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1 Institut Français de Mécanique Avancée IFMA Campus universitaire de Clermont-Ferrand - Les Cézeaux CS AUBIERE Cedex Tel: +33 (0) Fax: +33 (0) MARCHÉ N 12/IFMA/2014 Cahier des Clauses Techniques Particulières pour l acquisition de licences d utilisation d un progiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO), du système informatique ( logiciel) permettant le bon fonctionnement du progiciel, et de prestations annexes. Rédacteurs : Christophe DUMONET / Christian CHASTAING Validé par : Christian CHASTAING Date de validation : 30/04/2014 Service du patrimoine M. Christian CHASTAING Centre de Ressources Informatiques: M. Christophe DUMONET M. Olivier BULLAT Page : 1 sur 36

2 Sommaire Article 1: Objet du marché... 4 Article 2: Tranche ferme... 5 Article 3: Options et Variantes... 6 Article 4: Généralités sur le besoin exprimé... 7 Présentation... 7 Objectifs... 7 Objectif principal... 7 Partenaires impliqués... 8 Article 5: Contour fonctionnel souhaité... 9 Gestion des ressources Gestion des espaces/équipements Maintenance préventive Gestion des contrats Modules optionnels Demande de travaux / interventions maint. Curative et projets) Travaux Tableaux de bord et traçabilité détaillée Gestion multi-société / multi-site en prévision de la fusion IFMA/ENSCCF Article 6: Spécificités techniques attendues La solution est développée comme UN seul logiciel Spécifications clients/serveurs Interfaces possibles avec le Système d'information IFMA Gestion électronique de documents Etats de sorties Recherches Modèle de données Gestion des droits fine Personnalisation des interfaces Authentification des clients Qualité et sécurité de l information Administration Mobilité Article 7: Prestations attendus Article 8: Environnement du Système d'information Présentation L'architecture matérielle Le réseau La base utilisateur et l authentification Article 9: Grilles d'analyses et d'évaluation Article 10 : Calendrier prévisionnel et phases de mise en place Calendrier prévisionnel Phases de mise en place Page : 2 sur 36

3 Article 12 : Cadre de réponse financier Article 13 : MODALITES DE DEMONSTRATION DU LOGICIEL Glossaire des abréviations Annexes Annexe 01 - Besoins en licences Annexe 02 : Schéma de synthèse de la répartition des différents espaces à l IFMA Annexe 3 : éléments pour la reprise de données Eléments pour la reprise de données Fournisseurs Eléments pour la reprise de données Espaces Eléments pour la reprise de données Equipements Page : 3 sur 36

4 Article 1: Objet du marché Le présent marché a pour objet l acquisition de licences d utilisation d un progiciel de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO), du système informatique (logiciel) permettant le bon fonctionnement du progiciel, et de prestations annexes, pour l IFMA. Il comprend : - la fourniture de licences d utilisation du progiciel, - La fourniture d un logiciel de gestion de bases de données et de toute autre application logicielle permettant le bon fonctionnement de la solution - la fourniture des manuels décrivant les fonctions et les modalités d emploi du progiciel fourni, - une prestation d assistance à l'installation informatique et à son paramétrage, - une prestation d'audit fonctionnel et de paramétrage du progiciel, - une prestation de formation à l utilisation du progiciel et à son exploitation informatique, - une prestation d'assistance à la reprise des données - une proposition de maintenance du progiciel et du matériel, Il comporte une tranche ferme et des options détaillées dans ce CCTP. Dans le reste du présent document, nous nommerons "la solution" tous les éléments matériels, logiciels et autres constituant le système que vous nous proposez. Page : 4 sur 36

5 Article 2: Tranche ferme La tranche ferme concerne: 1. la fourniture d un logiciel de gestion de bases de données et de toute autre licence ou application logicielle permettant le bon fonctionnement de la solution, 2. la fourniture des manuels décrivant les fonctions et les modalités d emploi du progiciel fourni, 3. une prestation d assistance à l'installation informatique et à son paramétrage, 4. une prestation d'audit fonctionnel, 5. une prestation de paramétrage du progiciel, 6. une prestation de formation à l utilisation du progiciel, 7. une prestation de formation à son exploitation informatique, 8. une proposition de contrat de maintenance du progiciel, au-delà de la première année de garantie (gratuite). Pour la définition du nombre de licences, l'annexe 01 détaille les besoins de façon plus précise, à adapter selon le mode de gestion de licences propres à chaque éditeur (licences à jetons, licences par module, licence globale, ). Les points précités doivent être chiffrés et détaillés séparément les uns des autres. D'autres éléments de coût peuvent être ajoutés à ceux proposés, mais nuiront à la comparaison des offres. Toutes les prestations doivent être chiffrées en nombre de jours sur site, en nombre de jours hors site et en uros. Les chiffrages financiers devront très clairement permettre d'identifier les montants à investir une première fois et les montants récurrents. Page : 5 sur 36

