Schéma directeur informatique

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1 Schéma directeur informatique

2 Sommaire 1. INTRODUCTION Portée du document Les objectifs de l élaboration du schéma directeur Le déroulement de l opération 3 2. LE CONTEXTE ET LES ENJEUX L Inrap et ses missions L organisation générale de l établissement Les contraintes et les évolutions de l environnement Les attentes vis-à-vis du système d information et de la direction des systèmes d information Orientations stratégiques 7 3. SITUATION ET ORIENTATIONS PAR DOMAINE La cartographie fonctionnelle Le schéma cible des échanges entre domaines de gestion Informatique scientifique Gestion opérationnelle Support administratif Systèmes transversaux Infrastructures techniques SYNTHESE Alignement stratégique par domaine Calendrier général des projets Charges et coûts prévisionnels L ORGANISATION DE LA FONCTION SYSTEME D INFORMATION La gouvernance du système d information Les missions de la Direction des Systèmes d Information Les principales missions de la maîtrise d ouvrage Les principales missions de la maîtrise d œuvre 64 INRAP - Schéma directeur informatique Page 2/65

3 1. Introduction 1.1. Portée du document Le présent document constitue une synthèse du schéma directeur informatique de l Institut national de recherches archéologiques préventives (Inrap) élaboré au printemps 2006 avec la société Unilog Management. Après avoir décrit la démarche de constitution du schéma directeur, le document expose le contexte et les enjeux, et présente pour chaque grand domaine du système d informations un constat de la situation, les axes d évolution retenus et les actions programmées. Enfin, les principes d organisation de la fonction informatique y sont établis, avec une première définition de la gouvernance du système d information, des missions de la direction des systèmes d information et de ses relations avec les directions maîtres d ouvrage Les objectifs de l élaboration du schéma directeur L Institut national de recherches archéologiques préventives est un établissement public administratif créé en 2001, ayant repris les activités, le personnel et les ressources de l Association pour les Fouilles Archéologiques Nationales (AFAN). Lors de sa création, l établissement public a repris le parc technique et applicatif informatique de l association, et s est doté d une application financière et comptable et d une application de gestion des ressources humaines en vue de s adapter à son statut nouveau. Depuis, un état des lieux de l informatique a été établi en 2005, mais il n y a pas eu de programmation pluriannuelle de l amélioration du système d information. L institut a élaboré en un projet d établissement pour la période Ce projet se décline en 35 actions, qui portent sur différentes activités de l institut. La mise en œuvre d un système d information efficace, répondant bien aux objectifs du projet d établissement, est un facteur clé de succès. Le schéma directeur se propose de mettre à un état de fonctionnement nominal le système d information de l établissement, en conformité avec le projet d établissement, à un terme relativement proche : deux ans et demi (fin 2008). Au-delà, le système d information devra consolider les acquis Le déroulement de l opération La démarche d établissement d un schéma directeur a débuté en janvier 2006 et a conduit dans un premier temps à retenir la société Unilog Management pour assister l Inrap dans l élaboration de son schéma directeur. INRAP - Schéma directeur informatique Page 3/65

4 Les travaux d élaboration se sont déroulés de mars à juillet 2006, en trois étapes : une étape de cadrage d intervention, qui a permis de collecter les attentes des directions de l institut, une étape d analyse des besoins à partir des documents du projet d entreprise, d entretiens et de visites y compris en direction interrégionale, une étape d élaboration du système cible, des projets et d évaluation du dispositif à mettre en place pour faire vivre le dispositif Ces travaux, résumés dans le présent document, donnent lieu à une première approche de l organisation future du système d information, ayant vocation à s ouvrir à l ensemble des domaines fonctionnels de l Inrap et sites géographiques; la liste et l estimation initiales des projets d informatisation identifiés des éléments de structuration de la fonction systèmes d information au sein de l Inrap, visant à permettre le suivi de l avancement de ces projets, les arbitrages entre projets, et la prise en compte de projets nouveaux. Le présent schéma directeur a été élaboré au sein d une équipe de projet composée de l équipe d intervention du prestataire et du directeur des Systèmes d Information et ses collaborateurs. Les représentants des utilisateurs ont été sollicités au travers d entrevues réalisées au siège et en direction inter-régionale. Une fois par mois, l équipe de projet a rendu compte des travaux en comité de direction au siège. Ces restitutions ont donné lieu à des documents de présentation et des relevés de décisions. INRAP - Schéma directeur informatique Page 4/65

