CONTENU 1. INTRODUCTION Q3 SUPPORTLINE. Lundi à vendredi de 09:00 à 12:00 et de 14:00 à 16: INSTALLATION ET LICENCE...

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1 CONTENU 1. INTRODUCTION INSTALLATION ET LICENCE ELEMENTS D UTILISATION DE BASE TRAVAILLER AVEC L'EXEMPLE DE Q3 ADRESSES Leçon 1 F1 Aide dans le programme Leçon 2 Préparations Leçon 3 Adresses Leçon 4 lettres en serie (circulaire) LEçon 5 Sauvegarder des données INITIATION RAPIDE Q3 Comptabilite - version livre de comptes Q3 Comptabilité Comptabilité en Partie double Q3 Factures Q3 Salaires Q3 Menage Q3 Association Q3 Paiements Q3 Business Q3 Small Business Q3 Home office Q3 SOFTWARE CLUB ET SERVICES Q3 Software Club Q3 Software Service APERÇU DE FONCTION Q3 Adresses Q3 Ménage Q3 Association Q3 Comptabilité Q3 Factures Q3 Salaires Q3 Paiements Q3 Business INTRODUCTION Ce manuel Quick Start a pour but de vous aider à acquérir vite et avec succès les connaissances de base ou bien pour le logiciel acheté, ou bien pour un autre Q3 logiciel pour lequel vous vous intéressez (vous pouvez installer et tester chacun des produits décrits en bas pendant 30 jours sans engagement de votre part). Nous vous recommandons en plus de faire le cours de base dans le manuel spécifique à votre logiciel que vous pouvez directement appeler dans le logiciel par (?-menu) ou par INFORMATIONS IMPORTANTES Le cours de base pour Q3 Adresses dans le chapitre 4 vous montre de manière facile et rapide comment fonctionnent tous les Q3 logiciels et il est donc idéal pour commencer à travailler avec nos logiciels. Une aide détaillée (touche! dans le logiciel) est bien entendu disponible pour chaque Q logiciel ainsi qu'un cours de base dans le manuel spécifique au logiciel. Vous pouvez ouvrir ce manuel directement dans le logiciel par le? -menu et l'imprimer le cas échéant. Chaque Q3 logiciel est disponible dans la version de base standard ainsi que dans les versions élargies advanced et profi. Un changement de la version standard à la version advanced jusqu'à la version profi peut se faire à tout moment avec un transfert intégral de données. Vous trouvez des informations détaillées concernant les différences des fonctions à la fin de ce manuel. Certains logiciels sont des fois contenus dans des autres, par exemple Q3 Adresses dans Q3 Factures ou Q3 Comptabilité dans Q3 Association. Q3 Business est la version élargie, intégrée et adéquate aux réseaux informatiques des versions profi Q3 Comptabilité et Q3 Factures, complété par Q3 Salaires. Q3 Business contient en plus une comptabilité de créanciers et une gestion de stock. Les informations dans ce manuel qui ne concernent que les versions advanced et/ou profi, sont marquées selon la version correspondante. Q3 SUPPORTLINE 0900 Q3HELP ( ) Lundi à vendredi de 09:00 à 12:00 et de 14:00 à 16:30 Toutes les informations dans ce manuel sans garantie sous réserve de modifications. 2007/2013 Q3 Software AG 2

2 2. INSTALLATION ET LICENCE 3. ELEMENTS D UTILISATION DE BASE INSTALLATION Si vous téléchargez la version, exécutez le fichier Q3Setup.exe. Si vous désirez d installer moyennant votre CD ROM, introduisez le CD ci-joint dans le lecteur CD. Votre ordinateur est préparé pour l'installation de Q3 Software et le menu d'installation apparaît. Sélectionnez ici le logiciel que vous avez acquis ou que vous désirez tester et suivez les indications d'installation. Après l'installation terminée, vous trouverez votre logiciel sous Lancement, groupe Q3 Software. Après l'installation réussie vous trouvez dans le groupe de programme Q3 Software aussi l'entrée "Installation FreePDF". Après l'installation de FreePDF vous disposez d'une imprimante Windows qui vous permet de créer des fichiers PDF. Vous recevez des informations ultérieures pendant l'installation. U Le menu d installation devrait être automatiquement lancé. Si ce n est pas le cas, sélectionnez le lecteur de CD-ROM depuis l explorateur Windows et cliquez deux fois sur Q3Setup.exe. PREMIER LANCEMENT DU LOGICIEL Au premier lancement du programme, l ordinateur vous demandera le nom et le numéro de licence. Celui-ci figure sur le certificat de licence annexé. Entrez le nom et le numéro et confirmez ce dernier, en cliquant sur Sauvegarder. Votre programme Q3 initialisera alors la base de données et ouvrira la fenêtre de programme. Si vous souhaitez utiliser un logiciel Q3 que vous n avez pas acheté, installez-le comme décrit cidessus, mais ne remplissez pas les champs de licence. A la place, cliquez sur le bouton Ignorer. Le logiciel est alors lancé comme version de démonstration. Vous pourrez utiliser toutes les fonctions du logiciel pendant 60 jours. Si vous achetez la version complète plus tard, vous pourrez soit continuer à utiliser les données saisies, soit repartir à neuf. ATTRIBUTION DE LA LICENCE Chaque Q3 logiciel est équipé d'un mécanisme d'attribution de la licence. Ceci permet que tous les Q3 logiciels se trouvent sur le même CD. Vous recevez de notre part un numéro de licence personnel pour chaque produit acquis. Veuillez nous communiquer ce numéro sans tarder ou bien directement via Internet ( ou bien par fax ou par envoi de la carte de licence. Nous vous transmettrons ensuite votre numéro supplémentaire également personnel avec lequel vous pourrez utiliser le logiciel pendant une période de temps illimitée. Vous pouvez introduire le numéro supplémentaire lors de chaque lancement du logiciel ou dans le menu? sous Licence. En tant que membre du Q3 Software Club, vous pouvez également introduire votre numéro de club personnel dans la fenêtre Licence. Vous avez ainsi accès à beaucoup de fonctions supplémentaires qui vous faciliteront encore plus le travail avec Q3 Software. Vous trouvez des informations sur le Q3 Software Club dans le chapitre 5 de ce manuel ou sous U Si vous vous inscrivez au Q3 Software Club directement lors de l'enregistrement, vous recevez 30 % de rabais sur la cotisation du club pendant la première année d'affiliation. Profitez de cette occasion unique! L ECRAN DE BASE L écran de base apparaît dès le lancement du programme avec la barre de menu et la barre de symboles (petits boutons de commande pour l accès rapide aux fonctions de menu). LA BARRE DE MENU La barre de menus assume la fonction de centrale de commande. Chaque menu a une fonction différente. Les menus peuvent être directement ouverts avec la touche A et la lettre soulignée (p. ex. A+f pour le menu fichier). De nombreux points de menu peuvent être activés avec les touches du clavier (hotkeys). Les combinaisons des touches apparaissent dans le menu à droite. Le menu Fichier sert à accéder à un tableau entier (p. ex. adresses, écritures). Le menu Editer se réfère à des éléments isolés (lots de données) d un tableau (p. ex. une seule adresse). Le menu Détail ne contient que des fonctions qui se réfèrent à la fenêtre actuellement ouverte (p. ex. Détail+Propriétés dans la fenêtre d adresses). Le menu Fonctions contient toutes les fonctions principales du programme (p. ex. délais, billets de notes). Le menu? mène à l aide online, à Internet et au Club. LA FENÊTRE DE TRAVAIL sert à l édition de lots de données dans une liste (p. ex. fenêtre d adresses). Dans la partie supérieure apparaît la liste avec tous les lots de données momentanément disponibles, p. ex. adresses. Si la liste est active, une barre apparaît sur l élément actuel. Avec les touches du curseur ou avec la souris, vous pouvez vous déplacer dans la liste. La partie inférieure est réservée à des informations de détail sur le lot de données actuellement sélectionné. Cette partie sert également de champ d entrée pour la saisie d un nouveau lot de données ou pour la modification d un lot de données existant. Les menus Fichier, Éditer et Détail accompagnent chaque travail dans une fenêtre de travail. Les points de menu actifs diffèrent d une fenêtre de travail à l autre. La fenêtre de dialogue est une fenêtre de travail sans liste et sert pour la saisie de champs qui sont ou bien importants pour la prochaine action ou qui ont un caractère de configuration. La fenêtre de configuration (Fichier+Configuration) est une fenêtre de dialogue typique. Deux éléments d utilisation se rencontrent souvent dans les fenêtres de travail et de dialogue: Le choix de champ: Si un champ est marqué à droite par une flèche (vers le haut ou vers le bas), il y a un choix à disposition. Avec la touche ou en cliquant avec la souris sur la flèche, vous pouvez ouvrir la liste des choix. Avec E ou en cliquant deux fois avec la souris sur le choix qui est le vôtre, vous confirmez votre option et la liste se referme. Le bouton de commande (button): un bouton de commande peut être rejoint comme chaque autre champ par la touche tabulateur. Le bouton de commande n est pas un champ d entrée, mais un champ d action. Avec E ou en cliquant avec la souris, vous déclenchez l action qui est inscrite sur le bouton. Chaque numéro de licence est lié à son propriétaire. Faites donc très attention à ce que votre numéro de licence personnel ne tombe pas dans les mains de personnes non autorisées. 3 4

