DELIBERATION DU CONSEIL REGIONAL

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1 REUNION DU 14 AVRIL 2011 DELIBERATION N CR-11/ DELIBERATION DU CONSEIL REGIONAL SCHEMA REGIONAL DU SPORT Stratégie régionale de développement de la vie et des pratiques sportives Structures régionales du mouvement sportif - Principes d'intervention LE CONSEIL REGIONAL LANGUEDOC-ROUSSILLON, VU le Code général des collectivités territoriales et notamment sa quatrième partie relative à la région, VU le montant des crédits inscrits au budget de la Région pour 2011, VU le règlement général des interventions de la Région, VU le rapport n CR-11/ présenté par Monsieur le Président du Conseil régional Languedoc-Roussillon, VU l'avis de la Commission Sports, APRES EN AVOIR DELIBERE DECIDE d autoriser le Président à signer avec le Payeur et la Chambre Régional des Comptes, dans le cadre de la procédure de dématérialisation, la convention cadre nationale unique de dématérialisation du 18 janvier 2010, jointe en annexe 1, d autoriser le Président à signer avec les bénéficiaires concernés la convention type jointe, en annexe 2. Le Président Christian BOURQUIN Rendue exécutoire le 21/04/2011 1/16

2 Accord local de dématérialisation des pièces justificatives dématérialisées et des documents budgétaires Cet accord local vaut adhésion des signataires aux dispositions de la convention cadre nationale de dématérialisation (version 1 du 18 janvier 2010), chacun pour ce qui le concerne ; il est conclu conformément aux prescriptions de ladite convention dont il n est pas détachable. Entre - la collectivité ou l établissement public local : Région Languedoc Roussillon - le comptable du Trésor: le Payeur Régional - après avis du Directeur Régional des Finances Publiques : du Languedoc Roussillon et de l'hérault - le Président de la Chambre Régionale des Comptes: du Languedoc Roussillon Objet de la dématérialisation : Pièces justificatives des subventions de fonctionnement et d investissement versées par la Direction des Sports de la Région aux ligues, fédérations et comités régionaux. - Volume annuel des documents «papier» dématérialisés :3200 (nombre de pages concernées sur la base du format A4 recto) - Date de mise en œuvre de la dématérialisation portée par le présent formulaire : 01/2011 (mois, année) Annule et remplace le précédent accord local signé le : 1) Périmètre concerné1 Etats de paye ( ) Interventions sociales et diverses hors RSA ( ) Frais de déplacement ( ) Factures de recettes ( ) Délibérations et décisions ( ) 1 Préciser le sous domaine lorsque le périmètre choisi est partiel 2/16

3 Pièces de passation des marchés publics et accords cadres ( et ) 2 Acte d'engagement Bordereaux de prix Contrat Avenant Acte de sous-traitance CCAP Eléments de mise en concurrence disponibles sous forme dématérialisée (publication au BOAMP, au JOUE ) Rapport de présentation dans la forme explicitée à l article 79 du code des marchés publics Procès-verbaux de la commission d appel d offres Factures et pièces d exécution des marchés publics et accords cadres factures de dépense ( ) bons de commande ( ) procès verbaux ( ) états liquidatifs ( ) décomptes généraux et définitifs ( ) relevés d opérations par carte d achat ( ) Pièces contractuelles hors marchés publics et accords cadres ( ) Liste des bénéficiaires du Revenu de Solidarité Active ( ) Autres pièces transmises au comptable pour l exécution budgétaire et comptable 3 Demande de paiement RIB Etat récapitulatif des dépenses 2 Ajouter d autres pièces à lister si nécessaire 3 Lister le type de pièces concernées 3/16

