PORTAIL INTRANET 1/41 -

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1 Direction des Finances et des Systèmes d'information DIRECTEUR : MARTINE BARBET Service Informatique ALAIN PERCHEC 6 & 8, rue SaintFiacre BP MEAUX CEDEX INTÉGRATION, DÉVELOPPEMENT ET EVOLUTION CENTRE HOSPITALIER DE MEAUX SOUS LIFERAY +TEAMING CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (CCTP) N 13/2009INFO 1/41

2 SOMMAIRE 1. INTROCTION : OBJET DOCUMENT CONTEXTE ET EXISTANT...4 ORGANISATION... 4 PRÉSENTATION SI L architecture technicofonctionnelle du Système d'information (SI) Les solutions du SI actuel Zoom sur l Annuaire NDS... 6 LE PRÉCÉDENT INTRANET... 7 LES PROJETS CONNEXES... 8 LES ACTEURS CH OBJECTIFS, PERIMÈTRE ET ORIENTATION TECHNOLOGIQUE PROJET...8 OBJECTIFS PROJET... 8 PÉRIMÈTRE PROJET... 9 SOLUTION ATTENE Orientation technologique Choix de solution Respect des préconisations d accessibilité «accessiweb» ou RGAA Evolutivité du portail DESCRIPTION FONCTIONNELLE DE LA SOLUTION ATTENE PRÉSENTATION GÉNÉRALE FUTUR Agencement de l information et des services Mise en place du SSO Applications à interfacer Gestion des rôles Notifications SERVICES DE GESTION ET PUBLICATION DE CONTENUS Publication de contenus Espaces dits «participatifs» SERVICES DE GESTION DOCUMENTAIRE ESPACES DE TRAVAIL COLLABORATIF TÉLÉPROCÉRES (OPTIONNEL) ANNUAIRE «PAGES BLANCHES» AUTRES EXIGENCES FONCTIONNELLES Administration fonctionnelle Moteur de recherche du portail Fil d Ariane Plan dynamique du site Intranet Impression des pages Statistiques du site /41

3 ERGONOMIE DES INTERFACES ET GRAPHISME Exigences en terme d ergonomie Exigences en terme d ergonomie des interfaces d administration Exigences en terme d accès au Back Office Graphisme du portail DESCRIPTION DE LA CONFIGURATION DE L INSTANCE INITIALE ORGANISATION DE L INFORMATION MAQUETTES FONCTIONNELLES Page Accueil Non authentifié Page Accueil de pôle authentifié Page d accueil publique des Syndicats Page d accueil privé des Syndicats Page de recherche avancée Page de contenu standard en mode authentifié Page de contenu standard en mode non authentifié DESCRIPTION DES PRESTATIONS ATTENES...35 DÉMARCHE PROJET Conception et spécifications Intégration dans l environnement Reprise des contenus Livraison de l application DOCUMENTATION TRANSFERT CODES SOURCES ET CODES COMMENTÉS DÉFINITION ET INTÉGRATION DE LA CHARTE GRAPHIQUE Exigences relatives à la charte graphique Eléments graphiques à réaliser et rôle du prestataire HÉBERGEMENT ET ARCHITECTURE TECHNIQUE TRANSFERT DE COMPÉTENCE ET FORMATIONS MAINTENANCE CORRECTIVE ET ÉVOLUTIVE Conditions de maintenance La maintenance corrective et évolutive CONTENU DE LA PROPOSITION ELÉMENTS DE RÉPONSE ATTENS PLANNING /41

4 1. INTROCTION : OBJET DOCUMENT Le présent document constitue le Cahier des Clauses Techniques Particulières (C.C.T.P.) relatif au projet de création du portail Intranet du Centre Hospitalier de Meaux et son évolution. Il constitue le cahier des charges pour la conception, la réalisation, l intégration et le déploiement du portail Intranet sous Liferay et Teaming. Ce cahier des charges décrit : un descriptif de l existant et de l environnement technique, les orientations et choix technologiques, les fonctionnalités attendues de l application à intégrer et à développer, son instanciation ou configuration initiale, les orientations nécessaires à l élaboration de la charte graphique, les prestations attendues, les réponses attendues dans le cadre de la consultation. A savoir : un des objectifs du projet est de développer le portail Intranet sur un socle technique commun au site Internet existant sous Liferay permettant ainsi d assurer une homogénéité et une cohérence technologique. Ce document doit permettre d initier le processus d adéquation entre le produit et les besoins des utilisateurs. Pour cela, il présente le contexte, les enjeux du projet, et les besoins auxquels devra répondre la solution proposée. Ces besoins concernent la couverture fonctionnelle de l outil, et ses capacités à mettre en place l infostructure et l intégration à l existant souhaité. 2. CONTEXTE ET EXISTANT Organisation Le Centre Hospitalier de Meaux s organise autour de deux sites principaux que constituent : l hôpital SaintFaron, regroupant essentiellement les activités de court séjour, les plateaux techniques et une partie de la psychiatrie adultes ; l hôpital d Orgemont, abritant principalement les activités de soins de suite et rééducation, soins de longue durée et gérontologie ainsi que la Pharmacie à Usage Intérieur. A ces principaux sites s ajoutent plusieurs sites distants tournant essentiellement autour des activités de psychiatrie ambulatoire (hôpitaux de jour, ), de l Unité de Consultation et de Soins Ambulatoires (centre pénitentiaire de ChauconinMeauxNeufmontiers) et du Centre de Rétention Administrative du Mesnil Amelot. Il faut également noter l existence d un Institut de Formation en Soins Infirmiers. Quelques éléments d activité chiffrés : (2007) Total Cour séjour MPR Psychiatrie Nb de lits Journées Entrées Personnes Agées dont soins de suite /41

