Système d information pour la protection en maladies infectieuses (SI-PMI) Volet Gestion des produits immunisants (GPI)

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1 Direction de santé publique Système d information pour la protection en maladies infectieuses (SI-PMI) Volet Gestion des produits immunisants (GPI) Formation palier local dépôt géré Janvier 2013

2 Auteure Julie Charron Secrétariat et mise en pages Marie-Claude Guillette Lynn Provost Silvia Lopez Ce guide a été élaboré à partir des documents suivants : Guide de formation Projet SI-PMI P710S (2011) de l Institut national de santé publique; Guide de formation palier local SI-PMI (2012) de l Agence de la santé et des services sociaux de l Outaouais; Guide Panorama Gestion des produits immunisants Palier local (2012) de l Institut national de santé publique; Guide Panorama Gestion des produits immunisants Palier local Dépôt géré (2012) de l Institut national de santé publique. Dans ce document, le générique masculin est utilisé sans intention discriminatoire et uniquement dans le but d alléger le texte. Agence de la santé et des services sociaux de la Montérégie, 2012

3 TABLE DES MATIÈRES MODULE 1 : GÉNÉRALITÉS ET AUTHENTIFICATION ACCÈS À PANORAMA ÉCRAN INITIAL CRÉER UNE DEMANDE POUR UN NOUVEAU COMPTE UTILISATEUR CRÉER VOTRE PROFIL RÉINITIALISER UN MOT DE PASSE OUBLIÉ RECHERCHER VOTRE IDENTIFIANT (ID) MODIFIER VOTRE PROFIL VOUS CONNECTER AU QUOTIDIEN OUVERTURE DE LA SESSION DE TRAVAIL LA NAVIGATION DANS PANORAMA Les différentes sections Section A : les généralités Section B : les modules de l application Section C : le menu de travail Section D : Zone de travail MODULE 2 : GESTION DES PRODUITS IMMUNISANTS LES PALIERS D UTILISATION DE PANORAMA Palier local Palier régional Palier provincial Organisation des activités GPI CRÉATION DE RÉQUISITIONS Accès Trouver le dépôt du demandeur Compléter la création de la réquisition Informations à saisir Ajouter des produits RECHERCHER UNE RÉQUISITION Recherche rapide critères de recherche en détail Dépôt demandeur Informations sur la réquisition recherchée Direction de santé publique de la Montérégie i

4 4. CONSULTER LA RÉQUISITION Partie supérieure de la réquisition, informations générales Partie médiane de la réquisition, sommaire des produits Partie inférieure de la réquisition, suivi des activités MODIFIER UNE RÉQUISITION AFFICHER L HISTORIQUE DE LA RÉQUISITION IMPRIMER UNE RÉQUISITION ANNULER UNE RÉQUISITION RÉCEPTION DES PRODUITS Rechercher la réquisition Réception des produits RETOUR DE PRODUITS IMMUNISANTS AU DÉPÔT RÉGIONAL Créer un retour Rechercher et consulter un retour au dépôt Modifier un retour au dépôt Autres activités relatives à la création du retour au dépôt Ajouter un produit au retour Sauvegarder comme ébauche Imprimer le retour Approuver un retour au dépôt Expédier le retour au dépôt Ramassage Emballage Expédier CONFIGURATION DES LOCALISATIONS GESTION DES INVENTAIRES Afficher les stocks Accès Informations sur les localisations où sont entreposés les produits Déplacer les produits et consulter les déplacements Accès Déplacer des produits vers une localisation existante Consulter les déplacements déjà réalisés dans le dépôt Créer un inventaire physique Décompte Produire un rapport d écart Direction de santé publique de la Montérégie ii

5 Produire un rapport d écart Autres activités liées à l inventaire Accès Visualiser les paramètres de dénombrement Copier l inventaire Supprimer l inventaire Saisir les données d inventaire Rajustement et rapprochement des stocks Accès Rajuster et rapprocher les stocks Visualiser les rajustements au dépôt GÉRER LES BRIS DE LA CHAÎNE DE FROID LES RAPPORTS Généralités Accès Les champs communs à la création d un rapport Les différents rapports prédéfinis Rapport de transactions Rapport de distribution des produits Rapport de bris de chaîne de froid Rapport d analyse de l inventaire courant Rapport des mouvements et ajustements des stocks FOIRES AUX QUESTIONS Créer une réquisition Recevoir les produits Inventaire physique Rajustement de la QES Gestion des stocks Direction de santé publique de la Montérégie iii

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7 INTRODUCTION Panorama est le système de surveillance de la santé élaboré dans le cadre du projet pancanadien de surveillance et de gestion des maladies transmissibles en santé publique. Panorama est accessible à toutes les administrations publiques canadiennes afin qu elles puissent le mettre en œuvre dans leurs infrastructures. Une fois mis en œuvre par les administrations publiques, Panorama permet aux professionnels de la santé autorisés à l échelle canadienne de recueillir, d échanger et d analyser un vaste éventail de données sur la santé qui sont essentielles pour gérer, aux niveaux régional, provincial et territorial, des problèmes de santé comme le syndrome respiratoire aigu sévère (SRAS) et d autres maladies transmissibles. Les professionnels de la santé publique au Canada ont exprimé leurs besoins et ont participé étroitement au projet depuis ses débuts. 1 1 Panorama, aperçu de l application, Santé publique projet pancanadien de surveillance et de gestion des maladies transmissibles. Direction de santé publique de la Montérégie Page 1

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11 1. ACCÈS À PANORAMA L hyperlien web pour accéder à l application est : L écran suivant s ouvre : Selon les droits de l utilisateur, différents accès sont possibles : SI-PMI Intranet PANORAMA Formation PANORAMA Production CLIQUEZ sur un des icônes pour ouvrir une session Dans la section SI-PMI Intranet, sous l onglet formation, les fichiers vidéo d auto-formation suivants sont disponibles : Créer un profil d'utilisateur GUSP Modifier un profil d'utilisateur GUSP et généralités Consulter une réquisition Créer une réquisition avec les produits Légalement, l accès au système Panorama est sécurisé puisqu il contient des données d information confidentielle des usagers. Direction de santé publique de la Montérégie Page 5

12 Le module Gestion des utilisateurs en Santé publique (GUSP) est le portail d authentification, soit la porte d entrée à Panorama et, éventuellement, à d autres applications. Avant d accéder à Panorama, il faut franchir toutes les étapes d authentification dans GUSP. GUSP : Portail d authentification 1 Responsable des comptes Utilisateurs Vous êtes ICI Demande d accès à Panorama 2 Courriels de confirmation Application X Panorama Application Y Application Z IMPORTANT! Vous ne devez créer qu UN SEUL COMPTE dans GUSP même si vous travaillez dans plusieurs organisations ou si vous accédez à plusieurs applications. Direction de santé publique de la Montérégie Page 6

13 2. ÉCRAN INITIAL Cet écran est le premier qui s'affiche lors de votre entrée dans GUSP : Il permet de : 1. Rechercher votre identifiant (ID) oublié 2. Vous connecter 3. Modifier votre profil 4. Réinitialiser un mot de passe oublié 5. Créer un profil Dans les pages suivantes, nous verrons chacune de ces fonctionnalités détaillées. Direction de santé publique de la Montérégie Page 7

14 3. CRÉER UNE DEMANDE POUR UN NOUVEAU COMPTE UTILISATEUR À titre de nouvel utilisateur, vous devez demander un accès en créant votre profil. Nous verrons à la section 8 de ce module, la façon de vous connecter au quotidien. DEUX FAÇONS DE CRÉER VOTRE PROFIL 1 re : Préalablement à la formation, l équipe de pilotage et/ou le formateur peut avoir créé votre compte utilisateur. Il aura déterminé votre identifiant (ID) et vous aura attribué un mot de passe. Vous devez alors compléter les informations dans les écrans relatifs à Modifier votre profil (voir section 7 de ce module) soit : a) Entrer les 4 derniers chiffres de votre numéro d'assurance-maladie. b) Répondre à au moins trois (3) des quinze (15) questions qui vous sont posées. Par mesure de sécurité, vous devrez changer le mot de passe qui vous a été attribué initialement. 2 e : Compléter vous-même votre demande d'accès en cliquant sur le bouton Créer un profil. Pour le déroulement efficace de la formation, nous avons opté pour la première façon de faire. Cependant, nous décrivons, dans les pages suivantes, les étapes pour créer votre profil de bout en bout. Direction de santé publique de la Montérégie Page 8

15 4. CRÉER VOTRE PROFIL Si vous n avez jamais accédé à l application et si le gestionnaire de comptes ne vous a pas créé préalablement votre compte utilisateur, vous pouvez demander un accès en créant votre profil dans GUSP. CLIQUEZ sur La création d un profil se réalise une seule fois. Elle comprend trois (3) étapes. ÉTAPE 1 : vous devez fournir toutes les informations requises dans l écran suivant : Panorama Formation Panorama Production Pilotage GUSP SI-PMI Intranet SI-SPNI Direction de santé publique de la Montérégie Page 9

16 Section gauche Dans la section gauche de l écran, vous entrez toutes les informations personnelles exigées. Les renseignements personnels obligatoires sont marquées d un astérisque rouge (*). Section droite Dans la section droite de l écran, à l item Organisation, vous SÉLECTIONNEZ, dans le menu déroulant, l organisation dans laquelle vous travaillez (INSPQ, MSSS, DSP, etc.) À l item Applications, vous COCHEZ les cases correspondant à l environnement dans lequel vous voulez créer votre profil. Les choix que vous avez pour SI-PMI volet GPI sont : Panorama Formation Panorama Production SI-PMI Intranet Vous pouvez cocher les deux environnements, Panorama Formation et Panorama Production. L accès à SI-PMI Intranet vous sera automatiquement accordé, même s il n est pas coché. Les boutons d authentification. vous permettent de naviguer dans les écrans Lorsque vous avez terminé de saisir les informations nécessaires : CLIQUEZ sur le bouton Direction de santé publique de la Montérégie Page 10

17 ÉTAPE 2 : vous devez créer votre mot de passe. Authentification Dans la section gauche de l écran, vous avez : Votre identifiant (ID) d utilisateur qui est inscrit par défaut et que vous devez retenir; Le mot de passe que vous inscrivez et que vous devez retenir; La confirmation de ce même mot de passe; vous devez réécrire le mot de passe. Au bout du champ Mot de passe, vous voyez un CLIQUEZ sur pour voir les règles auxquelles votre mot de passe doit répondre. Direction de santé publique de la Montérégie Page 11

18 Informations sur le compte La section droite donne des informations sur votre compte. Les cases à cocher sont en grisé donc inaccessibles. Il est normal qu il n y ait pas de date d inscrite dans le champ Date d'expiration du compte. N inscrivez rien dans ce champ texte. CLIQUEZ sur le bouton ÉTAPE 3 : vous devez fournir toutes les informations requises dans l écran suivant : Autres informations Dans cette section, vous devez saisir les quatre derniers chiffres de votre numéro d assurance maladie (NAM). Si vous CLIQUEZ sur le, vous OUVREZ l écran d explications suivant : Direction de santé publique de la Montérégie Page 12

19 Questions personnalisées Cette section contient une liste de quinze (15) questions personnalisées dont vous seul connaissez la réponse. Vous devez répondre à au moins trois (3) de ces questions et vous souvenir des réponses. Ces réponses servent à réinitialiser votre mot de passe en cas d'oubli. CLIQUEZ sur le bouton Ce faisant, vous OUVREZ l écran qui confirme la création de votre compte utilisateur dans GUSP. CLIQUEZ sur le bouton Une fois cette première étape complétée, vous recevez un 1 er message courriel dont l objet est de signifier la réception de votre demande d «Inscription à GUSP» et vous confirme votre ID d utilisateur. GUSP@inspq.qc.ca :28 A j.charron@rrsss16.gouv.qc.ca cc Objet Inscription à GUSP Bonjour Mme Charron, Vous êtes maintenant enregistré dans l'application GUSP (Gestion des utilisateurs de la santé publique). Votre identifiant est chajul02 Après cette première étape, des opérations, transparentes pour vous, se déroulent, votre demande suit son cours. Après ce premier courriel, vous en recevez deux autres qui contiennent les messages suivants : Direction de santé publique de la Montérégie Page 13

