A. L élimination des archives

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1 3 ème PARTIE : LES ÉLIMINATIONS DES ARCHIVES ET DE LA DOCUMENTATION A. L élimination des archives «L'élimination est une procédure réglementée qui consiste à soustraire des dossiers ou documents d'un fonds dépourvus d'utilité administrative et d'intérêt historique, et dont l'effet juridique est de faire sortir les archives publiques de la domanialité». C est une opération qui consiste à détruire, après tri, conformément à la réglementation, des documents dépourvus d utilité administrative ou d intérêt historique afin de ne conserver que ce qui doit l être. a. La réglementation Dans le cas des archives publiques, toute élimination doit se faire sous le contrôle de la direction des Archives de France (Code du patrimoine). Le décret du 28 juillet 1988 précise cette procédure : «le contrôle scientifique et technique de l'etat sur les archives des régions, des départements et des communes porte sur les conditions de gestion, de collecte, de tri, d'élimination des documents courants, intermédiaires et définitifs». Par extension, cette mesure s applique aussi aux structures intercommunales. C'est donc dans ce cas, le directeur des Archives départementales et lui seul, qui est habilité à délivrer le visa d'élimination. Cette disposition est destinée à éviter que les documents d'archives publiques ne soient détournés après tri. Ainsi, toute élimination doit faire l objet d une autorisation préalable du directeur des Archives départementales et le visa de celui-ci est légalement obligatoire avant toute destruction. Eliminer est une action irréversible et la demande de visa constitue alors la seule trace de l existence d un dossier et de l activité administrative afférente. Concrètement, le Maire ou le Président doit dresser un tableau (bordereau de destruction) de 4 colonnes (un modèle est disponible auprès des Archives départementales, qui n'ont pas seulement un rôle de contrôle mais aussi un rôle de conseil). RÈGLES DE RÉDACTION D UN BORDEREAU D ÉLIMINATION L intitulé doit être clair et précis : proscrire les termes «divers», «affaires générales» et éviter les sigles difficilement compréhensibles (ex : écrire «Union des commerçants et artisans du Poiré-sur-Vie» au lieu de «UCAP»). Il ne faut pas rédiger des descriptions incomplètes afin que les Archives départementales puissent bien se prononcer sur l élimination de types de documents et pas seulement sur les sujets qu ils concernent (ex : inscrire «eau potable : relevés mensuels des compteurs» au lieu d «eau potable»). La rédaction des dates extrêmes doit être complète (indiquer « » au lieu de «89-90»). Le volume doit être indiqué pour chaque type de documents proposé à l élimination en mètres linéaires ou en unité de conditionnement (ex : 1,20 ml ou 12 boîtes de 10 cm). Page 10

2 Ce tableau devra être dressé en deux exemplaires, et envoyé au Directeur des Archives départementales qui retournera un des deux bordereaux avec ses éventuelles observations. Après réception, la destruction peut alors s'effectuer en tenant compte des recommandations émises sur le bordereau. Afin de préserver la confidentialité des informations contenues dans les documents dont l élimination a été autorisée, ceux-ci doivent être broyés, déchiquetés ou encore incinérés. Les seules archives pouvant faire l objet d une élimination sans visa des Archives départementales sont les brouillons, doublons et imprimés vierges ainsi que les archives privées telles que les agendas. De manière générale, doivent être éliminés : les documents d intérêt administratif à court terme les documents conservés par ailleurs en original ou que l on pourra retrouver dans d autres services les documents dont les données se retrouvent dans les états récapitulatifs Plus précisément, les critères de sélection sont de trois ordres : les critères juridiques fixés par la loi (les délais de prescription) les critères administratifs fondés sur la fin de la durée d utilité administrative (), c est à dire le moment où un document n est plus utile à l administration les critères historiques appréciés par les Archives départementales D une manière générale, il est d usage de ne jamais éliminer les archives du 19 ème siècle et du début du 20 ème, ainsi que celles concernant les périodes de guerre. b. Les archives à détruire La liste ci-après est basée sur les instructions NOR INT/B/93/00190/c (et AD 93-1) du 11 août 1993 pour le tri et la conservation, aux archives communales, des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes, et DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 pour le tri et la conservation des archives produites par les services communs à l ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales. Après visa du Directeur des Archives départementales du bordereau d élimination, la collectivité élimine par elle-même les documents destinés à la destruction ou bien elle peut faire appel à une société de destruction des archives ; à titre d exemple : Entreprise LAIR, 106 rue Joseph Blanchard, NANTES Tél : Fax : Trait d union à La-Roche-sur-Yon Tél : Fax : Annexe 4 : bordereau d élimination vierge Page 11