4 2) Formats mis en œuvre selon le périmètre choisi : Etats de paye ( ) : fichiers XML conformes au schéma référencé à l annexe 5.3 Archive électronique contenant les décisions RH du mois référencées dans le schéma XML ( ) 4 Rappel de la date de 1ère mise en œuvre si antérieure au présent formulaire : Interventions sociales et diverses ( ) : fichiers XML conformes au schéma référencé à l annexe 5.4 Archive électronique contenant les nouvelles décisions d attribution référencées dans le schéma XML ( ) 5 Frais de déplacement ( ) : fichiers XML conformes au schéma référencé à l annexe 5.5 Factures de recettes ( ) : fichiers XML conformes au schéma référencé à l annexe 5.6 Délibérations et décisions ( ) Pièces contractuelles de passation des marchés publics et accords cadres ( ) Numérisation des documents signés sur support papier 6 (Actes d engagement, contrats, conventions, avenants, actes de sous traitante, annexes financières déposées sur support papier (exemple : bordereaux des prix) 4 Cocher uniquement si les décisions sont référencées dans le schéma XML 5 Cocher uniquement si les décisions sont référencées dans le schéma XML 6 Cocher si la numérisation/scannérisation est retenue 4/16

5 Pièces de passation des marchés publics et accords cadres ( ) Factures de dépense ( ) : Fichiers XML conformes aux schémas référencés suivants : Facture XML simplifié PESV2 International einvoice 1.0 de l UN/CEFACT Universal Business Language Invoice 2.0d OASIS EDIFACT INVOIC (D96A et supérieur). Numérisation des factures reçues «papier» par la CEPL, lorsque les mandats sont transmis avec le PES 7 Procès verbaux ( ) Numérisation des PV cosignés manuscritement par un tiers et la CEPL sur support «papier», lorsque les mandats sont transmis avec le PES 8 7 Cocher si la numérisation/scannérisation est retenue 8 Cocher si la numérisation/scannérisation est retenue 5/16

6 Etats liquidatifs ( ) Numérisation des états liquidatifs cosignés manuscritement par un tiers et la CEPL sur support «papier», lorsque les mandats sont transmis avec le PES 9 Décomptes généraux et définitifs ( ) Numérisation des DGD cosignés manuscritement par un tiers et la CEPL sur support «papier», lorsque les mandats sont transmis avec le PES 10 Bons de commande ( ) : fichiers XML conformes aux schémas référencés suivants : Bon de commande Facture XML simplifiée PESV2 Universal Business Language Order 1.0 d OASIS Format EDIFACT ORDER (D96A et supérieur) Numérisation des bons de commande signés manuscritement par la CEPL, lorsque les mandats sont transmis avec le PES 11 Relevés d opérations par carte d achat ( ) : fichiers conformes au schéma XML référencé à l annexe Cocher si la numérisation/scannérisation est retenue 10 Cocher si la numérisation/scannérisation est retenue 11 Cocher si la numérisation/scannérisation est retenue 6/16

7 Pièces contractuelles hors marchés publics et accords cadres ( ) Numérisation des documents signés sur support papier 12 (contrats, conventions, avenants) Liste des bénéficiaires du Revenu de Solidarité Active ( ) : Fichiers XML produits par la CNAF au CG Autres pièces transmises au comptable pour l exécution budgétaire et comptable 13 Numérisation des documents reçus sur support papier par la CEPL 14 3) Format de signature externe Interne, précisez le format de fichier signé : XML Signature (XMLDSIG) XADES PKCS#7 Certificats utilisés pour signature : Précisez le nom et le fournisseur des certificats référencés : 4) Format du jeton d'horodatage RFC3161 Interne Précisez le nom et la société fournissant le service d'horodatage 12 Cocher si la numérisation/scannérisation est retenue 13 Indiquer autant de solutions que de type de pièces concerné 14 Cocher si la numérisation/scannérisation est retenue 7/16

