Rédaction Vérification Validation Approbation Date : 16/05/2013 Fonction : Cadre coordonnateur BARU Nom : ICaSS PAUZE Visa :

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1 1 Rédaction Vérification Validation Approbation Date : 16/05/2013 Cadre coordonnateur BARU ICaSS PAUZE Date : 06/06/2013 SQGR SACN ALLANÇON Date : 25/06/2013 Coordonnateur général des soins DS2 MAUGE Date : 25/06/2013 Médecin chef adjoint MCS PERCHOC Mots-clés : Régulation d aval, urgences, hospitalisation, C.R.A.U, régulateurs des hospitalisations non programmées, pôles, gestion des lits. 1- OBJET : Organisation de l aval des urgences au sein de l HIACT Cette procédure définit l organisation de la prise en charge des patients non à hospitaliser du service des urgences vers les pôles, par un ordonnancement paramédical des lits. Cette organisation repose sur la coordination de régulation de l aval des urgences (C.R.A.U) Les objectifs de la coordination de régulation de l aval des urgences: Améliorer la qualité de prise en charge des patients non. Optimiser les durées de séjours de soins à partir des urgences Fluidifier l accueil et éviter l engorgement des salles de tri des urgences. Eviter d utiliser l UHCD comme zone «tampon» dans l attente d une hospitalisation. Intégrer le flux des patients des urgences dans les hospitalisations programmées. Optimiser l utilisation des lits disponibles au sein des pôles 2- DOMAINE D APPLICATION : Tous services cliniques et médicaux-techniques de l HIACT. 3- DEFINITIONS ET ABREVIATIONS : C.R.A.U : La coordination de régulation de l aval des urgences est un pilotage centralisé du flux des patients à hospitaliser en provenance des urgences au sein de l HIA CT. Elle a une double mission : La gestion des lits en temps réel et prévisionnel. L ordonnancement des patients dans les pôles et unités de soins. Cet ordonnancement se fait en fonction des pathologies et des compétences nécessaires à leur prise en charge et des durées prévisionnelles de leurs séjours.

2 Les acteurs de la C.R.A.U sont : le régulateur urgences. les deux régulateurs des hospitalisations non programmées au niveau des pôles : le régulateur du pôle PSMP et le régulateur du pôle PCMPR. Régulateur des urgences : Sous l autorité hiérarchique du chef de service des urgences et sous l autorité fonctionnelle du cadre supérieur du BARU, le régulateur des urgences est désigné pour ses compétences à organiser le flux des patients à hospitaliser vers les pôles. Cette fonction est dévolue au cadre de santé ou à l infirmer d accueil et d orientation (IAO). Cette fonction est organisée au sein du service en heures ouvrables (HO) et en heures non ouvrables (HNO). Le régulateur des urgences est la seule personne habilitée à faire la mutation d un patient des urgences vers les pôles d hospitalisation, après décision médicale et avis du régulateur de pôle. Régulateur de pôle des hospitalisations non programmées : Sous l autorité hiérarchique du chef de pôle et sous l autorité fonctionnelle du cadre coordonnateur du pôle concerné, les régulateurs des pôles des hospitalisations non programmées sont désignés pour leurs compétences à organiser le flux des hospitalisations au sein de leur pôle et en provenance des urgences. Cette fonction est dévolue à un cadre de santé ou un soignant ayant des missions transversales (adjoints infirmiers, référents de soins) Cette fonction est organisée en heures ouvrables et heures non ouvrables par les cadres coordonnateurs des pôles. Il est l unique interlocuteur du régulateur des urgences. Hospitalisation : Nous admettons de définir l hospitalisation comme «l acte de prodiguer des soins à une personne au sein de notre établissement, même inférieur à 24h00, permettant la facturation d un séjour attesté par un bulletin d admission. Cette définition se distingue de la simple consultation.» Mutation : Terme résultant de l utilisation du logiciel AMADEUS / URQUAL qui indique le déplacement d un dossier informatisé et du patient d un service à un autre service. Par exemple une mutation du service des urgences vers le 2 ème étage du pôle PSMP. Il faut le différencier du terme «transfert» qui désigne le déplacement d un service ou pôle vers une entité juridique différente de celle d origine. Par exemple transfert du service des urgences vers le CHRU. Ordonnancement : Préparation et organisation méthodique d un processus Ordonnancement des lits en prévention et/ou en cas de grande difficulté: Préparation et organisation méthodique de la gestion des flux patients et de la disponibilité des lits lors d un taux d occupation, sur l HIA-CT, égale ou supérieur à 95%.