20 Le 2 e message a pour objet de vous aviser que votre demande est «En attente d une confirmation d accès à GUSP» et se lit comme suit : GUSP@inspq.qc.ca :28 A j.charron@rrsss16.gouv.qc.ca cc Objet En attente d'une confirmation d'accès GUSP. Bonjour Mme Charron, Vous avez demandé un accès à une ou plusieurs application(s) de l'organisation: 16 DSP MONTEREGIE. Les accès doivent être confirmés par le ou les responsable(s) des comptes d'utilisateur : Panorama Formation: M. Patricia Hudson, Mme. Sylvie Cayouette, Mme. Super Admin, M. Jean-Philippe Roberge, M. Mourad Ouadi Le 3 e message vous informe que «Votre accès GUSP a été confirmé!» GUSP@inspq.qc.ca :14 Par la suite, votre responsable de compte utilisateurs doit créer votre profil dans Panorama. Ce n est qu après cette dernière étape que vous pourrez accéder à Panorama. Vous recevrez via Lotus Notes, une confirmation de votre responsable de compte utilisateurs. Vous aurez alors accès à l application Panorama. A j.charron@rrsss16.gouv.qc.ca Le 4 e et dernier message vous informe que «Vous avez accès à SI-PMI» cc Objet Votre accès à l'application Panorama Formation a été confirmé. Bonjour Mme Charron, Vous avez demandé un accès à l'application Panorama Formation pour l'organisation 16 DSP MONTEREGIE. Votre accès à cette application a été confirmé par le responsable des comptes d'utilisateur : Mme. Sylvie Cayouette Sylvie Cayouette/Agence/Reg16/SSSS :07 A /Agence/Reg16/SSSS@SSSS cc Objet Accès à l'environnement Formation et Production de la solution SI-PMI (Panorama) Bonjour, Vous avez reçu un message courriel de GUSP (Gestion des utilisateurs en santé publique) avec votre code utilisateur. Vous avez maintenant accès à l'environnement Formation et à celui de Production de la solution SI-PMI (Panorama) avec le rôle de GPI Répondant local - Inventaire géré. Votre mot de passe est celui que vous avez inscrit lors de la création de votre profil. Le lien internet à utiliser pour vous connecter à SI-PMI est: Direction de santé publique de la Montérégie Page 14

21 5. RÉINITIALISER UN MOT DE PASSE OUBLIÉ S il vous arrivait d oublier votre MOT DE PASSE, il faut le réinitialiser. Voici la marche à suivre. Dans l écran initial :???????? CLIQUEZ sur r À la 1 re étape, entrer les informations requises dans les champs obligatoires. Votre identifiant (ID utilisateur) Votre adresse courriel format Internet Les quatre derniers chiffres de votre numéro d assurance maladie (NAM) CLIQUEZ sur Direction de santé publique de la Montérégie Page 15

22 La 2 e étape nécessite de répondre à deux (2) questions sélectionnées lors de la création de votre profil où vous aviez à répondre à au moins trois (3) questions sur quinze (15). CLIQUEZ sur La 3 e étape vous permet de saisir votre nouveau mot de passe. Entrez votre nouveau mot de passe. Le confirmer (réécrire votre mot de passe). CLIQUEZ sur Direction de santé publique de la Montérégie Page 16

23 6. RECHERCHER VOTRE IDENTIFIANT (ID) Il est possible que vous ne vous souveniez pas de votre IDENTIFIANT d utilisateur (ID utilisateur). Voici la marche à suivre pour le récupérer. Dans l écran initial : CLIQUEZ sur CLIQUEZ sur La fenêtre suivante s ouvre : Si les informations qui apparaissent dans la fenêtre ne suffisent pas : CLIQUEZ sur Direction de santé publique de la Montérégie Page 17

24 La fenêtre suivante s ouvre : Tapez votre adresse courriel Internet dans le champ texte CLIQUEZ sur La fenêtre suivante s ouvre : Il confirme votre ID d utilisateur. CLIQUEZ sur La fenêtre suivante s ouvre : CLIQUEZ sur Direction de santé publique de la Montérégie Page 18

25 7. MODIFIER VOTRE PROFIL Guide de formation SI-PMI Montérégie Vous pouvez modifier votre profil pour diverses raisons : changer votre numéro de téléphone, modifier des réponses aux questions d authentification, etc. L opération modifier mon profil se déroule en trois (3) étapes. Dans l écran initial :. CLIQUEZ sur L écran suivant s ouvre: 1 re étape : vous pouvez faire des modifications dans les deux sections de l'écran. Lorsque vos changements sont faits : CLIQUEZ sur Direction de santé publique de la Montérégie Page 19

26 2 e étape : vous pouvez modifier ou non votre mot de passe. Pour passer à l étape suivante: CLIQUEZ sur 3 e étape : vous pouvez modifier ou non les réponses auxquelles vous avez répondues initialement. Lorsque vous avez terminé : CLIQUEZ sur L apparition de cet écran vous confirme que les informations sont modifiées. CLIQUEZ sur Lorsque vous modifiez les informations de votre profil, vous recevez un courriel qui confirme ces modifications. Par cet automatisme, si quelqu un tentait de modifier vos informations personnelles vous en seriez rapidement avisé. Dans pareille situation, communiquez immédiatement avec votre gestionnaire de comptes. Direction de santé publique de la Montérégie Page 20

27 8. VOUS CONNECTER AU QUOTIDIEN Lorsque vous travaillez au quotidien, deux (2) informations sont obligatoires (*) lors de l'ouverture d'une session. * SAISISSEZ votre identifiant utilisateur (ID). * SAISISSEZ votre mot de passe. CLIQUEZ sur POUR OUVRIR UNE SESSION DE TRAVAIL DANS PANORAMA TROIS (3) CHOSES ESSENTIELLES A RETENIR : Votre identifiant (ID d utilisateur) Votre mot de passe Les réponses aux questions (minimum 3 questions) auxquelles vous avez choisi de répondre lors de la création de votre profil. Direction de santé publique de la Montérégie Page 21

28 9. OUVERTURE DE LA SESSION DE TRAVAIL Lorsque toutes les mesures d authentification sont respectées, vous pouvez maintenant entrer dans Panorama. Voici l écran d entrée qui permet d ouvrir une session de travail. Pour ce faire, vous devez sélectionner, dans le menu déroulant, le rôle sous lequel vous OUVREZ votre session de travail. Par défaut, le français est la langue d'utilisation du système. CLIQUEZ sur Direction de santé publique de la Montérégie Page 22

29 La fenêtre suivante apparaît à l'écran : SÉLECTIONNEZ votre lieu de dispensation de service, à partir de la liste déroulante. CLIQUEZ sur l onglet «Stock». L application s ouvre pour le volet Gestion d inventaire (Stock). À noter que selon vos droits d utilisateur, d autres onglets peuvent être visibles. Direction de santé publique de la Montérégie Page 23

30 10. LA NAVIGATION DANS PANORAMA 10.1 LES DIFFÉRENTES SECTIONS L écran Panorama comporte quatre parties distinctes (zones A-B-C-D en noir) : A B C D Section A : les généralités La bannière de Panorama contient des liens, représentés par des boutons, qui donnent accès à différentes fonctions générales. Une fois que vous êtes entré dans l application, cette section ne change pas. Les fonctions qui vous seront utiles sont : (le nom de l application) : En tout temps si vous CLIQUEZ dessus, l application revient à la page d accueil. Le nom de l utilisateur ainsi que son lieu de dispensation de service. : permet d accéder à votre profil d utilisateur, et à vos préférences, et d établir les valeurs par défaut des fonctions de vaccination et de gestion des avis. : permet de fermer votre session dans PANORAMA tout en le laissant actif (une autre personne peut l utiliser). Direction de santé publique de la Montérégie Page 24

31 Section B : les modules de l application Cette section, fait apparaître les modules auxquels vous avez accès en fonction de vos droits d utilisateur. Elle est donc différente d une personne à l autre. Par exemple, la personne qui travaille dans les dépôts ne verra que l item «Stock» (gestion d'inventaires). Une personne qui a plusieurs rôles peut voir plusieurs modules ici. Pour accéder au module dans lequel vous voulez travailler, CLIQUEZ dessus Section C : le menu de travail La barre de menu située à gauche de l application permet de naviguer entre les sections principales de Panorama. C Les catégories qui contiennent des options de menu peuvent être développées ou réduites à l aide de l icône placé devant le titre de section. Le contenu est, selon le cas, affiché ou caché Section D : Zone de travail C est dans cette zone que vous pouvez rechercher, consulter, saisir et modifier les données. Elle se décompose parfois elle-même en plusieurs zones. Entres autres, lorsque vous EFFECTUEZ une recherche, les résultats apparaissent sous forme d un tableau dans la partie inférieure. Direction de santé publique de la Montérégie Page 25

32 Les boutons «Rechercher, Récupérer, Effacer» Guide de formation SI-PMI Montérégie Lorsque vous faites une recherche, entrez les critères puis CLIQUEZ sur Rechercher. Pour revenir aux critères de la dernière recherche complétée, CLIQUEZ sur le bouton Récupérer. Pour effectuer une nouvelle recherche, SÉLECTIONNEZ Effacer Les tableaux de résultats de recherche Les résultats dans ce tableau peuvent être classés en utilisant les clés de tri, situées dans les en-têtes de colonne. Par exemple, vous voulez classer les résultats par numéro de code de produit, CLIQUEZ sur l en-tête. Si vous désirez que les résultats de cette même colonne apparaissent en ordre inverse, CLIQUEZ à nouveau. Pour sélectionner un item, COCHEZ-le. Pour sélectionner tous les items, CLIQUEZ sur SÉLECTIONNEZ tout. Si par erreur, vous avez coché un ou plusieurs item et que vous ne les voulez plus, CLIQUEZ sur Désélectionner tout. En bas du tableau de résultats, vous pouvez voir le nombre de résultats et le nombre de page du tableau de résultats si celui-ci est réparti sur plusieurs pages. Direction de santé publique de la Montérégie Page 26

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35 1. LES PALIERS D UTILISATION DE PANORAMA Il existe trois paliers d utilisation du volet GPI de Panorama. CLSC CH DSP / DDR MINISTÈRE / DDP HÔPITAL AUTRE 1.1 PALIER LOCAL Les utilisateurs au niveau local utilisent Panorama pour diverses activités dont : Créer des réquisitions vers le niveau régional; Recevoir les produits; Gérer les inventaires; Créer des retours de produits vers le dépôt régional. 1.2 PALIER RÉGIONAL Le palier régional est l intermédiaire entre les paliers locaux et provincial. Les activités qui y sont réalisées sont : Traiter les réquisitions en provenance des paliers locaux; Créer des réquisitions vers le niveau provincial; Gérer la distribution; Recevoir les produits; Gérer les retours de produits; Gérer la configuration des dépôts; Gérer les bris de chaine de froid; Gérer les inventaires; Produire les rapports. Direction de santé publique de la Montérégie Page 29

