SERVICE CANTINE ET FOYERS CAHIER SPECIAL DES CHARGES

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1 THÉÂTRE ROYAL DE LA MONNAIE RUE LÉOPOLD 4 BE 1000 BRUXELLES KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG LEOPOLDSTRAAT 4 BE 1000 BRUSSEL T F SERVICE CANTINE ET FOYERS CAHIER SPECIAL DES CHARGES Relatif à des services de restauration collective dans une perspective d alimentation durable THEATRE ROYAL DE LA MONNAIE Avril 2012 N de référence : CSC-CAT1201 APPEL D OFFRES GENERAL PUBLICATION BELGE ET EUROPEENNE 1/47

2 TABLE DES MATIERES I. PRESCRIPTIONS ADMINISTRATIVES 4 I.1. DEROGATIONS AU CAHIER GENERAL DES CHARGES (Annexe de l A.r. du 26/09/1996) 4 I.2. POUVOIR ADJUDICATEUR (P.A.) 4 I.3. MODE DE PASSATION 5 I.4. DUREE DU MARCHE 5 I.5. DISPOSITIONS REGISSANT LE MARCHE 6 I.6. OBJET DU MARCHE 7 I.7. VISITE DES LIEUX 8 I.8. OFFRES 9 Dépôt des offres ouverture des offres Modes de transmission possibles Validité de l offre Offres irrégulières Conclusion du marché I.9. PRIX 11 Détermination des prix Eléments compris dans le prix Révision des prix I.10. EXECUTION DES PRESTATIONS 12 I.11. FACTURATION ET PAIEMENT 12 I.12. CAUTIONNEMENT 13 I.13. DIRECTION ET CONTROLE DU MARCHE 13 I.14. AMENDES POUR LIVRAISON ET EXECUTION TARDIVES 14 I.15. CRITERES de SELECTION QUALITATIVE et D ATTRIBUTION DU MARCHE 14 2/47

3 Généralités Critères DE SELECTION QUALITATIVE CRITERES D ATTRIBUTION I.16. RESPONSABILITES ET ASSURANCES 22 I.17. CONFIDENTALITE 23 I.18. ACTION JUDICIAIRE 24 II. SPECIFICATIONS TECHNIQUES ET ANNEXES II.1 : OBJET DU CAHIER DES CHARGES II.2 : TYPE de CONTRAT II.3 : manifestations diverses II.4 : La revision des forfaits II.5 : LES obligations du prestataire II.6 : LES obligations du TRM II.7 : LES locaux et le materiel II.8 : FLUIDES et consommations II.9 : LE programme alimentaire II.10 : LE Personnel II.11 : PERSONNES de contact II.12 : LE reporting de la prestation II.13 : LES frais de gestion II.14 : LA renumeration du prestataire II.15 : INVESTISSEMENTS realises par le prestataire II.16 : annexes aux specifications techniques III. FORMULAIRE D OFFRE 44 3/47

4 I. PRESCRIPTIONS ADMINISTRATIVES I.1. DEROGATIONS AU CAHIER GENERAL DES CHARGES (ANNEXE DE L A.R. DU 26/09/1996) Pas d application. I.2. POUVOIR ADJUDICATEUR (P.A.) Le THEATRE ROYAL DE LA MONNAIE (TRM) est un service public parastatal de catégorie B non assujetti à la TVA. Numéro d identification BE Adresse du Pouvoir Adjudicateur : Théâtre Royal de la Monnaie (TRM) Rue Léopold, Bruxelles Le TRM est valablement représenté par M. Peter de Caluwe, Directeur général et M. Bernard Coutant, Gestionnaire financier. Le fonctionnaire dirigeant est le seul habilité à intervenir dans l attribution et l exécution du marché. Le fonctionnaire dirigeant chargé de la direction et du contrôle du marché est Monsieur Peter de Caluwe, Directeur général. Le fonctionnaire dirigeant peut déléguer une partie ou toutes ses compétences. Le gestionnaire financier et le Conseil d Administration devront avaliser le cahier spécial des charges et l attribution du présent marché. Service d achat, renseignements : Personne de contact habilitée à répondre aux questions des soumissionnaires : Bernard COUTANT, Gestionnaire financier Rue Léopold Bruxelles T : / 71 F : b.coutant@lamonnaie.be La personne de contact intervient également dans le cadre de l exécution du présent marché. 4/47

5 I.3. MODE DE PASSATION Le présent marché fait l objet d une procédure d appel d offre général avec publicité belge et européenne préalables en exécution de l article 13 de la loi du 24 décembre 1993 et de l article 53 de l arrêté royal du 8 janvier En application de l article 18 de la loi du 24 décembre 1993, le pouvoir adjudicateur peut, moyennant motivation, soit renoncer à passer le marché, soit refaire la procédure, au besoin suivant un autre mode de passation. Les soumissionnaires ne pourront prétendre à aucune indemnité s il use de cette faculté. Après la conclusion du présent marché et conformément à l article b) de la loi du 24 décembre 1993, le PA se réserve le droit d entamer des négociations avec le titulaire du marché pour des services nouveaux consistant dans la répétition de services similaires. I.4. DUREE DU MARCHE Prenant cours à la date de sa conclusion, le présent marché est attribué pour une durée de 3 ans à dater de la signature du contrat entre le pouvoir adjudicateur et le soumissionnaire désigné, avec la possibilité de deux reconductions tacites de 12 mois, sauf renonciations pour l une ou l autre des parties. Ce contrat commencera à la rentrée de la saison 2012/2013, soit à la mi-août 2012 (date exacte à confirmer). Sans préjudice des éventuelles mesures d'office, il sera résiliable par les deux parties moyennant un préavis de 4 mois à notifier par lettre recommandée et prenant cours à la date d envoi du courrier (le cachet de la poste faisant foi). L observation des carences de l adjudicataire dans le respect des clauses techniques ou performances demandées, des clauses administratives et des textes réglementaires en vigueur en matière de marchés publics, de législation sociale, fiscale et du travail, constitue, après une mise en demeure dûment notifiée, une cause de résiliation. La résiliation du marché dans le cas prévu ci-dessus ne donnera droit à aucune indemnité. Le contrat sera résilié de plein droit : - En cas de violation ou d'inexécution, par l'une ou l'autre des parties, des obligations prévues au contrat, dix (10) jours ouvrés après mise en demeure d'y remédier, par lettre recommandée avec avis de réception, restée sans effet. 5/47

