Mai Outil L ingénierie

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1 Mai 2014 Outil L ingénierie

2 Ce document a été produit grâce à l aide financière du Ministère de la Famille.

3 Table des matières Les associations... 4 Qu'est- ce que la pratique de l ingénieur?... 4 Qu'est-ce qu'un ingénieur?... 5 Les appels d offres... 5 Vos besoins... 5 Le contrat... 5 Références... 6 ANNEXE Préparation d un appel d offres pour professionnels... 7 ANNEXE Appel d offres de services d ingénierie Génie civil du bâtiment et structure Génie mécanique et électrique du bâtiment ANNEXE Contrat de services d ingénierie... 37

4 Lors de la réalisation de votre projet de concrétisation de nouvelles places en CPE, vous allez potentiellement faire l embauche d ingénieurs. Ce document a été conçu afin de vous éclairer sur les différentes spécialités de l ingénieur et de vos besoins pour la réalisation de vos travaux tout en respectant les exigences du programme de financement des infrastructures (PFI). Il existe plusieurs associations, règlements et lois qui encadrent cette profession et nous allons démystifier le plus possible les étapes nécessaires au bon déroulement de votre projet. Vous allez devoir faire la sélection et l embauche de ce type de professionnel. Votre architecte aura la possibilité de s engager dans cette démarche selon le mandat que vous lui avez confié. Ce processus doit être conforme aux règles administratives du PFI. Les associations L Association des Ingénieurs-Conseils du Québec (AICQ) «fait la promotion des meilleures pratiques d'affaires et développe des mécanismes afin de contribuer à l'évolution du génieconseil québécois. L'Association regroupe des firmes de toutes les tailles, qui offrent une gamme variée de services professionnels, allant des études environnementales à la mise en service, en passant par la conception, la préparation des plans et devis et la surveillance des travaux de construction, sa mission est de promouvoir et représenter les intérêts du génieconseil auprès des pouvoirs publics, des donneurs d'ouvrage et du public en général.» 1 L'adhésion à l'aicq est volontaire. L'Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ) est un ordre professionnel au même titre que les autres ordres professionnels du Québec. Il a reçu de l'état le mandat de réglementer et de surveiller les activités professionnelles qui comportent des risques de préjudices pour le public. Le système professionnel québécois s articule autour d un principe fondamental : la protection du public. Afin d assurer l atteinte de cet objectif, le législateur a confié une grande part de responsabilités aux ordres professionnels, suivant le principe de l autorégulation. 2 L'adhésion à l'oiq est obligatoire afin de pratiquer cette profession au Québec. Qu'est- ce que la pratique de l ingénieur? «Au Québec, un système de lois et de règlements encadre les ingénieurs dans le but de protéger le public. La Loi sur les ingénieurs précise, entre autres, les actes exclusifs et les champs de pratique des ingénieurs. Selon l'article 3 de la loi, l'ingénieur est autorisé à exécuter, et ce, de façon exclusive, les actes suivants : donner des consultations et des avis, c'est-à-dire analyser, interpréter des données, faire des hypothèses et parvenir à une opinion éclairée, exprimée dans un vocabulaire pouvant être compris de celui qui le consulte; faire des mesurages, des tracés, préparer des rapports, des calculs, des études, des dessins, des plans, des devis et des cahiers des charges; inspecter ou surveiller les travaux dans le but de contrôler et de vérifier.»

5 Qu'est-ce qu'un ingénieur? Selon l OIQ, l ingénieur est appelé à résoudre des problèmes technologiques, concrets et souvent complexes, liés à la conception, à la réalisation et à la mise en œuvre de produits, de systèmes ou de services. Pour assumer un rôle si stratégique dans la société, ce professionnel doit maîtriser un ensemble de connaissances techniques économiques, sociales, environnementales et humaines qui reposent sur une solide culture scientifique. Les appels d offres Un appel d'offres est une procédure qui permet de faire le choix de l individu ou entreprise (le soumissionnaire qui sera le fournisseur) pour réaliser des travaux/services. L appel d offres est un document qu on envoie à des fournisseurs dans le but de leur demander une soumission. L objectif est de mettre plusieurs entreprises en concurrence pour fournir un produit ou un service. Les règles administratives du PFI préconisent une procédure que sont tenus de respecter les CPE lors de l attribution de contrats professionnels. Généralement, pour les services d ingénieurs, un appel d offres sur invitation est requis. Un document annexé aux règles administratives propose une méthodologie que doivent suivre les CPE, ce document a été joint en annexe 1. Un modèle conforme aux exigences du Ministère a été mis au point pour vous aider dans la rédaction d un appel d offres de service d ingénierie. Pour ce type de professionnels, deux expertises distinctes peuvent être requises : Génie civil du bâtiment et structure Génie mécanique et électrique du bâtiment Il appartient au CPE d adapter ce modèle afin de mieux refléter les particularités de son projet. Vous pouvez consulter cet outil à l annexe 2. Vos besoins Votre architecte sera l investigateur des besoins en ingénierie. Selon l esquisse conçue et acceptée par le CPE, les besoins du type d expertise d ingénierie seront définis par l architecte. Il est préférable d inclure cette esquisse lors des appels d offres. Le contrat «Le CPE doit conclure un contrat par écrit avec le professionnel sélectionné. Il existe des modèles de contrats suggérés par les ordres professionnels. Le projet de contrat avec le professionnel doit être soumis au Ministère avant signature». 4 Un modèle de contrat est disponible en l annexe 3, il est important de réaliser que cet outil est un point de départ de votre négociation avec votre professionnel. 4 Règles administratives, PFI

