PRESTATION DE SERVICE DE SECURITE ET DE GARDIENNAGE

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1 Référence & Nom du Projet : Représentation 9F PRESTATION DE SERVICE DE SECURITE ET DE GARDIENNAGE Objet : Invitation à soumissionner pour la sélection d un Prestataire de Sécurité et de Gardiennage pour le siège de WWF Madagascar et Océan Indien Occidental sis à Antsakaviro. AO-025/2013 Monsieur/Madame, WWF MWIOPO Près lot II M 85 Ter Antsakaviro (101) Antananarivo Tél: Tél: Tél: Tél: Tél: Fax: P.O.Box 738 wwfrep@moov.mg Vous êtes invité(e) à soumettre une proposition pour des services de Sécurité et de Gardiennage pour le siège de WWF Madagascar et Océan Indien Occidental sis à Antsakaviro. 1. Les documents qui suivent vous permettront de préparer votre proposition : Instructions aux Soumissionnaires.(Annexe I) Termes de référence.. (Annexe II) Formulaire de soumission de la Proposition Technique. (Annexe III) Formulaire de soumission de la Proposition Financière. (Annexe IV) Tableau des coûts. (Annexe V) 2. Votre offre comprendra : a. une proposition technique, et b. une proposition financière. President: Yolanda Kakabadse Director General: James P. Leape President Emeritus: HRH The Duke of Edinburgh Founder President: HRH Prince Bernard of the Netherlands Registered as: WWF-World Wildlife Fund for Nature WWF-Fondo Mondiale per la Natura WWF-Fondo Mundial para la Naturaleza WWF-Fonds Mondial pour la Nature WWF-Welt Natur-Fonds Also known as World Wildlife Fund Les deux propositions seront placées sous plis scellés distincts. L offre technique et l offre financière seront remises dans des enveloppes intérieures séparées indiquant le nom et l adresse de votre Société et portant respectivement la mention «offre technique» et la mention «offre financière». L'enveloppe portant la mention «offre technique» ne devra contenir aucune référence au montant de la soumission financière sous peine de nullité de l'offre. Ces deux plis seront enfermés dans une enveloppe extérieure. Les offres seront scellées avec mention sur l enveloppe extérieure : «AO-025/2013- Prestation de service de Sécurité et de Gardiennage», à l adresse suivante : WWF Madagascar et Océan Indien Occidental - Près Lot II M 85 Ter Antsakaviro - BP Antananarivo NB : Si vos propositions techniques et financières ne sont pas scellées dans des enveloppes séparées, votre offre sera rejetée. Les offres doivent être déposées à l adresse indiquée ci-dessus le 27 juin 2013 à Toutes les offres reçues après la date et heure indiquées ou envoyées à toute autre adresse, seront rejetées. 3. Si vous avez besoin d informations complémentaires, vous pouvez nous contacter à l adresse suivante : procurement@wwf.mg et nous nous efforcerons de vous les fournir rapidement. Cependant, tout retard dans la transmission de ces informations ne pourrait en aucun cas constituer un motif de report de la date de soumission de votre proposition. AO-025/2013 P. 1