6 - En cas de redressement ou liquidation judiciaire de l'une des parties, sous réserve des dispositions légales en vigueur. - En cas de cession, mise en gérance, apport en société, fusion, scission, cession partielle d'actif, relatif au fonds de commerce ou à la branche de fonds de commerce du prestataire concernée par le présent contrat, de même qu'en cas de modification des actionnaires contrôlant le prestataire. En cas de cessation du contrat pour quelque cause que ce soit, le prestataire s engagera à restituer au TRM l'ensemble des documents, fichiers informatiques et/ou éléments en sa possession, sur quelque support qu ils figurent et de quelque nature qu ils soient, concernant le contrat. Cette restitution s effectuera dans un délai de cinq (5) jours ouvrés suivant l expédition par TRM d une demande communiquée par lettre recommandée avec avis de réception. I.5. DISPOSITIONS REGISSANT LE MARCHE Le cahier spécial des charges et les dispositions reprises ci-après (ainsi que leurs modifications) régissent le marché à l exclusion de toute autre disposition notamment les conditions générales de vente du soumissionnaire : Loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. Arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics. Arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d exécution des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics ainsi que son annexe reprenant le cahier général des charges. Loi du 24 janvier 1977 relative à la protection de la santé des consommateurs en ce qui concerne les denrées alimentaires et les autres produits, modifiée par la loi du 9 février Arrêté royal du 4 février 1980 relatif aux produits surgelés. Arrêté royal du 11 mai 1992 concernant les matériaux et objets destinés à entrer en contact avec les denrées alimentaires, modifié par l A.r. du 20 septembre Arrêté royal du 28 janvier 1993 relatif au contrôle de la température des produits surgelés. Arrêté royal du 4 décembre 1995 soumettant à une autorisation les lieux où les denrées alimentaires sont fabriquées ou mises dans le commerce ou sont traitées en vue de l exportation. Arrêté royal du 7 février 1997 relatif à l hygiène générale des denrées alimentaires (M.B. du 25/04/1997). Arrêté royal du 14 novembre 2003 relatif à l autocontrôle, à la notification obligatoire et à la traçabilité dans la chaîne alimentaire. 6/47

7 Arrêté ministériel du 22 janvier 2004 relatif aux modalités de notification obligatoire dans la chaîne alimentaire. Arrêté ministériel du 24 octobre 2005 relatif aux assouplissements des modalités d application de l autocontrôle et de la traçabilité dans certaines entreprises du secteur des denrées alimentaires. Arrêté royal du 22 décembre 2005 relatif à l hygiène des denrées alimentaires. Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités en vigueur au jour de l ouverture des offres. Tout document auquel se réfère l un des documents susmentionnés ou le présent cahier spécial des charges. De plus, l adjudicataire doit se conformer en ce qui concerne l exploitation concédée, tout comme pour les différentes missions du présent contrat, aux normes H.A.C.C.P. Les textes ci-avant sont cités à titre d exemple. En réalité, le soumissionnaire ne peut ignorer les diverses législations et règlements en vigueur en Belgique ainsi que leurs modifications ; il aura l obligation de les respecter ou encore de les mettre en application. Le soumissionnaire est réputé avoir compris toutes les obligations qui lui incombent, telles qu'elles découlent des documents généraux énumérés ci-dessus et des dispositions particulières faisant l objet du présent cahier spécial des charges. Il ne pourra être invoqué par l'adjudicataire aucune contradiction dans les textes des différents documents ; le Pouvoir Adjudicateur bénéficiera toujours de l'interprétation la plus favorable pour lui de toutes les clauses des documents. Tous les documents relatifs aux marchés publics peuvent être consultés sur le site Internet du SPF Justice : Ces documents peuvent être téléchargés gratuitement. I.6. OBJET DU MARCHE Le présent marché a pour objet l exploitation et l organisation des services de restauration collective (cafétéria / sandwicheries, bars du foyer et prestations annexes) du Théâtre Royal de la Monnaie, dans une perspective d alimentation durable. Ce marché se compose de 5 postes indivisibles pour lesquels le soumissionnaire est tenu de remettre une offre de prix. Une description détaillée des différents postes, de la nature des missions confiées et des conditions d exécution des prestations est reprise au point II spécifications techniques du cahier spécial des charges. 7/47

8 Sous peine de nullité absolue, le soumissionnaire est tenu de faire une offre pour l ensemble des postes. Les prestations concernant l exploitation du MM Bar feront l objet d un accord séparé et limité à 6 mois. L adjudicataire est tenu d assumer pour chaque site de restauration, la gérance complète de l ensemble de l exploitation mise à sa disposition par le Pouvoir Adjudicateur afin d assurer la production, la fourniture et la distribution de repas et de prestations annexes. Sous peine de nullité absolue, le soumissionnaire déclarera se conformer à l ensemble des exigences minimales requises, telles que reprises dans les spécifications techniques annexées. Aucune variante libre n est permise. I.7. VISITE DES LIEUX Les soumissionnaires ont l'obligation de visiter les lieux où les missions doivent s effectuer. Pour visiter les locaux les soumissionnaires devront prendre un rendez-vous avec Monsieur Dominique Mertens, directeur Bâtiments, au 02 / ou par mail : d.mertens@lamonnaie.be. Un plan des lieux sera communiqué sur demande, lors de cette visite. Après cette visite, une attestation sera remise au soumissionnaire. Cette attestation doit obligatoirement être jointe à l offre. Il est loisible aux soumissionnaires de poser à cette occasion des questions relatives à la situation existante. Le soumissionnaire qui introduit son offre reconnaît, à la suite de cette visite des lieux : - avoir reçu toutes informations utiles lui permettant de comprendre l étendue du marché ; - s être rendu compte de toutes les particularités de l exécution du marché en particulier de l organisation du service, de la disposition des lieux, des possibilités de stockage et d accès ainsi que des moyens matériels mis à sa disposition ; - avoir calculé le montant de son offre en tenant compte de cette connaissance du marché et des moyens à mettre en œuvre pour assurer la parfaite exécution du service. En aucun cas, le soumissionnaire ne pourra invoquer la non connaissance de ces éléments pour justifier tout avenant à son offre de base. 8/47

