Projet PMO Fiches synoptiques de synthèse

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1 Projet PMO Fiches synoptiques de synthèse Le recueil des Fiches On trouvera ici rassemblées les fiches synthétisant les travaux des équipes PMO 2011/2012. Ce recueil a vocation à former une sorte de photographie de la promotion en même temps que de constituer, non un modèle, mais un exemplaire à archiver de leurs réalisations. Rappelons que les Fiches synoptiques de Synthèse ont vocation à présenter de manière à la fois dynamique et concise la logique de leurs réalisations.. La première présente l organisation, ses besoins et sa commande; La seconde le réalisé, la méthode suivie et les écarts éventuels. Le projet PMO La spécificité de l organisation PMO est de coupler projet tutoré et stage mission ceci se faisant systématiquement en équipe de quatre étudiants. Les équipes sont en entreprise une première semaine en décembre pour comprendre les besoins de l organisation, puis un vendredi sur deux de Janvier à Mars puis 7 semaines en avril mai pour réaliser leurs missions. Cette activité en alternance associe les impératifs pédagogiques de la formation des étudiants et les besoins structurels et conjoncturels d une entreprise ou d un service. En liaison étroite avec les responsables d une entreprise, une mission tutorée est donc une réalisation qui permet de mettre en oeuvre une amélioration significative d un aspect de la gestion. Tous les vendredis de l année universitaire sont consacrés à cette réalisation, en alternance, soit à l I.U.T. soit dans l entreprise. Cette mission tutorée est par définition pluridisciplinaire. Le travail de synthèse auquel elle donne lieu entre pour une

2 PMO : Stages mission part importante dans l attribution du DUT. C est une réponse pratique à un problème réel qui se pose déjà à une entreprise. C est à la fois un travail de consultant pendant la période d analyse et un travail pratique pendant le stage final. Cette réalisation en situation de responsabilité implique donc une approche théorique, méthodologique et pratique, sous la codirection d une équipe pluridisciplinaire de professeurs et des responsables de l entreprise. Chaque équipe d étudiants est donc en liaison étroite et personnelle avec un Maître de stage et un professeur pilote. Le succès de la mission dépend essentiellement des effets de synergie entre ces trois composantes. La progression sur l année suit un calendrier précis qui leur est donné en début d année : analyse des missions des années précédentes en séminaire de rentrée recherche d une organisation d accueil pouvant leur confier une mission à partir d un choix de secteur d activité motivé par une analyse de secteur approfondie Compte-rendu des recherches et validation de la mission - au plus tard début décembre Stage (1 semaine) d audit des besoins en décembre 2 dossier environnement présenté et soutenu à la rentrée de janvier. Cette activité a le mérite à la fois de couvrir les exigences de la communication en amenant les étudiants à recueillir l information, la traiter et la transmettre mais constitue en même temps la première étape de leur apprentissage de l écrit professionnel. audit et proposition de réalisation pour satisfaire la demande lors des différents vendredis entre janvier et Mars Élaboration d un cahier des charges du stage remis et soutenu fin mars avant le début du stage Rapport de mission final soutenu en public et en présence du maître de stage. Parallèlement les équipes proposeront dans un dossier documentaire une approche moins économique et stratégique mais plus axée sur les sciences humaines qui a pour objectif de compléter leurs recherches en étoffant la dimension culturelle, idéologique, historique du projet qu ils auront à réaliser. Qu il s accompagne au gré de la progression de l année de soutenances multiples a évidemment pour objectif d asseoir leur compétence en matière de communication professionnelle. Que cette activité soit pilotée à la fois par les enseignants d économie d entreprise, de gestion, de système d information, de droit et de communication ne compte pas pour rien dans cette démarche de synthèse que nous attendons d eux et qui constitue le fonds commun de nos différents enseignements. Que nos étudiants soient rompus à la recherche à quoi ici ils se seront initiés ; au travail de groupe aux contraintes de quoi ils se seront confrontés parfois pour la première fois ; à la gestion sur une année d un projet cohérent ; mais aussi aux comptes-rendus intermédiaires ; mais encore à la présentation orale en temps limité, sans notes mais avec poster et diaporamas, tout ceci constitue les pré-requis de la seconde année à quoi nous avons vocation à les préparer..

3 recueil des FSS Les équipes auront donc, autour de la mission, réalisé cinq dossiers : analyse de secteur dossier environnement de la mission cahier des charges du stage dossier documentaire rapport de mission final Présenter ce recueil a pour double objectif de laisser une trace des activités de la promotion mais aussi, à partir de leurs réalisations, de vous proposer une image plus précise de leurs activités durant l année. Vous trouverez ainsi pour chaque équipe deux Fiches synoptiques de Synthèse : la première correspond au cahier des charges du stage et précise l objet, l étendue et la promesse de réalisation ainsi que la manière dont ils envisagent de conduire leurs sept semaines de stage la seconde correspond au compte-rendu final de réalisation et indique à la fois le résultat, les méthodes pour y parvenir, les éventuels écarts avec la promesse initiale ainsi éventuellement que les préconisations qu ils pourraient faire pour d éventuelles suites à donner à leur travail. 3 L équipe pédagogique qui pilote cette activité tout au long de l année et, notamment durant les multiples vendredis où ils nous présentent leurs travaux d avancement : Avellaneda Brigitte Botton Claude Grimaud Antoine Simonin Pierre-Michel Voge Yannick Zaidman Pierre Henri Contrôle de gestion & Analyse financière (Coordinateur pédagogique) Système d information & informatique Contrôle de gestion & Analyse financière Synthèse et Communication Stratégie Droit