2 ANNEXE I INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES A- INTRODUCTION 1- Contexte Le bureau du programme de WWF à Madagascar et Océan Indien Occidental- WWF MWIOPO, ci-après dénommé WWF, est un programme rattaché au WWF International. Actif depuis 1963, il met en œuvre une cinquantaine de projets dans différentes régions de Madagascar où il possède des bureaux et des antennes. Son siège social est situé à Antsakaviro. L Objet de l invitation à soumissionner est de sélectionner une société de Sécurité et de Gardiennage, dans le cadre d un contrat valide pour un an et renouvelable sous réserve de performance satisfaisante. 2- Durée de la prestation La prestation est pour la période allant du 01er juillet 2013 au 30 juin Coût de la proposition Le Soumissionnaire prendra à sa charge tous les coûts liés à la préparation et la soumission de la Proposition. WWF ne peut en aucun cas être tenu responsable ou redevable de ces dépenses, quel que soit le déroulement ou le résultat obtenu par la Proposition. B- DOCUMENTS D INVITATION A SOUMISSIONNER 4- Contenu des documents d invitation à soumissionner Le Soumissionnaire est tenu d examiner toutes les instructions, formulaires, conditions et spécifications figurant dans les documents d invitation à soumissionner. Tout non-respect de ces documents se fera au détriment du Soumissionnaire et sera susceptible d avoir un effet négatif sur l évaluation de la Proposition. 5- Clarification des Documents d invitation à soumissionner Tout Soumissionnaire éventuel qui aurait besoin de clarifications à propos des Documents d invitation à soumissionner peut en informer par à l adresse suivante : procurement@wwf.mg. WWF répondra par écrit à toute demande de clarification concernant les Documents d invitation à soumissionner qui leur parviendra au plus tard le 21 juin 2013 à Des exemplaires écrits de la réponse de l Organisation (incluant une explication de la demande de clarification mais sans identification de la source de la demande) seront envoyés à tous les Soumissionnaires éventuels qui auront reçu les Documents d invitation à soumissionner. 6- Modification des Documents d invitation à soumissionner A tout moment avant la date limite de dépôt des Propositions, WWF peut, pour quelque raison que ce soit, sur sa propre initiative ou en réponse à une demande de clarification faite par un soumissionnaire éventuel, modifier les Documents d invitation à soumissionner en procédant à un amendement. Tous Soumissionnaires éventuels qui auront reçu les Documents d invitation à soumissionner seront informés par écrit de tous les amendements apportés aux Documents d invitation à soumissionner. Afin de ménager aux Soumissionnaires éventuels suffisamment de temps pour prendre en compte les amendements dans la préparation de leurs offres, WWF pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de soumission des Propositions. AO-025/2013 P. 2

3 C- PREPARATION DES PROPOSITIONS 7- Langue de la Proposition Les Propositions préparées par le Soumissionnaire de même que toutes les correspondances et documents relatifs à la Proposition échangés entre le Soumissionnaire et WWF seront écrits en français. 8- Documents constitutifs de la Proposition La Proposition comprendra les documents suivants : a.) Le formulaire de soumission de la Proposition Technique ; b.) La partie technique et opérationnelle de la Proposition, comprenant la documentation démontrant que le Soumissionnaire répond à toutes les spécifications stipulées; c.) Le formulaire de soumission de la Proposition Financière ; d.) Le tableau des propositions financières. 9- Le formulaire de Proposition Le Soumissionnaire devra présenter la partie opérationnelle et technique de sa Proposition comme suit : a.) Plan de gestion Cette partie devra fournir des informations sur l entreprise, incluant notamment la date de constitution de la société, ainsi qu une description sommaire des activités présentes du Soumissionnaire. L information devra se concentrer sur les services ayant un rapport avec la Proposition. Cette section devra aussi décrire la ou les unités organisationnelles qui seront chargées de l exécution du contrat, de même que l approche globale de gestion d un projet de ce genre. Le Soumissionnaire devra commenter l expérience qu il a recueillie dans le cadre de projets similaires et devra identifier la ou les personnes chargées de représenter le Soumissionnaire dans ses rapports futurs avec WWF. b.) Plan des ressources Cette section devra fournir des explications détaillées au niveau des ressources humaines et matérielles dont le Soumissionnaire dispose pour assurer la bonne exécution de la mission. Elle devra donner une description des capacités et installations actuelles du Soumissionnaire ainsi que tout projet d expansion de celles-ci. c.) Méthodologie proposée Dans cette section, le Soumissionnaire devra démontrer qu il est prêt à répondre efficacement aux spécifications stipulées, en identifiant chacun des éléments spécifiques proposés et en abordant chacune des exigences spécifiées une par une; en donnant une description détaillée des critères de performance essentiels proposés qu il entend garantir; et en démontrant comment la méthode proposée répond aux spécifications stipulées ou les surpasse. La partie opérationnelle et technique de la Proposition ne doit contenir aucune information sur les coûts des services offerts quels qu ils soient. Ces informations tarifaires doivent être fournies séparément dans les tableaux de coûts appropriés. Le système de numérotation utilisé dans la proposition du Soumissionnaire doit obligatoirement correspondre à celui utilisé dans le corps du Document d invitation à soumissionner. Toutes références relatives aux brochures et autres documents descriptifs devront être incluses dans les paragraphes de réponse appropriés, bien que ces brochures et documents eux-mêmes puissent être fournis sous forme d annexes à la Proposition ou à la réponse. AO-025/2013 P. 3