9 I.8. OFFRES Si un soumissionnaire découvre dans le cahier spécial des charges ou dans les documents complémentaires du marché des erreurs ou des omissions telles qu elles rendent impossible l établissement de son prix ou inopérante la comparaison des offres, il les transmet immédiatement par courrier électronique ou par fax au TRM au plus tard 10 (dix) jours calendrier avant la date d ouverture des offres. Les demandes jugées recevables par le TRM feront l objet d un correctif et/ou report éventuel de la date d ouverture des offres, signifié à chaque soumissionnaire potentiel. DÉPÔT DES OFFRES La date limite de dépôt des offres est le vendredi 1 er juin à 11h00 du matin. Le soumissionnaire présentera son offre sous enveloppe définitivement scellée. L enveloppe extérieure portera les indications suivantes : - La mention «OFFRE CONFIDENTIELLE». - Intitulé du marché : services de restauration collective. - Numéro de référence du TRM : CSC CAT1201. L offre signée ainsi que tous les documents annexés doivent être remis en 2 exemplaires, chacun glissé dans une enveloppe interne portant les indications suivantes : - La mention «ORIGINAL» pour l enveloppe qui contient l offre assortie des documents administratifs originaux. - La mention «COPIE» pour l enveloppe qui contient l offre assortie de la copie des documents administratifs. - Numéro de référence du TRM : CSC-CAT1201. Les offres seront établies en Français ou en Néerlandais. Seules les offres budgétaires se conformant rigoureusement à la configuration du tableau établi dans le modèle d offre seront prises en compte lors de l évaluation des offres remises. 9/47

10 OUVERTURE DES OFFRES La séance d ouverture des offres aura lieu le vendredi 1 er juin à 11h30 du matin, à l adresse ci-dessous : Théâtre Royal de la Monnaie, local à déterminer (se renseigner à l accueil) Rue Leopold Bruxelles MODES DE TRANSMISSION POSSIBLES - Soit déposée : Les offres peuvent être déposées à la réception du Théâtre Royal de la Monnaie, à l attention de Bernard Coutant - Gestion financière, rue Léopold Bruxelles, contre accusé de réception, au plus tard au jour et à l heure fixés pour le dépôt des offres. - Soit par voie postale : Les offres peuvent être transmises sous pli ordinaire ou recommandé, au Théâtre Royal de la Monnaie, à l attention de Bernard Coutant Gestion Financière Rue Léopold, Bruxelles. Elles doivent lui parvenir au plus tard au jour et à l heure fixés pour la réception des offres. A charge du soumissionnaire de se faire confirmer la réception de son offre. VALIDITÉ DE L OFFRE Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant un délai de 150 (cent cinquante) jours calendrier, prenant cours le lendemain du jour de la séance d ouverture des offres. OFFRES IRRÉGULIÈRES Après ouverture des offres, celles-ci seront examinées par une commission d évaluation. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de considérer comme non conformes, et donc nulles, les offres ne remplissant pas les conditions formulées dans le présent cahier spécial des charges. Les offres dont les prix seraient anormalement bas ou élevés pourront être écartées. Les soumissionnaires devront satisfaire, dans un délai de 7 jours de calendrier prenant cours le lendemain de l envoi de la lettre adressée par le pouvoir adjudicateur, à toutes les demandes de renseignements complémentaires introduites après l ouverture des offres. 10/47

11 En fonction de la demande ladite lettre peut prévoir un délai plus approprié. CONCLUSION DU MARCHÉ Le marché est conclu lorsque notification est faite par lettre recommandée au soumissionnaire concerné de l approbation de son offre et à la date de signature d un contrat reprenant les droits et obligations des parties. I.9. PRIX DÉTERMINATION DES PRIX Voir détails dans les prescriptions techniques (partie II). Le soumissionnaire est tenu de remettre une offre de prix telle que détaillée dans le tableau annexé au formulaire d offre (partie III - TR1). Le soumissionnaire est supposé avoir pris connaissance des contraintes (notamment légales), de l environnement et des conditions de marché. Les prix mentionnés dans l offre seront libellés en euros, jusqu à deux décimales après la virgule. Ceci vaut aussi bien pour les prix unitaires que pour les prix totaux. Ne seront prises en compte dans le dépouillement de l offre que les propositions cadrant exactement avec le modèle d offre et référençant les prix comme stipulé dans le formulaire d offre, ceci afin de permettre la comparaison des prix des divers soumissionnaires intéressés. ELÉMENTS COMPRIS DANS LE PRIX Le prix est censé comprendre tous les frais, commissions, droits, charges et impositions généralement quelconques grevant les services, à l exception de la taxe sur la valeur ajoutée dont le taux et le montant apparaîtront de manière distincte. RÉVISION DES PRIX Cf. partie II point 4 prescriptions techniques, révision des forfaits. 11/47