36 1.3 PALIER PROVINCIAL Au niveau provincial, les activités sont les mêmes qu au palier régional, sauf que la création de réquisitions est remplacée par celle de bons de commande. De plus, on y réalise toutes les activités en lien avec les fournisseurs, tels que les contrats et la configuration. Finalement, c est là que se gère la configuration des rappels de produits. À ce palier, les activités suivantes sont réalisées : Gérer les contrats avec les fournisseurs; Gérer le catalogue de produits; Gérer les lots; Gérer la configuration des dépôts; Gérer les commandes aux fournisseurs; Traiter les réquisitions en provenance du palier régional; Gérer la distribution; Gérer les bris de chaîne de froid; Gérer les retours; Gérer les rappels; Gérer les inventaires; Produire et analyser les rapports. Direction de santé publique de la Montérégie Page 30

37 1.4 ORGANISATION DES ACTIVITÉS GPI Le schéma suivant indique de façon plus précise l organisation des activités GPI dans PANORAMA. Direction de santé publique de la Montérégie Page 31

38 2. CRÉATION DE RÉQUISITIONS Guide de formation SI-PMI Montérégie Le traitement des réquisitions inclut plusieurs activités : création, recherche, validation, autorisation et approbation, impression, confirmation du ramassage, de l emballage et de l expédition des colis. Au palier local, les activités sont : Créer, rechercher, consulter, modifier ou annuler au statut Ébauche, afficher l historique de la réquisition et imprimer une réquisition. Dans l application, les activités de transaction de réquisitions sont regroupées sous Réapprovisionner les stocks. Direction de santé publique de la Montérégie Page 32

39 2.1 ACCÈS Dans le menu de gauche, SÉLECTIONNEZ ; Réapprovisionner les stocks. Réquisitions de produits. Gérer les réquisitions. La fenêtre Rechercher/Ajouter un produit sur réquisition s ouvre : CLIQUEZ sur Créer une réquisition, à droite de l écran. La fenêtre Gérer les réquisitions s ouvre. Direction de santé publique de la Montérégie Page 33

40 2.2 TROUVER LE DÉPÔT DU DEMANDEUR En premier lieu, vous devez entrer le demandeur. CLIQUEZ sur Rechercher pour saisir le Dépôt du demandeur. La fenêtre Rechercher un profil de dépôt s ouvre : 1 re zone 2 e zone 3 e zone Direction de santé publique de la Montérégie Page 34

41 Étant donné que l Organisation (1 re zone) apparaît par défaut et que le Lieu de dispensation de service (2 e zone) n est pas obligatoire, nous nous contenterons ici de rechercher le dépôt (3 e zone). Dans la zone de recherche de dépôt (3 e zone) : SÉLECTIONNEZ au moins un des critères parmi ceux proposés : Type de dépôt : régional, local public N de permis : code d enregistrement à la DSP Nom du dépôt : SAISISSEZ du texte dans le champ Par exemple, pour trouver le CLSC Gaston Bélanger, vous pouvez saisir : Texte saisi Résultats 16% Tous les dépôts de la région 16 %Gaston% %CLSC% Les dépôts où le mot «Gaston» apparaît dans le nom Tous les CLSC Note : Le signe «%» est équivalent à «tout autre mot» CLIQUEZ sur, à droite de l écran. Les résultats apparaissent sur le tableau en bas de la fenêtre : COCHEZ la case de votre dépôt pour le sélectionner puis CLIQUEZ sur Ajouter des dépôts. Direction de santé publique de la Montérégie Page 35

42 2.3 COMPLÉTER LA CRÉATION DE LA RÉQUISITION L application revient à la fenêtre principale Gérer les réquisitions et le nom du dépôt demandeur apparaît Informations à saisir COMPLÉTEZ les champs obligatoires *. Certains champs associés au demandeur (dépôt du demandeur) sont complétés par défaut. Vous pouvez les modifier si nécessaire. Assurez-vous que la date demandée de livraison/ramassage correspond à la date de livraison mensuelle selon le calendrier établi par la DSP. Si la date correspond, ne modifiez rien. Direction de santé publique de la Montérégie Page 36

43 Si la date demandée de livraison/ramassage ne correspond pas au calendrier de la DSP : SÉLECTIONNEZ dans le menu déroulant de la case Livraison requise: «Régulière». La date demandée de livraison/ramassage devient modifiable, SAISISSEZ-LÀ ou SÉLECTIONNEZ-la dans le calendrier. Si vous devez créer une réquisition pour une livraison urgente (en dehors de la livraison mensuelle), communiquez d abord avec la personne répondante GPI de la DSP pour convenir des modalités. Pour une livraison urgente, après avoir communiqué avec la personne répondante GPI de la DSP, lorsque la réquisition sera créée dans Panorama, vous devrez : SÉLECTIONNEZ Régulière dans le menu déroulant de la case Livraison requise. La date demandée de livraison/ramassage devient modifiable. SAISISSEZ-LÀ ou SÉLECTIONNEZ-LA dans le calendrier. Lorsque les informations sont adéquates: Faites descendre le curseur vers le bas. CLIQUEZ sur Sauvegarder la réquisition, à droite de l écran. Direction de santé publique de la Montérégie Page 37

44 La fenêtre suivante s ouvre : Ajouter des produits Dans le haut de l écran à gauche, vous pouvez constater un message vous indiquant que la réquisition a été créée et sauvegardée. Un peu plus bas, vous pouvez lire le numéro (ID) de la réquisition. Prendre en note l ID de la réquisition. Cela facilitera une éventuelle recherche de cette réquisition. Vous pouvez remarquer aussi que le statut de la réquisition est à Ébauche Note : Vous pouvez en tout temps sauvegarder une réquisition, même si vous n avez pas fini de la compléter. Elle prend alors le statut Ébauche et vous pouvez revenir à un autre moment dans le système afin de finaliser votre réquisition et la soumettre. Direction de santé publique de la Montérégie Page 38

45 2.3.2 Ajouter des produits Lorsque vous avez créé votre réquisition et que vous l avez enregistrée; CLIQUEZ la case Ajouter des produits qui devient accessible. Ajouter des produits La fenêtre suivante s ouvre : RECHERCHEZ les produits que vous voulez ajouter dans votre réquisition. CLIQUEZ sur le bouton pour afficher la liste complète des produits. Direction de santé publique de la Montérégie Page 39

46 Tous les produits du catalogue apparaissent dans le tableau de résultats et la case Ajouter des produits en bas de la fenêtre devient accessible. COCHEZ la case du ou des produit(s) que vous désirez ajouter (première colonne). Lorsque votre sélection est complétée, CLIQUEZ sur Ajouter des produits en bas de la fenêtre. À titre informatif : Pour rechercher un seul produit, dont vous connaissez l identifiant Autre ID du produit : SAISISSEZ-LE dans le champ Autre ID du produit. Un menu déroulant s ouvre et vous propose les produits dont le numéro commence de la même façon que celui que vous recherchez. SÉLECTIONNEZ le numéro désiré puis CLIQUEZ sur. Pour rechercher un seul produit, dont vous connaissez le Code du produit : SAISISSEZ-LE dans le champ Code de produit et CLIQUEZ sur. Cette méthode n est pas la meilleure, car elle utilise des numéros de codes créés par PANORAMA qui peuvent prêter à confusion avec ceux du fournisseur. L application revient à la fenêtre Gérer les réquisitions. La liste des produits choisis pour cette réquisition s affiche dans le bas. SAISISSEZ les quantités à commander pour chacun des produits en nombre d unité de distribution (selon le format d emballage). CLIQUEZ sur Sauvegarder la réquisition. CLIQUEZ sur Soumettre la réquisition. Le statut de la réquisition passe d'ébauche à Attente autorisation SP. Une fois soumise, la réquisition passe par plusieurs étapes au niveau régional : elle doit être autorisée par la DSP, puis approuvée au dépôt régional. Finalement, les produits seront ramassés, emballés et expédiés au dépôt local, qui devra en faire la réception. Direction de santé publique de la Montérégie Page 40

47 3. RECHERCHER UNE RÉQUISITION 3.1 RECHERCHE RAPIDE Dans le menu de gauche, SÉLECTIONNEZ ; Réapprovisionner les stocks. Réquisitions de produits. Gérer les réquisitions. SÉLECTIONNEZ un ou plusieurs critères de recherche. (eg ID de la réquisition, dépôt du demandeur, date soumise etc.) CLIQUEZ sur. Les résultats de la recherche apparaissent dans le tableau au bas de la page. Si votre critère est trop large (ex. : vous ne choisissez que «Dépôt de réapprovisionnement») soit il y aura trop de résultats et un message apparaît en haut de l écran vous demandant de préciser votre recherche, soit vous aurez de nombreux résultats pouvant s afficher sur plusieurs pages. Ajoutez alors un ou plusieurs critères de recherche. Direction de santé publique de la Montérégie Page 41

48 Si vos critères sont contradictoires, par exemple vous entrez un numéro de réquisition et un statut qui n est pas le sien, ou un numéro de réquisition qui n existe pas, vous n aurez aucun résultat. Si vous entrez un critère précis, vous aurez un seul résultat. CLIQUEZ sur l identifiant de la réquisition désirée pour l ouvrir et la consulter en détail (dans la colonne ID de la réquisition- chiffre soulignée en bleu). Direction de santé publique de la Montérégie Page 42

49 La fenêtre suivante s ouvre et vous pouvez consulter le détail de la réquisition: Direction de santé publique de la Montérégie Page 43

50 3.2 CRITÈRES DE RECHERCHE EN DÉTAIL Dépôt demandeur Le dépôt demandeur est en fait le dépôt pour lequel la réquisition est créée. Pour trouver le dépôt demandeur : Dans le menu de gauche, SÉLECTIONNEZ ; Réapprovisionner les stocks. Réquisitions de produits. Gérer les réquisitions. CLIQUEZ sur Rechercher à côté de la case Dépôt du demandeur. Direction de santé publique de la Montérégie Page 44

51 La fenêtre suivante s ouvre : Étant donné que l Organisation apparaît par défaut et que le LDS n est pas obligatoire, nous nous contenterons ici de rechercher le dépôt. SÉLECTIONNEZ au moins un des critères parmi ceux proposés : Type de dépôt : régional, local public N de permis : code d enregistrement à la DSP Nom du dépôt : SAISISSEZ du texte dans le champ Par exemple, pour trouver le CLSC Gaston Bélanger, vous pouvez saisir : Texte saisi Résultats 16% Tous les dépôts de la région 16 %Gaston% %CLSC% Les dépôts où le mot «Gaston» apparaît dans le nom Tous les CLSC Note : Le signe «%» est équivalent à «tout autre mot» CLIQUEZ sur, à droite de l écran. Direction de santé publique de la Montérégie Page 45

52 Les résultats apparaissent sur le tableau en bas de la fenêtre : SÉLECTIONNEZ le dépôt. CLIQUEZ sur Ajouter des dépôts. L application revient à la fenêtre principale Gérer les réquisitions et le nom du dépôt demandeur apparaît. Direction de santé publique de la Montérégie Page 46

53 3.2.2 Informations sur la réquisition recherchée Direction de santé publique de la Montérégie Page 47

54 Statut de la réquisition La réquisition peut avoir plusieurs statuts selon son état (liste déroulante): Annulé : la réquisition a été annulée Emballé En attente d approbation : Plusieurs approbations sont possibles. Elles varient selon les processus En attente de l autorisation de SP En attente de ramassage En rupture de stock Expédié Livré Non livré Ramassé Refusé Reçu À la cueillette : Non utilisé au Québec Ébauche : la réquisition a été commencée, mais non terminée (par exemple, aucun produit n y a été inscrit) Types de réquisitions Client hors réseau : Réquisition faite par un client dont l inventaire n est pas géré Demande en masse : Non utilisé au Québec Local : Non utilisé au Québec Régulière : Réquisition faite entre deux (2) dépôts faisant partie du réseau et dont l inventaire est géré Statut de la facture, Code du payeur et Recherche de plan comptable: ne sont pas utilisés au Québec. Lorsque vous avez fini d entrer vos critères de recherche : CLIQUEZ sur. Direction de santé publique de la Montérégie Page 48