4 10- Les coûts de la Proposition de Prestation Le Soumissionnaire indiquera les coûts des services qu il se propose de fournir en vertu du présent document d invitation à soumissionner dans un Tableau des coûts, dont un exemple est joint aux présents Documents d appel d offres. 11- Devises de la Proposition Tous les coûts seront indiqués en Ariary. 12- Période de validité des propositions Les Propositions resteront valides pendant soixante (60) jours suivant la date de soumission des Propositions arrêtée par WWF, conformément à la clause relative à la date limite. Une Proposition dont la durée de validité est inférieure à ces 60 jours sera susceptible d être rejetée pour cause de non-conformité aux spécifications. En cas de circonstances exceptionnelles, le WWF pourra demander au Soumissionnaire d accepter une prolongation de la période de validité de son offre. Cette requête et les réponses y relatives doivent être formulées par écrit. Il ne sera pas demandé ni permis au Soumissionnaire acceptant cette requête de modifier sa Proposition. 13- Format et signature des propositions Le Soumissionnaire doit préparer deux exemplaires de la Proposition, portant respectivement et distinctement la mention «Original» et «Copie de la Proposition». En cas de divergences entre les deux documents, c est l original qui doit faire autorité. Les deux exemplaires de la Proposition doivent être dactylographiés et doivent être signés par le Soumissionnaire ou par la ou les personnes dûment autorisées à représenter le Soumissionnaire pour ce qui touche au présent Contrat. Cette dernière autorisation doit être dûment appuyée en joignant à la Proposition une procuration écrite. Une Proposition ne doit comporter ni interligne, ni suppression, ni rature, à l exception de celles jugées nécessaires pour corriger des erreurs faites par le Soumissionnaire, auquel cas ces corrections doivent être paraphées par la ou les personnes signataires de la Proposition. 14- Scellage et marquage des Propositions Le Soumissionnaire devra sceller la Proposition dans une enveloppe extérieure renfermant deux enveloppes intérieures, comme indiqué ci-dessous. (a) L enveloppe extérieure doit être adressée au : WWF Madagascar et Océan Indien Occidental Près Lot II M 85 Ter Antsakaviro BP Antananarivo Et porter la Mention «AO-025/2013- Prestation de service de Sécurité et de Gardiennage». (b) Les deux enveloppes intérieures doivent porter le nom et l adresse du Soumissionnaire. La première enveloppe intérieure doit contenir les informations spécifiées à la Clause 9 cidessus (Formulaire de Proposition), les exemplaires portant respectivement la mention «Original» et «Copie». La seconde enveloppe intérieure doit contenir le Tableau des coûts, qui doit être dûment identifié comme tel. Il faut noter que si les enveloppes intérieures ne sont pas scellées et marquées conformément aux instructions stipulées dans la présente clause, WWF ne pourra être tenue pour responsable au cas où ces enveloppes seraient égarées ou ouvertes prématurément. 15- Délai de soumission des propositions WWF doit recevoir les Propositions à l adresse indiquée dans la clause relative au Scellage et marquage des Propositions, au plus tard à la date et heure indiquées plus haut. WWF pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de soumission des Propositions en modifiant les Documents d invitation à soumissionner conformément à la clause relative à la Modification des Documents d invitation à soumissionner, auquel cas tous les droits et AO-025/2013 P. 4

