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1 1 Documentation utilisateurs Objet Prélèvements S.D.D. (Norme SEPA) Logiciel(s) LOGIN Métier(s) Gestion locative / Syndic Légendes utilisées dans ce document Règle de gestion Mise en garde Note d information Question soumise

2 2 Sommaire Activation de la gestion des mandats de prélèvement SEPA... 3 Introduction... 3 Mise à disposition... 3 Rappel des prérequis avant activation... 3 Activation de l option «Gestion des Mandats de Prélèvement SEPA»... 4 Conséquences de l activation... 4 Contrôle avant activation... 5 Migration des autorisations de prélèvement national... 5 Création des mandats... 5 Création des courriers SEPA... 6 Désactivation de l option... 7 Nouvelles fonctionnalités après activation de la gestion des mandats... 8 Gestion des mandats des prélèvements... 8 Description des écrans principaux... 8 Description du tableau des mandat de prélèvement... 9 Description de l historique des modifications du mandat... 9 Création d un mandat de prélèvement Cas d un nouveau tiers Cas d un tiers existant qui devient prélevé Cas d un tiers ayant déjà un mandat de prélèvement Contrôles avant création en Syndic Contrôles avant création en Gérance Saisie du nouveau BIC-IBAN Saisie des données du mandat Validation de la création Edition du mandat et de son historique des modifications Modification d un mandat Processus de changement de raison sociale ou d ICS Processus de changement de R.U.M Processus de changement de l IBAN et/ou du BIC d un débiteur Cas des baux multiples en Gérance Autres règles de mise à jour de l historique des modifications du mandat Suppression d un mandat Cas des baux multiples en Gérance Réactivation d un ancien mandat Cas des baux multiples en Gérance Adaptation des mailings locataires et copropriétaires Edition des avis de prélèvement SEPA Adaptations complémentaires en Gérance Utilitaire de modification de codes BIC Utilitaire de modification d IBAN Activation des prélèvements au format SEPA (XML Norme ISO 20022) Nouvelles fonctionnalités après activation des prélèvements SEPA Traitement des prélèvements SEPA Validation du brouillard Impayé passé sur un prélèvement SEPA Rejet de prélèvement Retour de prélèvement ou demande de remboursement Correction comptable Ecran de saisie du motif de l impayé Bascule «rejet-retour» ou «retour-rejet»... 30

3 3 ACTIVATION DE LA GESTION DES MANDATS DE PRELEVEMENT SEPA INTRODUCTION A partir du 1 er Février 2014, les prélèvements à la norme SEPA deviennent obligatoires. Cette nouvelle norme implique la mise en place de la gestion des mandats de prélèvement SEPA, puis dans un second temps, la génération de fichiers d ordres de prélèvements au format XML ISO MISE A DISPOSITION Le module de gestion des mandats de prélèvement SEPA et celui de génération de fichiers d ordres de prélèvements au format XML ISO 20022, seront disponibles en version 701R01 de la Gérance et du Syndic. RAPPEL DES PREREQUIS AVANT ACTIVATION Nous vous rappelons qu il vous appartient de prendre l initiative de migrer vos AVP (prélèvements nationaux au format ETEBAC) vers le SDD (prélèvements SEPA au format ISO 20022). Ci-dessous un rappel sur les tâches qui vous incombent, AVANT l activation de ces modules. Démarches que vous devez entreprendre auprès de votre banque Demander l autorisation d émettre des prélèvements SDD). Demander votre I.C.S. (Votre banque en fera la demande auprès de la Banque de France (attention le délai d obtention peut être long)) Définir un planning de migration. Récupération des BIC/IBAN de vos débiteurs Manuellement (envoi de demandes d informations aux débiteurs avec coupon réponse à signer, saisie des BIC/IBAN). Si le BIC/IBAN fourni ne correspond pas au RIB utilisé pour les prélèvements nationaux, vous devrez Soit relancer le débiteur pour obtenir un BIC/IBAN correspondant au RIB Soit conserver le coupon réponse du débiteur daté et signé et l annexer à l autorisation de prélèvement Soit envoyer au débiteur un mandat de prélèvement SEPA incorporant le nouveau compte bancaire afin que celui-ci le signe. Via le service d enrichissement automatisé proposé par SEPTEO Pôle Immobilier et CEDRICOM. Via les services d enrichissement éventuellement proposés par votre banque. Signature de mandats SEPA Malgré la continuité de vos autorisations de prélèvement national, vous pouvez décider de faire signer un mandat SEPA à tous vos débiteurs. Ceci peut vous permettre d intégrer dans vos mandats SEPA un accord bilatéral sur un délai inférieur à 14 jours pour les avis préalables aux prélèvements. Si vous choisissez de ne pas faire signer de mandat SEPA, vous devez impérativement vous assurer de détenir physiquement ou numériquement chaque demande d autorisation de prélèvement national, preuve de ce mandat.