4 EQUIPE A PMO- 1 L automatisation du suivi budgétaire au sein de l OIF FSS Rapport de stage La Francophonie étant une organisation internationale regroupant plusieurs Etats, ses actions concernent les droits de l Homme, la paix et la démocratie, et l enseignement de la langue française. Nous avons réalisé notre stage dans la division du budget et des finances dans laquelle notre mission consistait à l amélioration du suivi budgétaire. Dans le but de mener à bien cette mission, et réduire les écarts entre le budget et la comptabilité, il nous a semblé judicieux d analyser le circuit du courrier de sa réception à son archivage. L observation du processus nous a amené à mettre en place divers tableaux assurant aux utilisateurs une visibilité de l avancement de leurs dossiers. Afin de répondre de l efficacité de ces tableaux, nous avons élaboré un guide d utilisation destiné aux utilisateurs, ce qui assurera la durabilité de ces tableaux. Une demande centrée sur le suivi budgétaire La demande provient de la division du budget et des finances et a pour principal but de réduire les écarts entre la comptabilité et le budget. En effet, les factures enregistrées comptablement ne correspondent pas exactement aux montants des factures décaissées. Afin d identifier la source de ces écarts nous avons suivi le cheminement d une facture ce qui nous a conduit vers le service courrier où les factures sont réceptionnées. Ainsi, le responsable de ce service nous a fait part de sa volonté d avoir à sa disposition un outil permettant une visibilité globale du courrier. Par ailleurs, les factures étant gérées par les assistants de gestion de chaque service, des entretiens avec ces derniers nous ont mené à constater un besoin d outils récapitulatifs de leurs dossiers budgétaires. Ils offriront également la possibilité de traiter les factures dans les délais impartis. Un suivi du budget via la création de tableaux de consultation Pour atteindre cet objectif, plusieurs travaux intermédiaires ont du être réalisés. C est pourquoi dans un premier temps, des tableaux répondant aux besoins du service courrier ont été élaborés afin d améliorer le traitement des factures. Ces outils mettent en avant les dysfonctionnements éventuels présents dans certains services. Après entretiens avec les assistants de gestion de ces mêmes services, nous avons crée d autres tableaux sous Excel leur permettant un suivi de leurs dossiers et un traitement efficace des factures selon leur ancienneté afin d éviter toute relance. Ces tableaux possèdent des listes déroulantes permettant à chaque service de consulter uniquement les informations les concernant. Les moyens employés pour la concrétisation de notre mission Dans la réalisation de notre mission, nous avons organisé notre travail en trois parties : - L analyse des besoins via les entretiens avec le responsable du service courrier ainsi que les assistants de gestion et la compréhension du SIG (Système d Informations Global), qui a permis d extraire les données de cette base sur lesquelles repose la conception des tableaux. - La réalisation des tableaux à travers le choix des grilles de lecture, la présentation aux employés concernés, les modifications suite à leurs recommandations, et la mise en place finale. - La conception d un guide d utilisation permettant la durabilité de notre travail.

5 EQUIPE A PMO- 1 FSS Cahier de charges L automatisation du service courrier via la mise en place de tableaux de bord La Francophonie étant une organisation internationale regroupant plusieurs Etats, ses actions concernent les droits de l Homme, la paix et la démocratie, et l enseignement de la langue française. Au siège, où nous effectuons notre stage, un nombre important de courrier est réceptionné chaque jour. Cependant, ce flux ininterrompu de facture n est pas correctement suivi et distribué. Cela empêche donc de trouver rapidement la source du dysfonctionnement lorsqu il survient. Ainsi, notre mission serait d aller vers une automatisation du service courrier afin de permettre une visibilité générale. Le service courrier au cœur des flux de factures Ce service est composé d un responsable et de trois employés. Tous les matins, un grand nombre de courrier est remis à la réception où un premier tri est effectué, puis transmis au service. C est donc à ce moment là que le courrier est réparti dans des casiers représentants les différentes unités de la Francophonie. Par ailleurs, au cours de l après- midi, l équipe se charge d enregistrer les factures et les différents protocoles ou contrats sur un système conçu par les informaticiens de la Francophonie spécialement pour eux. Ce travail permettra par la suite, de rendre le courrier consultable par le service concerné en plus du service comptable. Un besoin de visibilité dans le suivi des factures Cependant, certaines factures ne parviennent pas à temps, et des relances sont reçues de la part des prestataires ce qui provoquent des retards de paiement. Il est donc nécessaire de mettre en place un outil tel qu un tableau de bord qui permettrait de visualiser le nombre de courriers répartis entre chaque service, mais également de savoir d où proviennent les dysfonctionnements. D autre part, nous pourrons à partir de là le représenter par des graphiques, ce qui leur permettront, lors des réunions, d avoir des supports à projeter. Bien entendu, cet outil sera à la disposition de tous au sein de l OIF, ainsi, une assistante de gestion pourra facilement voir que sa facture n est pas payée et la traitera en priorité. Un tableau résultant d une procédure préalablement établie Nous nous rendrons du lundi au vendredi de 9h à 17h au sein des locaux de l OIF où nous avons une salle de réunion à notre disposition. Pour la mise en place du tableau de bord, nous procéderons de la manière suivante : Interview des personnes qui pourraient être concernées : par équipe de deux, dans les différents services afin de répondre à leurs besoins de la manière la plus précise possible (1 semaine maximum) Analyse statistique du nombre du courrier : dans le but de connaître la part de factures dans chaque service Recueil des données Création du tableau de bord

