Gestion des articles par n de série

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1 Gestion des articles par n de série PRE-REQUIS Pour que cette gestion soit optimale, nous partons du principe que vos articles sont manufacturés et identifiés par le constructeur, cette identification est donc inscrite sur l article, elle correspond pour le logiciel au n de série. Enregistrement de ou de nouveaux n de série pour un article. Depuis la liste des articles : Une saisie par l intermédiaire de la liste des articles ne nécessite pas l ouverture de la fiche article et est au fil de l eau, à savoir que vous pourrez enregistrer à la suite des n de série dans une liste de saisie prévue à cet effet. Pointez le curseur sur la ligne de l article concerné, puis appelez le menu par la touche Menu [F10]. Dans le menu qui s affiche cliquez sur Saisie des n de série au fil de l eau [Alt+E] 1

2 Fenêtre de saisie au fil de l eau : Cette fenêtre est divisée en 3 parties, La zone de saisie des nouveaux numéros de série pour l article identifié dans la barre de menu La zone de paramètre pour mise à jour stock selon saisie, applicable en fin de saisie par le bouton VALIDER [F12] La liste des n de séries déjà saisie Dans le champ Nouveau n, saisissez alors le n de série concerné, pus appuyez sur la touche Entrée de votre clavier, ce nouveau n ira se placer dans la liste des n saisie. Si vous disposez d une douchette code barre et que votre n de série est noté avec son code barre sur l article, vous pouvez alors bipez ce numéro, celui-ci sera automatique enregistré dans la liste écran. Attention, à ce stade les n de série saisis ne sont pas enregistrés dans le fichier articles, mais seulement dans la liste écran. Dans le cas d une coupure de courant votre saisie serait perdue, vous pouvez par contre faire un enregistrement définitif, en cliquant sur Valider [F12], le programme enregistrera ces n de série et vous demandera si vous désirez continuer la saisie. Gestion des doublons sur n de série : Un article ne peut pas avoir plusieurs et même n de série. Vous pouvez avoir plusieurs n de série identiques, mais pour des articles DIFFERENTS. La clé d identification unique d un article/série = le code article (fiche article) + N de série Si vous saisissez un n de série existant pour l article en cours, le message suivant apparaitra : Un n de série vendu reste unique, à savoir que vous ne pourrez pas ressaisir ce n de série pour le revendre. 2

3 Mise à jour des stocks selon saisie : A la fin de votre saisie des n de série au fil de l eau, vous devrez valider ces saisies en cliquant sur le bouton Valider [F12], mais auparavant, il vous faut identifier si les stocks doivent être mis à jour selon cette saisie. Chaque n de série étant unique, chaque saisie vaut 1 pour le stock de l article concerné. Exemple : Vous saisissez 5 n séries, le stock sera incrémenté de 5 (Stock actuel + 5). Avant d enregistrer votre saisie, vous devez déterminer la mise à jour des stocks, pour cela, sélectionnez l option correspondante. Par défaut l incrémentation des stocks est activée. Gestion des n de série depuis la fiche article Toute la gestion des n de série se fait uniquement dans le fiche article concerné. Paramètre d identification de gestion d un article par n de série. Ce paramètre indique à l ensemble du programme que la gestion de l article s effectue au travers des n de série (Vente etc ) Vous pouvez cocher cette option, mais celle-ci sera automatiquement activée dès l instant que des n de série seront associés à l article. 3

4 Liste des n de série article depuis la fiche article : Cette liste est disponible depuis l onglet Numéro de série. Elle affiche tous les n de série associé à l article, le lot dont dépend le n de série, la date de vente du n de série, et enfin son n de vente si vente il y a eu. Bouton de menu : Nouveau [F2] Création et ajout d un nouveau numéro de série pour l article. Modifier [F3] Ouvre la fiche article série pour modification. Supprimer [Suppr] Supprime un n de série si et seulement si ce n n a pas été vendu. Consulter l historique pour ce n de série [F6] Ouvre la liste des ventes pour ce n de série (Devis, facture). Imprimer les étiquettes code barre pour le ou les n de série [F4] Cette procédure vous permet d imprimer une étiquette dont le code barre correspondra au n de série. Pour déterminer le ou les n de série concernés dans la liste, il vous suffit de cocher la case à droite de chaque ligne n de série, puis de cliquer sur le bouton, choisissez ensuite l option de menu adéquate. 4

5 Vente en caisse : Vente en saisissant directement le n de série dans le code article en recherche Dans l exemple, le n de série est (voir image page précédente) Insertion de l article dans la vente (article pour le n de série) Vente en saisissant le code article (202) Ouverture de la liste des n de série pour l article : 202 5

6 Dans la fenêtre, positionnez alors le curseur sur la ligne de série concernée, puis cliquez sur Sélectionner [F12]. L affectation d un article série ou de l ouverture de la fenêtre de sélection d un n de série, est identique dans tous les modes de sélection disponibles dans l écran caisse. Sélection par bouton de sélection Sélection depuis la liste des articles (disponibles en écran caisse). Numéro de série non présent dans la liste Si le n de série n existe pas dans la liste, vous pouvez alors passer en création, pour cela, cliquez sur le bouton : En cliquant sur ce bouton, vous basculerez sur l écran de saisie au fil de l eau (voir page précédente). Après validation, le ou les nouveaux n de séries apparaitront automatiquement dans la liste, positionnez alors le curseur sur le n en vente et cliquez sur Sélectionner [F12]. IMPORTANT : Si l article ne comporte pas de n de série, (vous pouvez en créer un bien sur), mais vous pouvez aussi vendre l article sans faire référence à un n de série. A AUCUN MOMENT LE LOGICIEL NE VOUS INTERDIRA LA VENTE D UN ARTICLE, même s il manque le n de série. 6

7 Impression de la facture avec n de série Article : 202 N de série :

8 Ticket (Séquence Esc Epson) Affichage n série vendu en fiche article : 8

9 Affichage n série en liste des ventes : Il vous faudra déplacer l ascenseur pour voir ce n de série. Recherche par filtre multi-critères Saisissez le n de série recherché puis cliquez sur Valider[F12] 9

10 Limite : Liste des limites du logiciel sur la gestion des n de série : Pas possible de faire un retour avec un n de série (En cours de développement). Pas possible de vendre plusieurs n de série sur une seule ligne de vente, si vous vendez une quantité de 2 articles par exemple, il vous faut faire 2 lignes de vente, 1 pour chaque n de série. 10

11 Bon à savoir Agence France Route de Pompignan VALFLAUNES Tel : Renseignement commercial : [email protected] Renseignement technique : [email protected] 11