5 2. Le contexte et les enjeux 2.1. L Inrap et ses missions L Institut national de recherches archéologiques préventives est un établissement public administratif créé récemment (2001), ayant repris les activités de l Association pour les Fouilles Archéologiques Nationales (AFAN). L institut joue un rôle pivot dans l activité d archéologie préventive qui peut être prescrite à l occasion d opérations d aménagement, de travaux ou de construction d ouvrages. Ce rôle est en interaction forte avec les services régionaux de l État (DRAC et SRA), les collectivités territoriales, et les responsables d aménagement. Par ailleurs, l Inrap se trouve en concurrence pour la réalisation d opérations de fouilles avec d autres opérateurs agréés. L Inrap est également chargé d une mission de recherche résultant de ses activités d archéologie préventive. Cette mission comprend notamment la mise en valeur des données collectées à l occasion des fouilles, la mise à disposition de la communauté scientifique des données, la définition de projets de recherche (publications) et/ou la participation à des projets communs avec d autres instituts scientifiques L organisation générale de l établissement Les services du siège sont regroupés à Paris, au site principal de la rue de Madrid et un site proche, rue du général Foy. Les fonctions budgétaires et comptables, les fonctions de gestion administratives de ressources humaines y sont notamment concentrées. La répartition sur le territoire national est organisée en huit directions interrégionales, regroupant des fonctions administratives. Chaque direction interrégionale représente l Inrap sur son territoire de compétence auprès de ses partenaires, de ses fournisseurs, des collectivités et des administrations déconcentrées. Les personnels conduisant les activités de fouilles et de recherches sont rattachés chacun à une base archéologique. Une soixantaine de bases, de tailles très variables, sont réparties sur le territoire. Les missions de diagnostic et de fouilles ont lieu sur des chantiers d aménagement ou de constructions d infrastructures de transport. Les agents sont affectés à ces chantiers pour des durées de quelques jours à plusieurs mois. Une opération de diagnostic dure en général quelques jours. Des évolutions de l organisation générale sont possibles dans l avenir, notamment quant aux rôles confiés aux directions interrégionales. Le système d information ne doit en aucun cas constituer une contrainte pour de telles évolutions Les contraintes et les évolutions de l environnement Les interventions sur le terrain de l Inrap comprennent deux catégories de prestations : les diagnostics, interventions de courte durée effectuées par l Inrap ou éventuellement par une structure publique localement compétente, sur prescription du service régional d archéologie (SRA) compétent ; INRAP - Schéma directeur informatique Page 5/65

6 les fouilles, interventions plus lourdes également prescrites par le SRA, mais effectuées par un prestataire agréé au choix de l aménageur ; Une première loi sur l archéologie préventive, datant de 2001, faisait de l Inrap le prestataire unique pour les diagnostics et fouilles. Les recettes étaient assurées par une redevance. Cette législation a été modifiée en 2003, instituant la concurrence en ce qui concerne les fouilles. En 2005 existaient encore dans le portefeuille d opérations en cours plusieurs opérations de grande ampleur régies par le régime d avant Cette législation oblige l Inrap à budgéter et comptabiliser séparément les opérations de diagnostic d une part, les fouilles de l autre, afin de ne pas provoquer de distorsion de concurrence. Une autre contrainte à prendre en compte est la capacité limitée de l Inrap à recruter. Le budget fixe les postes équivalent temps plein en CDI et en CDD autorisés chaque année. Ces évolutions profondes du cadre d action de l institut n ont donné lieu qu à des modifications superficielles du système d information depuis Les applications informatiques manquent de cohérence entre elles et se trouvent à maints égards en décalage par rapport aux règles de gestion qu il faudrait appliquer et aux attentes de leurs utilisateurs tant en ce qui concerne leur fonctionnement que les capacités de restitution et d aide à la décision Les attentes vis-à-vis du système d information et de la direction des systèmes d information Les attentes suivantes ont été perçues au niveau du siège, du niveau interrégional et du niveau local. Gérer efficacement le parc de postes informatiques, son maintien et son réapprovisionnement Le parc des postes informatiques est peu homogène. Les besoins sont émis au fil de l eau, les délais de livraison de postes commandés sont perçus comme trop long. Une meilleure connaissance du parc de postes doit permettre d anticiper les achats et le renouvellement; Les caractéristiques des postes de travail doivent être définies par profil d agent. Certains métiers exigent des capacités et des applications particulières. Une certaine souplesse permettant d adapter le parc à des particularités locales d organisation doit rester possible. Le support technique aux agents des directions interrégionales et des bases doit être assuré. Assurer la sécurité et la sauvegarde des données Les processus de sécurisation, de sauvegarde et d archivage des données doivent être établis et mis en œuvre. Ces processus doivent assurer la continuité d exploitation des applications aux jours et heures ouvrés de l établissement. Fiabiliser les données de gestion et rendre apte au pilotage le système d information de gestion Les modes de saisie et de traitement de nombreuses données de gestion, notamment comptables ou relatives aux ressources humaines, font aujourd hui obstacle aux contrôles et aux règles de INRAP - Schéma directeur informatique Page 6/65

7 fonctionnement auxquelles l établissement est soumis. Les données collectées sont souvent incertaines ou erronées, et ne permettent pas de piloter les activités de l établissement. Le système d information doit faciliter la saisie de l information au plus près de sa source, et permettre des contrôles le long de la chaîne de traitement, jusqu au niveau de l agent comptable. A travers des traitements et restitutions pertinentes, le système d information doit apporter une valeur ajoutée aux agents de terrain : fiabilisation des données, partage des informations, restitutions permettant le pilotage des missions. Supporter la mission scientifique et culturelle de l établissement Le système d information ne participe que peu à la mission de diffusion culturelle et scientifique de l établissement. Il doit prendre une part très importante dans cette mission, en permettant notamment l accès en ligne aux travaux scientifiques et à la documentation résultant des opérations Orientations stratégiques Le schéma directeur se fonde sur les principes suivants : Stratégique Alignement des projets informatiques sur le projet d établissement Refonte des processus métiers préalablement à la mise en place de solutions informatiques Technique Centralisation des bases de données Utilisation aussi large que possible de produits disponibles sur le marché, basés sur des solutions libres ou commerciales Pas de recherche d un outil unique pour couvrir l ensemble des besoins de gestion de l Inrap (activités / finances / RH), mais des interfaces seront mises en œuvre entre les briques du système d information Utilisation de technologies «web» permettant un accès sécurisé aux données pour l ensemble des utilisateurs Inrap ou extérieurs Amélioration des équipements informatiques mis à disposition des utilisateurs Organisation de la fonction système d information Pilotage général du schéma directeur par le comité de direction Mise en place pour chaque projet d une maîtrise d ouvrage travaillant en partenariat étroit avec la DSI Montée en compétences de l équipe DSI et assistance externe pour les fonctions à faible valeur ajoutée INRAP - Schéma directeur informatique Page 7/65