5 obligations du Centre de Service et des Soumissionnaires précédemment soumis à l ancien délai seront alors soumis au nouveau délai tel que prorogé. 16- Propositions déposées hors délai Toute proposition reçue par le WWF après la date limite tel que spécifiée dans la clause relative au Délai de soumission des Propositions sera rejetée. 17- Modification et retrait des Propositions Le Soumissionnaire peut retirer sa Proposition après dépôt, à la condition qu une notification écrite soit reçue par le WWF avant la date butoir de soumission des Propositions. La notification de retrait du Soumissionnaire doit être préparée, scellée, marquée et envoyée conformément aux dispositions de la clause relative au Délai de soumission des propositions. La notification de retrait peut aussi être adressée par télex ou par fax, mais elle doit dans ce cas être suivie d une copie de confirmation signée. Aucune Proposition ne peut être modifiée après le délai de soumission des Propositions. Aucune Proposition ne peut être retirée dans la période se situant entre le délai de soumission des Propositions et la date d expiration de la période de validité de la Proposition spécifiée par le Soumissionnaire dans le Formulaire de soumission de la Proposition. D- OUVERTURE ET EVALUATION DES PROPOSITIONS 18- Ouverture des Propositions L ouverture des offres se fera dans le bureau de WWF à Antsakaviro. Un comité sera chargé du dépouillement des offres. 19- Clarification des Propositions Pour faciliter l examen, l évaluation et la comparaison des Propositions, WWF peut, à sa discrétion, demander au Soumissionnaire de clarifier sa Proposition. La demande de clarification et la réponse doivent être formulées par écrit, et aucun changement des coûts ou du contenu de la Proposition ne sera demandé, proposé ni permis. 20- Examen préliminaire Le comité examinera les Propositions pour s assurer qu elles sont complètes, qu elles ne comportent aucune erreur de calcul, que les documents ont été dûment signés et que ces Propositions répondent globalement aux conditions stipulées. Les erreurs arithmétiques seront rectifiées sur la base suivante : s il existe une divergence entre le prix unitaire et le prix total obtenu par multiplication du prix unitaire et de la quantité, le prix unitaire prévaudra, et le prix total sera corrigé en prenant celui-ci comme base. Si le Soumissionnaire n accepte pas la correction des erreurs, sa Proposition sera rejetée. S il existe une divergence entre les montants en chiffres et en lettres, c est le montant en lettres qui prévaudra. Avant examen détaillé, le comité évaluera le degré de réponse substantielle de chaque Proposition par rapport à l invitation à soumissionner. Aux fins de ces Clauses, une Proposition apportant une réponse substantielle est une Proposition qui se conforme à toutes les spécifications et conditions de l invitation à soumissionner sans déviation majeure. La détermination par le comité du degré de réponse de la Proposition doit être basée sur le contenu de la Proposition elle-même, sans considération de quelque raison extrinsèque que ce soit. Une Proposition dont le degré de réponse substantielle est jugé insuffisant par le comité sera rejetée sans que le Soumissionnaire puisse la rendre à posteriori plus conforme en la corrigeant. 21- Evaluation et comparaison des Propositions Critères d évaluation Une procédure en deux phases sera mise en œuvre pour évaluer les propositions : AO-025/2013 P. 5

6 - 1ère Phase : Offres Techniques - 2ème Phase : Offres Financières L évaluation technique sera effectuée avant l ouverture et la comparaison des propositions financières. Seules les propositions financières des Sociétés/institutions dont la proposition technique satisfait aux exigences des TDR du WWF seront considérées. La première enveloppe marquée «Offre Technique» comportera aussi les pièces suivantes : - Attestation de Non Faillite, - Autorisation d Installation, - Un Quitus Fiscal en cours de validité, - Attestation d affiliation du personnel à la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale, - Une Attestation de bonne renommée de la Banque du soumissionnaire, - Une copie du certificat d assurance RC de la société. NB : la non présentation d une quelconque de ces pièces entraînerait l élimination pure et simple de l offre. a. Chacune des propositions techniques recevra une note technique basée sur 100 points en fonction des critères et de la grille de notation suivants : Critères d évaluation technique Note maximum Note Expérience du Prestataire / Organisation soumissionnaire 30 Références dans le domaine 20 Années d expérience 10 Méthodologie et compréhension des termes de référence 50 Compréhension et méthodologie d exécution des prestations 35 Organisation proposée pour la réalisation des prestations et adéquation 15 de cette organisation avec les termes de référence Qualification et expérience du Personnel disponible 20 qualifications générales (diplômes, formation et expérience 5 professionnelle) compétence dans les tâches spécifiques à accomplir dans le cadre du 5 gardiennage et service de sécurité Expériences professionnelles avérées dans le gardiennage et service de 10 sécurité Total 100 b. Pour être jugées recevables, les propositions techniques devront avoir reçu une note au moins égale à 70 points sur 100 (note technique qualificative). c. Seules les offres financières des soumissionnaires ayant obtenu la note technique qualificative seront ensuite ouvertes. Les offres financières des soumissionnaires n'ayant pas obtenu la note technique qualificative ne seront pas ouvertes. d. Après vérification, de l'adéquation entre l offre financière et l offre technique, chaque offre financière (F) recevra une note financière (NF) calculée par comparaison avec l offre financière la moins disante (Fm) de la manière suivante : NF=100x Fm /F (F étant le prix de la proposition financière) e. Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations (70% de la proposition technique ; 30% de la proposition financière) ; pour aboutir à une note globale (NG). Les propositions seront ensuite classées en fonction de la note totale pondérée : NG = 0,7XNt+0,3xNf. AO-025/2013 P. 6

