CONVENTION ENTRE LES SOUSSIGNÉS, D'UNE PART,

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1 CONVENTION ENTRE LES SOUSSIGNÉS, D'UNE PART, LA VILLE DU MANS, REPRESENTEE PAR SON MAIRE, MONSIEUR JEAN-CLAUDE BOULARD, AUTORISÉ PAR DELIBERATION DU CONSEIL MUNICIPAL DU ET D'AUTRE PART, LA SEM LE MANS EVENEMENTS, ETABLISSEMENT OFFICE DE TOURISME, 16 RUE DE L'ETOILE LE MANS, REPRESENTEE PAR MONSIEUR BRUNO RAY EN QUALITE DE DIRECTEUR D'ETABLISSEMENT PRÉAMBULE Conformément au contrat de délégation de service public du 29/05/2013 qui lie la Ville du Mans et la SEM Le Mans Événements, il est prévu que l'office de Tourisme doit faire la promotion auprès du public du programme des visites guidées proposé par le Service municipal Animation du Patrimoine et Tourisme Urbain, et assurer également la vente de cette billetterie (art. 2-2 pages 9 et 10). Dans le cadre de la commercialisation de produits touristiques, la SEM Le Mans Événements doit commander auprès de la Ville du Mans les prestations de visites guidées effectuées sur le territoire de la Ville du Mans. Conformément à la convention "ville d'art et d'histoire" du 20 septembre 2002 qui lie la Ville du Mans à l'état, la Ville du Mans s'engage à ne faire appel qu'à des guides conférenciers agrées par le ministère de la Culture et à leur assurer une formation continue. Ceci exposé, il a été arrêté et convenu ce qui suit : 1

2 1 - VISITES GUIDÉES Une visite guidée est une médiation qui offre à la fois les clefs de compréhension et une grille de lecture de la ville et de ses habitants dans toutes leurs composantes et leurs dimensions. Les caractères de cette médiation sont variés : patrimonial (matériel et immatériel) et architectural, historique, événementiel, ludique ou art de vivre. Ces visites s'adressent à tous publics enfants ou adultes, empêchés (personne en situation de handicap et tout public entravé dans sa liberté de choix et de déplacement) ou non, habitants, visiteurs ou touristes. Une visite peut être ainsi être dénommée guidée ou également : balade, promenade, initiation, conférence selon le choix de communication arrêté vis à vis du public visé La visite guidée patrimoniale est conduite par un guide-conférencier agréé par le Ministère de la Culture ou suivie grâce à un support enregistré. 1-3 La Ville du Mans, seul programmateur de visites guidées pour le compte de ses partenaires- prestataires, comme la SEM Le Mans Événements, gère le planning des visites guidées L'animateur du Patrimoine et de l'architecture définit et établit le contenu des visites guidées patrimoniales. Toutefois, ce contenu peut être adapté lors de la visite, notamment en fonction des publics et/ou circonstances particulières (météo, cérémonies dans un lieu de culte; fermeture exceptionnelle d'un site...). Pour tout projet de nouveaux thèmes ou formes de visites guidées (hors Convention Ville d'art et d'histoire), les partenaires-prestataires de la Ville du Mans comme la SEM Le Mans Événements peuvent s'adresser à l'animateur du Patrimoine et de l'architecture qui élabore en concertation le projet, son coût et le budget afférent. la Ville du Mans et la SEM Le Mans Événements conviennent ensemble de la répartition des coûts de ce projet en vue de sa réalisation La jauge d'une visite guidée est de 35 personnes maximum par guide sauf dispositions restrictives liées à des mesures de sécurité ou de conservation des sites par décision règlementaire ou du propriétaire La tarification des visites guidées de l'année n+1 est arrêtée au plus tard le 30 septembre de l'année n par le conseil municipal Toute demande d'interviews concernant les visites guidées patrimoniales sont transmises par la SEM Le Mans Événements à l'animateur de Patrimoine et de l'architecture qui pourra recommander un guide conférencier sur le sujet. 1-8 La SEM Le Mans Événement et la Ville du Mans s'engagent à faire figurer sur tous supports d'information relatifs aux visites guidées leurs coordonnées respectives et la possibilité d'achat des billets pour les visites. 2