4 4 ACTIVATION DE L OPTION «GESTION DES MANDATS DE PRELEVEMENT SEPA» L activation se fait à partir du menu Paramètres / Paramètres cabinet / PRELEV. + ETEBAC en cochant la case «Gestion des mandats de prélèvement SEPA». Il vous faut impérativement saisir votre ICS, la ville de signature à porter sur les mandats de prélèvement et le mois au cours duquel vous comptez émettre vos premiers prélèvements SEPA, dans la limite de Février 2014, date butoire d émission de prélèvements ETEBAC. Précision sur le mois des premiers prélèvements SEPA : Tant que la case à cocher «Prélèvements à la norme SEPA (Fichiers XML» n est pas activée, vous continuerez d émettre des prélèvements ETEBAC, malgré la présence de mandats de prélèvements SEPA. Vous devez indiquer dans ce champ le mois auxquelles appartiendront les premières échéances de prélèvement que vous émettrez au format SEPA. Cette information permettra au système de calculer la date de signature des mandats relatifs à vos autorisations de prélèvement national migrées. Celle-ci doit en effet correspondre à la date de premier prélèvement SEPA. Si votre planning de démarrage change (émission des premiers prélèvements SEPA plus tardive que prévu), vous pourrez modifier ce mois. Le système mettra alors à jour la date de signature de tous les mandats relatifs à vos autorisations de prélèvement migrées, avec la nouvelle valeur. CONSEQUENCES DE L ACTIVATION Le système recherche les tiers prélevés, en place ou partis depuis moins de 14 mois (vente en Syndic et résiliation de bail en Gérance) et va créer pour chacun d eux un mandat de prélèvement SEPA de type «Autorisation de prélèvement national migrée». Plus précisément, il va générer : En gérance : un mandat de prélèvement par bail prélevé (On aura autant de mandat que de bail, même si plusieurs baux sont rattachés au même locataire), En Syndic : un ou deux mandats en fonction de l utilisation des RIB 1 ou 2 du copropriétaire dans le paramétrage des prélèvements. Pourquoi les 14 mois? La norme SEPA prévoit un délai de 13 mois pour les contestations. La norme n indique pas si ce délai est valable, après que vous ayez migré vers SEPA, pour les prélèvements ETEBAC précédents. Les 14 mois permettent de couvrir cette incertitude. Pour les tiers partis ou ayant vendu depuis plus de 14 mois, le système les paramètre automatiquement en Non prélevé.

5 5 CONTROLE AVANT ACTIVATION Comme indiqué ci-dessus, le système vérifie que tous les tiers prélevés, en place ou partis depuis moins de 14 mois (vente en Syndic et résiliation de bail en Gérance), ont bien un BIC-IBAN renseigné. Dans la négative, un message bloquant est affiché pour vous expliquer la marche à suivre pour obtenir la liste des tiers concernés. Cette liste s obtient par le menu Fichiers / Edition Fichiers / Divers / RIB (norme SEPA). Sélectionnez les critères suivants (En Syndic sélectionnez les copropriétaires) : Pour la date encadrée sur la copie d écran ci-dessus, retranchez 14 mois à la date du jour. Vous devez corriger tous les tiers présents dans la liste EXCEL obtenue. Selon le cas, vous devez : Saisir le BIC-IBAN du tiers, Codifier le tiers comme non prélevé : En Gérance : enlever le jour de prélèvement dans la fiche du locataire, En Syndic : mettre un mode de règlement autre que Prélèvement. MIGRATION DES AUTORISATIONS DE PRELEVEMENT NATIONAL Création des mandats Une fois les conditions réunies pour vous autoriser à activer la gestion des mandats de prélèvement SEPA, un écran de saisie d informations complémentaires vous est présenté. Il permet de saisir l adresse postale de votre cabinet telle que vous souhaitez qu elle apparaisse sur les mandats.

6 6 Cette adresse pourra ensuite être modifiée depuis l écran principal des paramètres cabinet. L adresse ainsi modifiée ne sera effective que pour les mandats de prélèvement créés après modification. Le système ne met pas à jour l adresse dans les mandats existants avant modification. La R.U.M. de chaque mandat créé est automatiquement définie par le système, avec un algorythme permettant de limiter les risques de collision lors, par exemple, d un rachat de cabinet ou d une fusion. Algorythme pour les autorisations de prélèvement national migrées : Positions Contenu 1 à 2 Les signes «++» 3 Code logiciel de votre bureau LOG IN, transformé sur une position : G01 1 G par défaut en l absence du bureau LOG IN. 4 à 6 3 premières positions alphabétiques du nom du tiers, complétées par des Z si le nom comporte moins de 3 lettres N de compte du tiers, positions 2 à 8. Par exemple pour un locataire. 14 à 21 N d identité du tiers. 22 à 25 N d immeuble 26 à 35 ID du mandat de prélèvement. Algorythme pour les mandats SEPA créés manuellement : Positions Contenu 1 Code logiciel de votre bureau LOG IN, transformé sur une position : G01 1 G par défaut en l absence du bureau LOG IN. 2 à 6 5 premières positions alphabétiques du nom du tiers, complétées par des Z si le nom comporte moins de 5 lettres N de compte du tiers, positions 2 à 8. Par exemple pour un locataire. 14 à 21 N d identité du tiers. 22 à 25 N d immeuble 26 à 35 ID du mandat de prélèvement. Création des courriers SEPA Le processus de migration va également créer les courriers WORD associés aux prélèvements SEPA : Courriers relatifs aux prelevements (récapitulatif, ordre de prélèvements). Information préalable à la migration (disponible en mailing locataires/copropriétaires). Mandats de prelevement (disponibles depuis la fiche le programme de gestion des mandats de prélèvement (vois ci-après) et lors du processus de création de tiers (locataire ou copropriétaire). L information préalable et le mandat de prélèvement sont personnalisables depuis la mise à jour des courriers : En Gérance : En Syndic :

7 7 Ces courriers contiennent des variables relatives au nouveau fichier des mandats de prélèvement. Celles-ci sont également créées pendant le processus de migration : En Gérance : Variables 3951 à En Syndic : Variables 1965 à 1991/ DESACTIVATION DE L OPTION La faculté de désactiver l option a été prévue notamment pour la phase de développement pendant laquelle plusieurs essais consécutifs ont été nécessaires. En principe, vous n aurez pas besoin de cette faculté. Néanmoins, elle existe. Vous ne pouvez pas la désactiver seul. Une intervention de notre service support est impérative. En effet, le décochage de l option peut entraîner des conséquences désastreuses s il est fait à mauvais escient. C est pourquoi il est protégé par un mot de passe. La désactivation supprime les autorisations de prélèvement national migrées et leur historique des modifications (voir ci-après la fonction de gestion des mandats de prélèvement). La hotline doit donc opérer certains contrôles visuels dans votre base, avant d autoriser la désactivation.