8 3. Situation et orientations par domaine Les activités de l Inrap, qui résultent de ses missions, donnent lieu à un besoin en système d information dont les caractéristiques conceptuelles sont pérennes et indépendantes des applications informatiques mises en œuvre. Le schéma directeur est l occasion de décrire le système d information idéal, qui constitue le système cible, et de décrire les écarts entre cette cible et l existant afin de désigner les écarts à combler La cartographie fonctionnelle Le système d information de l Inrap se décompose en blocs fonctionnels ou domaines fonctionnels, correspondant chacun à un type d activité. Chaque domaine est découpé en fonctions essentielles. Pilotage stratégique Compta analytique tableaux de bord Ressources internes et externes Référentiels Tiers Agents Structures Gestion des achats Commande, suivi Finances Gestion budgétaire Comptabilité générale Régie d avance et de recette Comptabilité fournisseur Trésorerie Comptabilité analytique Comptabilité client Vente et facturation client Gestion des ressources humaines Paie Gestion administrative Poste et compétence Chômage Simulation suivi Formation Recrutement Médecine de prévention, hygiène sécurité, bilan social Gestion des décisions Reporting Développement culturel et communication Bases d information, catalogues, archéologues, tribune scientifique, événements Infrastructure et communication interne Gestion des marchés Consultations, contrat, notification Veille économique Projets en amont Acteurs Gestion des activités Qualification de l intervention Planification Gestion administrative des moyens Suivi des activités Facturation des opérations Suivi, reporting Calcul des coûts Gestion frais de mission Production et gestion documentaire Données brutes Document élaborés Partenaires aménageurs Destinataires Grand public Communauté scientifique Les deux rectangles situés à droite et à gauche du schéma représentent les partenaires de l Inrap : les «destinataires» sont ceux qui bénéficient des activités de l institution. Les «Ressources internes et externes» comprennent les ressources humaines et les fournisseurs. Compte tenu de leur nombre, les échanges d information entre blocs fonctionnels n ont pas été représentés spécifiquement. A noter que les référentiels ont vocation à communiquer avec tous les blocs fonctionnels qui utilisent leurs données, et que le bloc Pilotage stratégique a vocation à INRAP - Schéma directeur informatique Page 8/65

9 collecter les données provenant de tous les blocs, et notamment : finance et comptabilité, gestion des ressources humaines, gestion des activités. Un regroupement peut être fait selon cinq grandes familles au sein du système d informations de l Inrap : - Informatique scientifique Cette famille regroupe l ensemble des systèmes liés à la constitution, la gestion et la diffusion des informations à caractère archéologique : données brutes, documents individuels, collections de documents, - Gestion opérationnelle Cette famille regroupe l ensemble des systèmes utilisés en soutien de l activité opérationnelle des agents de l Inrap. - Support administratif Cette famille correspond aux systèmes concernés par la gestion des ressources humaines ou la gestion financière - Systèmes transversaux Cette famille correspond aux systèmes d information en lien avec l ensemble des autres composantes du système d information et/ou touchant l ensemble des agents - Infrastructures techniques Cette famille correspond à l ensemble de l infrastructure technique, des équipements centraux aux postes de travail des agents, en passant par les éléments d infrastructure externalisés tels que la messagerie ou les réseaux de données inter-sites Le schéma cible des échanges entre domaines de gestion La mise en place de flux d échanges instrumentés entre les différents domaines de gestion est un pré requis à la cohérence et la pérennité du futur système d information. Cette architecture permet de pallier les difficultés constatées entre autres entre la gestion d activité et les ressources humaines ou par exemple à propos des frais de mission. INRAP - Schéma directeur informatique Page 9/65

10 Gestion des activités Gestion des ressources humaines Qualification de l intervention Planification des moyens Affectation des ressources et compétences Agent Profil de compétence Suivi des activités Feuille d attachement Saisie des activités par contrat / projet / opération Gestion des moyens mobilisés Gestion des ordres de mission Commandes moyens extérieurs Suivi des absences Notes de frais Avances et remboursements Paie Gestion des frais de mission Taux de prise en charge Suivi budgétaire Valorisation des coûts MO et externes par opération Facturation Ordre de facturation Achats Coûts standards par profil calculés pour une année Ventes - facturation Comptabilité finances Comptabilité analytique Écriture comptable Règlement Reporting analytique L obtention de ce schéma de flux, dont une version intermédiaire est donnée ici, est un objectif transverse aux différents projets. La DSI doit, de ce point de vue, jouer un rôle d urbaniste du système d information. Elle assurera que les différents points d interface sont prévus. En particulier : Les éléments des notes de frais sont groupés dans une application ad hoc, qui assure la cohérence et la complétude du processus de prise en charge et remboursement. Le suivi d activité se contente d initier les processus (ordre de mission ouvrant des droits) et de suivre les résultats. Un travail important de rapprochement entre la comptabilité analytique et la gestion d activités est nécessaire. En effet, il doit être envisagé une gestion des opérations valorisées avec des clés de calcul de coût de revient au sein même du domaine de gestion des activités. Les coûts réels d opération seraient dans un second temps interfacés à la comptabilité analytique pour consolidation. Ce travail doit être conduit de manière conjointe entre la DST, des représentants des DIR et le contrôle de gestion du siège. INRAP - Schéma directeur informatique Page 10/65

