COMMENT GÉNÉRER UNE DÉCLARATION INTRASTAT INTRODUCTION La déclaration Intrastat est la déclaration obligatoire des mouvements de marchandises (ventes et achats) en provenance ou à destination d autres états membres de l Union Européenne. Cette déclaration doit être établie mensuellement ou trimestriellement selon les cas, et envoyée à l Administration pour le 20 du mois. Elle concerne toutes les entités, personnes ou sociétés, assujetties à la TVA pour lesquelles le total des importations ou des exportations annuelles excède un certain montant (au 23/06/2004 ce montant était de 250.000,00 ). Les données collectées servent à l élaboration de statistiques de commerce que l ICN publie annuellement. BOB Software permet de générer automatiquement ce relevé Intrastat sous format électronique. MISE EN ŒUVRE 1 ère étape : le paramétrage des options La saisie des données Intrastat et la génération du relevé correspondant sont soumis à l activation d une option se trouvant dans l onglet Généralités du menu Utilitaires Configuration Options. Rendez-vous ensuite dans L onglet Intrastat, accessible dès l activation de l option précédemment décrite, afin de définir certains paramètres d encodage et de génération de déclaration. Ainsi, spécifiez s il doit être fait usage d une déclaration simplifiée ou étendue et ce, par le biais d une case à cocher. Déterminez également si vous générez seul votre déclaration ou si une entité extérieure s en charge pour vous (fiduciaire ). Dans ce cas, cochez la case Déclaration Intrastat 1
Tiers déclarant et précisez coordonnées et n de TVA de ce dernier. Ces informations seront reprises par défaut dans l écran de génération de la déclaration. Informations apparaissant sur la déclaration Intrastat. Elles seront reprises par défaut dans l écran de génération de la déclaration. Enfin, il vous est également possible de déterminer des valeurs qui seront reprises par défaut dans les champs de saisie des données Intrastat lors de l encodage d une vente ou d un achat intracommunautaire. Ces valeurs concernent la nature de la transaction, la région, le pays de provenance ou de destination des marchandises, le moyen de transport ainsi que les conditions de livraison (incoterms). Notez que les deux derniers champs ne concernent que la déclaration étendue. Déclaration Intrastat 2
2 e étape : le paramétrage des fiches signalétiques BOB Software vous offre la possibilité de paramétrer les informations Intrastat de manière personnalisée pour chaque client ou fournisseur étranger à l intérieur de l UE. Cette opération s effectue par le biais de l onglet Divers de leur fiche signalétique. De la même manière que dans l écran des options, associez à chaque tiers ses caractéristiques Intrastat. Ces données seront automatiquement reprises lors des encodages d achats ou de ventes. Notez que les informations encodées à ce niveau sont prioritaires par rapport à celles encodées au niveau des options de la configuration. Déclaration Intrastat 3
3 e étape : la saisie des données Intrastat Les données Intrastat sont transmises au logiciel lors de l encodage des opérations d achats ou de ventes à l intérieur de l Union Européenne. Les lignes suivantes vous montrent la marche à suivre pour saisir correctement ces données. Le propos est illustré par l encodage d une vente intracommunautaire. Sachez néanmoins que le processus pour un encodage d achat est similaire. Allez dans le menu Encodage Ventes. Encodez une vente pour un client étranger habitant un pays membre de l UE. A l enregistrement de l écriture de vente (et pour autant que le code TVA utilisé dans l écriture soit lié à Intrastat 1 ) s ouvre alors une fenêtre permettant de préciser les informations Intrastat de cette transaction. 1 La vérification du paramétrage du code TVA s effectue via le menu Utilitaires Configurations Taux de TVA. Dans l onglet Caractéristiques de l écran existe une case à cocher Intrastat, qu il faut activer pour voir la fenêtre de saisie des données Intrastat s ouvrir en Encodage. Déclaration Intrastat 4
L entête de la fenêtre affiche les informations relatives au régime Intrastat applicable à la transaction, soit, normalement : - 29 pour les opérations de ventes et de NC sur achats ; - 19 pour les opérations d achats et de notes de crédits sur ventes. Remarque : En théorie, le régime applicable n est pas lié à la pièce comptable mais au flux de la marchandise. Ainsi, une note de crédit pour remise sur achat ne fait pas l objet d une saisie Intrastat. Il contient également les données correspondant au pays de destination et au moyen de transport utilisé pour la livraison des marchandises. Tant les informations de l en-tête que les informations de la grille sont issues du paramétrage précédemment effectué au niveau des signalétiques ou, à défaut, au niveau des options de configuration. Elles peuvent néanmoins être modifiées à ce niveau. Pour modifier les informations de la grille, cliquez sur l icône. Une fenêtre supplémentaire s ouvrira alors, vous permettant d entrer les données additionnelles, tels le type de transaction, la région, les conditions de livraison (incoterm), le code marchandise, la masse (en Kg, sans décimales, arrondie à l unité et non-nulle) et le nombre d unités vendues ou achetées. Remarque : Sur les 18 000 codes marchandises existants, une centaine est modifiée par année. BOB Software s efforce de mettre à jour et de retravailler ses fichiers le plus rapidement possible, mais un décalage est parfois inévitable. Sachez néanmoins que la BNB se charge d avertir les entreprises concernées de la modification des codes qu elles utilisent, sur base des déclarations rentrées. Enregistrez les données de chaque écran. Déclaration Intrastat 5