5 Présentation du SI L architecture technicofonctionnelle du Système d'information (SI) D un point de vue fonctionnel, le Système d Information actuel du Centre Hospitalier est composé de logiciels métiers couvrant les domaines administratifs, gestion administrative du patient, médicotechniques ou médicaux. D un point de vue technique le Système d Information actuel du Centre Hospitalier de Meaux se présente ainsi : 2 Salles informatiques distantes 2 SAN Hitachi construits de façon à assurer la redondance des données 1 plateforme de sauvegarde autour de TImeNAvigator 1 plateforme de sécurité avec 2 firewalls Arkoon en failover 2 liens internet de 2 Mo en load balancing 2 blade center IBM 1 plateforme Citrix (4 serveurs lames) pour nos sites distants 1 plateforme Vmware ESX en HA. Les applications métiers sont hébergées sur: 2 serveurs AIX partitionnés et en cluster avec ARF ; plus d une trentaine de serveurs Windows ou Unix dédiés. L environnement réseau s appuie sur les outils NOVELL et sur l annuaire edirectory, complètement compatible LDAP v3. Autour de cet élément que nous voulons central, on trouve les OS standard du marché, allant de Microsoft Windows 2000 à 2003 R2, Novell SLES 10, AIX pour les serveurs et Windows XP sp2 pour les clients. Les systèmes de gestion de bases de données sont principalement Oracle dans ses versions 8 à 10g, Microsoft SQL Server 2000, et en Open Source, MySQL Les solutions du SI actuel Le Centre Hospitalier de Meaux possède un environnement très orienté Novell : GroupWise 7 puis 8 Solution Novell de messagerie, d agenda partagé et de réservation de ressources du CH. Cette solution s appuie sur l annuaire NDS (cf Zoom sur l annuaire NDS). Aujourd hui le CH Meaux est sous la version GroupWise 7 et compte migrer vers la version 8 au cours du second semestre. ZenWorks Solution Novell utilisée pour la télédistribution des applications métiers. Cette solution s appuie sur l annuaire la structuration de l annuaire LDAP (NDS) pour identifier les utilisateurs, les associer à des groupes, instances ou services puis distribuer les accès aux applications selon les règles définies. Aujourd hui le CH Meaux est sous la version Zenworks 7. 5/41

6 Illustration de l utilisation de Zenworks s appuyant sur le LDAP du CH Secure Login Solution Novell d authentification en mode SSO (Single SignOn). Aujourd hui le CH prépare la mise en place du SSO (via Secure Login) et est en phase de maquettage dans le cadre de la future adoption de l application Secure Login. Un des cas de figure à gérer est le cas des postes des unités de soins, postes sur lesquels peuvent intervenir de multiples personnels. A ce jour, l'authentification «réseau Novell» de ces postes, saisie à l ouverture du PC, est basée sur un compte générique unique, indépendant des identifiants des professionnels dans chaque logiciel «métier» qui sont nominatifs Zoom sur l Annuaire NDS L annuaire NDS (Novell) du CH Meaux est organisé en deux branches principales qui, pour des raisons historiques, correspondent aux deux établissements géographiquement distincts : SaintFaron (FAR) et Orgemont (ORG). A court terme (courant 2009) ces deux branches sont amenées à fusionner en une seule (à priori o=far). Pour tout accès externe à l annuaire NDS Meaux, il est donc préconisé de filtrer uniquement sur l organisation «o=far». Sous la racine «o=far», plusieurs types de branches («ou» = organisational unit) existent : Quatre branches principales dans lesquelles sont répertoriés les utilisateurs finaux, selon une hiérarchie de services : ou=logiges (services de gestion) ou=logimed (services logistique médicale) ou=plateau (services médicotechniques) ou=usoins (services de soins) un utilisateur, professionnel de l établissement, se retrouve toujours au moins dans l une de ses branches, sous la forme de feuille (ex : cn=dupont) rattachée à son service principal de rattachement (ex : CARDIO). Une branche particulière appelée «ou=groupes Globaux» Cette branche contient différents groupes fonctionnels, permettant d y associer sous forme de «membres» n importe lesquels des utilisateurs répertoriés dans les quatre branches précédentes. 6/41