7 e. L Offre sera adjugée à l égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du WWF (coût et efficacité). WWF ne s engage en aucun cas à choisir forcément le Prestataire / l institution offrant le prix le plus bas. AO-025/2013 P. 7

8 ANNEXE II TERMES DE REFERENCE Article 1 : OBJET 1.1 Le présent accord pour la sécurité et le gardiennage est un accord entre le WWF et la société prestataire par lequel cette dernière s engage à fournir ses services dans les conditions prescrites dans le présent accord. Article 2 : NATURE DES SERVICES 2.1 Les services consistent à assurer l entière sécurité des biens et du personnel, de jour et de nuit, du bureau de la Représentation du WWF sis au Près lot II M 85 Ter Antsakaviro qui est constitué de deux propriétés contiguës avec un parking bien clôturé. Ces services consistent notamment à : - Surveiller l accès des locaux nuit et jour ; - Contrôler la mise en exécution du système d autorisation d accès (badges) mis en place dans les bureaux du WWF pour les visiteurs ; - Interdire l accès dans l enceinte des locaux à toute personne non autorisée ; - Enregistrer le mouvement des véhicules arrivant et quittant le lieu ; - Effectuer des rondes de nuit régulières par les superviseurs ; - Informer immédiatement le «Logisticien», l Assistant local à la sécurité et le point focal sécurité du pays de tout incident préjudiciable à la sécurité des personnes et des biens. 2.2 Le prestataire met à la disposition du WWF, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, par la mise en place d'agents de sécurité de jour comme de nuit suivant l horaire ci-après: Jour : de 6h 30mn à 18h 30mn Nuit : de 18h 30mn à 6h 30mn Article 3 : DUREE DU CONTRAT. 3.1 Le présent accord à long terme est signé pour une période de un (01) an prenant effet à partir de la date de signature. Cet accord engage les deux parties dès son entrée en vigueur et ne pourra être renouvelé qu avec un accord entre les deux parties. 3.2 WWF se réserve le droit de résilier immédiatement le contrat si la société de gardiennage manque de se conformer à ses engagements contractuels à l issue d un délai d un (01) mois après notification écrite du Représentant Régional. 3.3 L une ou l autre des parties signataires pourra mettre un terme au présent contrat, sans qu il y ait besoin d en justifier le motif et ce, moyennant un préavis écrit de un (01) mois. Article 4 : SUPERVISION 4.1 L agent se conformera aux consignes de sécurité établies en accord entre le prestataire et le WWF et respectera les règlements internes de l établissement. Article 5 : OBLIGATIONS DE WWF 5.1 WWF s'engage à faciliter à chaque fois et par tous les moyens à sa disposition, la réalisation de la mission confiée au Prestataire. 5.2 WWF s'oblige à satisfaire, dans les meilleures conditions et aux dates convenues, les obligations mises à sa charge par le présent contrat. 5.3 En cas de défaillance des agents de la société de gardiennage, WWF notifiera immédiatement par écrit ou verbalement à la direction de la société pour que celle-ci prenne les mesures qui s imposent dans les meilleurs délais. 5.4 WWF se réserve le droit de donner toute instruction de sécurité aux agents de la Société dans le cadre de l exercice de leur mission tout en tenant immédiatement leur direction informée pour le suivi. 5.5 A la demande de WWF, la Société de Gardiennage est tenue d accroître la couverture ou remplacer tout agent refusé par WWF, dans un délai de 48 heures. AO-025/2013 P. 8