55 Les résultats apparaissent dans un tableau au bas de l écran : Pour obtenir plus d informations sur une réquisition spécifique. CLIQUEZ sur son Identifiant (dans la colonne ID de la réquisition, chiffre souligné en bleu). Direction de santé publique de la Montérégie Page 49

56 4. CONSULTER LA RÉQUISITION RECHERCHEZ la réquisition selon les étapes décrites dans la section précédente, puis ; CLIQUEZ sur son Identifiant (dans la colonne ID de la réquisition, chiffre souligné en bleu). La fenêtre de la page suivante s ouvre et vous pouvez visualiser toutes les informations associées à la réquisition sélectionnée. Les cases grisées indiquent que vous ne pouvez y apporter de modifications. Direction de santé publique de la Montérégie Page 50

57 La réquisition se divise en trois zones : Direction de santé publique de la Montérégie Page 51

58 4.1 PARTIE SUPÉRIEURE DE LA RÉQUISITION, INFORMATIONS GÉNÉRALES Le numéro de la réquisition (ID de la réquisition). Le type de réquisition (voir la section ). Date de réquisition. Les différentes adresses du dépôt demandeur. La méthode et les instructions de livraison : si elles sont complétées. Les coordonnées du demandeur. Les commentaires sur le bordereau de livraison s il y a lieu. Guide de formation SI-PMI Montérégie Le statut de la réquisition. Une réquisition peut avoir plusieurs statuts selon l état (voir la section ). 4.2 PARTIE MÉDIANE DE LA RÉQUISITION, SOMMAIRE DES PRODUITS Dans la partie médiane de la réquisition, vous voyez les produits inscrits, pour accéder au détail des produits, CLIQUEZ sur La fenêtre suivante s ouvre : Vous pouvez maintenant visualiser les informations en lien avec ce produit dans cette réquisition. Pour refermer cette fenêtre, CLIQUEZ sur Direction de santé publique de la Montérégie Page 52

59 4.3 PARTIE INFÉRIEURE DE LA RÉQUISITION, SUIVI DES ACTIVITÉS Guide de formation SI-PMI Montérégie Vous pouvez consulter toutes les étapes franchies par la réquisition, ainsi que les utilisateurs impliqués et la date de chaque activité. Direction de santé publique de la Montérégie Page 53

60 5. MODIFIER UNE RÉQUISITION Une réquisition au statut Ébauche peut être modifiée par le dépôt local. Une fois qu elle est soumise et qu elle est au statut Attente d autorisation SP, le dépôt local doit communiquer avec la personne répondante GPI de la DSP pour vérifier s il est possible d apporter les changements souhaités avant que le statut de la réquisition soit en attente d approbation. Ainsi, si des modifications doivent être apportées après que la réquisition ait été soumise, elles se feront à l étape de l autorisation ou de l approbation au niveau régional. Pour modifier une réquisition au statut Ébauche : RECHERCHEZ la réquisition à modifier (voir la section 3 Rechercher une réquisition). OUVREZ la réquisition. SAISISSEZ les corrections. Vous pouvez modifier des éléments de la réquisition, ou des produits de la réquisition. CLIQUEZ sur Sauvegarder la réquisition. Le bouton sert à annuler les dernières modifications réalisées sur la réquisition et à retourner à la page précédente. Direction de santé publique de la Montérégie Page 54

61 6. AFFICHER L HISTORIQUE DE LA RÉQUISITION RECHERCHEZ la réquisition à afficher (voir la section 3 Rechercher une réquisition). OUVREZ la réquisition. CLIQUEZ sur Afficher l historique. La fenêtre suivante s ouvre et permet de visualiser les actions portées à cette réquisition et à chacun des produits qu elle comporte. CLIQUEZ sur pour revenir à la réquisition. Direction de santé publique de la Montérégie Page 55

62 7. IMPRIMER UNE RÉQUISITION Guide de formation SI-PMI Montérégie RECHERCHEZ la réquisition à imprimer (voir la section 3 Rechercher une réquisition). OUVREZ la réquisition. CLIQUEZ sur Imprimer. IMPORTANT! Une imprimante doit avoir été configurée. Direction de santé publique de la Montérégie Page 56

63 8. ANNULER UNE RÉQUISITION Seule une réquisition au statut Ébauche peut être annulée par le dépôt local. Une fois qu elle est soumise et qu elle est au statut Attente d autorisation SP, le dépôt local doit communiquer avec la personne répondante GPI de la DSP pour annuler la réquisition avant que son statut soit en attente d approbation. Ainsi, si une annulation doit être faite et que la réquisition a été soumise, l annulation se fera à l étape de l autorisation ou de l approbation au niveau régional. Pour annuler une réquisition au statut Ébauche : RECHERCHEZ la réquisition à annuler (voir la section 3 Rechercher une réquisition). OUVREZ la réquisition. CLIQUEZ sur Annuler la réquisition au complet. Le statut de la réquisition passe de «Ébauche» à «Annulé». Direction de santé publique de la Montérégie Page 57

64 9. RÉCEPTION DES PRODUITS Lorsque les produits ont été expédiés, le dépôt receveur doit saisir la réception. La réalisation de la réception des produits permet au système de tenir à jour les stocks. Pour atteindre l écran de réception, SÉLECTIONNEZ dans le menu de gauche : Réapprovisionner les stocks. Réquisitions de produits. Recevoir des produits. La fenêtre suivante s ouvre : Direction de santé publique de la Montérégie Page 58

65 9.1 RECHERCHER LA RÉQUISITION SAISISSEZ les critères de recherche pour trouver la (les) réquisition (s) que vous souhaitez réceptionner (ex : ID de la réquisition ou CLIQUEZ sur Rechercher à côté du champ Dépôt de destination pour trouver le dépôt). CLIQUEZ sur Rechercher, à droite de l écran. La fenêtre suivante s ouvre : SÉLECTIONNEZ la réquisition pour laquelle vous désirez effectuer une réception de produit. CLIQUEZ sur Recevoir des produits par réquisition/retour. Direction de santé publique de la Montérégie Page 59

66 La fenêtre suivante s ouvre : 9.2 RÉCEPTION DES PRODUITS Dans la fenêtre précédente : CLIQUEZ sur le bouton, dans la section Détail des produits reçus, en bas de l écran à gauche. Direction de santé publique de la Montérégie Page 60

67 La fenêtre de détails des produits de la réquisition s ouvre: UGS UGS UGS SÉLECTIONNEZ chacun des produits pour lesquels vous SAISISSEZ une réception. DÉCOCHEZ la case Mise en quarantaine. SÉLECTIONNEZ la localisation dans laquelle les produits doivent être entreposés, à partir de la liste déroulante dans la colonne Localisation. Vous pouvez rejeter des produits, le cas échéant : CLIQUEZ sur (1 re colonne). SAISISSEZ la quantité de produits rejetés, dans le champ «Qté rejetée». SAISISSEZ le motif du rejet, dans le champ «Motif du rejet». Vous pouvez saisir une quantité différente de celle qui s affiche dans le champ «Qté reçue». Dans ce cas, le produit sera Reçu avec écart. Advenant qu il y ait un produit ou un numéro de lot imprévu dans le colis que vous voulez réceptionner : CLIQUEZ sur Ajouter un produit. La fenêtre de recherche des produits s affiche. CLIQUEZ sur Rechercher. SÉLECTIONNEZ le produit CLIQUEZ sur Ajouter les produits. Une ligne s ajoute dans l écran de réception de produit : SÉLECTIONNEZ le numéro de lot que vous êtes en train de recevoir, la quantité et les autres champs décrits précédemment. Direction de santé publique de la Montérégie Page 61

68 Pour répartir une quantité d un produit reçu dans plus d une localisation du dépôt: SÉLECTIONNEZ le produit que vous voulez répartir. CLIQUEZ sur Dupliquer le produit. Répéter ces étapes le nombre de fois correspondant au nombre de localisations à ajouter pour ce produit. SAISISSEZ la quantité à recevoir dans chacune des localisations DÉCOCHEZ la case Mise en quarantaine pour les produits dupliqués. SÉLECTIONNEZ la localisation pour les produits dupliqués. Une fois toutes les opérations complétées : CLIQUEZ sur Réception terminée. Pour revenir à la page générale de réception; CLIQUEZ sur. Vous pouvez constater que le statut de la réquisition est maintenant à Reçu. Direction de santé publique de la Montérégie Page 62

69 10. RETOUR DE PRODUITS IMMUNISANTS AU DÉPÔT RÉGIONAL La création d un retour au dépôt est utilisée pour créer un retour depuis un dépôt géré vers un autre dépôt géré. La façon de créer et suivre un retour au dépôt est très similaire à celle de créer et suivre une réquisition. Pour atteindre l écran de retours de produits, SÉLECTIONNEZ dans le menu de gauche : Réapprovisionner les stocks. Retours de produits. Retours au dépôt CRÉER UN RETOUR La fenêtre suivante s ouvre : Entrez le dépôt d origine du retour : CLIQUEZ sur à côté du champ Dépôt d origine. RECHERCHEZ le dépôt en entrant les critères requis. CLIQUEZ sur. SÉLECTIONNEZ le dépôt. CLIQUEZ sur Ajouter des dépôts. La fenêtre se rafraichit et le nom du dépôt d origine apparaît. Direction de santé publique de la Montérégie Page 63

70 ATTENTION! Le nom du dépôt de réapprovisionnement apparaît par défaut dans le champ Dépôt de destination s il a été configuré dans le profil de dépôt. Il est cependant possible de le changer au cas où le produit doit être retourné ailleurs. CLIQUEZ sur Créer un retour, dans la section Résultats de recherche. La fenêtre suivante s ouvre : SAISISSEZ dans le champ type de retour, le type de retour suivant à partir de la liste déroulante : Retour d un produit non réutilisable pour élimination. VÉRIFIEZ ou COMPLÉTEZ les adresses des dépôts d origine et de destination des produits à retourner. Direction de santé publique de la Montérégie Page 64

71 Pour trouver le (s) produit (s) à retourner : CLIQUEZ sur Filtrer les produits, dans la section Détail du retour (pour voir l ensemble des produits) OU CLIQUEZ sur Ajouter un autre produit, pour sélectionner un produit spécifique. Le produit doit être dans le dépôt sinon il n y aura aucun résultat de recherche. La fenêtre suivante s ouvre: UGS Les résultats répondant à vos critères de sélection s affichent dans la grille Détail du retour. S il y a plusieurs lots au dépôt pour un produit, vous trouverez une ligne par lot. SÉLECTIONNEZ le(s) lot(s) de produit(s) à retourner. Vous pouvez également utiliser le bouton SÉLECTIONNEZ tout. Si vous voulez saisir le numéro de réquisition d origine (non obligatoire) et que le produit à retourner vient de deux réquisitions différentes, vous devez compléter une ligne de retour pour chaque réquisition. SAISISSEZ la quantité à retourner dans le champ «Quantité à retourner demandée». SAISISSEZ la raison du retour dans le champ «Raison du retour», à partir de la liste déroulante. Veuillez consulter le tableau des produits créditables ou non pour les produits périmés. En tout temps vous pouvez cliquer sur Sauvegarder comme ébauche afin de sauvegarder la saisie en cours. Une fois que vous avez terminé : CLIQUEZ sur Soumettre le retour. Le statut du retour passe à En attente d approbation. Pour revenir à la page de création de retour, CLIQUEZ sur. Le retour doit être approuvé. Pour ce faire, passez à la section 10.5 Approuver un retour au dépôt. Direction de santé publique de la Montérégie Page 65

