MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES COURANTES ET SERVICES REGLEMENT DE CONSULTATION. Appel d offres restreint

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1 MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES COURANTES ET SERVICES REGLEMENT DE CONSULTATION Désignation d un administrateur de biens pour le parc immobilier de l Académie des sciences (parc parisien et région parisienne) Appel d offres restreint Date limite de remise des candidatures : le 9 octobre 2015 Date limite de limite des offres : le 25 novembre

2 1. Organisme passant le marché Pouvoir adjudicateur : Académie des sciences 23 quai de Conti Paris Ordonnateurs de l Académie des sciences : Jean-François Bach et Catherine Bréchignac, Secrétaires perpétuels de l Académie des sciences par décret du 26 aout 2010 et par décret du 17 novembre Agent comptable assignataire des paiements : Marie-Josée Brigaud, 23 quai de Conti Paris 2. Mode de passation Le marché est passé selon la procédure de l appel d offres restreint en application des articles 28 et 30 du décret du 30 décembre Objet du marché L objet du marché est la désignation d un administrateur de biens pour le parc immobilier de l Académie des sciences (parc parisien et région parisienne) Contexte général objectif L Académie des sciences est une personne morale de droit public à statut particulier (LOI de programme n du 18 avril 2006 pour la recherche). L administrateur de biens désigné établira des relations étroites avec l Académie avec pour objectif de préserver le patrimoine de l Académie tout en optimisant les revenus locatifs. L Académie se réserve un pouvoir de supervision et de contrôle sur toutes les opérations de gestions effectuées par l administrateur de biens pour son compte. 2

3 Le parc de l Académie, objet du présent marché, est composé de : Adresse Superficie Gardienne Baux commerciaux Baux d'habitation Commodats Box Total baux Vacants avenue de versailles Paris rue de Rennes - Paris 2 017, niveaux 1 136, rue Daubenton - Paris 67, avenue du Général Leclerc - Bourg la Reine avenue du Château - Bourg la Reine rue de la Prévoyance - Vincennes rue du Val d'osne - Saint Maurice square des sablons - Marly le Roi 1 415, chambres 266, , , , TOTAL 5 067, Durée du marché Délais d exécution La durée du marché est fixée à 12 mois renouvelable 4 fois par tacite reconduction. La nonreconduction du marché appartient à chacune des parties à l issue de chaque période de 12 mois et sera signifiée à l autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception trois mois avant la date anniversaire de la notification pour l Académie et six mois avant la date anniversaire pour le Titulaire. 5. Forme du marché Le marché est constitué d un lot unique. 6. Prix Le marché est conclu à prix global et forfaitaire avec un seul opérateur économique. 7. Caution et garanties demandées Le candidat devra fournir une preuve de la garantie financière permettant le remboursement des fonds effets ou valeurs et le rapport de la société de garantie (banque ou société de caution mutuelle). 3

4 8. Variantes Les variantes ne sont pas autorisées. 9. Modalités essentielles de financement de paiement Le paiement des honoraires sera prélevé sur les recettes. 10. Unité monétaire du marché L unité monétaire utilisée dans le cadre de ce marché est l Euro. 11. Type de contractant Sous-traitance. Le marché sera attribué à une entreprise unique disposant de compétences confirmées dans le domaine de la gestion immobilière dans les immeubles de patrimoine public ou privé. La sous-traitance n est pas autorisée. 12. Phase de candidatures : conditions de participation et de sélection présentation des candidatures. Les dossiers des candidats seront entièrement rédigés en langue française Pièces constitutives de la candidature Les candidats seront sélectionnés sur leurs capacités professionnelles (références), techniques (moyens matériels et humains) et financières (chiffre d affaires). Les prestations sont réservées à une profession particulière réglementée par la loi n 70-9 du 2 janvier 1970 et le décret du 20 juillet Le candidat fournira la copie de sa carte professionnelle portant la mention gestion immobilière. Justifications à produire quant aux qualités et capacités du candidat : Documents à produire obligatoirement par le candidat, à l'appui de sa candidature : Formulaire DC1, Lettre de candidature - Habilitation du mandataire par ses co-traitants (disponible à l'adresse suivante : Formulaire DC2, Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement (disponible à l'adresse suivante : Copie du ou des jugements prononcés, si le candidat est en redressement judiciaire (si ces documents ne sont pas fournis à l appui du formulaire DC2) 4