9 5.6 Le personnel de la Société ne peut se prévaloir de droit ou de revendication quelconque envers WWF. 5.7 Tout agent désigné par le prestataire devrait au préalable être agréé par le WWF qui se réserve le droit de retirer son agrément et d exiger le remplacement de tout agent dont il sera reconnu que le comportement sera de nature à porter préjudice à la bonne exécution de ses prestations. Article 6 : OBLIGATIONS DE LA SOCIETE 6.1 La Société est directement et légalement responsable envers son personnel et répond à tous égards. Elle est responsable de la gestion administrative du personnel fourni, dans le cadre du présent contrat, et s'engage à respecter la législation nationale en matière de droit du travail (Sécurité sociale, Médecine du travail, Impôts, taxes ) et tout autre paiement qui incombe à l employeur. La Société prestataire s engage à s assurer que tous ses employés ont passé avec succès une visite médicale attestant de leur bonne condition physique et du non usage de drogues et de narcotiques. 6.2 La Société s'engage à mettre à la disposition de WWF et à la demande de celui-ci toute attestation de régularité de gestion vis-à-vis de l administration fiscale et sociale, et ce par rapport aux agents mis à sa disposition, conformément à la législation nationale Toutes les questions ayant trait au congé, licenciement, soins médicaux, sécurité sociale, repos ou autre événement pouvant surgir dans l exercice de leur mission sont du ressort exclusif de la Société et lui incombe. Le Directeur régional de la Société ou son représentant sont seuls habilités à engager leur société, WWF n étant en rien mêlé à la structure ni au fonctionnement interne de celle-ci. 6.4 La Société de Gardiennage s engage à habiller correctement son personnel afin qu il soit facilement identifiable. Le personnel devra se conformer aux obligations suivantes : - port d une tenue décente ; - moralité et comportement irréprochables ; - BEPC comme niveau d instruction de base permettant à l agent la rédaction d un rapport ; - connaissance et maîtrise des équipements de sécurité et de l utilisation des extincteurs. Des rondes ou patrouilles régulières, un contrôle périodique fait par plusieurs superviseurs munis de moyens de communication radio et cellulaires, pour faciliter la réaction nécessaire en cas de besoin. 6.5 La Société s engage à fournir à son personnel les équipements de sécurité de travail nécessaires à la bonne exécution de sa mission. La fourniture de tous les équipements et instruments de travail relève de la responsabilité de la Société et lesdits équipements resteront sa propriété privée. Les équipements susvisés sont, entre autres : les matraques ; le gaz lacrymogène ; Des moyens de défense autorisés par la loi en vigueur ; les matériels de radio communication performants et opérationnels et/ou tous autres moyens de communication téléphonique, le siège du prestataire étant joignable 24 heures sur 24 heures ; les sifflets et/ou autres systèmes d alarme ; les lampes torches ; les imperméables. 6.6 Le personnel est tenu d avoir, dans l accomplissement de sa mission, une conduite professionnelle, exemplaire et responsable ; il rendra compte immédiatement, de toute activité suspecte au service à ses supérieurs hiérarchiques au sein de la Société de Gardiennage, au Service Logistique de WWF, et à la Police Nationale si nécessaire. Il traite enfin tous les visiteurs suivant les instructions des responsables du client.. AO-025/2013 P. 9

