Logiciel Transnet pour les entreprises de Transport

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1 Logiciel Transnet pour les entreprises de Transport Répartition Régions de répartition créées par l usager d après deux régions : LTL et TL. Possibilité d inscrire une même ville dans une région en LTL et dans une autre en TL, par exemple : Boucherville est dans une région LTL = Montréal, et dans une région TL = Québec. La région sert à diviser les voyages par région pour faciliter la gestion des voyages pour la répartition. Possibilité (non obligatoire) de répartir les chauffeurs par division. La division sert à regrouper des chauffeurs, donc chaque répartiteur a uniquement accès aux chauffeurs de sa division. Possibilité de prêter un chauffeur à une autre division avec des dates de contrôle de début et de fin de prêt. Historique des prêts de chauffeur. Contrôle des compétences des chauffeurs selon le type de remorque et la région de répartition. Option de statut de chauffeur inactif pour une période définie par l usager ayant accès à la division du chauffeur. Historique des chauffeurs inactifs. Option de statut de véhicule inactif pour une période définie par l usager. Historique des véhicules inactifs. Assignation par défaut d un chauffeur à un tracteur : lorsqu un chauffeur est choisi, le tracteur lui est automatiquement assigné et l inverse, avec la possibilité de modifier ce choix. Définition pour un chauffeur d une remorque et d un tracteur pour une période définie qui servira à l assignation de cueillette LTL seulement pour accélérer l assignation. Contrôle des appels du chauffeur. Entrée des appels de chauffeur en indiquant l endroit où il se trouve et possibilité d inscrire un commentaire. S il est en livraison, l endroit d où il s est rapporté s indiquera dans le statut du chauffeur pour avoir une idée plus précise de sa localisation. Contrôle des messages aux chauffeurs intégrés avec les appels de chauffeurs. Contrôle des courtiers en douane. Entrée de la commande : date de cueillette, rendez-vous de cueillette si nécessaire. date de livraison et/ou rendez-vous lors de la livraison si nécessaire. fichier des consignations possibles pour un expéditeur : à l entrée de cet expéditeur, affichage de la liste des consignations rattachées et sélection simple par clic de souris. possibilité d identifier la dimension de la marchandise, en plus de la description, de la quantité et du poids. spécification possible d un type de remorque en particulier ou de certains types d équipements tels que chaines et toiles. Contalitec Informatique Inc. (450)

2 détails disponibles des informations concernant le conteneur : numéro du conteneur, compagnie maritime, bateau; export : numéro de booking, numéro de sceau, date closing, port de destination; import : relâchement de douane, date de relâche, compagnie maritime, date de déchargement, date de storage, date de détention, date de fin de possession, contrôle de cargo. Conservation en historique de toutes les modifications dans une commande, ainsi que la date de cueillette modifiée avec une raison. Possibilité de rechercher une commande par plusieurs critères. Contrôle des interlignes. Gestion des remorques louées avec un début et une fin de location pour avertissement sans obligation de coder un numéro dans le fichier des numéros de véhicules. Gestion de la répartition : Toutes les opérations concernant les commandes et les mouvements sont facilement accessibles dans une même fenêtre. Liste des voyages réguliers à assigner, liste des voyages avec conteneur en import à assigner, liste des voyages avec conteneur en export à assigner, liste des voyages avec conteneur en tenant compte des dates de déchargement, de relâche, de fin de possession, etc. Les trois mêmes options sont disponibles pour les voyages assignés. Pour les listes décrites, possibilité de choisir un ou plusieurs des critères suivants : région d origine région de destination date de cueillette commande en TL ou LTL Au choix d un bouton, possibilité d afficher la disponibilité de tous les chauffeurs ou seulement les chauffeurs disponibles selon une région spécifiée ou non spécifiée. Cette liste donnera exactement le statut détaillé du chauffeur. La même opération est possible pour le tracteur et la remorque. Pour faire une assignation, il suffit de cliquer sur la ou les commande(s), le chauffeur, le tracteur et la remorque et c est fait! Gestion des commandes en transit, soit dans une cour, un quai de terminus ou une cour de client. Gestion de la manutention des commandes sur le quai. Possibilté de préparer des voyages à partir des commandes sur le quai ou en transit au quai. Liste des commandes manutentionnées qui sont sur le quai (inventaire de quai). Contrôle des remorques en détention chargées ou non déchargées. Historique des mouvements par chauffeur, tracteur, remorque, chassis de conteneur, voyage, commande, par usager. PC Miller* est relié aux logiciels, ce qui permet d avoir le millage de chaque mouvement. Donc il est possible d avoir le millage d un voyage, d un chauffeur ou d un véhicule pour une date précise par exemple. Contalitec Informatique Inc. (450)