8 5) Outils logiciels15 Précisez les éventuels outils logiciels nécessaires à la lecture des documents : la lecture des signatures et de l'horodatage : 6) Modalités de communication CEPL Comptable Pièces justificatives transmises sans le PES Dépense/Recette, selon l une des modalités suivantes : CD-Rom/DVD-Rom référencé) Messagerie sécurisée (courrier électronique signé par un certificat Plate-forme Escale de la DGFiP Portail de la gestion publique (PES PJ) Accès à un extranet sécurisé préciser : Pièces justificatives transmises avec le PES Dépense/Recette d Hélios La modalité de transmission du PES (portail/tiers de transmission) est prévue par le formulaire d adhésion au PES auquel il convient de se reporter. 7) Modalités de communication Comptable-Chambre Régionale des Comptes (CRC) 7.1) Formats et Architecture retenue Le comptable restitue, à l appui du compte de gestion sur pièces, les fichiers selon les formats et l architecture reçus de la CEPL. 7.2) Modalités de communication à la CRC (compte de gestion sur pièces) LES PJ ET DOCUMENTS BUDGETAIRES NE SONT PAS TRANSMIS AVEC LE PES D HELIOS : CD-ROM/DVD-ROM Désignation de l entité chargée de la constitution du support : ordonnateur ou comptable public Modalités de constitution du support : gravage Garantie d'authenticité du support : signature manuscrite sur le support bordereau avec identifiant du support signature électronique 16 Modalités de classement sur le CD-Rom/DVD-Rom par identifiant unique autre : 15 Compléter une annexe par outil 16 Précisez le format de signature et l outil de lecture 8/16

9 LES PJ ET DOCUMENTS BUDGETAIRES SONT TRANSMIS AVEC LE PES D HELIOS : MODALITES DEFINIES POUR LE COMPTE DE GESTION DEMATERIALISE ENTRE LA COUR DES COMPTES ET LA DGFIP. Si le support de transmission est le CD-Rom/DVD-Rom, la DGFiP est responsable de l établissement du support. La garantie d'authenticité du support est assurée par la signature manuscrite du comptable sur le support. Date de l établissement du formulaire : à.., le L ordonnateur Le comptable Le Président de la Chambre Régionale des Comptes Le Directeur Régional ou Départemental des Finances Publiques NB : Les signataires s'engagent sur les modalités de dématérialisation cidessus, chacun pour ce qui le concerne. 9/16

10 CONVENTION «NomBenef» N «NumDossier» VU le Code Général des Collectivités Territoriales, VU la loi n du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations et son décret d application n du 6 juin 2001, VU la délibération n CR-10/ du 29 novembre 2010 portant délégation du Conseil Régional à la Commission Permanente. VU le Règlement financier de la Région, VU le Règlement général des interventions de la Région, VU les demandes de financement n «NumDossier» présentées par le ou la «NomBenef» le «DateDemand» pour les actions de la saison sportive, VU la délibération n du Conseil Régional du «DatCommi1» concernant l octroi du présent financement, ENTRE: LA REGION LANGUEDOC-ROUSSILLON, ayant son siège 201 avenue de la Pompignane, Montpellier cedex 2, représentée par son Président en exercice Monsieur Christian BOURQUIN, dûment habilité à l'effet des présentes par délibération de la Commission Permanente ou du Conseil Régional du 13 avril 2010 ci-après désignée par les termes «la Région», ET D une part, Le Bénéficiaire : «NomBenef» régie par les dispositions de la loi du 1er Juillet 1901, ayant son siège social : «Adresse1» «Adresse2» «Adresse3» «CodPostal» «BureauDistri» Représenté par «QualResp» «NomResp», en qualité de «FoncResp» ci-après désigné par les termes "le bénéficiaire", D autre part, IL EST CONVENU CE QUI SUIT: Rendue exécutoire le 21/04/ /16

