Schéma directeur informatique

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1 Schéma directeur informatique

2 Sommaire 1. INTRODUCTION Portée du document Les objectifs de l élaboration du schéma directeur Le déroulement de l opération 3 2. LE CONTEXTE ET LES ENJEUX L Inrap et ses missions L organisation générale de l établissement Les contraintes et les évolutions de l environnement Les attentes vis-à-vis du système d information et de la direction des systèmes d information Orientations stratégiques 7 3. SITUATION ET ORIENTATIONS PAR DOMAINE La cartographie fonctionnelle Le schéma cible des échanges entre domaines de gestion Informatique scientifique Gestion opérationnelle Support administratif Systèmes transversaux Infrastructures techniques SYNTHESE Alignement stratégique par domaine Calendrier général des projets Charges et coûts prévisionnels L ORGANISATION DE LA FONCTION SYSTEME D INFORMATION La gouvernance du système d information Les missions de la Direction des Systèmes d Information Les principales missions de la maîtrise d ouvrage Les principales missions de la maîtrise d œuvre 64 INRAP - Schéma directeur informatique Page 2/65

3 1. Introduction 1.1. Portée du document Le présent document constitue une synthèse du schéma directeur informatique de l Institut national de recherches archéologiques préventives (Inrap) élaboré au printemps 2006 avec la société Unilog Management. Après avoir décrit la démarche de constitution du schéma directeur, le document expose le contexte et les enjeux, et présente pour chaque grand domaine du système d informations un constat de la situation, les axes d évolution retenus et les actions programmées. Enfin, les principes d organisation de la fonction informatique y sont établis, avec une première définition de la gouvernance du système d information, des missions de la direction des systèmes d information et de ses relations avec les directions maîtres d ouvrage Les objectifs de l élaboration du schéma directeur L Institut national de recherches archéologiques préventives est un établissement public administratif créé en 2001, ayant repris les activités, le personnel et les ressources de l Association pour les Fouilles Archéologiques Nationales (AFAN). Lors de sa création, l établissement public a repris le parc technique et applicatif informatique de l association, et s est doté d une application financière et comptable et d une application de gestion des ressources humaines en vue de s adapter à son statut nouveau. Depuis, un état des lieux de l informatique a été établi en 2005, mais il n y a pas eu de programmation pluriannuelle de l amélioration du système d information. L institut a élaboré en un projet d établissement pour la période Ce projet se décline en 35 actions, qui portent sur différentes activités de l institut. La mise en œuvre d un système d information efficace, répondant bien aux objectifs du projet d établissement, est un facteur clé de succès. Le schéma directeur se propose de mettre à un état de fonctionnement nominal le système d information de l établissement, en conformité avec le projet d établissement, à un terme relativement proche : deux ans et demi (fin 2008). Au-delà, le système d information devra consolider les acquis Le déroulement de l opération La démarche d établissement d un schéma directeur a débuté en janvier 2006 et a conduit dans un premier temps à retenir la société Unilog Management pour assister l Inrap dans l élaboration de son schéma directeur. INRAP - Schéma directeur informatique Page 3/65

4 Les travaux d élaboration se sont déroulés de mars à juillet 2006, en trois étapes : une étape de cadrage d intervention, qui a permis de collecter les attentes des directions de l institut, une étape d analyse des besoins à partir des documents du projet d entreprise, d entretiens et de visites y compris en direction interrégionale, une étape d élaboration du système cible, des projets et d évaluation du dispositif à mettre en place pour faire vivre le dispositif Ces travaux, résumés dans le présent document, donnent lieu à une première approche de l organisation future du système d information, ayant vocation à s ouvrir à l ensemble des domaines fonctionnels de l Inrap et sites géographiques; la liste et l estimation initiales des projets d informatisation identifiés des éléments de structuration de la fonction systèmes d information au sein de l Inrap, visant à permettre le suivi de l avancement de ces projets, les arbitrages entre projets, et la prise en compte de projets nouveaux. Le présent schéma directeur a été élaboré au sein d une équipe de projet composée de l équipe d intervention du prestataire et du directeur des Systèmes d Information et ses collaborateurs. Les représentants des utilisateurs ont été sollicités au travers d entrevues réalisées au siège et en direction inter-régionale. Une fois par mois, l équipe de projet a rendu compte des travaux en comité de direction au siège. Ces restitutions ont donné lieu à des documents de présentation et des relevés de décisions. INRAP - Schéma directeur informatique Page 4/65

5 2. Le contexte et les enjeux 2.1. L Inrap et ses missions L Institut national de recherches archéologiques préventives est un établissement public administratif créé récemment (2001), ayant repris les activités de l Association pour les Fouilles Archéologiques Nationales (AFAN). L institut joue un rôle pivot dans l activité d archéologie préventive qui peut être prescrite à l occasion d opérations d aménagement, de travaux ou de construction d ouvrages. Ce rôle est en interaction forte avec les services régionaux de l État (DRAC et SRA), les collectivités territoriales, et les responsables d aménagement. Par ailleurs, l Inrap se trouve en concurrence pour la réalisation d opérations de fouilles avec d autres opérateurs agréés. L Inrap est également chargé d une mission de recherche résultant de ses activités d archéologie préventive. Cette mission comprend notamment la mise en valeur des données collectées à l occasion des fouilles, la mise à disposition de la communauté scientifique des données, la définition de projets de recherche (publications) et/ou la participation à des projets communs avec d autres instituts scientifiques L organisation générale de l établissement Les services du siège sont regroupés à Paris, au site principal de la rue de Madrid et un site proche, rue du général Foy. Les fonctions budgétaires et comptables, les fonctions de gestion administratives de ressources humaines y sont notamment concentrées. La répartition sur le territoire national est organisée en huit directions interrégionales, regroupant des fonctions administratives. Chaque direction interrégionale représente l Inrap sur son territoire de compétence auprès de ses partenaires, de ses fournisseurs, des collectivités et des administrations déconcentrées. Les personnels conduisant les activités de fouilles et de recherches sont rattachés chacun à une base archéologique. Une soixantaine de bases, de tailles très variables, sont réparties sur le territoire. Les missions de diagnostic et de fouilles ont lieu sur des chantiers d aménagement ou de constructions d infrastructures de transport. Les agents sont affectés à ces chantiers pour des durées de quelques jours à plusieurs mois. Une opération de diagnostic dure en général quelques jours. Des évolutions de l organisation générale sont possibles dans l avenir, notamment quant aux rôles confiés aux directions interrégionales. Le système d information ne doit en aucun cas constituer une contrainte pour de telles évolutions Les contraintes et les évolutions de l environnement Les interventions sur le terrain de l Inrap comprennent deux catégories de prestations : les diagnostics, interventions de courte durée effectuées par l Inrap ou éventuellement par une structure publique localement compétente, sur prescription du service régional d archéologie (SRA) compétent ; INRAP - Schéma directeur informatique Page 5/65

6 les fouilles, interventions plus lourdes également prescrites par le SRA, mais effectuées par un prestataire agréé au choix de l aménageur ; Une première loi sur l archéologie préventive, datant de 2001, faisait de l Inrap le prestataire unique pour les diagnostics et fouilles. Les recettes étaient assurées par une redevance. Cette législation a été modifiée en 2003, instituant la concurrence en ce qui concerne les fouilles. En 2005 existaient encore dans le portefeuille d opérations en cours plusieurs opérations de grande ampleur régies par le régime d avant Cette législation oblige l Inrap à budgéter et comptabiliser séparément les opérations de diagnostic d une part, les fouilles de l autre, afin de ne pas provoquer de distorsion de concurrence. Une autre contrainte à prendre en compte est la capacité limitée de l Inrap à recruter. Le budget fixe les postes équivalent temps plein en CDI et en CDD autorisés chaque année. Ces évolutions profondes du cadre d action de l institut n ont donné lieu qu à des modifications superficielles du système d information depuis Les applications informatiques manquent de cohérence entre elles et se trouvent à maints égards en décalage par rapport aux règles de gestion qu il faudrait appliquer et aux attentes de leurs utilisateurs tant en ce qui concerne leur fonctionnement que les capacités de restitution et d aide à la décision Les attentes vis-à-vis du système d information et de la direction des systèmes d information Les attentes suivantes ont été perçues au niveau du siège, du niveau interrégional et du niveau local. Gérer efficacement le parc de postes informatiques, son maintien et son réapprovisionnement Le parc des postes informatiques est peu homogène. Les besoins sont émis au fil de l eau, les délais de livraison de postes commandés sont perçus comme trop long. Une meilleure connaissance du parc de postes doit permettre d anticiper les achats et le renouvellement; Les caractéristiques des postes de travail doivent être définies par profil d agent. Certains métiers exigent des capacités et des applications particulières. Une certaine souplesse permettant d adapter le parc à des particularités locales d organisation doit rester possible. Le support technique aux agents des directions interrégionales et des bases doit être assuré. Assurer la sécurité et la sauvegarde des données Les processus de sécurisation, de sauvegarde et d archivage des données doivent être établis et mis en œuvre. Ces processus doivent assurer la continuité d exploitation des applications aux jours et heures ouvrés de l établissement. Fiabiliser les données de gestion et rendre apte au pilotage le système d information de gestion Les modes de saisie et de traitement de nombreuses données de gestion, notamment comptables ou relatives aux ressources humaines, font aujourd hui obstacle aux contrôles et aux règles de INRAP - Schéma directeur informatique Page 6/65

7 fonctionnement auxquelles l établissement est soumis. Les données collectées sont souvent incertaines ou erronées, et ne permettent pas de piloter les activités de l établissement. Le système d information doit faciliter la saisie de l information au plus près de sa source, et permettre des contrôles le long de la chaîne de traitement, jusqu au niveau de l agent comptable. A travers des traitements et restitutions pertinentes, le système d information doit apporter une valeur ajoutée aux agents de terrain : fiabilisation des données, partage des informations, restitutions permettant le pilotage des missions. Supporter la mission scientifique et culturelle de l établissement Le système d information ne participe que peu à la mission de diffusion culturelle et scientifique de l établissement. Il doit prendre une part très importante dans cette mission, en permettant notamment l accès en ligne aux travaux scientifiques et à la documentation résultant des opérations Orientations stratégiques Le schéma directeur se fonde sur les principes suivants : Stratégique Alignement des projets informatiques sur le projet d établissement Refonte des processus métiers préalablement à la mise en place de solutions informatiques Technique Centralisation des bases de données Utilisation aussi large que possible de produits disponibles sur le marché, basés sur des solutions libres ou commerciales Pas de recherche d un outil unique pour couvrir l ensemble des besoins de gestion de l Inrap (activités / finances / RH), mais des interfaces seront mises en œuvre entre les briques du système d information Utilisation de technologies «web» permettant un accès sécurisé aux données pour l ensemble des utilisateurs Inrap ou extérieurs Amélioration des équipements informatiques mis à disposition des utilisateurs Organisation de la fonction système d information Pilotage général du schéma directeur par le comité de direction Mise en place pour chaque projet d une maîtrise d ouvrage travaillant en partenariat étroit avec la DSI Montée en compétences de l équipe DSI et assistance externe pour les fonctions à faible valeur ajoutée INRAP - Schéma directeur informatique Page 7/65

8 3. Situation et orientations par domaine Les activités de l Inrap, qui résultent de ses missions, donnent lieu à un besoin en système d information dont les caractéristiques conceptuelles sont pérennes et indépendantes des applications informatiques mises en œuvre. Le schéma directeur est l occasion de décrire le système d information idéal, qui constitue le système cible, et de décrire les écarts entre cette cible et l existant afin de désigner les écarts à combler La cartographie fonctionnelle Le système d information de l Inrap se décompose en blocs fonctionnels ou domaines fonctionnels, correspondant chacun à un type d activité. Chaque domaine est découpé en fonctions essentielles. Pilotage stratégique Compta analytique tableaux de bord Ressources internes et externes Référentiels Tiers Agents Structures Gestion des achats Commande, suivi Finances Gestion budgétaire Comptabilité générale Régie d avance et de recette Comptabilité fournisseur Trésorerie Comptabilité analytique Comptabilité client Vente et facturation client Gestion des ressources humaines Paie Gestion administrative Poste et compétence Chômage Simulation suivi Formation Recrutement Médecine de prévention, hygiène sécurité, bilan social Gestion des décisions Reporting Développement culturel et communication Bases d information, catalogues, archéologues, tribune scientifique, événements Infrastructure et communication interne Gestion des marchés Consultations, contrat, notification Veille économique Projets en amont Acteurs Gestion des activités Qualification de l intervention Planification Gestion administrative des moyens Suivi des activités Facturation des opérations Suivi, reporting Calcul des coûts Gestion frais de mission Production et gestion documentaire Données brutes Document élaborés Partenaires aménageurs Destinataires Grand public Communauté scientifique Les deux rectangles situés à droite et à gauche du schéma représentent les partenaires de l Inrap : les «destinataires» sont ceux qui bénéficient des activités de l institution. Les «Ressources internes et externes» comprennent les ressources humaines et les fournisseurs. Compte tenu de leur nombre, les échanges d information entre blocs fonctionnels n ont pas été représentés spécifiquement. A noter que les référentiels ont vocation à communiquer avec tous les blocs fonctionnels qui utilisent leurs données, et que le bloc Pilotage stratégique a vocation à INRAP - Schéma directeur informatique Page 8/65