3 Gestion des mouvements vides et pleins. Tous les déplacements avec ou sans commande, avec ou sans remorque doivent être enregistrés. Ce module gère les heures d arrivée et de départ de l expéditeur et du consignataire. Cette opération est faite soit par l usager ou par une commande de type macro via satellite par Cancom. Les étapes Heures d Arrivée et Heures de Départ sont obligatoires car elles changent le statut du chauffeur, du tracteur et de la remorque à chaque fois qu une nouvelle heure est entrée. Gestion du courtage. Recherche de clients déjà desservis dans une région ou une ville Facturation Tables de taux générales de facturation selon différents critères (poids, distance, ville à ville, etc.). Tables de taux de facturation par client selon différents critères (poids, distance, ville à ville,etc.). Les tables de taux peuvent être basées sur différentes unités de mesure. Vérification du probill suite à la livraison. Facturation du probill. Partage du revenus entre transporteurs selon un taux prédéterminé. Facturation de frais accessoires définis par l utilisateur. Facturation de frais de carburant.. Facturation de temps broker et/ou sous-traitant Regroupement de plusieurs factures en une facture globale (master bill). Facturation en monnaie étrangère. Mise à jour instantannée de la facture au compte client, au grand livre et aux statistiques. Correction de probill après la mise à jour. Rapports statistiques de vente basés sur différents paramètres. Gestion des véhicules Gestion des entretiens préventifs Entretiens (PEP) et autres entretiens spécifiques aux besoins de la companie. Les formulaires de la SAAQ pour les (PEP) et les mesures de pneus et freins sont intégrés au logiciel, ainsi que les signatures électroniques nécessaires à la validation des formulaires. L usager a la possibilité de créér ses propres formulaires en indiquant les points de vérification désirés pour ses besoins spécifiques, tels rondes de sécurité ou entretiens hebdomadaires. Fichier des véhicules : les entretiens sont associés à chaque véhicule, indiquant la fréquence des entretiens, en jours ou en unité d entretien (KM,HEURES,MI,etc.). On peut aussi y consulter : -historique des entretiens et possibilité de revoir le bon de travail d origine de chaque entretien. Contalitec Informatique Inc. (450)

4 -NOTES du véhicule avec tous les entretiens ainsi que des notes supplémentaires entrées par l usager -historique de l odomètre (progression) par les différentes interactions entre les modules -historique des mesures de pneus et de freins -historique des réparations à l externe -les garanties sur les pièces des véhicules -les statistiques de coûts par type de réparation,de coût : pneus,pièces, main-d oeuvre, réparations externes et total. -sommaire (montant total par période sur 5 ans) ou détaillé avec retour au bon de travail par forage sur le montant. Deux méthodes de gestion des entretiens préventifs : -Liste des entretiens préventifs à venir. -Création automatique des bons de travail pour entretiens préventifs dûs. Le système vérifie les entretiens préventifs qui seront dûs selon le dernier entretien préventif effectué basé sur le nombre de jours ou sur l unité d entretien (KM, HRES, MI). Ces deux options peuvent être demandées pour une période donnée, un interval de temps à l avance, une sélection de véhicules, une compagnie ou pour un ou plusieurs entretiens en particulier. Association des pièces nécessaires par entretien préventif. Dès que l entretien est entré sur le bon de travail, les pièces sont également inscrites sur le bon. Ces méthodes permettent de préparer le travail de l atelier pour les prochaines semaines. Gestion des bons de travail Entrée du bon de travail pour un véhicule automatiquement affiché ou sur demande : -pièces en commande pour le véhicule avec possibilité de placer des commandes indiquant à quel véhicule la pièce est nécessaire. -rappel sur les garanties des pièces. -entretiens préventifs à venir ou qui sont dûs. -bons de travail déjà en cours pour ce véhicule. -détail du bon de travail. -entrée des pièces, pneus, etc. -entrée des pièces non inventoriées. -main-d oeuvre. -réparations externes (détail). -entrée de remarques simples. -entrée de notes par mécanicien par véhicule. -entrée de notes pour suivi de vérifications; lorsque le prochain bon. de travail sera créé, cette note apparaît. -résumé des réparations à ajouter à la NOTE du véhicule. -gestion des accidents/dommages avec photos. Contalitec Informatique Inc. (450)