6 Les variantes sont autorisées. Article 3: Options et Variantes Les options concernent : 1. une prestation d'assistance à la reprise des données qui devra détailler si elle est basée sur des outils de récupération des fichiers existants et/ou sur des prestations de reprises et de mises en qualité des informations par la maitrise d'œuvre. voir annexe La possibilité de manager le HSE-QSE et le Document Unique (Prévention des risques) dans la solution 3. Outil d inventaire physique des équipements. a. Facilité de réalisation d un inventaire par outil d acquisition (type code barre, QRCode, Flash Code) b. Liste d équipements manquants après inventaire. c. Facilité d extraction (outil de requête) 4. La gestion des stocks. (pièces détachées, consommables, liens fournisseurs) 5. Un outil de construction d un plan pluriannuel d investissement (projections futures, mais pas de suivi du réalisé budgétaire géré dans une autre brique applicative) 6. Accompagnement suivi/pilotage de projet. Les points précités doivent être chiffrés et détaillés séparément l'un de l'autre. Toutes les prestations doivent être chiffrées en nombre de jours sur site, en nombre de jours hors site et en uros. Les chiffrages financiers devront très clairement permettre d'identifier les montants à investir une première fois et les montants récurrents. Page : 6 sur 36

7 Présentation Article 4: Généralités sur le besoin exprimé L'Institut Français de Mécanique Avancée est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui forme des élèves ingénieurs. L'IFMA accueille plus de 800 utilisateurs permanents: 605 élèves ingénieur, 39 apprentis, 42 personnels administratifs et techniques, 48 enseignants et une cinquantaine de chercheurs. D'autres effectifs s'ajoutent à ces chiffres avec l'accueil d'intervenants extérieurs, d'élèves étrangers, de stagiaires recherche, de stagiaires de formation continue, Les trois activités principales de l'établissement sont la formation, la recherche et le transfert de technologies. Pour gérer les installations techniques sur l ensemble de ses bâtiments (SHON d environ m², voir détail en annexe), L IFMA dispose d un service interne de 6 personnes (service du Patrimoine) qui peut faire appel à des équipes externes (soustraitants) dans la réalisation de ses missions. Un projet de fusion entre l IFMA et l ENSCCF (Ecole Nationale Supérieure de Chimie de Clermont-Ferrand) est acté à l horizon Dans cet esprit, le logiciel devra être multi-sites pour anticiper cette évolution. Objectifs Objectif principal Le service du patrimoine IFMA souhaite exploiter un outil de GMAO relié à un système de demandes d intervention accessibles aux usagers depuis un navigateur web, afin de faciliter la gestion des activités de maintenance, de logistique, de mise en sécurité et d améliorer l environnement de travail des usagers du site. La solution devra comporter des outils pour la gestion des thématiques suivantes : Gestion des travaux Gestion de la maintenance préventive et curative. Gestion des contrats. Gestion des espaces/équipements Gestion des ressources (personnels internes et sous-traitants) Tableau de bord et traçabilité détaillée. Page : 7 sur 36

8 Partenaires impliqués La maitrise d'ouvrage de ce projet est portée par Christian CHASTAING, responsable du service Patrimoine de l'ifma. L'assistance à maitrise d'ouvrage est complétée par Olivier BULLAT et Christophe DUMONET (Centre de Ressources Informatiques). Page : 8 sur 36

9 Article 5: Contour fonctionnel souhaité Les modules et fonctionnalités décrits ci-après constituent le contour fonctionnel souhaité. (Chaque partie est détaillée ci-après) L'objectif est de choisir un progiciel qui rassemblera le maximum de ces fonctionnalités et qui se rapprochera le plus de nos besoins. Cette approche rend difficile une inscription systématique du caractère obligatoire ou facultatif de chaque fonctionnalité. Page : 9 sur 36