9 collecter les données provenant de tous les blocs, et notamment : finance et comptabilité, gestion des ressources humaines, gestion des activités. Un regroupement peut être fait selon cinq grandes familles au sein du système d informations de l Inrap : - Informatique scientifique Cette famille regroupe l ensemble des systèmes liés à la constitution, la gestion et la diffusion des informations à caractère archéologique : données brutes, documents individuels, collections de documents, - Gestion opérationnelle Cette famille regroupe l ensemble des systèmes utilisés en soutien de l activité opérationnelle des agents de l Inrap. - Support administratif Cette famille correspond aux systèmes concernés par la gestion des ressources humaines ou la gestion financière - Systèmes transversaux Cette famille correspond aux systèmes d information en lien avec l ensemble des autres composantes du système d information et/ou touchant l ensemble des agents - Infrastructures techniques Cette famille correspond à l ensemble de l infrastructure technique, des équipements centraux aux postes de travail des agents, en passant par les éléments d infrastructure externalisés tels que la messagerie ou les réseaux de données inter-sites Le schéma cible des échanges entre domaines de gestion La mise en place de flux d échanges instrumentés entre les différents domaines de gestion est un pré requis à la cohérence et la pérennité du futur système d information. Cette architecture permet de pallier les difficultés constatées entre autres entre la gestion d activité et les ressources humaines ou par exemple à propos des frais de mission. INRAP - Schéma directeur informatique Page 9/65

10 Gestion des activités Gestion des ressources humaines Qualification de l intervention Planification des moyens Affectation des ressources et compétences Agent Profil de compétence Suivi des activités Feuille d attachement Saisie des activités par contrat / projet / opération Gestion des moyens mobilisés Gestion des ordres de mission Commandes moyens extérieurs Suivi des absences Notes de frais Avances et remboursements Paie Gestion des frais de mission Taux de prise en charge Suivi budgétaire Valorisation des coûts MO et externes par opération Facturation Ordre de facturation Achats Coûts standards par profil calculés pour une année Ventes - facturation Comptabilité finances Comptabilité analytique Écriture comptable Règlement Reporting analytique L obtention de ce schéma de flux, dont une version intermédiaire est donnée ici, est un objectif transverse aux différents projets. La DSI doit, de ce point de vue, jouer un rôle d urbaniste du système d information. Elle assurera que les différents points d interface sont prévus. En particulier : Les éléments des notes de frais sont groupés dans une application ad hoc, qui assure la cohérence et la complétude du processus de prise en charge et remboursement. Le suivi d activité se contente d initier les processus (ordre de mission ouvrant des droits) et de suivre les résultats. Un travail important de rapprochement entre la comptabilité analytique et la gestion d activités est nécessaire. En effet, il doit être envisagé une gestion des opérations valorisées avec des clés de calcul de coût de revient au sein même du domaine de gestion des activités. Les coûts réels d opération seraient dans un second temps interfacés à la comptabilité analytique pour consolidation. Ce travail doit être conduit de manière conjointe entre la DST, des représentants des DIR et le contrôle de gestion du siège. INRAP - Schéma directeur informatique Page 10/65

11 3.3. Informatique scientifique Cette famille a fait l objet de nombreux travaux menés de façon individuelle par des agents de l Inrap, conduisant généralement à des réalisations de qualité dans des domaines précis, mais est d une manière générale celle pour laquelle la démarche systèmes d informations est la plus lacunaire, du moins pour la mise en place de méthodes de travail et de systèmes unifiés. Trois composantes ont été identifiées visant à représenter la totalité du cycle de vie de l information scientifique et technique traitée par l Inrap dans le cadre de ses missions : - production documentaire : production de données scientifiques sous diverses formes (données brutes, documents de base, documents finis ) à partir des travaux archéologiques effectués sur le terrain et dans les sites de l Inrap - gestion documentaire : gestion des données et des documents scientifiques produits par l Inrap et éventuellement par d autres instances - portail scientifique : diffusion des données et des documents scientifiques de l Inrap et, plus largement, services de partage d informations pour la communauté archéologique au sein de l Inrap et au-dehors de l Inrap A titre d illustration, il convient de préciser que l Inrap traite chaque année environ 2000 diagnostics et 250 fouilles, chacune de ces opérations donnant lieu à un rapport complet et à un ensemble de relevés de données, documents textuels ou images, photographies, a) Production documentaire (1) Périmètre fonctionnel Contenu La production documentaire recouvre les différents mécanismes de création de données scientifiques au sein de l Inrap, et leur exploitation pour aboutir aux documents finals qui représentent le produit de l activité archéologique (p. ex. rapports finals d opérations RFO) Les données sont des données brutes (relevés d unités stratigraphiques, plans, images, documents textes, ), des plans, dont l exploitation conduit à la rédaction des rapports finals. L objectif est de concevoir une chaîne de production documentaire unique et partagée, en s appuyant sur des outils, normes, et protocoles d édition. Les grandes composantes de ce projet sont : Normes qualité o Principes de charte graphique. o Modèles standard de document (RFO, DFS, etc.). o Norme de codification. INRAP - Schéma directeur informatique Page 11/65

12 o Règles éditoriales (ton, longueur des textes, vocabulaire, etc.). Moyens et modalités de production «industrialisée» de documents : o Règles d'usage des outils de production (logiciel de traitement de texte et graphique, insertion texte, plan, photo, maquettes, etc.). o Procédure de production, de conservation et de mise en ligne associée. o Numérisation de documents établis initialement sous forme papier Moyens de relevés de données archéologiques formatées. (2) Constat Le processus de production documentaire est aujourd hui hétérogène (outils utilisé, processus, absence de normalisation, etc.) en fonction des DIR voire au sein d une même DIR. Il ne semble pas exister de directives appliquées pour la gestion des documents (rapports, mais aussi plans, relevés topos, inventaires ) produits à l occasion des opérations. Une très grande partie de la production scientifique n est archivée et exploitable que sous forme papier. (3) Plan d actions (a) Court terme (2007) : définition des principes de production de la documentation scientifique et technique Contenu Le projet consiste à définir les besoins fonctionnels, organisationnels et techniques d'un système organisant la chaîne de production documentaire de diagnostics et de fouilles, en s appuyant sur les résultats des groupes de travail du projet d établissement. Le périmètre fonctionnel traite des points suivants : - collecte des documents primaires de diagnostic et de fouille - principe de charte graphique, modèle standard de document (RFO, DFS, etc.), règles éditoriales (ton, longueur de textes, vocabulaire) - règles d'usage des outils de production (logiciel de traitement de textes et graphiques, insertion de documents...) - production industrialisée des documents finals Acteurs Le projet est piloté par la DST. En complément sont impliquées : INRAP - Schéma directeur informatique Page 12/65

13 des ressources MOA internes issues des DIR et de la DSI, participant à la définition des normes qualité et fortement contributrices sur le champ d application, des ressources MOE internes appartenant à la DSI, ayant pour objectif d apporter une assistance à la définition des procédures de gestion documentaire et à l organisation du champ d application, des ressources externes, expertes en gestion documentaire. Calendrier Date de début planifiée : mars 2007 Date de fin planifiée : juillet 2007 (b) Moyen terme ( ) : mise en œuvre d un système de production de la documentation scientifique et technique Contenu Le projet consiste à mettre en œuvre un système organisant la chaîne de production documentaire de diagnostics et de fouilles, portant sur : - collecte des documents primaires de diagnostic et de fouille - charte graphique, modèle standard de document (RFO, DFS, etc.), - règles d'usage des outils de production (logiciel de traitement de textes et graphiques, insertion de documents...) - production industrialisée des documents finals Acteurs Le projet est piloté par la DST. En complément sont impliquées : des ressources MOA internes issues des DIR et de la DSI, des ressources MOE internes de la DSI, des ressources externes, expertes en gestion documentaire. Calendrier Date de début planifiée : septembre 2007 Date de fin planifiée : juin 2008 INRAP - Schéma directeur informatique Page 13/65

14 b) Gestion documentaire (1) Périmètre fonctionnel La gestion documentaire comprend la mise en place et le maintien d un référentiel de documentation scientifique et technique. Ce domaine doit être relativement outillé et reposer notamment sur une ou plusieurs bases de données. Selon les cas, les données présentes dans le référentiel documentaire peuvent être amenées à être diffusées ou non vers l extérieur au travers du portail scientifique. Les principes de gestion documentaire scientifique et technique couvrent les fonctionnalités suivantes : Les dispositions de maintien du référentiel documentaire. Procédure de création et d ajout d un document. Procédure de suppression d un document. Modalités de révision. Procédure d archivage. Procédure de destruction. Procédure adaptative : récupération des documents anciens en cas d évolution des progiciels. La définition et l organisation du champ d application. Détermination des catégories de documents pris en compte et définition des principes d indexation. Numérisation et archivage de la documentation scientifique et technique, des documents multimédia. gestion des références RFO. gestion des références bibliothécaires. (2) Constat A ce jour, la gestion des contenus et des modalités d instrumentation est sous la responsabilité des différents responsables de portails. DDCC pour l Intranet. DST pour le portail scientifique. Par ailleurs, peu de procédures sont définies et le champ d application reste limité. La gestion documentaire doit s accompagner d un investissement conséquent sur notamment l organisation. INRAP - Schéma directeur informatique Page 14/65

15 (3) Plan d actions (a) Court terme ( ) : choix d un système de gestion documentaire Contenu L objectif est de définir un système de gestion documentaire partagé, constituant le référentiel de documentation scientifique et technique de l Inrap, en s appuyant sur des offres et des procédures standards du marché, et en définissant au préalable le contour et les procédures applicables au système. Le périmètre couvert comprend : Les dispositions de maintien du référentiel documentaire. Procédure de création et d ajout d un document. Procédure de suppression d un document. Modalités de révision. Procédure d archivage. Procédure de destruction. Procédure adaptative : récupération des documents anciens en cas d évolution des progiciels. La définition et l organisation du champ d application. Détermination des catégories de documents pris en compte et définition des principes d indexation. Numérisation et archivage de la documentation scientifique et technique, des documents multimédia. gestion des références RFO. gestion des références bibliothécaires. La démarche comprend les étapes suivantes : définir les dispositions organisationnelles relatives au référentiel documentaire définir un CCTP fonctionnel, organisationnel et technique du système documentaire déterminer l adéquation du besoin par rapport à des outils libres existants sur le marché mener un appel d offre auprès de prestataires spécialisés pour l intégration d un outil libre, ou le choix et la mise en œuvre d un produit du commerce. Acteurs Le projet est piloté par la DST. En complément sont impliquées : des ressources MOA internes, dont le principal objectif est de cadrer le besoin fonctionnel macro de l Inrap INRAP - Schéma directeur informatique Page 15/65

16 o DST o DIR o DDCC des ressources MOE internes appartenant à la DSI impliquées dans le processus de choix, des ressources externes, expertes en gestion documentaire et compétentes dans le traitement de ce type de projet. Elles auront pour objectifs de recueillir et structurer le besoin auprès de la MOA, de gérer l appel d offre, d aider au choix de l outil et à l élaboration du plan projet. Une instance Inrap d administration de la documentation, garante des bonnes pratiques et des règles de gestion sera désignée ainsi que son périmètre d actions et ses responsabilités. La gestion décentralisée de la documentation peut être source de risques et d incohérences fonctionnelles et techniques sur l ensemble des portails. Elle nécessite la mise en place d une instance légitime (rattachée ou non à la DSI) à même de contrôler la bonne gestion documentaire des différents portails et ayant autorité pour recadrer si besoin les travaux. En cas d incohérences majeures, les processus documentaires définis par la DDCC et la DST pour leur portail respectif pourront être ajustées. Calendrier Date de début : juin 2006 Date de fin planifiée : février 2007 (b) Moyen terme (2007) : mise en œuvre d un système de gestion documentaire Contenu Le projet consiste à mettre en œuvre l outil de gestion documentaire retenu en s appuyant sur un ensemble de procédures de gestion documentaires documentées et utilisées. Il couvre : la constitution d un référentiel documentaire la définition de l application des modalités d'accès et de mise à disposition des documents aux outils transverses (portail technique, intranet, internet). Acteurs Le projet est piloté par la DST. En complément sont impliquées : des ressources MOA internes pour essentiellement la spécification fonctionnelle des besoins et la recette o DST o DDCC o DIR INRAP - Schéma directeur informatique Page 16/65