12 I.10. EXECUTION DES PRESTATIONS L adjudicataire devra être opérationnel à la rentrée de la saison 2012/2013, soit à la mi-août 2012 (date exacte à confirmer). Les conditions d exécution des prestations et de livraisons sont reprises en partie II relative aux dispositions techniques. Les soumissionnaires noteront la fermeture saisonnière du TRM pendant 5 semaines, du début juillet à la mi-août (dates précises variables selon les plannings horaires des activités). I.11. FACTURATION ET PAIEMENT Les factures seront émises mensuellement dès la fin du premier mois. Les paiements se feront après réception de la facture, après services faits et acceptés. La facture relative au forfait personnel pourra être envoyée préalablement en début de période et sera payée au plus tard le 10 du mois en cours. Le paiement des autres factures est effectué dans les 50 jours à compter de la date de réception de la facture régulièrement établie ainsi que des autres documents éventuellement exigés. Pour être conformes, les factures, mentionnant les numéros du Cahier spécial des charges devront être adressées à Théâtre Royal de la Monnaie Bernard Coutant Gestionnaire financier Rue Léopold, Bruxelles Le paiement s effectue sur le numéro de compte mentionné dans l offre du soumissionnaire. Aucune avance ne sera accordée. Les paiements des actes supplémentaires éventuels feront l objet de factures distinctes qui reprendront chronologiquement les différents actes commandés en les décrivant brièvement. Ces factures ne pourront être dressées par l adjudicataire qu après réception d un bon de commande officiel du TRM. 12/47

13 I.12. CAUTIONNEMENT L adjudicataire doit constituer un cautionnement équivalent à 5 % de la valeur annuelle HTVA de son offre. Ce montant est arrondi à la dizaine d euros supérieure. Il constitue son cautionnement auprès de l organisme de son choix, conformément aux dispositions reprises à l article 5 3 du Cahier général des Charges (modifié par l AR du ). Dans les 30 jours calendrier qui suivent le jour de la notification de l attribution, l adjudicataire doit transmettre au pouvoir adjudicateur la souche de constitution du cautionnement signée par l organisme, comme preuve du cautionnement. Les documents relatifs au dépôt du cautionnement, signés par le dépositaire, mentionneront le but dans lequel le cautionnement a été fixé ainsi que sa destination précise, en mentionnant des données succinctes relatives à l'objet du marché et la référence au numéro du cahier des charges, ainsi que le nom, le prénom et l'adresse complète de l adjudicataire et éventuellement ceux du tiers qui a exécuté le dépôt pour le compte de l adjudicataire, avec la mention «bailleur de fonds» ou «mandataire», suivant le cas. Le cautionnement, qui reste conservé jusqu à la réception définitive du marché, à titre de gage du respect des obligations de l adjudicataire, sera libéré à la demande écrite de ce dernier. I.13. DIRECTION ET CONTROLE DU MARCHE Dans les dix (10) jours calendrier suivant l attribution du marché, l adjudicataire présente le gérant de sa société et soumet le nom, adresse et qualification de l intéressé au TRM pour approbation. Ce responsable assure toutes les relations avec le TRM jusqu'au terme du présent marché. Il ne peut être remplacé sans l'accord du TRM, tandis que ce dernier se réserve le droit de demander son remplacement. L'adjudicataire s'engage à n'employer que de la main d'œuvre habile et expérimentée, en nombre suffisant, pour assurer la bonne exécution du marché dans les délais convenus. Ainsi, le TRM se réserve le droit de demander à l adjudicataire, pour des motifs dûment justifiés par écrit, le retrait de tout agent (chef d équipe, contre - maître, ouvrier, ) qu il jugerait insuffisamment apte aux travaux qui lui sont confiés ou dont le comportement serait susceptible de causer un préjudice au TRM ou aux membres de son personnel. Cette demande ne pourra donner excuse à un quelconque retard ni à supplément de prix. 13/47

14 En cas de faute grave de l'agent, le TRM se réserve le droit de mettre fin à ses prestations sans préavis et d'exiger son remplacement immédiat auprès de l'adjudicataire. L adjudicataire est et demeure l employeur du personnel qu il affecte à l exécution du marché; par conséquent, il l emploie sous sa seule responsabilité. Reporting de la prestation : voir détails au niveau des spécifications techniques (partie II.12). I.14. AMENDES POUR LIVRAISON ET EXECUTION TARDIVES Si l adjudicataire ne respecte pas les obligations découlant du présent marché, un procès-verbal de constat d inexécution sera établi conformément au Cahier des Charges annexé à l A.R. du 26/09/1996 relatif aux marchés publics. L adjudicataire sera en toute hypothèse considéré en défaut d exécution si les prestations de services ne sont pas effectuées dans les délais convenus. Ce délai d exécution peut mener à la résiliation du marché, sans indemnité pour l adjudicataire. Toutes les prescriptions relatives aux amendes pour retard du Cahier général des charges s appliquent au présent cahier spécial des charges. I.15. CRITERES DE SELECTION QUALITATIVE ET D ATTRIBUTION DU MARCHE GÉNÉRALITÉS La sélection qualitative des soumissionnaires est opérée sur base des articles 68 à 74 de l Arrêté royal du 8 Janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures, et de services et aux concessions de travaux publics. Seules les offres des soumissionnaires satisfaisant aux critères de sélection sont prises en considération pour la comparaison des offres au regard des critères d attribution, pour autant que les offres introduites soient régulières. L offre sera rédigée en double exemplaire, sur le modèle d offre annexé (point III) au présent cahier spécial des charges. Chaque offre doit être accompagnée de l ensemble des documents, formulaires ou annexes imposés par ce cahier spécial des charges. A savoir : 14/47