7 Par convention, les noms des groupes de cette branche sont préfixés en fonction de leur type d utilisation. On retrouve en particulier dans cette branche les groupes préfixés par «inst» qui répertorient les instances de l établissement : cn=inst_cme (Commission Médicale d Etablissement) cn=inst_comedims (Comité du Médicament et des Dispositifs Médicaux) etc L appartenance d un utilisateur de l une des quatre branches principales de l annuaire à n importe quel(s) groupe(s) de cette branche est tout simplement réalisée par jeux de pointeurs «member» / «is member of» selon le standard LDAP. Ainsi, un utilisateur, même rattaché à un service principal, peut appartenir à autant de groupes souhaités. Certain attributs des groupes d instances ont été ajoutés afin de gérer les rôles ou fonctions majeures au sein de ces groupes. Chacun de ces attributs pointe vers le «cn» de la personne incarnant cette fonction au sein de cette instance. Ex : cn=inst_cme Attribut «President» Attribut «VicePresident» cn=inst_covirim Attribut «Secretaire» Attribut «VicePresident» Sur le même principe, un ensemble de feuilles préfixées par «Pole» permet de gérer la constitution des membres des pôles médicaux de l établissement, avec les rôles majeurs : Exemple : Ex : cn=pole_femme_enfant Attribut «DirecteurDelegue» Attribut «Responsable» Attribut «Cadre» Un certain nombre d autres branches, utilisées à des fins techniques ou d administration (GroupWise, diffusion de logiciels, imprimantes, etc ) auxquelles il ne convient à priori pas d accéder via un logiciel externe. Le précédent Intranet Situation du précédent Intranet : Ne fonctionne quasiment plus depuis 2005 Proposait l accès à différentes applications (Ex. Noria, Webcall) dont certaines ne sont plus accessibles. Seule Sophie 9000 est accessible et fonctionne à partir de l Intranet Sur Noria, il y avait des articles de presse et d autres documents. Tous ces documents étaient mis en téléchargement en format PDF Webcall représentait l annuaire interne du CH Meaux. Il était ainsi possible d y retrouver un contact rapidement. Mais son accès était trop long. Conclusions : L Intranet était uniquement un point d accès à certaines applications. Et encore, peu d applications métier étaient accessibles par ce biais. L Intranet n avait aucune vocation de communication interne Très peu de services étaient offerts à l utilisateur L interface et l ergonomie étaient peu conviviales Certains services avaient le mérite d exister et avaient un réel intérêt (ex. Webcall). D autres applications encore utilisées (partiellement) ont également un intérêt (ex. Sophie 9000 qui permet de réaliser des demandes d intervention et de les traiter en ligne) La fréquentation de l Intranet était faible et il n est plus utilisé aujourd hui. 7/41

8 Les projets connexes Quelques projets en cours (ou terminé) ont un impact sur le projet de mise en place du portail Intranet : Site Internet : Le site Internet du CH Meaux vient d être mis en ligne en avril Il s appuie sur la solution LifeRay. (cf. SSO : Le CH prépare la mise en place prochaine du SSO basée sur la solution Novell d'authentification Secure Login, elle associe l'administration des mots de passe et l'accès Single Signon. le CH prépare la mise en place du SSO (via Secure Login) et est en phase de maquettage. Gestion des Identités : Le CH entame une réflexion sur la gestion des identités autour des problématiques suivantes : o Attribution d un compte informatique à chaque agent o SSO (Secure Login) o Gestion de l annuaire «pages blanches» Les acteurs du CH Nous avons identifié 3 grandes catégories d acteurs à qui s adressera le futur portail Intranet. Ce découpage des populations du CH est volontairement simplifié et s apparente à 3 grands types d utilisateurs du futur portail : Les agents Pour la majorité, ne possèdent pas de postes fixes. Les agents du CH accèdent au SI du CH sur des postes partagés en libre consultation essentiellement au sein d un service. Ils manipulent peu l outil informatique et n utilisent que peu ou pas d applications métiers. En outre ils ne possèdent pas non plus de comptes informatiques propres ni d identifiants Novell (non présents dans l annuaire NDS). Le personnel encadrant et le personnel médical Manipulant régulièrement l outil informatique, les individus de ce groupe possèdent leurs propres comptes informatiques et travaillent soit sur des postes dédiés soit sur des postes accessibles via un compte générique. Ils sont amenés à utiliser des applications métier spécifiques suivant leur spécialité. La direction Manipulant régulièrement l outil informatique, les personnes de ce groupe possèdent leurs propres comptes informatiques ainsi que des postes personnels dédiés. Ils utilisent régulièrement des applications métiers spécifiques. 3. OBJECTIFS, PERIMÈTRE ET ORIENTATION TECHNOLOGIQUE PROJET Objectifs du projet Les objectifs de l Intranet du CH Meaux sont multiples : Faciliter la communication entre les différents acteurs et services du CH Meaux (Inter, intra services, communication institutionnelle ) Développer le travail transverse et collaboratif ainsi que l approche projet Proposer des outils de travail et des services en ligne Permettre un accès unifié à toutes les applications et ressources (applications) à travers une interface ergonomique et unique (notion de bureau virtuel) 8/41

