MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES ET DE SERVICES

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1 COMMUNE D ARAMON SERVICE FINANCIER COMMANDE PUBLIQUE Place Pierre RAMEL ARAMON MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES ET DE SERVICES 15.FO.09 LOCATION ET ENTRETIEN DE MATERIELS DE REPROGRAPHIE ET D IMPRESSION CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES C.C.T.P. Marché Négocié à Procédure Adaptée

2 ARTICLE 1. OBJET DU MARCHE Le présent marché a pour objet la location de 12 photocopieurs numériques et une imprimante traceuse neufs connectables au réseau informatique, et leur maintenance afin de pouvoir satisfaire les besoins des différents services administratifs ainsi que les structures extérieures de la Ville d Aramon. ARTICLE 2. DEFINITION DES PRESTATIONS Ce marché inclus l installation et la mise en ordre de marche des appareils, la reprise des paramétrages, la formation des agents, les mouvements (adjonction, suppression et déplacement) des appareils ainsi que leur enlèvement en fin de marché si l option d achat n est pas retenue. La mise en réseau des équipements sera réalisée en collaboration avec le référent informatique de la collectivité. Par défaut lors du renouvellement d un équipement, celui-ci devra être configuré comme son prédécesseur. Avant chaque ajout de matériel, une visite sur site sera organisée par le titulaire afin de s assurer de la présence des ressources nécessaires (prises, réseau..). Les appareils loués sont des appareils de dernière génération, neufs exempts de tout défaut ou vice susceptibles de nuire à leur aspect, leur emploi et leur durée de service. Ils n ont pas fait l objet de reconditionnement quel qu il soit et répondent aux normes de l Union Européenne (U.E.). Cette clause s applique également aux pièces détachées utilisées à l occasion d opération de dépannage ou d entretien. Le parc des copieurs est susceptible d évoluer en fonction de l organisation des services de la Ville. ARTICLE 3. SITES DE DESTINATION DU MATERIEL Les photocopieurs sont destinés à équiper les services internes, externes et les écoles de la ville d Aramon. Toutes les livraisons s effectueront sur le territoire de la ville d Aramon. Services internes : Hôtel de Ville, Place Pierre RAMEL : Matériel n 12 Accueil Couleur Mairie Rez de chaussée Matériel n 1 Services techniques Noir et Blanc Mairie 2 èmer étage (élévateur) Matériel n 10 Direction Générale Couleur Mairie 1 er étage (élévateur) Matériel n 2 Service Financier RH Noir et Blanc Mairie 2 ème étage, accès recommandé par la rue des Halles Matériel n 13 Services techniques Traceur Mairie 2 ème étage (élévateur) Services externes : Matériel n 11 Centre de Loisirs Sans Couleur Avenue de Verdun Hébergement Pierre RAMEL Matériel n 3 Police Municipale Noir et Blanc Avenue Jean Moulin Matériel n 4 Maison de la Solidarité et de Noir et Blanc Avenue Saint Martin l Emploi (MSE) Matériel n 5 Ateliers Municipaux Noir et Blanc Chemin des Mouttes Ecoles : Matériel n 6 Ecole primaire Paluns Noir et Blanc Avenue Saint Martin 1 er étage Matériel n 7 Ecole primaire Rabelais Noir et Blanc Rue Emile Jamais Matériel n 8 Ecole maternelle Village Noir et Blanc Rue des écoles Matériel n 9 Ecole maternelle Paluns Noir et Blanc Avenue Saint Martin ARTICLE 4. SPECIFICATIONS TECHNIQUES 4.1 Spécifications générales Les appareils sont destinés à copier ou imprimer, en recto seul ou en recto/verso, en petite quantité ou en grande quantité, tous les types de documents issus de l activité courante des services : Courriers administratifs, arrêté, circulaires Dossiers de marchés Etudes et rapports en petits et grands nombre d exemplaires Location et entretien de matériel de reprographie et d impression Page 2

3 Documents préparatoire et comptes rendus de réunions Brochures diverses en plus ou moins grande quantité Plans, photos, graphiques plus ou moins élaborés Documents d état civil Documents produits par les services d urbanisme (plans, schémas, cadastre ) Travaux liés à l enseignement dans les écoles (livres, fascicules ) Documents de communication interne et externe Les appareils sont destinés à scanner des documents en vue d être stockés sur le serveur de l hôtel de Ville. Les documents scannés peuvent se présenter sous forme de fichiers à extension pdf ou jpg. Les appareils seront reliés aux lignes fax pour permettre l envoi de télécopie. Les photocopieurs devront permettre la mise en file d attente des travaux, être fonctionnels pour l utilisateur en position debout ; indiquer les endroits où a lieu la panne ou le problème et des illustrations (images...) donnant la marche à suivre pour l intervention de premier niveau. Les candidats devront joindre à l appui de leurs offres une documentation exhaustive des matériels proposés