6 Références Voici deux liens à consulter pour de plus amples informations concernant le Programme de financement des infrastructures (PFI) du ministère de la Famille ; Règles budgétaires pour l année : Règles administratives pour l année : Autres sites de références Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ) Association des Ingénieurs-Conseils du Québec (AICQ) Guide pratique professionnelle de l OIQ Loi sur les services de garde éducatifs à l enfance a. Texte intégral, 2&file=//S_4_1_1/S4_1_1.htm Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance a. Texte intégral 3&file=/S_4_1_1/S4_1_1R2.HTM 6

7 ANNEXE 1 Préparation d un appel d offres pour professionnels Extrait des règles administratives du PFI, Annexe 8 Preparation_appel_offres_professionnels_ pdf

8 Extrait des règles administratives, Programme de financement des infrastructures et autres subventions liées à des projets d immobilisation

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13 ANNEXE 2 Appel d offres de services d ingénierie Génie civil du bâtiment et structure Génie mécanique et électrique du bâtiment 13

14 Modèle Appel d offres de services d ingénierie Génie civil du bâtiment et structure pour la réalisation d un projet d un centre de la petite enfance (CPE) en développement Dans ce modèle, nous vous suggérons un appel d offres afin de solliciter des soumissionnaires sous une base de montant forfaitaire. Cette approche a été préconisée afin de faciliter l analyse des soumissions pour déterminer le moins-disant (exigence des règles administratives du PFI) et aussi pour une meilleure gestion de votre enveloppe d Honoraires professionnels. Cet outil vous guidera dans la démarche du processus d appel d offres tout en vous permettant d apporter les modifications nécessaires aux spécificités de votre projet. Ce document est un modèle qui a été créé pour aider et guider les CPE dans le montage de leur document d appel d offres pour l ingénierie. La vigilance de la direction des CPE demeure requise en tout temps et durant toutes les étapes de la préparation de l appel d offres. Ainsi, c est à la direction de s assurer de la conformité des documents finaux. Produit en collaboration avec le service juridique de l AQCPE. Avril

15 Montréal, lundi xxx 2013 OBJET : INVITATION À PRÉSENTER UNE OFFRE DE SERVICES À TITRE D INGÉNIEUR Maître d oeuvre : Nom du CPE Adresse Numéro de téléphone Adresse courriel SPÉCIALISTE : INGÉNIEUR en génie civil du bâtiment et structure Bonjour, Par la présente, nous vous invitons à présenter une offre de services professionnels pour le projet [de construction d une nouvelle installation ou de l acquisition d une propriété ou des améliorations locatives ou ] du centre de la petite enfance (CPE) xxx, donc voici les principales caractéristiques : 1. Présentation du CPE Historique du CPE, mission, description de la situation actuelle, regroupement des installations 2. Description du projet 2.1. Type de projet : Les services professionnels de l ingénieur faisant l objet de cet appel d offres sont requis pour la réalisation d une (nouvelle ou agrandissement ou autre installation) pour le CPE nom Adresse : xxx Capacité actuelle : xxx Accroissement de capacité : xxx 15

16 2.2. Principales caractéristiques : Description du site d intervention et identification des utilisateurs et de leurs besoins, exemple : Pouponnière de x places Salle multifonctionnelle Le bâtiment aura/a une superficie d environ xxx m 2 Nombre d étages si cette information est disponible Le bâtiment construit devra respecter les éléments prescrits par la Loi et le Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance du Ministère de la Famille ainsi que toutes lois et réglementations en vigueur (ex. normes municipales, Régie du bâtiment, etc.) Autres conditions particulières : Identifier toute particularité avec votre projet s il y a lieu. Ex. : Des travaux d aménagement d un tiers pour poursuivre les activités dans le cas d une amélioration locative Mode de financement : Le CPE est financé selon le Programme de financement des infrastructures (PFI) établi par le ministère de la Famille. Conséquemment, l ingénieur doit se familiariser avec ce programme. Celui-ci prescrit les procédures à respecter Budget : L enveloppe préliminaire estimée et autorisée dans le cadre du PFI, à ce jour, se répartit comme suit (à 50 % des taxes) ; Construction : xxxx $ Aménagement extérieur : xxx $ Une mise de fonds de la part d un tiers pourrait venir s ajouter à ces montants 16