3 4. TRAVAILLER AVEC L'EXEMPLE DE Q3 ADRESSES Installez et lancez le logiciel Q3 Adresses. Une fenêtre s ouvre, vous demandant les références de la licence. Si vous avez acheté un autre programme Q3, cliquez sur Continuer. C est maintenant que commence le cours de base, dont l'objet est de vous montrer comment travailler avec Q3 Software. Pour les informations détaillées, reportez-vous au manuel ou à l'aide online. 4.1 LEÇON 1 F1 AIDE DANS LE PROGRAMME L aide de programme ne vous permettra pas seulement de vous familiariser avec le logiciel, elle vous assistera également dans l utilisation de fonctions auxquelles vous aurez recours plus rarement, comme l importation de données ou la (re)configuration. Vous avez désormais la possibilité de compléter l aide de programme par vos propres commentaires. De cette manière, vous pouvez constituer un mode d emploi personnalisé. Après le premier lancement du logiciel, la fenêtre de licence apparaît (l aide de programme est dès maintenant à votre disposition). Pour commencer, il faut savoir comment remplir cette fenêtre. Ouvrez la fenêtre Aide avec F1 ou avec?+aide Cliquez avec la souris sur Chercher Tapez Attribution de la licence Cliquez avec la souris sur Chercher Une fenêtre d aide Menu? apparaît avec des indications soulignées en vert. La première est Attribution de la licence. Si vous mettez le curseur de la souris sur cette indication, une main apparaît. Cela signifie qu il y a une autre explication derrière cette définition. Cliquez sur Attribution de la licence avec la touche gauche de la souris Le logiciel va sur le texte d aide Attribuer licence où vous trouverez l information recherchée. Fermez la fenêtre Aide en cliquant sur Fermer 4.2 LEÇON 2 PRÉPARATIONS Comme il s agit du premier lancement de Q3 Adresses, le logiciel vous offre la possibilité de saisir le numéro de licence. Utilisez l aide de programme pour savoir comment procéder. Tapez votre nom et votre entreprise ou votre lieu de domicile dans les deux champs Nom Prenez votre certificat de licence et tapez votre numéro de licence personnel dans le champ Numéro licence. Si vous avez acheté un autre programme Q3, cliquez sur Continuer. Vous pourrez ainsi utiliser le module de test pour apprendre à vous servir de votre logiciel. Tapez votre numéro personnel dans le champ Numéro licence supplémentaire. Choisissez Sauvegarder Q3 Adresses vous propose maintenant d établir une liste avec toutes les localités de la Suisse. Profitez-en: Plus tard, vous n aurez qu à introduire le numéro postal, et le logiciel lui-même trouvera la localité correspondante. Attendez un petit instant jusqu'à ce que Q3 Adresses ait terminé l'installation. Voilà la fenêtre d'adresses se présente pour la première fois. Elle restera toujours ouverte jusqu à l arrêt du logiciel. 4.3 LEÇON 3 ADRESSES Vous aimeriez saisir vos adresses. Une barre vide nous signale qu il n y a pas encore d adresses. Des fonctions comme Fichier+Imprimer ou Editer+Nouveau sont à disposition. SAISIR UNE ADRESSE Avec Editer+Nouveau ou Nouveau, passez en mode de saisie: À chaque adresse est attribué un numéro d adresse. Q3 Adresses propose le numéro «00001» Sautez le champ No Adresse avec T dans le champ prochain Tapez Luc dans le champ Prénom et Jardin dans le premier champ Nom Tapez Rue brouillon 77 dans le premier champ Adresse Tapez 8311 dans le champ NPA (+T) Q3 Adresses a automatiquement rempli le champ Localité avec Brütten. Toutes les localités de la Suisse sont enregistrées dans une liste NPA/lieu. Avec dans le champ NPA ou dans le champ Lieu, vous ouvrez une fenêtre de travail avec ces lieux. Vous pouvez saisir de nouveaux lieux par exemple des lieux à l étranger. Choisissez Propriétés La fenêtre Propriétés contient des registres différents pour des informations supplémentaires pour chaque adresse. Vous pouvez introduire jusqu à cinq caractéristiques dans le premier registre. Parce ce que nous n avons pas encore saisi des caractéristiques, nous ouvrons d abord la fenêtre caractéristiques: MODIFIER UNE ADRESSE Ouvrez avec dans le champ Caractéristique1 - la fenêtre caractéristiques Choisissez Nouveau et tapez membre actif dans le champ désignation. Sauvegardez la nouvelle caractéristique avec Sauvegarder Choisissez la nouvelle caractéristique avec E ou par double clic de la souris. La caractéristique est reprise dans les propriétés d adresse. Fermez la fenêtre Propriétés avec Fermer Sauvegardez l adresse nouvellement saisie avec Sauvegarder L adresse est sauvegardée et Luc Jardin apparaît comme seul élément dans la liste. Saisissez quelques adresses supplémentaires! Vous souhaitez saisir le numéro de téléphone de Luc Jardin. Changez dans le mode de modification avec Modifier Tapez 099/ dans le champ Téléphone1 Quittez le mode de modification avec Sauvegarder La liste d adresses est de nouveau active et la barre de sélection se trouve sur l adresse modifiée. EFFACEZ UNE ADRESSE Choissez Effacer Et il a disparu, Luc Jardin. L adresse se trouve pourtant sur la liste des adresses à saisir. Vous devez donc la ressaisir. Mais il y a également une autre possibilité: Choisissez Editer+Annuler Voilà Luc Jardin est de nouveau là! Cette fonction d annulation est disponible tout le temps jusqu à l arrêt du programme! 5 6

4 IMPRIMER DES ADRESSES Vous avez saisi toutes vos adresses. Vous souhaitez maintenant imprimer la liste de vos adresses, pour la contrôler. Vous pouvez le faire directement dans la fenêtre d adresses ou avec Analyses+Liste d adresses. Vous restez dans la fenêtre d adresses: Choisissez Fichier+Imprimer La fenêtre d impression pour adresses s ouvre. La partie supérieure contient des indications particulières aux adresses, la partie inférieure contient les paramètres d impression habituels. Ouvrez avec dans le champ Formulaire un choix avec tous les formulaires d adresses à disposition Allez sur Standard avec la barre de sélection et choisissez ce formulaire avec E ou par clic de souris Allumez l imprimante et choisissez Imprimer Vous avez maintenant la liste imprimée de toutes vos adresses. Pour connaître d'autres fonctions, veuillez ouvrir p. e. le menu Fichier par A+f et sélectionnez tous les points de menu un après l'autre moyennant les touches du curseur. Répétez ce 'aller voir dans les menus' après avoir saisi quelques adresses. Beaucoup de points de menu ne sont actifs que maintenant. Les fonctions de menu les plus importantes sont également disponibles dans la fenêtre de travail à droite comme boutons de commande. 4.4 LEÇON 4 LETTRES EN SERIE (CIRCULAIRE) Vous souhaitez informer tous vos membres de votre club sportif au premier entraînement: Choisissez dans le menu Fonctions+Traitement texte Puisque vous n avez pas encore édité de textes jusqu à présent, la fenêtre de texte est vide, et dans le titre de la fenêtre est uniquement écrit Fenêtre texte. Ajoutez un taquet de tabulation moyennant votre souris en dessus dans la fenêtre, à l endroit même où vous souhaitez voir apparaître l adresse. Appuyez sur la touche Tab: le curseur se place automatiquement là où vous devez saisir le nom (#Nom1). Saisissez le texte suivant: Cher membre, #Nom1 #Adresse1 #NPA #Lieu Nous avons le plaisir de vous informer que le premier entraînement après les vacances aura lieu lundi à Avec nos meilleures salutations Votre président Vous pouvez constater que là où des informations provenant d adresses doivent être imprimées, des noms de champs (qui commencent par le caractère spécial #) sont indiqués. Vous n avez pas besoin de les écrire à la main: Si vous choisissez une donnée dans le champ Positions de champ, celle-ci sera automatiquement écrite à la position actuelle du curseur. Avant de lancer l impression de la circulaire, effectuez un test. Choisissez Fichier+Imprimer Choisissez dans le champ Numéro d adresse le no. d adresse de Luc Jardin Choisissez Aperçu La lettre apparaît dans l aperçu. Les positions de champs ont été remplacées par les champs d adresses de Luc. Fermez l aperçu et la fenêtre d impression Le test ayant réussi, vous allez maintenant sauvegarder la lettre circulaire. Choisissez Sauvegarder U Puisque le texte actuel n a pas encore de nom, une fenêtre de choix de fichier s ouvre comme si vous aviez choisi Sauvegarder sous. Tapez Info1 dans le champ Fichier Confirmez le choix du fichier avec Sauvegarder Pour pouvoir imprimer vos lettres circulaires, vous devez aller à la fenêtre d adresses. On peut directement y voir quelles adresses doivent être reprises (liste de la fenêtre de travail). Fermez la fenêtre texte Choisissez Lettre/Lettre circulaire dans la fenêtre d adresses Ouvrez le choix de fichier avec dans le champ Lettre Choisissez la lettre Info Choisissez Aperçu Une lettre est établie pour chaque adresse figurant dans la liste d adresses. Si vous ne désirez pas envoyer la lettre circulaire à toutes les adresses, vous pouvez marquer les adresses désirées avec la barre d espace ou limiter les adresses à reprendre dans la fenêtre d adresses avec Fichier + Sélection. Fermez l aperçu et la fenêtre d impression 4.5 LEÇON 5 SAUVEGARDER DES DONNÉES Plus vous utilisez votre ordinateur, plus les données résultant de vos travaux prennent de l importance. Créez un dossier «Sauvegardes» sur un support mémoire externe p. e. clef USB. Choisissez Fichier+Sauvegarde de données Choisissez Sauvgarder données (backup) dans le champ «Action désirée» et choisissez Démarrer le backup Choisissez dans la fenêtre de sélection qui suit votre dossier «Sauvegardes» et confirmez la choix avec le bouton Ouvrir Les données seront sauvegardées quelques secondes plus tard. Q3 Adresses vous confirmera la réussite de la sauvegarde. U Si vous devez un jour reprendre une sauvegarde de données, vous effectuerez ceci également avec Fichier+Sauvegarde de données. Choisissez simplement Récupérer données (restore). 7 8