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7 Alya ALAOUI EL M HAMDI Gwendoline MERLAND Naïla HAMIDI Equipe B Hannah VARTOUKIAN Professeur pilote : Claude BOTTON Maître de stage : Amélie VIALET Institut de Paléontologie Humaine : Accroître l activité commerciale en gagnant en visibilité L Institut de Paléontologie Humaine, spécialisé dans la recherche préhistorique, souhaite développer son activité commerciale. Nous décidons d y répondre par un gain de visibilité. Celui-ci augmentera les ventes à plus long terme. Un besoin de financement Toutes les missions de recherche de l IPH se faisant uniquement à la hauteur de ses financements, cet institut est en proie à de nouvelles ressources. Il pense pour cela pouvoir faire appel au potentiel vendeur de ses produits d exploitation que sont les moulages de sa collection, et ses ouvrages, récents, comme anciens. Un gain de visibilité comme priorité Pour une commercialisation plus intense, l IPH et ses produits doivent être davantage mis en valeur. Dans un premier temps il va falloir analyser notre offre ; qualité ainsi que quantité. Nous l adapterons ensuite à la demande. Enfin, débutera un travail de communication à propos de ces changements. Une mission qui a nécessité plusieurs réalisations Ouvrages : Des modes de vente plus adaptés Après un inventaire et un tri des ouvrages de l institut, nous avons décidé de leur mode de mise en vente. Certains apparaissent dans la boutique en ligne d Amazon que nous avons créée, tandis que d autres, plus anciens, sont présentés sur notre site. L ensemble de ces ouvrages sont également disponibles dans les locaux de l IPH. Moulages : Une offre plus percutante Après le choix de nos articles à mettre en vente, et de leur estimation, nous avons remplacé le catalogue existant par un autre beaucoup plus attractif. Celui-ci s accompagne de petits fascicules avec un bon de commande. Ces derniers seront disponibles dans le hall d entrée et distribués lors d évènements particuliers. Une communication essentiellement visuelle Une fois le travail fait en interne, il a fallu communiquer ces changements aux contacts de l IPH. Cela s est premièrement traduit par l envoi de mailings informant de l ouverture de la boutique Amazon, ou encore de la nouvelle collection de moulages dont le catalogue se trouve en ligne. Il a fallu également rendre le site plus attrayant via des articles interactifs. Enfin, un aménagement des vitrines commerciales a clôt notre travail. Une adaptation rapide Face aux quelques aléas rencontrés nous nous sommes aperçues que nous sommes capables de les contourner afin d obtenir ce que l on souhaite. Cette adaptation a été facilitée par la confiance accordée par notre tutrice tout au long de notre stage ; nous l en remercions. Une mission PMO réussie Notre établissement d accueil ayant un réel besoin, y ayant répondu par nos propres moyens, et utilisant différents enseignements de la formation GEA, nous pensons que ce stage correspond aux attentes PMO. Nous espérons qu à long terme les résultats soient visibles.

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9 Alhas Dilan Barose Karen Elbarmaki Reda Humeau Alexandre Des outils pour améliorer la gestion des données et la circulation des informations Equipe C PMO 1 La mission de notre stage consiste en la conception de bases de données grâce au logiciel informatique MYSQL. Ces bases de données auront pour but d améliorer le suivi des clients ainsi que celui de leurs projets. Playsoft doit faire face à une concurrence marquée et elle doit donc pour cela, renforcer la cohésion au sein de son équipe ainsi que fidéliser le plus possible ses clients. Playsoft : une entreprise en plein développement Playsoft une entreprise empreint à de nombreuses contraintes Une difficulté majeure : une transmission des données commerciales déficiente. Playsoft est un studio de portage de jeux vidéos fondée en Les jeux sont majoritairement développés sur des supports numériques Par la suite, l entreprise s implante au Vietnam, à Los Angeles puis en Pologne. L entreprise a participé pour de nombreux projets tels que Silent Hill ou encore Tomb Raider. Celle- ci a également reçu un prix pour son application Le Figaro sur l IPhone. Lors de notre semaine d observation, nous avons constaté une faille dans la circulation des données internes entres les commerciaux. Après avoir discuté avec notre maître de notre stage, nous nous sommes mis d accord sur les problèmes à traiter pendant notre stage : amélioration de la communication interne, absence d informations presse, absence de fichier commun aux commerciaux Playsoft une entreprise empreint à de nombreuses contraintes Excel : un instrument d appui Une base de données unique : la jonction entre les données clients et projets Nous avons remarqué qu il serait plus pratique et judicieux, de lier la base de données client et la base de données projets. En liant ces deux bases de données, les informations concernant un client donné seraient plus facile d accès, permettraient également d établir un réel suivi ainsi que de retracer l historique du client au sein de l entreprise. Etant novice dans le monde de la programmation, les langages informatiques étaient pour nous encore très abstrus. Pour que Playsoft puisse utiliser immédiatement, leurs données nous avons donc décidé d utiliser Excel pour réaliser une sorte de base de données Des solutions envisagées : la mise en ligne des données. Plusieurs réunions ont été organisées durant notre stage avec les commerciaux afin de délimiter leurs attentes. Il en est ressorti que la création d un fichier commun recensant toutes les informations des clients et projets était nécessaire afin d avoir un suivi sur chaque client potentiel.pour cela il a été proposé de réaliser une base de données unique clients et projets, permettant un affichage sous forme de formulaire à l aide de MySQL Le cahier d accompagnement : un support qui assure la pérennité de notre mission Le cahier d accompagnement va permettre d établir la transition après notre départ. Ce cahier explicatif s adresse à l entreprise et retrace toutes les étapes qui nous ont été nécessaires pour réaliser le formulaire Excel. La méthodologie : les techniques employées à la réalisation des missions. La formation à de nouveaux langages informatiques Tout d abord, la réalisation d une base de données en ligne nécessitait la maitrise de différents langages informatiques tels que le HTML, PHP, CSS, SQL. Etant en DUT gestion, nous ne connaissions pas ces langages ni leur fonctionnement, il a donc fallu que nous nous formions. Un logiciel connu : Excel, la méthode utilisée Nous avons choisi Excel car c est un logiciel connu de tous, dont nous maitrisons certains aspects. De plus la vérification des données se faisait à l aide d un Google doc Excel, cela était donc tout indiqué. Le Google doc Excel nous a permis de pouvoir travailler à quatre sur les données. Une analyse interne de Playsoft confrontée aux réalisés. Dans le but d expliquer notre travail à l entreprise afin que celle- ci soit utilisé et compris par tous ; nous avons donc articulé notre cahier en trois parties, une pour chaque réalisé. Concernant la base de données, nous avons expliqué notre réalisation.

