PRATIQUE ET CONDUITE DE REUNIONS

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1 PRATIQUE ET CONDUITE DE REUNIONS Fabrice ROSINA CPPM MARSEILLE

2 Le programme de formation les présentations à quoi servent les réunions? Les techniques de recueil d information les conditions de réussite d une réunion efficace les fondamentaux de la préparation les critères de satisfaction d une réunion le référentiel du participant Les 3 rôles de l animateur Le démarrage d une réunion Les moments de vérité Les différents types de réunions Les cadrages préalables Les techniques pour dynamiser les réunions

3 A quoi servent les réunions? Ce sont des moments d ajustements collectifs On se coordonne, on précise les limites des responsabilités, on gère les incompréhensions, les conflits, on négocie, on décide de cohésion (re union) On s informe, on fait connaissance, on se donne des buts/objectifs communs, on soutient, on motive de prise de recul par rapport à l action On analyse des résultats passés, on définit des projets futurs, on s interroge sur l efficacité, on précise ce que l on veut obtenir, on prépare l action

4 Les techniques du recueil d informations Questions Pour ouvrir Pour fermer Pour sélectionner Reformulation Pour synthétiser Pour s'assurer de ce qui est compris Pour obtenir un accord Silence Pour laisser les personnes s'exprimer Pour laisser les personnes réfléchir Pour observer

5 Les conditions de réussite d une réunion Le choix des participants La qualité de la préparation L implication des participants L animation des échanges La progression vers les objectifs L utilisation du temps Le passage à l action (le compte rendu) Le suivi de la réunion

6 Les fondamentaux de la préparation Le résultat «la réunion sera réussie si» Les objectifs Informer, négocier, décider, partager, recueillir de l information, mobiliser, promouvoir, former, expérimenter Le but Ce qui est attendu des effets de la réunion sur le terrain Le choix des participants L utilité en fonction du résultat et du but Les décideurs Les acteurs Les sponsors

7 Les critères de satisfaction Utile J apprends Je comprends Je solutionne J ai des priorités Motivante Je suis écouté Je participe Je suis concerné J ai une place Efficace Conforme Cadrée Progression Résultat

8 Avant la réunion PRATIQUE ET CONDUITE DE REUNIONS Le référentiel du participant à la réunion Je précise mes questions et mes commentaires Je les transmets à l animateur (trice) J échange avec lui pour préciser ce qu il attend Pendant la réunion Je suis à l heure Je suis disponible et concentré J écoute les interventions des autres dans un esprit d ouverture J interviens avec la volonté constante de faire avancer les échanges Je considère les retours qui me sont adressés comme un moyen d être mieux compris J accepte les décisions collectives

9 Après la réunion PRATIQUE ET CONDUITE DE REUNIONS Le référentiel du participant à la réunion Je fais un retour à l animateur sur la réunion Je définis mes priorités J applique les décisions collectives J informe l animateur de mes actions

10 Les 3 rôles de l animateur Faire progresser le groupe vers le résultat Faire produire Faciliterle travail du groupe Objectif, ordre du jour Synthèses Temps, participation, gestion des échanges Dispositif Gérer la dynamique du groupe Les émotions : enthousiasme, découragement Motiveret encourager

11 Comment débuter efficacement une réunion? Accueillir individuellement chaque participant Annoncer «officiellement» le début de la réunion Se présenter et présenter son rôle Énoncer les objectifs, les résultats à atteindre Préciser la manière de travailler Donner la limite de temps Proposer des règles de fonctionnement Donner la parole aux participants

12 Les moments de vérité Définition : c est unmoment critiquede la relation entre l animateur et le groupe Dans ce moment, les participants attribuent une valeur spécifique à l animateur La valeurpeut être positive ou négative selon les aptitudes de l animateur à gérer ces moments particuliers.

13 Les moments de vérité d une réunion L ouverture L appel à la participation Le rappel des règles La gestion des dérives et les situations inattendues La conclusion quelles sont les conséquences d un moment de vérité mal maîtrisé?

14 Les différents types de réunions C est le résultat à atteindre qui définit le type de réunion d information (descendante/ascendante) Informer et recueillir de l information de décision d analyse de problème de formation de créativité

15 Les réunions de projet PRATIQUE ET CONDUITE DE REUNIONS Les différents types de réunions Lancement Cadrer le projet, communiquer sa structure, ses étapes, définir les façons de travailler ensemble, constituer l équipe, impliquer les acteurs Avancement et pilotage Suivre le prévu et le réalisé, intégrer les retours d information, prendre des décisions, régler des problèmes de ressources (budget, technique, humaine) Clôture Symboliser la fin du projet, capitaliser l expérience, saluer les implications humaines, stabiliser les résultats

16 Les cadrages préalables Les réunions doivent réserver le moins de surprises possibles Une situation inattendue est difficile à gérer Une intervention non prévue peut prendre du temps et conduire à ne pas atteindre le résultat fixé La position inattendue d un participant peut générer des émotions parmi les participants et/ou chez l animateur qu ils ne parviennent plus à contrôler

17 Les cadrages préalables Rencontrer préalablement les participants «actifs» Téléphone Entretiens individuels Les faire s exprimer sur leurs interventions, les questions qu ils se posent et les positions qu ils vont adopter. Préciser ce que vous attendez d eux Les préparer à ce que vous ferez pour animer la réunion

18 Les techniques pour dynamiser les réunions Le métaplan ou la méthode des post-it Objectifs: Structurer et classer les idées (identification d'un problème, de causes ou de solutions), à produire un grand nombre d'idées, Permettre aux participants de s exprimer sans la pression des autres Déroulement: Un thème est proposé à la réflexion du groupe, les participants inscrivent leurs idées sur des "post it" qui sont affichés par l'animateur au fur et à mesure sur un support. Puis ces réponses sont classées par famille Les conseils Écrireautableaulaquestionquidoitêtreclaireetexplicite. Distribuer 3 à 5 post-it par participant. Chaque personne répond individuellement en donnant une idée par papier sur 2-3 lignes maximum. Prendre les réponses une à une, les lire, les faire expliciter par l'auteur et les placer sur le tableau. Regrouper les réponses par affinités. Si certaines réponses ne peuvent être regroupées, elles sont isolées dans un des angles du tableau.

19 Le Brainstorming PRATIQUE ET CONDUITE DE REUNIONS Les techniques pour dynamiser les réunions Il sert à recueillir le plus grand nombre d'idées(recherche de causes ou de solutions) en favorisant la créativité. Déroulement Présenter le sujet: écrire le thème, l'expliquer, s'assurer que tout le monde à compris. Préciser la durée du jeu. Rappeler les conditions de réussite d'un brainstorming: CQFD! C: pas de censure. Q:delaquantitéavanttout. F:mêmesifarfelu,nepascommenternicritiquer. D: démultiplier et"piller" les idées émises par les autres. Écrire fidèlement au tableau toutes les idées produites, dans l'ordre chronologique, à la vue de tous. Pousser les participants à être précis et synthétiques, sans les critiquer ni censurer leurs idées. Exploiter les idées en regroupant et en classant les idées par thèmes Une recommandation: Veiller à ce que tous les participants s'expriment.

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