qui devra comporter les caractéristiques minimales mentionnées dans les articles ci-dessous. Une compatibilité avec les tablettes et Smartphones Android et IOS est demandé. Les utilisateurs devront s identifier avant chaque impressions ou photocopies. Les machines doivent être compatibles avec les systèmes d exploitation de Windows XP à Windows 10 ainsi que Windows server Caractéristiques des copieurs couleurs : Copieurs numérique couleurs neufs Les cassettes doivent accepter du papier d un grammage de 256g Le by-pass doit en accepter 300g Multifonction : copieur, scanner (.pdf et.jpg), imprimante, télécopie Le scanner doit pouvoir faire du dual scan : scanner recto-verso en un seul passage Agrandissement / réduction manuelle des originaux Eclaircissement ou assombrissement des copies Recto/Verso automatique Copies minutes de 55 pages par minutes minimum noir et blanc et couleur pour 2 photocopieurs (machines n 10 et 12). Copies minutes de 45 pages par minutes minimum noir et blanc et couleur pour 1 photocopieur (machine 11) Tri, classement Format SRA3 pris en charge (320*450mm) Format bannière pris en charge Le copieur à 45 pages : 1 cassette A4 d une capacité de 500 feuilles minimum 1 cassette A3 d une capacité de 500 feuilles minimum Les copieurs à 55 pages : 2 cassettes A4 d une capacité de 500 feuilles minimum 2 cassettes A3 d une capacité de 500 feuilles minimum Bac d alimentation manuel pour support spéciaux (planches d étiquettes, enveloppes) Interface de connexion Ethernet (RJ45) et USB Eléments nécessaires à la connexion au réseau : carte fax, carte réseau, câble de connexion, logiciel gestionnaires et pilotes d impression. 4.3 Caractéristiques des copieurs monochromes Copieurs numérique monochromes neufs Les cassettes doivent accepter du papier d un grammage de 256g Le by-pass doit en accepter 300g Multifonction : copieur, scanner (.pdf et.jpg), imprimante, télécopie Location et entretien de matériel de reprographie et d impression Page 3

4 Le scanner doit pouvoir faire du dual scan : scanner recto-verso en un seul passage Agrandissement / réduction manuelle des originaux Eclaircissement ou assombrissement des copies Recto/Verso automatique Tri, classement Copies minutes de 45 pages par minutes minimum pour 1 copieur (machines n 2) Copies minutes de 55 pages par minutes minimum pour 3 copieurs (machines n 1, 6 et 7) Copies minutes de 35 pages par minutes minimum pour 5 copieurs (machines n 3, 4, 5, 8 et 9) 1 cassette A4 d une capacité de 500 feuilles minimum 1 cassette A3 d une capacité de 500 feuilles minimum Bac d alimentation manuel pour support spéciaux (planches d étiquettes, enveloppes) Interface de connexion Ethernet (RJ45) et USB Meuble support Eléments nécessaires à la connexion au réseau : carte fax, carte réseau, câble de connexion, logiciel gestionnaires et pilotes d impression. 4.4 Caractéristiques de l imprimante traceuse La vitesse d impression doit être au moins de : 35s/pages A1 Résolution maxi du traceur : 2400ppp La taille d impression doit aller jusqu au format A0 Compatible windows 7, 8, 10, Server 2012 et server 2012 R2 Connectivité : USB 2.0, câble réseau RJ45 pouvant supporter un débit de 100Mbits 4.4 Module de finition sur les copieurs monochromes Une machine sera équipée d un module de finition d une capacité de 2000 feuilles A4 minimum, agrafage 3 positions, 2 pts pour 50 feuilles (machine n 1). 4.5 Module de finition sur les copieurs couleurs Deux machines seront équipées d un module de finition d une capacité de 2000 feuilles A4 minimum, agrafage 3 positions, 2pts, 50 pages, ainsi que d un mode livret de capacité de 20 pages minimum (machines n 10). Une machine sera équipée d un module de finition d une capacité de 2000 feuilles A4 minimum, agrafage 3 positions, 2 pts pour 50 feuilles (machine n 12). 4.6 Tableau de bord Chaque machine est livrée avec un carnet de bord qui assurera la fonction de carte d identité. Ce document sera renseigné lors de chaque intervention d un technicien, il y sera mentionné notamment : Les dates, heures et délais d intervention ; La période d indisponibilité de la machine ; La nature des pannes constatées et les mesures correctives prises ; La description des pièces et organes remplacés ; Le nom et la signature du technicien ayant effectué l intervention. ARTICLE 5. CONNEXION AU RESEAU INFORMATIQUE Tous les copieurs doivent être équipés pour, éventuellement, une mise en réseau informatique. Les photocopieurs peuvent de ce fait être utilisés en tant qu imprimante partagée entre plusieurs ordinateurs connectés au réseau informatique. Ce dernier est de type Ethernet. Le protocole de connexion utilisé est TCP/IP. La mairie dispose d un serveur d impression sous Windows server bits et de postes de travail Windows XP et Windows 7, 8, 10. Les copieurs doivent disposer de pilotes compatibles avec tous ces systèmes d exploitation. La mairie organise son informatique autour d un domaine Active directory géré par un serveur fonctionnant sous Windows Server L environnement logiciel se compose de Windows serveur 2012 Windows XP Professionnel à Windows 7, Suite de logiciels Magnus, Open office et Microsoft Office 2003 et 2007, 2010, Location et entretien de matériel de reprographie et d impression Page 4

