Annexe ETABLISSEMENTS SUSCEPTIBLES DE BENEFICIER DE SUBVENTIONS

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1 Annexe Cadre d'intervention relatif aux aides financières d'investissement attribuées par le Département des Vosges aux établissements d'hébergement pour personnes âgées et adultes handicapés ETABLISSEMENTS SUSCEPTIBLES DE BENEFICIER DE SUBVENTIONS Peuvent bénéficier de subventions d'investissement : Accusé de réception Ministère de l intérieur - les établissements d'hébergement pour personnes âgées du Département des Vosges (EHPAD, EHPA) publics ou privés à but non lucratif et habilités à l'aide sociale, et les établissements d'hébergement pour adultes handicapés. Ils doivent être propriétaires des murs ou avoir signé un bail emphytéotique, - les groupements de coopération sociale et médico-sociale constitués pour tout ou partie d'établissements d'hébergement relevant de la compétence du Conseil général et habilités à l'aide sociale. OPERATIONS SUBVENTIONNABLES Programmes de travaux de construction et de restructuration Peuvent être subventionnés : - Les études préalables aux opérations de construction et de restructuration, hors études de faisabilité : programmation, choix du maître d'œuvre, études de conception (esquisse), avant-projet sommaire, avant-projet détaillé, dossier de consultation des entreprises, etc - Les travaux de restructuration et construction des établissements. Une intervention financière exceptionnelle pourra intervenir pour l'achat des bâtiments dans le cadre d'une opération de restructuration. Le projet prendra en considération à la fois l'aspect architectural et technique et les modalités de fonctionnement. La surface des chambres individuelles sera au moins égale à 20 m², dont un cabinet de toilette avec douche sauf dérogation liée à l'architecture du bâtiment (dans le cadre d'une restructuration du bâti). La prise en charge spécifique des personnes âgées désorientées a amené jusqu'à aujourd'hui à intégrer une "unité de vie protégée" dans chaque nouveau projet de restructuration d'un EHPAD. Considérant l'évolution des pratiques et des besoins, la décision de l'implantation des nouvelles unités de vie protégées se fera par territoire géographique, selon les préconisations qui seront formulées par les services du Pôle Développement des Solidarités. - Les travaux relatifs aux mises aux normes en matière de sécurité et d'hygiène. Equipement en mobilier L'acquisition du mobilier nécessaire à l'équipement des chambres et des locaux communs peut être subventionnée dans le cadre d'une opération de restructuration de l'établissement, ou dans le cadre d'un programme d'équipement annuel ou pluriannuel en mobilier, dans la limite de la capacité d'hébergement autorisée de l'établissement. Les lits médicalisés (amortissables sur la section soins des EHPAD) sont exclus de la dépense subventionnable. Cette subvention pourra être renouvelée tous les 15 ans si l'obsolescence de l'équipement le nécessite. 1