10 Gestion des ressources Le service du patrimoine de l IFMA souhaite optimiser la gestion de son équipe, le principe global étant de mettre à disposition du responsable du service (ou d une personne habilitée) un ensemble d outils facilitants la distribution du travail. (Voir schéma ci-dessus pour le détail). L IFMA disposant déjà d outils de gestion de ressources humaines au niveau global, le besoin n est donc clairement pas d avoir des fonctionnalités de GRH poussées au niveau de la solution de GMAO. Les besoins concrets sont donc de pouvoir Répertorier des informations concernant les agents au travers d une fiche qui rassemble : o L état civil (nom, prénom, téléphone professionnel ) o Les horaires de présence, d absences (congés) o Les qualifications de l agent Au niveau des ressources externes (fournisseurs), les besoins concernent des fonctionnalités classiques de gestion d un catalogue fournisseurs, avec : avec fiche détaillée o informations sur l entreprise (nom/téléphone siège/nom gérant/siret/adresse.) gestion des interlocuteurs d un fournisseur. Possibilité d authentification sur la solution si nécessaire, dans le cadre de la prise en charge d un Bon de Travail dans la cadre d une maintenance préventive. Le référentiel des fournisseurs pour notre système d information est la brique comptable. Tout l aspect financier ne sera pas géré dans la solution GMAO (établissement des bons de commande, coordonnées bancaires, ). Il est souhaitable que la solution offre la possibilité aux sous-traitants de se connecter via un navigateur pour rédiger des rapports d intervention. Page : 10 sur 36

11 Gestion des espaces/équipements L inventaire des équipements doit être organisé classiquement de manière arborescente selon des axes parallèles tels que : axe géographique, technique et fonctionnel (au moins 10 niveaux demandés). La gestion des espaces étant au centre des préoccupations, la solution devra permettre une répartition géographique du type SITE/BATIMENTS/ETAGE/SALLE/EQUIPEMENT. Chaque niveau/nœud de l arborescence géographique devra pouvoir hériter d un modèle de données spécifique afin de permettre une qualification précise du nœud (exemple : modèle de type bâtiment couvrant des champs spécifiques, modèle de type étage avec d autres champs possibles ). Chaque équipement doit pouvoir être placé à tous niveaux dans les arborescences. (Concrètement pas qu au dernier niveau) Concernant les équipements, l idéal recherché est aussi que chaque équipement puisse hériter d un modèle de données permettant une qualification précise (exemple : modèle de données pour le type ascenseur, ou pour le type extincteur). Ces modèles de données pouvant être décrit par l administrateur de la solution. Il est indispensable d avoir la possibilité en autonomie d ajouter/supprimer des champs aux modèles de données. Ces champs devront être typés (liste de choix, booléen, champs libres de n caractères, champs date etc ), les listes de choix faisant référence à des tables de références décrites dans le modèle de données global et accessible en modification à l administrateur de la solution. D autres fonctionnalités sont souhaitées et détaillées sur le schéma précédent, voir fiche équipement. Page : 11 sur 36

12 Maintenance préventive La maintenance préventive, en dehors des fonctionnalités classiques de description et de récurrences des tâches (voir schéma), doit permettre la mise en relation du travail planifié avec une bibliothèque de gammes opératoires, les articles nécessaires à la maintenance programmée, la qualification requise des agents qui prendront en charge cette maintenance. Catégorisation liée à une réglementation (contrôles réglementaires) Le processus de maintenance préventive du progiciel doit pouvoir générer automatiquement des bons de travaux si besoin : cas où la qualification nécessaire pour une maintenance est unique dans le service, le chef de service doit pouvoir assigner automatiquement les bons de travaux avec création automatique à J-15 ou J-7 automatiquement. Cas où l entreprise sous-traitante qui exécutera les travaux est clairement identifiée. Page : 12 sur 36

13 Il est souhaitable que l outil permette un suivi des équipements dans un plan pluriannuel glissant de travaux, avec durée de vie théorique des équipements, champ durée de vie constatée, avec un système d alertes sur la date de changement de l outil. La planification/affectation aux ressources est explicitée dans le paragraphe "Travaux", ci-après. Page : 13 sur 36

14 Gestion des contrats La solution devra permettre l inventaire des contrats de maintenances, et l association de ces contrats aux équipements correspondants. aux fournisseurs. La fiche descriptive d un contrat proposera des élements de base (voir schéma). Un système de notification (signalement de l arrivée à échéance pour reconduction) est demandé par message interne à l application et mails à une population identifiée fonctionnellement par un groupe. Modules optionnels Le schéma ci-dessus montre les options possibles de la solution. Les candidats sont donc laissés libres de répondre ou non. Page : 14 sur 36