8 8 NOUVELLES FONCTIONNALITES APRES ACTIVATION DE LA GESTION DES MANDATS GESTION DES MANDATS DES PRELEVEMENTS Il s agit d une nouvelle fonction permettant de gérer les mandats de prélèvement successifs d un tiers donné. Cette fonction est accessible depuis la fiche principale des locataires et depuis la fiche financière des copropriétaires : En Gérance (Fiche principale) : En Syndic (fiche financière du copropriétaire) : Ce bouton est affiché lorsque l option «Gestion des mandats de prélèvements SEPA» est activée et que : Le tiers concerné est codifié en prélèvement, Il existe un mandat de prélèvement pour le tiers quel que soit son mode de règlement actuel. DESCRIPTION DES ECRANS PRINCIPAUX L écran contient deux tableaux : En partie haute, la liste des mandats successifs, mandats actifs en premier, En partie basse, l historique des modifications opérées sur les données du mandat sur lequel on pointe, de la plus récente à la plus ancienne. En Syndic, un tiers copropriétaire peut avoir simultanément deux mandats actifs, car prélevé sur deux RIB distincts (c est le cas sur la copie d écran ci-dessus (voir colonne RIB du tableau supérieur)). En Gérance on n aura qu un seul mandat actif par bail.

9 9 A partir de cet écran, vous allez pouvoir : Consulter le détail du mandat sur lequel on pointe, Demander l édition sous Excel de l historique des modifications du mandat sur lequel on pointe, Demander l édition WORD du mandat de prélèvement, Demander la création d un nouveau mandat, Demander la suppression d un mandat, Demander la réactivation d un ancien mandat, Afficher la documentation grâce au bouton «Aide» DESCRIPTION DU TABLEAU DES MANDAT DE PRELEVEMENT Date de signature et de début de validité Elles sont initialisées pour les mandats migrés avec la date d échéance du premier prélèvement SEPA. Pour ceux créés manuellement à la date du jour. Elles sont modifiables tant que la zone «Dernier prélèvement» est vide. Date de fin de validité «En cours» signifie que le mandat est actif. La présence d une date indique qu un mandat a été créé postérieurement et qu il n est donc plus actif. Origine «SEPA» indique que le mandat a été créé manuellement. «AVP MIGRE» indique qu il s agit d un avis de prélèvement national migré lors de l activation. Type «RECURENT» ou «PONCTUEL». Les mandats de type ponctuel ne sont pas gérés dans l application. Tous les mandats sont donc de type récurrent (prélèvements répétitifs). Date de dernier prélèvement Vide si le mandat n a jamais été utilisé pour un prélèvement au format SEPA. Elle est renseignée lors de la validation du brouillard des écritures de prélèvement SEPA. DESCRIPTION DE L HISTORIQUE DES MODIFICATIONS DU MANDAT L historique des modifications du mandat est alimenté lorsque certaines des données le constituant sont modifiées : Changement de raison sociale de votre cabinet, Changement de votre ICS, Changement de RUM du débiteur Changement de banque du débiteur Changement d IBAN du débiteur Rejet de prélèvement (Impayé) Retour de prélèvement (Impayé) Certaines de ces modifications doivent être transmises aux banques des débiteurs, via le fichier de prélèvements télétransmis (flux XML). Pour elles, la colonne «Appliquée le» peut contenir les mentions suivantes : «Prochain prélèvement» si elles n ont pas encore été prises en compte dans un prélèvement, «JJ/MM/AAAA», date du prélèvement au cours duquel elles ont été prises en compte. D autres modifications sont mémorisées «Pour information». Elles n ont pas à être transmises aux banques des débiteurs. La colonne «Appliquée le» contient alors la mention «Sans objet». Par ailleurs, le tableau présente le type de modification et l ancienne valeur de la donnée.

10 10 CREATION D UN MANDAT DE PRELEVEMENT BIC-IBAN utilisés par les traitements de prélèvement SEPA En gérance : Comme pour les prélèvements ETEBAC, Seul le RIB 1 du locataire est utilisé. Le RIB 2 du locataire et les RIB saisis sur les colocataires ou avals ne sont pas pris en compte. Si le tiers prélevé est (par exemple) l un des avals, il convient de reporter son BIC-IBAN dans le RIB 1 de la fiche du locataire. En syndic : Les RIB 1 et 2 du copropriétaire sont pris en compte, dès lors qu ils sont utilisés dans le paramétrage des prélèvements (voir fiche financière du copropriétaire). CAS D UN NOUVEAU TIERS Les processus de création de tiers locataires ou copropriétaires ont été adaptés pour intégrer la création du mandat de prélèvement SEPA dès lors qu ils sont codifiés comme prélevés et qu un BIC-IBAN a été saisi. CAS D UN TIERS EXISTANT QUI DEVIENT PRELEVE Il convient dans un premier temps de saisir le BIC-IBAN du tiers, puis de le codifier comme prélevé. Une fois ces deux conditions réunies, le bouton «Mandats SEPA» devient accessible. Lorsqu on accède à la gestion des mandats de prélèvement SEPA d un tiers qui n en a aucun, le système vous demande si vous souhaitez passer en mode création : répondez Oui. CAS D UN TIERS AYANT DEJA UN MANDAT DE PRELEVEMENT Utilisez le bouton «Création» qui se trouve en pied d écran de la gestion des mandats. Contrôles avant création en Syndic Contrairement à la Gérance qui ne cible que le RIB 1 du locataire, vous devez indiquer au système sur quel RIB du copropriétaire vous souhaitez créer un mandat : Il vous faut ensuite indiquer le motif de la création. La création d un mandat est inutile lorsque le tiers débiteur reste le même Comme indiqué sur la copie d écran ci-dessous, la création d un nouveau mandat n est requise que lorsque le tiers débiteur change. Le changement de compte bancaire du débiteur ne nécessite pas de création. On conserve le même mandat et on transmet simplement l information dans l ordre de prélèvement SEPA suivant.