3 LES ARCHIVES POUVANT ÊTRE DÉTRUITES (Liste non-exhaustive) Demander obligatoirement l autorisation des Archives Départementales à l aide d un bordereau de destruction DOCUMENTS COMMUNS AUX COLLECTIVITES (COMMUNES ET STRUCTURES INTERCOMMUNALES) Référence : Instruction du 28 août Tri et conservation des archives produites par les services communs à l ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales ANALYSE DES DOCUMENTS Administration générale : Collection chronologique d extraits des délibérations du conseil municipal ou du conseil communautaire en surnombre (sous réserve d'être conservés dans les dossiers de l affaire concernée) Conserver (C) 1 exemplaire des délibérations classées de manière chronologique visées par la Préfecture Chronos de courrier(c les années se terminant par un 3 et par un 8) C les registres de correspondance arrivée et départ Personnel : Demandes d emploi sans suite Demandes de congés Contrôle du temps de travail : fiches de travail Etats de frais de déplacements et de mission 2 ans 2 ans Comptabilité : Préparation du budget : (C les années se terminant par un 3 et par un 8 pour les collectivités de moins de habitants et les années se terminant par un 3 pour celles de plus de habitants) Bordereaux de titres et de mandats (quand le grand livre ou les registres de comptabilité existent) Factures, titres de recette (C quelques factures à entête à titre historique) Etats des dépenses d investissement éligibles au FCTVA Subventions versées par la collectivité (C les années se terminant par un 3 et par un 8, et les dossiers instruits lors de la 1 ère année de mise en place d un programme d aide) Emprunts soldés Bons de commande (C les bons de commande faisant office de bon d engagement comptable) Bons de livraison 2 ans

4 Marchés publics (financement français) : Annonces légales Offres des entreprises non retenues ANALYSE DES DOCUMENTS Dossier de consultation des entreprises (exemplaire-type vierge envoyé aux entreprises) Appels d offres sans suite Marchés publics (financement européens) : «Si tout ou partie du financement provient de l Union européenne, les documents y compris les offres non retenues, doivent être conservés 3 ans à compter de la clôture totale ou partielle du programme dans lequel a été versée la subvention» 3 ans à compter de la clôture du programme DOCUMENTS SPECIFIQUES AUX COMMUNES Références : Préconisations du 22 septembre Tri et conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d activité spécifiques Instruction du 5 janvier Traitement et conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945 ANALYSE DES DOCUMENTS Etat-civil : Demande de renseignements et d extrait d acte, demande de double de livret de famille Avis de mention, avis de mise à jour : registre, récépissé, pièces justificatives Pièces annexes de l état civil : pièces dont la loi prescrit la remise à l officier d état civil pour l établissement, la rectification ou la transcription d un acte ou d une décision judiciaire à l état civil (certificat médical, copie de notification d un jugement de divorce, déclaration de choix de nom de famille, avis de naissance hors, commune, etc.) Pièces non obligatoires : constatation, dossier de préparation de cérémonie de mariage, projet d acte d état civil Publication de mariage extérieur à la commune Certificats de décès Agriculture : Primes agricoles : copies des demandes (C les bordereaux récapitulatifs) Service national : Recensement militaire puis recensement citoyen en vue de la journée d appel de préparation à la défense : pièces justificatives des déclarations des jeunes recensés, avis d inscription, notice individuelle

5 ANALYSE DES DOCUMENTS Police : Débits de boisson temporaires : dossier de demande, arrêté portant autorisation Permis de chasser : demandes de visa et de validation, déclarations de demandeurs, attestations d'assurance (C les registres d enregistrement) Carnets de récépissés de dépôt de certificat d immatriculation Funérailles : déclaration préalable aux transports de corps, soins de conservation et moulage de corps autorisations de transport de corps, d inhumation, d exhumation Identité : Carte nationale d identité (CNI), passeport : registres d inscription des demandes et remises CNI, passeport : déclarations de perte ou de vol Etrangers : copie de l attestation d accueil délivrée à l hébergeant, pièces justificatives en appui de la demande d attestation d accueil Elections politiques : Instructions et circulaires Listes électorales : avis d inscriptions et de radiations Votes par procurations Feuilles de dépouillement Cartes d électeurs non retirées jusqu au scrutin identique suivant 3 ans Bulletins de vote non utilisés 15 jours sauf contentieux Remarque : les listes d émargement antérieures à 1969 sont à conserver, les suivantes doivent être transmises à la préfecture à la fin du scrutin