3 S.F.M.U : Société française de médecine d urgences BARU : Pôle Bloc opératoire, anesthésie, réanimation et Urgences. PSMP : Pôle des spécialités médical et psychiatrique. PCMPR : Pôle chirurgical et de médecine de prévention et de rééducation. 4- DOCUMENTS DE REFERENCE : IM 500/DEF/DCSSA/HOP du portant règlement intérieur du statut général des hôpitaux des armées Circulaire du 16 avril 2003 relative à la prise en charge des urgences Projet d établissement Compte rendu de la commission de soins non programmées Protocole «transfert d un patient» code : P/DENTITO/006/V1 du 31/03/2011 Assises de l urgence Recommandations SAMU Urgences de France Bonne pratiques organisationnelles dans la gestion des lits d aval (2012) et gestion des lits dans les hôpitaux et cliniques (2008) MEAH/ANAP Recommandations de la SFMU sur l organisation de l aval des urgences (2005) Manuel de la certification 2010, chapitre 2, partie 4, référence 25, critères 25a, E1 et E2 sur la prise en charge des urgences et des soins non. 5- DOCUMENTS ASSOCIES : Objectifs et indicateurs de réussite de la CRAU. (Annexe 1) Logigramme de l organisation de la CRAU.. (Annexe 2) Disponibilité des lits par tableur Excel sur le serveur informatique Fiches de postes des régulateurs des urgences et des pôles. (Annexe 3) 6- POINTS IMPORTANTS Préalables indispensables : Proscrire toutes les voies d informations et décisionnelles autres que celle de la CRAU. Utiliser un outil unique de gestion de disponibilité des lits sur l HIACT. Cet outil sous forme de tableau est à compléter au fil de la journée et en systématique à 8h00, 14h00 et 18h00 par les cadres des services et les régulateurs d aval. Il doit être en lecture seule à partir de n importe quel poste informatique. Disposer d une gestion prévisionnelle des délais de séjour des patients au sein des pôles afin de pouvoir libérer au moins un maximum de lits pour les urgences avant 12h00 (horaire butoir du transfert de patient en chambre). Organiser la fonction des régulateurs d aval. Ils doivent être nommés, suppléés, planifiés en astreinte hebdomadaire (feuille de semaine) et équipés de téléphones portables. Urgences N (poste ) Pôle médical N Pôle chirurgical N