3 2 - GUIDES-CONFÉRENCIERS Le guide-conférencier assure des visites guidées en français, en langue étrangère ou en langue des signes avec l'aide d'un traducteur, dans un espace ouvert ou fermé. Il fait vivre oralement des actions de médiation dans le champ de la connaissance, à destination des publics dans les territoires et lieux patrimoniaux. Cette profession est réglementée dès lors qu'elle est exercée dans un musée, un monument historique, un secteur sauvegardé ou un territoire labellisé "Villes et Pays d'art et d'histoire". Il convient d'être titulaire de la carte professionnelle de guide-conférencier, Arrêté du 7 mars 2012 relatif à la délivrance de la carte de guide-conférencier. 2-2 La Ville du Mans recrute les guides conférenciers comme vacataires sur entretien mené par l animateur du Patrimoine et de l'architecture. Seuls les guidesconférenciers qui suivent les formations permanentes proposées par le service Animation du Patrimoine et du Tourisme urbain, par les musées du Mans ou la Direction Régionale des Affaires Culturelles se voient confier des visites Les guides-conférenciers sont vacataires de la Ville du Mans (délibération du 23 mai 2013) Dans le cadre de la convention "Ville d'art et d'histoire", signée par l'état (Ministère de la Culture), et la Ville du Mans, les guides-conférenciers recrutés par la Ville sont seuls habilités à effectuer les visites guidées. la SEM Le Mans Événements s'adresse à la Ville du Mans pour tous les projets ou toutes les demandes de visites guidées ou d'accompagnement de leurs clients et prospects. L'organisation et le déroulement du process des visites guidées est joint en annexe la Ville du Mans gère les agendas des guides-conférenciers Dans l'hypothèse où des guides habitants ou "greeters" viendraient proposer leurs services à titre gracieux, la SEM Le Mans Événements et la Ville du Mans peuvent décider d'un commun accord d'encadrer cette offre, en qualité d'hôtes de courtoisie ou de toute autre appellation de leur choix à l'exception de celle de guides-conférenciers, ou de ne pas lui donner suite. 3 - VACATION GUIDE-CONFERENCIER Chaque thématique de visites guidées correspond à une vacation La durée de la vacation est de 2 h. Toutefois, il peut être prévu en complément de cette vacation, une demi-vacation La préparation des nouvelles thématiques est rémunérée sur la base des forfaits visés par délibération du 3 mars 2005, en accord avec l animateur du Patrimoine et de l'architecture de la ville du Mans Les montants des vacations des guides-conférenciers sont fixés par délibération en conseil municipal. 3

4 4 - FORMATION DES GUIDES-CONFERENCIERS la Ville du Mans assure en interne ou prend en charge le coût de la formation des guides-conférenciers Dans le cadre du travail de préparation des visites guidées ou de la formation continue des guides-conférenciers, la Ville du Mans organise des rencontres thématiques, met à disposition un espace documentaire et un bureau équipé à la Maison du Pilier Rouge la SEM Le Mans Événements met à disposition la Ville du Mans la bibliothèque constituée ensemble par l'ancienne association OTSI et le service de l'animation du Patrimoine et du Tourisme urbain pour les guides-conférenciers. 5 - VISITES pour les "GROUPES" la Ville du Mans est le seul partenaire auprès duquel la SEM Le Mans Événements peut acquérir un service de visites guidées "groupes" que l'acquéreur, la SEM Le Mans Événements, dans le cadre de sa politique commerciale revend à ses clients à un tarif librement fixée par lui au-delà du prix d'achat. La SEM Le Mans Événements n'agit pas dans ce cadre pour le compte de la Collectivité. Les tarifs de ce service de visites guidées «groupes» sont fixés sur la base du tarif voté par la Collectivité chaque année. Une commission de 8% calculée pour chaque visite sur le prix de vente H.T. fixée par la délibération annuelle du Conseil Municipal sera versée à la SEM Le Mans Événements comme «apporteur d affaires» Les modalités de paiement sont établies de la manière suivante : Chaque fin de mois la Ville du Mans émet un titre de recette TTC faisant apparaître la TVA des prestations groupes vendues à la SEM Le Mans Événements. la SEM Le Mans Événements paie à réception de l'avis des sommes à payer. la SEM Le Mans Événements adresse à la Ville du Mans une facture TTC faisant apparaître la TVA de sa commission sur les prestations vendues. La Ville du Mans paie cette facture par mandat administratif et virement bancaire sur le compte : Code banque : Code guichet : Numéro de compte : Clé RIB : 72 Raison sociale de la banque : Crédit Mutuel Le Mans Centre Numéro de compte international virement SEPA : IBAN : FR BIC : CMCIFR2A Il appartiendra à chacune des parties de satisfaire à ses obligations fiscales. 4