15 - La preuve (copie de l enregistrement) de l inscription au registre du commerce ou de la profession ou les statuts de la société ainsi que tout autre document utile afin de prouver la compétence des signataires. - Les coordonnées complètes relatives à la personne de contact du soumissionnaire. - Le formulaire d offre annexé au présent cahier spécial des charges, dûment complété dans son intégralité, daté et signé, en deux exemplaires. - L attestation de la visite des lieux. - Les documents énoncés ci-dessous dans les critères d exclusion et de capacités financière, technique et économique. CRITÈRES DE SELECTION QUALITATIVE Préalablement à l examen des offres, le PA procédera à une sélection qualitative des soumissionnaires sur la base des documents et renseignements suivants, que le soumissionnaire joindra à son offre : Les soumissionnaires ne satisfaisant pas à un de ces critères pourront être évincés de la procédure par le PA. CRITERES D EXCLUSION a) Pièce(s) justificative(s) à fournir afin de vérifier que le soumissionnaire ne se trouve pas dans un des cas d exclusion visant l accès au marché visé par l article 69 1 de l arrêté royal du 08/01/1996 Pièce justificative N 1 : Déclaration sur l honneur. Seuls les soumissionnaires ne tombant pas dans un des cas d exclusion de l accès au marché visé par l article 69 1 peuvent avoir accès au présent marché. Aussi, le soumissionnaire fournira une déclaration sur l honneur, de moins de 6 mois, mentionnant qu il n a pas fait l objet d une condamnation reprise à l article 69 1 de l Arrêté royal du 08/01/1996 et prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour : 1 - participation à une organisation criminelle telle que définie à l article 324bis du Code pénal; 2 - corruption, telle que définie à l article 246 du Code pénal; 3 - fraude au sens de l article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février 2002; 4 - blanchiment de capitaux tel que défini à l article 3 de la loi du 11 janvier 15/47

16 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. En cas d association momentanée, chaque soumissionnaire, membre de l association momentanée, doit satisfaire individuellement aux conditions d accès et en fournir individuellement la déclaration sur l honneur. b) Pièce(s) justificative(s) à fournir afin de vérifier que le soumissionnaire ne se trouve pas dans un des cas d exclusion visés par les articles 69 2 et 69 bis de l arrêté royal du 08/01/1996 En cas d association momentanée, chaque soumissionnaire, membre de l association momentanée, doit satisfaire individuellement à ces critères énumérés sous le présent point et fournir ces pièces justificatives. Pièce justificative N 1 : Non-faillite. Le soumissionnaire doit fournir une preuve datant de moins de 6 mois par rapport à la date ultime de remise des offres attestant qu il ne se trouve pas en état de faillite, en procédure de concordat judiciaire, de liquidation, ou toutes autres procédures de même nature. Pour les soumissionnaires établis en Belgique : Les soumissionnaires de nationalité belge joindront à leur offre une attestation délivrée par le Tribunal de Commerce dont il résulte que ces exigences sont satisfaites. Pour les soumissionnaires établis dans un autre pays que la Belgique : Le soumissionnaire joindra à son offre une copie d une attestation, de moins de 6 mois par rapport à la date ultime de remise des offres, délivrée par une autorité administrative ou judiciaire du pays d origine et dont il résulte que ces exigences sont satisfaites. Pièce justificative N 2 : Sécurité sociale. Le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations en matière de paiement de la sécurité sociale jusqu à l'avant-dernier trimestre écoulé par rapport à la date de réception des offres. Pour les soumissionnaires établis en Belgique : 16/47

17 Les soumissionnaires employant du personnel assujetti à la sécurité sociale belge joindront une attestation ONSS (avec son cachet sec) relative à l avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport au jour de l ouverture des offres. Pour les soumissionnaires établis dans un autre pays que la Belgique : Le soumissionnaire joindra à son offre une copie des attestations suivantes, qui auront moins de 6 mois par rapport à la date ultime de remise des offres, et qui sont mentionnées à l article 69bis, 2 de l arrêté royal du 08/01/1996 (voir ci-dessous). «Art. 69bis : 2. Le prestataire de services étranger doit joindre à son offre en procédure ouverte, ou produire au pouvoir adjudicateur, selon le cas, avant la date limite de réception des demandes de participation ou des offres : 1 une attestation délivrée par l'autorité compétente certifiant que, suivant compte arrêté au plus tard la veille de la date limite de réception des demandes de participation ou de réception des offres, selon le cas, il est en règle à cette date avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi. Lorsqu'un tel document n'est pas délivré dans le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou par une déclaration solennelle faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié de ce pays; 2 une attestation conformément au 1er, s'il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs.» Pièce justificative N 3 : Impôts directs (ISOC). Le soumissionnaire doit prouver qu il est en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses impôts directs selon la législation belge ou celle du pays dans lequel il est établi. Pour les soumissionnaires établis en Belgique ou non: Le soumissionnaire joindra pour cela à son offre, une copie d un certificat officiel attestant qu il est en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses impôts directs concernant son dernier exercice accompli. Pièce justificative N 4 : Impôts indirects (TVA). Le soumissionnaire doit prouver qu il est en règle avec ses obligations relatives au paiement de la TVA selon la législation belge ou celle du pays dans lequel il est établi. Pour les soumissionnaires établis en Belgique ou non: 17/47

18 Le soumissionnaire joindra pour cela à son offre, une copie d un certificat officiel, de moins de 6 mois par rapport à la date ultime de remise des offres, attestant qu il est en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses taxes (T.V.A.). CAPACITES FINANCIERES, ECONOMIQUES ET TECHNIQUES Afin d examiner les capacités minimales de caractères financier, économique et technique des sociétés à exécuter le présent marché, les soumissionnaires joindront à leur offre les renseignements suivants : 1 - Pour la preuve de ses capacités financières et économiques : - Une attestation bancaire appropriée (document établi par la banque du soumissionnaire). - La preuve qu il est actuellement couvert par les assurances suivantes : Une police RC Exploitation du chef de dommages causés à des tiers et provenant directement ou indirectement du fait de son entreprise en général. Une police RC après livraison couvrant le risque d intoxication alimentaire ou l introduction de corps étrangers dans les aliments. Une police RC objective en cas d incendie et/ou d explosion sur base de l article 8 de la loi du Pour la preuve de ses capacités techniques : - La liste des principaux services de restauration collective effectués pendant les trois dernières années avec leur montant, leur durée, les coordonnées complètes (dont le nom de la personne de contact) et leurs destinataires publics ou privés. Au minimum 2 de ces références doivent être considérées comme les plus représentatives et devront être prouvées par des certificats de bonne exécution. S'il s'agit de services à des autorités publiques, ces certificats seront établis ou visés par le Pouvoir Adjudicateur de cette autorité publique. - Une déclaration reprenant le nombre, la qualité et l expérience (curriculum vitae) des membres des services techniques, qui seront chargés des contrôles de qualité de la production alimentaire. - Les curriculum vitae de 5 responsables de site dont les profils correspondraient pour la réalisation du présent marché. Par ailleurs, le soumissionnaire remettra les CV des personnes qu il estime convenir pour l encadrement du présent marché. 18/47