5 5. INITIATION RAPIDE 5.1 Q3 COMPTABILITE - VERSION LIVRE DE COMPTES Lors de l'installation de Q3 Comptabilité, vous avez pu choisir si vous désirez tenir une comptabilité en partie simple (version livre de comptes) ou une comptabilité en partie double. Ce chapitre 5.1 vous donne des informations concernant la version livre de comptes. DEROULEMENT Quand vous lancez Q3 Comptabilité pour la première fois, vous déterminez la date d ouverture et <advanced+profi> le mode de décompte si vous travaillez avec TVA. Choisissez vos clés fiscales. Vous pouvez également adopter un des tableaux de comptes prédéfinis le cas échéant. Après l installation réussie de la comptabilité, et ensuite lors de chaque nouveau lancement du logiciel, Q3 Comptabilité ouvre la fenêtre comptabiliser. Celle-ci restera ouverte jusqu à ce que vous quittiez le programme. U Vous pourrez modifier plus tard la date d ouverture, le mode de décompte et le nom de la comptabilité sous Fichier + Configuration. Vous allez créer votre tableau de comptes individuel (Disposer comptes) lors de la première utilisation. Nous vous recommandons d imprimer le tableau de comptes pour votre contrôle. S il correspond à vos besoins, vous comptabiliserez les soldes d entrée de vos comptes de fortune (banque, poste etc.) Q3 Comptabilité est maintenant prêt pour les activités courantes. Vous allez saisir des écritures, ouvrir un nouveau compte de temps en temps, imprimer des bilans provisoires etc. Vous pouvez consulter toutes les analyses moyennant le menu Analyses, les contrôler d abord dans l aperçu ou les imprimer directement. Au terme de l exercice annuel ou de l année fiscale, vous imprimerez un aperçu de comptes final (fortune, recettes et dépenses) et vous ferez effacer toutes les écritures de l an passé par le logiciel. Q3 Comptabilité se chargera de reprendre automatiquement les soldes d entrée des comptes d argent. TABLEAU DE COMPTES (DISPOSER COMPTES) Le tableau de comptes peut contenir un nombre illimité de comptes. À sa livraison, Q3 Comptabilité contient plusieurs tableaux de compte. Vous avez le choix d en adopter un et de l adapter à vos besoins ou de créer directement le vôtre. Le tableau de comptes peut toujours être adapté et complété pendant le travail avec Q3 Comptabilité. Les comptes ne peuvent toutefois plus être effacés dès que des écritures y ont été passées. Vous pouvez augmenter considérable-ment la vue d ensemble de votre tableau de comptes avec des titres et des lignes vierges. Q3 Comptabilité connaît les catégories fortune, dépenses et recettes. COMPTABILISER La date d ouverture introduite lors de la première installation correspond à la première date possible pour passer des écritures en compte. Pour chaque écriture, vous saisissez la date, le numéro justificatif, le compte, le compte réciproque (<advanced+profi> - facultatif), un texte libre, montant et une clef fiscal (<advanced+profi> - facultatif). Si le premier compte saisi est un compte de recettes ou de dépenses, il est superflu de saisir un compte réciproque. U Si vous tenez une comptabilité d entreprise, il est préférable d utiliser la version advanced ou profi et de ne pas saisir d écritures sans compte réciproque (exception: les écritures d ouverture). Le premier compte devrait toujours être un compte de fortune (exception: virements d un compte à l autre). Ce procédé vous permet de savoir à tout moment où les fonds de votre compte ont atterri. Lors de la comptabilisation, vous avez libre accès aux comptes et aux <advanced+profi> clefs fiscales. Si par exemple il vous manque un compte, vous pouvez en créer un directement moyennant des champs de compte. JOURNAL Le journal est la pièce centrale de toutes les fonctions de Q3 Comptabilité. Chaque analyse est établie sur cette base. Le journal contient toutes les écritures. TAXE SUR LA VALEUR AJOUTÉE/CLEFS FISCALES BUDGET <advanced+profi> Si vous êtes soumis à la TVA, vous pouvez attribuer une clef fiscale à chaque écriture qui concerne la TVA. La clef fiscale détermine le taux d impôt et de quel type d impôt il s agit (impôt de résultats, impôt préalable). Si vous décomptez la TVA avec taux de la dette fiscale nette, il faut quand même utiliser les clés effectives p. e. R8.0B. Le taux de la dette fiscale nette est saisi dans la configuration des clés fiscales. Pour cette raison le taux de la dette fiscale nette est considéré pour le décompte TVA. Vous pouvez déterminer un montant de budget pour tous les comptes. Au choix, vous pouvez reprendre les soldes actuels des comptes comme bases de budget. Une comparaison de budget vous fournit la différence en francs et en pourcentages entre le solde effectif et le montant de budget. ANALYSES Les analyses les plus importantes sont l'extrait de comptes, la comparaison des recettes et des dépenses, l'aperçu de la fortune ainsi que la comparaison de budget. Beaucoup d'analyses sont également à votre disposition sous forme de graphiques explicatifs. BOUCLEMENT Les entreprises devraient effectuer un bouclement dans Q3 Comptabilité à la fin de l exercice annuel; les personnes privées à la fin d une année fiscale. Vous devriez imprimer tous les extraits de compte avant le bouclement. Une liste de soldes ne doit pas manquer non plus. Après le bouclement, le journal ne contient plus rien. Uniquement les comptes de fortune porteront un solde d entrée. U Si vous désirez pouvoir revenir plus tard aux écritures d un exercice annuel bouclé, vous devez procéder à une sauvegarde de données avant le bouclement. 9 10

6 5.2 Q3 COMPTABILITÉ COMPTABILITÉ EN PARTIE DOUBLE Lors de l'installation de Q3 Comptabilité, vous avez pu choisir si vous désirez tenir une comptabilité en partie simple (version livre de comptes) ou une comptabilité en partie double. Ce chapitre 5.2 vous donne des informations concernant la version comptabilité en partie double. DEROULEMENT Quand vous lancez Q3 Comptabilité <profi> pour la première fois ou quand vous établissez un nouveau mandant dans Q3 Comptabilité profi, vous déterminez la date d ouverture et le mode de décompte si vous travaillez avec TVA (<advanced+profi>). Choisissez vos clés fiscales. Vous pouvez également introduire un plan comptable prédéfini. Après l installation réussite de la comptabilité, et ensuite lors de chaque nouveau lancement du logiciel, Q3 Comptabilité ouvre la fenêtre de comptabilisation. Celle-ci restera ouverte jusqu à ce que vous quittiez le programme. Vous établirez votre plan comptable individuel lors de la première utilisation (Disposer des comptes).prêtez particulièrement attention aux comptes soumis à la TVA si vous êtes redevable de cette taxe. Q3 Comptabilité affiche les taux d imposition actuels dans une table (menu Fonctions + Clefs fiscales). Nous vous recommandons d imprimer votre plan comptable individuel pour votre contrôle (menu Analyses + Plan comptable).s il correspond à vos besoins, vous commencez avec les écritures d ouverture. Vous saisissez d abord les soldes (Fonctions + Soldes d ouverture/ex. précédent). Dès cet instant, laissez à Q3 Comptabilité le soin d effectuer le travail. Le logiciel passe automatiquement en compte les écritures d ouverture sur la base des soldes d ouverture. Dès que le bilan d ouverture est complet, vous pouvez l imprimer (Analyses + Bilan d ouverture). Q3 Comptabilité est maintenant prêt pour les activités courantes. Vous allez saisir des écritures, ouvrir un nouveau compte de temps en temps, imprimer des bilans provisoires etc. Vous pouvez consulter toutes les analyses moyennant le menu Analyses, les contrôler d abord dans l aperçu ou les imprimer directement. Au terme de l année, vous effectuerez toutes les écritures de bouclement (amortissements, évaluations etc.). Q3 Comptabilité se chargera ensuite de boucler l ancien exercice et d ouvrir le nouvel exercice (Fonctions + Boucler période de bilan). <profi> Ou bien vous commencez à passer des écritures dans le nouvel exercice et attendez avec le bouclement de l ancien exercice. U Q3 Comptabilité ne considère les écritures comme définitivement passées que lorsque l exercice est bouclé. Jusque-là, elles peuvent en tout temps être corrigées ou effacées. Les écritures d extourne établies simplement en raison d une erreur de compte appartiennent au passé. PLAN COMPTABLE Le plan comptable peut être adapté et complété en tout temps pendant le travail avec Q3 Comptabilité. Les comptes ne peuvent toutefois plus être effacés dès que des écritures y ont été passées. Vous ne pourrez modifier que leur nom. Avec Fonctions + Plan comptable, vous avez la possibilité de modifier à volonté la structure des comptes. Vous pouvez augmenter considérablement la vue d ensemble de votre plan comptable avec des titres, des lignes vierges et des comptes de totalisation. À côté des quatre catégories principales actifs, passifs, charges et recettes, Q3 Comptabilité permet la gestion de la catégorie comptes spéciaux. C est par là que le logiciel gère les comptes de bouclement et d ouverture. Vous pouvez également ouvrir vos propres comptes dans cette catégorie et ainsi tenir des comptabilités parallèles. COMPTABILISER La date d ouverture introduite lors de la première installation fixe également la limité antérieure pour passer des écritures en compte. Tant qu un bouclement n a pas été effectué, cette date peut toutefois être modifiée dans la configuration (menu Fichier + Configuration).Si vous fixez dans la configuration une période comptable, les écritures hors de cette période ne seront pas possibles, indépendamment de la date d ouverture. <profi> Si vous omettez soit le compte créditeur, soit le compte débiteur, Q3 Comptabilité procédera à une écriture collective. Uniquement le journal principal est tenu. Les écritures dans ce journal peuvent être modifiées ou effacées en tout temps, jusqu au bouclement définitif de l exercice annuel. Q3 Comptabilité ne fait pas de différence entre une écriture provisoire et une écriture définitive. Lors de la comptabilisation, vous avez libre accès aux comptes et aux clefs fiscales. Si par exemple il vous manque un compte, vous pouvez en créer un directement moyennant des champs de compte. TAXE SUR LA VALEUR AJOUTÉE/CLEFS FISCALES <advanced+profi> Il est indiqué sur chaque compte s il est soumis à impôt ou pas. Une référence à une clef fiscale (p. ex. «impôt de résultats 7.6 brut») détermine la hauteur du taux fiscal lors d un compte soumis à impôt, si la comptabilisation se fait de façon nette ou brute, et sur quel compte fiscal le montant fiscal doit être comptabilisé. Si vous comptabilisez sur un compte soumis à impôt, Q3 Comptabilité calcule automatiquement le montant fiscal et le comptabilise automatiquement sur le compte fiscal relié. Si vous décomptez la TVA avec taux de la dette fiscale nette, il faut quand même utiliser les clés effectives p. e. R8.0B. Le taux de la dette fiscale nette est saisi dans la configuration des clés fiscales. Pour cette raison le taux de la dette fiscale nette est considéré pour le décompte TVA.. ANALYSES Les analyses les plus importantes sont l'extrait de comptes, le journal, le bilan, les comptes de résultat ainsi que la comparaison de budget. Beaucoup d'analyses sont également à votre disposition sous forme de graphiques explicatifs. BOUCLEMENT Par le bouclement, vous fixez la fin de la période de bilan. Parallèlement, vous indiquez à Q3 Comptabilité quels comptes doivent être utilisés pour la clôture du bilan et du compte de pertes et profits (PP) ainsi que pour la comptabilisation du résultat (bénéfice/déficit). Q3 Comptabilité s occupe ensuite de l ensemble des opérations de contrôle et passe en compte les écritures de bouclement, établit le bilan final, comptabilise le résultat et passe en compte les écritures d entrée. La comparaison avec l exercice précédent et le journal principal doivent impérativement être imprimés. U Les écritures d un exercice bouclé sont effacées du journal principal. Si vous désirez conserver ces écritures pour un usage ultérieur, vous devriez procéder à une sauvegarde de données avant le bouclement

