GROUPE DE TRAVAIL COOPERATIF WEB-DELIB

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1 COMPTE RENDU DE LA SEANCE DE TRAVAIL DU 13 FÉVRIER 2014 A PARIS LOCAUX DE LINAGORA - PUTEAUX SUJET : LISTE DES PARTICIPANTS : COLLECTIVITES Ville de Pantin Ville d'auray Ville d'auray Conseil Général du Territoire de Belfort Conseil Général du Territoire de Belfort Conseil Général du Jura GIP e-bourgogne Conseil Général de la Seine-Saint-Denis Conseil Général de la Seine-Saint-Denis Ville d'angoulême Ville d'angoulême Ville de Mulhouse Ville de Malakoff Syndicat Intercommunal des Technologies de l'information pour les Villes (SITIV) Conseil Général de la Drôme Conseil Général de la Drôme Conseil Général de la Drôme Conseil Général de la Creuse Ville de Pessac PARTICIPANTS Laetitia GROSLONG Jérémie GACHELIN Jennifer LE GUERIN Jean-Marie LUTHRINGER Isabelle FIETIER Séverine GIROD Julien CARNOT Justine BAUDEL Laurent ATLAN Michel FRANQUEVILLE Marie-Pierre CORONEL Cèdre VETTER Maud STEIN Fatima BERROUD Catherine LEPOUTRE Xavier CHENEY Marie-Josée JEAN Alain DELAVIGNE Sophie LANDRODIE

2 Ville de Valence Conseil Général des Pyrénées Orientales Conseil Général des Pyrénées Orientales ADULLACT ADULLACT PROJET ADULLACT PROJET Xavier VEVE Sophie DANGIN Agnès BONNERY Pascal KUCZYNSKI Nathalie SCHUMACHER Sébastien PLAZA LISTE DES CONTRIBUTEURS EXCUSÉS : COLLECTIVITES Conseil Général de l'indre Conseil Général de l'indre Conseil Général du Tarn-et-Garonne PARTICIPANTS Nadia ARRIVE Manuel BONNEAU Olivier MOLINA

3 SOMMAIRE 1.ORDRE DU JOUR TOUR DE TABLE DES PARTICIPANTS FOCUS SUR LA VERSION V POINT SUR LA VERSION V PRÉSENTATION DE LA VERSION V DÉMONSTRATION DE LA VERSION V PRÉSENTATION DES DEMANDES D'ÉVOLUTION SOUMISES À VOTE EN VUE D'UNE INTÉGRATION EN V COMPTABILISATION DES VOTES PROPOSITION DE MISE EN PLACE D'UN CLUB UTILISATEURS PRÉSENTATION D'I-DELIBRE

4 1. ORDRE DU JOUR 13h00 13h30 : 13h30 13h50 : 13h50 14h30 : 14h30 16h15 : 16h15 16h40 : 16h40 16h50 : 17h00 17h30 : Accueil des participants, tour de table Focus sur la V.4.1 par M. Pascal KUCZYNSKI Le point sur la V.4.2, démonstration Présentation des demandes d'évolution en vue d'une intégration en V.4.3 Comptabilisation des votes Proposition de mise en place d'un club utilisateur par M. Stéphane CLERCQ Présentation i-delibre 2. TOUR DE TABLE DES PARTICIPANTS Le tour de table des participants se détaille comme suit : Ville de Pantin représentée par Mme Lætitia GROSLONG de la DSI - mise en place en janvier 2013 pour une mise en production en avril 2013 ; Ville d'auray représentée par M. Jérémie GACHELIN, Directeur Informatique, et Mme Jennifer LE GUERN - mise en production en novembre 2013 sur un cycle complet de 15 à 20 utilisateurs ; Conseil Général du Territoire de Belfort représenté par M. Jean-Marie LUTHRINGER, Chef de projet e- administration, et Mme Isabelle FIETIER - formation au produit en novembre 2013 pour une mise en production en janvier Pas encore de cycle complet ; Conseil Général du Jura représenté par Mme Séverine GIROD - en expérimentation sur la chaîne complète de dématérialisation (web-delib i-parapheur S²LOW) sous la suite Microsoft Office - Mise en production, chaîne de dématérialisation complète prévue en septembre 2014 ; GIP e-bourgogne représenté par M. Julien CARNOT - accompagne le Conseil Général de l'yonne sur webdelib début souhaiterait une gestion multi collectivité sur web-delib ; Conseil Général de la Seine-Saint-Denis représenté par Mme Justine BAUDEL et M. Laurent ATLAN du Secrétariat administratif du Conseil général en charge du projet web-delib - mise en production de 5 directions, objectif mai 2014 toutes les productions ; Ville d'angoulême représentée par M. Michel FRANQUEVILLE de la DSI et Mme Marie-Pierre CORONEL - en production depuis octobre conseils et 20 utilisateurs ; Ville de Mulhouse M2A représentée par M. Cèdre VETTER - phase d'expérimentation en v4.1.03, souhaiterait également la gestion de multi-collectivité ; Ville de Malakoff représentée par Mme Maud STEIN - en production depuis une année. 120 agents en cycle complet ; SITIV représenté par Mme Fatima BERROUD - en production pour les mairies de Grigny et Rive de Gier - passage en production prévu pour Vaux en Velin très prochainement ; - 4 -

