CAHIER DES CHARGES. «Organisation et gestion de la participation collective Normandie AeroEspace au 51ème Salon de l Aéronautique et de l Espace»

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1 CAHIER DES CHARGES «Organisation et gestion de la participation collective Normandie AeroEspace au 51ème Salon de l Aéronautique et de l Espace» Paris - Le Bourget du 15 au 21 juin 2015 Date de la demande : 6 janvier 2014 Date limite de remise des offres : 19 janvier 2015 Date de commencement de la prestation : 22 janvier 2015

2 Sommaire 1- Présentation de NAE.page 3 2- Présentations des missions...page 3 3- Durée de la mission..page 6 4- Livrables attendus page 6 5- Réponses à la consultation page 6 NAE AO Organisation et gestion de la participation de NAE au Bourget 2015 Page 2 sur 6

3 1. PRESENTATION DE NAE Avec près de emplois, la Normandie se positionne au premier plan des régions aéronautique, spatiale, de défense et de sécurité. Présente aussi bien en Haute qu en Basse-Normandie, Normandie AeroEspace (NAE) compte parmi ses adhérents plusieurs grands industriels tels que Safran (présent à travers Snecma, Morpho et Aircelle), Zodiac, Thales ou encore UTC Aerospace Systems, mais également tout un maillage de PME-PMI, laboratoires et établissements d enseignement. Afin de soutenir ces structures dans toutes les dimensions de leur développement, la filière Normandie AeroEspace s est structurée en association autour de 4 axes: Recherche, Technologie & Innovation (RTI), Business & Performance, Emploi & Formation et la Communication. Plus que jamais, Normandie AeroEspace est engagée dans le développement économique de la région avec la volonté de contribuer à faire reconnaître la Normandie comme une région aéronautique et spatiale française d excellence. Le Salon du Bourget est le 1 er Salon de l aéronautique, du spatial, de la défense et de la sécurité au niveau mondial. Il constitue pour les entreprises membres de Normandie AeroEspace un évènement à ne pas manquer, car il constitue un évènement majeur pour le développement de leur entreprise, sur les plans national et international. Normandie AeroEspace tient à apporter, au travers de son Pavillon d environ 400 m2, un soutien et une organisation sans failles pour les accompagner avec une prestation clés en mains irréprochable. NAE tient également, au travers de son pilotage, de ses choix de prestataires et de son plan de communication, à apporter une très bonne visibilité à ses exposants, à contribuer ainsi à rehausser encore leur image d excellence, et à les dédouaner de tous les aspects organisationnels. NAE AO Organisation et gestion de la participation de NAE au Bourget 2015 Page 3 sur 6

4 2. PRESENTATION DE LA MISSION : Organisation de la participation collective - Base 38 exposants 1 / PHASE DE PREPARATION Cette phase a pour but de définir les modalités de participation et d en engager la mise en œuvre. La mission du prestataire retenu consistera à : - Assurer le suivi du budget de l action, y compris les montants de subvention prévisionnels, - Suivre la trésorerie sous le pilotage de NAE, - Suivre les inscriptions et la liste des exposants, - Gérer les fiches «exposant indirect» et les codes fournis par l organisateur, - Réaliser et proposer les plans de répartition des exposants, - Rédiger et envoyer le dossier d appel d offres «aménagement» aux prestataires pressentis par NAE, - Participer à 2 réunions en Normandie (groupe projet Bourget), - Assurer le Suivi des réservations d hôtels pour NAE, - Accompagner l équipe NAE sur tous les aspects du salon, notamment la communication et évènementiel (ce dernier pouvant avoir lieu une semaine avant le début du Salon). 2 / PHASE DE GESTION Cette phase a pour but de définir les besoins des participants, pour les globaliser et les gérer, en relation avec les prestataires sélectionnés par NAE. La mission du prestataire sélectionné consistera à : - Sélectionner et contrôler les 4 meilleures offres d aménagement et établir un tableau comparatif, pour choix final par NAE, lors d une réunion du groupe projet. Le prestataire animera cette séance et gérera la présentation des prestataires. - Définir avec chaque participant les modalités de sa participation clés en main, en proposant et gérant les offres des différents prestataires, - Rédiger et envoyer à chaque exposant une confirmation de stand précisant texte d enseigne, n du stand, mobiliers commandés, réservations d hôtel et toute autre information liée à sa participation, - Suivre et relancer les exposants pour les inscriptions aux catalogues, - Réaliser et proposer les plans d aménagement, de localisation des points électriques et des enseignes, - Gérer l aménagement de l espace en relation avec le prestataire choisi, veiller au bon achèvement de cet aménagement dans le délai et la qualité prévus - Préparer les données nécessaires à l établissement par Normandie AeroEspace des facturations aux participants, soit la deuxième facture d acompte et la facture finale, les options souscrites (mobilier, catalogue, badges, invitations ). - Préparer les bons de commande techniques (électricité, éclairage, enseignes, mobilier, eau, nettoyage, air comprimé, téléphone, télécopie, internet, nettoyage) et les envoyer après validation par NAE, - Gérer les badges exposants, les invitations et les places de parking, NAE AO Organisation et gestion de la participation de NAE au Bourget 2015 Page 4 sur 6