17 des ressources MOE internes appartenant à la DSI, ayant pour objectif de suivre techniquement et fonctionnellement le projet, d acquérir la compétence technique sur l outil choisi, des ressources externes, expertes du domaine et en charge de sa mise en œuvre. Calendrier Date de début planifiée : mars 2007 Date de fin planifiée : décembre 2007 c) Portail scientifique (1) Périmètre fonctionnel 7 projets ont été identifiés pour ce domaine : Agenda scientifique, diffusion d informations concernant des colloques, tables rondes, séminaires, Carnet d adresses scientifiques, recensant les personnes morales impliquées dans l archéologie. avec des liens vers des sites existants du même type p. ex. celui du CNRS Bibliographie des agents, recensement des productions scientifiques des agents de l Inrap dans le domaine de l archéologie Forums et sites thématiques ou chronologiques spécialisés par communautés scientifiques Mise en ligne de documents scientifiques et bibliothèques multimédias, s appuyant sur le référentiel documentaire interne relevant du domaine gestion documentaire. Mise en ligne des notices RFO Mise en ligne des RFO Le portail scientifique pourra être accessible selon les cas aux seuls utilisateurs de l Inrap (accès intranet), à des utilisateurs externes connus (accès extranet) ou à tous (accès internet). Le schéma ci-après précise les rôles respectifs du portail intranet et du portail scientifique. INRAP - Schéma directeur informatique Page 17/65

18 PORTAIL INTRANET : Fonctionnement de l Inrap «Améli orer la communication interne, la circulation et le partage de l information» PORTAIL SCIENTIFIQUE : Données scientifiques et techniques «Se doter d un outil de communication scientifique et technique afin de valoriser les acquis» Actualité s : nouvelles instructions, nominations internes, découvertes, autres Information administrative et juridique: fiche personnel, information RH, notes et décisions émanant du siège, référentiel métier, fiche de poste, Annuaire Information syndicale Procédures de gestion : charte document, procédures formulaires divers (déclaration d activité, congés, note de frais, téléphone), procédures informatiques (demande d intervention, changement d équipement, e mail) Organisation : information institutionnelle Glossaire Carnet d adresses scientifiques Bibliothèque multimedia : documents scientifiques Notices RFO agenda scientifique Bibliographie archéologue Forum, site et espace de travail partagé Association du personnel RFO en ligne Projet établissement Espaces de travail partagés Portail applicatifs : applicatifs métiers et bases de données Gestion documentaire (2) Constat Ce portail ne doit pas donner lieu à une administration complexe des utilisateurs Niveau d accès interne pour l ensemble des agents de l Inrap en lecture ou écriture. o Documents détaillés, minutes de fouilles, qui ne sont transmis à l extérieur que sous contrôle d un agent Inrap. o Techniquement, ces documents sont accessibles via l Intranet. Niveau partenaires (CNRS, SRA, Collectivités, Universités, etc.) en lecture uniquement. o Contenu de ce niveau à définir. o Ce niveau d accès privilégié est octroyé par structure, non par agent de la structure. Niveau grand public (scientifique). o Le service clé : le moteur de recherches des rapports finals d opération. Le groupe de travail (plan d actions 12.2 du projet d établissement) et la DST ont défini les orientations relatives au contenu du projet. Les éléments sur l alimentation documentaire sont confiés à la responsabilité de la DST. INRAP - Schéma directeur informatique Page 18/65

19 (3) Plan d actions (a) Moyen terme ( ) : mise en œuvre d un portail scientifique Contenu La mise en œuvre des sept projets identifiés devra être progressive. La priorité est d initier la mise en ligne de RFO et de notices de RFO, ainsi que de mettre en place un premier niveau de forums et de sites thématiques Une analyse juridique sera à mener en parallèle pour déterminer les conditions dans lesquelles l Inrap peut diffuser des documents sur internet. Les autres projets devront être mis en œuvre dans un second temps. La mise en ligne de documents doit reposer sur le système de gestion documentaire, l achèvement des projets liés à la mise en ligne de documents dépendra donc de l avancement du projet de gestion documentaire La numérisation de documents créés antérieurement au démarrage du portail représente un projet lié à l ensemble des domaines de l informatique scientifique. Il s agit d un projet lourd pouvant conduire à des dépenses importantes, et nécessitant donc comme pré-requis un état de préparation suffisant des systèmes support (gestion documentaire, portail scientifique). Acteurs Le projet est piloté par la DST. En complément sont impliquées : des ressources MOA internes (AST et RO DIR, DST, DSI) dont le principal objectif est de spécifier les besoins de l Inrap. des ressources MOE internes appartenant à la DSI, impliquées significativement dans la phase d expression des besoins et ayant pour objectif de suivre techniquement et fonctionnellement le projet, des ressources externes en charge du développement des projets. des ressources juridiques internes (SAJ) et externes L animation des forums et des sites thématiques, gage de leur réussite, nécessitera l intervention de membres de la communauté archéologique dans des proportions qui seront à déterminer. Calendrier Le calendrier détaillé par projets doit être élaboré. Le calendrier global est : Date de début planifiée : septembre 2006 Date de fin planifiée : décembre 2007 INRAP - Schéma directeur informatique Page 19/65

20 3.4. Gestion opérationnelle Deux projets ont été identifiés dans cette famille essentielle pour la conduite des activités opérationnelles de l Institut : - Gestion des activités : système de gestion des activités opérationnelles des agents de l Institut, couvrant l ensemble du cycle de vie d une opération archéologique à l Inrap : de la réception d un arrêté de prescription à la remise du rapport final d opérations - Observatoire de la demande : outil de veille des projets d aménagements susceptibles de faire l objet d une prescription, et de suivi de l activité de la concurrence. a) Gestion des activités (1) Périmètre fonctionnel et application support Reporting: -Siège -Tutelles REFERENTIEL Fournisseurs, clients, type opération, compétence-agent, moyens matériels, particularités d intervention Dossier d opération (Prescription, CdCh,) Achats Consultations en local Ressources humaines Gestion des frais de missions Qualification de l intervention Evaluation des compétences et moyens standards Passation d une convention (date d intervention) Evaluation des temps standards associés Planification Détermination et séquencement des opérations Affectation matériel (propre ou loué) Affectation des ressources et compétences Analyse charge / capacité par opération, projet, DIR Gestion administrative des moyens mobilisés DICT Ordres de mission des agents Commandes extérieures (engins, cantonnements) Suivi des activités Feuilles d attachement Frais de missions agents Commandes et factures extérieurs Suivi budget de mission Gestion des incidents et évolutions Facturation des opérations Demande d émission d acomptes et factures Suivi de l échéancier de facturation L émission des factures et l administration comptable sont assurés en central (2) Constat La gestion des activités est le cœur de métier de l Inrap : opération de diagnostic, opération de fouille. Il n y a pas à ce jour de politique commune Inrap relative à la gestion des activités. Les processus et règles de gestion mis en place sont essentiellement locaux. Cette réalité n est pas fonctionnellement justifiée et tient plus d un héritage historique de la situation. INRAP - Schéma directeur informatique Page 20/65

21 Absence de recensement commun multi-dir des besoins. Les données de gestion sont décentralisées sans possibilité de consolidation. Les processus sont hétérogènes. Par exemple, le découpage des opérations en lots n est pas effectué selon la même logique d une DIR à l autre. L instrumentation actuelle nécessite de nombreuses ressaisies, notamment pour le suivi de gestion. IP (Augéo) est aujourd hui l application de référence pour le suivi de l exécution des opérations (affectations, suivi des charges, les absences et les congés des ressources). Des systèmes de gestion d activités locaux, propres à chaque DIR et développés généralement par les équipes locales sur une plateforme FileMaker, sont utilisés pour assurer la gestion de l activité gérée par la DIR. Plusieurs des systèmes locaux sont issus d un même développement d origine, mais ont divergé avec le temps. Des outils annexes sont mis en place localement, tels qu un planning partagé à travers un fichier Excel élaboré à partir d IP. Il y a peu voire pas d échange automatisé avec les autres domaines, et un recours assez important à des flux papier Les référentiels sont ressaisis dans chaque région (agents et compétences, taux, opérations archéologiques ). Le domaine nécessite un renforcement de son pilotage. Les besoins du siège (reporting, pilotage national, comptabilité analytique) sont naturellement divergents de ceux des DIR (gestion très opérationnelle). L engagement du management est une condition critique de réussite de ce type de projet. Des arbitrages sur le niveau d automatisation seront nécessaires pour éviter d enliser le projet par excès de perfectionnisme. Un projet de refonte du système de gestion opérationnelle est en cours (projet d établissement 2.2) et un premier développement a été initié de façon indépendante par la DIR Centre-Ile de France. De premiers groupes de travail ont été réunis et un cadrage des travaux est en cours de réalisation de façon à identifier les principales fonctionnalités attendues et leur priorité, et à identifier les acteurs au niveau local et au siège. De nombreuses étapes restent à mener avec toute mise en œuvre de la nouvelle application. Élaboration du cahier des charges fonctionnel, organisationnel et technique. Définition des procédures et règles de gestion «communes» de gestion des activités. Cette formalisation est un pré requis à la mise en œuvre du futur outil. Exemples : o Modalité de gestion des codes et intitulés opération o Modalités d établissement du projet scientifique (création, modification d opération, etc.) INRAP - Schéma directeur informatique Page 21/65

22 o Modalités de suivi des opérations (déclaration, gestion des statuts, etc.) o Gestion des devis (en collaboration avec le contrôle de gestion). Sélection du système d information et de l intégrateur : appel d offres, dépouillement, maquette, visite de site, négociation financière, plan projet de mise en œuvre et stratégie de déploiement (site pilote, fonctionnalités pilotes, etc.). Désignation et mobilisation de la MOA détachée totalement ou partiellement sur le projet. o Il est important d impliquer significativement des acteurs opérationnels DIR et terrain o La Direction scientifique et technique a un rôle central à jouer dans le projet. (3) Plan d actions (a) Court terme (2006) : définition et choix d un outil de gestion des activités Contenu L objectif est de choisir un nouveau système d information de gestion des activités pérenne et partagé, s appuyant sur une offre progiciel standard du marché. La démarche comprend les étapes suivantes : définir un CCTP fonctionnel, organisationnel et technique, mener un appel d offre auprès d éditeurs préalablement identifiés, dépouiller les offres et faire son choix, définir le plan projet détaillé de mise en œuvre (lotissement, ressources, charges, coût). Le cahier des charges pourra reprendre des éléments spécifiés sur le projet CIF ainsi que les conclusions des travaux menés dans le groupe de travail 2.2. du projet d établissement. Acteurs Le projet est piloté par la direction générale. Les DIR contribuent et sont représentées dans l instance de pilotage. En complément sont impliquées : des ressources MOA internes, dont le principal objectif est de cadrer le besoin fonctionnel macro de l Inrap o DST, o Equipes DIR, o Responsable opération DIR, o Contrôle de gestion siège et DIR, o DRH, o DSI. des ressources MOE internes appartenant à la DSI ayant pour objectif d élaborer à partir des besoins exprimés un CCTP fonctionnel et technique à destination des éditeurs. La MOE sera également en charge de mener l appel d offre et le processus de choix. INRAP - Schéma directeur informatique Page 22/65

23 Calendrier Date de début planifiée : juillet 2006 Date de fin planifiée : mars 2007 (b) Moyen terme (2007) : mise en œuvre d un outil de gestion des activités Contenu Le projet consiste à mettre en œuvre sur un site pilote une gestion d'activités instrumentée puis à la déployer sur l'ensemble des DIR. Le périmètre fonctionnel traite des points suivants : la gestion des devis, la qualification de l'intervention (évaluation des compétences et moyens, convention, temps standards associés), la planification des opérations et projets (gestion des opérations, affectation matériel et ressource, analyse charge capacité), la gestion administrative des moyens mobilisés (DICT, ordre de mission, commande externe), le suivi des activités (feuille d'attachement, frais de missions, commande, budget, évolution et incident), la facturation des opérations et lien comptable, les flux transversaux multi-domaines (contrôle de gestion pour coût de revient, finance pour facturation, ressources humaines pour profil et taux standards, référentiel structure et agent, etc.). Acteurs Le projet est piloté par la Direction générale qui doit détacher un chef de projet utilisateur à temps plein. En complément sont impliquées : des ressources MOA internes, pour essentiellement la spécification fonctionnelle des besoins et la recette o DST, o Equipes DIR, o Responsable opération DIR, o Contrôle de gestion siège et DIR, o DRH, o DSI. INRAP - Schéma directeur informatique Page 23/65

