98 4 F 432,84 à F n tenant compte des informations de la fiche technique n : nregistrez les oprations ci-dessus dans les journaux concerns. Fin de la sance n 2 à F n tenant compte des informations de la fiche technique n 9 : ffectuez une sauvegarde de votre travail. 5

16 Dcembre ance n 3 aisie U et saisie À D D U DÈ essentiel omme vous l avez vu à la sance prcdente, la saisie manuelle permet d enregistrer tous types d critures comptables dans les journaux. ous devez toutefois saisir l ensemble de vos comptes et de vos sommes à chaque criture. permet d aller plus vite dans l enregistrement d oprations rptitives (exemple: es factures de vente). l s agit d utiliser un modèle de saisie. est ce que vous allez tudier dans cette sance. ous allez devoir enregistrer les critures comptables du mois de novembre et vous utiliserez des modèles de saisie pour certaines d entre elles. 3- odification de modèles de saisie existants vant toute chose il convient d adapter les modèles proposs par le concepteur du logiciel à votre entreprise. es modèles crs sont très basiques et utilisent un seul taux de. ous allez dans un premier temps apporter des modifications aux guides existants comme suit : - Facture chats marchandises 9,6 % (compte achat en saisie manuelle, compte , pas de frais de port) ode journal H ibell libre pièce libre. - Facture chats marchandises 5,5 % (compte achat en saisie manuelle, compte 44566, pas de frais de port) ode journal H ibell libre - pièce libre. - Facture entes marchandises 9,6 % (compte vente en saisie manuelle, compte 44574, pas de frais de port) ode journal ibell libre - pièce libre. - Facture entes marchandises 5,5 % (compte vente en saisie manuelle, compte 4457, pas de frais de port) ode journal ibell libre pièce libre. à F n tenant compte des informations de la fiche technique n : pportez les modifications demandes. 3-2 ration d un nouveau modèle de saisie l arrive souvent qu un client achète des produits soumis à des taux de diffrents. e concepteur du logiciel n a pas cr de modèle de saisie prvu à cet effet. ous allez donc «fabriquer» votre propre modèle de saisie afin de pouvoir enregistrer automatiquement ce type d criture. à F n tenant compte des informations de la fiche technique n 2 : rez un modèle de saisie qui permettra d enregistrer une facture de vente avec deux comptes de ventes et deux comptes de à des taux diffrents. om du modèle : Facture entes marchandises 2 (raccourci F2). 6

17 Dcembre 3-3 aisie d oprations courantes ous disposez ci-après des bordereaux de saisie des jours suivants. à F n tenant compte des informations des fiches techniques n, et 3 : aisissez l ensemble de ces bordereaux dans les journaux correspondants. ous utiliserez en fonction de l annotation sur l criture, le mode de saisie standard ou le mode de saisie guide. ttention! ertains modèles sont à modifier pour rpondre aux besoins de l entreprise. ois : ovembre JU D ode : ype de saisie Jour compte gnral compte tiers ibell pièce dbit crdit 4 olf du ac F ,23 odèle , ,3 4 2 ando lume F ,93 odèle , , UF erge F 58 64,58 anuelle 77 39, 785 5, 44574, es ieds leus F ,96 odèle , 773 2, , , * me JD imone F 6 27,86 odèle 77 96, 773 2, , ,68 * e compte tiers est à crer. ntitul : lient Divers 7

18 Dcembre ois : ovembre JU D H ode : H ype de saisie Jour compte gnral compte tiers ibell pièce dbit crdit 664 xpress opy F ,35 anuelle ,78 4 F5 267,3 282 arage ercedes F ,4 odèle ,56 4 F , out pour le golf F ,84 anuelle ,6 4 F 7 63, , France lcom F ,5 odèle ,27 4 F4 68, ando lus F ,76 odèle ,44 4 F , out pour le golf F ,4 anuelle 673 3, , , ,5 4 F 2 784,47 ois : ovembre JU D QU ode : Q Jour compte gnral compte tiers ibell pièce dbit crdit 2 52 g. F 6 H , , F4 rl. France lcom , , emise à l encaissement , , , , èglement octobre ch , , ois : ovembre JU D ode : Jour compte gnral compte tiers ibell pièce dbit crdit 626 imbres poste 258 6, 53 6, 8

19 Dcembre ois : ovembre JU D D ode : D ype de saisie Jour compte gnral compte tiers ibell pièce dbit crdit 4 F raite out pour le olf , anuelle 43 42, 4 F2 raite ando lus , anuelle , 4 F3 raite icro ystème , anuelle , 4 F5 raite xpress opy 365 2, anuelle 43 2, 43 raite olf du ac , anuelle , 43 4 raite les ieds leus , anuelle 4 624, 2 53 raites à l encaissement , anuelle , 3-4 orrection d erreurs au brouillard ant qu une criture comptable se trouve encore dans le brouillard, il est possible de la modifier ou de la supprimer à volont. ttention : i le brouillard est valid, il n est plus possible de modifier ou de supprimer une criture. Dans ce cas il faut procder à une contrepassation. e sujet sera trait ultrieurement. onsidrons l criture suivante au brouillard des achats (code H) : out pour le golf F ,84 anuelle , , , n constate qu il y a une erreur de compte. n effet, il ne s agit pas du compte 672 chats de matriel de randonne, mais du compte 67 chats de matriel de golf. n tenant compte des informations de la fiche technique n 4 : odifiez l criture du 2 novembre en remplaçant le compte 672 par 67. à F à F 3-5 dition des brouillards de novembre n tenant compte des informations de la fiche technique n 5 : Éditez l ensemble des brouillards du mois de novembre. 9

20 Dcembre e brouillard suivant concerne exclusivement les oprations relatives à la paye du mois de novembre. ous avez deux possibilits : es saisir directement en mode manuel dans le journal des D de paye. es gnrer à partir de paye si vous avez trait ce module (voir fiche technique n 2 dans la partie paye pour les gnrer ainsi que la fiche technique n 8 dans la partie comptabilit pour les rcuprer). ois : ovembre JU D D D Y ode : 9 Jour compte gnral compte tiers ibell pièce dbit crdit 3 64 alaires novembre 6 45, , , , , , , , , harges patronales novembre 4 738, , , , , , , , , , , , ,3 à F Fin de la sance n 3 n tenant compte des informations de la fiche technique n 9 : ffectuez une sauvegarde de votre travail. 2

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