17 2.6. Échéancier : Un échéancier provisoire de réalisation du projet a été élaboré. Selon cet échéancier, le projet devrait s échelonner sur environ xx mois pour une ouverture officielle vers la fin mois Octroi du contrat : mois 2014 Remise des plans et budgets préliminaires par l architecte : jour mois 2014 Approbation des plans par le ministère de la Famille : mois 2014 Prévision du début des travaux 5 : mois Mandat 3.1. Description : Dans le cadre de sa fonction, l ingénieur devra fournir les services de base requis afin que l architecte puisse détenir les informations nécessaires pour la réalisation des plans et budgets préliminaires. De plus, il devra travailler en collaboration avec le CPE, le chargé de projet et tous les intervenants participant au projet. Le mandat de génie civil comprend notamment tous les travaux de pavage et de béton, la gestion des eaux de surfaces, les raccordements des services ainsi que tout autre ouvrage de génie civil requis pour ce projet. Le mandat de structure de bâtiment comprend notamment tous les ouvrages de fondation, d excavation, de remblai et de dalles structurales ainsi que le design et les calculs des murs, charpentes et toitures, essentiel à ce projet. Le mandat 6 du présent appel d offres devra inclure les services professionnels suivants : a) Étude préparatoire analyse des besoins élaboration du concept 5 Cette date est tributaire de la remise des plans préliminaires. 6 Selon le décret : Guide d application du barème des honoraires, mai 2013, Association des ingénieurs-conseils du Québec 17

18 b) Plans et devis préliminaires Rapport explicatif de la conception de la solution technique proposée. La préparation et la présentation des plans préliminaires et devis sommaires. La préparation de l estimation du coût des travaux selon les divisions du devis sommaire. c) Plans et devis définitifs La préparation des dessins d exécution, des détails, du cahier des charges et des devis descriptifs reliés à sa spécialité et requis pour les besoins de la soumission de la construction. La révision, par section du devis, de l estimation du coût des travaux préparée à la phase des préliminaires. L émission des addenda, l analyse des soumissions et la formulation des suggestions appropriées. Pour des fins de recommandation au propriétaire, la vérification des dessins d atelier et de ceux des fabricants pour s assurer qu ils respectent les plans et devis. La correspondance relative aux travaux de construction. Pour des fins de recommandation au propriétaire, la vérification des substituts des matériaux. Selon la fréquence que commande l évolution du chantier, les visites périodiques au chantier afin de s assurer d une façon générale que le progrès des travaux, leur exécution, la qualité des matériaux et de la main-d œuvre respectent les exigences des documents contractuels. Les avis à l entrepreneur sur l interprétation des plans et devis. La surveillance des essais de fonctionnement de la machinerie et des appareils installés pour déterminer s ils satisfont aux garanties de capacité et de rendement, selon les éléments reliés à sa spécialité. d) Services durant la construction La préparation des dessins à grande échelle des détails non prévisibles lors de la préparation des plans et devis définitifs, mais requis pour fins de construction. La préparation des avis de changement et leur négociation. Les avis à l entrepreneur sur l interprétation des plans et devis. La vérification des dessins d atelier et ceux du fabricant pour s assurer qu ils respectent les plans et devis. La vérification des demandes de paiement et l émission de certificats pour la recommandation des paiements progressifs et finaux. La surveillance de la mise en service. 18

19 3.2. Fonction et obligations d ingénieur quant à un mandat avec surveillance Exerce une surveillance partielle, ce qui implique les obligations suivantes; Le maître d œuvre s attend à des visites ponctuelles que l ingénieur effectue pendant les travaux, aux moments opportuns, à l emplacement de l ouvrage, dans le but de se tenir informé de leur avancement et de déterminer si, de manière générale, l ouvrage en construction est conforme aux plans et documents contractuels. La vérification de la qualité des matériaux et des travaux. L inspection des travaux et, le cas échéant, l établissement d une liste des déficiences. Ainsi, tous les coûts reliés à la surveillance de chantier sont inclus à même les honoraires forfaitaires tels que stipulé dans le mandat de base avec surveillance. Aucune restriction minimale sur le nombre de visites conséquemment aucun frais supplémentaires ne peuvent être chargés au maître d œuvre Services exclus L étude géotechnique et le relevé d arpentage du site. Le maître d œuvre fournira, lorsque requis ou nécessaire, l étude de sol à l ingénieur Documents fournis Voici la liste des documents qui seront mis à votre disposition pour la réalisation du mandat : L étude géotechnique du site Le relevé d arpentage Les plans d aménagement en architecture 4. Adjudication des contrats Le CPE retiendra les services du plus bas soumissionnaire conforme qui répondra aux critères établis et fournira une offre de service complète avec tous les éléments inscrits dans cet appel d offres. 19

20 5. Ventilation des honoraires 5.1. Rémunération La soumission devra être calculée sur une base forfaitaire Le montant soumis inclut le coût de la main-d œuvre nécessaire à l exécution du contrat de même que les frais généraux, les frais d administration, les frais de déplacement, d hébergement et les autres frais indirects inhérents au contrat et lorsqu applicables, les taxes fédérale, provinciale ou autres Modalités de paiement Les honoraires pour les services de base sont répartis de la façon suivante : Étude préparatoire 15 % Plans et devis préliminaires 15 % Plans et devis définitifs 45 % Service durant la construction 25 % La rémunération se fera sur la présentation de factures selon l avancement des travaux. 6. Indication pour la soumission 6.1. Formulaire de soumission Le formulaire de soumission en annexe1 doit être rempli tel quel L endroit pour déposer la soumission : CPE xxx ou bureau de l architecte ou bureau de votre chargé de projet Adresse complète La date et l heure limite pour réception : Jour mois 2014 à 00 h 00 20