15 Demande de travaux / interventions maint. Curative et projets) Le souhait est d'élargir l'interaction avec les usagers via une intégration Web du produit GMAO dans notre portail Web pour la saisie et le suivi des demandes d interventions. (Sous la forme d un helpdesk) Ce formulaire de demande d intervention intégrable à notre intranet (sous la forme d un code JavaScript / d une IFRAME) est requis. Ce formulaire devra permettre à l utilisateur de décrire le problème rencontré, catégoriser par métier, l associer à une branche de l arborescence géographique des équipements (permettant d identifier le lieu de l intervention). L authentification des usagers dans ce formulaire par LDAP est attendue, l authentification centralisée Yale CAS utilisé par l intranet IFMA serait un plus important. (http://www.jasig.org/cas ) Un système de notification par pour permettre à l utilisateur de suivre sa demande est souhaité. L idée générale est de notifier à l utilisateur chaque étape du traitement de sa demande. D un point de vue technique, il est souhaitable que la solution récupère des attributs utilisateurs au niveau de notre annuaire LDAP (active Directory), très concrètement l , afin de permettre la notification par de l avancée des travaux. Cette fonctionnalité technique permet une synchronisation efficace avec nos annuaires, et évite d automatiser un processus batch d import des nouveaux arrivants quotidiennement. Le workflow qui décrit l enchainement des étapes possibles d une demande d intervention, de son traitement jusqu à sa clôture est décrit dans le paragraphe suivant Page : 15 sur 36

16 Travaux Page : 16 sur 36

17 Concernant la planification des travaux, il est demandé d avoir un planning commun regroupant la maintenance curative et préventive. Les bons de travaux préventifs et curatifs seront distingués par un code couleur. Il est souhaitable que la planification des bons de travaux sur les ressources se fasse en glisserdéposer sur 1 écran ou apparaissent simultanément : le planning global de l équipe (avec visibilité sur la charge restante des ressources et leur présence/absence) les bons de travaux à affecter. Le planning devra posséder un affichage paramétrable (vue par agent / avec un zoom calendaire à la journée/semaine/mois) et si possible trimestre/année. Particularités liées à la maintenance préventive : Des fonctionnalités de fenêtres glissantes pour la réaffectation du préventif non réalisé sont souhaitables. Une fonction de recopie d une maintenance préventive sur un équipement ou un lot d équipement serait un plus. Cependant, un agent devra pouvoir prendre en charge une demande d intervention de manière autonome, en créant donc un bon de travail affecté sur lui-même, avec une planification. Le workflow détaillé d une demande d intervention à sa clôture est détaillé sur le schéma cidessus. Tableaux de bord et traçabilité détaillée Des fonctionnalités d indicateurs de suivi et de pilotage au quotidien sont demandées. Il est souhaitable que l ensemble de ces indicateurs puisse être agrégés dans un ou plusieurs tableaux de bord personnalisables par utilisateur selon ses besoins et son profil (agent/chef de service) Ainsi des rapports graphiques (de type Pareto par exemple) permettant d avoir des retours sur l activité selon une plage de temps définie sont demandés, exemples : Page : 17 sur 36

18 sur le taux de charge affichable selon des critères hebdomadaire/mensuelle/trimestrielle/semestrielle o nombre d interventions distinguant maintenance curative / préventive o nombre d interventions catégorisée aménagement. o Nombre d intervention services généraux (manifestations/courses/logistiques/espaces verts) des retards au niveau du plan de maintenance, des alertes de défaillances Le prestataire devra fournir une présentation détaillée des fonctionnalités proposées par sa solution dans ce domaine au travers d indicateurs d exemple. Au niveau historique, l outil proposé doit permettre aussi la traçabilité fine de l activité en permettant de requêter sur les objets métiers GMAO sur une fenêtre de temps d au moins 5 ans. (On entend par objet métier : bons de travaux, agents, demande d interventions, fournisseurs, équipements ) Il est souhaitable que la solution propose un outil graphique de requête, permettant des projections sur des intervalles de temps pour interroger l historique. De plus, les possibilités de jointures sur les différents objets métiers (en utilisant le côté relationnel de la base de donnée) sur les recherches seraient un plus. Gestion multi-société / multi-site en prévision de la fusion IFMA/ENSCCF Comme explicité en introduction, un projet de fusion entre l IFMA et l ENSCCF (Ecole Nationale Supérieure de Chimie de Clermont-Ferrand) est acté à l horizon 2016 pour faire une école des Mines de Clermont-Ferrand. Certains locaux de l ENSCCF pourraient rester la propriété de l Université Blaise Pascal. Notre souhait est de gérer la notion de multi-sites pour envisager des équipes d intervention distinctes ou communes. Toutes les restitutions doivent être capables d être filtrées ou consolider sur cette notion de site (arborescence géographique des bâtiments, tableaux de bord d activité,.). Dans la réponse, il faudra bien expliciter fonctionnellement comment est conçu le multi-sites : 1. Etanchéité totale des informations de deux sites différents 2. Marquage par le site de différentes entités (équipements, bon de travail, ), mais accès aisé à toutes les restitutions en prenant en compte tous les sites ou en filtrant sur l un d eux. Possibilités de gérer des éléments communs à différents sites (ressources humaines, bon de travail, fournisseurs, contrats,.) La future organisation n est pas définie à ce jour. Intuitivement la solution 1. qui prendrait en compte le multi-site dans une logique d étanchéité des informations de chaque site, ne nous parait pas opportune à ce jour. Page : 18 sur 36