5 Déclaration sur l'honneur du candidat justifiant qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés à l'article 43 du code des marchés publics, concernant les interdictions de soumissionner (si cette déclaration n'est pas déjà fournie à l appui du formulaire DC1) Déclaration sur l'honneur du candidat attestant qu'il est en règle, au cours de l'année précédant celle au cours de laquelle a lieu le lancement de la consultation, au regard des articles L , L , L et L du code du travail, concernant l'emploi des travailleurs handicapés (si cette déclaration n'est pas déjà fournie à l appui du formulaire DC1) Si le candidat est établi en France, une déclaration sur l'honneur du candidat justifiant que le travail est effectué par des salariés employés régulièrement au regard des articles L , L et R du code du travail (dans le cas où le candidat emploie des salariés, conformément à l'article D du code du travail) (si cette déclaration n'est pas déjà fournie à l appui du formulaire DC1) Si le candidat est établi ou domicilié à l'étranger, une déclaration sur l'honneur du candidat attestant qu'il fournit à ses salariés des bulletins de paie comportant les mentions prévues à l'article R du code du travail, ou des documents équivalents (si cette déclaration n'est pas déjà fournie à l appui du formulaire DC1 Déclaration appropriée de banques ou preuve d'une assurance pour les risques professionnels (déclaration à produire en annexe du formulaire DC2) Certificats de qualifications professionnelles (documents à fournir en annexe du formulaire DC2). La preuve de la capacité du candidat peut être apportée par tout moyen, notamment par des certificats d'identité professionnelle ou des références de travaux attestant de la compétence de l'opérateur économique à réaliser la prestation pour laquelle il se porte candidat. Au titre de sa capacité économique et financière, le candidat fournira notamment les documents suivants avec sa candidature : - renseignements relatifs à la situation financière du candidat : chiffre d affaires (CA) des trois dernières années ou des trois derniers exercices clos (distinguer le CA relatif aux prestations objet de la procédure). Au titre de sa capacité professionnelle et technique, le candidat fournira notamment les documents suivants avec sa candidature : - une liste de références choisies, faisant apparaître des services équivalents au cours des trois dernières années, indiquant notamment le nombre de biens immobiliers gérés, leur superficie, le type de baux gérés, le montant des loyers, le type des travaux supervisés, les coordonnées du propriétaire public ou privé. Les prestations sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration du candidat ; 5

6 - une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels et l importance du personnel d encadrement pour chacune des trois dernières années ; - une description de l équipement technique et informatique et une présentation des logiciels utilisés et des outils de suivi proposés. - une description de la structure de pilotage de travaux envisagée. La commission collégiale établira, une liste de 5 candidats maximum admis à présenter une offre. Dès que la liste sera arrêtée, le représentant du Pouvoir Adjudicateur, adressera simultanément aux candidats sélectionnés une lettre de consultation accompagnée d un dossier de consultation et avisera par écrit les autres candidats du rejet de leur candidature Présentation des candidatures Présentation des candidatures sur support papier ou sur support physique électronique Les candidatures sur support papier ou sur support physique électronique seront remises sous enveloppe cachetée. Les plis ne respectant pas cette présentation seront rejetés. L enveloppe cachetée portera, outre l adresse de l établissement, la mention suivante : «Désignation d un administrateur de biens pour le parc immobilier de l Académie des sciences - NE PAS OUVRIR». Présentation des candidatures transmises par voie électronique Les candidatures transmises par voie électronique seront présentées dans des fichiers comportant les éléments relatifs à la candidature. Modalités de signature des offres transmises sur support physique électronique ou par voie électronique En application des articles 13 et 14 du décret du 30 décembre 2005, les candidatures transmises sur support physique électronique ou par voie électronique seront accompagnées d un certificat de signature répondant aux conditions fixées par les articles 5 à 7 de l arrêté du 28 août 2006 pris en application du I de l article 48 et de l article 56 du code des marchés publics et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés. La liste des catégories de certificats de signature électronique reconnus par l arrêté est disponible à l adresse suivante : Phase offres : contenu du dossier de consultation, dossier d offre. Un dossier de consultation sera remis gratuitement et à titre confidentiel aux candidats admis à présenter une offre. Ce dossier comporte les documents suivants : 6