24 des ressources MOE internes appartenant à la DSI, ayant pour objectif de suivre techniquement et fonctionnellement le projet, d acquérir la compétence technique sur l outil choisi, des ressources externes, expertes sur la solution choisie et en charge de sa mise en œuvre. Calendrier Date de début planifiée : avril 2007 Date de fin planifiée : mars 2008 La mise en œuvre doit être progressive au cours de l année 2007 de façon à disposer au cours de l été 2007 d un système offrant les fonctionnalités essentielles, et fin 2007 d un système disposant de toutes les fonctionnalités requises. L année 2008 étant consacrée à la finalisation du système en production, et à l alimentation des données manquantes. b) Observatoire de la demande (1) Périmètre fonctionnel et application support Le projet d observatoire de la demande consiste à mettre en place un outil de veille des projets d aménagements susceptibles de faire l objet d une prescription, et de suivi de l activité de la concurrence. Il s agit en définitive d identifier et de suivre les «éléments structurants» de la demande en interventions, afin de piloter au mieux la demande : potentiel archéologique du territoire, projets amont susceptibles de donner lieu à des prescriptions, acteurs concurrents (collectivités, organismes agrées). (2) Constat Ce domaine est aujourd hui non instrumenté. Un premier niveau de développement est d ores et déjà réalisé mais n a jamais été mis en service. La problématique de la demande est très particulière, justiciable d une application spécifique, en effet : L Inrap est dans une position où il ne peut refuser aucune demande d intervention, Les spécificités régionales des Services Régionaux d Archéologie (SRA) sont fortement déterminantes, La pression concurrentielle (autres organismes agréés) est aujourd hui encore faible, mais est en augmentation pour certaines régions (Alsace, Nord-Picardie). INRAP - Schéma directeur informatique Page 24/65

25 (3) Plan d actions Acteurs L observatoire de la demande intéresse la direction générale, la DST et également les directions interrégionales qui seront les premiers utilisateurs et bénéficiaires du dispositif. Un soutien fort du niveau déconcentré est nécessaire à la réussite de ce projet. Le périmètre du projet doit dans un premier temps se limiter à la constitution d un outil simplifié, permettant d en démontrer l intérêt opérationnel et susceptible d évoluer en lien avec le système de gestion d activités. Calendrier premier semestre 2008 : Mise en œuvre d un outil simplifié INRAP - Schéma directeur informatique Page 25/65

26 3.5. Support administratif Les trois domaines identifiés pour cette famille sont : - Finances et achats - Ressources humaines - Missions Ce dernier domaine, en interaction forte avec la gestion opérationnelle, a été identifié comme un domaine à part compte tenu du nombre et du volume global des missions réalisées dans le cadre des activités de l Inrap. a) Finance et achat (1) Périmètre fonctionnel et application support GESTION BUDGETAIRE Mise en place des crédits Engagement en dépenses et recettes Liquidation et ordonnancement Suivi de l exécution budgétaire COMPTABILITE GENERALE Prise en charge et comptabilisation des recettes et dépenses Clôture comptable REGIE D AVANCE ET DE RECETTE COMPTABILITE AUXILIAIRE Facturation multi-échéances Gestion des règlements : encours, règlements partiels, états de paiement, échéancier, rapprochement bancaire Gestion des acomptes Gestion des relances Interrogation des comptes de tiers. Génération des écritures de TVA, aide à la déclaration Etats statistiques tiers (client, fournisseurs) Gestion du recouvrement TRESORERIE GESTION DES MARCHES Appel d offre et marché Contrat Notification VENTE Commandes client Suivi ACHATS Commandes d achat Suivi IMMOBILISATION Inventaire Calcul des amortissements Gestion des cessions Ecriture et dotations Totalité recette, totalité dépense Analyse totale établissement COMPTABILITE ANALYTIQUE Valorisation d opération et calcul coût de revient Valorisation devis Couverture totale ou partielle par CIVITAS Couverture par application tiers Non couvert REFERENTIEL Fournisseur, client, type activité, agent, opération, contrat GRH Gestion des activités INRAP - Schéma directeur informatique Page 26/65

27 La gestion budgétaire La gestion budgétaire est gérée par la Direction administrative et financière dans l outil ERIC-S de CIVITAS. Cet outil répond aux besoins généraux de l Inrap mais pose des difficultés techniques et fonctionnelles dans son utilisation quotidienne La comptabilité générale La comptabilité générale est gérée par la Direction administrative et financière dans l outil ERIC-S de CIVITAS. Cet outil répond aux besoins généraux de l Inrap mais pose des difficultés techniques et fonctionnelles dans son utilisation quotidienne La comptabilité auxiliaire La comptabilité auxiliaire, c'est-à-dire fournisseur et client est gérée par : o les directions interrégionales pour la saisie facture, o la direction administrative et financière pour le mandatement, l attribution d un code comptable, o l agence comptable pour le contrôle facture et le règlement. Bien qu incomplète, la comptabilité fournisseur est intégrée dans ERIC-S. Les principales lacunes recensées traitent essentiellement du suivi facture, du manque de traçabilité entre échéancier / facture / commande, d une aide à clôture (calcul des charges à payer). La comptabilité client est peu instrumentée (intégration comptable uniquement). La facture est ressaisie puis éditée à partir de Sage ou Navision. Ce processus n a pas de justification réelle mais est hérité du passé. Par ailleurs, il est impossible par exemple de suivre dans le système comptable les commandes non facturées. La trésorerie La trésorerie est gérée partiellement par la Direction administrative et financière dans ERIC-S L objectif à terme est de pouvoir gérer un prévisionnel de trésorerie à partir des échéanciers de paiement de la comptabilité auxiliaire. La gestion des marchés La gestion des marchés n est pas instrumentée. Elle est gérée localement de manière déconcertée par les directions interrégionales et au siège par le service Achats et Marchés de la DAF : pas de procédure, règle de gestion ni outil de support partagés. Elle concerne la phase amont du processus achat : gestion de l appel d offres, devis, contrat et notification. Les volumes de gestion sont faibles. Il n est pas jugé nécessaire dans un premier temps d interfacer la gestion des marchés avec les achats : les codes contrat peuvent être ressaisis manuellement. INRAP - Schéma directeur informatique Page 27/65

28 Les ventes et les achats La gestion opérationnelle des achats et des ventes est gérée par les directions interrégionales et la direction administrative et financière. Les achats sont instrumentés dans ERIC-S (commande d achat, suivi). Les ventes ne sont pas ou peu couvertes par le système d information. Il n y a pas de flux commande partagé et instrumenté. Leur gestion est décentralisée et supportée par des applicatifs locaux majoritairement sous FileMakerPro. Deux applications centrales, Sage et Navision, gèrent les factures des opérations de diagnostic et de fouilles. Les immobilisations Les immobilisations sont gérées par l agence comptable dans un outil qui lui est propre. Cette fonction n est pas prioritaire car n a qu un faible impact à l Inrap (1 millions d immobilisation sur un budget de 128 millions ). Il n y a pas d interface comptable dans ERIC-S. Les données sont ressaisies. La comptabilité analytique La comptabilité est peu ou pas instrumentée aujourd hui. Seuls des états totaux établissement relatif au coût indirect sont générés. Compte tenu des nouvelles règlementations induites par la LOLF, il devient nécessaire de connaître les coûts de revient des activités et d être à même de les intégrer dans un reporting analytique. Le schéma suivant illustre cette idée. ANALYTIQUE OPERATIONNEL SUR FRAIS DIRECT ANALYTIQUE ETABLISSEMENT GESTION DES ACTIVITES Valorisation des opérations et des coûts directs o Coût de personnel (au standard) o Coût d achat (réel, DPA, etc) o Frais de mission (au réel) Valorisation des devis Coût direct FINANCES Totalité recette Totalité dépense o Coût direct o Coût indirect Compte de résultat analytique Frais financier, siège, indirect Coût standard par profil GRH Frais de mission DPA : dernier prix d achat (2) Constat Le domaine Finance et achat comprend des fonctionnalités variées plus ou moins couvertes par les applications actuelles. INRAP - Schéma directeur informatique Page 28/65

29 Le processus de facturation est initié en DIR, mais les factures sont élaborées sur deux applications centrales, l une pour les opérations sous législation d avant 2003, l autre pour les opérations du nouveau cadre législatif. Un premier travail sur les coûts de revient a été entrepris (action 2.4 du projet d établissement), sous pilotage d un contrôleur de gestion de la DAF. La suite de ce projet, et l obtention de résultats en termes de suivi économique des opérations, nécessitera l implication d agents issus de la DST et des DIR. La structure de pilotage du projet devra permettre un arbitrage entre les orientations du contrôle de gestion central, de la DST, et des DIR. Les processus et règles de gestion ne sont pas formalisés et génèrent des lourdeurs et dysfonctionnements administratifs (gestion des contrats, gestion des baux, facturation, etc.). Un projet de fiabilisation des procédures et règles de gestion du domaine Finance et Achat vient d être lancé par la Direction administrative et Financière et l Agence comptable pour formaliser et mettre en œuvre les règles de gestion (date de fin prévisionnelle été 2007). (3) Plan d actions La refonte technique du système d informations Finances et Achats ne peut s envisager qu après l achèvement du projet de fiabilisation des procédures financières et comptables, ou du moins pas tant qu un niveau d achèvement suffisant de ce projet n a pas été atteint. La date prévisionnelle de démarrage de ce projet est donc mi (a) Moyen terme (2007) : choix d un outil d administration financière et de comptabilité analytique Contenu L objectif est de choisir un nouveau système d information Finance et Achat s appuyant sur une offre progiciel standard du marché adaptée aux EPA, permettant la comptabilité analytique, ouvert au raccordement de modules clients et gestion de facturation (généralement non disponible dans les progiciels standard pour EPA) et immobilisations. La démarche comprend les étapes suivantes : définir un CCTP fonctionnel, organisationnel et technique, mener un appel d offre auprès d éditeurs préalablement identifiés, dépouiller les offres et faire son choix, définir le plan projet détaillé de mise en œuvre (lotissement, ressources, charges, coût). Acteurs Le projet est piloté par la DAF. En complément sont impliquées : INRAP - Schéma directeur informatique Page 29/65

30 des ressources MOA internes, dont le principal objectif est de cadrer le besoin fonctionnel macro de l Inrap o DAF o Agence comptable o Contrôle de gestion siège et DIR o DSI, des ressources MOE internes appartenant à la DSI impliquées dans le processus de choix, des ressources externes, expertes en finance et contrôle de gestion et compétentes dans le traitement de ce type de projet. Elles auront pour objectifs de recueillir et structurer le besoin auprès de la MOA, de gérer l appel d offre, d aider au choix de l outil et à l élaboration du plan projet. Calendrier Date de début planifiée : septembre 2007 Date de fin planifiée : décembre 2007 (b) Long terme ( ) : mise en œuvre d'un outil d'administration financière et de comptabilité analytique Contenu Le projet S.I. Finances sera découpé en lots fonctionnels qui seront déployés successivement. Lot n 1 : coeur fonctionnel (gestion budgétaire, comptabilité générale, régie d'avance et de recette, comptabilité fournisseur, trésorerie, achat), comptabilité analytique. Lot n 2 : gestion client, facturation, suivi client. Lot n 3 : immobilisation. Acteurs Le projet est piloté par la DAF. En complément sont impliquées : des ressources MOA internes, pour essentiellement la spécification fonctionnelle des besoins et la recette o DAF, o Agence comptable, o Contrôle de gestion siège et DIR, o DIR, o DSI. des ressources MOE internes appartenant à la DSI, ayant pour objectif de suivre techniquement et fonctionnellement le projet, d acquérir la compétence technique sur l outil choisi, des ressources externes, expertes sur la solution choisie et en charge de sa mise en œuvre. INRAP - Schéma directeur informatique Page 30/65

31 Calendrier Date de début planifiée : janvier 2008 Date de fin planifiée : mars 2009 b) Ressources humaines (1) Périmètre fonctionnel et application support Couverture par CIVITAS Non couvert ou par FMP local Finances REFERENTIEL Structure, agent, etc Gestion des activités REPORTING Suivi des effectifs Indicateurs sociaux, etc NC : non couvert PAIE Traitement et cotisation Prime et indemnité Préparation mandat Préparation virement POSTE ET COMPETENCE Organigramme Fiche de poste (NC) SIMULATION SUIVI Gestion et suivi budgétaire Plafond d emploi et masse salariale FORMATION Gestion du budget formation et des frais Plan de formation Convocation Suivi Offre formation (NC) CARRIERE Grade et échelon Suivi d avancement et promotion Evaluation et notation (NC) Mise à disposition d agent (NC) CHOMAGE MEDECINE DE PREVENTION Convocation Suivi HYGIENE SECURITE GESTION DES DECISIONS GESTION ADMINISTRATIVE TEMPS ET ACTIVITES Gestion des maladies Congés RTT Heure supplémentaire Gestion RTT Heure supplémentaire Compte épargne temps Impact rémunération Planning prévisionnel agent Reporting absence et présence RECRUTEMENT Gestion et suivi des recrutements Publication des postes Mobilité et mutation BILAN SOCIAL (2) Constat Des projets organisationnels et métiers sont actuellement menés par la RH. Formalisation et mise en œuvre des procédures et règles de gestion RH. Fiabilisation du référentiel paie et administratif RH (plan de compte, agents) o Les applications actuelles couvrent imparfaitement les besoins en Ressources Humaines. Les limites de l outil CIVITAS-RH tant sur la partie fonctionnelle que référentiel ont été atteintes : application standard inappropriée et impossibilité de développer en complément des spécifiques. INRAP - Schéma directeur informatique Page 31/65

