ABREGE D'EVALUATION EXTERNE DU SSAD L ESTUAIRE

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1 Biarritz, le 05 janvier 2015 ABREGE D'EVALUATION EXTERNE DU SSAD L ESTUAIRE SSAD l'estuaire, 60 Av. de Bodon Saint-Brévin les Pins SARL B.S.A : Bureau de Sociologie Appliquée 1 bis place Georges Clémenceau / Biarritz Mobile : [email protected] SIREN :

2 SOMMAIRE 1. LA DEMARCHE DE L'EVALUATION INTERNE LA PRISE EN COMPTE DES RECOMMANDATIONS DE BONNES PRATIQUES PROFESSIONNELLES RELATIVES A L'ESSMS LES CONDITIONS D'ELABORATION, DE MISE EN ŒUVRE ET D'ACTUALISATION DU PROJET DE SERVICE L OUVERTURE DU SERVICE SUR SON ENVIRONNEMENT INSTITUTIONNEL, GEOGRAPHIQUE SOCIOCULTUREL ET ECONOMIQUE LA PERSONNALISATION DE L'ACCOMPAGNEMENT L'EXPRESSION ET LA PARTICIPATION INDIVIDUELLE ET COLLECTIVE DE L'USAGER LA GARANTIE DES DROITS ET LA POLITIQUE DE PREVENTION ET DE GESTION DES RISQUES APPRECIATION GLOBALE DE L'EVALUATEUR EXTERNE METHODOLOGIE DE L'EVALUATION EXTERNE COMMENTAIRES DE L'ESSMS SUR L'EVALUATION EXTERNE SUR LE DEROULEMENT DE L'EVALUATION EXTERNE SUR LES CONCLUSIONS DE L'EVALUATION EXTERNE Page 2 sur 13

3 1. La démarche de l'évaluation interne L évaluation interne Le SSAD a réalisé son évaluation interne de façon participative: toute l'équipe a été engagée dans la démarche Un plan d'amélioration de la qualité a été construit qui intègre des axes d'amélioration échéancé. La démarche d amélioration continue L'équipe du SSAD (petite équipe par ailleurs) se montre particulièrement attentive à être en permanence dans un questionnement sur ses actions et sur leur qualité. Elle est réactive et montre son souci de réajuster ses fonctionnements si besoin. Page 3 sur 13

4 2. La prise en compte des recommandations de bonnes pratiques professionnelles relatives à l'essms La démarche d appropriation des recommandations de bonnes pratiques professionnelles La dynamique du service fait apparaître une réelle qualité du travail conduit, conforme aux orientations des RBPP. La méconnaissance des RBPP n'entraîne pas de dysfonctionnement au SSAD mais une meilleure appropriation pourrait permettre à l'équipe d'enrichir encore plus sa réflexion. Un répertoire documentaire à ce sujet pourrait être mis à disposition, ce qui enrichirait les connaissances théoriques des professionnels La prise en compte des recommandations dans l évaluation interne L'équipe de direction s'est appuyée sur les RBPP pour travailler l'évaluation interne et lé réécriture du projet. Les personnels ne paraissent pas avoir eu d'informations particulières à ce sujet ne sont pas particulièrement, en ce moment, sensibilisés à leur connaissance de ce fait ne se les approprient pas Page 4 sur 13

5 3. Les conditions d'élaboration, de mise en œuvre et d'actualisation du projet de service Adéquation des objectifs du projet de service par rapport aux besoins, aux priorités des acteurs concernés et aux missions imparties Le service est en totale cohérence avec sa mission. Sa taille, la volonté de l'équipe permet une réponse très personnalisée et vraiment en adéquation avec les besoins des jeunes accueillis et les attentes des familles. Adaptation aux objectifs des ressources (humaines et matérielles) et des activités mise en œuvre L'équipe est soucieuse d'adapter ses réponses aux besoins des jeunes accueillis. L appréciation sur l atteinte des objectifs, la production des effets attendus et d effets non prévus, positifs ou négatifs Le SSAD s'interroge régulièrement sur les effets du travail conduit auprès de chaque jeune et réajuste les accompagnements si besoin. Page 5 sur 13