11 11 Que le tiers débiteur change de compte bancaire au sein de la même banque ou qu il change de banque, ne nécessite pas la création d un nouveau mandat de prélèvement. Si vous cochez l un de ces deux motifs sur l écran ci-dessous, le système refuse la création : Si vous cochez le troisième motif (changement de tiers débiteur), la création est autorisée. Contrôles avant création en Gérance Le choix du RIB sur lequel créer le mandat est inutile, puisqu on ne cible que le RIB 1 du locataire. La saisie du motif est en tout point similaire à celle du Syndic. Si le locataire a plusieurs baux prélevés au sein d un même immeuble, la création d un nouveau mandat de prélèvement sur l un des baux entraîne obligatoirement la création d un nouveau mandat sur les autres baux. En effet ceux-ci sont obligatoirement associés au même RIB, RIB qui va changer puisqu on change de tiers débiteur. Pour mémoire : Dans la Gérance LOG IN, deux baux associés au même locataire dans un même immeuble sont associés à un RIB commun. Ils ne peuvent pas être prélevés sur des RIB différents. L écran ci-dessous vous présente les baux pour lesquels il y aura création :

12 12 Saisie du nouveau BIC-IBAN Le BIC-IBAN utilisé jusqu alors est affiché. Vous devez saisir les références bancaires du nouveau débiteur. Vous ne pourrez pas valider cet écran si vous conservez le même BIC-IBAN. Saisie des données du mandat Les données relatives au créancier (votre cabinet) sont chargées automatiquement et non modifiables. Choisissez le débiteur dans la liste des tiers associés. En Gérance, cette liste est chargée avec tous les tiers créés autour du bail (locataire, colocataires, avals). En Syndic la liste contient le copropriétaire et éventuellement le mandataire. Si vous choisissez l un des tiers existants, son adresse complète est automatiquement chargée à l écran. Vous pouvez également choisir l option «Autre tiers» si le débiteur n existe pas dans votre base. Il faudra alors saisir manuellement son adresse.

13 13 Les données d un mandat SEPA ne peuvent pas contenir de caractères non autorisés par la norme. La liste des caracteres autorisés est la suivante : Le système contrôle donc la validité des caractères saisis et bloque la validation tant qu il subsiste des caractères interdits. Validation de la création La validation entraîne l édition automatique d un mandat de prélèvement au format WORD. Il vous appartient alors de l éditer, de le faire signer au débiteur, puis éventuellement de le numériser/archiver. Dans le cadre de la création d un nouveau tiers, l édition du mandat peut être différée. Par exemple, en Gérance, vous pourrez éditer le mandat en même temps que les documents d entrée locataire : D une manière plus générale, le mandat peut être édité à tout moment, par le biais de la fonction de gestion des mandats du bail ou du copropriétaire. S il existe un mandat précédent, le système met à jour sa date de fin de validité avec la date de début de validité du nouveau moins un jour. Le traitement des prélèvements SEPA recherche le mandat actif à la date du prélèvement en cours de calcul. Pour cela il recherche le mandat ayant une date de début de validité inférieure ou égale et une date de fin de validité supérieure ou égale à la date de prélèvement. Ceci implique qu il est possible de créer un mandat même s il ne sera utilisé que plusieurs mois plus tard. Le système continuera d utiliser l ancien mandat tant que sa date de fin de validité reste supérieure ou égale aux dates des prélèvements exécutés.

14 14 EDITION DU MANDAT ET DE SON HISTORIQUE DES MODIFICATIONS Le bouton «Editions» permet : D éditer le mandat de prélèvement au format WORD, D éditer les données du mandat et l historique de ses modifications sous EXCEL. MODIFICATION D UN MANDAT Pour modifier un mandat, sélectionnez-le dans la liste des mandats du tiers et utilisez le bouton «Sélection». Les données suivantes ne sont JAMAIS modifiables. Adresse du créancier, Type de prélèvement, Date de fin de validité, Type de mandat, Date de prélèvement de la migration, Dates de dernier et d avant dernier prélèvement SEPA, Les données suivantes sont modifiables directement au travers de la gestion des mandats, uniquement si le mandat n a jamais été utilisé pour un prélèvement SEPA : Nom et adresse du créancier, Date de début de validité, Date et ville de signature. Les données suivantes peuvent être modifiées à tout moment, mais au travers d un processus particulier qui entraîne la création d une trace dans l historique des modifications du mandat (voir les paragraphes ci-après) : La raison sociale du cabinet (par exemple suite à un rachat, une fusion), L ICS du cabinet (par exemple suite à un rachat, une fusion), La R.U.M. du mandat (les R.U.M. peuvent être modifiées (voir ci-après)), Le BIC-IBAN ciblé (le débiteur change de banque), L IBAN ciblé (le débiteur change de compte bancaire au sein de la même banque). PROCESSUS DE CHANGEMENT DE RAISON SOCIALE OU D ICS La modification doit être réalisée depuis le menu Paramètres / Paramètres cabinet / PRELEV. + ETEBAC.

15 15 La modification de l une ou l autre de ces données entraîne automatiquement la mise à jour de l historique de : Tous les mandats actifs de type «Autorisation de prélèvement national migrée», Tous les mandats actifs de type «SEPA» ayant déjà été utilisé pour un prélèvement. PROCESSUS DE CHANGEMENT DE R.U.M. Un utilitaire client vous permet de modifier une ou plusieurs R.U.M. En Gérance : depuis le menu Divers / Mes utilitaires / Moulinettes / Utilitaire n 32 (GMLMORUM). En Syndic : depuis le menu Divers / Utilitaires / Utilitaires CLIENT / Utilitaire n 153 (CMLMORUM). En Gérance comme en Syndic, vous pouvez à partir de cet écran : Sélectionner un tiers prélevé à modifier et saisir manuellement sa nouvelle R.U.M. Constituer un fichier CSV selon les indications fournies à l écran, contenant la liste des tiers à modifier et les R.U.M. à mettre à jour, de manière à procéder à une mise à jour en masse. La liste présente sur cet écran contient les tiers codifiés prélevés et ayant un mandat de prélèvement SEPA actif (sans date de fin de validité).