32 Contrairement aux autres domaines fonctionnels, les ressources humaines sont d ores et déjà dans une dynamique projet de refonte de l organisation et du système d information. Cette dynamique doit être mise à profit : des actions devront être rapidement engagées pour la mise en œuvre d un système d information plus adapté à l organisation nouvelle et répondant mieux aux besoins. (3) Plan d actions Les ressources humaines sont en cours de fiabilisation de leurs procédures et règles de gestion. Dans ce contexte et compte tenu de l avancée des travaux, les projets S.I. ressources humaines seront engagés début 2007 après achèvement du chantier de formalisation et de mise en œuvre des procédures RH. (a) Moyen terme (2007) : choix d un outil de gestion des ressources humaines Contenu L Inrap sélectionnera un outil standard du marché répondant à ses exigences et aux spécificités des établissements publics administratifs. La démarche comprend les étapes suivantes : définir un CCTP fonctionnel, organisationnel et technique, mener un appel d offre auprès d éditeurs préalablement identifiés, dépouiller les offres et faire son choix, définir le plan projet détaillé de mise en œuvre (lotissement, ressources, charges, coût). Acteurs Le projet est piloté par la DRH. En complément sont impliquées : de ressources MOA internes, dont le principal objectif est de cadrer le besoin fonctionnel macro de l Inrap o DRH, o Représentant RH DIR, o DAF, o DSI. des ressources MOE internes appartenant à la DSI impliquées dans le processus de choix, des ressources externes, expertes en ressources humaines et compétentes dans le traitement de ce type de projet. Elles auront pour objectifs de recueillir et structurer le besoin auprès de la MOA, de gérer l appel d offre, d aider au choix de l outil et à l élaboration du plan projet. Calendrier Date de début planifiée : février 2007 Date de fin planifiée : juillet 2007 INRAP - Schéma directeur informatique Page 32/65

33 (b) Moyen-long terme ( ) : mise en œuvre d un outil de gestion des ressources humaines Contenu Le projet RH sera découpé en lots fonctionnels déployés progressivement : Lot n 1 : paie, gestion administrative. Lot n 2 : poste et compétence, simulation suivi, reporting, chômage. Lot n 3 : recrutement, formation, bilan social, hygiène et sécurité, médecine de prévention Acteurs Le projet est piloté par la DRH. En complément sont impliquées : des ressources MOA internes, pour essentiellement la spécification fonctionnelle des besoins et la recette o DRH, o Représentant RH DIR, o DAF, o DIR, o DSI. des ressources MOE internes appartenant à la DSI, ayant pour objectif de suivre techniquement et fonctionnellement le projet, d acquérir la compétence technique sur l outil choisi, des ressources externes, expertes sur la solution choisie et en charge de sa mise en œuvre. Calendrier Date de début planifiée : juillet 2007 Date de fin planifiée : juillet 2008 c) Gestion des missions (1) Périmètre fonctionnel et application support La gestion des missions couvre : l administration des données réglementaires (taux et modalités de prise en charge), la gestion des ordres de mission, l enregistrement des notes de frais et le rapprochement des ordres de mission, le contrôle comptable, INRAP - Schéma directeur informatique Page 33/65

34 le paiement. éventuellement l organisation matérielle des missions (2) Constat L instrumentation actuelle s appuie d une part sur la gestion d activité, d autre part sur la gestion des ressources humaines, qui ne sont pas conçues pour assurer la traçabilité. Du fait de ce choix d instrumentation et compte tenu du volume et des montants, le contrôle comptable est matériellement impossible. Le délai de remboursement est un point sensible. L amélioration de ce domaine est une urgence. (3) Plan d actions Les projets relatifs à la gestion des missions s appuient sur des procédures rénovées de gestion des missions et doivent être associés à la recherche des pistes de simplification acceptables (forfaitisation des frais de repas et d hébergement, sous-traitance des voyages à une agence de voyages sur web, etc.).. Ils consistent à : informatiser le processus de gestion des frais de déplacement en implémentant un logiciel du marché, améliorer le délai de remboursement, assurer la traçabilité du dossier de frais, réaliser les contrôles règlementaires, déconnecter les flux de remboursement des agents de la paie, maîtriser l enveloppe des frais et assurer un reporting. La solution sera déployée de préférence en deux temps : d abord une DIR pilote, ce qui permettra la mise au point de l application et des procédures, puis la généralisation. (a) Moyen terme (2007) : définition et mise en œuvre d un outil de gestion des missions Contenu Une solution standard du marché sera choisie de préférence à un développement spécifique. La démarche comprend les étapes suivantes : définir un CCTP fonctionnel, organisationnel et technique, mener un appel d offre auprès d éditeurs préalablement identifiés, dépouiller les offres et retenir un prestataire, définir le plan projet détaillé de mise en œuvre (lotissement, ressources, charges, coût) mettre en œuvre le projet avec le prestataire retenu. INRAP - Schéma directeur informatique Page 34/65

35 Acteurs Le projet est piloté par la DRH. En complément sont impliquées : des ressources MOA internes, dont le principal objectif sera de cadrer le besoin fonctionnel macro de l Inrap et d assurer la recette du système o DRH o Agence comptable o DAF o Contrôle de gestion DIR o Gestionnaires DIR o DSI, des ressources MOE internes appartenant à la DSI, ayant pour objectif d élaborer à partir des besoins exprimés un CCTP fonctionnel et technique à destination des éditeurs. La MOE sera également en charge de mener l appel d offre et le processus de choix, puis de suivre techniquement et fonctionnellement la réalisation du projet et d acquérir la compétence technique sur l outil choisi des ressources externes, expertes sur la solution choisie et en charge de sa mise en œuvre. Compte tenu de leur expérience, ces ressources auront également une forte valeur ajoutée sur les orientations fonctionnelles et les procédures métier cibles à mettre en place. Calendrier Date de début planifiée : janvier 2007 Date de fin planifiée : décembre 2007 INRAP - Schéma directeur informatique Page 35/65

36 3.6. Systèmes transversaux Trois domaines transversaux ont été identifiés : - système de pilotage - référentiels - intranet Le site internet n est pas identifié comme un domaine spécifique dans le schéma directeur, ses principaux enjeux en matière de système d information relevant du domaine «portail scientifique». La composante institutionnelle du site internet de l Inrap, hors portail scientifique, est d une importance fondamentale pour la valorisation des activités de l Institut mais ses enjeux apparaissent davantage liés au contenu éditorial qu aux systèmes d information. a) Pilotage stratégique et tableaux de bord Il s agit d activités d élaboration et de suivi d indicateurs, de tableaux de bord, de statistiques, qui renseignent les responsables sur la bonne marche de l organisme, sur l exécution correcte de ses missions, sur les évolutions perceptibles de l environnement. (1) Périmètre fonctionnel et application support Les principaux besoins identifiés couvrent : La constitution de bases d analyse par collecte et consolidation d informations de gestion provenant des différents domaines La mise en place d outils d interrogation et d analyse de la base, en vue d aider à la décision stratégique La diffusion aux agents d encadrement de restitutions définies au niveau national permettant à l encadrement de suivre et améliorer les activités INRAP - Schéma directeur informatique Page 36/65

37 Outil d analyse Base d analyse Diffusion d états réguliers Comptabilité finances Ressources humaines Gestion des opérations Production documentaire (2) Constat Le domaine de la gestion d activités est doté d un outil décisionnel opérationnel mais très peu utilisé et limité aux données issues de l application IP. Les outils des domaines RH et finances offrent des fonctions d analyse embryonnaires, limitées à leurs domaines respectifs et peu puissantes. De nombreux retraitements sont nécessaires sur des postes locaux. La mauvaise qualité des données gérées rend incertaines les analyses que l on peut en faire. Il n existe pas d outils de consolidation et d interrogation inter-domaines. (3) Plan d actions Avant d entamer un projet global de mise en œuvre d un outil de pilotage, il est important d intégrer certains prérequis. La fiabilisation des données opérationnelles prises en compte dans la construction des indicateurs de pilotage (besoin fonctionnel, alignement technique et tables de référence, disponibilité). La fiabilisation des structures organisationnelles et opérationnelles qui détermineront les axes d analyses. Ce travail ne pourra être effectif qu après la refonte des SI RH, Finances et Activités. De ce fait, une démarche projet en 3.jalons est envisagée. (a) Court terme (2006) : choix d un outil de pilotage Contenu Compte tenu de l étendue fonctionnelle du besoin (RH, Finance, Activité, Stratégique), le choix et la mise en œuvre d un outil standard du marché de type décisionnel est à privilégier. L apport d un outil ETL est également envisageable. INRAP - Schéma directeur informatique Page 37/65

38 Remarque : une maquette opérationnelle répondant à des besoins immédiats et récurrents est en cours de réalisation (outil BO) ; les principaux éléments seront réutilisables en cas de changement d outil décisionnel. Acteurs Le projet est piloté par la Direction Générale. Devront être également impliquées : des ressources MOA internes couvrant l ensemble des domaines impactés, dont le principal objectif est de cadrer le besoin fonctionnel macro de l Inrap o DIR, o DAF, o DRH, o DST, o DSI. des ressources MOE internes appartenant à la DSI, ayant pour objectif d élaborer à partir des besoins exprimés un CCTP fonctionnel et technique à destination des éditeurs. La MOE sera également en charge de mener l appel d offre et le processus de choix. Calendrier Date de début planifiée : juillet 2006 Date de fin planifiée : décembre 2006 (b) Moyen terme (2007) : mise en œuvre d un prototype de pilotage sur un périmètre restreint Contenu Ce prototype a pour objectif d entamer une démarche pilotage sur un nombre restreint d indicateurs à partir des bases et systèmes d information existants. La solution définie ayant pour vocation à être temporaire, il est envisagé de ne pas dépasser un budget en prestation externe de 50k et en charge interne MOA plus MOE de 100 jours homme. Le projet consisterait à identifier une vingtaine d indicateurs clés et à instrumenter leur calcul à partir de l outil de pilotage préalablement choisi. Acteurs Le projet est piloté par la Direction Générale. Devront être également impliquées : des ressources MOA internes couvrant l ensemble des domaines impactés, dont le principal objectif sera de définir fonctionnellement les indicateurs attendus : axes d analyse, axes d agrégat, données sources, indicateur cible et modalité de calcul o DIR o DAF o DRH o DST INRAP - Schéma directeur informatique Page 38/65

39 o DSI des ressources MOE internes appartenant à la DSI, ayant pour objectif de suivre techniquement et fonctionnellement le projet, d acquérir la compétence sur l outil choisi, des ressources externes, expertes en système de pilotage et maîtrisant l outil décisionnel choisi. Ils seront en charge de sa mise en œuvre sur le périmètre défini. Calendrier Date de début planifiée : janvier 2007 Date de fin planifiée : juin 2007 (c) Long terme (2009) : mise en œuvre d un système de pilotage cible (après refonte des grands systèmes de gestion) Contenu Ce projet consiste à mettre en œuvre sur l ensemble du périmètre Inrap un nouveau système décisionnel de pilotage. L approche pourra être fonctionnelle par principaux domaines d activités. Certains indicateurs pourront être transverses et nécessiteront une implication croisée de la MOA. Le futur outil d analyse et de restitution doit être conçu pour les niveaux régional et national. Acteurs Le projet est piloté par la Direction Générale. Devront être également impliquées : des ressources MOA internes étendues (DIR, DST, DAF, Contrôleur de gestion DIR, Agence comptable, DRH, RH DIR, DSI), des ressources MOE internes appartenant à la DSI et de ressources externes pour l aide à la spécification et la mise en œuvre, des ressources externes, expertes en système de pilotage et maîtrisant l outil décisionnel choisi, en charge de la mise en œuvre. Calendrier Date de début planifiée : début 2009 Date de fin planifiée : 3ème trimestre 2009 b) Référentiels L objectif de ce domaine est d assurer que les données de gestion essentielles utilisées par plusieurs domaines applicatifs sont bien gérées et mises à jour de manière coordonnée dans l ensemble des domaines concernés. INRAP - Schéma directeur informatique Page 39/65

40 (1) Périmètre fonctionnel Les référentiels clés de gestion traitent des points suivants : le référentiel de structure le référentiel des agents le référentiel des compétences, le référentiel des tiers (fournisseurs, clients). (2) Constat L existence d un référentiel structures-compétences-agents est un prérequis à plusieurs domaines clés. Gestion des activités. Gestion RH. Pilotage. Actuellement, des données référentielles sont copiées d une application à l autre, sans prise en compte des événements de gestion. Agent. Fonction d un agent / compétence dont dispose un agent. Site où base de l Inrap, etc. (3) Plan d actions (a) Court terme ( ) : spécification d un référentiel de gestion commun Contenu Le projet Référentiel est avant tout un projet de management avant d être un projet informatique. Il consiste à : Définir un périmètre limité mais essentiel des données référentielles de l Inrap (structures, agents, compétences). Identifier les rôles et responsabilités inhérents à ces référentiels (qui est maître de quoi). Acteurs Le projet est piloté par la DRH, avec l assistance de l ensemble des domaines de l Inrap concernés (DAF, DIR, DSI) Calendrier Date de début planifiée : septembre 2006 INRAP - Schéma directeur informatique Page 40/65