19 Article 6: Spécificités techniques attendues Les modules et fonctionnalités décrits ci-après constituent le contour technique souhaité. (Chaque partie est détaillée ci-après) L'objectif est de choisir un progiciel qui rassemblera le maximum de ces fonctionnalités et qui se rapprochera le plus de nos besoins. Page : 19 sur 36

20 La solution est développée comme UN seul logiciel Le progiciel de GMAO doit correspondre au cadre d un développement global et commun à tous les clients de l éditeur. La personnalisation pour obtenir les fonctionnalités demandées ne doit être en aucun cas un développement spécifique, mais un paramétrage d une solution globale. Ainsi le progiciel devra être évolutif selon les mises à jour standards proposées dans le cadre de la maintenance du logiciel proposée par l éditeur. Spécifications clients/serveurs La solution doit s appuyer sur une architecture n-tiers, avec : un serveur de base de données autonome (type SGBD relationnel) au niveau des clients : o clients lourds (logiciel nécessitant une installation physique sur chaque client) o et/ou clients légers (type Full Web, aucune installation sur les clients requises) o les clients mobiles (applications mobiles spécifiques) seraient un plus. Les numéros de versions pour l ensemble des logiciels pouvant être nécessaire sont précisés dans le schéma ci-dessus. Interfaces possibles avec le Système d'information IFMA La solution doit faciliter l'adaptation à notre Système d'information, en proposant des outils pour s'interfacer avec les autres briques logicielles et en permettant une évolution du modèle de données. Page : 20 sur 36

21 La solution de GMAO doit permettre au minimum : l import de données pour la reprise de l existant (fournisseurs/équipements/agents ) l export de données, L extraction des données devra être possible sur tableaux Excel, en vue de l utilisation de tableaux croisés dynamiques. Un point d entrée de type web service pour la lecture/écriture de données serait un plus pour la solution. La personnalisation fine des imports (mapping du champ d import avec le champ d intégration à la solution) serait un plus. Gestion électronique de documents La solution devra permettre d attacher des fichiers à tout objet métier (équipements/fournisseurs/agents/nœud de l arborescence/ demande d intervention /bon de travaux/gammes opératoires.) Le type de ces documents doit être compatible avec les outils bureautiques du marché ( PDF, Microsoft Office ) D un point de vue technique, nous souhaitons que les documents soient directement intégrés à la base de données. Les points suivants apporteront un plus dans le critère du choix de la solution : o moteur de recherche global permettant la recherche sur : o des métadonnées de type auteur/catégorie, nom o le contenu des fichiers ( recherche plain-text dans les documents PDF, Mic. Office ) o Diffusion des documents élargie ( possibilité de générer une adresse URL unique de partage du document) dans le cas où l on veut partager rapidement un fichier déjà embarqué dans la solution, dans un autre contexte ( avec un fournisseur/partenaire) Page : 21 sur 36

22 Etats de sorties Des rapports pré-établis devront être disponibles dans l application. Le prestataire devra fournir une présentation détaillée des fonctionnalités proposées par sa solution dans ce domaine au travers de rapports exemples. Dans une approche plus globale la possibilité de créer ses propres rapports est souhaitable (exemple : automatiser des indicateurs pour le rapport d activité annuel sur le nombre d intervention par type, le taux de charge annuel etc ) Seraient un plus dans le choix de la solution : La fourniture du code source pour modification et personnalisation des rapports. La mise à disposition d outils de conception de rapport (IREPORT, BIRT, ) La mise à disposition du logiciel permettant de créer de nouveaux rapports, ainsi que la formation (adaptée à un public informaticien) seraient un plus. Recherches D une manière générale, La solution doit proposer la possibilité de rechercher avec des filtres sur les objets métiers (équipements, fournisseurs, demandes d intervention ). Il est souhaitable que la solution propose un outil graphique de requête évolué, permettant des recherches plus complexes (possibilité jointures de type SQL sur les différents objets métiers / recherche sur critères précis/ options de tri évolués sur un plusieurs champs séquentiels ) Page : 22 sur 36