5 Le titulaire doit fournir tous les éléments matériels (cartes réseaux, câbles RJ 45, etc ) et logiciels (drivers, pilote d impression, logiciels gestionnaires, etc ) nécessaires à la connexion au réseau informatique. Les logiciels et manuels d installation et d utilisation doivent être rédigés en langue française. Il est demandé en option une solution logicielle permettant de sécuriser les impressions par la gestion des codes d accès aux copieurs connectés au réseau avec contrôle des coûts et contrôle d accès (code d accès, nombre de copies, impression par service, par utilisateur ) A titre d information sur les caractéristiques de l appareil, le candidat indiquera le nombre de connections possibles sur un même photocopieur (nombre de licence par appareil) au niveau de la fiche technique de l appareil. ARTICLE 6. MISE EN OEUVRE ET ORGANISATION DES PRESTATIONS 6.1 Mise en œuvre Les appareils sont livrés, installés et mis en ordre de marche, sur ordre de service émis par l administration dans les conditions fixées ci-après Réunion de coordination Dès la notification du marché et préalablement à toute installation d appareils, une réunion de coordination doit avoir lieu entre le titulaire ou ses représentants et l administration. Au cours de cette réunion, dont la date et le lieu sont indiqués au titulaire par l administration lors de la notification du marché, sont notamment précisés les points suivants : Les lieux précis d installation de ces appareils. Les dates d installation selon les sites concernés. La désignation d un représentant de l administration et de son remplaçant éventuel. La désignation par le titulaire d un responsable des services d assistance technique, dont le nom et le numéro d appel téléphonique sont communiqués à l administration au cours de la réunion. Le calendrier de formation. La liste des personnes à contacter, ainsi que leurs coordonnées. A l issue de cette réunion de coordination, l administration établit l ordre de service correspondant reprenant les indications susmentionnées et le transmet au titulaire par tout moyen permettant d obtenir une date certaine de réception Installation du parc, livraison et point de démarrage unique de l ensemble des prestations Selon le calendrier de livraison fixé au cours de la réunion de coordination, les appareils sont livrés avec tous les câbles et les pilotes nécessaires au bon fonctionnement et à la connexion au réseau de la ville, jusqu à concurrence du nombre optimum d appareils devant composer le parc de photocopieurs. Les appareils mis en place doivent être neufs. Un représentant de l administration sera présent sur le lieu de livraison pour guider les livreurs et s assurer de la bonne installation de ces photocopieurs (emplacements et raccordements informatiques le cas échéant) Adjonction, suppression et déplacement d appareils en cours de validité du marché Pour toute mise en place d un photocopieur en cours de marché, en cas de besoins nouveaux ou imprévus, il doit être neuf et au prix du BPU. 6.2 Obligations du titulaire Désignation d un responsable Dès la notification du marché ou au plus tard lors de la réunion de coordination, le titulaire communique à l administration le nom et le numéro d appel téléphonique d un responsable des services d assistance technique. Ce responsable est, au titre du marché, l interlocuteur direct de la Ville ou de son représentant. Le changement ou l intérim du représentant désigné par le titulaire doit être signalé au pouvoir adjudicateur par écrit au moins quinze (15) jours avant cette modification Assurances Location et entretien de matériel de reprographie et d impression Page 5