9 Périmètre du projet Le portail Intranet permettra aux utilisateurs d accéder à l ensemble des briques fonctionnelles mises à disposition. Ce portail a pour but de devenir le point central d accès au SI du CH. Le portail Intranet comprendra les différentes briques fonctionnelles suivantes : Le portail (agrégation d informations et de services) La publication de contenus (volet communication) La gestion documentaire (volet services / référentiel documentaire) Les espaces collaboratifs (volet collaboratif) L annuaire type pages blanches Les téléprocédures Nous détaillons de façon plus précise ces briques dans la suite du document. Solution attendue Orientation technologique Le choix et la volonté du CH Meaux a été de s orienter vers les technologies de type «open source» et respectant les principes suivants : Une solution ouverte : interopérabilité à travers le respect des normes XML, RSS, la compatibilité avec les protocoles Webservices, Open AJAX, mais également par l accès natif à des bases de données relationnelles et des annuaires LDAP Une solution dans le respect des normes et standards : le respect de standard assure la pérennité de la solution et des contenus du site Intranet. Ce respect nécessite de séparer la forme et le fond : usage du CSS, XHMTL. Mais également respect des normes de type JSR Choix de solution L ensemble des briques fonctionnelles liées au futur portail Intranet seront gérées par une solution Portail / CMS (Content Mangement System) ainsi que par une solution de travail collaboratif s intégrant parfaitement dans l environnement du CH Meaux. Préalablement au lancement du projet de création du Portail Intranet du Centre Hospitalier de Meaux, une étude de cadrage a été menée aussi bien sur la partie Internet que sur la partie Intranet. Cette étude de cadrage a abouti à la proposition de scénarios technologiques, à travers une étude de marché des solutions de portail/cms capables de répondre aux besoins vus en cadrage. Par conséquent, l étude menée a permis d identifier Liferay comme étant une solution Portail/CMS en mesure de répondre aux besoins et fonctionnalités attendues pour les deux sites Internet et Intranet. Par ailleurs, le Centre Hospitalier de Meaux est très marqué par la technologie NOVELL (messagerie GroupWise, annuaire NDS, etc ). Ainsi atil été naturellement envisagé d ajouter la brique collaborative proposée par NOVELL autour de la solution Teaming, basée sur le noyau Liferay. A noter que la version de Teaming à prendre en compte est la version 2, disponible dès juillet Il est donc souhaité que le soumissionnaire s appuie sur ces solutions pour la réalisation du Portail Intranet. Il sera, bien entendu, possible d ajouter des composants supplémentaires ; le recours à des composants libres matures et largement déployés, est souhaitable. Bien entendu, le Portail Intranet du CH Meaux bien que composé de plusieurs solutions, ces solutions devront être complètement intégrées de façon à ce que l utilisateur final ne soit pas perturbé. A noter : Le CH Meaux a déjà fait l acquisition des licences Teaming. Elles ne devront donc pas être chiffrées dans la proposition. 9/41

10 Respect des préconisations d accessibilité «accessiweb» ou RGAA L outil intégré devra respecter les préconisations du référentiel WAI du W3C et viser le niveau Bronze Accessiweb. Lors de la phase de spécifications fonctionnelles, la MOA pourra décider de déroger à ces préconisations si cela s avère nécessaire pour assurer une meilleure ergonomie de l application Evolutivité du portail La mise en place du portail devra être réalisée de façon évolutive, dans le sens où : Le portail Intranet a vocation à évoluer au fil du temps en termes de publications (rubriques, contenus, etc.) Les espaces collaboratifs suivront la vie des pôles/directions (création, suppression, modification) Des téléprocédures supplémentaires pourront être intégrées. A terme l annuaire type pages blanches se verra alimenté par deux sources dont l annuaire LDAP ou un méta annuaire. 10/41

11 4. DESCRIPTION FONCTIONNELLE DE LA SOLUTION ATTENE Présentation générale du futur portail Intranet L Intranet est défini comme un portail de services et d informations. Ce document décrit dans un premier temps les services fonctionnels génériques, puis la configuration initiale attendue. Le futur portail Intranet comprendra : Accès aux applications métiers : L intranet a pour vocation à devenir un point d accès privilégié au SI. Pour cette raison il devra permettre aux acteurs du CH d accéder à leurs applications métiers via le portail (via ZenWorks). Publication de contenus : L Intranet a pour objectif de permettre la communication entre tous les différents groupes du CH. Ainsi la partie publication dans l Intranet sera assurée par la solution LifeRay. Accès aux mails et agendas personnels (via GroupWise) : Le portail intranet s interfacera avec GroupWise afin d accéder aux mails et à l agenda de chaque acteur du CH. Services de gestion documentaire : Permet de stocker et mettre à disposition le référentiel de documents et de formulaires du CH via une qualification a minima. Annuaire type pages blanches : Permet de retrouver des personnes ou numéros de téléphone par des recherches croisées (nom, service, instance, etc.). L annuaire du CH s appuiera sur une solution «prête à l emploi» interfacée et intégrée au portail. Espace collaboratif : Permet de coproduire, de partager, d échanger des documents au sein d espaces «réservés» à des groupes. Ces groupes pourront être liés à l organisation du CG (Pôle, service ) ou à des instances ou projets transverses. Formulaires et téléprocédures : Il y aura deux niveaux de dématérialisation des procédures sur le portail : le référentiel des formulaires disponibles sous forme de fichiers PDF à télécharger les procédures en ligne 11/41