23 Modèle de données La réponse devra très clairement préciser les possibilités d'évolutions du modèle de données en précisant si les possibilités suivantes sont offertes ou non: Possibilité de personnaliser le libéllé des champs proposés Mise à disposition de champs typés pour ajouter des données non prévues dans le socle de la solution (préciser le nombre par type et par entité) Possibilité d'intervenir directement sur le dictionnaire de données en ajoutant des champs et des tables de référence au modèle Gestion des droits fine La solution devra permettre la gestion centrale des droits d accès aux différentes fonctionnalités. Il est souhaitable que l administrateur de la solution puisse gérer des profils d utilisateurs associés à des droits spécifiques aux fonctionnalités, ces profils pouvant être simultanément attribués à des groupes d utilisateurs. Pour cela, le fait de rapatrier le découpage en groupe de nos utilisateurs depuis l annuaire LDAP (de type Active Directory) serait un plus. Personnalisation des interfaces L ensemble des interfaces mis à disposition des utilisateurs devra être personnalisable selon les besoins des utilisateurs. La personnalisation globale est souhaitable (ajout du logo de l entreprise, possibilité de retouche du style CSS dans le cas d une application Web ) Authentification des clients La solution devra s interfacer avec l environnement Microsoft Active Directory afin de récupérer les utilisateurs et le découpage en groupe de la population des utilisateurs.(protocole LDAP) L authentification du client lourd via Active Directory serait un plus. L authentification du client web via le protocole Yale CAS serait un plus. Qualité et sécurité de l information. La démarche qualité de l'établissement avec une certification ISO9001 doit nous faire progresser également sur la qualité de l'information. La solution doit proposer un certain nombre d'outils d'assistance à cet objectif: contrôle des saisies de données avec des tables référentielles, traçabilité des modifications de certaines informations. L'analyse de l'existant a montré également la nécessité d'optimiser certains processus en limitant l'utilisation d'outils bureautiques comme supports pour compenser des manques fonctionnels de la solution ou ses limitations dans la Page : 23 sur 36

24 participation de l'ensemble des acteurs. Ces outils bureautiques représentent un plus dans une logique d'extraction des données, mais pas comme support à des référentiels de données. Administration En complément des fonctions habituelles du profil administrateur, le responsable de la solution implémentée doit pouvoir gérer les profils utilisateurs et opérateurs procéder à des déconnexions d utilisateurs et d opérateurs, prendre la main sur le système, forcer ou corriger des données, Mobilité Pour l outil GMAO, l IFMA, attend du prestataire qu il présente les fonctionnalités mobiles qu offre sa solution sur des sujets comme le repérage des équipements ou l itinérance des opérateurs techniques. Page : 24 sur 36

25 Article 7: Prestations attendus. Dans le cadre du déploiement de l outil de GMAO, l IFMA attend une offre qui intègre : La fourniture de licences logicielles de la solution proposée par le candidat, qui permet de répondre aux besoins évoqués dans ce présent CCTP. Phase d analyse : Pendant la mise en place de l outil, dans le management du projet et son Implémentation, l IFMA attend du prestataire qu il assure une mission de conseil par rapport à la traduction des besoins en GMAO décrits dans le présent CCTP et à titre d exemples : o la validation des fonctionnalités, o l adaptation des données existantes (sélection des données fournies par le client pour effectuer la reprise des données fournisseurs, équipements, espaces) o La mise en œuvre d indicateurs. o Le développement d interfaces spécifiques à l adaptation de la solution dans le SI IFMA. En option, nous attendons également quel le prestataire retenu chiffre l animation de l ensemble des réunions de travail nécessaires à la validation de l expression des besoins. Les rythmes, la nature et les intervenants à associer aux réunions devront être détaillés dans le mémoire technique. Pendant toute la durée du contrat : l IFMA attend également du prestataire de poursuivre sa mission de conseil en conseillant sur les possibles évolutions de la solution informatique mise en place, en fonction de l usage et des nouvelles améliorations réalisées sur les logiciels du prestataire. Phase d installation : Le prestataire devra installer la totalité de la solution sur un (des) serveur(s) avec le système d exploitation demandé préinstallé par le client (sous la forme d une machine virtuelle VMWARE). Cette phase d installation s accompagnera d un transfert de compétences auprès de la personne qui prendra en charge l administration technique du serveur Installation de la solution sur un poste client, et transfert de compétence de l installation avec la personne responsable technique. Cette phase devra être validée par le client (validation fonctionnelle et de bon paramétrage) Phase reprise de données : En Option, le prestataire devra également prendre en charge la Page : 25 sur 36

26 reprise de données pendant cette phase d installation (fournisseurs, équipements, espaces) Phase de Formation : Formation des personnes responsables fonctionnelles de la plateforme GMAO. Formation aux agents du service patrimoine. Mise à disposition de la documentation de la dernière version de la documentation du produit. Phase de maintenance : Accès au support technique et fonctionnel de la solution (une hot-line doit être disponible pour répondre aux questions des utilisateurs et des opérateurs, support helpdesk) Mise à disposition des mises à jour logicielles et des mises à jour de la documentation. La réponse devra détailler les heures d ouverture de ce service. Maintenance annuelle : incluant les mises à jour du logiciel. Page : 26 sur 36