19 - Une déclaration reprenant la part de marché que le soumissionnaire voudrait éventuellement sous-traiter. Il donnera alors les coordonnées complètes de son/ses sous-traitant/s et détaillera la plus-value que ce/s dernier/s apporterai/ent à l exécution du présent marché. - Une description de l équipement technique dont disposera le soumissionnaire pour s assurer de l exécution du marché et une proposition des projets d investissements afin de mieux répondre aux attentes. - Le soumisionnaire doit prouver sa capacité technique et professionnelle à satisfaire aux aspects environnementaux du contrat par l un des moyens suivants : Un système de gestion environnemental (SGE) applicable aux services de restauration (par exemple l EMAS, la norme ISO ou un instrument équivalent) ; ou Une politique environnementale relative aux opérations de restauration et des instructions ou des procédures de travail assurant un mode de prestation des services respectueux de l environnement ; ou Une description en trois pages A4 de son système de gestion environnementale qui prouve sa capacité technique et professionnelle à satisfaire aux aspects environnementaux du marché. Cette description incluera un plan de réduction du gaspillage alimentaire et un plan en matière de prévention et de gestion des déchets non alimentaires et alimentaires. - Une note conceptuelle (de maximum 5 pages) reprenant l approche que souhaite utiliser le soumissionnaire pour assurer en toutes circonstances la qualité de ses prestations. Cette déclaration sera accompagnée des différents certificats de qualité dont dispose éventuellement le soumissionnaire. Cette note comprendra au minimum : - Des propositions afin de satisfaire les spécifications des attentes des consommateurs ; - Des propositions en terme d organisation des ressources humaines (plan de formation, transfert du personnel actuel ) ; - Un plan d animation ; - Proposition de niveau minimal de satisfaction qui peut déterminer le seuil de rupture du contrat. - Autres suggestions éventuelles en complément des tableaux réponses demandés. - La preuve que le candidat dispose d une adresse d exploitation en Belgique. 3 - L attestation suivante : 19/47

20 - Une attestation de certification de la norme ISO 9001 : 2000 ou équivalent certifié par un organisme agréé. Enfin, le soumissionnaire a la possibilité de joindre à son offre tous autres documents et renseignements qu il juge utile pour étayer les aspects qualitatifs de son offre. Le pouvoir adjudicateur pourra exclure du marché tout soumissionnaire n ayant pas fourni les preuves réclamées ci-dessus ou non présentées dans les formes requises. Par le simple fait du dépôt de son offre, le soumissionnaire abandonne toutes ses conditions générales de vente et accepte l application pleine et entière des conditions fixées par les dispositions légales ci-avant ainsi que par le présent cahier spécial des charges et les différents documents auxquels il se réfère. Après avoir procédé à la sélection des soumissionnaires sur base des documents remis décrits aux points précédents, le pouvoir adjudicateur choisira parmi les soumissionnaires restants - les soumissionnaires non retenus au niveau de la sélection qualitative en seront directement avertis l offre régulière qu il juge la plus intéressante sur base des critères d attribution. CRITERES D ATTRIBUTION L offre régulière la plus intéressante sera déterminée sur la base des points obtenus pour les critères suivants : I.15.A.a. Critère économique (40 points) Ce critère sera évalué sur base : Des coûts au niveau du forfait personnel - 10 points ; Du coût des frais de gestion - 5 points ; Des coûts de l offre (Fiches techniques valorisées) - 20 points ; Des coûts des manifestations diverses 5 points. I.15.A.b. Critère technique (60 points) : Ce critère verra son évaluation se baser sur les éléments suivants : (et sur base de la note conceptuelle et des tableaux réponses) - La prestation alimentaire (20 points) Engagements afin de satisfaire les spécifications des attentes des consommateurs - 5 points ; Engagements et moyens des spécifications nutritionnelles - 3 points ; 20/47

21 Pourcentage de produits biologiques utilisés - 5 points ; Engagements et moyens mis en œuvre afin de satisfaire les spécifications figurant au cahier des charges concernant les animations -2 points ; Attractivité générale de l offre alimentaire - 5 points - L organisation des ressources humaines (12 points) Engagements concernant le transfert du personnel - 2 points ; Engagements concernant le plan de formation du personnel - 5 points ; Représentation régionale du soumissionnaire - 3 points ; Gestion opérationnelle du restaurant - 2 points. - La gestion de la qualité (20 points) Mise en place de la garantie de l hygiène et de la sécurité alimentaire (démarche HACCP) 5 points ; Le système de gestion environnementale proposé - 10 points ; Moyens mis en œuvre pour le suivi de la qualité de service / fiches techniques 5 points. - Autres critères (8 points) Engagements afin de satisfaire les spécifications en matière de responsabilité sociale 2 points ; Engagements concernant les contraintes de sécurité 2 points ; Proposition de projet d investissement et autres suggestions éventuelles 2 points ; Toute suggestion éventuelle pour autant qu elle ne déroge pas au présent CSC - 2 points. Evaluation des critères d attribution : Les critères d attribution seront évalués selon le processus suivant : - L offre régulière la plus intéressante : L offre régulière la plus intéressante est celle qui obtient le plus de points sur l ensemble des critères. - Règle de trois : 21/47