5 5-3 - Le délai de demande d intervention d un guide est à définir en lien avec la démarche qualité de la SEM Le Mans Événements. La demande devra impérativement préciser : - l intitulé et la qualité exacts du groupe et sa ville d'origine, - le numéro de téléphone de l'astreinte de la SEM Le Mans Événements (joignable le jour de la visite), - l'utilisation d'un micro, - le nombre de personnes et la tranche d âge du groupe - pour les offres packagées, le programme réalisé incluant les horaires. - pour un même groupe, si plusieurs interventions du guide sont prévues dans la même journée, le repas du guide est pris en charge par le groupe la Ville du Mans s assure de la disponibilité des guides-conférenciers. Au-delà de 35 personnes, la visite sera doublée par un second guide et sera majorée d'autant. Pour la crypte archéologique des thermes romains ou tous autres lieux à la jauge réduite, le groupe est limité à 20 personnes, guide compris L'équipe des guides-conférenciers de la Ville du Mans peut ne pas maîtriser une langue étrangère ou la langue des signes demandée par la SEM Le Mans Événements. Dans le cas où un membre la Ville du Mans ne peut assurer la traduction auprès d'un guideconférencier, la SEM Le Mans Événements et la Ville du Mans recherchent d'un commun accord un traducteur qui œuvrera en accompagnement d'un guide-conférencier. la Ville du Mans communiquera à la SEM Le Mans Événements les langues disponibles dans le cadre de son offre de prestations de visites guidées, cette liste pourra être réactualisée à tout moment Pour les visites "Chasse au trésor", soit le service facture à la SEM Le Mans Événements le trésor défini par ses soins, dans le respect de l'image de la Cité Plantagenêt, ville candidate au patrimoine mondial de l'unesco, soit la SEM Le Mans Événements fournit en accord avec la Ville du Mans ce même trésor dans le même esprit la Ville du Mans établit un devis à la SEM Le Mans Événements (cf. devis en annexe) Annulation, modification et retard du groupe, délais et modalités Toute annulation d une visite par la SEM Le Mans Événements devra être signalée par téléphone, puis, confirmée par écrit (courrier, fax ou courriel) au minimum 72h avant l heure prévue de la visite. En cas d annulation moins de 72h avant la visite, le montant net de la prestation est dû en totalité sauf de cas de force majeure. La SEM Le Mans Événements peut demander une modification du thème ou du contenu de la visite sans modification de coûts jusqu'à 24 heures avant la visite sous réserve de l'acceptation matérielle de la Ville du Mans. Le guide reste en attente du groupe pendant la première demi-heure suivant l heure de rendez-vous fixée sur la confirmation faite par la SEM Le Mans Événements. L'accompagnateur responsable du groupe doit prévenir dans ce délai d'une demi-heure le guide-conférencier dont le numéro de téléphone portable lui aura été communiqué. 5