7 1. Le présent règlement de la consultation ; 2. L acte d engagement ; 3. Le cahier des clauses particulières et son annexe (état locatif du parc immobilier de l Académie) Visite sur site Une visite sur site peut être organisée. Pour toute demande de visite il convient de prendre contact avec Marina Jimenez au Les visites seront organisées à partir du 26 octobre. Le candidat émargera une feuille de présence lors de la visite. Une attestation de visite lui sera remise, une copie sera conservée par l Académie. Les questions posées postérieurement à la visite devront être envoyées par mail à l adresse du représentant du Pouvoir Adjudicateur : marina.jimenez@academie-sciences.fr Éléments à fournir lors de la remise des offres Les dossiers devront, quel que soit le mode de transmission choisi, contenir les éléments suivants : Pièces constitutives de l offre : 1. L acte d engagement dûment complété notamment en mentionnant l adresse du courrier électronique du candidat où toute notification et toute correspondance pourra lui être valablement adressée paraphé, daté et signé par le représentant qualifié de l entreprise ; 2. Le cahier des clauses particulières (CCP) paraphé ; 3. L offre financière du titulaire ainsi qu une preuve de la garantie financière permettant le remboursement des fonds, effets ou valeurs et le rapport de la société de garantie (banque ou société de caution mutuelle) ; 4. La preuve de la détention d une assurance contre les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile du candidat ; 5. Les projets de reporting trimestriel et annuel proposé, signés par le candidat (ces documents auront valeur contractuelle et engageront le candidat) ; 6. Le projet de contrat de gestion accompagné d un dossier explicatif ; 7. Un mémoire technique et organisationnel du candidat précisant les dispositions envisagées pour la conduite de la mission et qui présentera notamment : o L organisation et les moyens humains proposés : Composition de l équipe (présentation détaillée de l équipe du personnel désigné pour la conduite des prestations en indiquant leurs noms ainsi que 7

8 l organisation des tâches entre les différentes personnes affectées à la gestion des biens de l Académie). Qualifications professionnelles (fournir curriculum vitae ou tout moyen pouvant attester les compétences des personnels). Modalités d interventions envisagées afin d assurer les dépannages de nuit, week-end et jours fériés. o Les moyens matériels mis à disposition Présentation des logiciels utilisés, du standard téléphonique Présentation des outils de suivi qui seront mis en œuvre avec l Académie : tableaux de suivi numériques, rapports de gestion Modèles de documents : quittance adressée aux locataires, récapitulatif adressé au propriétaire, tableaux de suivi de travaux o le détail des moyens et dispositifs prévus pour la gestion des contentieux, des mesures prises par le prestataire en cas d impayés, le déroulement des procédures d appel d offre dans la réalisation de travaux, la gestion de l entretien courant Ces pièces seront datées et signées par le candidat. Toute offre incomplète sera écartée Présentation des offres Présentation des offres sur support papier ou sur support physique électronique Les offres sur support papier ou sur support physique électronique seront remises sous enveloppe cachetée. Les plis ne respectant pas cette présentation seront rejetés. L enveloppe cachetée portera, outre l adresse de l établissement, la mention suivante en haut à gauche : «Désignation d un administrateur de biens pour le parc immobilier de l Académie des sciences - NE PAS OUVRIR». Présentation des offres transmises par voie électronique Les offres transmises par voie électronique seront présentées dans des fichiers comportant les éléments relatifs à l offre. Modalités de signature des offres transmises sur support physique électronique ou par voie électronique En application des articles 13 et 14 du décret du 30 décembre 2005, les offres transmises sur support physique électronique ou par voie électronique seront accompagnées d un certificat de signature répondant aux conditions fixées par les articles 5 à 7 de l arrêté du 28 août 2006 pris en application du I de l article 48 et de l article 56 du code des marchés publics et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés. 8

9 La liste des catégories de certificats de signature électronique reconnus par l arrêté est disponible à l adresse suivante : Conditions de remise des candidatures et des offres Les candidatures et offres peuvent être envoyées sur support papier ou sur support physique électronique ou par voie électronique. En cas de remise sous forme papier, les dossiers seront remis en trois exemplaires. Les dossiers devront, quel que soit le mode de transmission choisi, parvenir à destination avant la date et heure limites fixées en première page du présent règlement de la consultation. Date limite de remise des candidatures : le 9 octobre 2015 Date prévisionnelle de remise des offres : le 25 novembre 2015 Les dossiers des candidats seront entièrement rédigés en langue française et les montants exprimés en euro Modalités de remise des candidatures et des offres Remise des plis sur support papier ou support physique électronique Les candidatures et les offres devront être transmises : - soit contre récépissé mentionnant les dates et heure de remise entre 10 heures et 12 heures et 14 heures et 17 heures à l adresse suivante : Académie des sciences A l attention Marina Jimenez Directeur du Service du Budget et des Fondations 23 quai de Conti Paris Les dossiers qui seraient remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limites fixées, ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus. Les candidatures et les offres, sur support papier ou sur support physique électronique, seront remises sous enveloppe cachetée. Les plis ne respectant pas cette présentation seront rejetés. L enveloppe cachetée portera, outre l adresse de l établissement, la mention suivante : «Désignation d un administrateur de biens pour le parc immobilier de l Académie des sciences - NE PAS OUVRIR». Remise des plis par voie électronique La transmission des candidatures et des offres par voie électronique se fera à l adresse mail suivante : marina.jimenez@academie-sciences.fr 9