22 Le PA évaluera par une «règle de trois» les réponses chiffrées des offres. - Information manquante : Pour chaque information évaluée en vertu du présent CSC mais absente dans l offre du soumissionnaire, la cote de zéro lui sera attribuée pour ce point. Le PA ne se trouve en effet pas en mesure d évaluer si le soumissionnaire a simplement omis de faire mention de cette information ou s il ne tient pas à répondre à l un des (sous-)critères. Le soumissionnaire veillera donc à bien mentionner sa proposition pour chacun des (sous-)critères prévus. Cotation finale : Les cotations des différents critères d attribution seront additionnées. Le marché sera attribué au soumissionnaire dont l offre obtient la cotation finale la plus élevée. I.16. RESPONSABILITES ET ASSURANCES Dommages matériel de cuisine et des autres services Le prestataire prendra en charge tous les dommages matériels qui surviendront du fait et à l'occasion de l'exercice des prestations prévues dans le contrat. Toutefois, le prestataire déclinera toute responsabilité dans le cas de dommage survenant à la suite de vice propre et d'usure anormale ou de défaut d'entretien technique (sauf entretien courant) du matériel et/ou de l'équipement de cuisine qui lui serait confié pour autant que le prestataire ait signalé par écrit les déficiences constatées. Incendie, explosion, dégâts des eaux survenant aux biens du TRM Le prestataire sera assuré pour les dommages causés par l'incendie, l'explosion ou les dégâts des eaux et dont la responsabilité lui incombera. Si le dommage excède le plafond d'assurance du prestataire, le TRM s'engagera à renoncer en nom propre et à faire renoncer ses assureurs à tout recours contre le prestataire. De son côté, le prestataire renoncera à tout recours contre le TRM en ce qui concerne notamment les dommages causés par le TRM aux fournitures et marchandises apportées par le prestataire et s'engage à obtenir pareille renonciation de la part de ses assureurs. 22/47

23 Responsabilité Civile Le prestataire s engagera : - A souscrire auprès de compagnies notoirement solvables, une assurance de responsabilité civile qui couvre les dommages corporels, matériels, et immatériels y compris les intoxications et les empoisonnements, ainsi que les dommages résultant du vol pouvant survenir du fait et à l'occasion de la gestion exercée par elle. - Nonobstant les assurances indiquées ci-dessus, le prestataire, ayant accepté l'organisation et la gestion des services de restauration collective du TRM, conservera toute la responsabilité qui lui incombe du fait et à l'occasion des prestations définies dans le contrat, étant entendu cependant que la responsabilité du prestataire ne jouera pas dans les cas suivants : Dommages provenant d'un risque se rattachant à l'énergie atomique ; Dommages causés intentionnellement par le TRM ou ses préposés ; Dommages résultant de toute opération de réglage, de réparation ou de remise en état, effectuée par le TRM ; Pertes de bénéfices, d'intérêts, de profits ou de clientèle. - A fournir de nouveaux certificats après chaque renouvellement de ses assurances. - A faire assurer en «accidents du travail» tout le personnel qu il occupe pour l exécution du présent contrat. I.17. CONFIDENTALITE Pendant la durée du contrat et pendant cinq (5) ans après sa cessation pour quelque cause que ce soit, le prestataire s engagera à conserver de manière strictement confidentielle toutes informations et documents concernant le TRM sur quelque support qu'ils figurent et de quelque nature qu'ils soient, économique, scientifique, médicale, technique, commerciale, dont elle pourrait avoir connaissance au titre du présent contrat. Le prestataire prendra toutes dispositions utiles pour faire respecter par son personnel et ses agents les dispositions relatives à la confidentialité et se porte fort du respect par son personnel et ses agents de cette obligation de secret. Le prestataire ne saura être tenu responsable de la divulgation de renseignements s'ils sont du domaine public, s'ils ont été obtenus régulièrement par d'autres sources, qui 23/47

24 n'étaient pas liés par une obligation de confidentialité ou si le TRM mentionne spécifiquement la possibilité de les divulguer. Pendant toute la durée du contrat et après sa cessation, le prestataire s'interdira tout usage personnel des données, des documents, éléments ou informations qu'il aurait acquis à l'occasion de la réalisation de la prestation, sauf accord du TRM. Les fiches techniques fournies seront consultées à titre strictement confidentiel. Cellesci sont la propriété du prestataire et aucune reproduction ne peut être faite, ni communiqué à des tiers. I.18. ACTION JUDICIAIRE Tous les litiges résultant de l existence, de l interprétation, de l exécution du présent Marché relèvent du droit belge et sont de la compétence des Tribunaux de Bruxelles. 24/47

25 II. SPECIFICATIONS TECHNIQUES ET ANNEXES Cher Lecteur, Ce cahier des charges est rédigé afin de repositionner les services de restauration collective du Théâtre Royal de La Monnaie. Nous avons opté pour une formule plus légère qu auparavant, nous attendons de vous des propositions qui répondent aux attentes et à la satisfaction de nos collaborateurs et qui nous surprennent avec une offre alléchante, technique, qualitative et économique, le tout s inscrivant dans une démarche de développement durable claire. Nous organiserons également une visite générale des lieux et vous donnerons l occasion de poser vos questions. En dehors de la visite, nous ne répondrons à aucune question de vive voix. Vous pourrez cependant adresser vos questions par mail avant la visite et nous y répondrons le jour de la visite. Toute autre information estimée nécessaire sera divulguée et envoyée par mail à tous les participants qui répondent aux critères d acceptation. Nous vous souhaitons bon travail et espérons vous rencontrer lors de la visite. 25/47