72 10.2 RECHERCHER ET CONSULTER UN RETOUR AU DÉPÔT Dans le menu de gauche, SÉLECTIONNEZ : Réapprovisionner les stocks. Retours de produits. Retours au dépôt. SAISISSEZ un ou plusieurs critères de sélection. CLIQUEZ sur. Les résultats apparaissent dans la section en bas Résultats de recherche. À partir de ces résultats, vous pouvez consulter ou modifier un retour MODIFIER UN RETOUR AU DÉPÔT Rechercher le retour à modifier, tel que décrit dans la section À partir de la fenêtre ci-haut : SÉLECTIONNEZ le retour à modifier. CLIQUEZ sur Modifier. Direction de santé publique de la Montérégie Page 66

73 Dans la grille de résultats, vous pouvez consulter les informations relatives au produit à retourner. Vous pouvez annuler le produit de la demande de retour : SÉLECTIONNEZ le produit. CLIQUEZ sur Annuler un produit. Si tous les produits d une demande de retour sont annulés, le statut du retour devient Annulé AUTRES ACTIVITÉS RELATIVES À LA CRÉATION DU RETOUR AU DÉPÔT Ajouter un produit au retour Dans la grille Détail du retour, CLIQUEZ sur Ajouter un autre produit. La fenêtre de recherche de produit s ouvre. EFFECTUEZ votre recherche. Le produit doit être dans le dépôt sinon il n y aura aucun résultat de recherche. SÉLECTIONNEZ le produit. CONTINUEZ la création du retour Sauvegarder comme ébauche À n importe quel moment, si vous ne pouvez finaliser la création du retour, CLIQUEZ sur Sauvegarder comme ébauche. Le statut du retour sera à Ébauche Imprimer le retour Pour imprimer la fiche du retour : CLIQUEZ sur le bouton Imprimer en bas de l'écran à droite. Direction de santé publique de la Montérégie Page 67

74 10.5 APPROUVER UN RETOUR AU DÉPÔT Le retour au dépôt doit être approuvé. Dans le menu de gauche, SÉLECTIONNEZ : Réapprovisionner les stocks. Réquisitions de produits. Autoriser/approuver. La fenêtre suivante s ouvre : CLIQUEZ sur le bouton Retour, dans le haut de l écran. RECHERCHEZ le retour à approuver en saisissant des critères de recherche puis CLIQUEZ sur Rechercher. SÉLECTIONNEZ le retour à approuver. CLIQUEZ sur Approuver, dans la section Résultats de recherche. Direction de santé publique de la Montérégie Page 68

75 La fenêtre suivante s ouvre : Vous pouvez refuser ou annuler un produit du retour : SÉLECTIONNEZ le produit à refuser ou à annuler. CLIQUEZ sur Refuser un produit pour refuser le produit ou; CLIQUEZ sur Annuler un produit, pour annuler le produit. Vous pouvez refuser ou annuler le retour au complet : S ASSUREZ que l ensemble des produits du retour est sélectionné. CLIQUEZ sur Refuser retour, pour refuser le retour ou; CLIQUEZ sur Annuler retour, pour annuler le retour. Pour approuver le retour : COCHEZ les produits, à approuver. VÉRIFIEZ les quantités à approuver inscrites par défaut, dans le champ Quantité à retourner approuvée. CLIQUEZ sur Approuver le retour. Le statut du retour passe à En attente de ramassage. Le retour doit être expédié. Pour ce faire, passez à la section 10.6 Expédier le retour au dépôt. Direction de santé publique de la Montérégie Page 69

76 10.6 EXPÉDIER LE RETOUR AU DÉPÔT Une fois la réquisition approuvée, les produits doivent être expédiés vers le dépôt régional. L expédition comporte plusieurs étapes : le ramassage, l emballage et l expédition des produits. Dans le menu de gauche, SÉLECTIONNEZ : Réapprovisionner les stocks. Réquisitions de produits. Ramasser/emballer/expédier un produit. CLIQUEZ sur le bouton Retour, dans le haut de l écran. Direction de santé publique de la Montérégie Page 70

77 Ramassage RECHERCHEZ le (s) retour (s) au statut En attente de ramassage : SÉLECTIONNEZ En attente de ramassage dans le champ Statut de la réquisition. CLIQUEZ sur Rechercher. Lorsque la fenêtre de résultats de recherche s ouvre : COCHEZ la réquisition choisie. Le bouton Liste de ramassage devient accessible. CLIQUEZ sur Liste de ramassage. Direction de santé publique de la Montérégie Page 71

78 La fenêtre suivante s ouvre : UGS COMPLÉTEZ les champs pertinents. Par défaut, le champ Quantité ramassée affiche la même valeur que la quantité approuvée. CLIQUEZ sur Ramassage terminé - passer à l emballage. Un message confirme que les produits figurant sur le retour ont été ramassés et vous ne pouvez plus en changer le nombre. Le retour passe au statut Ramassé. Direction de santé publique de la Montérégie Page 72

79 Emballage Après avoir finalisé le ramassage, il faut réaliser les activités relatives à l emballage des produits. Si vous avez cliqué Ramassage terminé - passer à l emballage, à l étape précédente, vous pouvez poursuivre le processus pour cette réquisition. Si vous avez cliqué sur Ramassage terminé, la réquisition est passée au statut Ramassé, pour emballer vous devez : Dans le menu de gauche, SÉLECTIONNEZ : Réapprovisionner les stocks. Réquisitions de produits. Ramasser/emballer/expédier un produit. CLIQUEZ sur le bouton Retour, dans le haut de l écran. SÉLECTIONNEZ Ramassé dans le champ Statut de la réquisition. CLIQUEZ sur Rechercher. Lorsque la fenêtre de résultats de recherche s ouvre : SÉLECTIONNEZ la réquisition à emballer. CLIQUEZ sur Emballer. Direction de santé publique de la Montérégie Page 73

80 La fenêtre suivante s ouvre : Vous pouvez, si vous le désirez, entrer des commentaires sur l expédition ou changer la méthode de livraison, dans les champs correspondants. CLIQUEZ sur Créer un colis, dans la section Liste de colis. Direction de santé publique de la Montérégie Page 74

81 La fenêtre prend l aspect suivant : SAISISSEZ le nombre d unités des produits à emballer dans le colis, dans la colonne Quantité emballée. CLIQUEZ Sauvegarder colis. Le colis s ajoute dans le tableau Liste de colis. Tant qu il reste des produits à emballer, la grille de création de colis est visible. Lorsque l emballage est terminé : CLIQUEZ sur Emballage terminé - passer à l expédition, dans le bas de l écran. Le statut de la réquisition passe à Emballé. Note : La validation du poids réel est non utilisée au Québec. Sauvegarder comme ébauche : après avoir réalisé les activités d emballage, le processus normal est l expédition. Cependant, en tout temps, même si vous n avez pas terminé de compléter les champs de la fenêtre Emballer la réquisition/le retour, vous pouvez Sauvegarder comme ébauche. Le statut de la réquisition reste à Ramassé, mais les informations que vous avez saisies seront sauvegardées. Emballage terminé : après avoir réalisé les activités d emballage, le processus normal est l expédition. Cependant, si vous ne désirez pas continuer les activités de saisie de cette réquisition, vous pouvez cliquer sur Emballage terminé. Le statut de la réquisition passe alors à Emballé. Pour continuer, et réaliser les activités d expédition, vous devrez à nouveau rechercher la réquisition. Direction de santé publique de la Montérégie Page 75

82 Expédier Une fois l emballage terminé, il reste à expédier les colis. Si à l emballage vous avez cliqué sur Emballé et expédier, vous êtes déjà dans la bonne fenêtre. Sinon ; Dans le menu de gauche, SÉLECTIONNEZ : Réapprovisionner les stocks. Réquisitions de produits. Ramasser/emballer/expédier un produit. CLIQUEZ sur le bouton Retour, dans le haut de l écran. SÉLECTIONNEZ Emballé dans le champ Statut de la réquisition. CLIQUEZ sur Rechercher. Lorsque la fenêtre de résultats de recherche s ouvre : SÉLECTIONNEZ la réquisition à expédier. CLIQUEZ sur Expédier. La fenêtre suivante s ouvre : SÉLECTIONNEZ les colis à expédier. CLIQUEZ sur Expédition terminée. Au Québec, on ne gère pas le poids des colis. Vous n avez donc pas à compléter les champs correspondants. Direction de santé publique de la Montérégie Page 76

83 11. CONFIGURATION DES LOCALISATIONS ATTENTION! Pour créer ou modifier une localisation, veuillez communiquer avec la personne répondante régionale de la GPI de la DSP. Direction de santé publique de la Montérégie Page 77

84 12. GESTION DES INVENTAIRES Dans ce module, nous verrons comment afficher les stocks, déplacer les produits entre localisations, obtenir un inventaire théorique, saisir le décompte physique, générer un rapport d écart et apporter des corrections AFFICHER LES STOCKS Accès Il est possible de connaître en tout temps l état des stocks dans un entrepôt, ou de savoir dans quel entrepôt de l organisation se trouve un produit, etc. Dans le menu de gauche, SÉLECTIONNEZ : Gestion des stocks. Afficher les stocks. La fenêtre suivante s ouvre : Plusieurs possibilités s offrent à vous. Entre autres vous pouvez : Rechercher un produit et voir dans quelle localisation il est entreposé et en quelle quantité. Rechercher un dépôt et voir quels produits y sont entreposés. Entrer une date de péremption et afficher les produits entreposés qui seront périmés à cette date, leur numéro de lot et leur localisation. Entrer un numéro de lot et voir quel produit y est relié, dans quels dépôts et localisations il se trouve et en quelle quantité. Direction de santé publique de la Montérégie Page 78

85 Vous pouvez entrer plusieurs critères de recherche afin d affiner les résultats : par exemple, les produits arrivant à péremption dans un dépôt spécifique. Dans ce cas, entrez tous les critères désirés. Pour effectuer votre recherche : SAISISSEZ les informations dans les champs correspondant à vos critères. CLIQUEZ sur le bouton. Le résultat suivant apparait : Pour plus d informations sur le produit, CLIQUEZ sur le code de produit (chiffre souligné en bleu). La fiche complète du produit s ouvre Informations sur les localisations où sont entreposés les produits Pour plus d informations concernant les localisations COCHEZ le produit. CLIQUEZ sur Afficher détail localisation. La fenêtre suivante s ouvre : UGS UGS UGS Direction de santé publique de la Montérégie Page 79

86 Vous pouvez visualiser tous les dépôts et toutes les localisations dans lesquels ce produit est entreposé. Pour revenir à l écran précédent, CLIQUEZ sur Fermer Pour plus d information concernant le produit COCHEZ le produit. CLIQUEZ sur Afficher détail du produit. La fenêtre suivante s ouvre : Les quantités sont exprimées en unité de gestion des stocks. Pour revenir à l écran précédent, CLIQUEZ sur Fermer Pour visualiser les quantités du produit exprimées en doses COCHEZ le produit. CLIQUEZ sur Afficher qté doses. La fenêtre de la page suivante s ouvre : Direction de santé publique de la Montérégie Page 80

87 Les quantités sont exprimées en doses. Pour revenir à l écran précédent, CLIQUEZ sur Fermer. Direction de santé publique de la Montérégie Page 81

88 12.2 DÉPLACER LES PRODUITS ET CONSULTER LES DÉPLACEMENTS Cette activité consiste à déplacer les produits d une localisation à une autre, dans un même dépôt. Par exemple, déplacer des produits d une localisation de type Quarantaine vers une localisation de type Opérationnel ou de type Retour. Un déplacement pourrait aussi être motivé par un manque d espace ou un réaménagement des localisations. Il est recommandé que le déplacement physique des produits et la mise à jour au système se fassent dans le plus court délai possible, afin d éviter les risques d erreurs Accès Pour réaliser un déplacement à l inventaire affiché dans le système; Dans le menu de gauche, SÉLECTIONNEZ : Gestion des stocks. Déplacer des produits en stock. La fenêtre suivante s ouvre : RECHERCHEZ et SÉLECTIONNEZ le dépôt d origine, en cliquant sur Ajouter dépôt. SÉLECTIONNEZ dans la liste déroulante la Localisation d origine. Direction de santé publique de la Montérégie Page 82