11 3.3. Informatique scientifique Cette famille a fait l objet de nombreux travaux menés de façon individuelle par des agents de l Inrap, conduisant généralement à des réalisations de qualité dans des domaines précis, mais est d une manière générale celle pour laquelle la démarche systèmes d informations est la plus lacunaire, du moins pour la mise en place de méthodes de travail et de systèmes unifiés. Trois composantes ont été identifiées visant à représenter la totalité du cycle de vie de l information scientifique et technique traitée par l Inrap dans le cadre de ses missions : - production documentaire : production de données scientifiques sous diverses formes (données brutes, documents de base, documents finis ) à partir des travaux archéologiques effectués sur le terrain et dans les sites de l Inrap - gestion documentaire : gestion des données et des documents scientifiques produits par l Inrap et éventuellement par d autres instances - portail scientifique : diffusion des données et des documents scientifiques de l Inrap et, plus largement, services de partage d informations pour la communauté archéologique au sein de l Inrap et au-dehors de l Inrap A titre d illustration, il convient de préciser que l Inrap traite chaque année environ 2000 diagnostics et 250 fouilles, chacune de ces opérations donnant lieu à un rapport complet et à un ensemble de relevés de données, documents textuels ou images, photographies, a) Production documentaire (1) Périmètre fonctionnel Contenu La production documentaire recouvre les différents mécanismes de création de données scientifiques au sein de l Inrap, et leur exploitation pour aboutir aux documents finals qui représentent le produit de l activité archéologique (p. ex. rapports finals d opérations RFO) Les données sont des données brutes (relevés d unités stratigraphiques, plans, images, documents textes, ), des plans, dont l exploitation conduit à la rédaction des rapports finals. L objectif est de concevoir une chaîne de production documentaire unique et partagée, en s appuyant sur des outils, normes, et protocoles d édition. Les grandes composantes de ce projet sont : Normes qualité o Principes de charte graphique. o Modèles standard de document (RFO, DFS, etc.). o Norme de codification. INRAP - Schéma directeur informatique Page 11/65

12 o Règles éditoriales (ton, longueur des textes, vocabulaire, etc.). Moyens et modalités de production «industrialisée» de documents : o Règles d'usage des outils de production (logiciel de traitement de texte et graphique, insertion texte, plan, photo, maquettes, etc.). o Procédure de production, de conservation et de mise en ligne associée. o Numérisation de documents établis initialement sous forme papier Moyens de relevés de données archéologiques formatées. (2) Constat Le processus de production documentaire est aujourd hui hétérogène (outils utilisé, processus, absence de normalisation, etc.) en fonction des DIR voire au sein d une même DIR. Il ne semble pas exister de directives appliquées pour la gestion des documents (rapports, mais aussi plans, relevés topos, inventaires ) produits à l occasion des opérations. Une très grande partie de la production scientifique n est archivée et exploitable que sous forme papier. (3) Plan d actions (a) Court terme (2007) : définition des principes de production de la documentation scientifique et technique Contenu Le projet consiste à définir les besoins fonctionnels, organisationnels et techniques d'un système organisant la chaîne de production documentaire de diagnostics et de fouilles, en s appuyant sur les résultats des groupes de travail du projet d établissement. Le périmètre fonctionnel traite des points suivants : - collecte des documents primaires de diagnostic et de fouille - principe de charte graphique, modèle standard de document (RFO, DFS, etc.), règles éditoriales (ton, longueur de textes, vocabulaire) - règles d'usage des outils de production (logiciel de traitement de textes et graphiques, insertion de documents...) - production industrialisée des documents finals Acteurs Le projet est piloté par la DST. En complément sont impliquées : INRAP - Schéma directeur informatique Page 12/65

13 des ressources MOA internes issues des DIR et de la DSI, participant à la définition des normes qualité et fortement contributrices sur le champ d application, des ressources MOE internes appartenant à la DSI, ayant pour objectif d apporter une assistance à la définition des procédures de gestion documentaire et à l organisation du champ d application, des ressources externes, expertes en gestion documentaire. Calendrier Date de début planifiée : mars 2007 Date de fin planifiée : juillet 2007 (b) Moyen terme ( ) : mise en œuvre d un système de production de la documentation scientifique et technique Contenu Le projet consiste à mettre en œuvre un système organisant la chaîne de production documentaire de diagnostics et de fouilles, portant sur : - collecte des documents primaires de diagnostic et de fouille - charte graphique, modèle standard de document (RFO, DFS, etc.), - règles d'usage des outils de production (logiciel de traitement de textes et graphiques, insertion de documents...) - production industrialisée des documents finals Acteurs Le projet est piloté par la DST. En complément sont impliquées : des ressources MOA internes issues des DIR et de la DSI, des ressources MOE internes de la DSI, des ressources externes, expertes en gestion documentaire. Calendrier Date de début planifiée : septembre 2007 Date de fin planifiée : juin 2008 INRAP - Schéma directeur informatique Page 13/65

14 b) Gestion documentaire (1) Périmètre fonctionnel La gestion documentaire comprend la mise en place et le maintien d un référentiel de documentation scientifique et technique. Ce domaine doit être relativement outillé et reposer notamment sur une ou plusieurs bases de données. Selon les cas, les données présentes dans le référentiel documentaire peuvent être amenées à être diffusées ou non vers l extérieur au travers du portail scientifique. Les principes de gestion documentaire scientifique et technique couvrent les fonctionnalités suivantes : Les dispositions de maintien du référentiel documentaire. Procédure de création et d ajout d un document. Procédure de suppression d un document. Modalités de révision. Procédure d archivage. Procédure de destruction. Procédure adaptative : récupération des documents anciens en cas d évolution des progiciels. La définition et l organisation du champ d application. Détermination des catégories de documents pris en compte et définition des principes d indexation. Numérisation et archivage de la documentation scientifique et technique, des documents multimédia. gestion des références RFO. gestion des références bibliothécaires. (2) Constat A ce jour, la gestion des contenus et des modalités d instrumentation est sous la responsabilité des différents responsables de portails. DDCC pour l Intranet. DST pour le portail scientifique. Par ailleurs, peu de procédures sont définies et le champ d application reste limité. La gestion documentaire doit s accompagner d un investissement conséquent sur notamment l organisation. INRAP - Schéma directeur informatique Page 14/65