11 Préambule La Région Languedoc-Roussillon a adopté de nouveaux axes d intervention en matière sportive, qui s appuie sur un Mouvement Sportif Régional fort et organisé. Afin de permettre le renforcement des structures régionales du Mouvement Sportif (Comité Régional Olympique et Sportif, Ligues et Comités Régionaux), nécessaire au développement d'une politique sportive ambitieuse, la Région a souhaité soutenir, dans le cadre de la présente convention, ces organismes pour les actions suivantes : - la formation des bénévoles - la filière d accession au haut niveau - les actions de développement de la discipline - les investissements matériels. Les organismes signataires conservent, hors la présente convention, la possibilité de bénéficier des dispositions des programmes régionaux spécifiques concernant, l'organisation de manifestations exceptionnelles et les aides personnalisées aux espoirs sportifs régionaux. Le bénéficiaire a défini dans le cadre de ses demandes de subvention les orientations de sa politique et les actions qu il conduira pendant la saison sportive, dans les secteurs définis ci-dessus. Article 1 Objet de la convention : La présente convention a pour objet de définir les engagements réciproques des parties ci-dessus désignées, dans le cadre de la participation de la Région au financement des projets du mouvement sportif régional pour la saison Article 2 Montant et description de la subvention régionale : La Région s engage, dans la condition expresse que le bénéficiaire remplisse ses obligations contractuelles, à participer au financement des actions définies ci-après et dans les demandes de subvention. Sous réserve des dispositions de l article 3 de la présente convention, le montant maximal de la subvention est non révisable, notamment en cas de réévaluation du coût de l opération subventionnée et ce, même si la dépense réalisée dépasse le coût prévisionnel de l opération. Le bénéficiaire de cette subvention pourra être soumis au contrôle de la Région dans les conditions de la présente convention. La Région souhaite s engager auprès des ligues sur différents domaines : - La formation des bénévoles : L'objectif global recherché est une progression du niveau et de la qualité des responsables bénévoles du mouvement sportif. Les formations mises en place doivent concerner en particulier : - les cadres bénévoles et dirigeants des clubs - les juges et arbitres - les pratiquants pour une préparation aux responsabilités techniques (préparation des diplômes fédéraux d'éducateurs,...). Rendue exécutoire le 21/04/ /16

12 - L accession au haut niveau : L'objectif général recherché est l'élévation du niveau de pratique en Languedoc- Roussillon ainsi que la détection et le soutien à des athlètes susceptibles d'accéder au haut niveau. - Les actions de développement : L'objectif général est de mieux faire connaître, de mettre en valeur et de développer la pratique de la discipline dont le bénéficiaire est gestionnaire, par la mise en place d actions visant à toucher de nouveaux publics ou développer la pratique sur tout le territoire. - Les actions d investissement : L'objectif global recherché est de soutenir le bénéficiaire dans l acquisition de moyens matériels lui permettant d améliorer la conduite de ses actions sportives et sa gestion administrative. Les opérations pouvant faire l'objet d'une aide de la Région sont les suivantes - acquisition de matériel sportif - acquisition de matériel bureautique - acquisition de matériel audiovisuel - acquisition véhicules utilitaires ou de transport en commun. Dans ce cadre le bénéficiaire a prévu, pour la saison, tout ou parti des éléments cités ci-dessus et précisés dans la demande de subvention. Pour la saison sportive, la participation de la Région est prévue comme suit : N Dossier Intitulé de l'action Dépense éligible Action de formation Accession au haut niveau Dont structure d entraînement Action de développement Action d'investissement Subvention accordée (TTC ou HT si le bénéficiaire est assujetti à la TVA mais la récupère ou est éligible au FCTVA) Article 3 Modalités de versement de la subvention régionale : La subvention est versée exclusivement au bénéficiaire. La présente subvention est incessible. A ce titre, le bénéficiaire, ne peut, pour quelque raison que ce soit, reverser, tout ou partie de la présente subvention à un tiers. Pour chaque demande de paiement, le bénéficiaire devra systématiquement retourner à la Région, dûment remplie et signée : - Une demande de paiement de subvention, dont un exemplaire est joint à la présente convention. Rendue exécutoire le 21/04/ /16

