Pratique de la Gestion Prévisionnelle des Ressources Humaines. Ville de ROUBAIX. CNFPT juin 2014

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1 Pratique de la Gestion Prévisionnelle des Ressources Humaines Ville de ROUBAIX CNFPT juin 2014

2 Ordre du jour Présentation rapide de la ville et de la Collectivité (sur la base du bilan social) Système de pilotage de la fonction RH : Le plan emploi et ses produits dérivés!

3 Présentation de la Ville et de la collectivité habitants, soit 13,2 habitants/km2 34,33% de moins de 20 ans 76,5% habitent en Zone Urbaine Sensible Revenu fiscal médian par unité de consommation: 790 (Tourcoing 1138 ) 34% des ménages imposés sur le revenu 26% de familles monoparentales L emploi à Roubaix: emplois L emploi des roubaisiens: travaillent à Roubaix travaillent hors de Roubaix sont sans emploi (28%)

4 Présentation de la Ville et de la collectivité effectifs 1500 agents sur emploi permanent 130 agents en renfort dans les services «occassionnels jeunesse» (rythme +60%) 1627 etp gérés mensuellement!! La masse salariale représente 53% du budget de fonctionnement 132 personnes absentes chaque jour pour raison de santé (7,62%) Age moyen 44 ans (+10 mois) / ancienneté moyenne 14 ans (+6mois) Taux d encadrement = 16% / 74,6% d agents de catégorie C Politique diversité, insertion (axe fort traditionnellement de la politique RH) Label ACI (80 postes, 7 chantiers) 100 CAE, 45 emplois d avenir, 20 apprentis, 6 adultes relais, services civique (12 missions) Taux d emploi BOE atteint depuis 3 ans : taux au 1er janvier 2013 : 6,27 % direct / 6,80% Partenariat d ampleur avec le FIPHFP, depuis 2010 (renouvellement en cours) Investissement compétences Budget formation 850 Keuros (dont 50% cotisation) Protocole d accord pour le développement des carrières en catégorie C

5 LE PLAN EMPLOI Pourquoi? 2 motivations : La politique municipale de l emploi (égal accès et exemplarité) remettre la décision politique en amont du processus L efficience des services (contexte budgétaire) Quand? Expérimenté dès 2009

6 Quoi? Le pilotage LE PLAN de la EMPLOI politique RH Extrait de la lettre de cadrage annuelle «le plan emploi consolide l ensemble des besoins en compétences des services de la ville. Outil de notre gestion prévisionnelle des ressources humaines, il permet à la fois d anticiper les départs connus mais aussi les évolutions organisationnelles à mettre en œuvre pour maintenir un service public de qualité dans un contexte budgétaire contraint» 3 «produits de sortie» : le plan annuel de recrutement, le programme prévisionnel de consultation du CTP et certains axes du plan annuel de formation

7 LE PLAN EMPLOI Comment? La procédure : Une analyse fine des besoins par service + fléchage sur 4 modalités budgétaires fiche emploi Une consolidation par type de métiers (5) Un calendrier articulé au calendrier budgétaire pour une cohérence accrue des priorités municipales Un projet de plan emploi budgétairement équilibré (arbitrage en comité de direction) Une décision par le comité emploi annuel Un temps fort chaque année (1er trimestre) avec des décisions prises durant l année Organisation RH : pilotage POB Voir La procédure

8 Analyse des besoins dans chaque direction générale Le pilotage Besoins de Identifies, la à politique analyser : RH Départ en retraite Autre départ : démission, mutation, décès Création (de services, de postes ) Revalorisation de postes Proposition de suppression de postes NOVEMBRE 13 Elaboration des fiches «besoin en compétence ou emploi permanent» Validation de la fiche par le directeur général Transmission de la fiche en DRH (conseiller) DG DECEMBRE 13 / Janvier 2014 Fin janvier 2014 Réunion de consolidation DG / DRH des besoins et partage de l analyse Elaboration d un projet de plan emploi 2013 Détermination des capacités budgétaires associées (BP 2014) DG / DRH DRH Février / mars 2014 Réunion d arbitrage avec le directeur général des services, le DG concerné et la DRH DGS/D G/DR H Fin Mars / début avril 2014 (CDR exceptionnel 2 ème quinzaine d avril 2014 Elaboration d un plan emploi budgétairement équilibré et concerté (présentation en CDR préalablement) COMITE EMPLOI et DECISION SUR LE LANCEMENT DES RECRUTEMENTS DRH Comité emploi Mai 2014 Programmation des recrutements 2014 en lien avec le calendrier des comités de recrutements (arbitrage des priorités par la DRH) DRH

9 LE PLAN EMPLOI Comment? La validation : Le comité emploi décide de l existence des postes permanents de la collectivité (suppressions de postes, remplacement, créations) Les postes financés (le maintien du financement conditionne la pérennité du poste / création initiale pour une année) Délégation du DGS (Les besoins consécutifs aux mobilités internes, sauf suppression)

10 Le pilotage LE PLAN de la EMPLOI politique RH Comment? Les principes retenus collectivement : Priorité aux postes de production (structuration progressive d un effectif de référence inchangé tant que le niveau d activités n évolue pas) les postes administratifs doivent être en partie «réservés» pour les opérations de reconversion professionnelle les postes d expert : éviter les revalorisations de poste qui se font trop souvent au détriment des postes productifs. Des alternatives au recrutement sont prioritairement proposées : apprentissage, stage permanent d immersion, transformation de poste permanent en capacité intérimaire pour activité saisonnière