27 Article 8: Environnement du Système d'information Présentation L'IFMA déploie ses Systèmes d'information dans une logique "meilleur composant" en s'appuyant sur des progiciels pour ses briques principales (scolarité, comptabilité, ressources humaines et gestion de la recherche). Son Espace Numérique de Travail est un portail applicatif Web qui représente un point d'entrée dans le SI pour une majorité d'informations, en concentrant des applications métiers, des outils collaboratifs et des contenus CMS. Il est basé sur le produit JAHIA et sur le développement de Webapps J2EE. L'authentification est unifiée par le SSO CAS. Une gestion de droits d'accès fine permet de personnaliser les contenus à chaque acteur. Cet ENT a vocation à intégrer la couche Web des progiciels de gestion utilisés. Le Centre de Ressources Informatiques a des compétences dans les différents domaines du SI: gouvernance, exploitation système et réseau, développements d'applications et informatique de proximité. Il maitrise l'exploitation des serveurs et l'administration des postes clients. Il a des compétences en développement et en intégration Web et dans les développements d'interfaces entre briques applicatives. Il est amené à développer des applications quand leur aspect spécifique métier le nécessite. L'architecture matérielle Les vingt serveurs administrés en local sont virtualisés ou en cours de virtualisation avec la solution haute disponibilité VMWARE ESX 5. Elle est basée sur une ferme de quatre serveurs sur lesquels les machines virtuelles sont réparties. Les besoins en termes de CPU, de mémoire volatile et de mémoire disque devront être décrits de façon à définir si des compléments de matériels sont à prévoir dans la mise en place de la solution. La réponse devra clairement préciser si une virtualisation avec nos outils est déjà validée par l'éditeur. Cela exclut un contrôle de licences par des systèmes matériels sur port série ou USB (dongle). Les postes clients sur lesquels le client lourd devra être installé utilisent Windows 7 ou Windows XP. Le réseau Notre réseau local est basé sur Ethernet 10/100/1000 et TCP/IP. Le cœur de réseau distribue des serveurs connectés en Giga, avec une étoile optique en Giga et des postes clients reliés en 100 Méga. Le réseau est segmenté par des VLANs entre lesquels un routage est possible et des filtrages sont opérationnels. Il est raccordé à un réseau métropolitain et au réseau national RENATER. L'IFMA est donc son propre fournisseur d'accès. La base utilisateur et l authentification. La base utilisateur est dans l environnement Microsoft Active Directory. L authentification est compatible avec le protocole LDAP. Page : 27 sur 36

28 L authentification pour les applications avec accès web est compatible avec le protocole YALE CAS. Page : 28 sur 36

29 Article 9: Grilles d'analyses et d'évaluation Une très grande attention sera portée au renseignement de ces grilles d'analyses et d'évaluations. Ces grilles d évaluation sont sous la forme d un fichier au format Microsoft Excel : 5-Cadre_réponse_technique_fonctionnel.xls (Ce fichier est découpé en deux onglets à compléter) Elles seront restituées dans les réponses avec un exemplaire papier, et un exemplaire numérique sur CDROM, DVD ou clés USB. Le support numérique est disponible en téléchargement sur rubrique Marchés publics. Si l'outil bureautique utilisé, ou sa version, pose un problème, nous pouvons fournir d'autres versions à la demande. Chaque ligne sera traitée avec une réponse courte dans la colonne appropriée, et complétée par des commentaires argumentés, des descriptions ou des renvois à des paragraphes et des numéros de pages vers les documents constituant la réponse." Page : 29 sur 36

30 Article 10 : Calendrier prévisionnel et phases de mise en place. Calendrier prévisionnel Il est souhaité, dans le cadre de la réponse : un calendrier prévisionnel à compter de la date du 1 er octobre Ce calendrier prévisionnel partira d une réunion de lancement du projet Démarrage du projet : À partir du 1 er octobre Phases de mise en place. Les phases suivantes de mise en place sont attendues : Phase d analyse Phase d installation Phase de formation Phase de maintenance Voici leurs détails dans l article 7. Page : 30 sur 36

31 Article 12 : Cadre de réponse financier Une très grande attention sera portée au renseignement du bordereau de prix unitaire, qui est le fichier bpu-ifma-gmao.xls Ce fichier sera restitué dans les réponses avec un exemplaire papier, et un exemplaire numérique sur CDROM, DVD ou clés USB. Le support numérique est disponible en téléchargement sur rubrique Marchés publics. Si l'outil bureautique utilisé, ou sa version, pose un problème, nous pouvons fournir d'autres versions à la demande. Chaque ligne sera traitée avec une réponse courte dans la colonne appropriée, et complétée par des commentaires argumentés, des descriptions ou des renvois à des paragraphes et des numéros de pages vers les documents constituant la réponse." Page : 31 sur 36