21 6.3. Dépôt de la soumission : Les soumissions doivent obligatoirement être acheminées dans une enveloppe scellée et selon l une des trois méthodes suivantes : par la poste (courrier recommandé de Postes Canada) par service de messagerie déposé au nom et adresse (même que 6.2), du lundi au vendredi entre 9 h et 17 h. Dans ce cas, le soumissionnaire devra signer un document confirmant le dépôt et la réception de la soumission Un seul exemplaire de votre soumission est requis 6.4. Ouverture de la soumission : La date L heure L endroit «Tous les professionnels qui ont soumissionné des travaux peuvent assister à l ouverture des soumissions.» Règles administratives PFI p Période de validité de la soumission L offre doit être valide pour une période de 90 jours à compter de la date de dépôt Diffusion des résultats Le Conseil d administration avisera le soumissionnaire retenu par courriel avant le date Conformité Toute soumission qui ne serait pas présentée conformément aux instructions fournies aux soumissionnaires ou qui ne serait pas accompagnée des documents exigés, dûment remplis, sera rejetée. Le formulaire de soumission doit être soumis selon les indications inscrites, toute modification engendra le rejet de la soumission Réserve Le CPE n est pas tenu d accepter aucune des soumissions reçues. 21

22 7. Professionnels autorisés à soumissionner Professionnel ayant au Québec, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement établi à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. Pour les contrats de $ et plus, seul le professionnel ayant fourni une attestation délivrée par Revenu Québec (RQ) au cours des quatre-vingt-dix (90) jours précédant la date et l heure limites de réception des soumission indiquant qu il a produit les déclarations et les rapports exigés en vertu des lois fiscales du Québec et qu il n a pas de compte en souffrance à l endroit de RQ. Membre de son ordre professionnel. Détenant une assurance responsabilité. 8. Avertissement Toute offre, tout don ou paiement, toute rémunération ou tout avantage en vue de se voir attribuer le présent contrat est susceptible d entraîner le rejet de la soumission ou, le cas échéant, la résiliation du contrat. 9. Divers 9.1. Coordonnées de la personne responsable 9.2. Date de la réunion d information, s il y a lieu 9.3. Voici une liste des documents attendus : Formulaire de soumission Preuve d assurance responsabilité professionnelle valide; Toutes les informations demandées dans l appel d offres ; Pour les contrats de $ et plus, l attestation requise délivrée par Revenu Québec (RQ) ; Si le soumissionnaire est une personne morale, la soumission doit être accompagnée d une résolution ou d un règlement autorisant la signature de la soumission et des documents annexés. 22

23 Toute question doit obligatoirement être posée par écrit (courriel ou fax). Aucune question par téléphone ne sera répondue. Les réponses seront transmises à tous les soumissionnaires en même temps par courriel. Aucune question ne sera acceptée moins de 5 jours ouvrables avant le dépôt des soumissions. Merci de votre collaboration. Directeur/directrice général(e) S il y a lieu, Président du conseil d administration ou chargé de projet 23

24 Annexe 1 Formulaire de soumission Votre logo Projet construction ou d agrandissement ou de réaménagement du CPE Services professionnels : Ingénierie Maître de l œuvre Soumissionnaire Nom du CPE Nom Adresse Adresse Courriel Courriel Téléphone Téléphone Honoraires professionnels : Budget préliminaire de financement pour les coûts des travaux : XXX Montant forfaitaire $ Étude préparatoire, plans et devis Surveillance des travaux Total 24

25 Frais connexes : Frais de reproduction Initiales de l ingénieur Les frais d impression et de messagerie sont inclus à même les honoraires forfaitaires. Un maximum de sept (7) copies de plans pour chacune des émissions est inclus dans les honoraires forfaitaires à l exception des plans pour soumission. Un nombre illimité de copies sont incluses pour l émission pour soumission lors des appels d offres. Frais de déplacement Initiales de l ingénieur Les frais de déplacement sont inclus de façon illimitée à même les honoraires forfaitaires lors de la conception des plans et devis, incluant les rencontres avec les différentes autorités. Les frais de déplacement sont inclus de façon illimitée à même les honoraires forfaitaires pour les visites et les réunions du chantier pour toute sa durée. Surveillance de chantier Initiales de l ingénieur Tous les coûts reliés à la surveillance de chantier sont inclus à même les honoraires forfaitaires tels que stipulé dans le mandat de base avec surveillance de l appel d offres. Le maître d œuvre s attend à des visites ponctuelles et suffisantes que l ingénieur effectue pendant les travaux, à l emplacement de l ouvrage, dans le but de se tenir informé de leur avancement et de déterminer si, de manière générale, l ouvrage en construction est conforme aux documents contractuels. Aucune restriction minimale sur le nombre de visites conséquemment aucun frais supplémentaires ne peuvent être chargés au maître d œuvre. Montant total forfaitaire : Ce montant forfaitaire est valide jusqu au jour mois année Signature du soumissionnaire : Date : 25