15 (3) Plan d actions (a) Court terme ( ) : choix d un système de gestion documentaire Contenu L objectif est de définir un système de gestion documentaire partagé, constituant le référentiel de documentation scientifique et technique de l Inrap, en s appuyant sur des offres et des procédures standards du marché, et en définissant au préalable le contour et les procédures applicables au système. Le périmètre couvert comprend : Les dispositions de maintien du référentiel documentaire. Procédure de création et d ajout d un document. Procédure de suppression d un document. Modalités de révision. Procédure d archivage. Procédure de destruction. Procédure adaptative : récupération des documents anciens en cas d évolution des progiciels. La définition et l organisation du champ d application. Détermination des catégories de documents pris en compte et définition des principes d indexation. Numérisation et archivage de la documentation scientifique et technique, des documents multimédia. gestion des références RFO. gestion des références bibliothécaires. La démarche comprend les étapes suivantes : définir les dispositions organisationnelles relatives au référentiel documentaire définir un CCTP fonctionnel, organisationnel et technique du système documentaire déterminer l adéquation du besoin par rapport à des outils libres existants sur le marché mener un appel d offre auprès de prestataires spécialisés pour l intégration d un outil libre, ou le choix et la mise en œuvre d un produit du commerce. Acteurs Le projet est piloté par la DST. En complément sont impliquées : des ressources MOA internes, dont le principal objectif est de cadrer le besoin fonctionnel macro de l Inrap INRAP - Schéma directeur informatique Page 15/65

16 o DST o DIR o DDCC des ressources MOE internes appartenant à la DSI impliquées dans le processus de choix, des ressources externes, expertes en gestion documentaire et compétentes dans le traitement de ce type de projet. Elles auront pour objectifs de recueillir et structurer le besoin auprès de la MOA, de gérer l appel d offre, d aider au choix de l outil et à l élaboration du plan projet. Une instance Inrap d administration de la documentation, garante des bonnes pratiques et des règles de gestion sera désignée ainsi que son périmètre d actions et ses responsabilités. La gestion décentralisée de la documentation peut être source de risques et d incohérences fonctionnelles et techniques sur l ensemble des portails. Elle nécessite la mise en place d une instance légitime (rattachée ou non à la DSI) à même de contrôler la bonne gestion documentaire des différents portails et ayant autorité pour recadrer si besoin les travaux. En cas d incohérences majeures, les processus documentaires définis par la DDCC et la DST pour leur portail respectif pourront être ajustées. Calendrier Date de début : juin 2006 Date de fin planifiée : février 2007 (b) Moyen terme (2007) : mise en œuvre d un système de gestion documentaire Contenu Le projet consiste à mettre en œuvre l outil de gestion documentaire retenu en s appuyant sur un ensemble de procédures de gestion documentaires documentées et utilisées. Il couvre : la constitution d un référentiel documentaire la définition de l application des modalités d'accès et de mise à disposition des documents aux outils transverses (portail technique, intranet, internet). Acteurs Le projet est piloté par la DST. En complément sont impliquées : des ressources MOA internes pour essentiellement la spécification fonctionnelle des besoins et la recette o DST o DDCC o DIR INRAP - Schéma directeur informatique Page 16/65

17 des ressources MOE internes appartenant à la DSI, ayant pour objectif de suivre techniquement et fonctionnellement le projet, d acquérir la compétence technique sur l outil choisi, des ressources externes, expertes du domaine et en charge de sa mise en œuvre. Calendrier Date de début planifiée : mars 2007 Date de fin planifiée : décembre 2007 c) Portail scientifique (1) Périmètre fonctionnel 7 projets ont été identifiés pour ce domaine : Agenda scientifique, diffusion d informations concernant des colloques, tables rondes, séminaires, Carnet d adresses scientifiques, recensant les personnes morales impliquées dans l archéologie. avec des liens vers des sites existants du même type p. ex. celui du CNRS Bibliographie des agents, recensement des productions scientifiques des agents de l Inrap dans le domaine de l archéologie Forums et sites thématiques ou chronologiques spécialisés par communautés scientifiques Mise en ligne de documents scientifiques et bibliothèques multimédias, s appuyant sur le référentiel documentaire interne relevant du domaine gestion documentaire. Mise en ligne des notices RFO Mise en ligne des RFO Le portail scientifique pourra être accessible selon les cas aux seuls utilisateurs de l Inrap (accès intranet), à des utilisateurs externes connus (accès extranet) ou à tous (accès internet). Le schéma ci-après précise les rôles respectifs du portail intranet et du portail scientifique. INRAP - Schéma directeur informatique Page 17/65