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12 GEA 2 Equipe E La Galerie Georges Gour Amélioration de la gestion de la galerie et de sa visibilité Demnate AMROUNI Solenne DESPINOIS Morgane FERNANDES Jenna KHATIR Dans le cadre de notre projet PMO, nous effectuons notre stage au sein d une galerie d art en expansion. Elle rencontre des problèmes de gestion qui sont un frein au bon fonctionnement de l activité. Nos enjeux seront d accroître la visibilité de la galerie avec la constitution d un dossier de presse et d un site internet. Par ailleurs, en interne, la gestion des stocks reste relativement archaïque, il faudra donc intervenir en informatisant ses données grâce à un logiciel adapté qui lui permettra d optimiser la gestion de son activité. Des stocks importants et des déplacements impliquent une gestion rigoureuse Des besoins liés aux déplacements Ø La gestion des stocks doit se faire à travers le monde entier, de manière rapide Ø Les données doivent être accessible 24H/24-7J/7 Ø Centraliser l ensemble de la documentation sur une même plateforme Ø Accéder à la documentation à distance via le web Des besoins liés aux stocks Ø Stocker et gérer un volume important de données Ø Référencer de manière unique les documents Ø Sauvegarder les données et exporter tout ou une partie de la base de données en conservant l architecture de l arborescence Ø Confidentialité des données Sélection et exploitation d un logiciel de gestion électronique adapté Sélection du logiciel Collectio Mise à jour de la base de données Manuel d utilisation Lors de notre arrivée à la galerie, Monsieur Georges Gour venait de Notre mission consistera à répertorier les stocks pour mettre à jour sa base de Nous devrons élaborer un manuel d utilisation dans lequel il sera souscrire un abonnement à un données avec les renseignements expliqué la marche à suivre pour logiciel de gestion électronique, suivants : gérer l exploitation du logiciel. Il Collectio, spécialisé pour les - Fiche artiste (biographie) contiendra les rubriques suivantes : galeries d art. Aujourd hui, après l étude des besoins et des objectifs du galeriste, nous avons retenu ce - Fiche œuvre (à rattacher à sa fiche artiste et, optionnellement, à des expositions) - Saisie des données (artistes, œuvres, expositions, presse, évènements) logiciel pour la parfaite adéquation entre les fonctions qu il propose et - Fiche exposition (à rattacher aux œuvres exposées) - Sélection des éléments à mettre en ligne les besoins de la galerie. - Dossiers de presse - Mise en page du site internet - Evènements de la galerie associé (hébergé par le logiciel) Création d un nouveau site internet Le site internet proposé par le logiciel collectio est limité et ne nous donne pas beaucoup d opportunités d exploitation. Nous allons donc créer un autre site plus représentatif de la galerie. Notre mission se déroulera de la manière suivante : 1. Etude préalable à la réalisation du site 2. Analyse des offres recueillies et des devis 3. Conception et réalisation du site 4. Mise en ligne 5. Laisser le site au soin du galeriste Un manque de visibilité Elaboration d un dossier de presse Les journalistes sont des intermédiaires indispensables dans le milieu de l art. Georges Gour a déjà un dossier de presse mais ce dernier à besoin d améliorations. En effet, Georges Gour ne possède pas les outils informatiques nécessaires. Ø Entretien avec Georges Gour pour connaître les informations qu'il souhaite intégrer au dossier Ø Reconstitution des publications précédentes Ø Mise en place d'une chronologie des évènements Ø Faire une analyse de l'existant (œuvres) Nous réaliserons également un carnet d adresses en étudiant les revues spécialisées et en démarchant les journalistes.