26 Modèle Appel d offres de services d ingénierie Génie mécanique et électrique du bâtiment pour la réalisation d un projet d un centre de la petite enfance (CPE) en développement Dans ce modèle, nous vous suggérons un appel d offres afin de solliciter des soumissionnaires sous une base de montant forfaitaire. Cette approche a été préconisée afin de faciliter l analyse des soumissions pour déterminer le moins-disant (exigence des règles administratives du PFI) et aussi pour une meilleure gestion de votre enveloppe d Honoraires professionnels. Cet outil vous guidera dans la démarche du processus d appel d offres tout en vous permettant d apporter les modifications nécessaires aux spécificités de votre projet. Ce document est un modèle qui a été créé pour aider et guider les CPE dans le montage de leur document d appel d offres pour l ingénierie. La vigilance de la direction des CPE demeure requise en tout temps et durant toutes les étapes de la préparation de l appel d offres. Ainsi, c est à la direction de s assurer de la conformité des documents finaux. Produit en collaboration avec le service juridique de l AQCPE. Avril

27 Montréal, lundi xxx 2013 OBJET : INVITATION À PRÉSENTER UNE OFFRE DE SERVICES À TITRE D INGÉNIEUR Maître d oeuvre : Nom du CPE Adresse Numéro de téléphone Adresse courriel SPÉCIALISTE : INGÉNIEUR en génie mécanique et électrique du bâtiment Bonjour, Par la présente, nous vous invitons à présenter une offre de services professionnels pour le projet [de construction d une nouvelle installation ou de l acquisition d une propriété ou des améliorations locatives ou ] du centre de la petite enfance (CPE) xxx, donc voici les principales caractéristiques : 1. Présentation du CPE Historique du CPE, mission, description de la situation actuelle, regroupement des installations 2. Description du projet 2.1. Type de projet : Les services professionnels de l ingénieur faisant l objet de cet appel d offres sont requis pour la réalisation d une (nouvelle ou agrandissement ou autre installation) pour le CPE nom Adresse : xxx Capacité actuelle : xxx Accroissement de capacité : xxx 27

28 2.2. Principales caractéristiques : Description du site d intervention et identification des utilisateurs et de leurs besoins, exemple : Pouponnière de x places Salle multifonctionnelle Le bâtiment aura/a une superficie d environ xxx m 2 Nombre d étages si cette information est disponible Le bâtiment construit devra respecter les éléments prescrits par la Loi et le Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance du Ministère de la Famille ainsi que toutes lois et réglementations en vigueur (ex. normes municipales, Régie du bâtiment, etc.) Autres conditions particulières : Identifier toute particularité avec votre projet s il y a lieu. Ex. : Des travaux d aménagement d un tiers pour poursuivre les activités dans le cas d une amélioration locative Mode de financement : Le CPE est financé selon le Programme de financement des infrastructures (PFI) établi par le ministère de la Famille. Conséquemment, l ingénieur doit se familiariser avec ce programme. Celui-ci prescrit les procédures à respecter Budget : L enveloppe préliminaire estimée et autorisée dans le cadre du PFI, à ce jour, se répartit comme suit (à 50 % des taxes) ; Construction : xxxx $ Aménagement extérieur : xxx $ Une mise de fonds de la part d un tiers pourrait venir s ajouter à ces montants 28

29 2.6. Échéancier : Un échéancier provisoire de réalisation du projet a été élaboré. Selon cet échéancier, le projet devrait s échelonner sur environ xx mois pour une ouverture officielle vers la fin mois Octroi du contrat : mois 2014 Remise des plans et budgets préliminaires par l architecte : jour mois 2014 Approbation des plans par le ministère de la Famille : mois 2014 Prévision du début des travaux 7 : mois Mandat 3.1. Description : Dans le cadre de sa fonction, l ingénieur devra fournir les services de base requis afin que l architecte puisse détenir les informations nécessaires pour la réalisation des plans et budgets préliminaires. De plus, il devra travailler en collaboration avec le CPE, le chargé de projet et tous les intervenants participant au projet. Le mandat de génie mécanique comprend notamment tous les travaux de réseaux de drainage sanitaire, réseaux de distribution d eau domestique, chauffage, ventilation, climatisation et contrôle des systèmes ainsi que tout autre ouvrage de génie mécanique requis pour ce projet. Le mandat de génie électrique comprend notamment la distribution secondaire, chauffage électrique, éclairage intérieur, éclairage extérieur, éclairage d urgence, raccordement des appareils, réseau de conduits vides (téléphone, interphone et autres services auxiliaires), alarme incendie et intrusion ainsi que tout autre ouvrage de génie électrique requis pour ce projet. Le mandat 8 du présent appel d offres devra inclure les services professionnels suivants : e) Étude préparatoire analyse des besoins élaboration du concept 7 Cette date est tributaire de la remise des plans préliminaires. 8 Selon le décret : Guide d application du barème des honoraires, mai 2013, Association des ingénieurs-conseils du Québec 29