4 Optimiser la communication entre les régulateurs pour améliorer la prise en charge des patients : A chaque échange téléphonique du régulateur des urgences vers le régulateur du pôle il sera précisé: Le nom prénom, date de naissance si possible l IPP du patient. Des transmissions ciblées, concises sur la pathologie du patient et son état de santé. Le nom du médecin spécialiste ayant donné l accord sur l hospitalisation du patient. Du régulateur du pôle vers le régulateur des urgences: Le nom du régulateur, L étage, le N et le type de chambre. L horaire précis de la mutation. 7- DESCRIPTION DES ETAPES L élément de base de la coordination de régulation de l aval des urgences est la mise en place d une chaine décisionnelle et un pilotage centralisé de l information de la mutation des patients : Un seul interlocuteur, une disponibilité quasi immédiate, un déplacement du patient dans la foulée. 1 ère étape : Décision d hospitalisation. En heures ouvrables : Par le médecin spécialiste sur appel du médecin urgentiste. Par le médecin spécialiste ayant consulté le patient aux urgences. Hors heures ouvrables : Par l urgentiste ou le spécialiste d astreinte selon les modalités préétablies par chacune des spécialités. La responsabilité médicale du patient est assurée jusqu au matin 8h00 par l urgentiste. 2 ème étape : Ordonnancement des lits. Le régulateur des urgences après vérification de l état des lits, appelle le régulateur du pôle concerné qui se charge de trouver un lit et d informer l équipe de soins de la mutation du patient. 3 ème étape : Organisation de la mutation du patient. Le régulateur des urgences missionne le chauffeur et/ou le brancardier, fait le nécessaire pour la prise en charge du patient y compris pour s assurer de la création de l admission administrative informatique et du transfert des données du DSI et enfin que l information du patient et/ou de la personne de confiance a bien été réalisée. 4 ème étape: Ordonnancement des lits en prévention et/ou en cas de grande difficulté: En heures ouvrables : 1. Premier niveau : réunion des acteurs de la CRAU assistés du chef de service des urgences et des cadres coordonateurs des pôles afin d analyser la situation sur la disponibilité des lits. 2. Second niveau : en cas de situation critique avérée d hôpital en tension réunion d une cellule de crise (CRAU et Chefferie) pour élaborer une décision préventive: graduation de la réponse avec appel de la régulation SAMU, appel des structures de soins

5 partenaires pour orienter le flux des patients et/ou transfert de patients à partir du service des urgences, sorties anticipées de patients, déprogrammation, déclenchement d un plan blanc (uniquement sur décision du médecin chef). Hors heures ouvrables : 1. Par le cadre d astreinte. 2. Par le cadre coordonnateur d astreinte. 3. Par le médecin chef. 8- EVALUATION : L évaluation de cette procédure obéit à la logique des évaluations des pratiques professionnelles FSEI Création d indicateurs de réussite 1 à partir des objectifs de la CRAU. Réunion d ordonnancement des hospitalisations au sein des pôles. Lors des commissions des soins non programmées de l HIACT Conseils de Pôle 9- REVISION : La procédure est révisable en fonction de l évolution de la réglementation en vigueur et des différentes organisations mises en place au sein de l établissement dans un souci permanent d amélioration de la qualité de la prise en charge des patients. 1 Annexe 1

6 Annexe 1 Objectifs et indicateurs de réussite de la CRAU Objectif : Intégrer le changement d ordonnancement des lits au sein de l HIA CT. Indicateur de réussite : Taux d occupation des services. Nombres de mouvements. Taux de sortie avant midi. Taux de personnels connaissant la procédure. Analyse des dérives organisationnelles et nombres de réajustement de la procédure. Objectif : Améliorer la prise en charge des patients non à hospitaliser Indicateur de réussite : Durée moyenne de décision de régulation. Evaluation un jour «j» du trajet d hospitalisation. Taux de qualité au décrocher des régulateurs. Qualité organisationnelle de la CRAU. Calcul de la ponctualité des mutations. Satisfaction des patients et des services utilisateurs. Objectifs : Optimiser les durées de séjours de soins à partir des urgences Indicateur de réussite : Réduire la DMS aux urgences en dessous de 1 jour. Augmenter la valorisation de la cotation de l UHCD. Indicateur de la pertinence des hospitalisations en UHCD. Objectif : Optimiser la disponibilité des lits sur l HIACT. Indicateur de réussite : Calculer et analyser le nombre de refus et d erreur d hospitalisation, vérifier la satisfaction de l utilisation de l outil informatique de gestion des lits. Objectif : Prise en compte du flux des patients des urgences dans la programmation de l hospitalisation programmée. Indicateur de réussite : Un lit par pôles pour les urgences avant 12h00.