13 GEA 2 Equipe E La Galerie Georges Gour Amélioration de la gestion de la galerie et de sa visibilité Demnate AMROUNI Solenne DESPINOIS Morgane FERNANDES Jenna KHATIR Nous avons eu l occasion d effectuer notre stage au sein d une galerie d art, La Galerie Georges Gour située au cœur de Saint-Germain des Prés. Le défi du galeriste est de trouver des solutions à ses problèmes de gestion archaïque et de visibilité. Nos missions ont été ont été de moderniser sa gestion à l aide d un logiciel permettant d informatiser ses données et de donner plus de notoriété à sa galerie grâce à la réalisation d un dossier de presse et à l amélioration de son site internet. Une gestion archaïque et un manque de visibilité Une informatisation des données Le problème majeur que rencontre le galeriste est celui de la gestion de ses stocks. En effet, il lui est indispensable de connaitre leur emplacement n importe où n importe quand et de les répertorier de manière fonctionnelle. Par ailleurs, il lui est indispensable de devoir informatiser ses documents (factures, bons de prêts ). Une image de marque à véhiculer Pour gagner en visibilité, il faut qu il puisse paraître dans la presse, à savoir dans les revues spécialisées et celles plus générales. En effet, les journalistes représentent des intermédiaires indispensables et il faut s adresser à eux en présentant un dossier de presse. Le site internet est un outil de communication clé de par sa visibilité par tous, il est donc nécessaire de l exploiter et de l optimiser au maximum. Un logiciel qui répond aux besoins de gestion Après une étude des besoins de Georges Gour concernant sa gestion des stocks, nous en avons déduit que le logiciel de gestion Collectio y répondait parfaitement. Il lui offre: Visibilité Accessibilité Traçabilité Sécurité Confidentialité Résolutions problèmes Interagir avec les journalistes, un défi Interagir avec les journalistes est très formalisé et obtenir une parution dans une revue est très compliqué. Pour pouvoir prétendre à figurer dans une page de magazine, il faut d abord effectuer une liste de journaux correspondant à notre demande, transmettre un dossier de presse et rédiger un mail type aux normes d un communiqué de presse. Un site internet peu fonctionnel Georges Gour possède un site internet hébergé par Collectio. Il est cependant limité et n offre pas beaucoup d autonomie au galeriste. Nous lui avons alors proposé de créer un nouveau site mais ayant étudié les sites gratuits, nous avons réalisé qu un site payant lui offrait plus de possibilités. Ne désirant pas investir, Georges Gour préfère que nous améliorions au maximum le site existant. Mise à jour de la base de données Nous avons rentré dans le logiciel toutes les informations concernant les œuvres et les artistes et nous avons organisé l interface permettant de naviguer entre les différents panels. Ensuite, il nous a fallu organiser les œuvres selon leur publication ou non sur le site internet. Aboutissement de nos missions Réalisation d un dossier de presse Suite à un entretien avec Georges Gour afin de cerner ce qu il voulait mettre en avant dans le dossier de presse, nous avons commencé la rédaction. Pour la mise en page, nous avons utilisé la version d essai du logiciel InDesign.Des didacticiels nous ont aidé à le prendre en main. Nous avons finalement créé un carnet d adresses de journalistes et réalisé un mail type à leur envoyer. Visibilité améliorée via le site internet Nous avons pris en main le site de La Galerie afin qu'il réponde aux attentes du galeriste. Nous avons revu le logo, les définitions de couleur grâce aux panels réglages des couleurs, de l'entête et du pied de page. Notre travail s'est porté sur le contenu de chaque rubrique. Au fur et à mesure des modifications, le site est devenu esthétiquement satisfaisant mais aussi facile d'utilisation pour le faire évoluer par la suite.

14 IUT Paris Descartes Fiche Synoptique de Synthèse PEREIRA Nicolas, IZZI Laurent, NGUYEN Julie, BABERT Alexandra Groupe F imprimé le 30 Mars 2012 Professeur pilote : M.VOGE Mise en place d une nouvelle activité statuaire au sein de Simil art Gallery La galerie Simil art Gallery souhaite mener une étude qui devra conduire à des recommandations pour qu il puisse mettre en œuvre un plan stratégique sur le moyen et long terme qui permettra le lancement d une nouvelle gamme de produits, à savoir le développement de l activité statuaire. Ce désir de création d une nouvelle activité est notamment lié à une volonté de diversification de la part du gérant. Nous avons été chargé de fournir à la galerie, un livret de recommandations afin d intégrer et de développer de manière optimale sa nouvelle activité statuaire. I/ LA REALISATION D UN LIVRET DE RECOMMANDATION SUR LE DEVELOPPEMENT DE LA NOUVELLE GAMME DE PRODUIT, UNE ORGANISATION BASEE EN QUATRE POLES Réaliser le lancement d un nouveau domaine d activité nécessite un travail de gestions conséquentes et la mise en œuvre de moyens de communication à travers tous les outils disponibles. Pour le lancement de l activité statutaire à Simil art Gallery, nous avons donc mis en place quatre pôles de gestion afin d encadrer le lancement du projet. Ces quatre pôles ont des caractéristiques différentes et sont chacun axées sur des impératifs de gestion divers mais liés entre eux. Le livret de recommandations devra répondre au besoin de la galerie en proposant des solutions applicable en fonction de sa philosophie. II/ CHAQUE MEMBRE DE L EQUIPE OCCUPE UN POLE Pôle presse et contrôle de la gestion Responsable : Nguyen Julie Analyser les différentes charges et la situation financière de la galerie pour élaborer des prix en adéquation avec la marge souhaitée. Trouver un support de presse adéquat pour promouvoir sa nouvelle activité. Pôle de gestion du site internet Responsable : Nicolas Pereira Apporter une certaine visibilité en mettant en avant les produits proposés par la galerie ainsi que de gérer ses fréquentations et son organisation. Suivre les étapes d avancement quotidien du site, en effectuer le référencement adéquat dans le but d une amélioration du positionnement du site internet. Pôle mailings et ciblage de la clientèle Responsable : Laurent Izzi Identifier dans un premier temps, les CSP susceptibles d être davantage intéressées par notre nouvelle activité avant d affiner et d argumenter cette étude. Gérer l envoi et l impact des mailings sur le site internet. Pôle gestion de la galerie Responsable : Alexandra Babert Mettre en avant les produits visuellement et physiquement, avec notamment la disposition des produits, stocks, commandes d échantillons et des produits fournisseurs.