30 f) Plans et devis préliminaires Rapport explicatif de la conception de la solution technique proposée. La préparation et la présentation des plans préliminaires et devis sommaires. La préparation de l estimation du coût des travaux selon les divisions du devis sommaire. g) Plans et devis définitifs La préparation des dessins d exécution, des détails, du cahier des charges et des devis descriptifs reliés à sa spécialité et requis pour les besoins de la soumission de la construction. La révision, par section du devis, de l estimation du coût des travaux préparée à la phase des préliminaires. L émission des addenda, l analyse des soumissions et la formulation des suggestions appropriées. Pour des fins de recommandation au propriétaire, la vérification des dessins d atelier et de ceux des fabricants pour s assurer qu ils respectent les plans et devis. La correspondance relative aux travaux de construction. Pour des fins de recommandation au propriétaire, la vérification des substituts des matériaux. Selon la fréquence que commande l évolution du chantier, les visites périodiques au chantier afin de s assurer d une façon générale que le progrès des travaux, leur exécution, la qualité des matériaux et de la main-d œuvre respectent les exigences des documents contractuels. Les avis à l entrepreneur sur l interprétation des plans et devis. La surveillance des essais de fonctionnement de la machinerie et des appareils installés pour déterminer s ils satisfont aux garanties de capacité et de rendement, selon les éléments reliés à sa spécialité. h) Services durant la construction La préparation des dessins à grande échelle des détails non prévisibles lors de la préparation des plans et devis définitifs, mais requis pour fins de construction. La préparation des avis de changement et leur négociation. Les avis à l entrepreneur sur l interprétation des plans et devis. La vérification des dessins d atelier et ceux du fabricant pour s assurer qu ils respectent les plans et devis. La vérification des demandes de paiement et l émission de certificats pour la recommandation des paiements progressifs et finaux. La surveillance de la mise en service. 30

31 3.2. Fonction et obligations d ingénieur quant à un mandat avec surveillance Exerce une surveillance partielle, ce qui implique les obligations suivantes; Le maître d œuvre s attend à des visites ponctuelles que l ingénieur effectue pendant les travaux, aux moments opportuns, à l emplacement de l ouvrage, dans le but de se tenir informé de leur avancement et de déterminer si, de manière générale, l ouvrage en construction est conforme aux plans et documents contractuels. La vérification de la qualité des matériaux et des travaux. L inspection des travaux et, le cas échéant, l établissement d une liste des déficiences. Ainsi, tous les coûts reliés à la surveillance de chantier sont inclus à même les honoraires forfaitaires tels que stipulé dans le mandat de base avec surveillance. Aucune restriction minimale sur le nombre de visites conséquemment aucuns frais supplémentaires ne peuvent être chargés au maître d œuvre Documents fournis Voici la liste des documents qui seront mis à votre disposition pour la réalisation du mandat : L étude géotechnique du site Le relevé d arpentage Les plans d aménagement en architecture 4. Adjudication des contrats Le CPE retiendra les services du plus bas soumissionnaire conforme qui répondra aux critères établis et fournira une offre de service complète avec tous les éléments inscrits dans cet appel d offres. 5. Ventilation des honoraires 5.1. Rémunération La soumission devra être calculée sur une base forfaitaire Le montant soumis inclut le coût de la main-d œuvre nécessaire à l exécution du contrat de même que les frais généraux, les frais d administration, les frais de déplacement, d hébergement et les autres frais indirects inhérents au contrat et lorsque applicables, les taxes fédérale, provinciale ou autres. 31

32 5.2. Modalités de paiement Les honoraires pour les services de base sont répartis de la façon suivante : Étude préparatoire 15 % Plans et devis préliminaires 15 % Plans et devis définitifs 45 % Service durant la construction 25 % La rémunération se fera sur la présentation de factures selon l avancement du projet. 6. Indication pour la soumission 6.1. Formulaire de soumission Le formulaire de soumission en annexe1 doit être rempli tel quel L endroit pour déposer la soumission : CPE xxx ou bureau de l architecte ou bureau de votre chargé de projet Adresse complète La date et l heure limite pour réception : Jour mois 2013 à 00 h Dépôt de la soumission : Les soumissions doivent obligatoirement être acheminées dans une enveloppe scellée et selon l une des trois méthodes suivantes : par la poste (courrier recommandé de Postes Canada) par service de messagerie déposé au nom et adresse (même que 6.2), du lundi au vendredi entre 9 h et 17 h. Dans ce cas, le soumissionnaire devra signer un document confirmant le dépôt et la réception de la soumission. Un seul exemplaire de votre soumission est requis 32

33 6.4. Ouverture de la soumission : La date L heure L endroit «Tous les professionnels qui ont soumissionné des travaux peuvent assister à l ouverture des soumissions.» Règles administratives PFI p Période de validité de la soumission L offre doit être valide pour une période de 90 jours à compter de la date de dépôt Diffusion des résultats Le Conseil d administration avisera le soumissionnaire retenu par courriel avant le date Conformité Toute soumission qui ne serait pas présentée conformément aux instructions fournies aux soumissionnaires ou qui ne serait pas accompagnée des documents exigés, dûment remplis, sera rejetée. Le formulaire de soumission doit être soumis selon les indications inscrites, toute modification engendra le rejet de la soumission Réserve Le CPE n est pas tenu d accepter aucune des soumissions reçues. 7. Professionnels autorisés à soumissionner Professionnel ayant au Québec, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement établi à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. Pour les contrats de $ et plus, seul le professionnel ayant fourni une attestation délivrée par Revenu Québec (RQ) au cours des quatre-vingt-dix (90) jours précédant la date et l heure limites de réception des soumissions indiquant qu il a produit les déclarations et les rapports exigés en vertu des lois fiscales du Québec et qu il n a pas de compte en souffrance à l endroit de RQ. Membre de son ordre professionnel. Détenant une assurance responsabilité. 33