16 16 Pour les mandats déjà utilisés pour un prélèvement SEPA, le changement de R.U.M. est mémorisé : Dans l historique du mandat choisi dans le cas d une modification manuelle, Dans l historique des mandats concernés par le fichier CSV dans le cas d une modification en masse. Pour les mandats non encore utilisés pour un prélèvement SEPA, l ancienne R.U.M. est tout simplement remplacée par la nouvelle sans mémorisation dans l historique. PROCESSUS DE CHANGEMENT DE L IBAN ET/OU DU BIC D UN DEBITEUR Les RIB des tiers prélevés pour lesquels un mandat de prélèvement SEPA existe, ne sont plus modifiables depuis les boutons «RIB» habituels. Pour eux, toute modification du BIC-IBAN doit être réalisée à partir de la gestion des mandats de prélèvement du tiers. Sélectionnez le mandat actif associé au RIB à modifier, puis utilisez le bouton «RIB» : Le système vous rappelle alors que si le tiers débiteur n est plus le même, il convient de créer un nouveau mandat et de le lui faire signer. Les modifications opérées ici ne doivent l être que si et seulement si le tiers débiteur reste le même. La modification est mémorisée dans l historique du mandat si : Le mandat concerné par la modification est de type «Autorisation de prélèvement national migrée», Le mandat est de type «SEPA» et a déjà été utilisé pour un prélèvement SEPA. Dans tous les autres cas, le nouveau BIC-IBAN remplace purement et simplement l ancien.

17 17 Cas des baux multiples en Gérance Si le locataire a plusieurs baux prélevés au sein d un même immeuble, la modification de l IBAN et/ou du BIC depuis la gestion des mandats de l un des baux est automatiquement reportée dans les mandats actifs des autres baux. Pour mémoire : Dans la Gérance LOG IN, deux baux associés au même locataire dans un même immeuble sont associés à un RIB commun. Ils ne peuvent pas être prélevés sur des RIB différents. AUTRES REGLES DE MISE A JOUR DE L HISTORIQUE DES MODIFICATIONS DU MANDAT En cas de modifications successives d une même donnée, sans prélèvement entre les modifications, on ne mémorise que la première modification (première ancienne valeur ), c est-à-dire celle utilisée lors du précédent prélèvement SEPA. En cas de modifications successives d une même donnée, sans prélèvement entre les modifications, si la donnée revient à sa valeur initiale, la modification est supprimée de l historique. SUPPRESSION D UN MANDAT La suppression d un mandat est impossible dans les cas suivants : 1. Le mandat est de type «Autorisation de prélèvement national migrée». Ceci pour conserver la mémoire de ce qui existait au moment de la migration. 2. Le mandat a déjà été utilisé pour un prélèvement SEPA. Il faut en conserver la trace en cas de contestation ou pour permettre de le réactiver plus tard. 3. Le mandat n est plus actif : un mandat plus récent a été créé. Positionnez vous dans la liste sur le mandat à supprimer et utilisez le bouton ci-dessous : Mises à jour opérées : Si aucun mandat précédent n existe, le système ne fait que supprimer le mandat. Le débiteur concerné ne pourra plus être prélevé tant qu un nouveau mandat n aura pas été créé. S il existe un mandat précédent, celui-ci est réactivé (Date de fin de validité = En cours ) et le RIB associé à ce mandat est mis à jour dans la fiche RIB du tiers concerné. Il doit en effet y avoir concordance entre la fiche RIB et le ou les mandats les plus récents. Pour rendre inopérant un mandat de type «Autorisation de prélèvement national migrée» (puisqu on ne peut pas le supprimer physiquement), il suffit de paramétrer le tiers comme Non prélevé. Celui-ci ne sera plus pris en compte dans les traitements de prélèvements.

18 18 CAS DES BAUX MULTIPLES EN GERANCE Si le locataire a plusieurs baux prélevés au sein du même immeuble, la suppression d un mandat sur l un des baux entraîne obligatoirement la suppression des mandats associés au même BIC-IBAN. Pour mémoire : Dans la Gérance LOG IN, deux baux associés au même locataire dans un même immeuble sont associés à un RIB commun. Ils ne peuvent pas être prélevés sur des RIB différents. Le système vous présente alors les mandats qui vont être supprimés simultanément : REACTIVATION D UN ANCIEN MANDAT Il est possible de réactiver un ancien mandat (date de fin validité renseignée) jusqu à 36 mois après le dernier prélèvement SEPA émis et, à fortiori, sans limite de date s il n a jamais été utilisé pour un prélèvement. Une fois le mandat sélectionné, utilisez le bouton «Réactivation». Saisissez ensuite la date à partir de laquelle le mandat devra être considéré à nouveau comme actif :

19 19 Ceci sous entend que vous pouvez anticiper la réactivation, si le débiteur vous en informe plusieurs mois à l avance. Tous les prélèvements SEPA réalisés avec une échéance strictement inférieure à la date de réactivation le seront au travers du mandat précédent. Le système interdira toutefois la saisie d une date de réactivation postérieure de plus de 36 mois à la date de dernier prélèvement du mandat. Par ailleurs, si la date saisie est comprise entre 34 et 36 mois après le dernier prélèvement, un message vous alerte en vous demandant de vous assurer que le prochain prélèvement SEPA sur le mandat réactivé interviendra bien moins de 36 mois après le précédent. Le mandat réactivé est mis à jour : Date de debut de validité = Date de réactivation. Date de fin de validité = En cours Le mandat précédent est mis à jour : Date de fin de validité = Date début de validité du mandat réactivé 1 jour. L historique du mandat réactivé est également mis à jour pour information : Enfin, le RIB associé au mandat réactivé (obligatoirement différent de celui du mandat précédent) est remis en place dans la fiche RIB du tiers concerné. Il doit en effet y avoir concordance entre la fiche RIB et le ou les mandats les plus récents. CAS DES BAUX MULTIPLES EN GERANCE La réactivation de l un des mandats SEPA d un locataire ayant plusieurs baux dans le même immeuble, n est pas synchronisée contrairement aux opérations de création, modification ou suppression. Il vous appartient alors d opérer les réactivations qui s imposent sur chacun des baux du locataire. Un message vous indique la liste des baux à traiter :