18 PORTAIL INTRANET : Fonctionnement de l Inrap «Améli orer la communication interne, la circulation et le partage de l information» PORTAIL SCIENTIFIQUE : Données scientifiques et techniques «Se doter d un outil de communication scientifique et technique afin de valoriser les acquis» Actualité s : nouvelles instructions, nominations internes, découvertes, autres Information administrative et juridique: fiche personnel, information RH, notes et décisions émanant du siège, référentiel métier, fiche de poste, Annuaire Information syndicale Procédures de gestion : charte document, procédures formulaires divers (déclaration d activité, congés, note de frais, téléphone), procédures informatiques (demande d intervention, changement d équipement, e mail) Organisation : information institutionnelle Glossaire Carnet d adresses scientifiques Bibliothèque multimedia : documents scientifiques Notices RFO agenda scientifique Bibliographie archéologue Forum, site et espace de travail partagé Association du personnel RFO en ligne Projet établissement Espaces de travail partagés Portail applicatifs : applicatifs métiers et bases de données Gestion documentaire (2) Constat Ce portail ne doit pas donner lieu à une administration complexe des utilisateurs Niveau d accès interne pour l ensemble des agents de l Inrap en lecture ou écriture. o Documents détaillés, minutes de fouilles, qui ne sont transmis à l extérieur que sous contrôle d un agent Inrap. o Techniquement, ces documents sont accessibles via l Intranet. Niveau partenaires (CNRS, SRA, Collectivités, Universités, etc.) en lecture uniquement. o Contenu de ce niveau à définir. o Ce niveau d accès privilégié est octroyé par structure, non par agent de la structure. Niveau grand public (scientifique). o Le service clé : le moteur de recherches des rapports finals d opération. Le groupe de travail (plan d actions 12.2 du projet d établissement) et la DST ont défini les orientations relatives au contenu du projet. Les éléments sur l alimentation documentaire sont confiés à la responsabilité de la DST. INRAP - Schéma directeur informatique Page 18/65

19 (3) Plan d actions (a) Moyen terme ( ) : mise en œuvre d un portail scientifique Contenu La mise en œuvre des sept projets identifiés devra être progressive. La priorité est d initier la mise en ligne de RFO et de notices de RFO, ainsi que de mettre en place un premier niveau de forums et de sites thématiques Une analyse juridique sera à mener en parallèle pour déterminer les conditions dans lesquelles l Inrap peut diffuser des documents sur internet. Les autres projets devront être mis en œuvre dans un second temps. La mise en ligne de documents doit reposer sur le système de gestion documentaire, l achèvement des projets liés à la mise en ligne de documents dépendra donc de l avancement du projet de gestion documentaire La numérisation de documents créés antérieurement au démarrage du portail représente un projet lié à l ensemble des domaines de l informatique scientifique. Il s agit d un projet lourd pouvant conduire à des dépenses importantes, et nécessitant donc comme pré-requis un état de préparation suffisant des systèmes support (gestion documentaire, portail scientifique). Acteurs Le projet est piloté par la DST. En complément sont impliquées : des ressources MOA internes (AST et RO DIR, DST, DSI) dont le principal objectif est de spécifier les besoins de l Inrap. des ressources MOE internes appartenant à la DSI, impliquées significativement dans la phase d expression des besoins et ayant pour objectif de suivre techniquement et fonctionnellement le projet, des ressources externes en charge du développement des projets. des ressources juridiques internes (SAJ) et externes L animation des forums et des sites thématiques, gage de leur réussite, nécessitera l intervention de membres de la communauté archéologique dans des proportions qui seront à déterminer. Calendrier Le calendrier détaillé par projets doit être élaboré. Le calendrier global est : Date de début planifiée : septembre 2006 Date de fin planifiée : décembre 2007 INRAP - Schéma directeur informatique Page 19/65

20 3.4. Gestion opérationnelle Deux projets ont été identifiés dans cette famille essentielle pour la conduite des activités opérationnelles de l Institut : - Gestion des activités : système de gestion des activités opérationnelles des agents de l Institut, couvrant l ensemble du cycle de vie d une opération archéologique à l Inrap : de la réception d un arrêté de prescription à la remise du rapport final d opérations - Observatoire de la demande : outil de veille des projets d aménagements susceptibles de faire l objet d une prescription, et de suivi de l activité de la concurrence. a) Gestion des activités (1) Périmètre fonctionnel et application support Reporting: -Siège -Tutelles REFERENTIEL Fournisseurs, clients, type opération, compétence-agent, moyens matériels, particularités d intervention Dossier d opération (Prescription, CdCh,) Achats Consultations en local Ressources humaines Gestion des frais de missions Qualification de l intervention Evaluation des compétences et moyens standards Passation d une convention (date d intervention) Evaluation des temps standards associés Planification Détermination et séquencement des opérations Affectation matériel (propre ou loué) Affectation des ressources et compétences Analyse charge / capacité par opération, projet, DIR Gestion administrative des moyens mobilisés DICT Ordres de mission des agents Commandes extérieures (engins, cantonnements) Suivi des activités Feuilles d attachement Frais de missions agents Commandes et factures extérieurs Suivi budget de mission Gestion des incidents et évolutions Facturation des opérations Demande d émission d acomptes et factures Suivi de l échéancier de facturation L émission des factures et l administration comptable sont assurés en central (2) Constat La gestion des activités est le cœur de métier de l Inrap : opération de diagnostic, opération de fouille. Il n y a pas à ce jour de politique commune Inrap relative à la gestion des activités. Les processus et règles de gestion mis en place sont essentiellement locaux. Cette réalité n est pas fonctionnellement justifiée et tient plus d un héritage historique de la situation. INRAP - Schéma directeur informatique Page 20/65