34 8. Avertissement Toute offre, tout don ou paiement, toute rémunération ou tout avantage en vue de se voir attribuer le présent contrat est susceptible d entraîner le rejet de la soumission ou, le cas échéant, la résiliation du contrat. 9. Divers 9.1. Coordonnées de la personne responsable 9.2. Date de la réunion d information, s il y a lieu 9.3. Voici une liste des documents attendus : Formulaire de soumission Preuve d assurance responsabilité professionnelle valide; Toutes les informations demandées dans l appel d offres ; Pour les contrats de $ et plus, l attestation requise délivrée par Revenu Québec (RQ) ; Si le soumissionnaire est une personne morale, la soumission doit être accompagnée d une résolution ou d un règlement autorisant la signature de la soumission et des documents annexés. Toute question doit obligatoirement être posée par écrit (courriel ou fax). Aucune question par téléphone ne sera répondue. Les réponses seront transmises à tous les soumissionnaires en même temps par courriel. Aucune question ne sera acceptée moins de 5 jours ouvrables avant le dépôt des soumissions. Merci de votre collaboration. Directeur/directrice général(e) S il y a lieu, Président du conseil d administration ou chargé de projet 34

35 Annexe 1 Formulaire de soumission Votre logo Projet de construction ou d agrandissement ou de réaménagement du CPE Services professionnels : Ingénierie Maître d œuvre Soumissionnaire Nom du CPE Nom Adresse Adresse Courriel Courriel Téléphone Téléphone Honoraires professionnels : Budget préliminaire de financement pour les coûts des travaux : XXX Montant forfaitaire $ Étude préparatoire, plans et devis Surveillance des travaux Total 35

36 Frais connexes : Frais de reproduction Initiales de l ingénieur Les frais d impression et de messagerie sont inclus à même les honoraires forfaitaires. Un maximum de sept (7) copies de plans pour chacune des émissions est inclus dans les honoraires forfaitaires à l exception des plans pour soumission. Un nombre illimité de copies sont incluses pour l émission pour soumission lors des appels d offres. Frais de déplacement Initiales de l ingénieur Les frais de déplacement sont inclus de façon illimitée à même les honoraires forfaitaires lors de la conception des plans et devis, incluant les rencontres avec les différentes autorités. Les frais de déplacement sont inclus de façon illimitée à même les honoraires forfaitaires pour les visites et les réunions du chantier pour toute sa durée. Surveillance de chantier Initiales de l ingénieur Tous les coûts reliés à la surveillance de chantier sont inclus à même les honoraires forfaitaires tels que stipulé dans le mandat de base avec surveillance de l appel d offres. Le maître d œuvre s attend à des visites ponctuelles et suffisantes que l ingénieur effectue pendant les travaux, à l emplacement de l ouvrage, dans le but de se tenir informé de leur avancement et de déterminer si, de manière générale, l ouvrage en construction est conforme aux documents contractuels. Aucune restriction minimale sur le nombre de visites conséquemment aucuns frais supplémentaires ne peuvent être chargés au maître d œuvre. Montant total forfaitaire : Ce montant forfaitaire est valide jusqu au jour mois année Signature du soumissionnaire : Date : 36

37 ANNEXE 3 Contrat de services d ingénierie 37

38 MODÈLE D UN CONTRAT CONVENTION ENTRE LE MAÎTRE D OEUVRE ET LE CHARGÉ DE PROJET 1. IDENTIFICATION DES PARTIES : MAÎTRE DE L OEUVRE : CPE EN DÉVELOPPEMENT 123 nom de la rue Ville, Québec, code postal Téléphone : Télécopieur : courriel : Mme Prénom Nom, Directrice générale Répondant (Ci-après appelée le «CPE») INGÉNIEUR : NOM DE L INGÉNIEUR OU DE LA FIRME 123 nom de la rue Ville, Québec, code postal Téléphone : Télécopieur : courriel : M Prénom Nom, Titre Répondant (Ci-après appelée «Ingénieur») 2. OBJECTIF DU CONTRAT L Ingénieur s engage pour le compte du CPE à exécuter le présent contrat et fournir tous les services stipulés aux présentes, à la section «Description du mandat» ainsi que tout autre service qui, bien que non spécifiquement mentionné, peut être requis suivant l esprit des présentes et suivant les règles de l art. 3. DESCRIPTION DU MANDAT L Ingénieur est au bénéfice du CPE requérant ses services. Il est mandaté à titre de consultant et s engage à exécuter 9 : a) Étude préparatoire b) Plans et devis préliminaires c) Plans et devis définitifs d) Services durant la construction avec surveillance partielle Tel que décrit dans l appel d offres à l annexe 1. 9 Selon le décret : Guide d application du barème des honoraires, mai 2013, Association des ingénieurs-conseils du Québec 38