41 Date de fin planifiée : mars 2007 (b) Court terme (2006) : étude des annuaires Contenu L'étude doit permettre d'identifier l'ensemble des annuaires ou des logiciels pouvant devenir une source de données. On étudie également les applications devant utiliser les services de l'annuaire central, les processus d'authentification et les règles de réplications entre les diverses sources. On trouvera dans cette étude : un modèle de données, constituant l'annuaire central les sources des données, les processus de réplication les schémas de procédures (workflows) devant être mis en œuvre (création d'un utilisateur, sortie d'un utilisateur, pages blanches) les règles de sécurité à suivre et en accord avec la politique de sécurité Acteurs Le projet est piloté par la DSI qui s appuie sur des prestataires experts. Calendrier Date de début planifiée : septembre 2006 Date de fin planifiée : février 2007 (c) Moyen terme (2007) : mise en œuvre de l annuaire central et synchronisation du référentiel agent, de l annuaire et de la base RH Contenu Ce projet a pour objectif de mettre en place au travers d'une architecture et d'une infrastructure adaptée, un ensemble de flux et de processus automatisés (workflows) gérant les personnels de l'inrap au sein du système d'information. Il comprend en particulier les aspects suivants : construction de l'architecture et de l'annuaire central, configuration des divers applicatifs mis en œuvre (synchronisation, workflows etc.), modification des applications utilisant en particulier les principes d'authentification de l'annuaire, formations aux utilisateurs, correspondant et au support. Acteurs Le projet est piloté par la DSI qui s appuie sur des prestataires experts en mise en œuvre d annuaires d entreprise. INRAP - Schéma directeur informatique Page 41/65

42 Calendrier Date de début planifiée : début 2007 Date de fin planifiée : mi 2007 c) Intranet (1) Périmètre fonctionnel L Inrap a mis en place un portail Intranet accessible courant 2006 afin de couvrir les principaux besoins suivants : partager l actualité de l établissement et de son environnement proche (tutelles, institutions de recherche, aménageurs, etc.), renforcer la proximité entre les personnels : à la fois en termes de création de réseaux professionnels et de développement des échanges interpersonnels, rendre accessible les ressources internes : documentation, bases de données, instructions, formulaires etc., mettre à disposition des outils dédiés (applicatifs métiers) et en développer l usage, favoriser la mise en commun de pratiques à l échelle de l Inrap, et par communautés de métier. L intranet communication comprend : des niveaux accessibles à tous les agents : actualités, informations administratives et juridiques, procédures de gestion, notes d organisation, annuaire, informations syndicales, association du personnel, des espaces de travail accessibles aux personnes appartenant à la communauté de travail : projet d établissement, applicatifs métiers et bases de données, espaces de travail partagés en cours. Le schéma présenté dans le chapitre «portail scientifique» précise l articulation générale entre le portail intranet, et le portail scientifique qui peut être accessible selon les cas dans un environnement internet, extranet ou intranet. D une façon générale le portail intranet doit contenir des données concernant le fonctionnement interne de l Inrap, et le portail scientifique porte des données scientifiques et techniques (dont la diffusion peut dans certains cas être restreinte aux seuls agents de l Inrap). INRAP - Schéma directeur informatique Page 42/65

43 (2) Constat Une première version du portail Inrap a été mise en ligne en avril La DDCC est en charge de sa gestion. Un groupe de travail (plan d actions 10.2 du projet d établissement) est chargé de définir les évolutions en termes de contenu à apporter ainsi que le plan de mise en œuvre fonctionnel, technique et organisationnel. Cette nouvelle version doit être accessible à l ensemble des agents de l établissement, tous métiers et fonction confondus. Quatre fortes lignes directives ressortent des réflexions en cours : gestion d un point d accès unique, gestion des communautés d intérêts et de pratiques, un portail personnalisé (page d accueil), une gestion déconcertée des contenus et des modalités d instrumentation, au plus près des équipes. (3) Plan d actions (a) Moyen terme ( ) : renforcement de l intranet Contenu Le projet consiste à gérer l'évolution de l'intranet mis en place en 2006 de façon à répondre aux problématiques identifiées par le groupe de travail : gestion déconcentrée des contenus, gestion des communautés d'intérêts et de pratiques, portail personnalisé, point d'accès unique (SSO). On recherchera une mise en œuvre progressive par lots fonctionnels à déterminer. La gestion des communautés d intérêts et de pratiques devra être prise en compte en lien étroit avec les travaux sur le portail scientifique de façon à éviter toute redondance. Outre une évolution des besoins en contenu, une des problématiques majeures consiste en l enrichissement des informations accessibles par l intermédiaire de l annuaire (LDAP). L objectif est d y intégrer non seulement des données de contact (téléphone, adresse ) mais également RH de type localisation géographique, qualification et autres. Acteurs Le projet est piloté par la DDCC. En complément sont impliquées : INRAP - Schéma directeur informatique Page 43/65

44 le groupe de projet 10.2 du projet d établissement et plus largement des ressources MOA internes toutes activités confondues, dont le principal objectif est de spécifier les besoins de l Inrap, des ressources MOE internes appartenant à la DSI, impliquées significativement dans la phase d expression des besoins et ayant pour objectif de suivre techniquement et fonctionnellement le projet, des ressources externes en charge du développement du site. Calendrier Date de début planifiée : juillet 2006 Date de fin planifiée : décembre 2007 INRAP - Schéma directeur informatique Page 44/65

45 3.7. Infrastructures techniques Sous le terme «infrastructures techniques» sont regroupés différents domaines : - Serveurs - Stockage et sauvegarde de données - Réseaux de données locaux - Réseaux de données étendus - Messagerie et services communs - Postes de travail - Architecture logicielle (Plateforme de développement, bases de données ) - Plan de sauvegarde, de sécurité, de continuité - Equipe technique a) Serveurs (1) Constat L architecture est aujourd hui fondée sur des principes à l état de l art, mais devant évoluer afin de couvrir des risques liés à l obsolescence des systèmes. En effet on constate dans les DIR la présence de serveurs encore sous Windows NT4, lesquels ne peuvent plus être correctement maintenus et ne sont plus supportés par l éditeur. De même, l architecture serveur est pour le moment calquée sur la distribution importante des solutions applicatives. Ces solutions ne permettent pas actuellement d agréger de manière efficace les données (on pense en particulier aux nombreuses applications développées sous FileMakerPro). Certains progiciels métiers imposent des architectures anciennes (client lourd). Cette situation peut par ailleurs être amenée à perdurer dans la mesure où certaines solutions métiers ne sont pas forcément portées sur des technologies récentes. (2) Orientations Une typologie des serveurs doit être établie de façon à distinguer trois grandes familles et à décrire les contraintes associées à chacune (localisation géographique, niveau de performance, capacité de stockage, niveau de disponibilité ) : - serveurs applicatifs, - serveurs de fichiers - serveurs de développement, de test ou d intégration La poursuite de la modernisation de l infrastructure serveur doit être entreprise dans la continuité des actions menées jusqu à présent : INRAP - Schéma directeur informatique Page 45/65

46 o 2006 : renouvellement des serveurs pour mise à l état de l art (Windows Server 2003) o 2007 : mise en œuvre de serveurs supplémentaires de développement, de tests des applications et d intégration des systèmes externes. b) Stockage et sauvegarde de données (1) Constat L Inrap dispose d un système centralisé de stockage de données au siège, utilisé pour des données applicatives et des données utilisateurs (fichiers). Chaque DIR dispose d un serveur de fichiers. Ces systèmes de stockage sont associés à des unités de sauvegarde locales convenablement dimensionnées. Les utilisateurs dans les centres archéologiques n ont pas accès à des systèmes de stockage centralisés et ne peuvent stocker leurs données que sur les disques durs de leurs machines. Les possibilités de partage de données et de travail en commun sur un fichier donné sont très limitées. Aucune sauvegarde n est assurée pour les stations de travail des utilisateurs, qui utilisent des supports de données amovibles (CD, cartouche Zip ) pour la conservation de leurs données pérennes. Les volumes de données à gérer vont connaître une croissance importante dans les années à venir : - pour les systèmes centraux, avec la montée en puissance d un système de gestion documentaire - pour les postes de travail, avec la généralisation de la photographie numérique et de la numérisation de documents (2) Orientations L infrastructure de stockage et de sauvegarde devra accompagner les augmentations des besoins tant au niveau central que dans les DIR et les centres archéologiques. Le partage de fichiers de travail devra être facilité par la mise en place de systèmes de stockage légers dans chacune des bases. Une offre doit être proposée pour que chaque agent puisse sauvegarder dans de bonnes conditions ses travaux en cours. Le système de gestion documentaire devra constituer le contenant unique des documents de nature pérenne tels que des RFO, en remplacement de solutions individuelles actuellement mises en place par défaut. INRAP - Schéma directeur informatique Page 46/65

47 (3) Plan d actions o 2006 : mise en place de premières unités de stockage de données dans des centres archéologiques o 2007 : généralisation d unités de stockage de données dans les centres archéologiques augmentation de la capacité de stockage de données en central mise en place d une offre de sauvegarde de données utilisateurs c) Architecture logicielle (1) Constat L architecture logicielle est le plus souvent dictée par les choix technologiques des éditeurs des progiciels utilisés par l Inrap. La plupart des applications sont basées sur des progiciels en architecture client/serveur. Cette architecture constitue un frein majeur à l utilisation des systèmes centraux dans les DIR et les bases archéologiques. Pour les DIR, une solution basée sur Citrix MetaFrame est mise en œuvre pour permettre la connexion des utilisateurs situés dans les DIR ; cette solution n est pas totalement satisfaisante tant du point de vue de l utilisation (les temps de réponse restent lents) que du point de vue de l exploitation technique. Plusieurs systèmes de gestion de bases de données sont utilisés : L Inrap utilise principalement Microsoft SQL Server 2000, sur lequel reposent la majorité des applications d entreprise de l Inrap (hors applications imposant l utilisation d une base de données propriétaire). Ce SGBD présente l avantage d offrir une grande simplicité de maintenance et le fait que l Inrap dispose de licences «éducation», lesquelles réduisent de manière très importante les budgets d acquisition. MySQL est utilisé pour des systèmes plus récents et en particulier les développements spécifiques réalisés en environnement Intranet. Par ailleurs, de nombreuses applications locales ont été développées par les utilisateurs sous FileMakerPro. Cette solution pratique pour un usage individuel est malheureusement mal adaptée techniquement et économiquement à des applications partagées. Une solution de contournement existe, via l utilisation de FileMakerPro Server et l utilisation de versions web. Pour des applications à grand nombre d utilisateurs ou avec des bases de données importantes, cette solution présente des nombreuses limites, en termes de capacité et de temps de réponse, et reste délicate à exploiter et maintenir. INRAP - Schéma directeur informatique Page 47/65

48 (2) Evolutions Il apparaît nécessaire de définir un cadre technique de référence pour les futurs systèmes de l Inrap, reposant sur des technologies adaptées à la situation de l Inrap et notamment l existence d un site informatique central et d un grand éclatement géographique de ses utilisateurs. Les systèmes mis en œuvre devront être des systèmes centralisés, accessibles à l ensemble des utilisateurs concernés quelle que soit leur localisation géographique, et basés autant que possible sur des progiciels du commerce adaptés à l essentiel des besoins exprimés. Le recours à des développements spécifiques, de façon autonome ou en complément de progiciels, devra être limité aux cas où une approche progicielle ne permet pas d obtenir un résultat satisfaisant d un point de vue fonctionnel et/ou conduit à des coûts beaucoup plus élevés. Tout système utilisé en production doit donner lieu à un contrat de maintenance passé avec l éditeur de la solution ou avec un prestataire informatique pour les développements spécifiques. L exigence d une base de données centralisée avec un accès multi-utilisateurs, multi-sites et de fortes contraintes de débit, conduit à une plateforme basée exclusivement sur des technologies web. Le système d exploitation serveur peut être Windows ou Linux en fonction des opportunités techniques, ces deux systèmes étant maîtrisés par les équipes internes.. Les bases de données doivent rester limitées dans un premier temps aux systèmes maîtrisés par l Inrap (SQL Server, MySQL), en n autorisant d autres bases de données que lorsqu elles sont intégrées à une application «verticale» (p. ex. Marco, logiciel pour la consultation des marchés) et que leur support peut être inclus dans un contrat de maintenance de l éditeur. A moyen terme, une évaluation devra être entreprise concernant la capacité de SQL Server et MySQL à gérer les volumes de données croissants de l Inrap en particulier dans le domaine de la gestion documentaire. Si nécessaire le recours à un autre SGBD devra être envisagé. Il n est pas souhaitable de mettre en place de nouveaux systèmes basés sur le logiciel FileMaker Pro. Les applications existantes sous FileMaker Pro sont conservées lorsqu elles répondent à des besoins personnels et ne nécessitent pas d intervention spécifique de la DSI. Lorsqu il s agit d applications partagées, elles peuvent faire l objet d un redéveloppement en environnement intranet ou le plus souvent être englobées dans un projet de refonte applicative (p. ex. système de gestion d activités). A la marge, des applications FileMakerPro partagées peuvent être conservées, dans ce cas elles doivent être stabilisées en migrant vers une version à jour et en passant en environnement serveur géré par la DSI. INRAP - Schéma directeur informatique Page 48/65