6 DOCUMENTS SPECIFIQUES AUX COMMUNES ET/OU AUX STRUCTURES INTERCOMMUNALES Référence : Préconisations du 22 septembre Tri et conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d activité spécifiques Santé et environnement : ANALYSE DES DOCUMENTS Implantation et extension des installations classées hors commune transmis pour information et avis (C les installations locales) Déchets : bons de pesées Gestion du domaine public, voirie et réseaux : Déclarations d intention de commencement de travaux Permissions temporaires de voirie Habitat et logement social : Logements locatifs : dossiers de locataires partis Demandes de particuliers pour l attribution de logements Validité Urbanisme : Carnets de récépissés de dépôt de demande de permis de construire, de certificat d urbanisme, de permis de démolir Renseignements d urbanisme Déclarations d intention d aliéner sans suite (DIA) Remarque : les DIA avec exercice du droit de préemption sont à conserver indéfiniment POUR CALCULER L'ANNEE DE DESTRUCTION DES DOCUMENTS : Année de destruction = l année d élimination se calcule de la façon suivante : Document de l année N Ex : Document de 2015 dont la * est de son année de destruction sera = 2021 * = durée d'utilité administrative (Période pendant laquelle un document est utile à l'administration)

7 B. L élimination de la documentation L autorisation des Archives Départementales n est pas une obligation, ni le bordereau. La documentation est à déposer à la déchetterie. a. Journal Officiel ATTENTION : SUPPRESSION DE L OBLIGATION DE CONSERVER LE JOURNAL OFFICIEL POUR LES CHEFS-LIEUX DE CANTON. Dans les seuls chefs-lieux de canton, le Journal officiel était soumis à un délai de conservation obligatoire de cinq ans en vertu des dispositions de l'arrêté interministériel du 31 décembre Les frais correspondants faisaient l'objet d'une dépense obligatoire inscrite au 2 de l'article L du code général des collectivités territoriales, l'élimination de ces documents étant soumise au visa du directeur des archives départementales, chargé de l'exercice du contrôle scientifique et technique des archives communales. Toutefois, pour tenir compte du caractère obsolète de cette disposition, la loi n du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d'allégement des procédures (art ) a supprimé cette obligation. Pour plus d informations : R.Q.E. n J.O. Assemblée Nationale du 23 juin 2009, page b. Recueil des actes administratifs de la Préfecture C est la seule revue dont l obligation est faite aux communes de frais de conservation dans le Code Général des Collectivités Territoriales (article L ). L instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 précise que «La conservation exhaustive du recueil des actes administratifs du préfet, prescrite par l article 4 du règlement annexé à l arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales, demeure obligatoire pour les seules communes chefs-lieux de canton. Dans les autres communes, il peut être éliminé après un délai de sans visa des Archives Départementales (Circulaire DAF AD 94-1 du 17 janvier 1994 prise après consultation de la direction générale des collectivités locales du ministère de l Intérieur)». Etant donné que depuis le 1 er juin 2000, ce recueil est consultable sur le site internet de la Préfecture et qu il n est donc plus transmis sur support papier. Il est donc préférable de conserver les Recueils des actes administratifs de la Préfecture, sous forme papier, jusqu au 31 mai La conservation sur CD ne peut pas se substituer à l obligation légale de conservation des exemplaires papiers, mais elle peut constituer une alternative pour les communes qui, bien que n étant pas chefs-lieux de canton, souhaitent garder une collection sans encombrer leurs étagères. Il faut cependant savoir qu un CD n a qu une courte durée de vie et que la bonne conservation des données n est plus assurée au-delà de. Il faut donc opérer des migrations régulières. c. Autres revues Pour toutes les autres revues, il vous est conseillé de définir un délai de conservation d 1 à 2 ans selon l usage que vous faites de la collection. Page 14

8 ANNEXE 4 Papier en-tête de la collectivité A transmettre en double exemplaire aux Archives départementales BORDEREAU DE DESTRUCTION D ARCHIVES SOUMIS AU VISA DU DIRECTEUR DES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES DE LA VENDÉE NATURE DES DOCUMENTS DATES EXTREMES MÉTRAGE PARTIE RÉSERVÉE AUX ARCHIVES DÉPARTEMENTALES Métrage total à détruire ml «Lorsque les services, établissements et organismes désirent éliminer les documents qu ils jugent inutiles, ils en soumettent la liste au visa de la Direction des Archives de France. Toute élimination est interdite sans ce visa. Dans tous les cas, les documents à éliminer sont détruits sous le contrôle technique de la direction des archives de France (décret du 3 décembre 1979, art 16)». Les documents décrits ci-dessus ne sont pas destinés à être conservés à terme et l administration n en reconnaissant plus l utilité, leur élimination est accordée sous les réserves portées en marge. A, le A La Roche-sur-Yon, le Le Maire Le Directeur des Archives départementales