20 20 ADAPTATION DES MAILINGS LOCATAIRES ET COPROPRIETAIRES Ces fonctions permettent désormais de cibler les tiers ayant un mandat de prélèvement SEPA de type «Autorisation de prélèvement national migrée». Utilisez là pour envoyer le courrier d information préalable à la migration à vos débiteurs. En Gérance : En Syndic : EDITION DES AVIS DE PRELEVEMENT SEPA De nouvelles informations doivent être ajoutées sur vos avis d échéance, vos appels de fonds et vos répartitions de charges. A ce jour, les débiteurs sont prévenus de la date de prélèvement et du montant. Il faudra que vos documents indiquent en plus : Votre I.C.S En Gérance : Variable 8205 AVIS-SEPA-ICS. En Syndic : variable 1994 SEPA-ICS-ADF-REP. La R.U.M. du débiteur En Gérance : Variable 8228 AVIS-SEPA-RUM En Syndic : Variable 1992 SEPA-RUM1-ADF-REP (pour la RUM associée au RIB 1). Variable SEPA-RUM2-ADF-REP (pour la RUM associée au RIB 2). ATTENTION : Il vous appartient de modifier vous-même vos documents d avis, d appels et de répartition. Cette mise à jour ne peut en effet pas être automatisée. Pensez à mettre à jour la bibliothèque de référence des courriers, afin que votre modification se propage sur les autres postes de travail.

21 21 ADAPTATIONS COMPLEMENTAIRES EN GERANCE En version 2007 du quittancement uniquement, une nouvelle option offre la possibilité d éditer les avis d échéance pour les locataires prélevés dans un document différent de ceux non prélevés : Si jusqu ici vous n aviez pas coutume d envoyer les avis aux locataires (que vous disposiez ou non de la GED), cette option vous permettra de n éditer/envoyer que les avis des débiteurs prélevés, puisque désormais l avis préalable à tout prélèvement SEPA est obligatoire. Toujours pour répondre à cette obligation et dans l éventualité ou vos fiches locataires soient codifiées sans l option «Envoi d un avis systématique», l utilitaire Client «MOULENV» qui permet de modifier le paramétrage des envois avis/quittance sur les fiches financières de vos locataires, a été amélioré pour vous permettre de cibler uniquement les locataires prélevés.

22 22 UTILITAIRE DE MODIFICATION DE CODES BIC Certains codes BIC peuvent avoir évolué après que vous les ayez saisi dans votre système d information. Certaines banques, comme la B.N.P., après avoir opté pour des BIC par site (par exemple BPNAFRPPNEU pour la BNP de Neuilly), ont finalement choisi un BIC national (BPNAFRPPXXX ou BNPAFFPP qui sont deux équivalents). Lors des premiers prélèvements SEPA, vous risquez donc d être confrontés à des rejets liés à ces BIC devenus obsolètes. Un utilitaire client vous permet donc de modifier en masse des codes BIC : Dans votre base de données ET/OU Dans un fichier de prélèvements au format SEPA. Le second cas peut être utile si vous avez validé votre traitement et que vous n êtes plus en mesure de régénérer le fichier XML. ATTENTION : Les banques ne réagiront pas toutes de la même manière. Certaines rejetteront tout le fichier de prélèvement. Dans ce cas, vous pouvez utiliser directement cet utilitaire, après avoir collecté les nouveaux BIC. Demandez la modification de votre base de données ET du fichier XML rejeté, puis renvoyez-le à votre banque. D autre ne rejetteront que les prélèvements réalisés sur les BIC obsolètes. Dans ce cas, il vous faudra dans un premier temps passer des impayés de règlement en comptabilité, puis utiliser cet outil, après avoir collecté les nouveaux BIC (uniquement pour mettre à jour votre base de données). Demandez ensuite un nouveau traitement de prélèvements. Seuls les débiteurs sur lesquels un impayé a été passé ressortiront. Validez le traitement et envoyez à votre banque le nouveau fichier XML. D autres encore rejetteront tout le fichier si le nombre d anomalies dépasse un certain pourcentage du nombre d opération total, et uniquement les prélèvements réalisés sur les BIC obsolètes en deçà de ce pourcentage. Il s agira dans ce cas de vous adapter à l un ou l autre des cas cités ci-dessus. Nous vous conseillons de vous rapprocher de votre banque pour savoir comment celle-ci compte fonctionner. Cet utilitaire est accessible : En Gérance : depuis le menu Divers / Mes utilitaires / Moulinettes / Utilitaire n 30 (GMLMOBIC). En Syndic : depuis le menu Divers / Utilitaires / Utilitaires CLIENT / Utilitaire n 151 (CMLMOBIC). Il suffit d indiquer les codes BIC à remplacer (voir explications ci-après), le code BIC qui devra les remplacer et de préciser ce que vous souhaitez mettre à jour :