2 Aménagement de bus Pour l'aide à la mobilité des personnes en fauteuil roulant : uniquement pour les projets intégrant une mutualisation du bus, sur et au profit du territoire. MONTANT DE LA SUBVENTION Le montant de la subvention allouée est égal à 25 % de la dépense subventionnable, pour les établissements d'hébergement pour personnes âgées et les unités pour adultes handicapés vieillissants et âgés (UAHV). Pour les opérations déjà engagées par les EHPAD et ayant fait l'objet d'une subvention d'équipement antérieure, le taux de subvention est maintenu à 40 %. Il est également maintenu à 20 % pour les établissements d'hébergement pour personnes handicapées. Lorsque l'opération ne relève pas en totalité du champ médico-social sous compétence du Conseil Général, la subvention est attribuée au prorata du nombre de lits relevant de la compétence du Département. Dans l'objectif de valider l'engagement financier du Département sur chaque opération de travaux, le montant total de la subvention sera voté en autorisation de programme lors du lancement des travaux. Les crédits de paiement seront attribués annuellement sur la base d'une programmation pluriannuelle prévisionnelle en fonction des disponibilités financières du Département et de l'avancée des travaux des structures. DEPENSES SUBVENTIONNABLES ET PRIX PLAFONDS Programmes de travaux de construction et de restructuration Les prix plafonds s'appliquent à la totalité du programme : études préalables, travaux, aménagements extérieurs, VRD, contrôle technique, coordination de sécurité et conduite d'opération. L'étude de faisabilité et les équipements matériel et mobilier n'entrent pas dans le calcul du prix plafond. Les dépenses supplémentaires inhérentes au site pourront être prises en compte au-delà du prix plafond : fondations spéciales et sujétions techniques particulières liées au contexte urbanistique ou architectural, déconstruction accompagnée d'obligations réglementaires, Dans le cas où le montant prévisionnel de l'opération est inférieur à celui résultant de l'application des prix plafonds, c'est ce montant prévisionnel qui servira de base à la détermination de la dépense subventionnable. Pour les programmes de travaux de construction et de restructuration, les prix plafonds s'établissent selon une surface par lit et un prix par m². Les prix plafonds sont calculés sur le coût TTC et prennent en compte l'actualisation/révision des prix. Le prix plafond déterminé pour l'opération concernée est donc ferme et définitif. Il sera acté par écrit à l'issue de l'apd (avant-projet détaillé). Pour les établissements ne prévoyant qu'une cuisine relais (pas de préparation de repas sur place), le coût plafond subventionnable est diminué de Ces prix sont réévalués annuellement en fonction de l'évolution de l'indice BT01 et si besoin, en fonction de l'évolution du taux de TVA. 2

3 la surface plancher en m² retenue par lit ou place est la suivante : EHPAD traditionnel et Foyer pour adultes handicapés Secteur UVP et UAHV Accueil de jour 52 m² >< 55 m² 65 m² >< 70 m² 15 m² >< 20 m² Les surfaces peuvent varier pour permettre une flexibilité d'aménagement en fonction des projets d'établissement et des configurations architecturales. Elles concernent outre la chambre et le cabinet de toilette, l'ensemble des locaux collectifs administratifs et techniques. -3- Le prix TTC retenu par m² surface plancher et le suivant (valeur janvier 2014) : Il intègre les études préliminaires, les travaux et l'ingénierie. SECTEUR PUBLIC Construction neuve Modernisation / Réhabilitation * de à SECTEUR PUBLIC COMMUNAL Construction neuve Modernisation / Réhabilitation * de 933 à SECTEUR PRIVE * 2 Construction neuve Modernisation / Réhabilitation * de 928 à * 1 prix variant en fonction des contraintes techniques, réglementaires et architecturales que le maître d'ouvrage pourra exposer * 2 10 % du montant construction publique pour tenir compte de la non obligation d'application du code des marchés publics Travaux relatifs aux mises aux normes en matière de sécurité et d'hygiène La dépense subventionnable correspond aux devis et justificatifs TTC fournis par l'établissement. Opération d'équipement mobilier Pour les EHPAD, le prix plafond (dépense subventionnable) est fixé à TTC par place autorisée hors places d'accueil de jour. Ce plafond est élargi d'un taux supplémentaire de 5 % pour l'équipement des secteurs protégés destinés au public âgé désorienté. Pour les établissements pour adultes handicapés, la dépense subventionnable est fixée à TTC par place autorisée, hors accueil de jour. 3