5 -montant des frais accessoires (matériel d atelier) en % sur les pièces ou la main d oeuvre, ou les deux. -droit spécifique sur les pneus neufs. -codes de travail (l usager regroupe les travaux les plus fréquents en codes) et liste des bons de travail et coûts par code de travail. Lorsqu un bon de travail est créé pour un véhicule, un message d avertissement paraît à la répartition lors de l assignation du véhicule pour un voyage indiquant le travail à effectuer sur ce véhicule. Ainsi, le répartiteur décide d assigner ou pas selon l importance des travaux à effectuer ou selon le kilométrage à effectuer pour le voyage. Possibilité de vérification en lot des bons de travail fermés pour correction finale avant la mise à jour par un supérieur. Consultation historique des bons de travail, recherche des bons de travail par véhicule, date, compagnie, code de travail, etc. Listes : -bons de travail en cours, fermés, annulés. -rapport des heures de mécaniciens. -bons de travail par code. -certificats de vérification mécanique (CVM) par véhicule. -historique des entretiens préventifs. -liste flexible selon les paramètres choisis par l usager. Gestion de coûts/revenus -par véhicule, par période, par type de réparation, par type de coût avec renseignements dispnoibles à l écran pour une période de 5 ans. -liste sommaire ou détaillée. Gestion de l inventaire Fichier des produits ou des pièces : -identification par code alphanumérique ou par numéro de série. -produits ou pièces substituts et plusieurs fournisseurs. -photo ou diagramme technique d un produit ou d une pièce en affichage à l écran ou à l impression. -intégration de notes au fichier. -possibilité de kits ou d assemblage de pièces. -contrôle du nombre d unités d un produit qui peuvent être assemblées avec l inventaire en main. -contrôle et évaluation de l inventaire basé sur FIFO. -contrôle de l inventaire par lot et par numéro de série. -fichier des codes de garantie par produit. -contrôle des numéros de série à l achat et à la vente. -générateur d unités de mesure. -unités de mesure différentes à l entrée et à la vente. -contrôle de la prise physique de l inventaire. -contrôle du niveau de l inventaire par la quantité minimum et maximum par item. -quantité minimum et maximum par saison. -contrôle de l inventaire par entrepôt. Contalitec Informatique Inc. (450)

6 -fichier des garanties par client,renseignements sur les produits, la durée de garantie et les travaux effectués sur le produit. -contrôle de l inventaire en sous-traitance. -contrôle des commandes d achat en retard par produit par client. -classification des pièces par catégorie, sous-catégorie et classe si nécessaire. -prix de vente avec 5 niveaux et avec escopmtes selon le client et la catégorie. -rapport statistique mensuel et cumulatif des ventes par catégorie de produits. Registre des chauffeurs Gestion du livre de bord (log book) graphique ou ordinaire -Cycles de travail, 60 heures/7 jours, 70 heures/8 jours, 120 heures/14 jours ou local. -Contrôle des irrégularités, avec les paramètres basés sur les besoins de la compagnie, sur une base quotidienne et mensuelle : logs manquants - violations - inspections de véhicule - signatures manquantes vitesse maximale permise documents manquants remise du rapport de carburant -Rapports :.Registre des chauffeurs..liste des logs et inspections.liste des logs manquants.liste des documents mensuels manquants (RECAPS).Historique des collections de logs Gestion de différents types de contrôles et expirations par chauffeur avec les paramètres basés sur les besoins de la compagnie : -Examen de la vue - matières dangereuses - sécurité - lois américaines - carte médicale - drogue etc. -Liste pour les contrôles du dossier chauffeur selon les paramètres déterminés par l usager (date,type,chauffeur), pour les expirations. Par l entrée du registre, les expirations s affichent ainsi que les permis de conduire à renouveler. Gestion des renouvellements et vérifications des permis de conduire. Gestion des compétences des chauffeurs par catégorie de remorques Gestion des compétences des chauffeurs par région. Liste des chauffeurs avec paramètres basés sur les besoins de la compagnie : paramètres modifiables - tri des informations avec sélection des colonnes - impression partielle ou complète selon le tri mentionné - à partir d une date d embauche déterminée par l usager. Contalitec Informatique Inc. (450)