23 23 Pour mémoire : Un code BIC est constitué de quatre codes. Prenons l exemple du code BIC «BNPA FR PP XXX» : 1. BNPA Code banque 2. FR Code pays (norme ISO) 3. PP Code emplacement 4. XXX Code branche Remplacement d un seul BIC : Saisissez le BIC à remplacer entièrement. S il n a pas de code branche (par exemple CMCI FR 2A), le système vous demandera à la validation quel type de modification vous souhaitez réaliser : Remplacer tous les BIC commençant par «CMCI FR 2A» (quel que soit le code branche - voir paragraphe ci-après), Remplacer uniquement le BIC ayant la valeur exacte «CMCI FR 2A» (avec un code branche à blanc). Saisissez le BIC de remplacement entièrement. S il n a pas de code branche (par exemple BNPA FR PP), complétez le code emplacement par des X (CMCI FR 2A XXX). Remplacement de tous les BIC «commençant par» : Saisissez la racine commune à tous les BIC à remplacer. Par exemple «BNPA FR» ou «BNPA FR PP». Vous devez saisir au minimum le code banque et le code pays (zone en fond blanc). Saisir «BNPA FR» revient à demander au système de remplacer tous les BIC commençant par «BNPA FR», par le BIC de remplacement. Saisissez le BIC de remplacement entièrement. S il n a pas de code branche (par exemple BNPA FR PP), complétez le code emplacement par des X (CMCI FR 2A XXX). Si vous avez coché l option «Effectuer la mise à jour dans un fichier XML», le système vous demande de lui indiquer le fichier à cibler : Utilisez le bouton pour ouvrir l explorateur, après avoir choisi l un des deux répertoires par défaut ou se trouvent habituellement les fichiers à télétransmettre aux banques. Validez l écran.le système mettra à jour le ou les BIC demandés partout où ils se trouve dans votre base de données ET/OU dans un fichier XML. Réitérez l opération si vous avez plusieurs fichiers XML à traiter.

24 24 UTILITAIRE DE MODIFICATION D IBAN Comme pour les BIC, vous risquez d être confrontés à des IBAN invalides ou obsolètes. En effet certaines banques ont opéré une renumérotation de leurs comptes à l occasion de la mise en place des BIC-IBAN. Au format ETEBAC, celles-ci assurent la correspondance entre les RIB renseignés dans votre base et les nouveaux numéros de comptes. Au format SEPA, certaines banques n assureront plus la correspondance. L utilitaire de modification d IBAN fonctionne comme celui permettant de modifier des BIC (vois ci-dessus). La seule différence réside dans le fait qu on ne peut remplacer qu un IBAN et un seul à la fois. Cet utilitaire est accessible : En Gérance : depuis le menu Divers / Mes utilitaires / Moulinettes / Utilitaire n 31 (GMLMOIBA). En Syndic : depuis le menu Divers / Utilitaires / Utilitaires CLIENT / Utilitaire n 152 (CMLMOIBA). Saisissez l IBAN à remplacer, l IBAN de remplacement et quels types de mise à jour vous souhaitez effectuer : ATTENTION : Les banques ne réagiront pas toutes de la même manière. Certaines rejetteront tout le fichier de prélèvement. Dans ce cas, vous pouvez utiliser directement cet utilitaire, après avoir collecté les nouveaux IBAN. Demandez la modification de votre base de données ET du fichier XML rejeté, puis renvoyez-le à votre banque. D autre ne rejetteront que les prélèvements réalisés sur les IBAN obsolètes. Dans ce cas, il vous faudra dans un premier temps passer des impayés de règlement en comptabilité, puis utiliser cet outil, après avoir collecté les nouveaux IBAN (uniquement pour mettre à jour votre base de données). Demandez ensuite un nouveau un traitement de prélèvements. Seuls les débiteurs sur lesquels un impayé a été passé ressortiront. Validez le traitement et envoyez à votre banque le nouveau fichier XML. D autres encore rejetteront tout le fichier si le nombre d anomalies dépasse un certain pourcentage du nombre d opération total, et uniquement les prélèvements réalisés sur les IBAN obsolètes en deçà de ce pourcentage. Il s agira dans ce cas de vous adapter à l un ou l autre des cas cités ci-dessus. Nous vous conseillons de vous rapprocher de votre banque pour savoir comment celle-ci compte fonctionner.

25 25 ACTIVATION DES PRELEVEMENTS AU FORMAT SEPA (XML NORME ISO 20022) Une fois vos débiteurs informés de votre intention de migrer vers les prélèvements S.D.D. et avant les prélèvements du mois indiqué lors de l activation de la gestion des mandats de prélèvements, cochez l option «Prélèvements à la norme SEPA (Fichiers XML)» dans le menu Paramètres / Paramètres cabinet / PRELEV. + ETEBAC : Cette option ne peut être activée que si et seulement si la gestion des mandats de prélèvement est elle-même activée. Dès activation, les prélèvements ne sont plus émis au format ETEBAC. Rien ne change pour vous en termes d utilisation de nos produits : Les taitements de prélèvements se trouvent au même endroit dans les menus, La présentation des écrans des traitements SEPA est en tous points similaire à celle des traitements ETEBAC. Seuls les états de sortie sont différents : Les états récapitulatif et ordres de prélèvements présentent des RIB sous la forme de BIC-IBAN, Le ou les fichiers de prélèvements générés sont au format XML ISO

26 26 NOUVELLES FONCTIONNALITES APRES ACTIVATION DES PRELEVEMENTS SEPA TRAITEMENT DES PRELEVEMENTS SEPA Le traitement des prélèvements SEPA est similaire à celui des prélèvements ETEBAC. Quelques contrôles ont néanmoins été ajoutés : Absence d I.C.S. ou de raison sociale, Absence d un mandat de prélèvement SEPA actif. Il génère des bordereaux avec des RIB au format SEPA et un ou plusieurs fichiers de prélèvements au format XML : En Gérance : un seul ou un par jour de prélèvement, en fonction de votre paramétrage. En Syndic : un seul pour la banque ciblée, tous jours de prélèvements confondus. Les fichiers XML sont générés au même endroit que les fichiers ETEBAC. Ils sont nommés avec une extension XML («locdisk.05» devient «locdisk-05.xml»). Si vous avez paramétré une commande de «Mise à disposition du fichier pour envoi à la banque» dans vos paramètres cabinet, celle-ci s exécutera de la même manière (voir recommandations ci-après).