7 5.3 Q3 FACTURES DEROULEMENT Quand vous lancez Q3 Factures pour la première fois, le logiciel vous offre la possibilité d établir un fichier avec toutes les localités de la Suisse. Profitez-en: Plus tard, vous n aurez qu à introduire le numéro postal, et le logiciel trouvera la localité correspondante. Vous saisirez ensuite vos données de base dans la fenêtre de configuration. Dans les versions <advanced+profi>, vous indiquerez si vous êtes assujetti à la TVA (si oui, selon quel mode) et si vous souhaitez utiliser l euro comme unité de calcul. Après l installation réussie de Q3 Factures et lors de chaque nouveau lancement du logiciel, Q3 Factures ouvre la «fenêtre d ordres» intitulée Factures. Celle-ci restera ouverte jusqu à ce que vous quittiez le logiciel. Le terme d ordre sera utilisé de manière générale aussi bien pour les factures que pour les crédits, quittances et offres. Lors de la première utilisation, vous établirez votre fichier d adresses. <advanced+profi> Si vous travaillez avec des articles, vous établirez ensuite le fichier d articles de la même façon. Ensuite vous devriez saisir au moins une facture. Au moyen de cette facture, vous pourrez déterminer lequel des formulaires disponibles vous convient le mieux. Vous pourrez ensuite l adapter à vos besoins. Q3 Factures est maintenant prêt pour les activités courantes. Saisissez des en-têtes de factures, des positions, des paiements ou des rappels à envoyer. Si vos documents se ressemblent beaucoup (offres, factures, etc.), vous utiliserez un document existant comme modèle (menu Détail dans la fenêtre des documents). <profi> Ou vous définirez des ordres standard pour augmenter l efficacité de votre travail. Vous comptabiliserez périodiquement les paiements entrants et vous enverrez des rappels à des payeurs tardifs. Q3 Factures effectuera beaucoup de travail pour vous. <advanced+profi> Si vous êtes soumis à la taxe sur la valeur ajoutée, vous établirez avec Q3 Factures un décompte TVA tous les trimestres ou tous les semestres (Fonctions + Décompte TVA). Q3 Factures tiendra compte du mode de décompte qui est le vôtre (contre prestations convenues ou contre-prestations reçues). <profi> En fin d exercice, vous saisirez votre stock de marchandises (Fonctions + Éditer inventaire) et vous imprimerez une liste d inventaire (Analyses + Liste d articles).vous pourrez également envoyer vos vœux à tous vos clients/adhérents au moyen d une lettre circulaire (lettre en série).les différentes statistiques que Q3 Factures met à votre disposition (clients, chiffres d affaires, frais) vous seront très utiles. Last but not least Q3 Factures vous soutient dans l organisation de votre travail avec un contrôle des délais, un archivage des notes et <profi> avec un contrôle des points en suspens. Vous trouverez toutes ces fonctions dans le menu Fonctions. TAXE SUR LA VALEUR AJOUTEE <advanced+profi> Une clef fiscale (p. ex. «taxe sur le chiffre d affaires 8.0 brut») peut être attribuée à chaque ordre. La clef fiscale tient compte du taux d imposition et indique si vous saisissez des montants nets (sans TVA) ou bruts (avec TVA). Il est ainsi possible d écrire une facture avec TVA et une autre sans TVA. FICHIER D ADRESSES Avec Fonctions + Adresses, vous disposez d un accès universel à vos adresses. <profi> Vous pouvez tenir d autres fichiers d adresses indépendants à côté du fichier d adresses pour les ordres. Dans la fenêtre d adresses, vous éditez vos adresses (saisir, modifier, effacer). Vous pouvez appeler les fonctions les plus importantes au moyen des boutons de commande à droite dans la fenêtre d adresses. En plus, des fonctions supplémentaires sont à votre disposition dans le menu Fichier + Édition. Avec Lettre/Lettre circulaire, vous pouvez imprimer une lettre pour l adresse qui figure à l écran ou pour toutes les adresses sélectionnées. <profi> Cette lettre peut également être écrite dans Microsoft Word. Vous disposez d un accès direct au fichier d adresses depuis la fenêtre d ordres. Pour chaque adresse, vous saisissez, sous Propriétés, des informations supplémentaires utiles comme le montant de la cotisation, les conditions, <profi> le prix des articles, etc. Vous pouvez attribuer jusqu à cinq caractéristiques à chaque adresse. Ces champs libres vous permettent d archiver des informations utiles sur vos clients/vos adhérents. FICHIER D ARTICLES ORDRE <advanced+profi> Avec Fonctions + Articles, vous disposez d un accès universel à vos articles. <profi> Les articles peuvent être classés par groupes. Cela vous permet de tenir des statistiques fort utiles concernant le chiffre d affaires par groupe. Nous désignons comme ordres les offres, factures, crédits et quittances. Tous les ordres sont consignés au journal des mouvements. Pour chaque ordre, vous saisissez les informations correspondantes au moyen du bouton de commande Positions dans la fenêtre de documents. Une position peut contenir un texte informatif, un montant, une quantité <advanced+profi> une référence d article. En ce qui concerne le prix, il est repris du fichier d articles et dépend des propriétés attribuées au client/à l adhérent. Le logiciel attribue à chaque ordre un numéro (p. ex. numéro de facture). Vous pouvez déterminer vous-même la présentation de ce numéro, p. ex. « ». A chaque nouvel ordre, Q3 Factures augmente d un chiffre le dernier numéro attribué et propose ce nouveau numéro pour le nouvel ordre. <advanced+profi> Si vous êtes soumis à la TVA, il vous suffit d attribuer à chaque ordre le taux d imposition applicable. Q3 Factures calcule automatiquement le montant de la taxe et le total de la facture. U Si vous êtes caissier d une association ou d une coopérative, vous pouvez gérer les cotisations sans établir des factures. Vous trouverez plus bas un paragraphe associations et coopératives à ce sujet. RAPPELS Vous pouvez périodiquement imprimer des rappels pour les factures ouvertes. Vous attribuerez alors à chaque facture ouverte l un des statuts suivants (= niveau de rappel) ouvert, rappel1, rappel2 ou rappel3. Vous pouvez adapter individuellement les textes correspondant aux trois niveaux de rappels. Certains aiment le style élégant, d autres préfèrent le dire carrément <profi> Une fonction spéciale permet d augmenter automatiquement le niveau de rappel des factures ouvertes. Si vous avez beaucoup de factures ouvertes, cette fonction vous débarrassera d un travail manuel fastidieux. PAIEMENTS/REMBOURSEMENTS Vous pouvez comptabiliser les paiements entrants depuis les factures ouvertes (bouton de commande Entrée de paiement dans la fenêtre de facturation)

8 <advanced+profi> Si vous déterminez la TVA due sur la base des contre-prestations reçues, Q3 Factures ne transfère que les factures payées dans le décompte TVA. Si nécessaire, vous pouvez faire comptabiliser des déductions d escompte effectuées par les clients. Si un client ne paie définitivement pas ou s il paie seulement une partie de la facture, vous pouvez comptabiliser le montant non payé comme perte. Q3 Factures inscrit un paiement dans le journal des mouvements pour chaque facture comptabilisée comme payée. FORMULAIRES Des formulaires vous aident à concevoir des imprimés (listes, textes, étiquettes, documents et journaux) adaptés à vos besoins. Vous pouvez p. ex. déterminer dans un formulaire comment vous souhaitez présenter vos factures. Le logiciel met plusieurs formulaires prédéfinis à votre disposition. Vous pouvez adapter ces formulaires avec Formulaires dans la fenêtre d impression correspondante. DOCUMENTS MODELES De nombreux processus de Q3 Factures peuvent être automatisés. La possibilité de créer de nouveaux documents à partir de copies d anciens est particulièrement utile. <profi> Autre possibilité: vous définissez des «documents modèles» que vous utiliserez comme modèles pour vos offres, factures et quittances. Quel gain de temps! JOURNAL DES MOUVEMENTS Tous les ordres ainsi que les entrées de paiement et les déductions d escompte sont transférés dans le journal des mouvements. Celui-ci permet de générer de nombreuses analyses utiles, comme: Liste de tous les documents ouverts Liste des soldes (solde par client/membre) Journal des mouvements (fait apparaître les écritures par ordre chronologique) Statistique de clients (chiffres d affaires par client, détaillés ou totalisés) <profi> Statistique d articles (chiffres d affaires par article, détaillés ou totalisés) <advanced+profi> Journal TVA (liste de toutes les factures et quittances, TVA ressortie) <advanced+profi> Statistique TVA (totaux TVA par clef fiscale pour une période) <advanced+profi> Q3 Factures classic/profi établit également le décompte TVA d après le journal des mouvements. Il est donc très important de ne pas effacer de facture, quittance ou paiement. POINTS EN SUSPENS Vous pouvez ouvrir le contrôle des points en suspens à tout moment, indépendamment du travail que vous êtes en train de faire. Utilisez soit Menu Fonctions/Points en suspens, soit le raccourci C+&. Ici vous saisissez tous vos travaux en suspens. Vous pouvez attribuer un statut (en suspens, en travail, réglé) à chaque point en suspens et, si vous le souhaitez, un client. 5.4 Q3 SALAIRES Si vous lancez Q3 Salaires pour la première fois, le logiciel vous propose d'établir un tableau avec toutes les localités en Suisse. Profitez de cette possibilité: plus tard, vous ne devrez taper que le numéro postal d'acheminement pour les adresses et le logiciel trouvera la localité correspondante. Déterminez ensuite le commencement de la période des salaires. C'est normalement le 1er janvier d'une année civile. Le logiciel installe maintenant tous les taux valables pour l'année sélectionnée (AVS, AC etc.) et vous installe tous les genres de salaires courants. Q3 Salaires ouvre la fenêtre Personnel après l'installation réussie et ensuite lors de chaque lancement du logiciel. Celle-ci reste ouverte jusqu'à ce que vous quittiez le logiciel. PERSONNEL Vous commencez par saisir tous les collaborateurs et toutes les collaboratrices. Il est très important d'attribuer à chaque collaborateur les obligations correctes (AVS, AA etc.) Le logiciel calcule plus tard automatiquement les déductions (AVS, AC, AA) selon ces obligations. GENRES DE SALAIRES Attribuez les genres de salaires à chaque collaborateur et à chaque collaboratrice. Il s'agit le plus souvent des genres de salaires salaire mensuel, LPP et éventuellement frais ou allocations enfants. Lorsqu'il s'agit d'employés à temps partiel: possiblement salaire horaire. Le logiciel vous fournit un grand choix de genres de salaires prédéfinis. Vous pouvez ajouter de propres genres de salaires à tout moment. TRAITEMENTS DE SALAIRES Dès que les collaboratrices et les collaborateurs sont saisis et les genres de salaires leur sont attribués, le travail avec Q3 Salaires devient un jeu d'enfant. Vous définissez par mois un traitement de salaires avec date et valeur. Le logiciel calcule ensuite tous les salaires correctement, ci-inclus les déductions et vous imprime les feuilles de paie. Tout ceci ne dure pas plus de cinq minutes! Si vous avez découvert une erreur (p.e. le paiement des frais manque), vous pouvez annuler un traitement de salaires à tout moment et le faire recalculer. BOUCLEMENT DES COMPTES EN FIN D'EXERCICE Fin décembre (vous pouvez également attendre jusqu'en janvier), vous bouclez la période de salaires actuelle. Auparavant, le logiciel vous fournit par clic de souris tous les décomptes et listes exigés par la loi (certificats de salaire, attestation de salaire AVS, décompte annuel CNA, décompte caisse de compensation familiale CCF etc.). BILLETS DE NOTES DELAIS <advanced+profi> Vous pouvez ouvrir l archivage des notes à tout moment, indépendamment du travail que vous êtes en train de faire. Utilisez soit Menu Fonctions/Notes, soit le raccourci C+/. Vous pouvez saisir un nombre illimité de billets de notes. <advanced+profi> Vous pouvez ouvrir la liste des délais à tout moment, indépendamment du travail que vous êtes en train de faire. Utilisez soit Menu Fonctions/Délais, soit le raccourci C+(. A chaque délai, vous attribuez la date ainsi que l heure de début et de fin; si vous le souhaitez, vous ajoutez le nom du client. Q3 Factures permet d imprimer des listes générales comportant tous les délais des périodes considérées ou des listes spécifiques des délais par client