15 IUT Paris Descartes FSS PEREIRA Nicolas, IZZI Laurent, NGUYEN Julie, BABERT Alexandra Groupe F imprimé le 25 Mai 2012 Professeur pilote : M.VOGE Intégration de l activité statuaire comme support de l activité principale des tableaux et préconisations pour la gestion globale de la galerie Simil Art Gallery, spécialisée dans la copie d œuvres d art et des solutions d encadrement haute gamme, proposait jusqu à présent des tableaux. Mais au cours de l année, une volonté de diversification a émergée, à savoir le lancement d une activité statuaire. La commande a peu à peu évoluée au cours du stage, c est-àdire que nous sommes passés du lancement de cette nouvelle activité statuaire en la dissociant de l activité «tableaux», au lancement de cette activité comme support de la principale donnant donc lieu à une gestion globale de la galerie. Pour répondre à cette commande, nous avons élaboré un livret de recommandations pour la gestion globale de la galerie comprenant l activité statuaire et des tableaux. I/ LE LIVRET DE RECOMMANDATIONS, POUR UNE GESTION OPTMALE DE LA GALERIE Il était primordial de définir la politique commerciale de l activité statuaire comme le prix de vente, les nouveaux coûts qui entrent en compte, la publicité adéquate pour promouvoir la nouvelle activité, l amélioration du positionnement des mots-clés mais aussi l aménagement dans la galerie pour présenter les statues. PRECONISATIONS POUR UNE GESTION OPTIMALE DE LA GALERIE L objet du livret de recommandations remit à la galerie exigeait un ensemble de préconisations pour maintenir une gestion optimale de Simil Art. Cela passe notamment par : Une diversification et une relocalisation des fournisseurs vers l Europe Une maintenance rigoureuse et constante du site internet afin de conserver une attractivité de la part de la clientèle La mise en place d un nouveau système de restitution et reprise d anciennes œuvres afin d attirer les anciens clients éventuellement intéressés par l achat de nouvelles œuvres Une priorité donnée à l achat d espaces publicitaires au détriment des mailings Créer un éventuel partenariat avec le groupe LITHIAS dans le but de numériser des sujets humains pour la nouvelle activité statuaire II/ 4 DEPARTEMENT INTERVIENNANT DANS LA GESTION GLOBALE DE LA GALERIE Département presse et contrôle de la gestion Département mailings et ciblage de la clientèle Responsable : Nguyen Julie Analyser les différentes charges et la situation financière de la galerie pour élaborer des prix en adéquation avec la marge souhaitée. Trouver un support de presse adéquat pour promouvoir sa nouvelle activité. Département gestion du site internet Responsable : Nicolas Pereira Apporter une certaine visibilité en mettant en avant les produits proposés par la galerie ainsi que de gérer ses fréquentations et son organisation. Suivre les étapes d avancement quotidien du site, en effectuant le référencement adéquat dans le but d une amélioration du positionnement du site internet. Responsable : Laurent Izzi Identifier dans un premier temps, les CSP susceptibles d être davantage intéressées par notre nouvelle activité avant d affiner et d argumenter cette étude. Gérer l envoi et l impact des mailings sur le site internet. L achat d espace publicitaire avec la revue VMF Département gestion de la galerie Responsable : Alexandra Babert Mettre en avant les produits visuellement et physiquement, avec notamment la disposition des produits, stocks, commandes d échantillons et des produits fournisseurs. Travailler dans une TPE comme Simil Art Gallery nous a permis d acquérir de l expérience mais surtout de découvrir l ensemble des domaines que recouvre la gestion d entreprise

16 Equipe G Un forum de l emploi à Suresnes Une mission dans un contexte particulier Suite à l enchainement des crises depuis 2008, le chômage est en hausse. Mais ce n est pas la seule chose qui met les structures du traitement du chômage en difficulté : les restrictions budgétaires consécutives de Pôle Emploi, des mairies et la décentralisation n ont pas permis à ces structures de s armer face à la hausse du chômage. Le Service Emploi- économie manque de temps A Suresnes, la mairie essaie de pallier les difficultés de Pôle Emploi avec le Service Emploi- économie. Mais ce service est lui aussi victime du manque de moyens face à la hausse du chômage. Il manque de temps car les employés sont peu nombreux face au nombre de demandeurs d emploi en constante augmentation. Fin 2011, il y avait 7,1% de chômeurs à Suresnes Les attentes du service En nous engageant, le service Emploi- économie souhaite que nous palliions leur manque de temps. Afin d être le plus efficace possible et innovants dans le traitement du chômage, nous allons monter un forum de l emploi de hôtellerie et de la restauration. Ainsi nous pourrons traiter le chômage en mettant directement en lien l offre et la demande de travail. La trace que nous laissons, la valeur ajoutée Nous avons pour but d organiser un forum. A partir de cette commande, nous allons concevoir un Cahier- Méthode, notre mission finale. Ainsi nous laisserons un outil qui permettra au Service Emploi- économie de réorganiser des forums plus rapidement et de façon plus sûre. C est un outil utile, utilisé et utilisable. L organisation de notre stage et les différentes étapes de conception La prospection Listing Fichier suivi Phoning Mailling La Communication Création des affiches et des flyers Distribution L organisation de la journée du forum Les participants Organisation & logistique Signalétique Animations L élaboration d un cahier méthode Le cahier méthode synthétisera les différentes étapes de l organisation d un forum. C est une méthode générale qui pourra s appliquer à chaque type de forum et quel que soit le thème de celui- ci. Il inclura aussi les critères de réussites. Il sera présenté sous forme de fascicule. Sa rédaction se basera sur notre journal de bord : il faudra l élaborer, le construire tout au long du stage. Mais il ne pourra être complet qu après le forum afin d apporter les dernières précisions basées sur l organisation de la journée.