11 Le pilotage LE PLAN de la EMPLOI politique RH Comment? L effectif de référence : Un système partagé et responsabilisant : un effectif (en ETP par DG) Conforme à l effectif budgétaire (ajustement annuel après décision du comité emploi) Permet de piloter l ensemble des effectifs : emplois permanents et non permanents, par le mécanisme des «mois vacants» Permet aussi de piloter les heures supplémentaires, le temps partiel Suivi mensuel en comité de direction générale (arbitrage trimestriel des remplaçants / renfort) Informe sur l effectif inactif, l effectif de droit privé et stagiaires écoles! Un mécanisme arithmétique pour les évolutions d organisation (1A=1,5B=2C) Tableau de bord de pilotage mensuel

12 Le pilotage LE PLAN de la EMPLOI politique RH Comment? Un outil «simple», en pratique (tableur) Les rubriques du tableau : Poste Métier Catégorie hiérarchique Type de métier (production, administratif C, encadrement, enfant, expert) Effectif Grade Direction / service Motivation du besoin Besoin (impact budgétaire) Impact effectif de référence CTP (si transformation, création, suppression) Avis qualitatif RH Poste pourvu (oui/non) Date du départ Fiche emploi (oui : pour le recensement) Typologie du besoin (mobilité interne, retraite, retraite à confirmer, création, création financée, autre départ) Avis synthétique (ok, gel, autres modalités, suppression)

13 Le pilotage LE PLAN de la EMPLOI politique RH Quelques éléments chiffrés : plan emploi 2014 Traçabilité des postes supprimés depuis 2009 : 33 / 45 / 23 / 20 Diminution de l effectif budgété (-10 etp pendant 2 ans) puis stabilisation 89 demandes exprimés (+impact 28,5 etp) => besoin d arbitrage (collectif / imposé) Plan de recrutement (2013) : (plan glissant) Une centaine de recrutements permanents par an (stable) : 105 opérations via 7 comités durant l année 40% du plan réalisé émane de la validation annuelle en comité emploi (30% validation DGS / 28% validation additionnelle) Origine des besoins : 19 % retraite, 28% mobilité interne Les besoins «anticipables» représentent que 52 % des besoins Les modalités de recrutement : mobilité (46%), statutaire (49%), non titulaire (6%) Depuis 2009 : 34 agents ont bénéficié d un reclassement

14 les points forts Le pilotage LE PLAN de la EMPLOI politique RH Analyse de ce dispositif - Cohérence des politiques RH (recrutement, insertion, apprentissage, maintien dans l emploi, dialogue social, développement compétences ) - «autonomie» d actions RH dans la programmation annuelle après négociation des priorisations avec les encadrants - Responsabilisation des acteurs et décision en premier lieu, de l Autorité Territoriale - Portage collectif (comité de direction) Les difficultés résiduelles - Arbitrage budgétaire annuel et semestriel («intérim» en renfort) - Nécessiterait un travail plus profond d analyse du niveau (quantitatif et qualitatif) des prestations de services publics de la collectivité (contrainte budgétaire) - Pas suffisamment de partage avec la ligne hiérarchique (hors comité de direction) - Pas connu des organisations syndicales - Révision potentielle annuelle de l effectif de référence par DG (selon priorités politiques) : «douloureux»

15 Le pilotage LE PLAN de la EMPLOI politique RH À noter Le plan emploi a été cité dans le rapport annuel* 2012 de la cour des comptes sur la gestion prévisionnelle des ressources humaines dans les collectivités territoriales * Dans ce cadre, les chambres régionales des comptes ont examiné sous cet angle la gestion de 79 organismes, dont 49 communes de toutes tailles, 9 intercommunalités, 12 départements, 3 régions, 5 centres départementaux de gestion de la fonction publique territoriale (CDG). L objectif de cette enquête était de sensibiliser les collectivités territoriales à l intérêt de cette gestion prévisionnelle, notamment à partir d exemples de bonnes pratiques relevées Ce rapport révèle : Un certain nombre de bonnes pratiques Des faiblesses repérées Des préconisations en 13 points

16 Le pilotage LE PLAN de la EMPLOI politique RH Prise collective de recul Préconisations Intégrer les ressources humaines et leur gestion prévisionnelle dans la stratégie globale de la collectivité Exploiter les données des bilans sociaux de manière dynamique et comparative à des fins prospective et pluriannuelle Intégrer la dimension des ressources humaines dans les études d impact préalables à toute modification d action publique Définir les besoins de moyen terme et évaluer les écarts à résorber Éclairer la contrainte budgétaire et chercher à maîtriser la masse salariale Mettre en œuvre une approche pluriannuelle à l occasion des DOB Adopter une approche fondée sur les métiers et les compétences Répertorier et gérer les postes par métiers et compétences Adapter la définition des besoins et le recrutement à cette architecture par métiers et définir une structure cible Définir des parcours individualisés de carrière en fonction des métiers et du «fléchage» des postes Organiser l évaluation systématique des agents Utiliser les systèmes d avancement, de promotion et de compléments de rémunération comme un levier de gestion des ressources humaines Retenir des formation davantage orientées vers les métier