12 A terme le portail Intranet devra comprendre cette brique supplémentaire : SSO : Le personnel médical, le personnel encadrant et la direction possèdent leurs postes de travail ainsi que des identifiants personnels Novell. Le SSO doit être mis en place dès l authentification de l utilisateur sur son poste pour l ensemble des applications à l aide de la solution Novell SecureLogin Portail intranet Objectifs Le portail Intranet du CH est un portail d informations et de services. Il met à disposition de ses utilisateurs les informations, les ressources, les accès aux applications, les services qui leur sont nécessaires pour travailler de façon collaborative, accéder aux documents référentiels et communiquer entre eux (communication institutionnelle, intra et inter pôles, etc). Les différents utilisateurs du CH pourront y avoir accès depuis le réseau local du CH Meaux Agencement de l information et des services Du point de vue fonctionnel, l agencement du portail Intranet est défini à partir de «types de page» dans lequel viennent s insérer des éléments comme des Portlets ou des contenus. Les Portlets sont des petites interfaces applicatives (permettant un affichage de données et de formuler des requêtes) d'un service du Portail (espace documentaire, espace collaboratif, petites annonces, etc.) ou d'un Webservice d'une application du SI. Ils sont décrits avec chaque service fonctionnel. Ubiquité des contenus Un contenu pourra être disponible dans plusieurs rubriques. Les gestionnaires pourront connaître les différents emplacements de diffusion des contenus Portlets Un extrait, une accroche ou une présentation courte des contenus pourra automatiquement remonter dans des Portlets. Ils pourront être agencés de différentes manières au sein de page "d'accueil", agencement qui sera défini lors des spécifications. Ils permettront, entre autres (liste non exhaustive), de : remonter la liste des contenus d'une rubrique remonter certains champs d'un contenu (titre + accroche, par exemple) remonter les dernières modifications d un espace (ajout d un document dans un espace partagé, par exemple) remonter les informations de la solution GroupWise (messagerie, agenda partagé et réservation de ressources) donner accès à des applications métiers via Zenworks 12/41

13 La liste des Portlets pour chaque service est définie dans la description fonctionnelle de chacun. Les contenus des Portlets ou l'affichage même des Portlets seront contextualisés en fonction du profil de l utilisateur. Le portail Intranet sera en mesure d agréger des Portlets développés suivant les normes standards (JSR 168, JSR286). Flux RSS L'administrateur fonctionnel pourra configurer des portlets recevant des flux RSS et les disposer sur les pages du portail Mise en place du SSO L objectif à terme est que lors de la connexion au portail (reprise de l authentification NOVELL), l utilisateur n ait pas à se réauthentifier pour accéder aux applications du portail. Cependant, la mise en œuvre de Secure Login étant en cours, il est prévu deux phases dans le projet : Première phase du projet : Accès au portail et applications sans SSO Dans un premier temps l accès au portail et aux applications métier ne se fera pas en mode SSO : l utilisateur devra s authentifier une première fois sur le portail, puis devra s authentifier à nouveau pour accéder à ses applications métiers (via ZenWorks) et aux autres applications du SI (GroupWise ). Deuxième phase du projet : Accès au portail et applications en mode SSO Chaque utilisateur s authentifiera pour ouvrir une session NOVELL, il sera automatiquement reconnu sur le Portail et sur l ensemble des applications du SI grâce à la solution SecureLogin qui reprendra le couple d identifiants Novell. La transmission de l'authentification doit pouvoir s'effectuer vers les applications du SI. Un utilisateur doit pouvoir disposer dans un Portlet la liste de ses applications métiers à sa disposition, et y accéder sans avoir à s'authentifier à nouveau. A noter : les soumissionnaires prendront en compte ces deux phases dans leur proposition. Il sera demandé de prendre en charge les deux phases dans la réalisation du portail Applications à interfacer Un ensemble d applications devra être interfacé avec le portail Intranet. Selon les applications, l interfaçage pourra être un lien ou/et une remontée d informations dans le portail. ZenWorks La solution proposera un portlet spécifique présent sur le portail, qui, après authentification sous les identifiants Novell, donnera accès aux applications métiers liées à l identité et à l appartenance aux groupes/instances/pôles de l utilisateur. L activation de ce portlet fera apparaître la liste des applications métiers (dans la mesure du possible dans un navigateur utilisant une technologie IFrame ou Javax). GroupWise 7 Les remontées de l agenda, de la messagerie et des réservations de ressources se feront via des portlets spécifiques sur le portail Intranet. La solution annuaire type page blanche La solution proposera un portlet annuaire donnant accès à une recherche simple sur la solution annuaire type pages blanches qui sera proposée par les soumissionnaires L application Annuaire devra être intégrée dans l Intranet de sorte à : Permettre la recherche d un contact depuis le portail. Le formulaire de recherche étant fondu dans l environnement graphique du site. Afficher les résultats dans une nouvelle fenêtre (générée par l application Annuaire et sans modification graphique). 13/41

