COMMISSION SCOLAIRE DES SAMARES PROVINCE DE QUÉBEC

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1 39 COMMISSION SCOLAIRE DES SAMARES PROVINCE DE QUÉBEC PROCÈS-VERBAL de la séance ordinaire du Conseil des commissaires de la Commission scolaire des Samares tenue le 26 janvier 2015, à 19 h 30, au 4671, rue Principale à Saint-Félix-de-Valois, à laquelle séance sont présentes et présents et forment quorum : Le président : Le vice-président : Les commissaires : Monsieur Michel Forget Monsieur Jean-Guy Chartier jr Madame Louise Bélanger Madame Lisette Demers Chagnon Madame Colette Jeansonne Delisle Madame Diane Dubeau Bélanger Monsieur Jean Jetté Monsieur Roch La Salle Monsieur Roch Lavallée Madame Isabelle Perreault Madame Marie-Claude Tremblay Madame France Trudel Lanoue Monsieur Maurice Valiquette (participation à distance) Madame Lorraine Wolfe Les commissaires-parents : Était absente : Monsieur Patrick Brûlé Monsieur Éric Ouimet Monsieur Claude Racine Monsieur Benoit Yale Madame Isabelle Auger PARTICIPAIENT AUSSI À L ASSEMBLÉE La directrice générale : La directrice générale adjointe : La secrétaire générale : Madame Sylvie Anctil Madame Nancy Lapointe Madame Marie-Élène Laperrière MOMENT DE RÉFLEXION Le président s adresse à l assemblée et exprime qu à l aube des journées de la persévérance scolaire, il faut garder en tête que les décisions prises doivent être dans le meilleur intérêt de nos élèves. 1. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR DU 26 JANVIER 2015 C.C IL EST PROPOSÉ par monsieur Roch Lavallée et résolu unanimement d adopter l ordre du jour de la séance ordinaire du 26 janvier ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 15 DÉCEMBRE 2014 C.C IL EST PROPOSÉ par monsieur Claude Racine et résolu unanimement d adopter le procès-verbal de la séance ordinaire du 15 décembre 2014.

2 40 3. JOURNÉES DE LA PERSÉVÉRANCE SCOLAIRE Présentation du CREVALE par sa directrice, madame Anne-Marie Picard. QUESTIONS ORALES DU PUBLIC Monsieur François Chalifour, membre de l organisme de participation des parents de l école Germain-Caron à Saint-Didace, pose une question concernant l ouverture d une maternelle (5 ans). 4. PARTICIPATION À DISTANCE D UN COMMISSAIRE DISCUSSION Le président fait la lecture de la résolution qui adoptait, en 2005, le règlement relatif à la participation des commissaires aux réunions par voies électroniques et des principes généraux qui mentionnent notamment que l autorisation de siéger à distance sera utilisée lors de situations exceptionnelles. Il fait également mention des règles et procédures de régie interne du conseil des commissaires. Un commissaire s exprime à l effet que, si cette décision est acceptée, cela représentera un précédent pour la Commission scolaire des Samares. Un commissaire s interroge sur la façon de contacter le commissaire qui désire se prévaloir de la participation à distance ainsi que sur les coûts rattachés à l appel téléphonique. On explique que l appel sera effectué à partir de la salle du conseil du centre administratif et que le numéro à signaler se situe dans l indicatif régional 514, donc aucun coût d appel interurbain outremer ne sera facturé à la commission scolaire. Les coûts sont facturés à la personne qui reçoit l appel. Cette explication convient à l assemblée. RÉSOLUTION CONSIDÉRANT l article 169 de la Loi sur l instruction publique (LIP) qui autorise le conseil des commissaires à prévoir, dans les cas et aux conditions qu'il détermine par règlement, qu'un commissaire peut participer à une séance du conseil des commissaires à l'aide de moyens permettant aux personnes qui participent ou qui assistent à cette séance de communiquer immédiatement entre elles; CONSIDÉRANT que ledit article 169 prévoit que la personne qui préside la séance ainsi que le directeur général doivent être physiquement présents au lieu fixé pour cette séance; CONSIDÉRANT le Règlement relatif à la participation des commissaires aux réunions par voies électroniques (C.C ); CONSIDÉRANT l article 7 des Règles et procédures de régie interne du conseil des commissaires qui prévoit qu un commissaire peut, lorsque la majorité des commissaires physiquement présents à une séance y consent, participer et voter à cette séance par tout moyen permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux, tel le téléphone; CONSIDÉRANT la demande de monsieur Maurice Valiquette de se prévaloir de son droit de participer à la séance du conseil des commissaires du 26 janvier 2015, de façon exceptionnelle, par la voie du téléphone; C.C IL EST PROPOSÉ par madame Marie-Claude Tremblay : QUE le conseil des commissaires accepte que monsieur Maurice Valiquette participe à la présente séance du conseil des commissaires par la voie du téléphone. Le vote est demandé par madame Diane Dubeau Bélanger :