17 Un forum de recrutement pour la Mairie de Suresnes Le Service Emploi Notre Organisme d accueil a été le service Emploi de la Mairie de Suresnes. C est un service de traitement du chômage créé en 1983 par l élu M.GRAS. D abord consacré à l aide aux entreprises et aux chômeurs, il se spécialise au début du XXIème siècle dans le traitement du chômage. Il propose de nombreux services à ses usagers, principalement l accompagnement vers la réinsertion professionnelle grâce aux conseillers emploi mais aussi l accès à une salle informatique, des séances de coaching, la création de CV vidéo ainsi que des formations de mise à niveau en français et anglais. L équipe mène une politique de proximité et de soutien. Le Service rencontre de nombreuses difficultés à cause du contexte économique actuel. C est donc pourquoi il cherche de nouvelles solutions dans le traitement du chômage. Cahier des charges et commande Nous étions chargés d organiser un forum de recrutement à thème. Suite à une étude d opportunité nous avons choisi le secteur de l hôtellerie et de la restauration. Objectifs : 20 stands 150 visiteurs Une animation & invité de marque Le résultat La mission d organisation a été remplie. Le forum a eu lieu le 22 mai dernier dans la salle polyvalente du Belvédère. L objectif de 20 stands a été atteint mais seulement 122 demandeurs d emploi se sont déplacés, ce qui a empêché le déroulement des animations. Néanmoins les retours sont principalement positifs. L organisation et l accueil ont été appréciés à la fois des exposants et des visiteurs. Cette mission a pour but de pallier les difficultés rencontrées par le service : baisse du budget et hausse du chômage. Un forum de recrutement permettait de répondre aux attentes du marché de l emploi et donc du Service. Et afin que notre travail s inscrive à long terme la création d un cahier- méthode a été prévue. Le service pourra organiser, dès lors que l expérience s avérait concluante, de nouveaux forums de façon efficace. Les points positifs : L accueil L organisation Demandes de renouvellement de l opération Les points négatifs : Le manque de visiteurs Le manque de stand hôtelier La signalisation peu visible Analyse du forum 95 offres d emploi Le secteur professionnel des visiteurs n influe pas sur le nombre d entretiens obtenus. 39% des demandeurs d emploi présents seront recontactés 100% des entreprises participeront de nouveau à un forum Une liste non exhaustive des outils organisationnels La mission la plus chronophage fût la prospection d entreprises : nous avons dû créer des documents de démarchage (courrier électronique, téléphone, courrier) Nous devions constamment nous informer de la progression des recherches, pour éviter de réitérer une demande ou pour prendre du recul sur l avancement du projet : nous avons donc crée un fichier de suivi le plus complet possible Un échéancier construit dès le début du stage nous a permis de ne pas oublier les tâches annexes, secondaires Des questionnaires d évaluation ont été réalisés afin de mesurer l efficacité de ce forum Tous ces outils seront bien sûr répertoriés dans le cahier- méthode dont nous laisserons un exemplaire au Service Emploi.

18 Vacances & Familles Equipe H Vacances et familles est une association loi 1901 âgée de 50ans, elle repose sur 3 piliers : l'éducation populaire, le tourisme social et familial, et l'insertion. Cette association a pour objectif principal de permettre le départ en vacances pour tous. Elle permet chaque année de faire partir environ 900 familles en vacances. L originalité de Vacances et familles repose sur le fait qu elle accueille et accompagne dans une démarche participative les familles avant, pendant et après leur séjour. Un objectif à atteindre Notre mission pourra être considérée comme aboutit une fois le guide produit et diffusée. Il recensera différents savoirs, savoirfaire et savoir-être pour pouvoir s adapter à la demande d une famille monoparentale. Les missions de l entreprise Des étapes à franchir Etude de comportements des familles monoparentales Rédaction du guide et choix des partenaires Distribution et promotion du guide Des délais à respecter Le projet ne peut plus prendre de retard : il devra impérativement être terminé d ici la fin du stage Des moyens à maîtriser Budget : Réaliser deux questionnaires : Destinés aux partenaires et bénévoles pour déterminer précisément les freins et les leviers de départ en vacances des familles monoparentales Etudes des comportements Traitement des données : Exploiter les bases de données de l association et les réponses des questionnaires afin d en faire ressortir certaines statistiques Rencontres avec des bénévoles : Afin d affiner nos recherches et confirmer les tendances observées grâce aux questionnaires Réalisation Rédaction : réalisée par l ensemble des membres du comité de pilotage. Nous nous occuperons des parties chiffrées en tirant des conclusions de nos différentes enquêtes. Charte graphique : recherche d une SCOP en adéquation avec notre projet pour plus de cohérence. Plusieurs comités de pilotage pour déterminer la charpente du guide. Impression : Trouver une SCOP ayant l habitude de travailler avec la SCOP du maquettage graphique pour plus de rapidité et d efficacité. Diffusion Distribution papier : diffusion papier de 5000 exemplaires à différents destinataires : les bénévoles et les partenaires de l'association. Distribution via internet : diffusion sous forme d'un PowerPoint résumant toutes les informations données par le guide papier. Ce PowerPoint sera diffusé sur le site des Vacances et Familles ainsi que sur celui des partenaires. Organiser un petit dèj' presse : dans le but d'une promotion du guide, ceci sous conditions d'avoir temps et de l'argent à disposition.