49 d) Réseaux locaux (1) Constat La majorité des sites de l Inrap disposent d un réseau local opérationnel. Tous les postes de travail ne sont cependant pas raccordés à un réseau local et donc au réseau d entreprise de l Inrap. Pour certains sites le réseau local ne dessert pas la totalité des postes et doit être complété. Pour d autres sites le réseau peut être ancien et/ou construit avec des câblages volants. Il n existe pas de politique définie concernant le type de réseaux devant être mis en œuvre pour des locaux provisoires : du cantonnement de chantier dans le cas d un diagnostic à un site pouvant être utilisé pendant plusieurs années comme dans le cas de grands linéaires. Dans la majeure partie des cas les centres archéologiques ne disposent pas d un serveur de fichiers. (2) Orientations Rendre officielles les normes de câblage et de protocoles à utiliser sur les sites Ces normes seront choisies par référence aux normes publiques. Elles seront indiquées notamment dans le «cahier des charges des centres archéologiques» et dans tout document intéressant un soustraitant chargé de travaux, d installation de postes ou de serveurs etc. Définir les règles applicables aux locaux provisoires Une structure de réseaux légère, éventuellement basée sur des protocoles sans fil, doit être définie pour les locaux provisoires situés à proximité des chantiers archéologiques. Moderniser les réseaux à l occasion de travaux d aménagement Les réseaux locaux seront modifiés et modernisés en tant que de besoin, à l occasion de travaux d aménagement des sites. La DSI sera systématiquement consultées dans le cadre de telles opérations. (3) Plan d actions (a) Court terme (2006) : étude et publication des normes de réseaux locaux Contenu L étude permet de définir quels sont les éléments et les étapes à respecter lors de la mise en place d un nouveau réseau local. En particulier elle définit : le plan d adressage du nouveau réseau, les éléments actifs et passifs devant être utilisés, les passerelles et liens avec le réseau d entreprise et devant être mis à jour, les règles de sécurité à suivre et en accord avec la politique de sécurité, INRAP - Schéma directeur informatique Page 49/65

50 les documents à mettre à jour Acteurs Le projet est piloté par la DSI qui s appuie sur des prestataires experts. Un consultant technique externe, en charge de la rédaction des procédures et définition des normes. Calendrier Date de début planifiée : juillet 2006 Date de fin planifiée : fin 2006 e) Réseau étendu Le réseau étendu (WAN) relie entre eux les réseaux locaux de chacun des sites de l Inrap, et relie l Inrap à l internet. (1) Constat A l exception de certaines bases temporaires ou de micro-bases hébergées dans des locaux d organismes partenaires, tous les sites de l Inrap sont reliés par l intermédiaire du réseau étendu de l Inrap. Le réseau d entreprise fait l objet d un contrat de service auprès de la société 9 Telecom. Cette solution permet de s affranchir de la gestion complexe d un tel réseau et d externaliser en particulier la gestion de certains paramètres de sécurité à l opérateur, ainsi que les éléments actifs. Pour autant, on peut constater actuellement que certains raccordements ne sont plus adaptés quant à leur débit, qui peut être de 64 kbits/s pour certains sites. (2) Orientations Définir la politique de raccordement au réseau étendu de l Inrap par type de site et en particulier pour les sites temporaires associés à des chantiers archéologiques. Infrastructure réseau d entreprise : augmenter les débits de raccordements o Audit du contrat de service réseau opérateur aujourd hui en vigueur proposé par l opérateur o Redimensionnement des raccordements en fonctions des offres opérateur aujourd hui en vigueur Au minimum ADSL 512 kb/s sur tout site INRAP - Schéma directeur informatique Page 50/65

51 o Remise en concurrence en 2007 (fin du marché actuel) (3) Plan d actions Le réseau d entreprise s appuie sur l infrastructure existante des réseaux locaux, mais le maillon essentiel reste celui des raccordements entre les différents sites. La complexité est d ailleurs majoritairement liée au fait que de nouveaux sites peuvent apparaître rapidement et les besoins en matière de raccordements croître d eux mêmes. (a) Moyen terme (2007) : amélioration du réseau d entreprise Contenu Il s agit essentiellement de mettre en rapport le dimensionnement des débits de raccordement et les besoins opérationnels des différents sites, et d apporter des services permettant d améliorer la sécurité informatique pendant les échanges de données.. Acteurs DSI l opérateur de service réseau d entreprise Un consultant technique maîtrise d ouvrage, s assurant de la mise en œuvre des préconisations et des relations avec l opérateur de réseau pendant cette mise en œuvre. Calendrier Date de début planifiée : début 2007 Date de fin planifiée : Mi Ces améliorations sont ensuite poursuivies au fil de l eau et au fur et à mesure de l implantation de nouveaux sites. f) La messagerie et les services communs (1) Constat La messagerie est actuellement hébergée auprès d un prestataire extérieur. Elle utilise le réseau d entreprise (WAN) pour accéder à la passerelle vers Internet puis, par ce dernier biais, vers l hébergeur. La solution offre : l accès en protocoles POP (réception des messages) et SMTP (envoi de messages). l accès en «webmail» : consultation du courrier à partir de n importe quel poste raccordé à Internet, utile notamment aux agents pour utiliser le courrier électronique en dehors des sites Inrap. La messagerie est l une des applications critiques du système d information d entreprise. Si la continuité du service est bien maîtrisée par l hébergeur qui en a fait sa spécialité, l accès par l Inrap INRAP - Schéma directeur informatique Page 51/65

52 au moyen d une liaison internet sous-traitée à l opérateur de réseau d entreprise induit une dégradation des niveaux de disponibilité et de sécurité de ce service. En effet la chaîne d accès au service comprend plusieurs maillons, qui empilent les niveaux de fragilité. De plus toutes les options collaboratives ne sont pas offertes au travers de la solution : réservation de salles, partage d annuaire et de documents Enfin les volumes alloués à chaque boîte aux lettres peuvent se révéler insuffisants en cas d absence prolongée de l utilisateur. (2) Evolutions Il est souhaitable que l hébergeur du service de messagerie soit raccordé directement à l opérateur du réseau d entreprise. Ainsi le service est mieux sécurisé. La ligne internet peut être conservée afin d assurer une redondance. De nouvelles options «collaboratives» pourront être proposés aux utilisateurs. Une gestion plus souple des volumes alloués devrait être négociée pour limiter le phénomène de saturation de boîtes aux lettres. (3) Plan d actions (a) Moyen terme (2007) : optimisation de la messagerie et du système collaboratif Contenu Étude de l existant et préconisations visant à améliorer le système de messagerie actuellement hébergé, dans le cadre du changement de marché en octobre On y trouvera en particulier : Étude fonctionnelle révélant d éventuels besoins supplémentaires de la part des utilisateurs Étude qualitative et quantitative des flux puis du dimensionnement réseau Préconisation d amélioration Cette étude doit donner lieu à des améliorations en collaboration avec l hébergeur de la solution de messagerie. Acteurs DSI Consultant spécialisé Hébergeur lors de la phase de mise en oeuvre Calendrier Date de début planifiée : mi 2007 Date de fin planifiée : fin 2007 (puis continuité en MCO) INRAP - Schéma directeur informatique Page 52/65

53 g) Equipements terminaux et postes de travail (1) Constat (a) Gestion et affectations des postes Des principes relatifs aux capacités des équipements de travail selon les profils de postes d agent ont été définis fin La gestion du parc de postes est laissée au niveau interrégional voire local. Le besoin en renouvellement de postes ou en postes nouveaux n est ni connu ni anticipé. La DSI reçoit les commandes au dernier moment, quand le poste à fournir ou à renouveler manque aux agents qui doivent l utiliser. Le parc est hétérogène : il comprend des postes Apple Macintosh et PC, selon les préférences des responsables de DIR ou de direction. Ceci rend plus complexe et plus onéreux la gestion du parc, les achats et la maintenance. Les procédures de gestion ne sont pas toutes cadrées. Les postes destinés à la réforme sont souvent maintenus en service. Ils utilisent alors des logiciels bureautiques de versions incompatibles avec les postes plus récents. (b) Accès des utilisateurs aux ressources informatiques L accès individualisé aux équipements de type poste de travail est limité au siège et aux agents des DIR. Dans la plupart des cas, les agents des bases ont un accès libre-service, sans identification. Ceci peut être problématique pour ces derniers qui ne retrouvent pas forcément leur environnement de travail. On notera qu il existe des solutions pour répondre à cet état de fait et en particulier les solutions de comptes itinérants existant sur les nouvelles versions de Windows. Par contre ces solutions ne peuvent être mises en place avec un environnement Apple Macintosh. (2) Orientations (a) Configurations types Le principe de configurations types doit être poursuivi et aménagé pour répondre de la façon la plus efficace aux besoins des différentes catégories d utilisateurs de l Inrap, et permettre un déploiement des postes le plus rapide possible. 4 catégories de poste ont d ores et déjà été identifiés (ADMIN, RO, DAO, TOPO). A cette fin, une étude devra être menée de façon à dresser un bilan de l adéquation entre les catégories de postes existantes et les besoins des différentes catégories d utilisateurs, et d en déduire les orientations pour la définition de nouvelles configurations types, incluant : la description des profils d utilisateurs et des configurations types associées, la description technique précise de chaque configuration type (plateforme matérielle, logiciels à installer, niveaux de version, paramétrages spécifiques ) une procédure de personnalisation d un poste à partir d une configuration type, p. ex. selon que l utilisateur est fixe ou itinérant INRAP - Schéma directeur informatique Page 53/65

54 (b) Politique d équipement L Inrap vise à renouveler son parc de postes de travail tous les quatre ans. Un renouvellement tous les trois ans consommerait un budget annuel d environ 125 k supplémentaires, et serait critiqué par les autorités de tutelles. Les autres équipements terminaux (imprimantes, traceurs ) seront inventoriés et renouvelés à l issue de leur usure normale. La capacité des imprimantes sera en rapport avec la taille des sites. On privilégiera un petit nombre d imprimantes de bonne capacité par rapport à un grand nombre d imprimantes individuelles La politique d entrée et de sortie de tout équipement sera définie de manière à ne pas conserver d unités obsolètes qui compromettent la cohérence du SI. Dans ce cadre une solution de type leasing ou en reprenant les principes peut être étudiée. Enfin une politique volontariste d homogénéisation du parc vers des PC doit être mise en œuvre de façon à réduire les coûts d acquisition et de maintenance, tout en simplifiant la gestion et le support (télédistribution, prise de contrôle à distance). Les postes Macintosh seront maintenus en petit nombre dans les services centraux dans lesquels des usages spécifiques le justifient : notamment logiciels liés à la publication et à la communication, en lien avec des partenaires extérieurs utilisant des équipements similaires. (c) Gestion des postes de travail L effort pour gérer au quotidien les postes de travail, leur installation, leur sortie du parc doit être poursuivi. Une politique de gestion du cycle de vie complet d un poste de travail (installation initiale, évolutions, déplacements physiques, obsolescence) doit être définie et mise en oeuvre L utilisation de logiciels de gestion de parc et de gestion de stocks sera privilégiée de façon à obtenir une vision claire et partagée des équipements disponibles. h) Plan de sauvegarde, de sécurité, de continuité (1) Constat L Inrap n a pas évalué ses besoins concernant la continuité d activité et ne dispose pas de documents formalisés permettant d assurer le respect des conditions de maintien en condition opérationnelle (MCO) de son système d informations : - plan de sauvegarde de données - plan de continuité d activité - plan de sécurité INRAP - Schéma directeur informatique Page 54/65

55 (2) Orientations (a) Continuité d activités Une étude doit être menée pour définir les procédures et les contrôles permettant : d évaluer et si nécessaire d améliorer le niveau de continuité de ses systèmes informatiques d accélérer la prise de décision et les actions à prendre, en cas de problème ; d effectuer des simulations, assurant que les procédures restent efficientes dans le temps. Cette étude doit déboucher sur une cartographie de l existant (sauvegarde, sécurité, exploitation et maintien en conditions opérationnelle), ainsi que des risques associés, et la rédaction de préconisations chiffrées. Acteurs DSI Consultant spécialisé Calendrier Date de début planifiée : début 2007 Date de fin planifiée : mi 2007 (b) Politique de sécurité La politique de sécurité doit faire l objet d une étude spécifique (plan de sécurité du S.I.) dont l objectif est de spécifier l ensemble des règles ayant trait à la sécurité des systèmes d information Cette étude n est pas uniquement axée sur les aspects techniques, mais elle doit également recouvrir les contrôles à effectuer pour maintenir la sécurité ainsi les règles d accès (aux sites, aux bâtiments, aux systèmes, etc.). Le plan de sécurité du S.I. a vocation à constituer une référence à laquelle il sera indispensable de se référer lors des modifications du S.I., mais également lorsque le S.I. est indirectement impacté. INRAP - Schéma directeur informatique Page 55/65