13 3.1. Pour les subventions d investissement, les versements sont établis sur présentation des factures, certifiées payée par le fournisseur acquittées par le bénéficiaire Pour les subventions de fonctionnement : Le versement de la subvention sera effectué : en deux fois : - une avance de 50% à la signature de la présente convention, par actions financées, et d une demande de paiement signée. - le solde, sur présentation des pièces justificatives demandées au présent article. Si la dépense réalisée n'atteint pas le coût prévisionnel de l opération, la subvention est versée au prorata du montant des dépenses effectivement justifiées. Ce document devra être accompagné des pièces justificatives suivantes, en deux exemplaires : Pour le solde : - un état récapitulatif de l ensemble des factures payées directement par le bénéficiaire. Cet état doit faire apparaître, par facture ou justificatif, l émetteur, la date, le montant et l objet, et totaliser l ensemble des dépenses réalisées, La Région se réserve le droit de demander toute autre pièce justificative. Article 4 Obligations du bénéficiaire : Le bénéficiaire s engage à utiliser la présente subvention conformément à l objet pour lequel elle a été attribuée et tel que défini à l article 1 de la présente convention Contrôle de l utilisation de la subvention Le bénéficiaire s oblige à accepter le contrôle technique et financier portant sur l'utilisation de la subvention de fonctionnement allouée. Le contrôle, sur pièces ou sur place, pourra être exercé, à tout moment, par toute personne dûment mandatée par le Président du Conseil Régional. A ce titre, le bénéficiaire s engage, d une part à remettre sur simple demande de la Région Languedoc-Roussillon tout document comptable et administratif nécessaire à la réalisation du contrôle financier, d autre part à laisser l accès à ses locaux pour les besoins de celui-ci. Rendue exécutoire le 21/04/ /16

14 Le bénéficiaire s engage à remettre au terme de l action : - un compte rendu technique d exécution décrivant les actions réalisées et les résultats obtenus en rapport aux objectifs fixés, - un bilan financier faisant apparaître les dépenses et les recettes affectées à chaque action. Le bénéficiaire s'oblige en outre à communiquer annuellement les documents comptables certifiés par Président / expert comptable ou son commissaire aux comptes ou par le comptable du Trésor, le cas échéant, dans un délai d'un mois après l'approbation des comptes par les organes de direction de la structure. Tout manquement aux obligations définies au présent article pourra entraîner la résiliation de la présente convention, en application de l article 8 ci-après Obligation de publicité Le bénéficiaire s engage à mentionner la participation financière de la Région Languedoc-Roussillon sur tout support de communication, notamment dans ses rapports avec les médias, par apposition du logo de la collectivité. (Ce logo est directement téléchargeable sur le site Tout justificatif de cette publicité pourra être demandé au bénéficiaire. Si cette obligation n est pas remplie, aucun versement ne sera effectué ou si des sommes ont déjà été versées, un reversement total ou partiel pourra être exigé en application des articles 6 et 8 de la présente convention Information de la Région Le bénéficiaire devra tenir informée la Région, dans un délai de 15 jours, de tout événement survenant tant dans sa situation que dans celle de l opération ou de la mission subventionnée. Ainsi, il s engage à informer la Région de tout changement dans sa situation juridique, notamment toute modification de ses statuts, dissolution, fusion, toute procédure collective en cours et plus généralement de toutes modifications importantes susceptibles d affecter le fonctionnement de la personne morale (ou physique) survenant tant en application du Code Civil que du Code de Commerce. Le bénéficiaire s engage également à informer la Région de toute modification dans le déroulement de l opération subventionnée, notamment toute modification des données financières et techniques contenues dans les annexes jointes à la présente convention. Le bénéficiaire s'engage par ailleurs à informer la Région de tout changement relatif à son assujettissement à la TVA. La Région se réserve la possibilité de recalculer la subvention sur une base HT le cas échéant. Tout manquement aux obligations définies au présent article pourra entraîner la résiliation de la présente convention, en application de l article 8 ci-après. Rendue exécutoire le 21/04/ /16