4 DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION Pour les programmes de travaux de construction et de restructuration, le dossier à produire à l'appui de la demande de subvention est le suivant : - une délibération de l'organe délibérant - un jeu de plans complet - un état récapitulatif des surfaces, y compris en m² surface plancher - un devis descriptif et estimatif - le plan de financement et un planning prévisionnel des travaux - une étude portant sur l'évolution prévisionnelle des tarifs journaliers incluant l'incidence financière des amortissements et frais financiers - toutes pièces justifiant les démarches entreprises auprès de tout organisme susceptible d'apporter une aide financière tant pour les travaux que pour l'équipement matériel et mobilier (CNSA, CRAM, IRCANTEC, RSI, ) - un engagement portant sur une durée de 20 ans ou de 25 ans (en fonction du choix de la durée d'amortissement), sauf dérogation du Conseil Général : à ne pas procéder à la fermeture ou à la cession de l'établissement sous quelque forme que ce soit, ni prendre ou consentir d'hypothèque sur celui-ci à ne pas modifier la destination de l'établissement à ne pas pratiquer de tarif "régime particulier" à communiquer tout document financier utile. Pour les autres demandes, le dossier à produire à l'appui de la demande de subvention est le suivant : - une délibération de l'organe délibérant - un devis - un plan de financement. OBLIGATION DU DEMANDEUR Intégration d'une clause d'insertion sociale et professionnelle En contrepartie de l'aide financière à l'investissement apportée par le Département, les établissements ont l'obligation d'intégrer une clause d'insertion sociale et professionnelle dans leurs marchés de travaux (article 14 du code des marchés publics). Le principe de cette clause est d'exiger des entreprises soumissionnaires qu'elles prennent l'engagement de réserver à une action d'insertion une part des heures de travail générées par le marché. Le pourcentage d'emploi de personnes relevant du dispositif d'insertion se situera entre 2 et 7 % en fonction du montant des marchés. Les services compétents du Conseil général (chargé de mission / facilitateur de clause) interviendront auprès de chaque structure pour apporter une aide technique sur le contenu, la réalisation et le suivi de cette clause d'insertion sociale. Validation du dossier Dans le cadre de programmes de travaux, et avant toute poursuite d'opération, le dossier doit impérativement être soumis à l'avis des services du Département au stade de l'avant-projet sommaire (APS) et être validé au stade de l'avant-projet détaillé (APD). 4

5 Représentation du Conseil Général Le Conseil général sera représenté de la façon suivante : Accusé de réception Ministère de l intérieur - un conseiller général, désigné par l'assemblée Départementale, sera invité aux réunions de l'assemblée délibérante pendant toute la durée de l'opération si ladite assemblée ne comporte pas de conseillers généraux habituellement, - le directeur général adjoint en charge du Pôle Développement des Solidarités ou son représentant, sera invité pour les différentes phases techniques (commissions techniques, jury de concours, APS, APD, appel d'offre,... En cas de non-respect de ces engagements, le remboursement total ou partiel des sommes versées pourra être demandé par le Conseil général. Durée d'amortissement Afin de ne pas obérer l'avenir avec des durées d'amortissement trop longues, la durée d'amortissement retenue est de 20 ans ou de 25 ans. Elle est appliquée à l'ensemble des établissements au niveau de la tarification. Les maisons de retraite publiques communales gérées par un CCAS, et qui ont opté pour le fonds de compensation de la TVA, ont obligation d'amortir sur un montant d'opération avec une TVA de 20 % (d'où une charge d'amortissement plus importante sur le prix de journée). Pour cette catégorie d'établissements la durée d'amortissement est fixée entre 25 ans et 30 ans. La décision de la durée d'amortissement revient à chaque Conseil d'administration ou Conseil de surveillance de l'établissement, sachant que ce choix a une incidence sur le prix de journée. L'organe délibérant devra en faire la demande écrite. La durée globale d'amortissement correspond à la moyenne des durées d'amortissement comptables par composants définis par les établissements conformément à la réglementation. Reprise de la quote-part des subventions Les subventions d'investissement accordées par le Département font l'objet d'une reprise en section d'exploitation, le produit permettant de compenser à due concurrence la charge d'amortissement, et par conséquent de réduire de manière sensible les coûts à la charge du résident et de la collectivité. ATTRIBUTION DE LA SUBVENTION ET COMMENCEMENT D'EXÉCUTION DE L'OPÉRATION Dans le double objectif de valider l'engagement financier du Département sur chaque opération de travaux, et de disposer d'une lisibilité complète, les autorisations de programme seront attribuées dès 2015 : - pour les nouveaux projets, sur la totalité de la subvention lors du lancement des travaux, - pour les opérations déjà engagées et financées pour partie, pour le solde de la subvention restant à allouer. Dans le cadre du programme de travaux de construction ou de restructuration, les dépenses relatives aux études préalables nécessaires à la définition du projet, ne seront subventionnées que si elles sont suivies de travaux. L'attribution des autorisations de programme intervient donc juste avant le démarrage des travaux, et après production du permis de construire et du résultat du dossier de consultation des entreprises (DCE). Ainsi, les dépenses relatives aux études préalables nécessaires à la définition du projet, y compris celles relatives aux honoraires d'assistance à maîtrise d'ouvrage et maîtrise d'œuvre, seront intégrées au dossier de subvention, même si elles sont antérieures à la date de décision d'attribution de subvention. 5