14 Gestion des rôles Quatre rôles principaux sont définis. Ils sont ensuite détaillés et configurables dans chaque service. Le rôle est également fonction du service concerné. En charge de l'administration fonctionnelle des fonctions portails décrites dans ce volet (création, modification, suppression de rubriques, gestion des droits et des rôles ) Accès aux fonctions de gestion des espaces collaboratifs : création, modification, affectation des droits sur l espace (écriture, consultation ) Administrateur fonctionnel Gestionnaire d espaces collaboratifs Publicateur Accès aux fonctions de publication et de dépôt de documents référentiels (notes, formulaires ). Utilisateur (mode authentifié) Accès aux fonctions destinées aux utilisateurs identifiés. Ces derniers sont reconnus par leur prénom et nom et bénéficient d'un profil bâti autour de leur appartenance à une Direction, Pôle, Service ou Instance (gérés via l annuaire LDAP NDS) Tout visiteur en mode non authentifié accède aux fonctions ouvertes aux utilisateurs non authentifiés (Cf. Configuration de l instance initiale). En sus, un profil «administrateur technique» aura la charge des opérations techniques sur la plateforme. Affectation des rôles L administrateur fonctionnel affecte les rôles. Le portail disposera d une interface de gestion des rôles par service : Pour chaque service l administrateur fonctionnel accède à une interface de gestion lui permettant de définir les rôles des acteurs. Rôle des administrateurs fonctionnels L administrateur fonctionnel sera en mesure de configurer les services (par exemple le rubriquage), de définir l agencement des pages d accueil, de définir les types de publication, d affecter les droits et les rôles. Un administrateur fonctionnel intervient sur une partie (un groupe de travail par exemple) ou la totalité du site Notifications Les canaux de diffusions et la gestion des notifications sont décrites cidessous et sont communs sur l ensemble des services du portail. Cependant, les différents types de notifications, propres à chaque service, seront décrits ensuite pour chaque service. Les alertes et suivi de notifications émises remonteront dans un portlet. Canaux de notifications Les notifications auront la possibilité d être envoyées par ou par remontées sur le portail. Gestion des notifications Chaque utilisateur aura la possibilité de choisir s'il souhaite être notifié par ou sur le portail. Il pourra choisir la fréquence et la manière dont il souhaite être notifié. La gestion des notifications est générale, mais il est possible de modifier les préférences pour un contenu particulier et pour un service particulier. 14/41

15 Portlet Notification Un portlet remontant les alertes et suivis de notification sera disponible sur les pages d accueil du portail. Services de gestion et publication de contenus Objectifs Le service de Gestion de contenus permet de gérer les publications sur l ensemble du portail. De manière générale les contenus pourront être affectés à de multiples rubriques Publication de contenus Type de publication Un type de publication définit une structure de contenus. Cette structure sera reprise dans le formulaire de publication. Il y aura a minima un type de publication «actualité». Déclaration des cibles privilégiées (notion de contextualisation) Le publicateur pourra affecter des cibles privilégiées parmi le référentiel de Groupes / pôles / services lors de sa publication. Ces indications seront exploitées dans le cadre de la contextualisation des informations. Déclaration des cibles restreintes (notion de restriction d accès) Le publicateur pourra définir les Groupes ou les Profils pouvant accéder au contenu. Par défaut les contenus sont accessibles à tous sauf ceux publiés dans les espaces de travail et dans les sous rubriques restreintes d accès. Versioning des publications Le versioning sera incrémental à une version. Il sera possible de revenir à la version précédente qui est archivée. L archivage des publications se fera sur un an maximum. Accès aux interfaces de gestion L accès se fera par un lien disponible sur le Front Office sur les pages où apparaissent les publications. Dans le Back Office seules les fonctions autorisées seront affichées. Interface WYSIWYG La publication sera rédigée dans un miniword mettant à disposition les outils de base de mise en forme (G, i, s, liens, insertion d'images et documents). L'intégration de fichiers (images, PDF etc.) dans le contenu se fera en une seule étape. Il sera possible d aller directement chercher des documents (ou images) du service de gestion documentaire. Cela restera des liens de sorte que le contrôle d accès aux fichiers pointés reste au niveau de la gestion document. Les documents publics seront ainsi accessibles à tous, les documents privés le resteront même s ils sont liés à une publication publique. 15/41

16 Programmation de la date de publication Les publicateurs pourront indiquer dans l interface de création de contenu les dates de publication et de dépublication souhaitées. Cellesci seront par défaut respectivement «date du jour» et «pas de date de dépublication». Workflow Un Workflow de validation de décomposera en 2 étapes. Les contributeurs pourront créer des contenus et les soumettront toujours à l approbation du validateur. Le validateur sera notifié de ces demandes et a deux possibilités : approuver la publication et la publier ou refuser la publication et la retourner au contributeur. Les publications pourront se présenter sous 4 états : soumis à validation refusé et retourné validé et publié archivé Par défaut, un document sera diffusé à partir du moment où il est 'validé', il sera dépublié (archivé) automatiquement en fonction de la date programmée de fin de publication ou si le publicateur met fin à la publication. Notifications/Zones d alerte Comme indiqué précédemment (cf Notifications), le portail sera en mesure d afficher une remontée d alertes sur les pages d accueil. Exemple : Un validateur est notifié lorsqu'il a un contenu à valider. Un contributeur est notifié lorsque son contenu change de statut, est modifié ou commenté. Il sera possible de cliquer sur ces informations et l utilisateur sera amené directement sur la page concernée Espaces dits «participatifs» Forum Le Centre Hospitalier souhaite pouvoir créer et gérer des forums à destination de l ensemble des acteurs du CH. Ces forums comporteront les fonctionnalités et règles suivantes : Etre accessible à l ensemble des visiteurs en lecture Limiter la participation aux utilisateurs authentifiés via leurs identifiants Novell Etre capable de remonter au niveau du portail tout nouveau forum créé dans un souci d information (par exemple avec un flux type RSS) Archiver les discussions automatiquement Mettre à disposition des administrateurs fonctionnels des outils de modération. Mettre à disposition des utilisateurs un moyen de signaler facilement les problèmes sur le forum auprès du modérateur. Les forums seront créés et administrés par l Administrateur Fonctionnel qui aura aussi en charge la modération. Blog La mise à disposition de blogs pour le portail intranet est souhaitable. L Administrateur Fonctionnel pourra créer un blog dont il gèrera l'accès (public ou restreint à une population) à la demande d un utilisateur. Ensuite, la «vie» du Blog et son animation seront réalisées par un utilisateur ayant le profil «gestionnaire d espaces collaboratifs» ou «publicateur». Il en assurera également la modération. Ces blogs pourront servir de support de diffusion de l'expertise et, par là même, faciliter le partage des connaissances. Commentaires Lors de la rédaction d une publication, le contributeur pourra choisir de laisser la possibilité aux utilisateurs authentifiés de laisser des commentaires associés à cette publication. La modération de ces commentaires se fera par le publicateur de l espace concerné par la publication. 16/41