89 La fenêtre suivante s ouvre : Direction de santé publique de la Montérégie Page 83

90 Déplacer des produits vers une localisation existante Après avoir sélectionné un dépôt d origine et une localisation; RECHERCHEZ et SÉLECTIONNEZ le produit à déplacer, en cliquant sur Rechercher un produit. CLIQUEZ sur Nouveau déplacement. La fenêtre suivante s ouvre : UGS UGS Dans le tableau de liste des produits du dépôt : SÉLECTIONNEZ le (s) produit (s) à déplacer. SAISISSEZ la quantité de produits à déplacer. Seuls les produits non alloués peuvent être déplacés d une localisation vers une autre. Le système est conçu pour que tous les produits non alloués d une localisation soient déplacés vers une autre localisation. Dans le cas d un déplacement d une quantité partielle de l inventaire, COCHEZ la case Ignorer les avertissements, au-dessus de la section Opération sur les lignes. Direction de santé publique de la Montérégie Page 84

91 Dans la partie supérieure de la page. SÉLECTIONNEZ dans la liste déroulante la localisation de destination au dépôt. SAISISSEZ un commentaire au besoin. CLIQUEZ sur Déplacer produits. La fenêtre se rafraîchit, un tableau supplémentaire apparaît. UGS UGS UGS UGS UGS La partie supérieure affiche les produits de la localisation d origine. La quantité en stock a été abaissée du nombre de produits déplacés. La partie inférieure affiche la localisation de destination. La quantité en stock a été augmentée du nombre de produits déplacés. CLIQUEZ sur Sauvegarder. Pour revenir à la fenêtre principale, CLIQUEZ sur Annuler. Direction de santé publique de la Montérégie Page 85

92 Consulter les déplacements déjà réalisés dans le dépôt Après avoir sélectionné un dépôt d origine et une localisation : CLIQUEZ sur Rechercher. Direction de santé publique de la Montérégie Page 86

93 La fenêtre suivante s ouvre : Pour plus d informations sur un déplacement : CLIQUEZ sur ID de la transaction (chiffre souligné en bleu). Une fenêtre s affiche dans laquelle vous pourrez consulter et imprimer les informations concernant la transaction. Direction de santé publique de la Montérégie Page 87

94 12.3 CRÉER UN INVENTAIRE PHYSIQUE Pour assurer une gestion d inventaire valide, il faut régulièrement faire un décompte physique des produits et le comparer avec l inventaire théorique. Cette activité doit minimalement être réalisée avant de créer la réquisition au dépôt régional. Après toute transaction effectuée au système, l inventaire est automatiquement mis à jour en conséquence Décompte Créer les paramètres d inventaire La première activité consiste à créer un inventaire théorique. Dans le menu de gauche, SÉLECTIONNEZ : Gestion des stocks. Inventaire physique. Gérer les décomptes. La fenêtre suivante s ouvre : La date du jour apparait par défaut. CLIQUEZ sur Créer un inventaire. Direction de santé publique de la Montérégie Page 88

95 La fenêtre suivante s ouvre : RECHERCHEZ et SÉLECTIONNEZ le dépôt, en cliquant sur Ajouter dépôt, dans le haut de l écran, à droite. Assurez-vous que «Cycle» est inscrit dans le champ type d inventaire. Le type «Cycle» permet de sélectionner une localisation et des produits dans le dépôt. De même, avec ce type d inventaire, la (les) localisation (s) choisie (s) ne sont pas bloquée automatiquement. Des mouvements de produits sont possibles à moins que vous ne cochiez la case Suspendre les mouvements de stock. Direction de santé publique de la Montérégie Page 89

96 La fenêtre prend l aspect suivant : Pour empêcher tout mouvement de produit pendant le décompte : COCHEZ Suspendre les mouvements de stocks. Ainsi, le ramassage ou la réception des produits ne peuvent être réalisés dans Panorama, jusqu à ce que cette case soit décochée. Direction de santé publique de la Montérégie Page 90

97 Pour choisir deux (2) localisations, appuyez sur CTRL lorsque vous CLIQUEZ sur les localisations voulues. Si vous n en SÉLECTIONNEZ aucune, le décompte se fait sur toutes les localisations. Si vous ne souhaitez pas réaliser d inventaire pour tous les produits du dépôt : CLIQUEZ sur Ajouter des produits. La fenêtre de recherche de produits s ouvre : RECHERCHEZ le(s) produit(s) que vous voulez compter. SÉLECTIONNEZ-LE(S). CLIQUEZ sur Ajouter des produits. Pour voir la liste de produits sélectionnés dans le dépôt, CLIQUEZ sur Afficher param. Sélectionnés. Pour retirer des produits de cette liste, SÉLECTIONNEZ-LES, puis : CLIQUEZ sur Retirer. Cette action est réalisable à deux conditions : l inventaire n a pas été sauvegardé ou la date de l inventaire est ultérieure à la date du jour. Vous pouvez afficher un résumé des paramètres sélectionnés en cliquant sur Afficher param. sélectionnés. CLIQUEZ sur Sauvegarder. Lorsque l inventaire a été sauvegardé, vous pouvez seulement consulter les paramètres de l inventaire. Aucune modification n est possible quant aux paramètres de l inventaire. Si vous voulez réaliser des changements, il faut supprimer l inventaire et en créer un nouveau. Prendre en note l ID de l inventaire. Cela facilitera une éventuelle recherche de cet inventaire Imprimer une feuille d inventaire Afin de faciliter le comptage, vous pouvez imprimer une feuille d inventaire. CLIQUEZ sur Imprimer étiq./feuille inventaire, dans le bas de l écran. Un document PDF est généré et vous pouvez imprimer ce document. Vous pouvez utiliser ce document comme feuille d inventaire pour compter les produits dans les différentes localisations avant de saisir les résultats dans PANORAMA. Direction de santé publique de la Montérégie Page 91

98 Saisir les données de l inventaire physique SÉLECTIONNEZ Saisir données inv. physique. Une grille de saisie apparaît. UGS UGS UGS UGS SAISISSEZ les quantités de produits en inventaire en unité de distribution (boites complètes) dans les champs de la colonne Inventaire physique. Pour une boite incomplète : SAISISSEZ le nombre en doses dans le champ de la colonne Inventaire partiel des stocks. SÉLECTIONNEZ à partir de la liste déroulante du champ «Unité de mesure pour inventaire partiel», l unité de mesure du produit. Attention! Pour terminer l inventaire, un recomptage doit être effectué (voir section ) En tout temps, vous pouvez cliquer sur Sauvegarder comme ébauche, dans le bas de l écran pour sauvegarder temporairement la saisie en cours. CLIQUEZ sur Sauvegarder données inv. Les données sont enregistrées, et le verrou empêchant tout mouvement de produits dans la localisation est relâché. S il y a des différences entre l inventaire théorique et le décompte, vous pouvez les constater dans le champ «Quantité de rajustement» en cliquant sur (1 re colonne). Direction de santé publique de la Montérégie Page 92

99 Guide de formation SI-PMI Montérégie Recomptage CLIQUEZ sur Produire un rapport d écart. CLIQUEZ sur Recomptage. La fenêtre suivante s ouvre : UGS UGS UGS UGS CLIQUEZ sur Inventaire terminé Autres activités possibles Sauvegarder comme ébauche : à tout moment, vous pouvez sauvegarder les données saisies dans la fenêtre Gérer l'inventaire/le détail des produits. Ajouter un produit : vous pouvez ajouter un produit et les quantités en inventaire même après avoir complété un inventaire, lorsque ce dernier est toujours au statut Ébauche. Une fois l inventaire terminé, il n est plus possible d ajouter un produit. Liste de contrôle des stocks : il est possible d imprimer une liste donnant des descriptions précises des produits de l inventaire pour lesquels il n y a pas de quantité saisies lors de l inventaire physique. Toutefois, les produits s affichent par Code de produit et par Autre ID du produit et non pas par nom. Voici un exemple de liste de contrôle des stocks. Direction de santé publique de la Montérégie Page 93

100 12.4 PRODUIRE UN RAPPORT D ÉCART Après avoir saisi les données d inventaire et réalisé les activités décrites ci-dessus ou si vous n êtes plus dans la fenêtre d inventaire; Dans le menu de gauche, SÉLECTIONNEZ : Gestion des stocks. Inventaire physique. Produire un rapport d écart Produire un rapport d écart SAISISSEZ le numéro d inventaire pour lequel vous voulez produire un rapport d écart. CLIQUEZ sur Récupérer inventaire. SÉLECTIONNEZ l ordre de tri Écart quantité. CLIQUEZ sur Créer rapport d écart puis ouvrir le fichier pdf. Direction de santé publique de la Montérégie Page 94

101 12.5 AUTRES ACTIVITÉS LIÉES À L INVENTAIRE Accès Dans le menu de gauche, SÉLECTIONNEZ : Gestion des stocks. Inventaire physique. Gérer les décomptes. RECHERCHEZ le(s) inventaire(s) à visualiser en entrant un ou plusieurs critères et CLIQUEZ sur Rechercher. Attention! Si vous n avez pas de date particulière d inventaire ou si vous ne connaissez pas la date de l inventaire que vous RECHERCHEZ, prenez soin d effacer celle qui apparait par défaut avant d effectuer la recherche. La fenêtre suivante s ouvre : Direction de santé publique de la Montérégie Page 95

102 Visualiser les paramètres de dénombrement SÉLECTIONNEZ l inventaire. CLIQUEZ sur Modifier param. Dénombrement. CLIQUEZ sur Afficher param. sélectionnés. Note : on ne peut modifier les paramètres lorsque l inventaire a été sauvegardé Copier l inventaire SÉLECTIONNEZ Copier l inventaire. CLIQUEZ sur Sauvegarder. Un inventaire identique avec un nouveau numéro est généré Supprimer l inventaire SÉLECTIONNEZ l inventaire. CLIQUEZ sur Supprimer l inventaire. Cette action n est possible que si aucune valeur n y a été saisie ou si la date de l inventaire n est pas encore arrivée Saisir les données d inventaire Il est possible de compléter les données d un inventaire préalablement sauvegardé comme ébauche. Pour cela : CLIQUEZ sur Saisir données inv. Physique. COMPLÉTEZ la saisie des champs de l inventaire RAJUSTEMENT ET RAPPROCHEMENT DES STOCKS Accès En plus des rajustements des stocks liés aux bris de la chaîne de froid, il arrive parfois que les inventaires doivent être rajustés pour diverses raisons. À cet effet, PANORAMA permet deux types de rajustement d inventaire : Rajustement de la quantité en stock (QES). Rajustement pour BCF. Dans le menu de gauche, SÉLECTIONNEZ : Gestion des stocks. Rajuster les stocks. Direction de santé publique de la Montérégie Page 96

103 La fenêtre suivante s ouvre : Rajuster et rapprocher les stocks À partir de la fenêtre de rajustement et rapprochement des stocks; RECHERCHEZ et SÉLECTIONNEZ le dépôt en cliquant sur Ajouter dépôt. SÉLECTIONNEZ Rajustement de la QES (quantité en stock), dans le menu Type de rapprochement. Si vous connaissez le code du produit : SAISISSEZ-LE, sinon CLIQUEZ sur Rechercher un produit et EFFECTUEZ la recherche, puis CLIQUEZ sur Ajouter des produits, dans le bas de l écran. CLIQUEZ sur Rajuster, à droite de l écran. La fenêtre suivante s ouvre : UGS SÉLECTIONNEZ le produit. CLIQUEZ sur afin d ouvrir la fiche du produit sélectionné. Direction de santé publique de la Montérégie Page 97