6 Dans le cadre des travaux de mises aux normes, la subvention sera attribuée en une seule fois pour la globalité de l'opération sur la base du coût TTC sur production du dossier de demande. Dans le cadre de l'équipement mobilier, la subvention sera attribuée en une seule fois sur production du dossier de demande comprenant un devis et dans la limite des prix plafonds. Les établissements sont autorisés à commencer les travaux ou à acquérir le matériel dès notification officielle, par le Président du Conseil Général, de la décision d'attribution de subvention prise par l'assemblée Départementale du Conseil Général. Tout commencement d'exécution des travaux ou d'acquisition de matériel avant que ne soit prise la décision attributive de subvention entraîne la perte du bénéfice de l'aide financière. VERSEMENT DE LA SUBVENTION Pour les programmes de travaux de construction et de restructuration L'aide départementale accordée pour les programmes de travaux est versée de la manière suivante, sur demande du bénéficiaire : Pour les subventions relatives aux études et démarrage travaux : Nouveaux projets : - un acompte de 10 % de l'autorisation de programme globale dès réception du certificat visé par le maître d'ouvrage attestant du début d'exécution des travaux accompagné d'une copie de l'ordre de service. Cette demande sera visée par le service instructeur ; - des paiements complémentaires au fur et à mesure de l'avancement de l'opération, sur présentation des justificatifs de dépenses et attestation visée par le service instructeur, dans la limite des crédits disponibles. Opérations déjà engagées : - des paiements complémentaires au fur et à mesure de l'avancement de l'opération, sur présentation des justificatifs de dépenses et attestation visée par le service instructeur, dans la limite des crédits disponibles. Le plan de financement réel sera joint à la demande de solde de la dernière subvention et le service instructeur établira un certificat attestant le montant réel des travaux et leur conformité avec le programme agréé. Pour les acquisitions de mobilier et les opérations de mises aux normes : - pour les opérations donnant lieu à une subvention égale ou supérieure à , un acompte de 10 % est possible sur demande du bénéficiaire au vu de la lettre de commande. Le solde est versé sur production des factures afférentes à l'opération visées par le trésorier de la collectivité ou le comptable de l'établissement. - pour les opérations donnant lieu à une subvention inférieure à , la subvention est versée en une seule fois à l'issue de l'opération sur production des factures, visées par le trésorier de la collectivité ou le comptable de l'établissement. Toutes les subventions sont liquidées sur la base du montant subventionné, sauf dans le cas où le coût réel est inférieur au montant subventionné. Dans cette hypothèse, la subvention est calculée sur le coût réel. 6

7 VALADITÉ DE L'AIDE La subvention devient automatiquement caduque si l'opération n'a pas été entièrement réalisée dans un délai pouvant aller de deux à cinq ans. Ce délai commence à courir à compter de la date de l'arrêté d'octroi de l'aide. La fraction de la somme restant due ne pourra être versée et le reliquat du crédit sera annulé. A titre exceptionnel, sur demande motivée du maître d'ouvrage et dans des délais impartis par l'arrêté initial, la prorogation de validité d'arrêtés pourra être accordée par arrêté de Monsieur le Président du Conseil Général. Cette prorogation est accordée dans la limite d'un an supplémentaire maximum. A titre exceptionnel, sur demande motivée du maître d'ouvrage justifiant les raisons ayant provoqué des retards dans la réalisation de l'opération, la prorogation de validité d'arrêtés hors des délais impartis par arrêtés du Président du Conseil Général, pourra être accordée par l'assemblée Départementale du Conseil Général donnant délégation au Président du Conseil Général pour prendre l'arrêté de prorogation correspondant. Cette prorogation est accordée dans la limite d'un an supplémentaire maximum. 7