9 5.5 Q3 MENAGE DEROULEMENT Quand vous lancez Q3 Ménage pour la première fois, vous déterminez la date d ouverture. Vous pouvez également adopter un des tableaux de comptes prédéfinis le cas échéant. Après l installation réussie de la comptabilité, et ensuite lors de chaque nouveau lancement du logiciel, Q3 Ménage ouvre la fenêtre de comptabilisation. Celle-ci restera ouverte jusqu à ce que vous quittiez le programme. U Vous pourrez modifier plus tard la date d ouverture, le mode de décompte et le nom de la comptabilité sous Fichier + Configuration. D abord, vous allez créer votre tableau de comptes individuel (première utilisation) ou vous allez modifier le tableau existant. Vous pouvez imprimer ce tableau à tout moment, pour votre contrôle et une meilleure compréhension. S il correspond à vos besoins, vous comptabiliserez les soldes d entrée de vos comptes de fortune (banque, poste etc.). Q3 Ménage est maintenant prêt pour les activités courantes. Vous allez saisir des écritures, ouvrir un nouveau compte lorsque vous en avez besoin, imprimer des extraits de compte, etc. Vous pouvez consulter toutes les analyses moyennant le menu Analyses, les contrôler d abord dans l aperçu ou les imprimer directement. PLAN COMPTABLE Le tableau de comptes peut toujours être adapté et complété pendant le travail avec Q3 Ménage. Les comptes ne peuvent toutefois plus être effacés dès que des écritures y ont été passées. Vous pouvez augmenter considérablement la vue d ensemble de votre tableau de comptes avec des titres et des lignes vierges. Q3 Ménage connaît les catégories fortune, dépenses et recettes. À la catégorie fortune appartiennent tous les comptes d'argent (compte CP, compte bancaire, porte-monnaie etc.), ainsi que tous les objets de valeur (bijoux, maison individuelle, meubles etc.). COMPTABILISER La date d ouverture introduite lors de la première installation fixe la limite antérieure pour passer des écritures en compte. Pour chaque écriture, vous saisissez la date, le compte et un texte libre. Lors de la comptabilisation, vous avez libre accès aux comptes. Si par exemple il vous manque un compte, vous pouvez en créer un directement moyennant des champs de compte. JOURNAL BUDGET Le journal est la pièce centrale de toutes les fonctions de Q3 Ménage. Chaque analyse est établie sur cette base. Le journal contient toutes les écritures. Vous pouvez déterminer un montant de budget pour tous les comptes. Au choix, vous pouvez reprendre les soldes actuels des comptes comme bases de budget. Une comparaison de budget vous fournit la différence en francs et en pourcentages entre le solde effectif et le montant de budget. ANALYSES Les analyses les plus importantes sont l'extrait de comptes, la comparaison des recettes et des dépenses, l'aperçu de la fortune ainsi que la comparaison de budget. Beaucoup d'analyses sont également à votre disposition sous forme de graphiques explicatifs. 5.6 Q3 ASSOCIATION DEROULEMENT Après l installation réussite de Q3 Association, et ensuite lors de chaque nouveau lancement du logiciel, Q3 Association ouvre la fenêtre d adresses. Celle-ci restera ouverte jusqu à ce que vous quittiez le logiciel. Lors de la première utilisation, vous établirez votre fichier d adresses et vous préparerez votre tableau de comptes. S il correspond à vos besoins, vous comptabiliserez les soldes d entrée de vos comptes de fortune (banque, poste etc.). Q3 Association est maintenant prêt pour les activités courantes. Vous aller saisir les coordonnées de nouveaux ou modifier celles d anciens adhérents, imprimer la liste d adresses, des lettres, des lettres publipostage et des rappels. Vous saisissez les rentrées de paiements et gérer la comptabilité d association. FICHIER D ADRESSES Dans la fenêtre d'adresses, vous avez un accès universel sur vos adresses (saisir, modifier, effacer). Vous pouvez appeler les fonctions les plus importantes moyennant les boutons de commande à droite dans la fenêtre d'adresses. En plus, des fonctions supplémentaires sont à votre disposition dans le menu Fichier et Editer. Avec Lettre/Lettre circulaire vous pouvez imprimer une lettre pour l adresse actuelle ou pour toutes les adresses sélectionnées. Pour chaque adresse vous saisissez moyennant Propriétés des informations supplémentaires utiles comme cotisation, caractéristiques etc. Vous pouvez p. ex. envoyer des listes d'adresses et des lettres à des adresses déterminées, p. ex. aux adresses avec une caractéristique particulière. MEMBRES Saisissez pour chaque membre la catégorie de membres dans les propriétés d adresse. Attribuez la cotisation à chaque catégorie que vous saisissez. Vous pouvez choisir Traiter les membres dans la fenêtre d'adresses dès que vous aurez saisi tous les membres et que vous les aurez attribués à la catégorie correspondante. Vous trouvez ici une fonction qui attribue automatiquement la cotisation correspondante à chaque membre moyennant la catégorie. Vous pouvez maintenant annoncer à tous vos membres moyennant une lettre circulaire que la cotisation est due. Ou bien vous n écrivez la lettre qu aux capitaines qui transmettront le message aux joueurs. Pour annoncer la cotisation due, il existe une lettre modèle ENCAISSE.SQT que vous pouvez sélectionner si vous choisissez Lettre/Lettre circulaire dans la fenêtre d'adresses. Vous pouvez noter dans les propriétés d un membre si et quand la cotisation a été payée (champs payé le ) pour moyens de contrôle. Si vous choisissez Imprimer dans la fenêtre d'adresses, vous pouvez imprimer une liste de tous les membres qui ont payé ou qui n ont pas payé au moyen des deux formulaires OUVERT et RÉGLÉ. Au début d une nouvelle saison ou d une nouvelle année, vous pouvez effacer la date payé le pour tous les membres afin d être préparé pour l encaissement de la nouvelle période. Ce travail est exécuté automatiquement par Q3 Association. Utilisez de nouveau la fonction Traiter les membres dans la fenêtre d'adresses. PAIEMENTS Vous pouvez comptabiliser les entrées de paiements directement à partir du membre (bouton de commande Comptabiliser montant). Veuillez également noter l'aide online. COMPTABILITÉ Dans Q3 Association, le logiciel Q3 Comptabilité est complètement intégré. Lors de l'installation, vous pouvez également choisir si vous désirez tenir votre comptabilité comme livre de comptes ou en partie double (analogue à Q3 Comptabilité). Veuillez lire le chapitre 5.1 ou

10 5.7 Q3 PAIEMENTS PROCÉDURE Lors du premier lancement de Q3 Paiements, le logiciel lit automatiquement un fichier bancaire. Ce fichier contient toutes les adresses, numéros de clearing et numéros des comptes postaux des banques suisses. Ensuite, vous saisissez vos données de base dans la fenêtre de configuration, surtout vos coordonnées bancaires ou postales. Vous pouvez modifier ou compléter ces indications plus tard en tout temps. Après une installation réussite (et ensuite lors de chaque relancement du logiciel), Q3 Paiements ouvre la fenêtre principale qui indique dans une liste toutes les factures et tous les paiements saisis. Dans cette fenêtre, vous allez saisir des paiements que vous devez effectuer. Après avoir saisi toutes les factures à payer, vous établirez un ordre de virement et vous attribuerez à celui-ci les paiements saisis. Ensuite, vous imprimerez l'ordre de virement, vous le signerez et vous l'enverrez à votre banque ou à la poste. Ou bien vous disposez d'un accès e-banking et vous transmettez l'ordre comme fichier (ESD pour la banque, OPAE pour PostFinance) à votre portail e- banking. Dès que vous déclenchez un ordre pour être réglé, les paiements qui y sont contenus sont marqués comme payé. Vous aurez plus tard accès à ces paiements réglés en tout temps, soit pour chercher des informations détaillées, soit pour utiliser un paiement réglé comme modèle pour un nouveau paiement. E-BANKING (BANQUE) Si vous effectuez vos paiements par un compte bancaire, le logiciel établit un fichier ESD comme ordre électronique. Vous pouvez lire ce fichier dans le portail e-banking de votre banque. Les paiements qui y sont contenus sont tout de suite énumérés. U Ne disposez-vous pas encore d'un accès e-banking à votre compte bancaire? Les opérations bancaires par Internet offrent aujourd'hui plus de sécurité que par courrier et elles sont gratuites. Demandez à votre banque un accès via Internet! E-FINANCE (POSTFINANCE) Si vous effectuez vos paiements par un compte postal, le logiciel établit un fichier OPAE comme ordre électronique. Vous pouvez lire ce fichier dans le portail PostFinance. Les paiements qui y sont contenus sont reçus, contrôlés et normalement déclenchés pour l'exécution le jour suivant. U Ne disposez-vous pas encore d'un accès e-banking à votre compte postal? Demandez à votre conseiller de la poste un accès via Internet! INTERFACE À Q3 COMPTABILITÉ, Q3 ASSOCIATION ET Q3 MÉNAGE Avec Q3 Paiements, vous saisissez vos paiements et vous pouvez les déclencher pour le virement directement par l'ordre de virement. Si vous travaillez avec Q3 Ménage, Q3 Association ou Q3 Comptabilité, les paiements saisis peuvent être transmis directement au logiciel correspondant. Une double saisie n'est pas nécessaire! U Dès la version 2008, Q3 Paiements peut être intégré directement dans Q3 Comptabilité, Q3 Association ainsi que dans Q3 Ménage. Vous pouvez saisir le numéro de licence de Q3 Paiements dans ces logiciels en plus du numéro de licence principal et vous avez ainsi directement accès à toutes les fonctions de Q3 Paiements sans devoir encore installer ce logiciel. 5.8 Q3 BUSINESS PROCÉDURE Q3 Business est l'intégration des logiciels Q3 Factures profi, Q3 Comptabilité profi et Q3 Salaires, complété par une comptabilité de créanciers performante. Après l'installation réussie de Q3 Business, vous trouvez une inscription pour chacun des modules suivants de Q3 Business dans le groupe de logiciels Q3 Software : Q3 Business Ordre Q3 Business Compta Q3 Business Salaires Q3 Business Créanciers Vous pouvez ainsi lancer chaque module séparément. Vous pouvez également changer directement le module après le lancement de Q3 Business vous trouvez des inscriptions correspondantes dans le menu Détail ainsi que dans la barre des symboles. Pour connaître les modules Ordre, Compta et Salaires, veuillez lire des chapitres concernant les logiciels Q3 Factures, Q3 Comptabilité (comptabilité en partie double) et Q3 Salaires. Les modules Créanciers et Gestion de stock sont expliqués par la suite. U Nous vous recommandons ici encore une fois de lire les manuels qui peuvent directement être consultés depuis le logiciel (menu? ). Ceux-ci contiennent des informations beaucoup plus détaillées que cette courte introduction. CRÉANCIERS Vous saisirez d'abord vos adresses de créanciers. Vous travaillez avec le même fichier d'adresses comme pour le module Ordre. Vous compléterez les adresses avec des informations qui faciliteront le traitement lors de l'exécution des paiements (caisses, délai de paiement etc.). Ces informations servent de proposition lors de la saisie d'ordres et peuvent facilement être modifiées à tout moment. Quand vous lancez le module pour la première fois, vous déterminerez le genre de décompte envers les autorités de la TVA (selon contre-prestations reçues ou selon contre-prestations convenues), si vous ne l'avez pas déjà fait dans le module Ordre. Et c'est le travail quotidien qui commence maintenant. Vous saisirez surtout des factures, attribuerez la TVA, contrôlerez périodiquement vos factures ouvertes pour faire les paiements. Q3 Business Créanciers vous soutient à profiter de façon optimale des conditions de paiement (en particulier des droits d'escompte). Vous ferez établir trimestriellement un décompte TVA par Q3 Business Créanciers si vous ne travaillez pas avec Q3 Business Compta. Q3 Business Créanciers prend en considération si vous décomptez selon contre-prestations convenues ou selon contre-prestations reçues. Vous recourrez probablement aux différentes statistiques que Q3 Business Créanciers vous met à disposition. Vous vous intéresserez particulièrement pour les chiffres d'affaires de vos fournisseurs. Facture Vous pouvez saisir une facture dès le début. Si vous avez déjà comptabilisé une entrée de marchandises, vous pouvez utiliser celle-ci comme modèle. Vous pouvez également utiliser une facture existante comme modèle pour une nouvelle facture