19 Lyes BEKALT Anthony KAISER...Equipe.H Louis LECOINTRE Mickael PINTO Vacances & Familles Les études de comportements Comment? Réaliser deux questionnaires : Réaliser deux questionnaires : Afin de déterminer précisément les freins Choix des destinataires, rédaction de et les leviers de départ en vacances des l ensemble des questions et choix du logiciel familles monoparentales pour informatiser les questionnaires Traitement des données : Exploiter la base de données de l association et les réponses des questionnaires afin d en faire ressortir certaines statistiques Rencontres avec des bénévoles : Afin d affiner nos recherches et confirmer les tendances observées grâce aux études précédentes Traitement des données : Réalisation de tableaux croisés dynamiques et de chiffres clés pour mieux s imprégner du sujet Rencontres avec des bénévoles : Interviews avec bénévoles/salariés et discussions avec les différents membres du comité de pilotage La rédaction du guide Nous avons ensuite rédigé le guide en luimême. Le but étant de transmettre un savoir, un savoir-faire aux personnes qui accueillent et qui accompagnent les familles monoparentales pour améliorer leur accompagnement Celui-ci se découpe ainsi : Avant le départ : Les rêves et envies, les recherches et les choix, le budget, les aides financières au départ, le transport, l'hébergement, les activités et le trousseau Pendant le séjour : préparer l'arrivée, la relation avec l'hébergeur, la place de l'accompagnateur et la fin du séjour Après le séjour : évaluation/valorisation du séjour et maintien du lien En trois étapes Rédaction : Nous avons établi le plan du guide, nous sommes partagées les différentes parties, rédiger de nombreuses parties et relu de manière approfondie l ensemble du guide une fois terminé Charte graphique : Nous avons réalisé plusieurs comités de pilotage pour déterminer la charpente du guide. Nous avons finalement choisi l agence de communication SCOP Mercredi Créateur d Imaginaire pour des raisons de délai et pour leur expérience dans l associatif Impression : Nous avons choisi une SCOP, ayant l habitude de travailler avec notre partenaire chargé de la charte graphique. Ceci pour plus de rapidité et d efficacité La validation du ministère Le ministère n a finalement pas validé notre guide prétextant que ce dernier n était pas assez orienté sur les spécificités des familles monoparentales. Malgré l explication de notre démarche au ministère, ce dernier reste sur ces positions et des parties du guide vont devoir être modifiées pour que ce dernier mette plus en exergue les difficultés que rencontrent les familles monoparentales.

20 IUT PARIS DESCARTES M. VOGE Ze Art Galerie souhaite passer d une phase d investissement à une phase de croissance... Après avoir investi dans l achat de tableaux pendant ces premières années, Ze Art Galerie souhaiterait se développer et accroitre sa notoriété. Pour cela, elle doit s adapter aux évolutions du marché et entrer dans une phase de croissance. Nous devrons donc établir les facteurs de réussite d une galerie d art dans le quartier de Saint Germain des Prés pour trouver le mode de gestion le plus adapté à la galerie et ses particularités. Il faudra également évaluer sa stratégie de communication et rechercher de nouveaux partenaires. Pour ce faire, nous réaliserons une étude de marché sur environ quatre semaines, puis une étude de notoriété. Finalement, nous rédigerons un rapport accompagné de préconisations. La place de Ze Art Galerie sur le marché de l art contemporain Statut juridique : SARL Date de création : 2009 Montant du capital social : Surface d exposition : environ 10 m 2 Premier segment du premier marché. Exposition et vente de peintures, photographies et sculptures contemporaines A Saint-Germain des Prés Spécialisée dans la production de notoriété d artistes émergents Points forts : Sa localisation, sa passion pour l art contemporain et sa capacité à financer son projet. Ze Art Galerie souhaite passer d une phase d investissement à une phase de croissance Pour se développer, nous allons devoir déterminer les facteurs de réussite d une galerie d art à Saint Germain des Prés et les différents modes de gestion existant. Pour ce faire, nous réaliserons une étude de marché auprès d une dizaine de galeristes du quartier. Nous évaluerons quel est le mode de gestion le plus adapté et nous établirons une liste de préconisations que nous donnerons à la directrice de Ze Art Galerie. Ze Art Galerie souhaiterait aussi élargir sa notoriété. Nous allons donc évaluer sa stratégie de communication auprès des commerçants et des clients potentiels en faisant une étude de notoriété. A la suite de ça, nous rechercherons des partenaires susceptibles d accepter le dépôt de flyers événementiels. Clémence BIOJOUX Patricia LOPES Lauriane MURAIRE Jean Charles SARKIS Groupe I PMO 2

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