FICHE DE PROCEDURE GFC REGIE. Régie > Encaissements > Recettes > clique droit Ajouter

Transcription

1 FICHE DE PROCEDURE GFC REGIE 1> RECEPTION D UNE HABILITATION DE REGIE Régie > Réception > Habilitation > importer le fichier envoyé par l Agent Comptable > Suivant > Terminer > Fermer 2> ENCAISSEMENT 2.1> D UNE RECETTE Régie > Encaissements > Recettes > clique droit Ajouter Remplir dans le 1 er encadré : le montant le tireur le mode de règlement (si encaissement d un chèque, la case bordereau est cochée automatiquement, et il faut remplir les cases Agence/Ville/numéro de chèque) Cliquer droit «Ajouter» dans l encadré du bas ; cocher «avec créance» ou «sans créance» (si «sans créance», remplir la référence de la recette et la nature de la recette (menu déroulant)) Editer : le bordereau de chèque si encaissement par chèque (2 exemplaires) Editer : le journal divisionnaire par nature de recettes et par moyens de règlement (2 exemplaires) Formation REGIE 21 septembre Page 1 sur 5

2 Régie > Fin de période Cocher le type de régie : recettes Régulariser : indiquer le montant encaissé en chèques et en espèces Editer : le journal divisionnaire récapitulatif des recettes et les montants cumulés par nature de recettes. Sort automatiquement en 2 exemplaires. Attention : à signer. Editer : les relevés périodiques pour la nature des recettes (choix des natures : cocher «toutes») (2 exemplaires). Attention : à signer. Transférer : enregistrer le fichier de transfert de la régie de recettes dans un dossier puis l envoyer à l agence comptable Editer : la liste des encaissements (2 exemplaires). 2.2> D UNE AVANCE Régie > Encaissements > Versements de l Agent Comptable > clique droit Ajouter > 12- Réception d une avance Saisir : dans la case «caisse» le montant de l avance. N.B : cette ligne d encaissement est à utiliser uniquement lorsque l Agent Comptable vous remet l intégralité de votre avance 2.3> D UN REMBOURSEMENT DE DEPENSES Régie > Encaissements > Versements de l Agent Comptable > 13- Réception d un remboursement des dépenses Saisir : dans la case «caisse» le montant du remboursement. N.B : cette ligne d encaissement est à utiliser chaque fois que l Agent Comptable vous rembourse le montant des dépenses que vous avez effectuées, à la suite de votre mandatement des dépenses régisseur Formation REGIE 21 septembre Page 2 sur 5

3 3> DECAISSEMENTS 3.1> DEPENSES Régie > Décaissements > Dépenses > clique droit Ajouter Remplir dans le 1 er encadré : le fournisseur le moyen de règlement le montant Cliquer droit «Ajouter» dans l encadré du bas et remplir : la nature de la dépense (menu déroulant) la référence le service Editer : le journal divisionnaire par nature de dépenses et par moyens de règlement (2 exemplaires) Régie > Fin de période Cocher le type de régie : d avances Régulariser : rien à saisir cliquer sur OK Editer : le journal divisionnaire récapitulatif des dépenses et les montants cumulés par nature de dépenses. Sort automatiquement en 2 exemplaires. Attention : à signer. Editer : les relevés périodiques pour la nature de dépenses (choix des natures : cocher «toutes») (2 exemplaires). Attention : à signer. Transférer : enregistrer le fichier de transfert de la régie d avances dans le lien proposé en vue de le réceptionner en Comptabilité budgétaire Editer : la liste des décaissements (2 exemplaires). Formation REGIE 21 septembre Page 3 sur 5

4 Il convient alors de procéder au mandatement des menues dépenses. du régisseur Comptabilité budgétaire > Dépenses > Dépenses avant ordonnancement > Réception Réceptionner : le fichier de transfert sorti de GFC-REGIE en attente Comptabilité budgétaire > Dépenses > Dépenses avant ordonnancement > Dépenses Modifier : cliquer droit sur la ligne puis modifier. Remplir dans le 1 er encadré : - la rubrique et la procédure de marché - le nombre de pièces (mettre 2 à la première dépense puis 1 aux autres) - le commentaire Cliquer droit «Ajouter» dans l encadré du bas et remplir : - le domaine - l activité - le compte Valider : cliquer droit sur la ligne puis valider Comptabilité budgétaire > Dépenses > Dépenses avant ordonnancement > Documents Choisir : l onglet dépenses régisseur Editer : le bordereau périodique des dépenses régisseur (clique droit sur «en attente») (3 exemplaires) N.B : ce bordereau, à faire signer à l ordonnateur et au comptable, est à joindre à la 1 ère ligne de dépense du mandatement des menues dépenses. Comptabilité budgétaire > Dépenses > Documents> Mandatement Editer : le mandatement des menues dépenses (en 3 exemplaires) Comptabilité budgétaire > Transfert des écritures Transférer : enregistrer le fichier de transfert du mandatement dans un dossier puis l envoyer à l agence comptable Faire passer le mandatement en 2 exemplaires à l agence comptable, ainsi que les documents du module REGIE en 1 exemplaire. Formation REGIE 21 septembre Page 4 sur 5

5 3.2> REVERSEMENT DE L AVANCE N.B : le logiciel considère que l avance doit être reversée dans son montant intégral ; il faut donc passer une écriture de remboursement des dépenses avant de la reverser. Régie > Encaissements > Versements de l Agent Comptable > clique droit Ajouter > 13- Réception d un remboursement des dépenses Saisir : dans la case «caisse» le montant du remboursement. Régie > Décaissements > Versements à l Agent Comptable > clique droit Ajouter > 22- Reversement d une avance à l Agent Comptable Saisir : dans la case «caisse» le montant du reversement. N.B : cette ligne de décaissement est à utiliser lorsque le solde de la régie doit être à 0, c'est-à-dire à la clôture de l exercice et lors de la clôture de la régie. REMARQUE : TOUS LES DOCUMENTS DU MODULE GFC-REGIE SONT A EDITER EN 2 EXEMPLAIRES, 1 EXEMPLAIRE ETANT DESTINE A L AGENT COMPTABLE Formation REGIE 21 septembre Page 5 sur 5