39 4. COLLABORATION AVEC LES PARTENAIRES L Ingénieur doit exécuter son contrat et accomplir le mandat qui lui est confié en collaboration avec, notamment, le CPE, l architecte contractuel du projet ainsi que les personnes ressources du ministère de la Famille. 5. OBSERVANCES DES LOIS, CODES ET RÈGLEMENTS Les plans et devis préparés par l Ingénieur seront conformes aux lois, codes et règlements en vigueur à la conclusion du Contrat, régissant les travaux dont il a la responsabilité directe. Sauf en cas de changement législatif ou administratif, l Ingénieur ne pourra prétendre à des honoraires supplémentaires pour corriger ses erreurs causées par son omission de se conformer aux lois, codes, normes et règlements applicables. 6. LISTE DES DOCUMENTS CONTRACTUELS : Les documents joints (Annexe 1) à la présente entente font partie intégrante de la convention entre le Maître de l œuvre et l Ingénieur. Appel d offres émis le jour # mois 2013 par nom, CPE en développement, Offre de service déposé le # mois 2013 par nom de la personne, nom de l entreprise. 7. HONORAIRES PROFESSIONNELS Les honoraires professionnels selon la méthode à forfait : Budget préliminaire de financement pour les coûts des travaux : XXX Montant forfaitaire $ Étude préparatoire, plans et devis Surveillance des travaux Total 39

40 8. MÉTHODE DE RÉMUNÉRATION Les honoraires pour les services sont répartis de la façon suivante : Étude préparatoire 15 % Plans et devis préliminaires 15 % Plans et devis définitifs 45 % Service durant la construction 25 % La rémunération se fera sur la présentation de factures selon l avancement des travaux. 9. MODIFICATION Dans l éventualité où le CPE ou l Ingénieur désire apporter des modifications à l étendue et/ou aux conditions du contrat et que, le cas échéant, le coût des honoraires qui y sont rattachés varie en plus ou en moins, le présent contrat devra faire l objet d un avenant dûment signé par les deux parties. 10. ASSURANCE L Ingénieur doit s engager à maintenir en vigueur jusqu à l exécution complète du contrat, une assurance responsabilité civile et professionnelle. 11. RÉSILIATION Le CPE se réserve le droit de résilier le présent contrat si: si l Ingénieur a, préalablement à la signature du présent contrat, fait une fausse déclaration quant à ses compétences et expertises à exécuter le présent contrat et à réaliser le mandat qui lui est octroyé; si l Ingénieur ne respecte pas ses obligations en vertu du présent contrat, notamment : 40

41 a) si il fait défaut d accomplir, à la satisfaction du Maître de l oeuvre, l une ou l autre des responsabilités décrites à la clause 3 du présent contrat; b) si il fait défaut de respecter l échéancier établi pour la réalisation du mandat; c) si il agit contrairement à la loi et aux règlements; d) si il refuse d accorder ou nuit à toute collaboration aux personnes ressources; si le ministère de la Famille résilie l Entente de financement CPE- Ministère. Lorsque le CPE veut résilier le présent contrat pour les motifs énumérés à la clause 11.1 et à la clause 11.3, il doit en aviser par écrit l Ingénieur. Le présent contrat sera automatiquement résilié à la date de cet avis. Lorsque le CPE veut résilier le présent contrat pour les motifs énumérés à la clause 11.2, il doit aviser l Ingénieur. Ce dernier aura dix (10) jours ouvrables pour remédier aux fautes énoncées à l avis, à défaut de quoi le contrat sera automatiquement résilié rétroactivement à la date de réception de cet avis. Si l Ingénieur veut résilier le présent contrat, il doit en aviser par écrit le CPE au minimum dix (10) jours ouvrables précédent la prise d effet de la résiliation. En cas de résiliation, l Ingénieur n aura droit qu à la somme représentant la valeur réelle des services rendus jusqu à la date de réception de l avis de résiliation, sans autre compensation, ni indemnité. Dans tous les cas de résiliation, l Ingénieur doit prendre les mesures pour mettre un terme aux services d une façon ordonnée, rapide et économique. 12. CESSION DU CONTRAT L Ingénieur ne doit pas affecter, transférer ou autrement céder ses intérêts dans le Contrat sans avoir obtenu au préalable l autorisation écrite du CPE. 41

42 13. PROPRIÉTÉ ET CONFIDENTIALITÉ Tous les documents produits dans le cadre de ce contrat sont et demeurent la propriété du Maître de l oeuvre. 14. DÉCLARATION Le présent contrat a été librement négocié par les parties aux présentes qui attestent, par leur signature, l avoir lu attentivement, avoir obtenu les explications adéquates sur la nature de ses dispositions et les comprendre. EN FOI DE QUOI, LES PARTIES AUX PRÉSENTES ONT SIGNÉ LE PRÉSENT CONTRAT Ce e jour de 20 Ce e jour de 20 Ce e jour de 20 Signature : Nom de l ingénieur Nom de la firme (s il y a lieu) Signature : Nom de la direction générale Nom du CPE Signature : Nom de la présidence du conseil d administration Nom du CPE 42

43 ANNEXE 1 Copie de l appel d offres Copie de l offre de services (soumission) 43