6 4. L ouverture du service sur son environnement institutionnel, géographique socioculturel et économique Stratégie d'ouverture Le SSAD installe son fonctionnement dans un réseau de partenaires choisis et contraints en fonction des besoins des jeunes accueillis. Partenariat «choisi» Le SSAD met en synergie les différents partenaires concernés par l'accompagnement des enfants qu'il accueille. Il a le souci d'aider ces différents partenaires dans l'appréhension des problématiques des enfants et des adaptations à mettre en place. Page 6 sur 13

7 5. La personnalisation de l'accompagnement Personnalisation de l accueil et l admission L'accueil de chaque enfant au SSAD est très personnalisé eu égard aux lourdes difficultés des usagers et au besoin important de soutien des familles. Un règlement spécifique au SSAD serait plus adapté Le document individuel de prise en charge Le SSAD a élaboré un DIPEC qui est remis aux familles conformément à la règlementation en vigueur. Le temps consacré à la remise de ce DIPEC est un véritable temps d'échanges avec les familles. Le dossier de l'usager Chaque usager dispose d'un dossier qui retrace tout son parcours et qui contient tous les projets personnalisés. Certains documents sont "dispersés" entre l'ime et le service, ce qui est contraire au principe d'unicité du dossier. Rassembler tous les éléments du dossier de chaque usager parait indispensable, ce qui permettra de respecter le principe d'unicité du dossier et d'éviter des pertes de documents. Le projet personnalisé Le SSAD soigne vraiment la mise en place des projets personnalisés de chaque jeune qu'l accueille et le construit en plusieurs étapes très régulières Page 7 sur 13

8 qui permettent des réajustements constants. Le service est particulièrement attentif à l'écoute de la famille et du jeune pour le construire. Page 8 sur 13

9 6. L'expression et la participation individuelle et collective de l'usager Préalable à l'expression et la participation des usagers Les modalités d'échanges installées entre les familles et le service sont nombreuses, formalisées ou non. Les familles rencontrées mais aussi interrogées lors de l'enquête de satisfaction confirment de façon unanime la qualité de l'écoute des professionnels et le soutien qui leur est apporté. Expression et participation individuelle Les parents sont sollicités autant que nécessaire pour participer de manière active à l'élaboration des projets d'accompagnement de leur enfant. L'expression et la participation collectives (Cas où pas de conseil de la vie sociale) Les parents du SSAD sont vraiment sollicités régulièrement mais leurs préoccupations sont concentrées sur leurs enfants. Ils apprécient, cependant, les temps d'échanges collectifs comme des temps de convivialité Page 9 sur 13

10 7. La garantie des droits et la politique de prévention et de gestion des risques Respect de la dignité et droit à l intimité L'équipe du SSAD est très respectueuse des droits des usagers et de leurs familles. Prévention des évènements indésirables et des risques liés à la maltraitance L'équipe du SSAD a installé des modalités d'échanges entre les différents professionnels qui permettent que les informations qu'elles soient préoccupantes ou non circulent aisément. Les parents confirment la qualité relationnelle établie avec l'ensemble des professionnels du service et leur facilité à s'exprimer dans toutes les situations. La mise en place d un protocole de signalement des maltraitances est à envisager. Page 10 sur 13

11 8. Appréciation globale de l'évaluateur externe Le SSAD «LA MARELLE» est un service qui, de toute évidence, propose à ces usagers un accompagnement adapté au regard des difficultés qu ils présentent. La mobilisation de qualité de l équipe, très accompagnée par la Directrice adjointe et la coordinatrice, en fait un service où la pluridisciplinarité est de rigueur. L équipe a le souci de coordonner les actions conduites auprès de chaque usager, dans le respect de ses besoins, des attentes de la famille et dans de la cohérence. Des efforts sont à poursuivre sur des détails de fonctionnement qui amélioreront encore cette qualité de réponse donnée aux usagers : Construire des outils spécifiques au service et plus «parlants» pour les familles : o Livret d accueil o Règlement de fonctionnement Réfléchir aux formations à mettre en place (et de façon collective) pour asseoir encore plus la cohérence d équipe et pour enrichir la réflexion d apports théoriques sur l accompagnement de cette population. Le souci actuel est l insécurité dans laquelle se trouve l équipe du fait du manque de clarté de la position de l ARS quant au devenir de ce service. L équipe malgré ces incertitudes reste cependant mobilisée au bénéfice des usagers qu elle accueille et continue d être dans une démarche d amélioration de la qualité permanente, et dans un questionnement régulier sur le travail conduit et les aménagements à apporter. Page 11 sur 13