21 Absence de recensement commun multi-dir des besoins. Les données de gestion sont décentralisées sans possibilité de consolidation. Les processus sont hétérogènes. Par exemple, le découpage des opérations en lots n est pas effectué selon la même logique d une DIR à l autre. L instrumentation actuelle nécessite de nombreuses ressaisies, notamment pour le suivi de gestion. IP (Augéo) est aujourd hui l application de référence pour le suivi de l exécution des opérations (affectations, suivi des charges, les absences et les congés des ressources). Des systèmes de gestion d activités locaux, propres à chaque DIR et développés généralement par les équipes locales sur une plateforme FileMaker, sont utilisés pour assurer la gestion de l activité gérée par la DIR. Plusieurs des systèmes locaux sont issus d un même développement d origine, mais ont divergé avec le temps. Des outils annexes sont mis en place localement, tels qu un planning partagé à travers un fichier Excel élaboré à partir d IP. Il y a peu voire pas d échange automatisé avec les autres domaines, et un recours assez important à des flux papier Les référentiels sont ressaisis dans chaque région (agents et compétences, taux, opérations archéologiques ). Le domaine nécessite un renforcement de son pilotage. Les besoins du siège (reporting, pilotage national, comptabilité analytique) sont naturellement divergents de ceux des DIR (gestion très opérationnelle). L engagement du management est une condition critique de réussite de ce type de projet. Des arbitrages sur le niveau d automatisation seront nécessaires pour éviter d enliser le projet par excès de perfectionnisme. Un projet de refonte du système de gestion opérationnelle est en cours (projet d établissement 2.2) et un premier développement a été initié de façon indépendante par la DIR Centre-Ile de France. De premiers groupes de travail ont été réunis et un cadrage des travaux est en cours de réalisation de façon à identifier les principales fonctionnalités attendues et leur priorité, et à identifier les acteurs au niveau local et au siège. De nombreuses étapes restent à mener avec toute mise en œuvre de la nouvelle application. Élaboration du cahier des charges fonctionnel, organisationnel et technique. Définition des procédures et règles de gestion «communes» de gestion des activités. Cette formalisation est un pré requis à la mise en œuvre du futur outil. Exemples : o Modalité de gestion des codes et intitulés opération o Modalités d établissement du projet scientifique (création, modification d opération, etc.) INRAP - Schéma directeur informatique Page 21/65

22 o Modalités de suivi des opérations (déclaration, gestion des statuts, etc.) o Gestion des devis (en collaboration avec le contrôle de gestion). Sélection du système d information et de l intégrateur : appel d offres, dépouillement, maquette, visite de site, négociation financière, plan projet de mise en œuvre et stratégie de déploiement (site pilote, fonctionnalités pilotes, etc.). Désignation et mobilisation de la MOA détachée totalement ou partiellement sur le projet. o Il est important d impliquer significativement des acteurs opérationnels DIR et terrain o La Direction scientifique et technique a un rôle central à jouer dans le projet. (3) Plan d actions (a) Court terme (2006) : définition et choix d un outil de gestion des activités Contenu L objectif est de choisir un nouveau système d information de gestion des activités pérenne et partagé, s appuyant sur une offre progiciel standard du marché. La démarche comprend les étapes suivantes : définir un CCTP fonctionnel, organisationnel et technique, mener un appel d offre auprès d éditeurs préalablement identifiés, dépouiller les offres et faire son choix, définir le plan projet détaillé de mise en œuvre (lotissement, ressources, charges, coût). Le cahier des charges pourra reprendre des éléments spécifiés sur le projet CIF ainsi que les conclusions des travaux menés dans le groupe de travail 2.2. du projet d établissement. Acteurs Le projet est piloté par la direction générale. Les DIR contribuent et sont représentées dans l instance de pilotage. En complément sont impliquées : des ressources MOA internes, dont le principal objectif est de cadrer le besoin fonctionnel macro de l Inrap o DST, o Equipes DIR, o Responsable opération DIR, o Contrôle de gestion siège et DIR, o DRH, o DSI. des ressources MOE internes appartenant à la DSI ayant pour objectif d élaborer à partir des besoins exprimés un CCTP fonctionnel et technique à destination des éditeurs. La MOE sera également en charge de mener l appel d offre et le processus de choix. INRAP - Schéma directeur informatique Page 22/65

23 Calendrier Date de début planifiée : juillet 2006 Date de fin planifiée : mars 2007 (b) Moyen terme (2007) : mise en œuvre d un outil de gestion des activités Contenu Le projet consiste à mettre en œuvre sur un site pilote une gestion d'activités instrumentée puis à la déployer sur l'ensemble des DIR. Le périmètre fonctionnel traite des points suivants : la gestion des devis, la qualification de l'intervention (évaluation des compétences et moyens, convention, temps standards associés), la planification des opérations et projets (gestion des opérations, affectation matériel et ressource, analyse charge capacité), la gestion administrative des moyens mobilisés (DICT, ordre de mission, commande externe), le suivi des activités (feuille d'attachement, frais de missions, commande, budget, évolution et incident), la facturation des opérations et lien comptable, les flux transversaux multi-domaines (contrôle de gestion pour coût de revient, finance pour facturation, ressources humaines pour profil et taux standards, référentiel structure et agent, etc.). Acteurs Le projet est piloté par la Direction générale qui doit détacher un chef de projet utilisateur à temps plein. En complément sont impliquées : des ressources MOA internes, pour essentiellement la spécification fonctionnelle des besoins et la recette o DST, o Equipes DIR, o Responsable opération DIR, o Contrôle de gestion siège et DIR, o DRH, o DSI. INRAP - Schéma directeur informatique Page 23/65