104 La fenêtre suivante s ouvre : UGS SAISISSEZ la quantité de produits à rajuster dans le champ Rajustement de la quantité en stock; L écran se rafraichit et l écart de quantité apparaît. SÉLECTIONNEZ dans la liste déroulante, le motif de rajustement. SAISISSEZ un commentaire au besoin. Si vous changez d avis; CLIQUEZ sur Annuler. Les modifications entrées ne seront pas sauvegardées. CLIQUEZ sur Rajuster. La fenêtre suivante s ouvre : CLIQUEZ sur Confirmer. Vous pouvez aussi Imprimer, ou Annuler l opération. Pour revenir à la fenêtre principale, après avoir confirmé, CLIQUEZ sur Annuler puis encore sur Annuler. Direction de santé publique de la Montérégie Page 98

105 Visualiser les rajustements au dépôt Pour visualiser les rajustements d inventaire déjà réalisés dans ce dépôt : RECHERCHEZ et SÉLECTIONNEZ le dépôt, en cliquant sur Ajouter dépôt. SÉLECTIONNEZ le Type de rapprochement dans la liste déroulante. CLIQUEZ sur Rechercher. La fenêtre suivante s ouvre : Pour plus d informations sur un des rajustements dans la grille de résultats; CLIQUEZ sur l ID de la transaction (chiffre souligné en bleu). La fenêtre suivante s ouvre : Si vous désirez imprimer les informations relatives au rajustement, CLIQUEZ sur Imprimer. Un fichier PDF est généré et vous pouvez l imprimer. Direction de santé publique de la Montérégie Page 99

106 13. GÉRER LES BRIS DE LA CHAÎNE DE FROID Attention! Il y a bris de la chaîne de froid quand les produits immunisants sont exposés à une température au-dessous de 2 C ou au-dessus de 8 C. La gestion des bris de la chaîne de froid dans Panorama pour les dépôts locaux de la Montérégie sera assumée, dans un premier temps par la DSP de la Montérégie. Les dépôts locaux qui ont un bris de la chaîne de froid doivent remplir le formulaire Demande d évaluation de produits immunisants en cas de bris de la chaîne de froid et le faire parvenir à la personne répondante régionale de la GPI de la DSP par télécopieur au Les dépôts locaux pourront utiliser le Rapport de bris de chaîne de froid disponible via Panorama pour consulter les bris de la chaîne de froid ayant eu lieu dans leur dépôt. Le rapport inclut les bris de la chaîne de froid qui ont commencé dans les intervalles de dates choisis lors la sortie du rapport (voir section ) Direction de santé publique de la Montérégie Page 100

107 14. LES RAPPORTS Il existe 6 rapports prédéfinis : Rapports de transactions; Rapport de distribution des produits; Rapport de bris de chaîne de froid; Rapport d analyse de l inventaire courant; Rapport des mouvements et ajustements des stocks; Rapport d information sur les produits immunisants GÉNÉRALITÉS Accès Pour accéder aux activités concernant les rapports, vous devez en avoir les droits. Il faut noter un délai de quelques minutes entre le moment où les données sont saisies dans Panorama et celui où elles apparaissent dans le rapport. Il existe deux façons d accéder aux écrans des rapports : 1 re : Dans la page de démarrage, en cliquant sur le rectangle Rapports. 2 e : Dans le menu de gauche, SÉLECTIONNEZ : Rapports et analyses. Rajuster prédéfinis. CLIQUEZ sur Afficher les dossiers de rapports, en haut à droite. Direction de santé publique de la Montérégie Page 101

108 La fenêtre suivante s ouvre : Les rapports s affichant dans cette fenêtre dépendent de vos droits. Vous voyez dans cette fenêtre : Le statut des rapports, et Historique des rapports. Ces fonctions ne sont pas utilisées au Québec. Le numéro et le nom du rapport à créer. CLIQUEZ dessus pour ouvrir le champ de création du rapport sélectionné Les champs communs à la création d un rapport En haut de la page : Par défaut, la sortie d un rapport lors de sa création se fait en format PDF. Vous pouvez choisir le format Excel en le sélectionnant. Direction de santé publique de la Montérégie Page 102

109 Au bas de la page : Affichez les détails : permets de voir les informations résumées ou d afficher les détails (qui varient selon le rapport choisi). Unité de mesure de l affichage : par défaut l unité est en UGS. Si vous voulez obtenir les données en doses, SÉLECTIONNEZ Doses dans le menu déroulant. Lorsque vos critères de création de rapport sont sélectionnés, CLIQUEZ sur Générer le rapport, en bas de l écran. Vous pouvez aussi Effacer, Annuler pour revenir en arrière et Imprimer comme dans tous les autres modules de PANORAMA. Le bouton Programmer le rapport n est pas utilisé au Québec. Après avoir généré le rapport, si vous désirez l imprimer, ajustez la configuration d imprimante en format légal, avec une présentation en paysage LES DIFFÉRENTS RAPPORTS PRÉDÉFINIS Rapport de transactions Description Le rapport de transactions permet de voir toutes les transactions réalisées dans les dépôts d une organisation et dans ceux des paliers en dessous de celui de l organisation choisie. Par contre, vous ne pouvez sélectionner une organisation d un palier plus haut que le vôtre. Ainsi, au palier local, vous pouvez obtenir les rapports pour les dépôts locaux de votre établissement. Une transaction peut être une réquisition, un retour ou un bon de commande. Direction de santé publique de la Montérégie Page 103

110 Création du rapport de transactions SÉLECTIONNEZ RQC91000A - Rapport de transactions. La fenêtre suivante s ouvre : SAISISSEZ les informations requises dans les champs obligatoires, identifiés par un astérisque rouge dans l écran : Nom de l organisation : SÉLECTIONNEZ une organisation. Ce champ raffine la recherche dans le menu Code de dépôt. Code du dépôt : SÉLECTIONNEZ dans la liste déroulante le nom du dépôt. C est le dépôt pour lequel vous voulez le rapport. Dates de soumission des transactions : SAISISSEZ les dates entre lesquelles vous voulez générer les données. Afficher le détail : la valeur par défaut est OUI. Ceci permet de détailler les transactions une à une. Si vous cochez NON, les résultats seront affichés par dépôt et par produit. Unité de mesure de l affichage : SÉLECTIONNEZ UGS ou Doses. Direction de santé publique de la Montérégie Page 104

111 Dans les champs non obligatoires, vous pouvez ajouter des informations afin d affiner votre rapport : Dans À partir du dépôt, vous pouvez sélectionner le dépôt à partir duquel sont parties les transactions. À partir du type de dépôt, vous pouvez sélectionner les transactions en provenance d un type de dépôt, par exemple dépôt régional pour voir toutes les transactions émises par les dépôts régionaux. À partir du groupe d admissibilité, vous pouvez sélectionner les transactions en provenance de groupes d admissibilité des dépôts. Vers le dépôt/fournisseur : vous pouvez sélectionner toutes les transactions qui arrivent au dépôt/fournisseur. Par exemple, le dépôt provincial peut voir sur un seul rapport toutes les réquisitions qui lui ont été destinées dans l intervalle de temps choisi. Si vous désirez obtenir un rapport de transactions pour une catégorie, un produit spécifique ou un numéro de lot, SÉLECTIONNEZ niveau par niveau jusqu au degré de précision désiré. Impact sur la quantité d inventaire : Quantité entrante : c est la quantité de produits qui va entrer dans l inventaire du dépôt choisi lorsque la réception sera complétée. Quantité sortante : c est la quantité de produits qui va sortir de l inventaire lorsque l expédition sera terminée. Le rapport de transactions ne présente pas les quantités en stock. Ce rapport ne fournit que les informations relatives aux transactions. Catégorie de transactions : vous pouvez sélectionner dans le menu déroulant le type de transactions visé : o Bon de commande. o Réquisition. o Retour. SÉLECTIONNEZ le type de transactions. Si vous sélectionnez un type de transactions en contradiction avec la catégorie de transactions, vous n obtiendrez aucun résultat. Le statut courant de transactions permet de générer un rapport pour un statut spécifique de transactions, par exemple : Rapport sur les réquisitions en Attente d autorisation SP pour avoir un rapport sur les quantités de produits commandées. CLIQUEZ sur Générer le rapport. Un fichier est généré. Direction de santé publique de la Montérégie Page 105

112 Présentation du rapport de transactions Le rapport présente, pour le dépôt sélectionné et en fonction des critères de recherche affichés, les résultats en les classant : Par organisation. Par dépôt. Par produit. Si vous avez choisi d afficher les détails, vous obtiendrez un rapport de ce type : *Note : dans ce tableau certaines lignes de résultats ont été masquées pour une meilleure qualité d affichage. Les en-têtes des colonnes correspondent : Aux différents critères de sélection. Aux quantités de produits selon les différents statuts des réquisitions : c est ici que vous pourrez voir la quantité de produits commandés, autorisés, approuvés, etc. Les résultats étant classés par produit, à la fin de chaque produit, vous voyez un tableau résumé des résultats. Direction de santé publique de la Montérégie Page 106

113 Si vous avez choisi de ne pas afficher les détails, seuls les tableaux résumés s affichent. Le rapport aura la présentation suivante : Rapport de distribution des produits Description Il s agit d un rapport financier couvrant les données de l année sélectionnée et des deux années précédentes si des données ont été saisies dans Panorama. Ce rapport permet d afficher les données financières classées par produit et par période financière pour tous les dépôts situés au palier où l'on travaille et dans tous les paliers en dessous. Ainsi, un utilisateur du palier local peut générer ce rapport pour tous les dépôts de son établissement Création du rapport de Distribution des produits SÉLECTIONNEZ RQC91003A-Rapport de distribution des produits. La fenêtre de la page suivante s ouvre : Direction de santé publique de la Montérégie Page 107

114 Les champs obligatoires sont : Année fiscale : vous pouvez créer des rapports de distribution pour les années fiscales pendant lesquelles des données ont été saisies dans Panorama; Afficher le détail : par défaut, la valeur est à OUI; Unité de mesure de l affichage : par défaut cette valeur est en UGS. Les résultats dans le rapport s affichent sur deux (2) lignes, la première correspondant à la quantité de produits (Doses ou UGS), la seconde à leur valeur en $. Direction de santé publique de la Montérégie Page 108

115 Les champs facultatifs sont : Guide de formation SI-PMI Montérégie À partir de l organisation : en sélectionnant l organisation, le dépôt pour lequel on veut générer le rapport devient accessible; À partir du type de dépôt : définit l endroit d où sont parties les transactions; Vers le dépôt : définit le dépôt qui reçoit les transactions; Catégorie de transactions : vous pouvez sélectionner dans le menu déroulant la catégorie de transactions visée : Bon de commande. Réquisition. Retour. SÉLECTIONNEZ le Type de transactions. Si vous sélectionnez un type de transactions en contradiction avec la catégorie de transactions, vous n obtiendrez aucun résultat; Le Statut courant de transactions permet de générer un rapport pour un statut spécifique de transactions c'est-à-dire de différencier les réquisitions ou les retours au statut Expédié versus les réquisitions ou retours au statut Reçu. Par exemple : un dépôt local a créé des réquisitions vers le dépôt régional. La réquisition est au statut Reçu (les produits ont été reçus par le dépôt local). Si le dépôt local veut connaitre la quantité de produits qu il a reçus, il va saisir : Dans le champ À partir de l organisation : le dépôt local; Dans le champ À partir de du dépôt : le dépôt local; Dans le champ Vers le dépôt/fournisseur : le dépôt régional; Dans le champ Catégorie de transactions : Réquisition; Dans le champ Statut courant de la transaction : Reçu. La Raison de la transaction : Retour : il est obligatoire de saisir la raison du retour, c est elle qui est comptabilisée au rapport. Réquisition : la raison pour laquelle la réquisition est hors calendrier peut être saisie. C est elle qui est comptabilisée au rapport. Bon de commande : la raison correspond à la raison d annulation d un bon de commande. CLIQUEZ sur Générer le rapport. Un fichier est généré. Direction de santé publique de la Montérégie Page 109