10 6.7 La Société s engage à ne pas divulguer les documents, informations ou données auxquels elle aura accès pendant la réalisation du service et à respecter les normes d hygiène et de sécurité définies par les Nations Unies. Cette obligation de confidentialité demeure au-delà de l expiration du contrat. 6.8 La Société est responsable de la disparition de tous les biens placés sous la garde de ses agents, notamment des biens mobiliers et immobiliers, des matériels et véhicules pouvant être stockés et/ou garés à l intérieur comme à l extérieur immédiat de l enceinte du WWF et lui appartenant, ceux de ses employés et de ses visiteurs, ou ayant eu l autorisation du WWF à cet effet, à moins qu elle puisse démontrer que la responsabilité ne lui incombe pas. En cas de dommage, perte ou préjudice quelconque causé par la Société dans les installations du client, la Société mettra au profit de WWF sa police d'assurance de responsabilité civile d'exploitation. A cette fin, WWF déclarera dès que possible tout dommage ou préjudice quelconque causé par la Société afin de permettre à cette dernière de respecter le délai de déclaration vis-à-vis de son assureur (délai de 5 jours à compter du sinistre). Avec les autres mesures de contrôle jugées adéquates (contrôle de jour, contrôle radio, etc ), le prestataire s engage à souscrire une Police d assurance à Responsabilité Civile Professionnelle le garantissant contre d éventuels recours de tiers. Cette garantie est étendue aux conséquences pécuniaires que le prestataire peut encourir en raison des vols avec effraction subis uniquement par le WWF et commis par ses agents pendant les heures de travail. On entend par «effraction» tout forcement, rupture, dégradation, démolition, enlèvement des murs, toits, planchers, portes, fenêtres, cadenas et/ou tout autre mode de fermeture agréé des bâtiments ou locaux gardés. En cas de perte, dommage ou autre incident, le soumissionnaire prend en charge le remboursement de toute réclamation y afférente. 6.9 Toute mesure visant à accroître la couverture des services fera l objet d une facturation détaillée et séparée, et devra faire l objet d une demande préalable écrite au WWF Pour le maintien de l état de veille des gardes la nuit, ces derniers devront appeler leur base toutes les heures pour rendre compte d éventuels incidents La Société devra sur la base des incidents et plaintes enregistrées, former ses gardiens en conséquence pour réduire la probabilité de les voir se reproduire La Société devra établir un lien formel avec les forces de l ordre (police et gendarmerie) en précisant les modalités de leur intervention en cas de besoin La Société devrait mettre à la disposition de son personnel un registre daté, numéroté et paraphé sur lequel sont consignés les déroulements de service heures par heures ainsi que les faits saillants et particuliers survenus au cours du gardiennage, et dont le personnel aura eu connaissance. Ce document devra être présenté à toute réquisition du WWF La «surveillance» signifie la présence sur les lieux d un personnel chargé d éloigner les visiteurs mal intentionnés, de veiller à l inviolabilité des locaux. Par «permanente», le prestataire garantit la présence effective de ses agents aux jours et heures indiqués par le WWF, et assure à tout moment le remplacement des agents empêchés. Le prestataire doit assurer un contrôle permanent WWF n est responsable d aucun acte provoqué par un tiers : accident, maladie ou perte d'aucune sorte, quelle que soit leur cause, survenant pendant l'exécution de la prestation. AO-025/2013 P. 10

11 BUDGET Article 7: PRIX ET CONDITION DE PAIEMENT. 7.1 Les prestations de la Société de Gardiennage seront rémunérées à terme échu par le paiement mensuel d un montant calculé sur la base des services rendus par la Société. Le paiement se fera après approbation des Responsables de WWF. A noter que le coût de la prestation est à répartir entre les différents projets du Programme du WWF à Madagascar. La facture devra mentionner séparément les prix HTVA, TVA et prix TTC. 7.2 La Société assure un service complet de sécurité pour un coût unitaire mensuel hors taxe, par Garde par vacation de 12 heures, de jour comme de nuit. Ce coût unitaire comprend la garde de remplacement, le contrôle et la supervision. Le WWF ne paiera aucun frais supplémentaire afférent aux prestations de la Société de gardiennage. 7.3 Dans tous les cas, Société prestataire ne saurait facturer WWF pour des services non rendus ou non conformes à la description de sa mission. WWF ne sera responsable d aucun autre frais ou dépense. 7.4 Les services supplémentaires formellement demandés par le WWF et non mentionnés au présent contrat feront l objet d une facturation supplémentaire au même tarif 24/24 tel que convenu au point 7.2. Aucune avance n est accordée sur les coûts de prestation. Article 8 : VISITE DES LIEUX Afin de permettre au prestataire de mieux préparer sa proposition et afin d apprécier la nature et le volume des travaux, une visite des lieux est prévue pour le 21 juin 2013 à Article 9. MODALITES DE MISE EN OEUVRE La présente prestation fera l'objet d'un d un contrat auquel seront annexés les présents TDR et l offre validée. AO-025/2013 P. 11