5 - Pré-sélectionner un barman pour choix par NAE, - Participer à 4 réunions en Normandie (groupe Projet Bourget), à 2 réunions avec les exposants, et à une autre à Paris si nécessaire, - Suivre, sous pilotage de NAE, le budget et la trésorerie, en veillant à la conformité avec le budget NAE Au terme de cette étape, NAE disposerait des documents suivants : - Commandes techniques (décoration, électricité, catalogue, invitations), - Confirmation de stand pour chaque participant, - Facture finale, factures concernant les options, - Budget prévisionnel et situation de la trésorerie avant réalisation. 3 / PHASE DE REALISATION Durant cette phase, la mission du prestataire retenu consistera à : - Assurer une visite sur place lors du montage par l installateur choisi, - Réceptionner sur place, l après-midi du samedi 13 juin 2015, les prestations des fournisseurs (stand, aménagements, commandes techniques, hôtel), en veillant au respect des délais annoncés, - Accueillir les exposants le dimanche 14 juin, et aider à leur installation, en veillant aux interventions des différents prestataires, - Piloter, en relation avec l équipe NAE, l organisation d évènements sur le stand, - Appui à l équipe NAE sur le stand de 8h30 à 18h30 du 15 au 21 juin pour la gestion quotidienne des aspects de la vie du stand, - Vérifier les arrivées prévues à l hôtel, - Chaque jour, gérer un buffet repas à destination des exposants (80 à 90 personnes), pour moins de 13 euros par repas boissons incluses, en effectuant les achats en supermarché, avec les moyens financiers de NAE, avec l appui de l équipe NAE pour le service, - Gérer également l approvisionnement d un buffet petit-déjeuner journalier, - Planifier si besoin la gestion des espaces collectifs et des bureaux mis à disposition pour les rendez-vous Exposants / Donneurs d ordre, - Veiller aux approvisionnements du stand : catalogues, bar, - Gérer, en relation avec les prestataires, les éventuels problèmes techniques, - Assister les exposants lors du démontage le dimanche 21 juin jusque 23h00, - Gérer l éventuelle arrivée précoce d exposants, dès le jeudi 11 juin. 4 / PHASE D APRES SALON - Etablir le budget final, en veillant à sa conformité avec les dossiers de financement NAE - Participer à une réunion de débriefing en Normandie. Durant sa mission, le prestataire retenu travaillera en appui de l équipe NAE et se présentera en tant que prestataire NAE, avec création d un spécifique. NAE AO Organisation et gestion de la participation de NAE au Bourget 2015 Page 5 sur 6

6 3. MODALITES ET DELAI DES REPONSES Le délai maximum de remise de vos offres est le suivant : dès que possible, et au plus tard le 19 Janvier Les prestataires intéressés doivent envoyer leur offre en détaillant chacune des 4 phases décrites ci-dessus, en indiquant la valorisation des différents frais de déplacement liés. Cette offre doit être proposée comme un forfait, quel que soit le temps réel passé à l exécution de la prestation décrite dans ce document. Les prestataires doivent indiquer leurs conditions de paiement. 4. INDICATION SUR LES CRITERES D EVALUATION DES OFFRES Pour évaluer les différentes offres, une pré-sélection sera effectuée par la Déléguée de Normandie AeroEspace, puis la décision finale sera prise par le Bureau NAE. Les critères retenus seront les suivants : 1. Evaluation de la pertinence et de l adéquation de la prestation proposée par rapport à la demande (coefficient 2) 2. Expertise reconnue du prestataire dans le domaine objet de son offre (coefficient 3) 3. Coûts (coefficient 2) 4. Reconnaissance de la qualité du prestataire par des membres ou partenaires NAE (coefficient 3) 5. REPONSES A LA CONSULTATION Les réponses sont à nous envoyer par mail à l attention de Marilyne Cavelier : gestion@nae.fr Date limite de dépôt des dossiers : au plus tard le 19 janvier 2015 Le premier tri des propositions sera réalisé à partir des dossiers à réception. La décision d attribution du marché sera communiquée très rapidement, pour un début de mission immédiat. NAE AO Organisation et gestion de la participation de NAE au Bourget 2015 Page 6 sur 6