116 Présentation du rapport de distribution Guide de formation SI-PMI Montérégie Le fichier PDF ou Excel présente, pour le dépôt sélectionné et en fonction des critères de recherche affichés, les résultats en les classant : Par organisation. Par dépôt. Par produit. Si vous avez choisi d afficher les détails, vous obtiendrez un rapport de ce type : À chaque nouveau dépôt du rapport, il y a un saut de page. On peut donc lire pour ce dépôt, différentes informations relatives à la distribution des produits; Horizontalement, pour chaque produit, vous pouvez voir sur les lignes, si c est un produit expédié ou reçu, s il s agit d une réquisition, d un retour ou d un bon de commande. Vous obtenez aussi l information dans l unité choisie (Doses ou UGS) et en $; Verticalement, les colonnes produisent le détail par période financière de l année choisie, puis le cumulatif de l année, ainsi que le cumulatif des deux années précédentes. Si vous avez choisi de ne pas afficher le détail, vous ne verrez pas le détail des lignes, vous n aurez que les totaux. Le rapport aura la présentation suivante : Rapport de bris de chaîne de froid Description Ce rapport affiche les bris de la chaîne de froid de tous les types de dépôts, gérés ou non. Il inclut les bris de chaine de froid qui ont commencé dans les intervalles de dates choisis. Ces bris de la chaîne de froid peuvent être terminés ou encore en cours. SÉLECTIONNEZ RQC91600A-Rapport de bris de chaîne de froid. Direction de santé publique de la Montérégie Page 110

117 La fenêtre suivante s ouvre : Direction de santé publique de la Montérégie Page 111

118 Création du rapport de bris de chaîne de froid Nom de l organisation : si vous ne SAISISSEZ rien, vous aurez le rapport pour toutes les organisations auxquelles vous avez accès dans PANORAMA, ainsi que celles du palier en dessous. Par exemple : Vous SÉLECTIONNEZ un CSSS, vous pourrez obtenir les informations concernant les bris de la chaîne de froid des dépôts locaux reliés à cette organisation. Code de dépôt : si vous avez choisi une organisation, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs dépôts. Pour cela, SÉLECTIONNEZ-LE et CLIQUEZ sur Ajouter un filtre et recommencez l opération pour chacun des dépôts à ajouter. Si vous n en SÉLECTIONNEZ aucun, vous verrez les bris de la chaîne de froid pour tous les dépôts de l organisation. Type de dépôts : vous pouvez, si vous le désirez, obtenir un rapport par type de dépôts. Dans ce cas, SÉLECTIONNEZ dans le menu déroulant celui pour lequel vous désirez le rapport parmi les types de dépôts proposés : o o o o Local-Privé. Local-public. Régional. Provincial. Si vous désirez obtenir un rapport de bris de la chaîne de froid pour une catégorie, un produit spécifique ou un numéro de lot, SÉLECTIONNEZ niveau par niveau jusqu au degré de précision désiré. Dates de début des BCF du. Au. SAISISSEZ l intervalle de dates pendant lequel les bris de la chaîne de froid ont commencé. Type de BCF : au Québec, un seul type de BCF est répertorié. Il n est donc pas nécessaire de le saisir ici. Cause de BCF : vous pouvez saisir une cause de bris de la chaîne de froid si vous désirez obtenir un rapport pour une cause spécifique. Si vous ne saisissez rien, le rapport affiche tous les bris de la chaîne de froid quelle qu en soit la cause. Supérieur à la valeur : n affiche que les bris de la chaîne de froid dont la valeur est supérieure à la valeur saisie dans ce champ. CLIQUEZ sur Générer le rapport. Direction de santé publique de la Montérégie Page 112

119 Présentation du rapport de bris de chaîne de froid Le rapport présente, pour le dépôt sélectionné et en fonction des critères de recherche affichés, les résultats en les classant : o o o Par organisation. Par dépôt. Par cause de BCF. Si vous avez choisi d afficher les détails, vous obtiendrez un rapport de ce type : À chaque nouveau dépôt et à chaque cause de bris de la chaîne de froid, un saut de page est généré; Horizontalement, pour chaque dépôt et chaque cause, vous distinguez une ligne : o o Par numéro de bris de la chaîne de froid; Par lot de produits impacté. Verticalement vous pouvez lire : o o o o o o o o o o Le numéro du bris de la chaîne de froid; La date du début; La localisation; L Autre ID du produit; La description des produits impactés; Le numéro de lot des produits impactés; La date d expiration des lots de produits impactés; Les recommandations émises sur ces lots; Les quantités ainsi que leur unité de mesure; Le coût unitaire du produit et la valeur des produits impactés par le bris de chaîne de froid. En bas de chaque page, des sous-totaux relatifs aux valeurs en fonction des décisions prises sur les produits s affichent. Direction de santé publique de la Montérégie Page 113

120 À la fin de chaque groupe (cause et dépôt), un total est affiché. Si vous choisissez de ne pas afficher les détails, vous ne verrez que les totaux Rapport d analyse de l inventaire courant Description Ce rapport permet de connaître les inventaires des dépôts gérés de l organisation dans laquelle l utilisateur œuvre et de ceux situés en dessous de cette organisation. SÉLECTIONNEZ RQC9200A-Rapport d'analyse de l'inventaire courant. La fenêtre suivante s ouvre : Direction de santé publique de la Montérégie Page 114

121 Création du rapport de l inventaire courant Si vous CLIQUEZ directement sur Générer le rapport, vous obtiendrez tous les résultats pour votre dépôt et ceux qui se situent dans les organisations en dessous. Les informations sont classées dépôt par dépôt puis produit par produit; Nom de l organisation : si vous ne saisissez rien, vous aurez le rapport pour toutes les organisations auxquelles vous avez droit d accès dans PANORAMA ainsi que celles du palier en dessous. Par exemple : Vous sélectionnez un CSSS, vous pourrez obtenir les informations concernant les dépôts locaux (s ils sont gérés) reliés à cette organisation. Code de dépôt : si vous avez choisi une organisation, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs dépôts. Pour cela, SÉLECTIONNEZ-LE et CLIQUEZ sur Ajouter un filtre. Recommencez l opération pour chacun des dépôts à ajouter. Si vous n en SÉLECTIONNEZ aucun, vous verrez les rapports d inventaire pour tous les dépôts permis. Type de dépôts : vous pouvez, si vous le désirez, obtenir un rapport par type de dépôts. Dans ce cas, SÉLECTIONNEZ celui pour lequel vous désirez le rapport parmi les types de dépôts proposés dans le menu déroulant : o o o o Local-Privé. Local-public. Régional. Provincial. Si vous désirez obtenir le rapport d inventaire pour une catégorie ou un produit spécifique, EFFECTUEZ votre sélection niveau par niveau, jusqu au produit désiré. Vous pouvez même choisir le lot de produits. Si vous ne sélectionnez aucun produit, le rapport présentera les résultats par dépôt, puis par produit; CLIQUEZ sur Générer le rapport Présentation du rapport d analyse de l inventaire courant Le fichier PDF ou Excel présente, pour le dépôt sélectionné et en fonction des critères de recherche affichés, les résultats en les classant : Par organisation. Par dépôt. Par produit. Direction de santé publique de la Montérégie Page 115

122 Vous obtenez un rapport de ce type : À chaque nouveau dépôt, un saut de page est généré; Horizontalement, pour chaque produit, vous distinguez une ligne par numéro de lot, par localisation; Verticalement, les colonnes donnent les informations sur : o o o o o o o o o o Les quantités allouées; Les quantités non allouées; Le total de la quantité en main; Le numéro de lot; La localisation; Le statut du lot; La date d expiration du lot; L unité de mesure (Doses ou UGS); Le coût unitaire; La valeur des produits (de cette ligne). Pour chaque produit, à la suite des lignes détaillées, une ligne grisée donne la quantité totale du produit en main ainsi que sa valeur totale Rapport des mouvements et ajustements des stocks Description Ce rapport permet de voir les rajustements d inventaire suite à des pertes ou bris de produits ainsi que les inventaires physiques dans les dépôts gérés de l organisation. Ce rapport couvre le dépôt de l organisation dans laquelle l utilisateur œuvre et de ceux situés en dessous de cette organisation. SÉLECTIONNEZ RQC9201A-Rapport des mouvements et ajustements des stocks. Direction de santé publique de la Montérégie Page 116

123 La fenêtre suivante s ouvre : Création du rapport de mouvements et ajustements des stocks Nom de l organisation : Si vous ne saisissez rien, vous aurez le rapport pour toutes les organisations auxquelles vous avez accès dans PANORAMA ainsi que celles du pallier en dessous. Direction de santé publique de la Montérégie Page 117

124 Par exemple : Vous sélectionnez un CSSS, vous pourrez obtenir les informations concernant les dépôts locaux gérés reliés à cette organisation. Code de dépôt : si vous avez choisi une organisation, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs dépôts. Pour cela, SÉLECTIONNEZ-LE et CLIQUEZ sur Ajouter un filtre et recommencez l opération pour chacun des dépôts à ajouter. Si vous n en SÉLECTIONNEZ aucun, vous verrez les rapports d inventaire pour tous les dépôts permis. Type de dépôts : vous pouvez, si vous le désirez, obtenir un rapport par type de dépôts. Dans ce cas, SÉLECTIONNEZ celui pour lequel vous désirez générer le rapport parmi les types de dépôts proposés dans le menu déroulant : o o o o Local-Privé. Local-public. Régional. Provincial. Groupe d admissibilité : vous pouvez sélectionner dans le menu déroulant le groupe d admissibilité des dépôts (en n oubliant pas que seuls les dépôts gérés peuvent avoir des inventaires). Si vous désirez obtenir le rapport d inventaire pour une catégorie de produits, un produit spécifique, EFFECTUEZ votre sélection niveau par niveau, jusqu au produit désiré. Vous pouvez même choisir le lot de produits. Si vous ne sélectionnez aucun produit, le rapport présentera les résultats par dépôt, puis par produit. Type d ajustement : vous pouvez sélectionner dans le menu déroulant le type d ajustement : o o o Inventaire physique. Rajustement de la QES (Quantité en stock). Rajustement de quantité pour BCF. Direction de santé publique de la Montérégie Page 118

125 Raison de l ajustement : si vous désirez un rapport sur une raison spécifique d ajustement, SÉLECTIONNEZ-LA dans le menu déroulant. SAISISSEZ les dates à l intérieur desquelles les ajustements ou mouvements ont été réalisés. C est un champ obligatoire. Vous pouvez choisir d afficher ou non les commentaires saisis lors de l ajustement. Par défaut, le menu déroulant est à NON Présentation du rapport de mouvements et d ajustements des stocks Le rapport présente, pour le dépôt sélectionné et en fonction des critères de recherche affichés, les résultats en les classant : o o o Par organisation. Par dépôt. Par produit. Si vous choisissez d afficher les détails, vous obtiendrez un rapport de ce type : Horizontalement, pour chaque organisation et dépôt et pour chaque produit, vous voyez une ligne : o Par date d ajustement réalisé dans le dépôt; o Par numéro de lot; o Par type d ajustement (inventaire physique, QES ou bris de chaîne de froid). Si vous décidez de ne pas afficher le détail, vous obtiendrez un rapport de ce type : Vous y voyez les inventaires physiques et les ajustements par dépôt puis par produit en quantité totale et en valeur totale. Direction de santé publique de la Montérégie Page 119