6 La visite sera écourtée de la durée équivalente à ce retard ou, sous réserve de la disponibilité et de l accord du guide et du groupe, pourra être rallongée d autant. Dans ce cas, ce temps supplémentaire sera facturé sur le principe que toute heure commencée par le guide est due. Après une demi-heure de retard la visite est considérée comme annulée par le groupe, le guide conférencier est libéré. Le montant de la prestation est dû en totalité. Dans ce cas, le guide ou l astreinte de la Ville du Mans devra prévenir par téléphone l astreinte de la SEM Le Mans Événements au moment de son départ. La Ville du Mans et la SEM Le Mans Événements peuvent annuler d un commun accord une visite en cas d événement fortuit (fermeture exceptionnelle d un lieu, conditions météorologiques défavorables). Dans ce cas, un nouveau thème de visite en remplacement peut être proposé, la visite peut être reportée (sous réserve de la disponibilité du guide conférencier) ou annulée (sans aucune facturation) Pour toutes circonstances fortuites (fermeture exceptionnelle d un lieu, conditions météorologiques défavorables, cérémonies dans un lieu de cultes ), hors retard du groupe, un numéro spécial d'astreinte est mis en place au sein de la Ville du Mans. Ce numéro est communiqué par la SEM Le Mans Événements à l'accompagnateur responsable du groupe et par la Ville du Mans au guide conférencier. L'astreinte la Ville du Mans est la seule habilitée à agir et prendre une décision le plus rapidement possible en fonction de la situation constatée Pour procéder au règlement des guides, chaque mois, au plus tard le dernier jour du mois, la SEM Le Mans Événements transmet la Ville du Mans le planning des visites groupes effectivement réalisés. 6 - VISITES pour les "INDIVIDUELS" 6-1 La Ville du Mans fournit un programme de visites guidées pour les individuels. La SEM Le Mans Événements est prestataire de la collectivité en vendant les billets pour le compte de la collectivité Le prix de vente TTC est celui décidé annuellement par délibération municipale, et identique à celui pratiqué par la Ville du Mans à son accueil du Pilier Rouge ou en vente sur place par ses guides Une commission de 1 TTC sera versée par la ville du Mans à la SEM Le Mans Événements comme rémunération du service rendu pour chaque billet vendu Les modalités de paiement sont établies de la manière suivante : Chaque fin de mois, la SEM Le Mans Événements transmet un état des recettes de la billetterie individuelle pour permettre l'établissement d'un titre de recettes par la Ville du Mans. Elle reverse le montant TTC à réception de l'avis des sommes à payer. Chaque fin de mois une facture TTC faisant apparaitre la TVA est adressée par la SEM Le Mans Événements à la Ville du Mans pour paiement des commissions sur la billetterie. Le paiement est effectué par virement bancaire sur le compte : Numéro de compte international virement SEPA : IBAN : FR BIC : CMCIFR2A 6

7 Il appartiendra à chacune des parties, la SEM Le Mans Événements et la Ville du Mans, de satisfaire à ses obligations fiscales La billetterie, chartée "Ville d'art et d'histoire" est mise à disposition de la SEM Le Mans Événements par la Ville du Mans la Ville du Mans élabore et tient un tableau mensuel des réservations qu'elle partage avec la SEM Le Mans Événements. Elle assure le suivi statistique de fréquentation des visites guidées La SEM Le Mans Événements peut proposer à la Ville du Mans d'inclure dans le Cité Pass des offres promotionnelles sur les visites guidées. Les modalités de ces offres peuvent consister en une remise de prix ou une offre "une visite achetée, une visite offerte" Ces modalités seront définies d'un commun accord et seront renégociées tous les ans entre les deux partenaires, la SEM Le Mans Événement et la Ville du Mans. 7 - Résiliation La présente convention sera résiliée de plein droit à l expiration d un délai de 15 jours suivant l envoi par l autre partie d une lettre recommandée avec accusé de réception contenant mise en demeure restée sans effet, dans les cas ci-après limitativement énumérés : - cas fortuit ou force majeur - non respect d une obligation fixée dans le cadre de la présente convention - motif d intérêt général La résiliation pour motif d intérêt général ne donnera lieu à aucune indemnisation. 8 Jugement des contestations Les contestations qui s élèveront entre les parties au sujet de la convention seront soumises au Tribunal Administratif de Nantes. Préalablement à cette instance contentieuse, les contestations pourront être portées par la partie la plus diligente devant un tiers choisi d un commun accord qui s efforcera de concilier les parties. Fait au Mans en deux exemplaires, Le Le Maire de la Ville du Mans, Le Directeur d'etablissement, Jean-Claude BOULARD Bruno RAY 7