12 ANNEXE III FORMULAIRE DE SOUMISSION DE LA PROPOSITION TECHNIQUE Monsieur/Madame, Nous, soussignés, avons l honneur de vous proposer nos services professionnels en qualité de prestataire pour «la Sécurité et le Gardiennage» conformément à votre Demande de propositions en date du 25 mai 2011 et à notre Proposition. Nous vous soumettons par les présentes notre Proposition, qui comprend cette Proposition technique et une Proposition financière sous enveloppe cachetée séparée. En cas d acceptation de notre Proposition, nous nous engageons à mettre en œuvre et à assurer la fourniture intégrale de tous les services spécifiés dans le contrat dans les délais stipulés. Nous convenons de nous conformer à cette Proposition pour une période de soixante (60) jours à compter de la date fixée pour l ouverture des Propositions dans l invitation à soumissionner, et cette proposition continuera de nous engager et pourra être acceptée à tout moment préalablement à l expiration de cette période. Il est entendu que vous n avez aucune obligation d accepter aucune des propositions reçues. Fait le (jour/mois) de l année F. Signature (En qualité de) Dûment autorisé (é) à signer la Proposition pour et au nom de INFORMATIONS SUR LA SOCIETE NOM et Adresse de la société. : No. Téléphone. Fax No. Website: Signature Autorisée: AO-025/2013 P. 12

13 ANNEXE IV FORMULAIRE DE SOUMISSION DE LA PROPOSITION FINANCIERE Monsieur/Madame, Nous, soussignés, avons l honneur de vous proposer nos services professionnels en qualité de prestataire pour «la Sécurité et le Gardiennage» conformément à votre Demande de propositions en date du 25 mai 2011 et à notre Proposition. Vous trouverez ci-joint notre Proposition financière qui s élève à [montant en lettres et en chiffres]. Ce montant est un montant net d impôts, de droits et de taxes, que nous avons estimés par ailleurs à [montant(s) en lettres et en chiffres]. Notre Proposition financière a pour nous force obligatoire, sous réserve des modifications résultant de la négociation du Marché, jusqu à l expiration du délai de validité de la Proposition, c est-à-dire jusqu au [date]. Il est entendu que vous n avez aucune obligation d accepter aucune des propositions reçues. Fait le (jour/mois) de l année F. Signature (En qualité de) Dûment autorisé (é) à signer la Proposition pour et au nom de INFORMATIONS SUR LA SOCIETE NOM et Adresse de la société. : No. Téléphone. Fax No. Website: Signature Autorisée: AO-025/2013 P. 13

14 ANNEXE V TABLEAU DES COÛTS Il est demandé au Prestataire de préparer le Tableau des coûts sous forme d une enveloppe distincte du reste de la réponse à l invitation à soumissionner, comme il est indiqué à la Section C du paragraphe 14 (b) des Instructions aux Soumissionnaires. Le Tableau des coûts doit fournir une répartition des coûts détaillée avec des chiffres distincts pour chaque regroupement ou catégorie fonctionnelle. Le formulaire proposé ci-après doit être utilisé pour la préparation de l offre financière ; le formulaire comprend des frais spécifiques qui peuvent être requis ou non mais sont donnés à titre indicatif. Garde par vacation de 12 heures, de jour comme de nuit, pendant un (01) mois Garde chargé des opérations de liaison radio de nuit, pendant un (01) mois Ar/mois Ar/mois Ar/mois Supplément pour Garde préposé aux services de réceptionniste, pendant un (01) mois AO-025/2013 P. 14

15 AO-025/2013 P. 15