5 Conseil Général de la Drôme représenté par Mme Catherine LEPOUTRE, M. Xavier CHENEY et Mme Marie- Josée JEAN du service des Assemblées - tout a été dématérialisé en une fois ; gros bouleversement utilisateurs et 80 circuits de 6 à 8 étapes ; Conseil Général de la Creuse représenté par M. Alain DELAVIGNE - en cours d'installation ; Ville de Pessac représentée à distance par Mme Sophie LANDRODIE - en production depuis août utilisateurs - Objectif : chaîne complète web-delib i-delibre i-parapheur S²LOW pour juillet ; Ville de Valence représentée par M. Xavier VEVE - attire l'attention sur les problèmes de génération de documents en V.4.1 ; Conseil Général des Pyrénées-Orientales représenté à distance par Mme Sophie DANGIN et Mme Agnès BONNERY - chaîne complète dans toutes les directions (web-delib i-parapheur S²LOW) - publication ipad privée. 3. FOCUS SUR LA VERSION V.4.1 M. Pascal KUCZYNSKI présente les évolutions majeures de la V.4.1 disponible depuis début 2013 via un diaporama (voir documents annexes) : Tous : Traitement par lot Tous : Infos supplémentaires modifiables par rôle SASS : Multi-séances & modèles SASS : Multi-séances & report OdJ Génération doc : Annexes PDF via modèles Administration : Gestion des connecteurs Administration : Export CMIS (initialisation) 4. POINT SUR LA VERSION V.4.2 La V.4.2 est annoncée pour le mois de mars Elle est directement issue des discussions qui ont eues lieu lors du GTC PRÉSENTATION DE LA VERSION V.4.2 Les points notés d'un * sont démontrés en live (point suivant) : *Gabarits *Annexes.doc,.pdf,.odt - 5 -

6 *Réglage de la qualité des images issues PDF *Annexes vs. Contrôle de légalité *Optimisation et validation des modèles *Info. Supp. : liste à choix multiples *Alerte sur le étapes en retard *Nouvelles notifications *Refonte du «retourner à» *Modification d'un projet *Projets votés négativement Ergonomie de la fiche de traitement d'un projet Noms symboliques des fichiers PDF générés *Amélioration de la télétransmission des arrêtés Accès aux projets depuis la séance *Recherche sur les utilisateurs *Amélioration du «envoyer à» Bordereau de signature (cf i-parapheur) *Repositionnement du commentaire Amélioration «post-séance» (cf. CDL) Connecteur PASTELL PDF avec signets Gestion du mode paysage Amélioration de la sortie de «modification» Sont prévus pour bêta-tester la V.4.2 à partir de mi-mars : Ville de Pessac Ville de Pantin - 6 -

7 Communauté de Communes Lodévois-Larzac Conseil Général de la Drôme Conseil Général des Pyrénées-Orientales 4.2. DÉMONSTRATION DE LA VERSION V.4.2 (voir doc des nouveautés envoyées parallèlement) Remarques utilisateurs suite à la présentation des nouveautés : Conseil Général de la Seine-Saint-Denis, Ville d'angoulême : les mises à jour globales sur les utilisateurs sont laborieuses = souhait de mise en place d'un script de mise à jour par profil ; Ville d'angoulême : le tri des actes au contrôle de légalité devrait être fait par délibération ou par ordre dans la séance (à vérifier en V.4.2) ; Conseil Général du Territoire de Belfort : l'annuaire LDAP n'est pas utilisé dans web-delib car on doit toujours créer les utilisateurs à la main. Il faudrait pouvoir récupérer les utilisateurs du LDAP et en créer manuellement. 5. PRÉSENTATION DES DEMANDES D'ÉVOLUTION SOUMISES À VOTE EN VUE D'UNE INTÉGRATION EN V.4.3 Chaque collectivité présente ses demandes à l'ensemble des acteurs présents : Conseil Général de la Drôme : tableau de bord ; statistiques. Le Conseil Général de la Drôme se propose de donner sont état BO tableau de bord Statistique aux collectivités qui le souhaiteraient ; Ville d'auray : aimerait pouvoir exporter les listes en.csv ; Ticket Conseil Général de la Drôme : souhaiterait pouvoir dé-signer. M. Pascal KUCZYNSKI propose de regénérer un projet et l'intégrer dans web-delib ; Ticket Ville de Valence : libellé court pour type de séance, service et thème seront remplacés par des composants qui prendront en compte le retour à la ligne. Sera fait gracieusement par ADULLACT PROJET ; Ticket Conseil Général de la Seine-Saint-Denis : les informations disponibles dans l'historique et celles qui apparaissent dans les infobulles lorsqu'on survole le diagramme du circuit sont formulées différemment (ex : "insérer un lacet" dans l'infobulle pour "à envoyer avec aller et retour»). Cela désoriente les utilisateurs, il serait souhaitable d'harmoniser ces informations. Sera fait gracieusement par ADULLACT PROJET ; Ticket 3640 : Ville d'auray (demande obsolète) : afin d'harmoniser la formule avec l'ensemble des visas, aimerait pouvoir changer la formule "A reçu un avis favorable" par "Vu l'avis favorable" suite à l'avis donné par une commission gérée sous web-delib. [suggestion ADL : mettre en place une phrase configurable] ; - 7 -