6 Le titulaire souscrit les assurances nécessaires pour garantir ses agents chargés d effectuer toutes les interventions prévues dans le cadre du présent marché (installation, déplacement éventuel, enlèvement, formation et maintenance) contre les risques accident du travail, invalidité, décès. Les soins médicaux et chirurgicaux ainsi que les frais d hospitalisation sont à la charge du titulaire, la Ville d Aramon étant dégagée de toute obligation en la matière. En cas d avarie empêchant leur utilisation normale ou de destruction, les appareils loués sont remplacés dans les délais fixés au du présent CCTP Installation et enlèvement des appareils Le titulaire exécute sous sa responsabilité et à ses frais l installation et la mise en ordre de marche initiale des appareils. Il en va de même en cas de remplacement pour avarie intervenue en utilisation normale. Dans ce dernier cas, la remise en état ou le remplacement des appareils doit être réalisé dans un délai de vingt-quatre (24) heures (jours ouvrés) suivant l appel ou la demande par fax du représentant de l administration ; passé ce délai, les pénalités prévues au C.C.A.P. sont applicables. Après installation d un photocopieur, le titulaire doit effectuer des essais des différentes fonctions. Après toute intervention le titulaire fournira un bon d intervention indiquant au minimum : les dates et heures, son nom, le type d intervention effectuée, les références du matériel, son numéro de série, le nombre inscrit au compteur à la fin de l intervention, La date de début de location (To) est la dernière date d installation du dernier photocopieur mis en œuvre. Un relevé contradictoire des compteurs de chaque photocopieur est effectué. Il donnera le relevé Ro de début de comptage des copies pour chaque matériel. Chaque appareil aura une étiquette l identifiant et indiquant les coordonnées du service maintenance. Les matériels proposés répondront aux exigences de marquage CE et prioritairement porter une marque de certification. A défaut, le titulaire justifie sa proposition. Le titulaire est responsable, à ses frais, de l enlèvement et de la destruction des divers emballages et déchets liés à l installation des matériels En fin de marché, il assure également sous sa responsabilité et à ses frais la reprise des appareils lui appartenant Formations Dans le cadre du présent marché, le titulaire assure deux types de formation : Formation de premier niveau Cette formation a pour but de permettre à l administration les interventions de premier niveau telles que bourrage de papier, remplacement de cartouches d encre «toner» et agrafes ou incidents mineurs n ayant pas un aspect technique. Elle permet également d acquérir les notions essentielles en matière de connexion. Elle sera dispensée à 2 agents au minimum, 5 au maximum, désignés par site. Cette formation comprend la formation initiale théorique et pratique et l assistance au démarrage et sera assurée dans les locaux de ces agents désignés. Cette formation est exigible pour toute évolution apportée par le titulaire aux logiciels et aux matériels. Formation de second niveau Cette formation plus «poussée» sera dispensé à l agent de la Ville en charge du matériel informatique. Cette prestation comprend une formation au maniement du matériel et contient avant tout les aspects techniques. Le prestataire devra fournir des supports électroniques tels que CD, lien internet ou tout autre support. Le candidat indiquera dans son offre, en annexe, le contenu des formations Personnel Avant tout commencement d exécution des prestations, le titulaire est tenu de communiquer à l administration la liste nominative du personnel susceptible d intervenir sur les appareils loués (nom et adresse) dans les 48 h suite à la mise en place du parc. Toute modification doit être immédiatement portée à la connaissance du correspondant de l administration. Le personnel du titulaire doit faire preuve d un comportement exempt de tout reproche vis-à-vis des tiers dans les locaux de l administration. Location et entretien de matériel de reprographie et d impression Page 6

7 Le titulaire est seul responsable de l organisation du travail, du respect des consignes (de sécurité, d accès...) de ses personnels. Le titulaire veille à ce que son personnel se conforme strictement aux conditions d accès et de circulation dans les locaux de l administration. L administration peut refuser l accès de personnel sans avoir à justifier ses motifs. Les personnels du titulaire pourront accéder aux locaux de l administration en règle générale de 9 heures à 11 heures 45 et de 13 heures 45 à 16 heures 45, du Lundi au Vendredi. Il sera précisé par l administration lors de la demande d intervention les plages précises d intervention pour le site concerné Logiciels Dans le cadre du marché et pour la durée de celui-ci, l administration bénéficie, sans supplément de prix, des mises à jour ou modifications des logiciels liés au fonctionnement des appareils ainsi que celles de la documentation utilisateur. Le titulaire s engage à effectuer toute modification matérielle des appareils inhérente à la mise à jour ou à la modification des logiciels et ce, sans supplément de prix. 6.3 Obligations communes Tenue d un fichier parc Dès la notification du marché et au fur et à mesure des installations, le titulaire remettra à l administration un état détaillé à jour à la dernière livraison des appareils installés et en état de fonctionnement. Pour chaque appareil, cette liste comportera les