27 27 ATTENTION : Il vous appartient de vérifier les éléments suivants, avant les premiers traitements de prélèvements SEPA : 1. Assurez-vous que votre commande de «Mise à disposition des fichiers pour envoie à la banque» ne contienne pas de noms de fichiers en dur (par exemple «locdisk.02»). Adaptez le cas échéant votre fichier de commande aux nouveaux noms. 2. Si vous êtes utilisateurs d outils de télétransmission du type CEDRIPACK, il vous faut paramétrer de nouveaux scénarii pour vos fichiers de prélèvements SEPA. 3. Si au contraire vous utilisez l Extranet de votre banque pour déposer vos fichiers, assurezvous de disposer des droits d accès nécessaires. VALIDATION DU BROUILLARD La validation définitive d un brouillard de prélèvements SEPA entraîne la mise à jour des mandats associés et de leur historique : Dans les mandats : Mémorisation de la date de migration des autorisations de prélèvement national migrée (s il s agit du premier prélèvement SEPA réalisé) Mémorisation de la date de dernier prélèvement émis, Mémorisation de la date d avant dernier prélèvement émis, Dans l historique des mandats : Mémorisation de la date de prélèvement à laquelle les données modifiées marquées «Prochain prélèvement» ont été prise en compte (émises aux banques des débiteurs). On retrouvera ces informations dans la gestion des mandats de prélèvements : IMPAYE PASSE SUR UN PRELEVEMENT SEPA La saisie d impayés de règlements est lourdement impactée par la norme SEPA. Il vous faut en effet à chaque impayé passé sur un prélèvement SEPA, indiquer s il s agit d un rejet ou d un retour. ATTENTION : Il est capital pour vous de bien appréhender la différence entre un rejet de prélèvement et un retour de prélèvement. Chaque impayé enregistré avec le mauvais type peut entraîner le rejet du prélèvement suivant : sur la masse de vos débiteurs, ceci peut être synonyme d énormes pertes de temps. Nous vous engageons vivement à vous rapprocher le plus tôt possible de votre banque afin que celle-ci vous indique comment identifier de manière certaine un rejet d un retour dans leurs avis d impayés.

28 28 REJET DE PRELEVEMENT Le rejet de prélèvement intervient AVANT la date d échéance du prélèvement. C est-à-dire que la banque du débiteur n enregistre pas dans son système d information, les éléments relatifs au prélèvement rejeté. En conséquence : Si le prélèvement rejeté est le premier prélèvement SEPA réalisé pour le mandat considéré, il faut représenter le prochain prélèvement comme premier d une série. (Il existe dans le message SDD une notion de «premier prélèvement» appelé FIRST et de «nième prélèvement» appelé RECURRENT). Si des données relatives au mandat avaient été modifiées depuis le dernier prélèvement SEPA ou depuis la migration des autorisations de prélèvement national et donc transmises à la banque du débiteur dans le message de prélèvement rejeté, il faut envoyer à nouveau ces modifications lors du prochain prélèvement. Il faut donc impérativement remettre les mandats de prélèvement concernés dans l état où ils se trouvaient avant l émission du prélèvement rejeté. RETOUR DE PRELEVEMENT OU DEMANDE DE REMBOURSEMENT Le retour de prélèvement ou la demande de remboursement (notions tout à fait similaires en termes d impact sur les mandats de prélèvement) intervient APRES la date d échéance du prélèvement. C est-à-dire que la banque du débiteur a enregistré dans son système d information, les éléments relatifs au prélèvement retourné ou à rembourser. En conséquence : Si le prélèvement retourné ou à rembourser est le premier prélèvement SEPA réalisé pour le mandat considéré, il faut présenter le prochain prélèvement comme le nième d une série. (Il existe dans le message SDD une notion de «premier prélèvement» appelé FIRST et de «nième prélèvement» appelé RECURRENT). Si des données relatives au mandat avaient été modifiées depuis le dernier prélèvement ou depuis la migration des autorisations de prélèvement national, il sera inutile de les envoyer à nouveau lors du prochain prélèvement. Il est donc impératif de conserver les mandats de prélèvement concernés dans l état où ils se trouvent. CORRECTION COMPTABLE Le prélèvement a été accepté par la banque du débiteur mais vous souhaitez apporter des corrections comptables (changement de date ou d affectation des dettes). La correction comptable n a aucun impact sur les mandats de prélèvement. Du point de vue de la norme SEPA, on le considère comme un retour de prélèvement.

29 29 ECRAN DE SAISIE DU MOTIF DE L IMPAYE A chaque saisie d impayé de règlement sur un prélèvement SEPA, le système vous demande d opter pour l un des trois motifs exposés ci-dessus : REJET : impact sur le mandat : Avant Impayé Apres Impayé On revient à la situation avant le prélèvement rejeté. RETOUR-REMBOURSEMENT/CORRECTION COMPTABLE : aucun impact sur le mandat : Avant Impayé Apres Impayé

30 30 BASCULE «REJET-RETOUR» OU «RETOUR-REJET» Il est encore possible une fois l impayé enregistré et validé par le brouillard de modifier le motif de l impayé. Il faut pour cela retourner dans le traitement des impayés, se positionner sur l écriture de prélèvement initiale, puis utiliser de nouveau le bouton «Impayé». La bascule fonctionne de rejet à retour et inversement. Le mandat de prélèvement associé est automatiquement modifié. Validez d abord le message informant que ce règlement est déjà en impayé, puis répondez «Oui» pour opérer la bascule : Cette opération peut se faire autant de fois que nécessaire. A chaque changement, le mandat de prélèvement est mis à jour.