3 41 Pour : 9 Contre : 3 Abstention : 1 La proposition est adoptée à la majorité. 5. ADOPTION DU PLAN D EFFECTIFS DU PERSONNEL DE DIRECTION D ÉTABLISSEMENTS ANNÉE (ANNEXE 5) CONSIDÉRANT que le projet de plan d effectifs a été présenté aux représentantes et aux représentants de l Association des directions d établissement de Lanaudière lors des rencontres tenues le 24 novembre 2014 et le 12 janvier 2015; C.C IL EST PROPOSÉ par madame Lorraine Wolfe et résolu D ADOPTER le Plan d effectifs du personnel de direction d établissements Année , tel que déposé. 6. ADOPTION DU PLAN D EFFECTIFS DES ADMINISTRATRICES ET DES ADMINISTRATEURS ANNÉE (ANNEXE 6) CONSIDÉRANT que le projet de plan d effectifs a été présenté aux représentantes et aux représentants de l Association des administratrices et des administrateurs lors des rencontres tenues le 24 novembre 2014 et le 12 janvier 2015; C.C IL EST PROPOSÉ par madame Lisette Demers Chagnon et résolu D ADOPTER le Plan d effectifs des administratrices et des administrateurs Année , tel que déposé. 7. CHOIX DE L INSTITUTION FINANCIÈRE CONSIDÉRANT les travaux effectués à la commission politique du Service des ressources financières tenue le 19 janvier 2015; CONSIDÉRANT : 1) L intérêt de faire affaire avec une institution financière ayant une succursale à Saint-Félix-de-Valois; 2) Les avantages reliés à l accès à la même institution financière pour tous les établissements de la commission scolaire et pour le centre administratif; 3) L implication sociale de la Caisse Desjardins du Sud de la Matawinie et de la Fédération des caisses Desjardins; 4) Les coûts importants et la perte de productivité encourus lors d un changement d institution financière; 5) La satisfaction de la commission scolaire envers les services rendus par la Caisse Desjardins du Sud de la Matawinie; 6) L article 37 du Règlement sur les contrats de services des organismes publics prévoyant qu un contrat de services financiers ou bancaires peut être conclu de gré à gré; C.C IL EST PROPOSÉ par madame France Trudel Lanoue et résolu

4 D ACCEPTER l offre de services de Desjardins (Caisse Desjardins du Sud de la Matawinie, Desjardins Entreprises) pour une durée de trois (3) ans, soit jusqu au 31 janvier NOMINATION D UN RESPONSABLE DE L OBSERVATION DES RÈGLES CONTRACTUELLES CONSIDÉRANT l entrée en vigueur, le 7 décembre 2012, de la Loi sur l intégrité en matière de contrats publics, laquelle apporte plusieurs modifications à la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP); CONSIDÉRANT l ajout des articles et à la LCOP, lesquels prévoient l obligation pour le dirigeant d un organisme public de désigner un responsable de l observation des règles contractuelles; CONSIDÉRANT que le responsable de l observation des règles contractuelles aura notamment pour fonction de veiller à l application des règles contractuelles et de formuler des recommandations quant à leur application; CONSIDÉRANT la nécessité de désigner une personne complètement indépendante du processus d octroi de contrats de la Commission scolaire des Samares; CONSIDÉRANT que le secrétariat du Conseil du trésor recommande de désigner une personne ayant l autorité fonctionnelle nécessaire pour remplir les fonctions de responsable de l observation des règles contractuelles; 42 C.C IL EST PROPOSÉ par madame Marie-Claude Tremblay et résolu DE NOMMER madame Pascale Goyet, directrice du Service des ressources financières, comme responsable de l observation des règles contractuelles. 9. AUTORISATION POUR L ÉMISSION D UNE CARTE DE CRÉDIT CONSIDÉRANT que la Commission scolaire des Samares détient un «compte Affaires» auprès de Visa Desjardins; CONSIDÉRANT la possibilité d obtenir une carte de crédit pour les personnes responsables de la Commission scolaire des Samares sur ce «compte Affaires»; CONSIDÉRANT que les dépenses à être payées par la carte de crédit Visa Desjardins doivent être conformes aux politiques en vigueur à la Commission scolaire des Samares; C.C IL EST PROPOSÉ par madame Louise Bélanger et résolu D AUTORISER Visa Desjardins à émettre une carte de crédit au nom de madame Pascale Goyet, directrice du Service des ressources financières; D ANNULER la carte de crédit émise au nom de madame Lucie Thibodeau; QUE cette carte de crédit ait une limite au montant de soixante mille dollars ( $). 10. AUTORISATION AU PROGRAMME CARTE APPROVISIONNEMENT DESJARDINS CONSIDÉRANT les avantages que procure la carte Approvisionnement Desjardins pour les gestionnaires au niveau du suivi des achats effectués par leur personnel;