10 Les candidatures et les offres transmises par voie électronique feront l objet d un accusé de réception mentionnant la date et l heure de réception. Les dossiers qui seraient remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limites fixées ne seront pas retenus. Le candidat qui transmettra sa candidature et son offre par voie électronique pourra envoyer une copie de sauvegarde, sur support papier ou sur support physique électronique sous réserve que cette copie parvienne au pouvoir adjudicateur avant la date et heure limite et qu elle soit placée sous un pli scellé portant la mention «Copie de sauvegarde pour le marché de Désignation d un administrateur de biens pour le parc immobilier de l Académie des sciences NE PAS OUVRIR». La copie de sauvegarde sera ouverte par le pouvoir adjudicateur dans les cas prévus à l article 7 de l arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics. 15. Pièces constitutives du marché Les pièces constitutives du marché sont les suivantes, par ordre de priorité décroissante : Pièces particulières - l acte d engagement - le cahier des clauses particulières - le mémoire technique remis à l appui de l offre - l attestation de visite Pièces générales Le cahier des clauses administratives générales des marchés publics de fournitures courantes et de services. 16. Attribution du marché La sélection des candidatures et le jugement des offres seront effectués dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique Candidatures Les critères de sélection des candidatures sont : - Expérience des candidats dans le domaine de la gestion de biens immobiliers. - Qualité des références. - Garanties et capacités techniques - Garanties et capacités financières 10

11 16.2. Offres Les offres devront être conformes au cahier des clauses particulières. Pour l analyse des offres, les critères d attribution du marché sont les suivants et pondérés comme suit : 1 Qualité technique de l offre : appréciée à partir du mémoire technique remis par le candidat, et du projet de contrat de gestion accompagné d un dossier explicatif : 50 % La qualité technique (50 points) sera jugée sur la qualité du mémoire technique décomposé en plusieurs éléments définis ainsi : Élément n 1 : Modes de gestion et dispositif prévu (moyens mis en place, nom, CV et qualité du référent et des intervenants, organisation, réactivité ) (20 points) ; Élément n 2 : L engagement sur résultat, à travers le détail des moyens et dispositifs prévus pour la gestion des contentieux, des mesures prises par le prestataire en cas d impayés, le déroulement des procédures, la gestion de l entretien courant (20 points) ; Élément n 3 : Modalités de reprise des dossiers et des bases informatiques existants ; modalités de traitement des informations ; modalités d échange des données informatisées (10 points). 2 Prix de la prestation 40 % 3 La qualité de l offre 10 % La qualité de l offre (10 points) sera notamment jugée à partir de la qualité des exemples d états de gestion proposés et tout autre document présenté. Le jugement des offres donnera lieu à un classement. L offre obtenant la note finale la plus élevée sera réputée être l offre économiquement la plus avantageuse et sera classée première. Un classement de toutes les offres sera effectué en fonction de la note finale. L offre la mieux classée sera retenue à titre provisoire en attendant que le candidat produise les certificats et attestations des articles 46-1 et 46-2 du code des marchés publics. Documents à produire obligatoirement par l'attributaire, avant la signature et la notification du marché public (formulaire NOTI1) : Les pièces prévues aux articles D ou D et D du code du travail Si l'attributaire est établi en France, les attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant qu'il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales ou un état annuel des certificats reçus (formulaire NOTI2) Si l'attributaire est établi dans un Etat autre que la France, un certificat établi par les administrations et organismes du pays d'origine. Lorsqu'un tel certificat n'est pas délivré par le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment, ou dans les Etats où un tel serment n'existe pas, par une déclaration solennelle faite par l'intéressé devant l'autorité judiciaire ou administrative compétente, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays 11

12 Si les documents fournis par le candidat ne sont pas établis en langue française, ils doivent être accompagnés d'une traduction en français, certifiée conforme à l'original par un traducteur assermenté. 17. Demande de renseignements complémentaires par les candidats Les candidats souhaitant obtenir des renseignements complémentaires, peuvent le faire uniquement par courrier électronique en s adressant en temps utiles, afin que le pouvoir adjudicateur puisse répondre au plus tard 6 jours avant la date limite de remise des candidatures et des offres, à : marina.jimenez@academie-sciences.fr 18. Modifications apportées au dossier de consultation : Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d apporter au plus tard 8 jours avant la date fixée pour la remise des offres des modifications de détail au dossier de consultation. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. Si, pendant l étude du dossier par les candidats, la date limite fixée pour la remise des offres est reportée, la disposition précédente est applicable en fonction de cette nouvelle date. 19. Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à cent vingt (120) jours dans le cadre d engagement. Il court à compter de la date limite de remise des offres. 12