indications minimales suivantes : type d appareil, numéro de série, localisation complète (site, étage, pièce), date d installation, relevé copieur, options activées. Cette liste sera ensuite tenue à jour contradictoirement par le titulaire et l administration Relevés trimestriels Le représentant de l administration ou son remplaçant procèdera à un relevé trimestriel du compteur des appareils installés Interventions exceptionnelles L administration pourra être amenée à demander au titulaire des interventions de maintenance sur les appareils en dehors des périodes prévues. Si les interventions dites exceptionnelles seront proposées à titre onéreux par le titulaire, elles seront réalisées après acceptation d un devis par l administration et émission d un bon de commande. ARTICLE 7. OPERATIONS DE MAINTENANCE La maintenance des appareils comprend : La fourniture des produits spécifiques nécessaires au bon fonctionnement des appareils (cartouches d encre noir et couleur toner, agrafes et autres consommables, etc.), à l exclusion du papier et des supports spéciaux. La fourniture de cartouches d encre pour le traceur (matériel n 13) reste à la charge de la Ville. Un toner de réserve sera fourni à chaque service de l administration équipé d un appareil. A chaque changement de toner qui devra être déclaré par la Ville d Aramon, le titulaire enverra un nouveau toner de réserve afin de pallier à toute rupture de stock. Les vérifications et réglages périodiques nécessaires au parfait fonctionnement des appareils, soit au minimum une fois par an. Les matériels et outils permettant d effectuer la maintenance (pinces, tournevis, etc.). La main d œuvre, les déplacements et les pièces détachées. Location et entretien de matériel de reprographie et d impression Page 7

8 Le titulaire indiquera les caractéristiques environnementales existantes dans les produits proposés que ce soit pour les photocopieurs ou pour les produits et pièces de rechanges (par exemple : pourcentage de produits recyclés, encre végétale, recyclage partiel (indiquer le pourcentage) ou total des cartouches de toner. Le titulaire s engage à livrer ces consommables dans un délai maximum de trois jours ouvrables à compter de la demande de la ville. En cas de fonctionnement défectueux, de panne ou d avarie de tout ou partie du matériel faisant l objet du marché (y compris les logiciels) pendant les jours ouvrés, la remise en état de fonctionnement dans un délai maximum d une journée, soit vingt-quatre (24) heures suivant l appel téléphonique ou fax de l un des représentants de l administration au service d assistance technique du titulaire, ce dernier déléguant sur place un personnel compétent. Passé ce délai, les pénalités au C.C.A.P. sont applicables. Dans le cas où le matériel ne peut être remis en état de fonctionnement normal dans les délais, le titulaire doit en informer l administration immédiatement et, en tout état de cause, avant l expiration de ces délais. Il doit soumettre en même temps à l appréciation de celle-ci les justificatifs présentant un caractère de force majeure ou autre qu il pourrait éventuellement fournir. La maintenance ne couvre pas la réparation des défaillances suivantes : Dégradations volontaires avérées Négligence ou usage des matériels non-conforme à la documentation technique Les réparations non effectuées par le prestataire L utilisation de consommables non appropriés ou contraires aux spécifications du constructeur L utilisation d un courant électrique non approprié ou contraire aux spécifications du constructeur ARTICLE 8. DELAI D INTERVENTION Le délai d intervention maximum souhaité est de 8h00. Le candidat a la possibilité de préciser dans l Acte d engagement son délai d intervention qui deviendra contractuel. ARTICLE 9. RECUPERATION DE TONER USAGE Le prestataire devra proposer une solution pour la récupération de toners usagés. Fourniture de carton de récupération puis visite sur site pour les récupérer plein et les remplacer. ARTICLE 10. REFERENT TECHNIQUE Le référent technique désigné par le pouvoir adjudicateur concernant ce marché est monsieur Grégory VERDIER. Hôtel de Ville Place Pierre RAMEL ARAMON Contact par téléphone : Contact mail : gregory.verdier@aramon.fr ARTICLE 11. NORMES ENVIRONNEMENTALES L'absence des substances dans la composition des photocopieurs visées par le décret n du 20 juillet 2005 doit être attestée par le fournisseur. La reprise de l'appareil en fin de vie ainsi que la reprise des consommables en fin de vie doivent être conformes au décret n du 20 juillet En cours d'exécution du marché, ce suivi sera formalisé annuellement par la production d'un rapport annuel de synthèse sur les consommables traités dans l'année pour la collectivité. Location et entretien de matériel de reprographie et d impression Page 8