11 STOCK Paiements / Virements Vous pouvez préparer des paiements (virements) selon les factures ouvertes. Toutes les factures ouvertes que vous attribuez à un ordre de virement, peuvent ou bien être transmises par support de données (ESD/OPAE) ou bien par ordre de virement bancaire ou postal sur papier. Quand l'avis de débit arrive, vous pouvez faire comptabiliser les paiements automatiquement par Q3 Business Créanciers à l'aide de l'ordre de virement sélectionné. Vous pouvez également directement comptabiliser des paiements (p.e. paiements en espèces). Analoguement aux paiements, Q3 Business Créanciers permet de saisir également des remboursements. Ceux-ci sont traités de façon identique aux paiements les colonnes débit et crédit sont pourtant échangées. Notes de crédit Des notes de crédit peuvent être saisies analoguement aux factures. La note de crédit est le pendant de la facture les colonnes débit et crédit sont pourtant échangées. Entrées des marchandises Des entrées de marchandises peuvent être saisies analoguement aux factures. Puisque l'entrée de marchandises est au début de la chaîne de traitement, vous pouvez ensuite facilement établir une facture ou un bulletin de livraison en recourant à une entrée de marchandises sans devoir resaisir toutes les positions. Commandes (advanced et profi) Dans Q3 Business advanced et profi, vous pouvez saisir des commandes pour vos fournisseurs ou bien dans le module Ordre ou bien dans le module Créanciers. Lors de la livraison de la marchandise, vous pouvez saisir l'entrée de marchandises directement en recourant à la commande. Des livraisons partielles sont bien entendu également possibles. Les fonctions de stock font partie de Q3 Business Ordre. Vous pouvez d'un côté traiter votre fichier d'articles et de l'autre côté comptabiliser les mouvements du stock dans le journal des articles. Ecritures de stock Vous pouvez saisir des écritures de stock manuellement via Fonctions+Mouvements stock. Vous utiliserez cette saisie manuelle surtout pour des écritures de correction. Si vous saisissez une facture, un bulletin de livraison ou une quittance, Q3 Business prélève automatiquement les articles sur le stock à l'aide des positions d'articles. Si vous saisissez une entrée de marchandises, Q3 Business comptabilise également automatiquement les articles à l'aide des positions d'articles. Le logiciel note dans chaque ligne de position du type "article" si le stock a déjà été complété et si les écritures du journal ont déjà été passées. Le logiciel ne permet pas une comptabilisation double par erreur. U Si vous saisissez une facture en recourant à un bulletin de livraison (ou dans l'ordre inverse), il est garanti que les positions d'articles ne sont pas comptabilisées deux fois dans le module du stock. Inventaire Si vous désirez comptabiliser le stock initial, nous vous conseillons d'utiliser la fonction Inventaire (Fonctions+Inventaire). Là vous pouvez saisir les stocks de tous les articles de stock. Si vous choisissez ensuite Porter en compte dans le journal de stock, le logiciel vous établit automatiquement les écritures de correction du stock correspondantes dans le journal. Vous pouvez bien entendu également saisir des articles dans le fichier d'articles qui ne sont pas comptabilisés en stock (p.e. lors de commandes sur demande ou lors d'articles de prestations de service) Q3 SMALL BUSINESS PROCÉDURE 22 Q3 Small Business est l'intégration des logiciels Q3 Factures standard, Q3 Comptabilité standard, Q3 Paiements standard et Q3 Salaires standard, complété par la fonctionnalité de la taxe à la valeur ajoutée des versions advanced. Chacun de ces logiciels est également disponible comme module. Dans Q3 Small Business, la fenêtre Factures est le point de départ pour la plupart des actions. Elle reste ouverte jusqu'à ce que vous quittiez le logiciel ou que vous passiez dans un autre module. Dès que Q3 Small Business est lancé, vous pouvez directement passer d'un module à l'autre dans le menu Fichier (Fichier+Modules) et dans la barre d'outils, vous trouvez les entrées correspondantes à ce sujet: Fichier+Modules+Facturation/Adresses Fichier+Modules+Comptabilité Fichier+Modules+Salaires Fichier+Modules+Paiements (créanciers) Pour vous familiariser avec les modules individuels, veuillez lire les chapitres pour les logiciels Q3 Factures, Q3 Comptabilité (comptabilité en partie double), Q3 Paiements et Q3 Salaires. U Nous vous recommandons ici encore une fois de lire les manuels qui se trouvent dans les logiciels (Menu? ). Ceux-ci contiennent des informations beaucoup plus détaillées que cette petite introduction. CONFIGURATION Lorsque vous lancez le logiciel pour la première fois, celui-ci vous demande ensuite de saisir les données de configuration de base suivantes: Indications de compte (pour les paiements, pour le paiement de factures de créanciers) Données de base (apparaissent sur beaucoup d'analyses) Taxe à la valeur ajoutée (uniquement nécessaire si vous êtes soumis à la TVA) Vous pouvez modifier et compléter toutes ces indications de configuration plus tard à chaque instant (menu Fichier+Configuration). Quant à des valeurs de configuration plus détaillées pour Q3 Salaires et Q3 Comptabilité, vous devez les saisir seulement lors du premier lancement de module. INTERFACES À LA COMPTABILITÉ Vous pouvez faire comptabiliser automatiquement des écritures dans la comptabilité provenant des modules Ordres, Salaires et Paiements. Dans le menu "Fonction", vous trouvez l'entrée Comptabiliser dans comptabilité générale. Module Salaires: une attribution préalable de comptes n'est pas nécessaire Module Ordres: Une attribution préalable de comptes par facture est possible (dans la fenêtre Factures en bas à gauche) Paiements: l'attribution préalable de comptes par paiement est indispensable (dans la fenêtre Paiements de créanciers en bas à gauche) U Vous pouvez uniquement transférer des paiements de créanciers réglés dans la comptabilité.

12 5.10 Q3 HOME OFFICE GENÉRALITÉS Q3 Home Office est l'intégration des logiciels Q3 Adresses standard, Q3 Ménage standard et Q3 Paiements standard. Dans Q3 Home Office, la fenêtre Écritures est le point de départ pour la plupart des actions. Elle reste ouverte jusqu'à ce que vous quittiez le logiciel. À droite dans cette fenêtre, vous avez un accès rapide sur les adresses (Q3 Adresses) et sur les paiements (Q3 Paiements) par des boutons de commande. Les menus Fonctions et Ananlyes contiennent les points de menu de tous ces trois logiciels. Pour vous familiariser avec les parts de logiciel individuelles, veuillez lire les chapitres pour les logiciels Q3 Adresses, Q3 Ménage et Q3 Paiements. U Nous vous recommandons ici encore une fois de lire les manuels qui se trouvent dans les logiciels (Menu? ). Ceux-ci contiennent des informations beaucoup plus détaillées que cette petite introduction. CONFIGURATION Lorsque vous lancez le logiciel pour la première fois, celui-ci vous demande ensuite de saisir les données de configuration de base suivantes: Début de la comptabilité Utiliser un tableau de comptes prédéfini Données de base (apparaissent sur beaucoup d'analyses) Vous pouvez modifier et compléter ces indications de configuration plus tard à chaque instant (menu Fichier+Configuration). En particulier, vous devez saisir dans la fenêtre de configuration sous "Caisse" votre compte personnel par lequel vous désirez effectuer vos paiements. INTERFACE À LA COMPTABILITÉ (LIVRE DE COMPTES) DEPUIS PAIEMENTS Dès que vous attribuez un compte à un paiement dans la fenêtre Paiements, le logiciel établit automatiquement une écriture depuis ce paiement si le paiement est comptabilisé comme réglé. Veuillez également prendre note des explications pour Q3 Paiements à ce sujet! 6. Q3 SOFTWARE CLUB ET SERVICES 6.1 Q3 SOFTWARE CLUB Membres du Q3 Software Club, les utilisateurs de logiciels Q3 bénéficient d avantages supplémentaires. Des services spécifiques et des offres spéciales leur sont réservés en exclusivité. Adhérez vous aussi au Q3 Software Club pour profiter des privilèges suivants: Vous recevrez toutes les mises à jour. Ainsi, vous pourrez actualiser gratuitement votre logiciel pour rester toujours à la pointe du progrès ainsi qu en conformité avec la législation en vigueur. Vos interfaces vers d autres programmes comme TwixTel, Word ou Outlook seront également toujours up-to-date. Vous pourrez travailler avec une version élargie du programme, offrant de nombreuses fonctions de confort. Cette version spéciale Q3 Club vous permet d économiser encore plus de temps dans vos tâches administratives, grâce à un contrôle de doublons, des fonctions améliorées de sélection et de filtre, fonction de recherche et beaucoup plus encore Vous utilisez notre assistance é-mail gratuite. Adressez vos demandes à support@qsoftware.ch. Vous pourrez participer au développement de votre logiciel. Faites-nous part de vos souhaits et nous tenterons, dans la mesure du possible, d intégrer la fonction correspondante dans la prochaine version du logiciel. Grâce à votre carte de membre, vous avez la possibilité d accéder à la section «Q3 Club» de notre page d accueil. Vous y trouverez de nombreuses informations utiles concernant l utilisation de Q3 Software d une part, et la vie commerciale d autre part, ainsi que des fichiers téléchargeables. Utilisateur d un programme Q3 Software, vous pouvez adhérer au «Q3 Club» à tout moment. Pour vous inscrire, utilisez le bon de commande ci-joint ou allez sur Internet ( COMBIEN COÛTE LE Q3 SOFTWARE CLUB? Moins que vous ne le pensez - veuillez nous téléphoner, tél Q3INFO ( ) ou informez-vous sous des prix actuels. Vous trouverez la cotisation pour votre logiciel également dans le prospectus de nos produits ou sur votre carte de licence personnelle. Bienvenue au Club! 23 24