7 Gestion des brokers Gestion des revenus et des dépenses selon les auxiliaires reliés à la charte de comptes du Grand Livre permettant les opérations en différentes monnaies avec calcul de l échange. Gestion des codes de rubriques de dépenses et de revenus de brokers par taux prédéfini ou saisi manuellement, par montant forfaitaire. Gestion des taux de retenues (hold back) sur paiement. Gestion des dates de travail permettant d effectuer les opérations, quelle que soit la date de travail réelle. Saisie des revenus et des dépenses en solde de début lors du départ des opérations. Saisie des factures de revenus (ex : millages effectués pour paiment). Saisie des factures de dépenses (ex : frais de satellite payé pour le broker). Consultation de l état des revenus en attente et des dépenses en cours par broker : -liste des revenus non payés et des dépenses non remboursées avec un total conjoint. -liste des paiements déjà effectués. -liste de statistiques de revenus et dépenses Module des paiements : -entrée des paiements permettant la sélection de factures de revenus à payer ainsi que de factures de dépenses à percevoir pour production d un paiement total : accès direct aux paiements antérieurs, aux statisques de revenu/dépense, option de transfert de devise pour paiement dans la monnaie désirée. -liste d approbation des paiements pour vérification finale. -mise à jour des paiements et production d un chèque ou d un transfert bancaire selon la définition d un broker à payer. -renversement ou ré-impression de chèques émis Impressions : -journal des paiements. -journal des transferts de devises. -liste des transferts bancaires -statistiques par rubrique par revenu ou dépenses : par broker, par auxiliaire, par dale. Gestion des ressources humaines Fichier des examens, des tests et des suivis. Gestion par employé : vacances, examens, tests, suivis, absentéisme, accidents de travail, griefs et mesures disciplinaires. Rapport des vacances par employé. Rapport des examens, tests et suivis par date par employé. Liste de l ancienneté par employé. Liste des manquements aux suivis et aux rappels. Contalitec Informatique Inc. (450)

8 Liste des prochains suivis et rappels. Liste des absences. Liste des accidents. Liste des griefs. Liste des mesures disciplinaires. Liste de toutes les actions d un employé. Comptes à recevoir Fichier des clients. Entrée des dépots directs. Opérations de la caisse-recettes. Comptes-clients en items ouverts. Report sur le compte du client (posting). Mémos au client pour retard. Âge des comptes classés par date ou par ordre numérique. Journal des ventes. Listes et rapports de fin de mois. Gestion de la perception avec le contrôle du crédit et des chèques postdatés de chaque client. Historique des notes ou remarques au dossier du client. Classification et contrôle des comptes avec un auxiliaire pour les transactions de chaque monnaie utilisée. Calcul d intérêt automatique. Comptes à payer Fichier fournisseurs. Entrée des factures d'achat. Rapport des paiements suggérés selon les dates convenues avec les fournisseurs ou selon des escomptes spécifiques, possibilité de modification du rapport. Envoi des dépôts directs. Préparation automatique ou manuelle des chèques. Impression des chèques. Opérations de la caisse-déboursés. Comptes-fournisseurs en items ouverts. Âge des comptes à payer en ordre alphabétique ou numérique. Conciliation de banque. Rapports de fin de mois. Classification et contrôle des comptes avec un auxiliaire pour les transactions de chaque monnaie. Contalitec Informatique Inc. (450)

9 Paie Fichier employés. Fichier des déductions. Fichier des taux et des modes de paiement. Entrée des données de la paie avec possibilité de plusieurs départements et taux différents. Calcul de la paie avec possibilité de modifications. Impression des chèques. Mise à jour au grand livre. Contrôle des montants assurables pour l'assurance-emploi. Calcul de la part de l'employeur. Répartition des salaires par département. Possibilité de changement des taux des tables d'impôt fédérales et provinciales. Impression des formulaires T-4 et Relevés 1. Contrôle des données pour la cessation d'emploi. Grand livre États financiers Fichiers des comptes de grand livre et des lignes d'états financiers. Résultats de l'année précédente et budget par compte de grand livre. Calcul des ratios financiers défini par l'utilisateur. Nombre infini de modèles d'états financiers disponibles. Entrées standard au journal général. Balance de vérification. Transactions du mois. Possibilité de 12 ou 13 périodes financières pour l'année. Entrée des écritures du vérificateur. Impression des états financiers. Analyse d une ligne d état financier avec détail des transactions. Historique annuel des transactions des comptes du grand livre. Auxiliaire des immobilisations. États financiers consolidés de 2 ou plusieurs entreprises. Rapport de l'évolution de la situation financière. Module de prix de revient avec contrôle des coûts par projet. Classification des dépenses par rubriques définies par l'utilisateur. Préparation de l'estimé avec transfert des données au projet, s'il y a lieu. Entrée des données provenant de la caisse-déboursés, du journal général, de la paie. Données de chaque projet conservées en mémoire avec rappel à l'écran et impression sur demande. Contalitec Informatique Inc. (450)

10 Bureautique Les logiciels de bureautique de Microsoft, soit Word, Excel et Access peuvent importer ou exporter des données des fichiers de la base de données du logiciel Contal installée sur MS SQL Server. Coût du logiciel Coût disponible sur demande. Remarques La formation du personnel utilisateur du système se donne au bureau du client.. Le logiciel PC Miller Server est requis. Il doit être acheté directement par la compagnie de transport qui souhaite utiliser le logiciel Transnet.. Le système de dépistage par satellite Cancom est integré au logiciel Transnet. Contalitec Informatique inc. est certifié niveau 1 par Cancom. Contalitec Informatique Inc. (450)