Etabli le : Par : Martin Eric Remplace la version du : N emploi-type : Libellé : Secrétaire d'une unité décentralisée

Transcription

1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : Martin Eric Remplace la version du : Motif d actualisation : Nouvel engagement 2. Identification du poste Département : FORMATION, JEUNESSE ET CULTURE Service : Entité (division, secteur, établissement, office ) : Etablissement scolaire d'avenches et environs N de poste : Intitulé du poste dans l entité : N emploi-type : Libellé : Secrétaire d'une unité décentralisée Chaîne : 345 Niveau : 6 3. Mission générale du poste (description succincte) 1. Participer à la gestion courante du secrétariat 2. Appuyer la responsable et les collaborateur-trice-s de l unité dans le domaine administratif 3. (Suite : Appuyer la responsable de l unité dans le domaine administratif) 4. Assurer la gestion administrative dans le domaine comptable 5. Participer à la gestion administrative dans le domaine du personnel 4. Conduite : ETP directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : La collègue du secrétariat Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 LIBERTÉ ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 6. Missions et responsabilités 1. Participer à la gestion courante du secrétariat 15% Prendre les notes et établir les PV de séances. Organiser l'archivage des documents produits par le secrétariat. Assurer la planification et la réalisation des activités de l échéancier qui lui sont confiées : contrôle dentaire, prévention routière, cours d'éducation sexuelle, manifestations scolaires, etc. Préparer les informations écrites aux enseignants et personnels du parascolaire (psychologue, logopédiste, infirmière, bibliothécaire, ) : courriers, convocations, rappels, notices, listes, etc. 2. Appuyer la responsable et les collaborateur-trice-s de l unité dans le domaine administratif 15% Organiser et superviser les opérations découlant de l'inscription des enfants à l'école enfantine : informations individuelles, inscriptions et recensement des documents obligatoires, etc. Enregistrer les périodes occasionnelles d'établissement ainsi que les périodes occasionnelles cantonales et leur donner la suite administrative qui convient, tenir à jour la liste des remplaçants externes potentiels. Collaborer à la mise en œuvre, selon les directives, pendant les heures de travail, des décisions de remplacement des maîtres et de mise en congé des élèves. Créer et tenir à jour les tableaux d indicateurs nécessaires à l'établissement ainsi que ceux demandés par la DGEO : produire les informations sous forme de listes ou graphiques, finaliser les différentes statistiques sur la base des indications de la direction. Informer les divers personnels touchés par des réorganisations ou modifications d'horaire : maîtres absents et non remplacés, interventions externes - dentiste, visite médicale, éducation routière ou sexuelle, classes absentes, lieu d'enseignement ou d'activité modifié, transports, etc. 3. (Suite : Appuyer la responsable de l unité dans le domaine administratif) 15% Gérer les activités d accueil et d information qui concerne les adultes et assurer le suivi nécessaire : recevoir les parents néo-arrivants lors de l'inscription des enfants à l'école, présenter l'établissement, fournir et recenser tous renseignements/documents utiles et nécessaires aux parents et à l'enregistrement de l'élève. Participer aux opérations administratives d envergure impliquant le secrétariat : rentrée scolaire, évaluation des élèves, promotions, manifestations scolaires mobilisant de nombreux participants, etc. Assurer les travaux administratifs liés à l'organisation des transports scolaires. Gérer les changements d'horaires des transports scolaires. Gérer les abonnements des transports publics fournis aux élèves. 4. Assurer la gestion administrative dans le domaine comptable 40% Recenser et traiter les notes de frais des maîtres itinérants et des maîtres en formation, préparer les documents comptables pour visa. Viser les opérations comptables. Délivrer les sommes relatives gérées par les enseignants et contrôler les pièces comptables : TM, ACT, Cuisine, etc. Gérer les caisses de camps et contrôler les décomptes : courses d'écoles et autres sorties, manifestations, etc. / participations des élèves, subsides, avances aux maîtres de classe, arrhes. Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 5. Participer à la gestion administrative dans le domaine du personnel 15% Collaborer au suivi administratif des dossiers du personnel : absences, maladie, accident, changement de taux d'activité ou de situation, certificat de travail, cartes d'identité des maîtres, etc. Tenir le décompte des heures positives et négatives : décomptes individuels des enseignants. Vérifier les fiches de salaire des maîtres. Assurer le suivi administratif des salaires selon les procédures de l'opes/dgeo.

4 LIBERTÉ ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre CFC d employé de commerce ou titre jugé équivalent 8.2. Formation complémentaire Titre 8.3. Expérience professionnelle Domaine Pratique professionnelle avec expérience comptable depuis l'obtention du CFC. Nbre d années 6 ans ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Discrétion et diplomatie avérées, intégrité, résistance au stress. Disponibilité et souplesse dans les horaires. Grande aisance en comptabilité. Capacités rédactionnelles élevées, excellente orthographe. Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, FileMaker pro, intranet, Lagapeo). Connaissance et respect des normes et procédures liées au domaine d'activité. 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) Horaire variable 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : BOUQUET Alain Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite ; le mode de remplacement prévu ; les missions et activités ; les tâches particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Elles deviennent ainsi les élémentsclés de l entretien d appréciation, qu il s agisse de la maîtrise du poste ou des objectifs qui sont fixés d un commun accord sur cette base. Il appartient donc au/à la responsable direct-e, avec la participation du/de la titulaire, de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier