Sage Paie Mac. Guide des bonnes pratiques DADS-U pour Petites et Moyennes Entreprises. Département Recherche & Développement Sage 100

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1 Sage Paie Mac pour Petites et Moyennes Entreprises Guide des bonnes pratiques DADS-U 2008 MAJ 2008 Département Recherche & Développement Sage 100 1

2 PAIE 30/100 POUR MAC/OS Le : Lundi 1 décembre 2008 De : Département Recherche & Développement A : Nbre page(s) : 51 Une nouvelle version 6.10 de Sage Paie Mac 30/100 sera disponible courant décembre Cette nouvelle version obligatoire intègre un ensemble de modifications pour permettre la génération du fichier DADS-U en accord avec le dernier cahier des charges V08R08. Les modifications sont les suivantes : Ajout de nouvelles rubriques DADS-U. Gestion de nouvelles zones du dernier cahier des charges. Intégration de nouveaux contrôles et modification de certains contrôles DADS-U existants. Génération des fichiers DADS-U TDS et IRC au format du cahier des charges V08R08. L objectif de ce document est de vous permettre d effectuer toutes les saisies des données dans votre fichier de paie actuel afin de préparer les informations qui seront générées dans le fichier DADS-U évitant ainsi la saisie dans l assistant DADS-U. Pour rappel, depuis Sage 30/100 Paie Mac version 5.90, il est possible de récupérer les valeurs et périodes à déclarer dans la DADS-U à partir des historiques et des événements salariés. Pour vous accompagner dans la mise en place de cette déclaration, le document se scinde en 2 parties : - Tout d abord un rappel des éléments DADS-U à paramétrer dans la Paie Mac, sans lien avec les dernières évolutions légales intégrées au cahier des charges DADS-U 2008, - Puis les paramétrages à mettre en place dans le cadre des nouveautés règlementaires du dernier cahier des charges DADS-U

3 En respectant, les préconisations décrites, la quasi-totalité des informations du fichier DADS-U peuvent être reprises automatiquement à partir des données de votre fichier salarié actuel (la mise à jour du programme sera effectuée sans conversion de la base de données actuelle). Voici les opérations à réaliser dans votre fichier de paie avec votre version actuelle de la Paie 30/100 pour Mac/OS : Définition du code convention collective dans la fiche A propos de. Saisie du code organisme et N de rattachement pour les organismes destinataires. Saisie du code pays pour les salariés de nationalité étrangère. Saisie du pays de naissance des salariés nés dans un pays étranger. Saisie du statut professionnel, du code catégoriel AGIRC-ARRCO et du code type exonération (si nécessaire) Vérification de l existence d au moins un événement Agenda de type Entrée pour chaque salarié. Vérification de l existence du code abrégé des contrats. Celui-ci doit être renseigné lorsque le contrat est spécifié dans les événements Agenda permettant de générer la ou les périodes d activité. Création des rubriques de paie pour les salariés cotisant aux régimes spécifiques. Identification de vos rubriques de paie à définir dans le paramétrage DADS-U Etablissement de la liste des données à saisir lors de la génération DADS-U Lorsque la nouvelle version de la Paie Mac sera disponible, il vous suffira de : Installer la version 6.10 en mise à jour. Attention effectuer au préalable les sauvegardes nécessaires : base paramètre, base salarié, base compta, le fichier des états paramétrables (ETATS.PER disponible dans le dossier Library (Bibliothèque)/ Application Support / Sage / Paie), les fichiers des documents standards de mise en page (disponible dans le dossier Utilisateurs / Partagé / Sage / Paie / Documents standards) Vérifier et modifier les paramètres DADS-U en reportant vos fourchettes de rubriques de paie pour les différentes rubriques DADS-U si celles-ci sont différentes du paramétrage standard. (le fichier paramètres DADS-U de la version précédente n'est pas repris) Lancer l assistant de génération du fichier DADS-U. Modifier éventuellement les quelques valeurs manquantes que nous mentionnons dans ce document. 3

4 Sommaire Sommaire Opérations à réaliser avec la version actuelle de la paie Mac Fichier - A propos de votre société Volet Options Code convention collective (Zone S41.G ) Structure Etablissements Volet Organismes - Code organisme destinataire (Zone S41.G ) et Numéro de rattachement (Zone S41.G ) Volet DADS-U - Code décalage de paie (Zone S41.G ) Structure Salariés Volet Etat civil - Pays de naissance (Zone S30.G ) Volet Etat civil - Pays de nationalité (Zone S30.G ) Volet Qualification - classement conventionnel (Zone S41.G ) Volet DADS-U / Données T.D.S. - Code activité (Zone S41.G ) Volet DADS-U / Données T.D.S. - Code statut catégoriel (Zone S41.G ) Volet DADS-U / Données IRC - Code statut prof. (Zone S41.G ) Volet DADS-U / Données IRC - Code catégoriel ARRCO-AGIRC (Zone S41.G ) Volet DADS-U / Données IRC Code exo (Zone S41.G ) Evénement agenda Récapitulatif des événements et des informations à saisir Récapitulatif des correspondances des données des périodes DADS-U Exemples de cas Opérations à réaliser avec la nouvelle version du programme Paramétrage des rubriques DADS-U Liste des rubriques DADS-U Rubrique DADS-U - Temps d arrêt (en nombre d heures) Rubriques DADS-U Codes régimes obligatoires (*2*) Principe de génération des valeurs Cas particuliers Informations relatives aux adresses Informations relatives aux élections prud homale Lieu de naissance Numéro de sécurité sociale Changement de profil durant la période de déclaration Changement d établissement ou de profil en cours du mois Code organisme et N rattachement Périodes d inactivités Temps d arrêt Sommes isolées ème partie : Evolutions règlementaires Agrément ANSP Conjoint salarié Matricule d'entreprise ou d'établissement Durée annuelle du travail Loi sur le pouvoir d'achat Stock options Codes statuts professionnels Annexes Liste des codes pays Liste des codes motifs de début des périodes d activités Codes motifs de fin des périodes d activité Codes motifs des périodes d inactivité

5 1 ère partie : Préparation des données pour la DADS-U L objectif principal de ce document est de vous aider à préparer les données de votre fichier de paie pour automatiser la génération d un maximum de données pour la DADS-U. Outre les données classiques (adresse du salarié, bulletins, etc), nous vous listons les données à paramétrer pour automatiser la génération du fichier DADS-U. Ces données peuvent être saisies dans la version de la Paie Mac que vous possédez actuellement. Fonction / Volet Données concernées du fichier de paie Informations DADS-U Intéressés A propos de (volet Options \ Conventions collectives) Intitulé de la convention S41.G Code convention collective Etablissements (volet Organismes) N affiliation et N institution S41.G Code organisme destinataire S41.G Numéro de rattachement Tous les établissements pour les organismes de retraite Etablissements (volet TDS) Décalage de paie S41.G Code décalage de paie Tous les établissements Salariés (volet Etat civil) Lieu S30.G Pays de naissance Salariés nés dans un pays étranger. Salariés (volet Etat civil) Nationalité S30.G Pays de nationalité Tous les salariés Salariés (volet TDS) Code CIPDZ S41.G Code caractéristique de l'activité ou du contrat de travail Tous les salariés Salariés (volet TDS) Code catégorie S41.G Code statut professionnel Tous les salariés Salariés (volet TDS) Code catégorie S41.G Code statut catégoriel Tous les salariés Salariés (volet DADS CRC) Code catégorie S41.G Code statut catégoriel convention collective du salarié (ARRCO-AGIRC) Tous les salariés Salariés (volet DADS CRC) Code type exo S41.G Code type exonération Salarié possédant une exonération Urssaf Salariés (volet Agenda) Code entrée/sortie de type Entrée S41.G Code motif début de période Salariés entrés en cours de l année 2008 : Evénement(s) de type Entrée. Les salariés présents toute l année ne sont pas concernés Salariés (volet Agenda) Code entrée/sortie de l événement de type Sortie S41.G Code motif fin de période Salariés sortis en cours de l année Evénement(s) de type Sortie Salariés (volet Agenda) Code entrée/sortie de l événement de type Suspension S46.G Code motif de période d inactivité ou de situation particulière Salarié Contrats de travail Code abrégé contrat S41.G Code contrat de travail Les événements agenda de type Entrée permettant de générer les périodes d activité de l année 2008 Rubriques de paie Intitulé S41.G à S41.G Code régime obligatoire Tous les salariés ne cotisant pas au régime général 4

6 Fonction / Volet Données concernées du fichier de paie Informations DADS-U Intéressés Saisie des bulletins Historique des bulletins S41.G à S41.G Code régime obligatoire S il existe des salariés cotisant aux régimes spécifiques. Opérations à réaliser avec la version actuelle de la paie Mac. Rappel : Si vous avez déjà effectué la génération de la DADS-U avec la version antérieure de Sage 30/100 Paie Mac, vous pouvez passer à la deuxième partie du document (2 ème partie : Evolutions règlementaires 2008). Nous vous suggérons cependant de lire le paragraphe sur les cas particuliers. Fichier - A propos de votre société Volet Options CODE CONVENTION COLLECTIVE (ZONE S41.G ) Renseigner le code convention collective dans les 4 premiers caractères de l intitulé de chaque convention collective. La zone S41.G Code convention collective reprend les 4 premiers caractères de la convention collective affectée aux salariés. Veuillez vérifier, dans les options de la société, que les codes conventions collectives ont bien été saisis dans les 4 premiers caractères du 1 er intitulé de chaque convention collective. Exemple : 0567 Conv. Coll. nationale bijouterie. Remarque : il s agit du code IDCC de la convention collective. La liste est disponible sur le site internet Lorsque qu il n existe pas de convention collective, veuillez saisir la valeur 9999 Sans convention collective. 5

7 Structure Etablissements VOLET ORGANISMES - CODE ORGANISME DESTINATAIRE (ZONE S41.G ) ET NUMERO DE RATTACHEMENT (ZONE S41.G ) Numéro de rattachement Code organisme destinataire Ces 2 informations doivent être saisies dans le volet Organismes de la fiche Etablissement pour tous les organismes de retraites complémentaires que vous avez définis dans la fiche A propos de votre société (Volet DADS-U / Déclarant Dads-U). La valeur saisie dans la zone Code organisme sera reportée dans la zone DADS-U S41.G Code organisme destinataire. La valeur saisie dans la zone N Rattachement sera reportée dans la zone DADS-U S41.G Numéro de rattachement. REMARQUE : il est possible d utiliser les boutons Suivant / Précédent de la barre d outils Navigation pour accéder au volet Organismes des fiches Etablissements. Dans ce cas, nous vous suggérons de décocher Affichage libre des fenêtres dans la fonction Préférences du menu Fenêtre. 6

8 VOLET DADS-U - CODE DECALAGE DE PAIE (ZONE S41.G ) Décalage de paie Cette information doit être vérifiée dans le volet DADS de chaque fiche Etablissement. Elle sera reprise pour la zone S41.G Code décalage de paie selon les correspondances suivantes : Décalage de paie Sans décalage de paie Adoption en cours d'exercice Constant Suppression en cours d'exercice Activité en décalage de paie Valeur DADS-U déduite 01 sans décalage de paie 02 adoption 03 constante 04 suppression 05 activité en décalage de paie REMARQUE : il est possible d utiliser les boutons Suivant / Précédent de la barre d outils Navigation pour accéder au volet TDS des fiches Etablissements. Dans ce cas, nous vous suggérons de décocher Affichage libre des fenêtres dans la fonction Préférences du menu Fenêtre. 7

9 Structure Salariés Les manipulations sur les fiches Salariés peuvent être réalisées dans la version actuelle du programme de Paie. Il est possible d utiliser les boutons Suivant / Précédent pour accéder au même volet d une fiche Salarié qui suit ou précède la fiche du salarié affiché à l écran. Dans ce cas, nous vous suggérons de décocher Affichage libre des fenêtres dans la fonction Préférences du menu Fenêtre. VOLET ETAT CIVIL - PAYS DE NAISSANCE (ZONE S30.G ) Saisir le pays de naissance dans la zone Lieu si le salarié est né à l étranger (département de naissance du numéro de sécurité sociale = 99) Département de naissance : (6 ème et 7 ème caractères du numéro de sécurité sociale). Cette saisie concerne les salariés nés dans un pays étranger uniquement. Le programme effectue un contrôle sur le département de naissance du numéro de sécurité sociale (6 ème et 7 ème caractères du numéro de sécurité sociale). Le programme reportera dans la zone S30.G Pays de naissance, la valeur saisie dans la zone Lieu du volet Etat civil de la fiche salarié si le département de naissance est égal à 99. Il convient donc de saisir le pays de naissance de chaque salarié né à l étranger dans le champ Lieu. Pour les salariés nés en France, aucune saisie complémentaire n est nécessaire. Le programme reportera France dans la zone S30.G Pays de naissance. VOLET ETAT CIVIL - PAYS DE NATIONALITE (ZONE S30.G ) Renseigner le code ISO correspondant au pays de nationalité du salarié. Cette information doit être saisie pour chaque salarié. 8

10 Pour les salariés de nationalité française, veuillez renseigner F (ancienne valeur pour TDS Normes) ou FR. Pour les salariés de nationalité étrangère, veuillez renseigner le code ISO du pays de nationalité correspondant. La liste des codes pays (Codes ISO 3166 des pays) se trouve en annexe de ce document. Exemple : renseigner AO pour Angola. VOLET QUALIFICATION - CLASSEMENT CONVENTIONNEL (ZONE S41.G ) La zone DADS-U S41.G Classement conventionnel reprendra la valeur construite à partir des champs : Qualification Coefficient Echelon Ces 3 champs seront traités de la manière suivante : «Qualification :» + Valeur saisie + «Coef. :» + Valeur saisie + «Echelon :» + Valeur saisie. Exemple : Qualification : Employé qualifié Coef. : 200 Echelon : 2 ème. Veuillez donc vérifier que les zones Qualification, Coefficient et Echelon du volet Qualification de chaque fiche Salarié sont bien renseignées si vous souhaitez les reporter dans la zone DADS-U S41.G Classement conventionnel. Si aucun de ces 3 champs de la fiche Salarié n est renseigné, le programme reportera l intitulé «Sans classement conventionnel» dans la zone S41.G Classement conventionnel. REMARQUE : selon le cahier des charges DADS-U, la zone DADS-U S41.G Classement conventionnel correspond à ce qui est réglementairement ou habituellement indiqué sur le bulletin de salaire, sous la même forme : niveau, coefficient, indice, position, échelon, ou libellé en toutes lettres 'Sans classement conventionnel'. 9

11 VOLET DADS-U / DONNEES T.D.S. - CODE ACTIVITE (ZONE S41.G ) Code activité La zone S41.G Code activité est déduite à partir de la zone Code CIPDZ du volet DADS-U / Données T.D.S. de chaque fiche Salarié. Veuillez sélectionner la valeur qui correspond à la situation du salarié. Code CIPDZ Valeur DADS-U déduite Commentaire C (Complet) P (partiel) I (Intermittent) D (Domicile) Z (Autre) 01 : temps plein 02 : temps partiel 04 : intermittent 05 : domicile 90 : sans spécificité de l'activité 06 : saisonnier 07 : vacataire 08 : occasionnel 09 : temps non complet (réservé secteur public) 10 : forfait jour Pas de correspondance. A saisir dans la visionneuse DADS-U Pour les valeurs n ayant pas de correspondance (06 à 10), il faudra passer par l assistant DADS-U pour renseigner la valeur correspondante une fois que la nouvelle version sera disponible. VOLET DADS-U / DONNEES T.D.S. - CODE STATUT CATEGORIEL (ZONE S41.G ) Code statut catégoriel 10

12 La zone S41.G Code statut catégoriel est déduite à partir de la zone Code catégorie du volet DADS-U / Données T.D.S. de chaque fiche Salarié. Veuillez sélectionner la valeur correspondante au statut du salarié. Code catégorie Valeur DADS-U déduite Commentaire Dirigeant Cadre 01 : cadre 01 : cadre Apprenti 90 : sans statut catégoriel Sélectionnez Apprenti pour tous les salariés sans statut catégoriel Autres 02 : non cadre VOLET DADS-U / DONNEES IRC - CODE STATUT PROF. (ZONE S41.G ) Code statut professionnel La zone S41.G Code statut professionnel est déduite à partir de la zone Régime du volet DADS-U / Données IRC de chaque fiche salarié. Veuillez saisir la valeur qui correspond au statut du salarié. Le tableau ci-dessous récapitule les valeurs les plus courantes des codes statut professionnel Code 01 Ouvrier 02 Employé 03 Technicien Statut professionnel 04 Agent de maîtrise (y compris maîtrise administrative et commerciale) 09 Stagiaire rémunéré 10 Stagiaire non rémunéré 12 Cadre supérieur 13 Dirigeant 19 Associé salarié 20 Gérant minoritaire de sarl 21 Gérant égalitaire de sarl 22 Président directeur général de Société anonyme 23 Directeur général de Société anonyme 24 Président directeur général de Société anonyme simplifiée 25 Directeur général de Société anonyme simplifiée 29 Cadre 90 Pas de statut professionnel 11

13 Voir le cahier des charges DADS-U pour la liste de toutes les valeurs possibles pour la zone S41.G Code statut professionnel. VOLET DADS-U / DONNEES IRC - CODE CATEGORIEL ARRCO-AGIRC (ZONE S41.G ) Code statut catégoriel ARRCO-AGIRC La zone S41.G Code catégoriel ARRCO-AGIRC est déduite à partir de la zone Code catégorie du volet DADS-U / Données IRC de chaque fiche salarié. Veuillez saisir la valeur qui correspond à la catégorie du salarié. Code 01 Cadre (article 4 et 4 bis) Statut professionnel 02 Extension cadre pour retraite complémentaire seulement 04 Non cadre VOLET DADS-U / DONNEES IRC CODE EXO (ZONE S41.G ) Code type exonération La zone S41.G Code type exonération concerne les salariés possédant une base d exonération Urssaf uniquement. Veuillez renseigner le code type d exonération correspondant au profil du salarié : Valeur à saisir 01 apprentis (loi de1979) Signification DADS-U 12

14 Valeur à saisir Signification DADS-U 02 apprentis (loi de1987) 03 apprentis Secteur public (loi de1992) 07 aide à la réduction du temps de travail (loi aubry I) 10 contrat initiative emploi 11 contrat emploi solidarité 12 contrat d'orientation 13 contrat de qualification 14 contrat de retour à l'emploi 15 contrat emploi consolidé 16 contrat d'accès à l'emploi 17 créateur d'entreprise 19 embauche du 1er au 50ème salarié (zrr/zru) 21 entreprises d'insertion 22 entreprises d'intérim d'insertion 23 associations intermédiaires 24 structures agréées au titre de l'aide sociale 26 entreprises et associations d'aide à domicile 27 zones franches urbaines (zfu) 31 réduction avantage en nature hôtels cafés restaurants (hcr) 33 réduction des cotisations patronales dite 'réduction fillon' 34 contrat d'accompagnement dans l'emploi 35 contrat d'insertion par l'activité 36 contrat insertion-revenu minimum d'activité 37 contrat d'avenir 38 contrat de professionnalisation 39 entreprise innovante 40 exonération de cotisations patronales de sécurité sociale applicable dans les dom 51 contrat pacte 52 organismes d'intérêt général en zrr 53 bassin d'emploi à redynamiser 13

15 EVENEMENT AGENDA Le programme va générer des périodes d activité et d inactivité en fonction des événements agenda de type Entrée, Sortie et Suspension enregistrés pour chaque salarié. Il est impératif de renseigner soigneusement les événements agenda pour chaque salarié afin d automatiser la génération des périodes d activité, d inactivité ainsi que les valeurs correspondantes. Les événements agenda peuvent être consultés, modifiés, supprimés ou créés à partir du volet Agenda des fiches Salariés ou à partir de la fonction Mise à jour des événements du menu Traitement. Si vous optez pour la fonction Mise à jour des événements, vous pouvez limiter la liste des événements à afficher en utilisant les deux listes déroulantes placées en bas de la fenêtre. Listes déroulantes permettant de filtrer les événements à afficher. IMPORTANT! Toutes les zones des périodes d activité et d inactivité (bases sécurité sociale, bases limitées au plafond, etc) seront alors alimentées sans aucune intervention supplémentaire dans l assistant DADS-U. 14

16 (1) Action de l événement permettant d identifier le type de période DADS-U à générer (2) Période de l événement permettant de générer la date de début et de fin de la période d activité ou d inactivité. (3) Code Code de correspondance du code de début, code de fin ou Code motif d inactivité (4) Code abrégé du contrat de travail. (Structure\Contrats). Action (1) L action de l événement agenda va déterminer les informations qui seront générées dans le fichier DADS-U pour les périodes d activité et/ou d inactivité. Les 3 actions traitées par le programme lors de la génération DADS-U sont les suivantes : - Evénement entrée : Un événement de type Entrée permet la génération d une période d activité. Au moins un événement de type Entrée doit être créé pour chaque salarié. Si le salarié est entré dans la société avant la date de début de déclaration, veuillez créer un événement en indiquant la date d entrée dans l entreprise. - Sortie : Ce type d événement permet de préciser la date et le code motif de fin d une période d activité ayant lieu dans la période de déclaration. - Suspension : Ce type d événement permet la génération d une période d inactivité. Date/ période (2) La date ou la période permet de déterminer la période d activité ou d inactivité. Cette information est liée à la première information décrite : Code (3) - Evénement entrée : Date début à renseigner pour signifier une entrée en cours d année. Pour les salariés embauchés avant la période de déclaration, renseigner la date d embauche. - Sortie : Date de sortie à renseigner pour identifier la date de fin de la période d activité. - Suspension : Période à saisir obligatoirement pour référencer les périodes d inactivité ayant lieu dans l année de déclaration. Cette information est fonction du type d événement. 15

17 - Evénement entrée : Cette information est reprise dans la zone Code motif de début de la période d activité (S41.G ). Pour les salariés présents toute l année, la saisie de l information n est pas obligatoire. Le programme génère la valeur par défaut : 097 Continuité d'activité en début de période. - Sortie : Cette information est reprise dans la zone Code motif de fin de période (S41.G ) pour les salariés sortis dans l année de déclaration. Pour les salariés ne possédant pas d événement de sortie dans la période de déclaration, le programme génère par défaut la valeur : 098 Continuité d'activité en fin de période. - Suspension : Cette information est obligatoire pour les salariés possédant une période d inactivité dans la l année de déclaration. IMPORTANT! La liste des correspondances des codes avec les codes motifs DADS-U se trouve en annexe de ce document. Code abrégé (Contrat de travail) (4) Le code abrégé du contrat de travail doit être renseigné au moins une fois pour un événement d entrée. Le code abrégé du contrat peut être saisi dans la fiche Contrat de travail associé à l événement de type Entrée. La valeur saisie sera reportée dans la zone S41.G Code contrat de travail. Les valeurs possibles sont les suivantes : 01 : contrat à durée indéterminée 02 : contrat à durée déterminée 03 : contrat de travail temporaire (mission) 04 : contrat d'apprentissage entreprises artisanales ou de 10 salariés au plus (loi du 03/01/79) 05 : contrat d'apprentissage entreprises non artisanales de plus de 10 salariés (loi de 1987) 06 : contrat emploi jeunes 07 : contrat emploi solidarité 08 : assistant d'éducation (Ircantec) 20 : mandat électif (Ircantec) 21 : arrêté de nomination (médecin) (Ircantec) 22 : SUPPRIME (arrêté municipal (Ircantec)) 23 : contrat nouvelle embauche (cne) 24 : réservé 25 : contrat d'accompagnement dans l'emploi (cae) 26 : contrat d'avenir 27 : contrat à durée déterminée à objet défini 90 : sans contrat 16

18 Récapitulatif des événements et des informations à saisir Voici les types d événements et les informations à saisir ou à vérifier pour chaque salarié : Salarié Type d événement agenda Informations obligatoires à saisir Salarié présent sur toute l année complète. Salarié embauché en cours d année. Salarié sorti en cours d année. Salarié ayant une période d inactivité en cours d année. Salarié ayant changé de situation en cours d année. Un seul événement de type Entrée à la date d embauche. Un seul événement de type Entrée à la date d embauche. Entrée à la date d embauche. Sortie à la date de sortie. Suspension pour la période d inactivité. Entrée à la date d embauche Sortie à la date de sortie. Entrée à la date du changement. Code abrégé dans la fiche Contrat de travail pour le contrat associé à l événement. Date de début. Code. Code abrégé dans la fiche Contrat de travail pour le contrat associé à l événement. Salarié embauché avant le début de l exercice : Code abrégé dans la fiche Contrat de travail pour le contrat associé à l événement. Salarié embauché en cours d année : Date de début. Code. Code abrégé dans la fiche Contrat de travail pour le contrat associé à l événement. Date. Code. Date de début et date de fin. Code. Salarié embauché avant le début de l exercice : Code abrégé dans la fiche Contrat de travail pour le contrat associé à l événement. Salarié embauché en cours d année : Date de début. Code. Code abrégé dans la fiche Contrat de travail pour le contrat associé à l événement. Date. Code. Date de début. Code. Code abrégé dans la fiche Contrat de travail pour le contrat associé à l événement. RECAPITULATIF DES CORRESPONDANCES DES DONNEES DES PERIODES DADS-U La zone Code entrée/sortie de l événement agenda permet de définir le code à reprendre dans le fichier DADS-U en fonction du type de l événement : Entrée Type Zone exploitée A renseigner Zone DADS-U Code abrégé contrat Date début Pour tous les salariés Date d embauche Période d activité : Zone S41.G Période d activité : Zone S41.G Valeur reprise dans la DADSU Code contrat de travail. Début de période de la situation déclarée. 17

19 Type Zone exploitée A renseigner Zone DADS-U Valeur reprise dans la DADSU Code Non obligatoire pour les salariés embauchés avant le début de l exercice Pour les salariés embauchés en cours d année Période d activité : Zone S41.G Période d activité : Zone S41.G Par défaut : 097 Continuité d activité Code motif début de la période d activité. Sortie Date de sortie Code Pour les salariés provoquant un changement de situation dans l année de déclaration. Pour les salariés provoquant un changement de situation dans l année de déclaration. Période d activité : Zone S41.G Période d activité : Zone S41.G Fin de période de la situation déclarée. Code motif fin de la période d activité. Date début Pour les salariés ayant une période d inactivité dans la période de déclaration. Période d inactivité. Zone S46.G Début de période d'inactivité ou de situation particulière. Suspension Date fin Pour les salariés ayant une période d inactivité dans la période de déclaration. Période d inactivité. Zone S46.G Fin de période d'inactivité ou de situation particulière. Code Pour les salariés ayant une période d inactivité dans la période de déclaration. Période d inactivité : Zone S46.G Code motif de période d inactivité. EXEMPLES DE CAS Voici quelques exemples de cas à vérifier pour la déclaration de la période du 01/01/08 au 31/12/08 : SALARIE PRESENT TOUTE L ANNEE ET EMBAUCHE AVANT LA PERIODE DE DECLARATION Il faut simplement vérifier que : Le salarié est présent au 01/01/08 (il existe au moins un événement agenda de type Entrée avant la période de début de déclaration et sans événement de sortie). Le code abrégé du contrat de travail est renseigné. S il n existe aucun événement agenda, il est impératif d en créer un avec les informations suivantes : Salarié Type d événement agenda Informations obligatoires à saisir Salariés embauché le 20/02/2001 Entrée le : 20/02/01 Code abrégé du contrat : 01 : contrat à durée indéterminée. (Voir cahier des charges DADS-U pour la liste des codes). Il n est pas nécessaire de saisir des informations complémentaires. Les informations par défaut peuvent être reprises. Période d activité générée : - du au

20 - Code début : Code fin : 098 SALARIE EMBAUCHE EN COURS D ANNEE Il faut simplement vérifier que le salarié possède un événement agenda de type Entrée à la date d embauche. Exemple : salarié embauché le 15/02/08. Salarié Type d événement agenda Informations obligatoires à saisir Date de début : 15/02/08. Salarié embauché le 15/02/08 Entrée à la date d embauche : 15/02/08 Code : 01 (Embauche). Voir en annexe, la liste des correspondances. Code abrégé du contrat : 01 : contrat à durée indéterminée. (Voir cahier des charges DADS-U pour la liste des codes). Période d activité générée : - du au Code début : Code fin : 098 SALARIE AYANT QUITTE L ENTREPRISE EN COURS D ANNEE Il faut simplement vérifier que : Le salarié possède un événement agenda de type Entrée à la date d embauche. Le salarié possède un événement agenda de type Sortie en indiquant la date et le code de sortie correspondant. S il manque l un ou les deux événements, veuillez les créer en reportant les informations suivantes : Salarié Type d événement agenda Informations obligatoires à saisir Embauche avant le début de l exercice Entrée à la date d embauche : 15/11/05 Date de début : 15/11/05. Code abrégé du contrat : 01 : contrat à durée indéterminée. (Voir cahier des charges DADS-U pour la liste des codes). Salarié sorti le 15/04/08 Entrée à la date d embauche : 15/01/08 Sortie à la date du 15/04/08 Embauche en cours d année Date de début : 15/01/08. Code : 01 (Embauche). Voir en annexe, la liste des correspondances. Code abrégé du contrat : 01 : contrat à durée indéterminée. (Voir cahier des charges DADS-U pour la liste des codes). Date de sortie : 15/04/08. Code entrée/sortie : 08 (Fin de contrat de travail). Voir en annexe, la liste des correspondances. Code abrégé du contrat : 02 : contrat à durée déterminée. (Voir cahier des charges DADS-U pour la liste des codes). Période d activité générée pour le salarié embauché le 15/11/05 : - du au Code début :

21 - Code fin : 008 Période d activité générée pour le salarié embauché le 15/01/08 : - du au Code début : Code fin : 008 REMARQUE : pour les salariés en CDD, il sera nécessaire de créer un évènement de type Sortie pour indiquer la fin du contrat de travail. SALARIE AYANT CHANGE DE PROFIL EN COURS D ANNEE (LE 01/10/08) Pour cet exemple, il faut vérifier que : Le salarié possède un événement agenda de type Entrée à la date d embauche. Il existe un événement agenda de type Sortie à la date du changement. Un nouvel événement de type Entrée a été créé pour identifier la nouvelle situation. Voici les informations relatives aux événements agenda à saisir : Salarié Type d événement agenda Informations obligatoires à saisir Période d activité 1 : Embauche en CDI le 20/02/01 Changement de situation le 01/10/08 Entrée à la date d embauche : 20/02/01 Sortie à la date de changement Code abrégé du contrat : 01 : contrat à durée indéterminée (Voir cahier des charges DADS-U pour la liste des codes). Date : 30/09/08 Code : 22 (changement des caractéristiques de l'activité ou du contrat de travail). Voir en annexe, la liste des correspondances. Date : 01/10/08 Période d activité 2 : Entrée le : 01/10/08 Code : 21 (changement des caractéristiques de l'activité ou du contrat de travail). Voir en annexe, la liste des correspondances. Code abrégé du contrat : 01 : contrat à durée indéterminée. (Voir cahier des charges DADS-U pour la liste des codes). Deux périodes d activité sont générées : - Période d activité 1 : - du 01/01/08 au 30/09/08 - Code début : Code fin : Période d activité 2 : - du 01/10/08 au 31/12/08 - Code début : Code fin : 098 SALARIE AYANT UNE PERIODE D INACTIVITE DANS L ANNEE En complément des événements Entrée/sortie qui permettent de générer les périodes d activités, il convient de créer un événement agenda de type Suspension pour la période d inactivité à générer. 20

22 Exemple : pour une période d inactivité Congés non rémunérés du 15/03/08 au 31/08/08, veuillez créer l événement agenda suivant : Salarié Type d événement agenda Informations obligatoires à saisir Salarié ayant une période d inactivité du 15/03/08 au 31/08/08 Suspension du 15/03/08 au 31/08/08 Date de début : 15/03/08 Date de fin : 31/08/08 Code : 54 (Congés non rémunérés). Voir en annexe, la liste des correspondances. Période d activité générée : - du au Code début : Code fin : 098 Période d inactivité générée : - du au Zone S46.G Code motif de période d'inactivité : 54 21

23 Opérations à réaliser avec la nouvelle version du programme Pour automatiser au maximum la reprise des données pour la DADS-U et éviter la saisie des données lors de la génération DADS-U, il est impératif de saisir toutes les informations que nous vous avons décrites précédemment. Elles peuvent être saisies directement avec la version du programme de Paie que vous possédez actuellement. Par contre, concernant le paramétrage des rubriques DADS-U et la génération du fichier DADS-U, il faudra attendre la nouvelle version de Sage 30/100 Paie Mac. A la disponibilité de la nouvelle version de la Paie Mac, veuillez effectuer les opérations suivantes : Installer la nouvelle version du programme. Modifier le paramétrage standard des rubriques DADS-U du fichier de paramétrage installé par Sage 30/100 Paie Mac V6.10 en définissant les fourchettes des rubriques de paie de votre base Paramètres. Générer le fichier DADS-U. Pour les salariés cotisant à des régimes spécifiques, saisir un bulletin en historique pour reporter les valeurs de ces codes régimes obligatoires spécifiques. Pour les salariés ayant des valeurs particulières sur une des zones sans correspondance avec les données du fichier de paie, veuillez passer par l assistant DADS-U pour saisir la ou les valeurs à déclarer. Exemple : Zone DADS-U CODE ACTIVITE (ZONE S41.G ) Valeur ne comportant pas de correspondance 06 : saisonnier 07 : vacataire 08 : occasionnel 09 : temps non complet (réservé secteur public) 10 : forfait jour Commentaire Voir le cahier des charges DADS-U. PARAMETRAGE DES RUBRIQUES DADS-U La fonction Paramètres DADS-U du menu Traitement permet d accéder à une fenêtre permettant de définir des rubriques de paie pour chaque rubrique DADS-U. Un paramétrage sera proposé par défaut à l installation de la nouvelle version du programme. La définition des rubriques de paie pour les rubriques DADS-U est indispensable pour alimenter des zones relatives aux valeurs dans les périodes d activité du fichier DADS-U (Heures rémunérées, Base brute fiscale, etc). Il sera donc impératif de vérifier et de définir les fourchettes de rubriques de paie correspondantes si elles sont différentes de celles proposées en suivant la procédure suivante : Lancer la fonction Paramètres DADS-U du menu Traitement dans la nouvelle version du programme. Sélectionner le fichier Paramètres DADS-U. 22

24 Vérifier et associer les fourchettes de rubriques de paie aux rubriques DADS-U disponibles. Cette opération est primordiale pour les valeurs reprises dans les périodes d activité et d inactivité. Exemple : par défaut, la fourchette de rubriques de paie de à est définie pour la rubrique DADS-U Total des heures. Si d autres rubriques de paie ont été créées dans votre fichier Paramètres pour le calcul du total des heures dans les bulletins de paie, veuillez modifier la fourchette des rubriques de paie pour y intégrer vos rubriques de paie. Rapport d anomalies : Un rapport d anomalies peut être imprimé au moment de la génération du fichier DADS-U. Ce rapport vous permet éventuellement de détecter les incohérences des valeurs déclarées. Vous pouvez ensuite apporter des modifications nécessaires dans la visionneuse DADS-U. Exemple : Le code Entrée/sortie renseigné dans les événements agenda est inexistant. Le programme mentionne une anomalie sur le rapport, vous pourrez ensuite apporter des modifications nécessaires via la visionneuse DADS-U en renseignant une valeur adaptée avant d envoyer le fichier pour contrôle. 23

25 LISTE DES RUBRIQUES DADS-U Voici la liste des rubriques DADS-U avec le paramétrage standard qui sera disponible dans la nouvelle version du programme. Veuillez reporter les rubriques de paie de votre base Paramètres si vous souhaitez les reprendre dans les zones DADS-U correspondantes. En gras sont indiquées les nouvelles rubriques pour la paie 6.10 Rubrique DADS-U Heures entreprise S.M.I.C. horaire Salaire de base Salaire horaire Total heures travaillées Total des heures rémunérées Total heures chômage partiel Rémunération heures suppl. et complémentaires. Base sécurité sociale Base SS limitée plaf. Cotisation CSG Paramétrage standard par défaut de : à : de : à : de : à : de : à : de : à : de : à : de : à : de à de : à : de : à : de : à : S41.G Taux temps partiel Zone DADS-U concernée et valeur reprise Valeur reprise : Total heures travaillées / (Montant 1 de la rubrique * Nbre mois rémunéré) * 100 (Pour les salariés temps partiel uniquement : S41.G = 02) (Valeur générée sans séparateur. Ex : 75% = 7500). A prendre en compte pour le calcul SMIC dans les rubriques S41.G , S41.G et S41.G Valeur reprise : Base A prendre en compte pour le calcul dans les rubriques S41.G , S41.G et S41.G Valeur reprise : Resultat A prendre en compte pour le calcul dans les rubriques S41.G , S41.G et S41.G Valeur reprise : Resultat S41.G Total heures travaillées Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité S44.G Durée effective du travail Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité S44.G Association pour la gestion du fond de financement Valeur reprise = Intitulé de la rubrique de paie (dans la limite de 2 caractères) si rubrique présente dans l historique sinon Intitulé de la rubrique dans le menu Structure et si le début de l intitulé = «01». Dans les autres cas = Vide. A prendre en compte pour le calcul dans les rubriques S41.G , S41.G et S41.G Valeur reprise : Cumul de la colonne Base par période d'activité S41.G Total des heures rémunérées pour la période Valeur reprise = Cumul de la colonne Base S41.G Total heures chômage partiel Valeur reprise = Cumul de la colonne Taux par période d activité S41.G = Cumul de la colonne Résultat de la période d activité. S41.G Base sécurité sociale Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité S41.G Code nature des bases de cotisations Valeur reprise = Intitulé de la rubrique de paie (dans la limite de 2 caractères) si rubrique présente dans l historique sinon Intitulé de la rubrique dans le menu Structure et si le début de l intitulé est égal à «02». Dans les autres cas : S41.G = 01 S41.G Base SS limitée plaf. Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité S41.G Cotisation CSG Cumul de la colonne Base par période d activité 24

26 Rubrique DADS-U Contribution remboursement (CRDS) Base exonérée Sécurité Sociale (GPEC) Base exonérée CSG / CRDS (GPEC) Base brute fiscale Valeur avantage en nature Retenue sur salaire Montant frais prof. Chèque vacances (employeur) Retenue à la source Indemnité d expatriation Total imposable taxes salaires Base imposable 1er taux Base imposable 2ème taux Montant taxe sur salaire Revenus activité nets imposables Autres revenus imposables Cotisation épargne retraite Indemnités d impatriation Participation au financement Base brute exceptionnelle 1 à 5 Base plaf. Exceptionnelles 1 à 5 Prime exceptionnelle (loi pouvoir d'achat) Paramétrage standard par défaut de : à : de : à : de : à : De : à : De : à : de : à : de : à : de : à : de : à : de : à : de : à : de : à : de : à : Zone DADS-U concernée et valeur reprise S41.G Contribution remboursement (CRDS) Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité S41.G Montant de la somme exonérée Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité S41.G Montant de la somme exonérée Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité S41.G Base brute fiscale Valeur reprise = Cumul de la colonne Resultat par période d activité S41.G Valeur avantage en nature Valeur reprise = Cumul de la colonne Résultat par période d activité S41.G Retenue sur salaire Valeur reprise = Cumul de la colonne Résultat par période d activité S41.G Montant frais prof. Valeur reprise = Cumul de la colonne Résultat par période d activité S41.G Chèque vacances (employeur) Valeur reprise = Cumul de la colonne Résultat par période d activité S41.G Retenue à la source Valeur reprise = Cumul de la colonne Résultat par période d activité S41.G Indemnité d expatriation Valeur reprise = Cumul de la colonne Résultat par période d activité S41.G Total imposable taxes salaires Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité S41.G Base imposable 1er taux Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité S41.G Base imposable 2ème taux Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité S41.G Montant taxe sur salaires Valeur reprise = Somme de la colonne Part patronale des rubriques par période d activité S41.G Revenus activité nets imposables Valeur reprise = Cumul de la colonne Résultat par période d activité S41.G Autres revenus imposables Valeur reprise = Cumul de la colonne Résultat par période d activité S41.G Cotisation épargne retraite Valeur reprise = Cumul de la colonne Résultat par période d activité S41.G Indemnités d impatriation Valeur reprise = Cumul de la colonne Résultat par période d activité S41.G Participation au financement Valeur reprise = Cumul de la colonne Résultat par période d activité S41.G Base brute exceptionnelle Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité S41.G Base plaf. Exceptionnelles Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité S41.G = 58 S41.G Base brute exceptionnelle Valeur reprise = Cumul de la colonne Résultat par période d activité 25

27 Rubrique DADS-U Somme isolée brute Somme isolée plafonnée Base CSG spécifique Base brute soumise exo. Base plaf. soumise exo. Temps d arrêt (Inactivité) Code régime de base obligatoire Code régime oblig. risque maladie Code régime oblig. risque AT Code régime oblig. risque Vieil. pat. Code régime oblig. risque Vieil. salarié Epargne salariale Actions gratuites attribuées Avantage particulier Paramétrage standard par défaut de : à : de : à : de : à : Zone DADS-U concernée et valeur reprise S41.G Somme isolée brute Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité S41.G Somme isolée plafonnée Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité S41.G Base CSG spécifique Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité S41.G Base brute soumise exo. Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité S41.G Base plaf. soumise exo. Valeur reprise = Cumul de la colonne Base par période d activité (*1*) S46.G Temps d arrêt (Inactivité, attention unité d'expression en Heures) Valeur reprise = Cumul de la colonne Nbre/Taux (*2*) S41.G Code régime de base obligatoire Valeur reprise = Intitulé de la rubrique de paie (dans la limite de 3 caractères) si rubrique présente dans l historique sinon Intitulé de la rubrique dans le menu Structure (*2*) S41.G Code régime oblig. risque maladie Valeur reprise = Intitulé de la rubrique de paie (dans la limite de 3 caractères) si rubrique présente dans l historique sinon Intitulé de la rubrique dans le menu Structure (*2*) S41.G Code régime oblig. risque AT Valeur reprise = Intitulé de la rubrique de paie (dans la limite de 3 caractères) si rubrique présente dans l historique sinon Intitulé de la rubrique dans le menu Structure (*2*) S41.G Code régime oblig. risque Vieil. pat Valeur reprise = Intitulé de la rubrique de paie (dans la limite de 3 caractères) si rubrique présente dans l historique sinon Intitulé de la rubrique dans le menu Structure (*2*) S41.G Code régime oblig. risque Vieil. salarié Valeur reprise = Intitulé de la rubrique de paie (dans la limite de 3 caractères) si rubrique présente dans l historique sinon Intitulé de la rubrique dans le menu Structure S41.G Code type montant épargne salariale Valeur reprise = Intitulé de la rubrique de paie (dans la limite de 2 caractères) si rubrique présente dans l historique sinon Intitulé de la rubrique dans le menu Structure S41.G Montant épargne salariale Valeur reprise = Cumul de la colonne Résultat par période d activité S41.G Nombre d'actions gratuites attribuées Valeur reprise = Cumul de la colonne Nbre/taux par période d activité S41.G Valeur unitaire de l'action attribuée Valeur reprise = Base par période d activité S41.G Code type d'avantage particulier Valeur reprise = Intitulé de la rubrique de paie (dans la limite de 2 caractères) si rubrique présente dans l historique sinon Intitulé de la rubrique dans le menu Structure S41.G Mont. particip. patron. au financement d'avantages particuliers Valeur reprise = Cumul de la colonne Cot. patronale par période d activité 26