17 Le publicateur pourra autoriser "l'ajout de commentaires" avec ou sans modération. La modération pourra être faite par le publicateur et le valideur. Le nom de l'auteur, la date, l'heure et le nombre de consultations seront associés à chaque commentaire. Les commentaires seront affichés par ordre déchronologique sous la publication. Le publicateur décidera d'ouvrir ou non la fonction participative sur sa publication. Foire aux Questions (FAQ) La solution proposera la possibilité de générer simplement des foires aux questions / réponses (FAQ) qui pourront être associées à n importe quel niveau de l arborescence. L interface d administration des FAQ permettra d ajouter / Modifier / supprimer une Question et / ou une Réponse. Ces FAQ pourront être organisées sous forme de thématiques. Il devra être possible depuis l interface d administration d affecter une thématique entière et ses questions à certaines pages de contenu ou seulement des FAQ une par une. Sondage Le Centre Hospitalier souhaite pouvoir créer et gérer des sondages en lignes sur l intranet. Ce module de sondage devra permettre de : Créer des sondages via un «formulaire de type sondage», paramétrable depuis le back office Mettre en ligne des sondages Afficher les votes en pourcentage et de manière graphique («camembert», histogramme par exemples), Indiquer le nombre de votants (en pourcentage et de manière graphique), Préciser Date de début de début / de clôture du sondage Ainsi, le Centre Hospitalier sera autonome pour la création de sondages en ligne et devra également être en mesure d analyser les résultats de ces sondages, via une gestion des résultats dans le back office. Petites annonces Publication d'une nouvelle annonce Utilisation de type de publication sur le même principe que le celui du module de Gestion de contenu. Un type de publication par défaut sera défini lors des spécifications. En fonction du thème des «petites annonces» un nouveau type de publication pourra être élaboré. Ajout de commentaires possible Publication dans le frontoffice Programmation de la date de publication et d'archivage Lien avec la fiche contact de l'auteur Tous les utilisateurs authentifiés peuvent déposer une annonce, publiée immédiatement L Administrateur Fonctionnel reçoit une notification par mail et peut réaliser une modération a postériori Modération des annonces L Administrateur Fonctionnel pourra choisir de modérer, de déléguer une modération à un autre acteur, ou de ne pas modérer a priori les publications d annonce. Recherche d'une annonce Un formulaire de recherche avec des critères basés sur les éléments du type de publication. Fonction d'abonnement à une requête sur un service de petites annonces (afin d'être notifié de toute nouvelle annonce répondant aux critères de recherche). Portlet Dernières annonces parues Liste les dernières annonces déposées sur le service (nombre d'annonces présentées paramétrable) destinée à paraître sur la page d accueil de la rubrique «se tenir informé». 17/41

18 Services de gestion documentaire Objectifs Le service de gestion documentaire permettra de mettre en place un véritable référentiel des documents et des formulaires du CH. Les utilisateurs accéderont à ce service dans la rubrique «Accéder aux documents et aux formulaires». Dépôt d un document Il est possible pour les utilisateurs possédant les droits suffisants (publicateur et / ou gestionnaire d espaces collaboratifs) de déposer un document soit par glisser/déposer, soit par chargement unitaire en parcourant l arborescence du poste de travail. Attributs d un document Chaque document déposé sera qualifié a minima. Un certain nombre d attributs peuvent être associés aux documents via la fiche de qualification (unique) qui permet d effectuer des recherches et des affichages simplifiés. Attributs obligatoires : Auteur (automatiquement renseigné via la récupération de son identifiant) Titre (champ texte libre) Date de dépôt (automatiquement renseigné) Type de document (liste déroulante préconfigurée) Attributs facultatifs Sujet ou Descriptif (champ texte libre) Mots clefs (champ texte, saisie semi automatique, espacement des mots par une virgule) Service (liste déroulante préconfigurée) Exemple de fiche de qualification simplifiée Gestion du versioning Il y aura un versioning incrémental à un document. Un historique des versions sera disponible pour chaque document indiquant la dernière modification, sa date et son auteur. 18/41