56 i) Equipe technique (1) Constat Un service de trois techniciens doit assurer à la fois le support pour l ensemble des utilisateurs et les services de sauvegarde et de continuité d exploitation des infrastructures. Pendant longtemps, le service avait pour instruction de ne pas assurer le support pour les utilisateurs des centres archéologiques mais a pris cette Du fait du faible nombre d agents qui doivent à la fois assurer le support et l administration des infrastructures communes, les missions de sauvegarde des données et de continuité d exploitation ne sont pas fiabilisées, et les activités touchant à l évolution des infrastructures sont limitées. (2) Orientations L amélioration des prestations de l équipe technique nécessite une modification des modalités de support aux utilisateurs. Il est pour cela nécessaire de mettre en œuvre la rédaction de procédures précises, leur mise en œuvre et leur suivi, démarche qui justifie un projet pour l équipe concernée. Ces procédures permettront de s appuyer efficacement sur des correspondants locaux et de recourir à une assistance externe pour le support. Le support technique doit couvrir les problèmes liés à l infrastructure et à la bureautique. Ce support comprend trois niveaux. Mise en place de correspondants informatiques locaux (1 par site) pour assistance de niveau 1 : identification du problème et orientation Formalisation et externalisation du niveau 2 avec mise en place d intervention au ticket et d une rémunération au % de tickets résolus Prise en compte du support de niveau 3 par les équipes de la DSI Le support aux utilisateurs sur les applicatifs métiers est aussi à trois niveaux. Maintien d un niveau 1 en interne par les correspondants fonctionnels référents sur des domaines applicatifs et la DSI Formalisation et externalisation pour les niveaux 2 et 3, assurés par les éditeurs des progiciels concernés INRAP - Schéma directeur informatique Page 56/65

57 4. Synthèse 4.1. Alignement stratégique par domaine Les axes d évolution répondent à l évolution de l alignement stratégique des domaines fonctionnels que souhaite l Inrap. La matrice ci-dessous en donne une représentation selon leur importance stratégique et la qualité de réponse du système d information qui les soutient au début du schéma directeur. Stratégique Spécifique Support Portail scientifique Pilotage 3 stratégique 1 Référentiels 1 Frais de mission 2 Veille économique Marchés Production documentaire Gestion des 1 et 2 activités 2 et 3 Finances achats 2 Gestion RH continu Infrastructures informatiques Intranet 1 Couverture: Domaine Faible Moyenne Excellente Situation actuelle Progrès attendu: noir=couverture correcte, rouge=couverture bonne à excellente 1 Lancement: 1<un an, 2=12-24 mois, 3=au-delà INRAP - Schéma directeur informatique Page 57/65

58 4.2. Calendrier général des projets Année 2006 Année 2007 Année 2008 Année 2009 Projet Définition des principes de production de la documentation scientifique et technique Mise en œuvre d un système de production de la documentation scientifique et Choix d'un système de gestion documentaire Mise en place d'un système de gestion documentaire Mise en œuvre d'un portail scientifique Définition et choix d'un outil de gestion des activités Mise en œuvre d'un outil de gestion des activités Définition et mise en œuvre d'un outil simplifié pour l'observatoire de la demande Fiabilisation des procédures financières et comptables Choix d'un système de gestion financière et comptable Mise en œuvre d'un système de gestion financière et comptable Fiabilisation des procédures RH Choix d'un outil de gestion des ressources humaines Mise en œuvre d'un système de gestion des ressources humaines Définition et mise en œuvre d'un outil de gestion des missions Choix d'un outil de pilotage Mise en œuvre d'un prototype de pilotage sur un périmètre restreint Mise en œuvre d'un système de pilotage cible Spécification d'un référentiel de gestion commun Etude des annuaires Synchronisation du référentiel agent avec l'annuaire et la base RH Renforcement de l'intranet Renouvellement des serveurs Mise en œuvre de serveurs de développement et de tests Mise en place d'unités de stockage de données dans les centres archéologiques Mise en place d'une offre de sauvegarde des données utilisateurs Etude des normes de réseaux locaux dans les centres archéologiques Augmentation des débits de raccordement réseau Migration du réseau inter-sites vers nouvel opérateur Optimisation du système de messagerie Révision de la politique d'équipement en matériel informatique Rédaction d'un plan de continuité d'activités Rédaction d'une politique de sécurité informatique Renforcement de la structure de support aux utilisateurs juin-06 juil-06 août-06 sept-06 oct-06 nov-06 déc-06 janv-07 févr-07 mars-07 avr-07 mai-07 juin-07 juil-07 août-07 sept-07 oct-07 Informatique scientifique Gestion opérationnelle Soutien aux activités administratives Systèmes transversaux Infrastructures techniques nov-07 déc-07 janv-08 févr-08 mars-08 avr-08 mai-08 juin-08 juil-08 août-08 sept-08 oct-08 nov-08 déc-08 janv-09 févr-09 mars-09 avr-09 mai-09 juin-09 juil-09 INRAP - Schéma directeur informatique Page 58/65

59 4.3. Charges et coûts prévisionnels Le tableau ci-après récapitule les charges et les coûts prévisionnels pour les différents projets applicatifs identifiés. Les projets liés à l infrastructure n ont pas fait l objet d un chiffrage spécifique dans le cadre du schéma directeur. Maîtrise d'ouvrage interne (en j.h) Maîtrise d'œuvre interne (en j.h) Dépenses externes (en k ) Projet Evolutions de l'intranet Gestion des missions Gestion documentaire Observatoire de la demande Portail scientifique Production documentaire Référentiels SI financier et comptable SI ressources humaines Système de gestion d'activités Système de pilotage stratégique Total Evolutions de l'intranet Gestion des missions Gestion documentaire Observatoire de la demande 9 Portail scientifique Production documentaire Référentiels SI financier et comptable SI ressources humaines Système de gestion d'activités Système de pilotage stratégique Dépenses extérieures prestations et logiciels (en k ) INRAP - Schéma directeur informatique Page 59/65

60 Evolutions de l'intranet Gestion des missions Gestion documentaire Observatoire de la demande 44 Portail scientifique Production documentaire Référentiels SI financier et comptable SI ressources humaines Système de gestion d'activités Système de pilotage stratégique Charges internes Inrap (en jour.homme) INRAP - Schéma directeur informatique Page 60/65

61 5. L organisation de la fonction système d information La réussite du schéma directeur dépend de l implication de l ensemble des directions centrales et locales, et de la collaboration des agents et utilisateurs. Le présent chapitre propose les points essentiels de la gouvernance du système d information et une définition des rôles respectifs La gouvernance du système d information La gouvernance est l ensemble des activités assurant que le système d information offre les services et conduit les projets correspondants aux besoins de l institut et à ses évolutions. Dans ce cadre, les processus relatifs au système d information sont définis de manière normalisée, et sont suivi. Le point crucial pour installer la démarche et la rendre pérenne est de former une instance de gouvernance. Elle se réunit périodiquement pour faire le bilan et décider des évolutions du système d information. Instance de gouvernance o Représentation comité directeur et directions interrégionales o Réunion annuelle ou bisannuelle Travaux de l instance de gouvernance o Suivi global d avancement des projets du schéma directeur o Décision ou arbitrage sur de nouveaux projets majeurs o Examen de quelques grands indicateurs (à définir) sur la prestation informatique, par exemple : Nombre de sites raccordés en large bande Taux d indisponibilité des applications majeures Nombre de postes obsolètes INRAP - Schéma directeur informatique Page 61/65

62 5.2. Les missions de la Direction des Systèmes d Information La définition ci-dessous est l adaptation à l Inrap des missions nécessaires à des organismes comparables. On observera que l administration des infrastructures et des équipements du S.I. est différenciée du support aux utilisateurs, bien que ces fonctions soient actuellement réalisées par les mêmes équipes. Définition et pilotage de la cohérence du système d information Inrap o Administrer le cadre de cohérence et les normes techniques en vigueur o Gérer le répertoire des données partagées o Tenir la cartographie applicative Administration des infrastructures et équipements du S.I. o Maintenir en conditions opérationnelles les systèmes et réseaux communs (y compris sauvegardes) o Entretenir et renouveler le parc postes de travail et imprimantes o Appliquer à tous les niveaux de l infrastructure la politique de sécurité et les principes de continuité de service o Assurer la mise en œuvre en respectant une cohérence d enchaînement et de calendrier des grands chantiers d infrastructure Maîtrise d œuvre des projets applicatifs o Voir paragraphe 5.4 Support aux utilisateurs o Organiser les correspondants informatiques o Formaliser les supports de niveaux 1, 2 et 3 INRAP - Schéma directeur informatique Page 62/65

63 5.3. Les principales missions de la maîtrise d ouvrage Les maîtres d ouvrage sont les directions centrales et régionales utilisatrices de systèmes d information. Elles définissent les systèmes d information qui leur permettent de gagner en efficacité dans l exécution de leurs missions. Au cours des projets applicatifs Phase de cadrage ou de conception o Déterminer les processus cibles et les besoins fondamentaux o Déterminer les règles de gestion Phase de réalisation o Réaliser les scénarios de test o Fiabiliser / nettoyer les données en vue de la reprise des données de l ancienne application (quand elle existe) o Rédiger les documents de formation Phase de préparation finale o Tester et prononcer la recette o Former les utilisateurs finals Phase de mise en production o Préparer les utilisateurs au basculement vers le nouveau système Après la mise en œuvre o Assurer le rôle de correspondant fonctionnel, c est-à-dire le support aux utilisateurs concernant les aspects métiers, et les évolutions de l application liées à l évolution des besoins métiers, en coordination avec la maîtrise d œuvre interne. INRAP - Schéma directeur informatique Page 63/65

64 5.4. Les principales missions de la maîtrise d œuvre La maîtrise d œuvre des applications informatiques est assurée par la direction des systèmes d information. Elle conduit les activités nécessaires à l acquisition et au bon fonctionnement des applications répondant aux besoins exprimés par la maîtrise d ouvrage. La plupart des missions peuvent être sous-traitées en particulier dans le cadre de projets, mais la maîtrise relève toujours de la DSI. En permanence o Identifier les besoins en services d information des maîtrises d ouvrage. Instruire ces besoins et en estimer le coût. o Conduire les relations avec les prestataires informatiques, y compris sur le plan contractuel : consultations, suivi des marchés o Entretenir les applications informatiques spécifiées par les maîtres d ouvrage o Gérer le portefeuille des projets de système d information o Suivre la qualité des services offerts aux utilisateurs, y compris par enquête Au cours des projets applicatifs Phase de cadrage ou de conception o Assister la définition des processus cibles et des besoins fondamentaux o Identifier les fonctions de l outil applicables à l institut (alignement) et des règles de gestion associées Phase de réalisation o Configurer le système de production o Définir les spécifications détaillées o Paramétrer l outil o Développer les spécifiques (nouvelles fonctionnalités, interface, reprise) o Assurer un transfert de compétence continu vers la MOA Phase de préparation finale o Assister la MOA pendant la recette o Former les formateurs Phase de mise en production o Basculer vers le nouveau système o Assurer un premier support au démarrage INRAP - Schéma directeur informatique Page 64/65

65 Abréviations utilisées AST BO CCTP CdC DAF DDCC DFS DICT DIR DRAC DRH DSI DST EPA ETL FM GRH IP LDAP MCO MOA MOE RFO RH RO SAJ SGA SGBD SI SRA SSO WAN Adjoint Scientifique et Technique Business Objects Cahier des Clauses Techniques Particulières Cahier des Charges Direction Administrative et Financière Direction du Développement Culturel et de la Communication Document Final de Synthèse Déclaration d Intention de Commencement de Travaux Direction Inter-Régionale Direction Régionale des Affaires Culturelles Direction des Ressources Humaines Direction des Systèmes d Information Direction Scientifique et Technique Etablissement Public Administratif Extract, Transform and Loading FileMaker Gestion des Ressources Humaines (logiciel) Intelligent Planner Lightweight Directory Access Protocol Maintien en Condition Opérationnelle Maîtrise d Ouvrage Maîtrise d œuvre Rapport Final d Opérations Ressources Humaines Responsable d Opérations Service des Affaires Juridiques Système de Gestion d Activités Système de Gestion de Bases de Données Système d Informations Service Régional d Archéologie Single Sign On Wide Area Network INRAP - Schéma directeur informatique Page 65/65