12 9. Méthodologie de l'évaluation externe La mise en œuvre d'un projet évaluatif Il contient deux éléments que sont le cadre de référence et le questionnaire évaluatif qui sera validé avec le commanditaire. La notion de projet induit qu'il faille opérer des choix dans la mesure où il est impossible d'appréhender l'ensemble des dimensions qui donnent corps au fonctionnement d'un établissement. Il s'agit donc de réfléchir avec le commanditaire sur les processus les plus significatifs du travail (action / impact sur l'usager) mis en œuvre, qu'il souhaiterait prioriser dans l'analyse. Cette réflexion est entamée au terme d'une étude préalable d'un corpus exhaustif de documents (projet associatif, projet d'établissement ou de service, autorisations accordées, rapport d'évaluation interne, dispositions relatives aux droits des usagers, rapports d'activité annuels, compte-rendu du conseil de vie social, et tout autre document jugé utile à la bonne compréhension du fonctionnement de la structure et du contexte dans lequel elle développe ses actions, ). Les entretiens Chaque typologie de public interviewé l'est à l'aide d'un guide adapté. Les observations L'évaluation s'appuie sur l'observation des pratiques sur le terrain auprès de groupes d'acteurs interdépendants, elle analyse des systèmes complexes. L'analyse de documentaires Outre l'ensemble des documents et données transmises sur notre demande par l'établissement lors de la construction du projet évaluatif, nous consultons sur site divers supports documentaires : les outils réglementaires : livret d'accueil, règlement de fonctionnement, projet d'établissement, contrat de séjour des dossiers d'usagers choisis de manière aléatoire, tout document formalisant un protocole ou une procédure. Une analyse à double niveau L'analyse met en lumière les constats significatifs découlant d'une analyse croisée des documents, des entretiens, et des observations. Elle souligne les forces mais aussi les pistes d'amélioration, ainsi que les menaces et les opportunités. Au final, les propositions et préconisations se posent comme un outil d'aide à l'optimisation, à l'ajustement, à la réorientation, à la décision. La synthèse Une synthèse est réalisée en concertation avec le commanditaire, et pourra être présentée à l'ensemble des acteurs ayant participé à la démarche d'évaluation, leur permettant ainsi de s'en approprier les principaux résultats. Page 12 sur 13

13 10. Commentaires de l'essms sur l'évaluation externe 10.1 Sur le déroulement de l'évaluation externe Les évaluateurs ont pu rencontrer l équipe pluridisciplinaire des professionnels du SSAD, deux familles d enfants accueillis au SSAD et l un de nos partenaires, ortho-prothésiste. Par contre, ils n ont pas pu s entretenir avec l enseignant de l école dans laquelle est scolarisé l un des enfants du SSAD. Ils n ont pas pu, non plus, échanger avec le Médecin de Rééducation fonctionnelle du SSAD. Dans l ensemble, cette journée d évaluation externe s est déroulée dans de bonnes conditions, en totale confiance et transparence avec les évaluateurs. Cependant, les professionnels du SSAD ont l impression que cette évaluation était «trop rapide» pour pouvoir évaluer, avec suffisamment d éléments, l ensemble du fonctionnement du SSAD (note de BSA : les éléments avaient été fournis au préalable par la direction) Sur les conclusions de l'évaluation externe Comme dans l évaluation interne, l évaluation externe du SSAD fait apparaître que la plupart des pratiques sont déjà conformes aux recommandations de bonnes pratiques de l ANESM, et ce constat permet encore de valoriser le travail effectué au sein de ce service. Ces résultats sont donc tout à fait cohérents avec ceux de l évaluation interne. Certains points spécifiques au SSAD (dossier unique, règlement de fonctionnement, livret d accueil ), déjà mis en évidence lors de l évaluation interne par les professionnels, ont été identifiés, par les évaluateurs, comme étant des points à améliorer et sont déjà, en cours d amélioration par l équipe du SSAD. Page 13 sur 13