13 6.2 Q3 SOFTWARE SERVICE Depuis 1986, nous avons réussi à convaincre bien du monde des avantages de Q3 Software: plus de petites et moyennes entreprises, écoles, particuliers, associations et coopératives nous font désormais confiance. Au fil du temps, nos clients nous ont aidé à adapter nos logiciels à leurs besoins spécifiques. Toutefois, nous n avons jamais perdu de vue notre priorité: nous voulons proposer au marché des produits qui restent simples à utiliser, même s ils permettent d effectuer des opérations exigeantes! Malgré le grand soin que nous apportons au développement des programmes Q3, il peut arriver qu une fonction manque, qu un problème se pose ou que le client ne comprenne pas un procédé. Selon la nature du problème et les besoins individuels, nous proposons plusieurs services d assistance. LIBRE-SERVICE Vous trouverez des explications concernant votre programme Q3 dans le manuel correspondant et sous la fonction «Aide» du logiciel (menu: "?" ou!). Ces textes comportent des renvois à des sujets connexes. Désormais, vous pouvez même insérer vos propres commentaires sous la fonction «Aide». Sur Internet, sous vous trouverez les réponses aux questions fréquemment posées ainsi que des directives actualisées concernant des sujets spécifiques. Vérifiez toujours si la réponse à votre question y figure! SUPPORT PAR TÉLÉPHONE Vous pouvez atteindre notre ligne de support de lundi à mardi de 09:00 à 12:00 et de 14:00 à 16:30 sous 0900 Q3HELP ( ). La ligne de support peut répondre à des questions techniques qui sont en relation directe avec Q3 Software. Pour des questions techniques concernant la comptabilité, la TVA etc., la ligne de support est également disponible. Si vous appelez à un de ces numéros, on vous informe des frais avant qu ils ne se produisent. SUPPORT PAR ÉCRIT Si une erreur se manifeste ou si vous avez une question à laquelle ni le manuel ni l'internet ne puissent vous répondre, nous vous prions d'envoyer le formulaire de support (menu "?" Formulaire de support) complètement rempli à support@qsoftware.ch. Vous recevrez une réponse de notre part dans le délai d'une journée de travail. Les membres du Club reçoivent gratuitement un support technique relatif aux logiciels par support@qsoftware.ch. 7. APERÇU DE FONCTION 7.1 Q3 ADRESSES Opérations standard advanced profi Gestion d adresses simple, performante et bien structurée Nombre d adresses illimité Contient toutes les localités suisses avec leur NPA De nombreux champs de saisies supplémentaires ainsi qu'une photo par adresse Fonctions performantes de sélection, de filtre et de recherche Plusieurs possibilités de tri d adresses Lettres personnelles et en série, étiquettes et s Jonction TwixTel, importation des données Gestion des points en suspens avec priorités Notes individuelles par adresse Relations d'adresses Doubler des adresses Gestion des notes pratique Planning intégré de rendez-vous Envoyer des s en recourant directement au fichier d'adresses Téléphoner en recourant directement au fichier d'adresses Personnes de contact Vérification des doublets d'adresses (trouver les entrées d'adresses deux fois saisi) Des possibilités de filtrage et de sélection fortement élargies 3 mandants inclus Analyses standard advanced profi Listes d adresses avec plusieurs filtres Listes téléphoniques, listes d adresses, etc., prêtes à l emploi Editeur de formulaire pour listes d adresses personnalisées Liste d'adresses sans ou avec image Aperçu et impression dans fichier PDF pour tous les outputs Choix d'écriture, couleurs, cadres et ombres pour tous les outputs Et en plus... standard advanced profi Installation rapide, utilisation immédiate Utilisation simple, fonctions complètes Protection par mot de passe Fonction backup (sauvegarde et récupération des données) Recherche complète pour les textes et les montants Manuel imprimé et aide online Support par Internet, ou helpline Convient également parfaitement pour les utilisateurs PC moins chevronnés Qualité suisse depuis plus de 20 ans SUPPORT PERSONNEL Nous vous conseillons et vous enseignons également volontiers personnellement concernant vos questions techniques de comptabilité ou vos questions relatives à l'organisation et à l'administration. Nous vous soumettrons volontiers une offre correspondante. Veuillez prendre note de notre programme de cours publique. Vous trouverez toutes les informations ultérieures sur nos prestations de service de support dans l'internet sous

14 7.2 Q3 MÉNAGE Opérations standard advanced profi Contrôle privé de recettes, de dépenses et de fortune Connaissances de comptabilité préalables pas nécessaires Comptes de recettes, dépenses et fortune selon modèle, modifiable à souhait Ouverture d'un compte à tout instant Division des comptes selon groupe Gestion du budget de vacances Gestion des comptes d épargne en vue des investissements Nombre d écritures illimité Corriger et effacer des écritures à tout instant Nouvelle écriture à partir d'un modèle déjà existant Saisir des chiffres de budget et les comparer Bouclement automatique des comptes en fin d exercice, reprise des soldes Écritures périodiques au recourant à un modèle Notes individuelles par écriture et compte Fonction confortable de sélection et de filtre Établissement de plannings et contrôle des rendez-vous Gestion des notes Écritures répétitives rien qu'en appuyant sur un bouton 3 mandants (p. e. pour adolescents dans la même famille) Gestion d'adresses intégrée Analyses standard advanced profi Formulaires prêt à l'emploi pour chaque analyse Aperçu des recettes, des dépenses et de la fortune Excédents de dépenses et de revenus toujours sous contrôle Période librement définissable pour journaux, relevés de comptes et listes de soldes Analyses graphiques (camemberts, barres et courbes) Comparaison du budget selon date Aperçu et impression dans fichier PDF pour tous les outputs Choix d'écriture, couleurs, cadres et ombres pour tous les outputs Contrôle du budget par mois avec aperçu complet Et en plus... standard advanced profi Installation rapide, utilisation immédiate Utilisation simple, fonctions complètes Protection par mot de passe Fonction backup (sauvegarde et récupération des données) Recherche complète pour les textes et les montants Manuel imprimé et aide online Support par Internet, ou helpline Convient également parfaitement pour les utilisateurs PC moins chevronnés Qualité suisse depuis plus de 20 ans 7.3 Q3 ASSOCIATION Opérations standard advanced profi Administration des membres et comptabilité conforme à la pratique associative Nombre illimitée des adresses / membres, différents catégories / sections Contient les localités et NPA de toute la Suisse, interface TwixTel, importation des données Lettres personnelles et en série, étiquettes, factures et s Enregistrement rapide des paiements entrants Carte de membre sans ou avec image De nombreux champs de saisies supplémentaires, photo par adresse Fonctions performantes de sélection, de filtre et de recherche Comptabilité simple avec comptes de rentrées, de sorties et de fortune Comptabilité en partie double avec comptes actif, passif, charges, produits, spéciaux Modèles de plan comptable modifiable et à compléter à tout instant Ouverture de compte possible à tout moment, nombre d écritures et des comptes illimité Corriger et effacer des écritures à tout instant Nouvelle écriture dès modèle prédéfini Saisir et comparer le budget Arrêté de compte automatique en fin d exercice, nouvelle ouverture avec report de solde Gestion des points en suspens avec priorités Relations d'adresses Au choix sans ou avec TVA, Mode de calculation TVA et taux modifiable Division des comptes selon catégorie et groupe Fonctionnalité EUR Notes individuelles par adresse, écriture et compte Ecritures multiples avec affichage des soldes Tenue de comptes hors bilan / hors compte de résultat Écritures périodiques à partir d'un modèle Décompte de la TVA selon formulaire original Établissement de plannings et contrôle des rendez-vous, gestion des notes pratique Envoyer des s en recourant directement au fichier d'adresses Téléphoner en recourant directement au fichier d'adresses Vérification des doublets d'adresses (trouver les entrées d'adresses deux fois saisi) Des possibilités de filtrage et de sélection fortement élargies Ecritures parallèles dans plusieurs périodes Écritures répétitives rien qu'en appuyant sur un bouton Recherche d erreur d écriture confortable Classeur comptable pour des groupes d'écritures répétitives Contrôle budgétaire (4 niveaux) Division des comptes selon type, groupe et sous-groupe 3 mandants inclus (p. e. pour une comptabilité privée supplémentaire) Analyses standard advanced profi Listes téléphoniques, listes d adresses, etc. sans ou avec image, prêtes à l emploi Editeur de formulaire pour listes de membres personnalisées Bilan, compte de résultat, comparaison du budget Aperçu des comptes de fortunes, recettes et dépenses Période librement définissable pour journaux, relevés de comptes et listes de soldes Analyses graphiques Aperçu et impression dans fichier PDF pour tous les outputs Choix d'écriture, couleurs, cadres et ombres pour tous les outputs Totalisation selon type et groupe Contrôle du budget par mois avec aperçu complet Comparaison du budget au choix avec exercice précédent Totalisation selon type, groupe et sous-groupe Et en plus... standard advanced profi Installation rapide, utilisation immédiate et simple, fonctions complètes Protection par mot de passe Fonction backup (sauvegarde et récupération des données) Recherche complète pour les textes et les montants Manuel imprimé et aide online Support par Internet, ou helpline Convient également parfaitement pour les utilisateurs PC moins chevronnés Q Adresses et Q Comptabilité complètement intégré Qualité suisse depuis plus de 20 ans 27 28