4 e étape : la génération de la déclaration Intrastat Cette opération s effectue par le biais du menu Impressions Déclaration Intrastat. Dans l onglet Sélection de la fenêtre, cochez les cases correspondantes aux listes et déclarations que vous désirez obtenir. Liste de contrôle des importations : imprime une liste de contrôle des arrivées Intrastat de la période. Il s agit d une liste à usage interne. Cette liste reprend, par opération, les informations de base concernant le tiers et la transaction. - Liste résumée : imprime la même liste que ci-dessus mais sans les informations sur les tiers. - Avec informations marchandises : aux informations fournies par la liste de contrôle sont ajoutées les informations relatives aux marchandises ainsi que des informations détaillées sur les tiers. Liste de contrôle des exportations : imprime une liste de contrôle des expéditions Intrastat de la période. Il s agit d une liste à usage interne. Cette liste reprend, par opération, les informations de base concernant le tiers et la transaction. - Liste résumée : imprime la même liste que ci-dessus mais sans les informations sur les tiers. - Avec informations marchandises : aux informations fournies par la liste de contrôle sont ajoutées les informations relatives aux marchandises ainsi que des informations détaillées sur les tiers. Fichier et lettre d accompagnement : génère la déclaration Intrastat sous forme de fichier électronique. Sélectionnez ensuite la période pour laquelle la déclaration doit être établie. L onglet Info complémentaires reprend par défaut les données encodées lors du paramétrage du dossier et des options de la configuration, c-à-d les coordonnées du déclarant ainsi que son numéro de TVA. Si un tiers déclarant a été défini, les informations le Déclaration Intrastat 6
concernant seront automatiquement récupérées et affichées dans l onglet. L ensemble des données visualisables via l onglet apparaîtra sur la déclaration. L onglet Paramètres est un onglet standard des écrans d impression. Il permet de définir les paramètres d impression. Dans les deux onglets Importation et Exportation sont calculées et affichées les listes des transactions prises en compte dans l élaboration de la déclaration en tenant compte de la période spécifiée dans l onglet Sélection. Un double click sur une ligne permet de visualiser le détail de l écriture d achat ou de vente synthétisée dans celle-ci. Si une ligne est surlignée de rouge, cela signifie que des informations devant nécessairement apparaître dans la déclaration sont manquantes. En ce cas, il sera impossible de générer le fichier. Les listes de contrôle, par contre pourront être éditées et imprimées, mais feront mention des lacunes de l écriture. Déclaration Intrastat 7
Il est à noter que les données manquantes peuvent être ajoutées et celles existantes modifiées par le biais de l icône ou en tapant «Alt+U». Cette opération donne accès à l écran standard de saisie des informations Intrastat tel qu accessible en encodage. Remarque : le champ Unité, s il n est pas grisé doit être obligatoirement complété. Le type d unité affichée dépend du code marchandise de la transaction. Il existe une trentaine d unités supplémentaires, dont le carat, le litre, le mètre carré, le gramme, le térajoule, etc.. Ainsi, pour l achat de 200 gr d or fin, le champ Masse recevra la valeur 1 (pour 1kg) et le champ Unité recevra la valeur 200, étant entendu que l unité supplémentaire est le gramme. Enregistrez les éventuelles modifications. Les icônes servent non seulement à visualiser et imprimer les listes de contrôle, mais également à lancer le processus de génération du/des fichier(s) Intrastat. BOB Software vous demandera de préciser le répertoire dans lequel le(s) fichier(s) devra(ont) être enregistré(s) et vous confirmera le résultat de l opération via un message, immédiatement suivi par la visualisation de la lettre d accompagnement. Remarque : Un fichier par flux de marchandises est créé : ainsi, si la période comprend aussi bien des écritures d importations que d exportations intracommunautaires, deux fichiers seront créés. Voici quelques exemples de listes de contrôle : Déclaration Intrastat 8
a) Liste de contrôle des importations simple b) Liste de contrôle des importations - avec informations marchandises c) Liste de contrôle des importations résumée Déclaration Intrastat 9
Remarque finale : l utilisateur est seul responsable de la génération de la déclaration : le logiciel n opère pas de contrôle sur le C.A. réalisé à l exportation ou le montant des achats à l importation. La BNB, sur base de la déclaration TVA, se charge néanmoins le plus souvent de rappeler aux entreprises ayant dépassé le seuil des 250.000,00 qu elle doivent fournir une déclaration Intrastat. Déclaration Intrastat 10