24 des ressources MOE internes appartenant à la DSI, ayant pour objectif de suivre techniquement et fonctionnellement le projet, d acquérir la compétence technique sur l outil choisi, des ressources externes, expertes sur la solution choisie et en charge de sa mise en œuvre. Calendrier Date de début planifiée : avril 2007 Date de fin planifiée : mars 2008 La mise en œuvre doit être progressive au cours de l année 2007 de façon à disposer au cours de l été 2007 d un système offrant les fonctionnalités essentielles, et fin 2007 d un système disposant de toutes les fonctionnalités requises. L année 2008 étant consacrée à la finalisation du système en production, et à l alimentation des données manquantes. b) Observatoire de la demande (1) Périmètre fonctionnel et application support Le projet d observatoire de la demande consiste à mettre en place un outil de veille des projets d aménagements susceptibles de faire l objet d une prescription, et de suivi de l activité de la concurrence. Il s agit en définitive d identifier et de suivre les «éléments structurants» de la demande en interventions, afin de piloter au mieux la demande : potentiel archéologique du territoire, projets amont susceptibles de donner lieu à des prescriptions, acteurs concurrents (collectivités, organismes agrées). (2) Constat Ce domaine est aujourd hui non instrumenté. Un premier niveau de développement est d ores et déjà réalisé mais n a jamais été mis en service. La problématique de la demande est très particulière, justiciable d une application spécifique, en effet : L Inrap est dans une position où il ne peut refuser aucune demande d intervention, Les spécificités régionales des Services Régionaux d Archéologie (SRA) sont fortement déterminantes, La pression concurrentielle (autres organismes agréés) est aujourd hui encore faible, mais est en augmentation pour certaines régions (Alsace, Nord-Picardie). INRAP - Schéma directeur informatique Page 24/65

25 (3) Plan d actions Acteurs L observatoire de la demande intéresse la direction générale, la DST et également les directions interrégionales qui seront les premiers utilisateurs et bénéficiaires du dispositif. Un soutien fort du niveau déconcentré est nécessaire à la réussite de ce projet. Le périmètre du projet doit dans un premier temps se limiter à la constitution d un outil simplifié, permettant d en démontrer l intérêt opérationnel et susceptible d évoluer en lien avec le système de gestion d activités. Calendrier premier semestre 2008 : Mise en œuvre d un outil simplifié INRAP - Schéma directeur informatique Page 25/65

26 3.5. Support administratif Les trois domaines identifiés pour cette famille sont : - Finances et achats - Ressources humaines - Missions Ce dernier domaine, en interaction forte avec la gestion opérationnelle, a été identifié comme un domaine à part compte tenu du nombre et du volume global des missions réalisées dans le cadre des activités de l Inrap. a) Finance et achat (1) Périmètre fonctionnel et application support GESTION BUDGETAIRE Mise en place des crédits Engagement en dépenses et recettes Liquidation et ordonnancement Suivi de l exécution budgétaire COMPTABILITE GENERALE Prise en charge et comptabilisation des recettes et dépenses Clôture comptable REGIE D AVANCE ET DE RECETTE COMPTABILITE AUXILIAIRE Facturation multi-échéances Gestion des règlements : encours, règlements partiels, états de paiement, échéancier, rapprochement bancaire Gestion des acomptes Gestion des relances Interrogation des comptes de tiers. Génération des écritures de TVA, aide à la déclaration Etats statistiques tiers (client, fournisseurs) Gestion du recouvrement TRESORERIE GESTION DES MARCHES Appel d offre et marché Contrat Notification VENTE Commandes client Suivi ACHATS Commandes d achat Suivi IMMOBILISATION Inventaire Calcul des amortissements Gestion des cessions Ecriture et dotations Totalité recette, totalité dépense Analyse totale établissement COMPTABILITE ANALYTIQUE Valorisation d opération et calcul coût de revient Valorisation devis Couverture totale ou partielle par CIVITAS Couverture par application tiers Non couvert REFERENTIEL Fournisseur, client, type activité, agent, opération, contrat GRH Gestion des activités INRAP - Schéma directeur informatique Page 26/65

27 La gestion budgétaire La gestion budgétaire est gérée par la Direction administrative et financière dans l outil ERIC-S de CIVITAS. Cet outil répond aux besoins généraux de l Inrap mais pose des difficultés techniques et fonctionnelles dans son utilisation quotidienne La comptabilité générale La comptabilité générale est gérée par la Direction administrative et financière dans l outil ERIC-S de CIVITAS. Cet outil répond aux besoins généraux de l Inrap mais pose des difficultés techniques et fonctionnelles dans son utilisation quotidienne La comptabilité auxiliaire La comptabilité auxiliaire, c'est-à-dire fournisseur et client est gérée par : o les directions interrégionales pour la saisie facture, o la direction administrative et financière pour le mandatement, l attribution d un code comptable, o l agence comptable pour le contrôle facture et le règlement. Bien qu incomplète, la comptabilité fournisseur est intégrée dans ERIC-S. Les principales lacunes recensées traitent essentiellement du suivi facture, du manque de traçabilité entre échéancier / facture / commande, d une aide à clôture (calcul des charges à payer). La comptabilité client est peu instrumentée (intégration comptable uniquement). La facture est ressaisie puis éditée à partir de Sage ou Navision. Ce processus n a pas de justification réelle mais est hérité du passé. Par ailleurs, il est impossible par exemple de suivre dans le système comptable les commandes non facturées. La trésorerie La trésorerie est gérée partiellement par la Direction administrative et financière dans ERIC-S L objectif à terme est de pouvoir gérer un prévisionnel de trésorerie à partir des échéanciers de paiement de la comptabilité auxiliaire. La gestion des marchés La gestion des marchés n est pas instrumentée. Elle est gérée localement de manière déconcertée par les directions interrégionales et au siège par le service Achats et Marchés de la DAF : pas de procédure, règle de gestion ni outil de support partagés. Elle concerne la phase amont du processus achat : gestion de l appel d offres, devis, contrat et notification. Les volumes de gestion sont faibles. Il n est pas jugé nécessaire dans un premier temps d interfacer la gestion des marchés avec les achats : les codes contrat peuvent être ressaisis manuellement. INRAP - Schéma directeur informatique Page 27/65