8 Question Ville d'angoulême : peut-on gérer les votes à bulletin secret. L'alimentation des votes peut être effectuée de trois façons : détaillée par acteur, par groupe (majorité, opposition..) ou sous forme de résultat «adopté» / «refusé». 16 H 00 : FIN DU DEROULEMENT DES DEMANDES D'EVOLUTION PAR LES PARTICIPANTS Remarque : ADULLACT prévoit d'envoyer à tous les utilisateurs web-delib un guide permettant un accompagnement dans le paramétrage de la liste des acteurs après les élections municipales. 6. COMPTABILISATION DES VOTES Les votes des collectivités présentes viennent s'ajouter aux votes des collectivités non présentes mais ayant voté par avance. Remarque ADULLACT : le projet de planification de date de sortie de web-delib V.4.3 varie en fonction d'une fourchette de votes enregistrés au GTC. Les dates théoriques prévues dans le tableur vont de mi-janvier 2015 à fin avril 2015! Pour tous une sortie de version par an convient, et le prochain GTC doit avoir lieu après la sortie de la V.4.3 Le résultat des votes est disponible à l'adresse : 7. PROPOSITION DE MISE EN PLACE D'UN CLUB UTILISATEURS M. Stéphane CLERCQ du Conseil Général des Pyrénées-Orientales propose la constitution d'un club pour les utilisateurs web-delib, qui serait ouvert à toutes les collectivités utilisatrices, l'objectif étant d'améliorer la gouvernance du projet. Plusieurs collectivités participent à cette présentation : Conseil Général de la Drôme ; Conseil Général des Pyrénées-Orientales ; Conseil Général d'indre-et-loire ; Conseil Général du Jura ; Conseil Général du Tarn-et-Garonne ; Conseil Général de l'yonne ; Conseil Général du Territoire de Belfort ; Conseil Général de la Seine-Saint-Denis

9 Mme Catherine LEPOUTRE du Conseil Général de la Drôme ajoute qu'il s'agit surtout d'une coopération entre utilisateurs afin de mettre en commun les demandes de chacun qui peuvent être sous forme d'ateliers collaboratifs ex : Atelier Export CMIS, Atelier Bureautique, etc. M. Pascal KUCZYNSKI propose à M.Stéphane CLERCQ d'envoyer une proposition du projet CLUB UTILISATEURS à la liste des utilisateurs web-delib. M. Stéphane CLERCQ précise que les ateliers pourraient être proposés lors des Groupes de Travail Coopératifs. Mme Justine BAUDEL du Conseil Général de la Seine-Saint-Denis et M. Stéphane CLERCQ souhaiteraient que les tickets postés sur le HELP-DESK puissent être visibles par tous. En réponse, M. Pascal KUCZYNSKI précise qu'adullact prévoit de changer d'outil en fin d'année et va mettre en place une base de connaissances sur différents domaines disponible à l'ensemble des utilisateurs. 17 H 00 : DEPART DE LA MAJORITE DES PARTICIPANTS 8. PRÉSENTATION D'I-DELIBRE Présentation effectuée devant M. Jérémie GACHELIN et Mme Jennifer LEGUERN de la Ville d'auray, Mme Lætitia GROSLONG de la ville de Pantin et M. Alain DELAVIGNE du Conseil Général de la Creuse. Remarque: i-delibre est déjà disponible sous forme d'application mobile sur l'espace de téléchargement Google Play ; l'application est annoncée prochainement sur l'apple Store