26 II.1 : OBJET DU CAHIER DES CHARGES II.1.1 L'exploitation et l'organisation du service de restauration collective pour les postes suivants, dans une perspective d alimentation durable : Prestations forfaitaires - Poste 1: prestations / livraisons à exécuter pour la cafétéria/sandwicherie du personnel située rue Léopold 23, 1000 Bruxelles. - Poste 2: prestations / livraisons à exécuter pour la cafétéria du personnel située rue Léopold 4, 1000 Bruxelles. - Poste 3 : prestations relatives aux distributeurs automatiques. - Poste 4: prestations relatives aux bars des foyers. Prestations non forfaitaires - Poste 5 : Prestations pour manifestations diverses : livraisons réceptions (drinks de première ou de dernières, service café ) Les prestations concernant l exploitation du MM Bar feront l objet d un accord séparé et limité à 6 mois. II.1.2 Les activités du contractant : Gestion du site pour les cafétérias/ sandwicheries Gestion des autres prestations (foyer, distributeurs & direction) Gestion des opérations Gestion administrative Reportings (statistiques diverses) Gestion du personnel: sélection et formation, salaires Gestion et contrôle de la sécurité alimentaire Achats Gestion hygiène et normes HACCP (contrôles) Contrôles de qualité Gestion technique des installations Entretien journalier de la cuisine et des lignes de service Mesurer la satisfaction du consommateur (SLA) Enquête de satisfaction (au minimum une par an) Assistance au niveau de l évolution du marché 26/47

27 II.2 : TYPE DE CONTRAT Le contrat sera un contrat de restauration dit en «multi-forfaits». II.2.1 Pour les postes 1 & 2 Dans cette formule, 3 groupes de coûts sont déterminés forfaitairement, à savoir: 1- Le forfait alimentaire Le forfait alimentaire comprend : - le coût des produits alimentaires (en ce compris les pertes de food / déchets) ; - les frais non-alimentaires ; - le taux de TVA applicable en vigueur. Le forfait alimentaire mensuel est déterminé par article (fiche technique à l appui) multiplié par le nombre d articles vendus. Les prix de ventes des repas et des articles sont établis en fonction des attentes des consommateurs et seront déterminés par le TRM. Le prix de vente sera composé du forfait alimentaire d une part et d autre part par une cotisation (déterminée par le TRM) qui sert à contribuer aux frais engagés à l exploitation des services de restauration. Les recettes à la caisse sont encaissées et versées sur le compte du TRM. Le prestataire présentera mensuellement au TRM, une facture reprenant le forfait alimentaire par article, tel qu il est déterminé dans l offre, multiplié par le nombre d articles vendus pendant cette période. 2- Le forfait personnel Le forfait personnel comprend : - le coût du personnel (les appointements du personnel sur base des barèmes, les charges sociales et patronales, les vacances annuelles, les remplacements pendant les congés, les maladies, les jours fériés, le treizième mois, les avantages en nature et les frais de déplacement) ; - les frais de gestion de ceux-ci ; - la rémunération du prestataire ; - la TVA de 21%. Le calcul du forfait personnel doit être détaillé (voir III TR 4). 27/47

28 3- Le forfait de gestion Le forfait de gestion comprend : - les frais non alimentaires fixes, non liés aux produits (produits d entretien ) - les frais de gestion ; - la rémunération du prestataire ; - la TVA de 21%. Le calcul du forfait de gestion doit être détaillé (voir III - TR 8). Petit et gros matériel opérationnel Les commandes de matériel de cuisine et de vaisselle feront l objet d une demande spécifique établie par le prestataire. Après accord du gestionnaire financier du TRM, un bon de commande spécifique sera établi par le TRM et envoyé directement au fournisseur sélectionné. D autre part, le prestataire reconnaîtra que toutes les prestations et fournitures nécessaires à l exécution parfaite et conforme de ses obligations sont toujours incluses dans la présente liste même si elles ne sont pas reprises expressément dans cette dernière. II.2.2 Pour le poste 3 Dans cette formule, 3 groupes de coûts sont déterminés forfaitairement, à savoir: 1- Le forfait alimentaire Le forfait alimentaire comprend : - le coût des produits alimentaires (en ce compris les pertes de food / déchets) ; - les frais non-alimentaires ; - le taux de TVA applicable en vigueur. Le forfait alimentaire mensuel est déterminé par article (fiche technique à l appui) multiplié par le nombre d articles vendus. Les prix de ventes des repas et des articles sont établis en fonction des attentes des consommateurs et seront déterminés par le TRM. Le prix de vente sera composé du forfait alimentaire d une part et d autre part par une cotisation (déterminée par le TRM) qui sert à contribuer aux frais engagés à l exploitation des services catering. Les recettes à la caisse sont encaissées et versées sur le compte du TRM. 28/47

29 Le prestataire présentera mensuellement autrm une facture reprenant le forfait alimentaire par article, tel qu il est déterminé dans l offre, multiplie par le nombre d articles vendus pendant cette période. 2- Le forfait personnel Le forfait personnel comprend : - le coût du personnel (les appointements du personnel sur base des barèmes, les charges sociales et patronales, les vacances annuelles, les remplacements pendant les congés, les maladies, les jours fériés, le treizième mois, les avantages en nature et les frais de déplacement) ; - les frais de gestion de ceux-ci ; - la rémunération du prestataire ; - la TVA de 21%. Le calcul du forfait et des frais de personnel doit être détaillé (voir III TR 4). 3- Le forfait de gestion Le forfait de gestion comprend : - les frais non-alimentaires ; - la location ou leasing des distributeurs ; - les frais de gestion ; - la rémunération du prestataire ; - la TVA de 21%. II.2.3 Pour le poste 4 Dans cette formule Bars publics «foyer», 2 groupes de coûts sont déterminés forfaitairement, à savoir : 1- Le forfait personnel (taux horaire) Le prestataire gère également les bars publics lors des repésentations (avec ou sans entracte) : un forfait personnel (par heure) sera établi et est basé sur un taux horaire forfaitaire. Le programme des représentations par «saison» se trouvent sur le site internet du TRM. Les prestations par spectacle prévoient l intervention minimum de 8 personnes pendant 2 heures soit 16 heures de prestation sont à prévoir par représentation. 29/47