15 7.4 Q3 COMPTABILITÉ Opérations standard advanced profi Comptabilité simple (pas besoin de connaissances comptables) avec comptes de recettes, de dépenses et de fortune Comptabilité en partie double (selon PME ou Käfer) avec comptes actif/passif, comptes de charges/ produits, comptes spéciaux Modèles de plan comptable (SA, SARL, association, privée, raison sociale individuelle, PME ), modifiable à souhait Division des comptes selon type et groupe Ouverture de compte possible à tout moment Nombre d écritures illimité, proposition de numéros justificatifs Corriger et effacer des écritures à tout instant Nouvelle écriture à partir d'un modèle déjà existant Saisir des chiffres de budget et les comparer Bouclement automatique des comptes en fin d exercice, reprise des soldes Au choix avec ou sans TVA Possibilité de changer le mode de décompte de la TVA et les taux Fonctionnalité EUR Notes individuelles par écriture et compte Tenue de comptes hors bilan / hors compte de résultat Secteurs de numéros justificatifs à choisir librement Écritures périodiques à au recourant à un modèle Décompte de la TVA selon formulaire original Sélection confortable et fonction de filtre Établissement de plannings et contrôle des rendez-vous Gestion des notes Ecritures multiples avec affichage des soldes Division des comptes selon type, groupe et sous-groupe Ecritures parallèles dans plusieurs périodes Écritures répétitives rien qu'en appuyant sur un bouton Recherche d erreur d écriture confortable 3 mandants inclus Classeur comptable pour des groupes d'écritures répétitives Contrôle budgétaire (4 niveaux) Analyses standard advanced profi Bilan, compte de résultat et comparaison de l'exercice précécent à votre date (comptabilité en partie double) Aperçu des comptes de fortune, recettes et dépenses (comptabilité simple) Période librement définissable pour journaux, relevés de comptes et listes de soldes Contrôle du budget à votre date Aperçu et impression dans fichier PDF pour tous les outputs Choix d'écriture, couleurs, cadres et ombres pour tous les outputs Analyses graphiques (camemberts, barres et lignes) Totalisation selon type et groupe Contrôle du budget par mois avec aperçu complet Comparaison du budget au choix avec exercice précédent Journal TVA Totalisation selon type, groupe et sous-groupe Et en plus... standard advanced profi Installation rapide, utilisation immédiate Utilisation simple, fonctions complètes Protection par mot de passe Fonction backup (sauvegarde et récupération des données) Recherche complète pour les textes et les montants Manuel imprimé et aide online Support par Internet, ou helpline Convient également parfaitement pour les utilisateurs PC moins chevronnés Qualité suisse depuis plus de 20 ans 7.5 Q3 FACTURES Opérations standard advanced profi Contient les localités et NPA de toute la Suisse Champs supplémentaires libres et caractéristiques pour les adresses Factures et quittances avec positions illimitées (texte, quantitié, montant) Structuration supplémentaire avec des positions de rabais et de textes Génération d'un nouveau document (facture etc.) par copie d'un ancient Numéro de document attribué automatiquement ou manuellement Comptabilisation des paiements entrants Envoyer et surveiller des rappels Interface TwixTel, interface vers Q Comptabilité, importation de données Gestion des points en suspens avec priorités Au choix sans ou avec TVA, taux modifiable Champs supplémentaires libres et caractéristiques pour les articles Délai de paiement par client Prix d'article par client Deux prix par article Attribuer un nouveau nom à des champs d articles EUR Établissement de plannings et contrôle des rendez-vous Offres et commandes Notes pour chaque transaction Relations d'adresses Factures répétitives à recourant à un modèle Histoire de documents par client Texte supplémentaire par document, éléments de texte 3 mandants inclus Traitement des rappels (4 niveaux, frais de rappel) Rabais unique par position/article, rabais par client Unité par article (pièces, heures, mètres, etc.), à definir librement Quatre prix par article Personnes de contact Vérification des doublets d'adresses (trouver les entrées d'adresses deux fois saisi) Analyses standard advanced profi Tri et filtrage des listes d adresses/d étiquettes Editeur de formulaires personnalisés, beaucoup de formulaires prédéfinis Impression d'étiquettes facile aussi avec image Journal des mouvements et statistique du CA par client ou/et par période Liste de soldes et graphique du chiffre d'affaires par client et total Aperçu et impression dans fichier PDF pour tous les outputs Choix d'écriture, couleurs, cadres et ombres pour tous les outputs Liste des documents ouverts (factures, offres etc.) Statistique CA par article et/ou période Statistique CA par groupe d'article et/ou période Liste d'articles, de prix et d'étiquettes avec filtre/sélection Liste d'articles et d'étiquettes individuellement modifiable Décompte TVA et journal Impression des formulaires BVR Liste d'inventaire pour articles avec valeur de stock Liste des offres en suspens Graphique du CA et comparaison avec l'année précédente Statistique TVA Et en plus... standard advanced profi Installation rapide, utilisation immédiate et simple, fonctions complètes Protection par mot de passe Fonction backup (sauvegarde et récupération des données) Recherche complète pour les textes et les montants Manuel imprimé et aide online Support par Internet, ou helpline Convient également parfaitement pour les utilisateurs PC moins chevronnés Q Adresses complètement intégré Interface avec Q Comptabilité Qualité suisse depuis plus de 20 ans 29 30

16 7.6 Q3 SALAIRES Opérations standard advanced profi Adresses des collaborateurs, informations complémentaires et une photo Fichier standard de types de salaires prêt à l emploi Fichier des genres de salaire peut être modifié ou complété librement Libre choix du type de salaires (frais, gratification, bonus etc.) Soutient le salaire au mois, à l heure, de temps partiel Etablissement automatique des décomptes de salaire, séparément ou au total Texte libre sur les décomptes de salaire par collaborateur Décompte de salaire dans la langue du collaborateur (D/F/I/E) Certificat de salaire conforme à l'admin. fédérale des contributions (2006) Détermination automatique des cotisations AVS, AC, indemnité journalière accidents et maladie Décompte de salaire compl. possible (pour 13e mois, gratification, etc.) Nombre illimité des décomptes de salaire Version standard pour 3 collaborateurs - élargible à tout instant Version standard pour 6 collaborateurs - élargible à tout instant Version standard pour 9 collaborateurs - élargible à tout instant 3 mandants inclus Analyses standard advanced profi Formulaires prédéfinis pour tous les documents Certificats de salaires Récapitulatif par type de salaire Vue d'ensemble par collaborateur (1 an avec détail mensuel) Décompte annuel CNA, certificat de salaire AVS Décompte caisse de compensation familiale (CCF) Aperçu et impression dans fichier PDF pour tous les outputs Choix d'écriture, couleurs, cadres et ombres pour tous les outputs Et en plus... standard advanced profi Installation rapide, utilisation immédiate Utilisation simple, fonctions complètes Protection par mot de passe Fonction backup (sauvegarde et récupération des données) Recherche complète pour les textes et les montants Manuel imprimé et aide online Support par Internet, ou helpline Convient également parfaitement pour les utilisateurs PC moins chevronnés Interface avec Q Comptabilité Qualité suisse depuis plus de 20 ans 7.7 Q3 PAIEMENTS Opérations standard advanced profi Saisie est gestion de factures/paiements et ordres de virement Attribution et rémunération des paiements par ordre de virement (électronique ou par document) Ordre de virement imprimé à la banque / à la poste Virements électroniques par Internet (e-banking ou Yellownet) Formulaires d'inscription pour e-banking ou Yellownet contenus dans la documentation du logiciel Saisie de données par lecteur des bulletins de versement (lecteur n'est pas contenu à l'achat du logiciel) Soutien confortable lors de la saisie manuelle de bulletins de versements Nombre illimité d'ordres de virement Nombre illimité de paiements Délai de paiement pour des factures à payer Rappel automatique des paiements en suspens Champs de saisie supplémentaires par paiement (p.e. numéro de contrat, numéro de série etc.) Correction et effacement de paiements toujours possible Nouveau paiement depuis modèle existant Intégration complète dans Q Comptabilité, Q Association et Q Ménage possible Connexion directe à l'e-banking de votre banque ou à Yellownet Contient toutes les localités et tous les NPA de la Suisse Ordres permanents Champs supplémentaire pour groupes et commentaires Notes individuelles par paiement et par ordre de virement Sélection confortable et fonction de filtre. Établissement de plannings avec contrôle des rendez-vous Archivage des billets de notes Tenir compte des escomptes selon délai d escompte Monnaie étrangère 3 mandants (p.e. pour adolescents dans la même famille) Gestion d'adresses intégrée Jusqu'à trois caisses possible Analyses standard advanced profi Contient des formulaires pour ordres de virement à banque/poste prêts à l'emploi Aperçu d'ordres avec total des paiements contenus Statistiques des dépenses Liste de tous les paiements en suspens Période à choix pour journal de paiement Aperçu et impression dans fichier PDF pour tous les outputs Choix d'écriture, couleurs, cadres et ombres pour tous les outputs Et en plus... standard advanced profi Installation rapide, utilisation immédiate Utilisation simple, fonctions complètes Protection par mot de passe Fonction backup (sauvegarde et récupération de données) Recherche complète pour textes et montants Manuel imprimé et aide online Support par Internet, ou helpline Convient aussi parfaitement pour les utilisateurs PC moins chevronnés Qualité suisse depuis plus de 20 ans 31 32

17 7.8 Q3 BUSINESS Opérations standard advanced profi Gestion d'adresses complète avec répertoire des localités, interface à Twixtel, interface à Word Personnes de contact Lettres personnelles et en série, étiquettes, s, téléphoner au recourant des adresses Gestion d'articles avec groupes d'articles; quatre prix et prix échelonné par article Stock avec rentrées et sorties de marchandises, contrôle de stock, inventaire Documents (offres, factures etc.) avec positions illimitées (texte, quantitié, montant, article, rabais) Génération des nouveaux documents par copie d'un ancient ou selon modèle Traitement des rappels confortable avec frais de rappel et modèles pour documents de rappel Imprimer des bulletins de versement et introduire des fichiers BVR Gestion de créanciers avec conditions de paiement et plusieurs caisses par fournisseur Ordres de paiement électroniques pour banque/poste (ESD/OPAE), jusqu'à trois org. payeur Rentrées de marchandises avec contrôle de stock Image et de nombreux champs de saisies supplémentaires par adresse, article etc. Possibilité de changer le mode de décompte de la TVA et les taux Vérification des doublets d'adresses (trouver les entrées d'adresses deux fois saisi) Gestion des commandes avec livraisons partielles, factures collectives, centres de coûts Désignation d'articles en plusieurs langues, système de rabais détaillé Comptabilité générale standard advanced profi Comptabilité en partie double, EUR et fonctions TVA inclus Modèles pour plan comptable (SA, Sàrl etc.), modifiable et à compléter Ecritures collectives, modèles d'écritures, écritures périodiques Saisir, corriger et effacer de comptes et d'écritures jusqu'au bouclement Ecritures parallèles dans plusieurs périodes Bouclement automatique, nouvelle ouverture avec reprise des soldes Bilan, compte de résultat, comparaison de l'exercice précédent, journal, extrait de compte et liste Journal de la TVA, décompte de la TVA selon formulaire original Comparaison du budget au choix avec exercice précédent Possibilité de changer le mode de décompte de la TVA et les taux Écritures répétitives rien qu'en appuyant sur un bouton Recherche d erreurs d écritures confortable Classeur comptable pour des groupes d'écritures répétitives Contrôle budgétaire (4 niveaux) Division des comptes selon type, groupe et sous-groupe Devises étrangères, centres de coûts Salaire standard advanced profi Comptabilité de salaire complète selon exigences légales en Suisse Formulaires prédéfinis pour tous les documents D/F/I Fichier des genres de salaire détaillé, librement modifiable et élargible Décomptes de salaire, certificats de salaire, décompte annuel CNA, certificat de salaire AVS Décompte caisse de compensation familiale (CCF) Vue d'ensemble par collaborateur ou total (1 an avec détail mensuel), récapitulatif par type de sal. Nombre de collaborateurs, élargible à tout instant Paiements par ordre de virement ou par ESD / OPAE Et en plus... standard advanced profi Installation rapide, utilisation immédiate et simple, fonctions complètes Protection par mot de passe Fonction backup (sauvegarde et récupération des données) Iimportation de données, exportation de données Recherche complète pour les textes et les montants Manuel imprimé et aide online, support par Internet, ou helpline Aperçu et impression dans fichier PDF pour tous les outputs Choix d'écriture, couleurs, cadres et ombres pour tous les outputs 3 mandants inclus (p. e. pour une comptabilité privée supplémentaire) Manuel imprimé et aide online, support par Internet, ou helpline Fonctionnalité complète de Q Salaire, Q Comptabilité profi, Q Factures profi Qualité suisse depuis plus de 20 ans Convient pour réseaux informatiques, gestion d'utilisateurs, droits par utilisateur / groupes d'utilis. Données confidentielles (adresses, articles, documents, collaborateurs) 33