15 Article 5 Durée de la convention : La présente convention est conclue pour la saison sportive. A l exception des obligations résultant des dispositions relatives au contrôle, qui perdurent après le terme contractuel. Elle ne pourra être renouvelée que de manière expresse. Article 6 Reversement de la subvention : Nonobstant les dispositions prévues à l article 8 des présentes relatives à la résiliation de la convention, la Région peut exiger le reversement de tout ou partie de la subvention allouée s il apparaît au terme des opérations de contrôle telles que prévues à l article 4.1 de la présente convention : - que celle-ci a été partiellement utilisée à des fins non conformes à l objet des présentes, et ce pendant la durée de la convention ; - que les obligations prévues dans la présente convention et auxquelles doit s astreindre le bénéficiaire (information de la Région, obligation de publicité.) n ont pas été respectées. Le reversement est demandé par simple émission d un titre de recette dont le recouvrement est à la charge du comptable du Trésor. Préalablement à l émission du titre cité, la collectivité régionale notifiera par lettre recommandée avec accusé de réception, les conclusions du contrôle de l utilisation de la subvention allouée avec mention des considérations de fait et de droit qui justifient l ordre de reversement. La lettre de notification visée au paragraphe précédent, indique le délai dont dispose le bénéficiaire pour présenter des observations écrites. Ce délai ne peut être inférieur à 15 jours à compter de la date de notification. La décision de reversement est prise par le Président du Conseil Régional si aucun document n est présenté par le bénéficiaire à l expiration du délai mentionné ou si les documents transmis, dans le délai imparti, ne sont pas de nature à permettre le maintien du financement alloué au bénéficiaire. Article 7 Caducité et déchéance de la subvention : La décision d'octroi de la subvention est automatiquement frappée de caducité si la subvention attribuée par la Région n'a pas fait l'objet d'une demande de paiement, même partielle, dans un délai de 2 ans à compter du jour de la délibération (de la Commission Permanente) du Conseil Régional. Il sera toutefois possible au bénéficiaire de solliciter la prorogation d'un an de cette décision, sous réserve de l approbation par l une des assemblées délibérantes de la collectivité régionale, seules compétentes à cet effet. Par ailleurs, en vertu de la loi n du 31 décembre 1968 modifiée relative à la prescription des créances, tout ou partie de la subvention ne sera pas versé au bénéficiaire, dans le cas où celui-ci n aurait effectué aucune demande de paiement dans les 4 ans qui suivent une précédente demande de paiement. Rendue exécutoire le 21/04/ /16

16 Article 8 Résiliation de la convention : En cas d inexécution de ses obligations contractuelles par l une des parties, l autre partie peut résilier de plein droit la présente convention après un délai de 15 jours suivant mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception restée sans effet. La résiliation sera effective à l issue du délai de préavis de 15 jours commençant à courir à compter de la notification de la mise en demeure, sauf si dans ce délai : - les obligations citées dans la mise en demeure ont été exécutées ou ont fait l objet d un début d exécution ; - l inexécution des obligations requises est consécutive à un cas de force majeure. La Région se réserve le droit de mettre fin, unilatéralement et à tout moment, à la présente convention, sans préavis, en cas de faute lourde du bénéficiaire. La résiliation ne donne lieu à aucune indemnité pour le bénéficiaire. Article 9 Election de domicile : Pour l exécution des présentes, les parties font élection de domicile en leur siège respectif. Article 10 Règlement des litiges : Les litiges éventuels qui n auront pu recevoir de solutions amiables seront déférés au Tribunal Administratif de Montpellier. Fait à Montpellier, le En trois exemplaires originaux Le Président du Conseil Régional Languedoc-Roussillon Le «FoncResp» «NomBenef» Christian BOURQUIN «NomResp» (Cachet) Rendue exécutoire le 21/04/ /16