19 Classement des documents Les utilisateurs ayant les droits appropriés (publicateurs) ont la possibilité de créer des dossiers de classement. Il est souhaitable de pouvoir créer des dossiers de classement fictifs (vues) affichant des documents en fonctions de critères de recherche. Type de notification Une notification peut être envoyée suite à la modification d'un document, pour prévenir qu'un utilisateur partage un document, si le statut d'un document change, si un document a été ajouté dans un espace documentaire. La gestion des notifications et leurs canaux de diffusion sont identiques à celles du portail évoqués dans la partie Notifications. La notification ne sera pas obligatoire. L utilisateur aura la possibilité de ne pas notifier de façon automatique ou alors de générer un lien URL à insérer dans un mail donnant accès au document. Recherche documentaire L interface de recherche avancée sera unique et proposera les critères de recherche reposant sur la structure de la fiche de qualification des documents à base de champs libre et de listes de choix. Les résultats seront affichés avec des extraits de texte et un lien permettra d y accéder directement. Moteur de recherche documentaire Les documents du référentiel documentaire seront indexés et présents dans le moteur de recherche du portail. La recherche est plein texte dans le nom des documents, leur contenu et leurs attributs. Consultation des documents et formulaires La consultation se fait depuis le navigateur dans la rubrique du site «accéder aux documents et formulaires». Pour chaque document ou formulaire les actions suivantes sont accessibles (en fonction des droits) : ouverture du document, téléchargement, affichage des propriétés, changement d état, abonnement, notification. Les utilisateurs ne voient que les documents auxquels ils ont accès. Il est souhaitable de proposer aux utilisateurs plusieurs modes d affichage : liste, détaillé, miniatures Consultation de Direct Info Il est souhaitable de proposer aux utilisateurs un mode de consultation spécifique pour le journal Interne (Direct Info) du CH, permettant de paginer directement Direct Info sur l intranet à la manière d un «catalogue virtuel». Si ce type de consultation ne peut être mis en œuvre alors il est souhaité a minima de pouvoir mettre à disposition le journal Direct Info sous forme de diapositives consultées sous Slideshare. A noter : Les soumissionnaires pourront chiffrer les deux options (option 1 : Lecture de Direct Infos comme un catalogue virtuel ou option 2 lecture via slideshare) afin que le CH fasse un choix. Espaces de travail collaboratif Objectifs Un des objectifs du portail est de développer le travail collaboratif et le travail en mode projet. C est pour cette raison que le module de «travail collaboratif» du futur portail devra être simple et abordable. Ce module permettra de créer des espaces de travail collaboratifs propres à l organisation (ex. pôle), à un projet (ex. Projet Intranet), à une instance (ex. CME), etc Chaque espace de travail comprend un ensemble de modules propres sélectionnés par l administrateur de l espace de travail parmi les modules disponibles. Seuls les membres du groupe pourront voir et participer à chacun des modules (un même utilisateur peut appartenir à différents groupes). Espace documentaire Cet espace documentaire permettra aux utilisateurs membres du groupe de travail d'accéder et de déposer un ensemble de documents. 19/41

20 Chaque espace de travail possédera un dossier propre que l administrateur pourra organiser (libre création, suppression et modification de dossiers). Il sera possible d annoter des documents en ligne (fil de commentaires) et de coproduire des documents. Les contributeurs auront également la possibilité de gérer un «jeton» pour verrouiller les documents. Chaque utilisateur a la possibilité de partager un document en choisissant qui peut y accéder et avec quels droits (lecture, écriture, suppression). Une notification sera envoyée aux personnes concernées. Agenda de l espace Il permettra de mettre à disposition de tous les membres de l espace, l ensemble des événements relatifs au groupe. Forum Il sera possible de créer des fils de discussion via des forums propres à un espace de travail. Le gestionnaire de l espace sera également par défaut le modérateur de ce forum. Il pourra déléguer en totalité ou en partie ses droits sur le forum à un ou plusieurs membres de l espace. Gestion des tâches L outil proposera un module simple de gestion des tâches (libellé tâche + date de fin). A l approche des dates butoires des notifications sont envoyées par remontées d informations via un portlet propre présent sur l espace de travail ou par . Planning L outil permettra de réaliser des plannings simples en proposant une vue des principaux chantiers et/ou tâches Suivi des actions et tâches pour chaque utilisateur Suivre les tâches Emettre des alertes (par remontées d informations via un portlet propre à l espace de travail ou par ) Gérer ses propres tâches (hors espace collaboratif) Tableaux de bord Des tableaux de bord propres à l espace de travail et à un utilisateur (personnalisé) seront proposés avec les informations suivantes : Liste des projets en cours Tâches arrivant à échéance au sein d un espace de travail Tâches personnelles Téléprocédures (optionnel) Objectifs Il est souhaité par le CH de dématérialiser certaines «procédures papier» via des téléprocédures mises à disposition sur le portail Intranet. Les téléprocédures s appuieront sur le service de gestion de contenu et sur l annuaire LDAP du CH. Une téléprocédure sera constituée d un formulaire en ligne, de contacts et d un workflow associé. Ces téléprocédures seront mises à disposition de l ensemble des utilisateurs authentifiés. A noter : Cette «brique» est optionnelle. Les soumissionnaires chiffreront cette option dans leur proposition sur la base de la création de 3 téléprocédures. Téléprocédure : Création de compte informatique Cette procédure permet de créer un compte informatique pour un nouvel arrivant en faisant intervenir, en plus du déclarant, 4 départements du CH ; DAM/DRH, le département informatique, les administrateurs réseau et applicatif du département informatique. La procédure commence au niveau de la DAM ou de la DRH qui initient la demande de création de compte informatique, le département informatique doit confirmer cette demande. La confirmation déclenche la création du compte réseau par l administrateur réseau et la création des comptes applications par l administrateur applicatif. Le département informatique et l initiateur de la demande (DAM ou DRH) sont notifiés de la création et des informations de ces comptes. 20/41