32 Article 13 : MODALITES DE DEMONSTRATION DU LOGICIEL Après une première analyse des offres remises par les candidats, une démonstration dans les locaux de l IFMA à Aubière (http://www.ifma.fr/planaccesifma) sera demandée aux candidats retenus sur la base des offres écrites. La présentation devra montrer la capacité de la solution à répondre aux besoins techniques et fonctionnels spécifiés dans ce présent CCTP. Il est souhaitable d avoir une démonstration qui reprend différentes tâches clés, sous différents profils utilisateurs (usager qui fait une demande d intervention, chef de service qui attribue un bon de travail à un agent, agent qui rédige un rapport d intervention ) Une liste de références clients utilisateurs de la solution sera appréciée (avec coordonnées pour contact et date d installation) Dans l hypothèse d une convocation, les candidats réserveront des disponibilités dans la période du 30 juin au 8 juillet Page : 32 sur 36

33 DI : BT : RI : CRI: ENT: IFMA: SSO: CAS: Glossaire des abréviations Demande D intervention Bon de travail. Rapport d Intervervention. Centre de Ressources Informatiques Espace Numérique de Travail Institut Français de Mécanique Avancée Espace Numérique de Travail (portail Web) de l'ifma Single Sign On (authentification unique) CAS est un système d'authentification unique : on s'authentifie sur un site Web, et on est alors authentifié sur tous les sites Web qui utilisent le même serveur CAS. Il évite de s'authentifier à chaque fois qu'on accède à une application en mettant en place un système de ticket (source wikipedia) Page : 33 sur 36

34 Annexes Annexe 01 - Besoins en licences Base 1 Fonctionnalités Besoin en postes installés Besoin en licences à jetons Clients Lourds ou Full Web pour les usagers du service patrimoine de l IFMA. Clients Web pour les utilisateurs 7 7 Illimité (env 1000 potentiels ou 3 accès simultanés) Illimité (env 1000 potentiels ou 3 accès simultanés) Annexe 02 : Schéma de synthèse de la répartition des différents espaces à l IFMA. Page : 34 sur 36

35 Annexe 3 : éléments pour la reprise de données. Comme énoncé dans le CCTP, l'ifma souhaite une reprise de données pour les objets métiers tels que les fournisseurs, les équipements, les espaces. Afin de permettre au candidat d'estimer au mieux ce travail, voici ci-après des élements détaillés : Eléments pour la reprise de données Fournisseurs. La volumétrie est d'environ 200 fournisseurs. L'IFMA est en mesure de fournir un fichier plat de type csv, comprenant les champs suivants : Société / Métier / Téléphone / Fax / Nom / Adresse / Code / Ville / BP / Compte Client Eléments pour la reprise de données Espaces. Rappel CCTP : Les espaces seront hiérachisés selon l'arboresence SITE/BATIMENTS/ETAGE/SALLE/EQUIPEMENT la volumétrie estimée pour chacun des niveaux est la suivante : SITE : 2 BATIMENTS : 6 ETAGE : 7 maximum par bâtiment ( y compris toit terrasse et fondation) LOCAUX : 500 au total. ESPACE EXTERIEUR : 3.5ha, subdivisé en voies et réseaux / espaces verts / parkings. L'IFMA est en mesure de fournir un fichier plat de type csv, comprenant les champs suivants : Bâtiment / Etage / Numéro de Salle / Description Occupant / TypeSalle / Enquête France Domaine / Type locaux Enquête Ministère Occupation / Type locaux Enquête Ministère Surface / Processus de rattachement / Gérée dans AURION / Affectation / groupe pédagogique / Nombre de personnes maximum / Nombre de places assises / apprenants / Vidéopro en fixe / Ancienne numérotation / Surface utile / SHON / SHOB / Sols Eléments pour la reprise de données Equipements. La reprise de données des équipements concerne plusieurs type d équipements. Voici une liste non exhaustive ( nécessite un travail d analyse plus complet pour établir des besoins d automatisations de reprises) : Description de Volumétrie estimée Nombre de champs l équipement dans le fichier csv Clapets coupe feu Env Ascenceurs 6 5 Elements de contrôle Env d accès. Elements chauffages Env Elements plomberie Env à 10 Elements de Ventilation Env Page : 35 sur 36

36 Tableaux electriques Portes coupe-feu Elements de désenfumage Elements d éclairage de sécurité Extincteurs Elements du Système de sécurité incendie A titre d exemple, voici l en-tête du fichier de description des élements de désenfumage : Page : 36 sur 36

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