5 CONSIDÉRANT les contrôles que procure la carte Approvisionnement Desjardins au niveau du montant d argent maximum autorisé par transaction, du nombre maximum de transactions autorisées par jour, des limites des heures et des journées d utilisation de la carte et du type de marchands autorisés; CONSIDÉRANT que la carte Approvisionnement Desjardins est un service inclus dans l offre de service de la Caisse Desjardins du Sud de la Matawinie (Saint-Félix-de-Valois); C.C IL EST PROPOSÉ par monsieur Jean Jetté et résolu QUE le service Carte Approvisionnement Desjardins soit utilisé et que la directrice du Service des ressources financières, madame Pascale Goyet, soit autorisée à signer les documents requis pour l administration du programme Carte Approvisionnement Desjardins. 11. AUTORISATION RELATIVE À LA COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS REVENU QUÉBEC CONSIDÉRANT que dans le cadre de ses opérations courantes, la Commission scolaire des Samares est appelée à communiquer des renseignements confidentiels à l Agence du revenu du Québec et à fournir des documents; CONSIDÉRANT que l Agence du revenu du Québec peut communiquer avec la Commission scolaire des Samares des renseignements nécessaires à l exécution de son mandat se rapportant à une ou plusieurs lois que l Agence du revenu du Québec applique; 43 C.C IL EST PROPOSÉ par madame Diane Dubeau Bélanger et résolu D AUTORISER madame Pascale Goyet, directrice du Service des ressources financières, à agir comme mandataire auprès de l Agence du revenu du Québec. 12. NOMINATION D UNE DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE CONSIDÉRANT que le poste de direction générale adjointe, dossiers pédagogiques, est vacant depuis le 1 er janvier 2015; CONSIDÉRANT que la consultation du comité des ressources humaines, prévue à l article de la Loi sur l instruction publique, s est tenue le 26 novembre 2014; CONSIDÉRANT la recommandation unanime du comité de sélection dont faisait également partie la directrice générale; C.C IL EST PROPOSÉ par monsieur Michel Forget et résolu DE NOMMER madame Pascale Damato à titre de directrice générale adjointe, dossiers pédagogiques, de la Commission scolaire des Samares, et ce, à compter du remplacement de cette dernière à l école des Grands- Vents; D AUTORISER la direction générale de la commission scolaire, madame Sylvie Anctil, à signer le contrat d engagement. 13. REPRÉSENTATIONS DE LA COMMISSION SCOLAIRE (ANNEXE 13) PRINCIPALE CONSIDÉRANT les recommandations faites par le comité exécutif en date du 12 janvier 2015 concernant les balises de sélection et de gestion des activités de représentation;

6 44 IL EST PROPOSÉ par madame Lisette Demers Chagnon : D ADOPTER le document en annexe comme étant les nouvelles balises de sélection et de gestion des activités de représentation de la Commission scolaire des Samares. AMENDEMENT Monsieur Maurice Valiquette propose un amendement : C.C IL EST PROPOSÉ de retirer le point numéro cinq (5) des balises afin d abolir des représentations toutes participations à des tournois de golf, mais en y excluant les soupers afin que les commissaires concernés puissent tisser des liens avec les partenaires. Le vote est demandé par madame France Trudel Lanoue : Pour : 10 Contre : 4 L amendement est adopté à la majorité. AMENDEMENT Madame France Trudel Lanoue propose un amendement : C.C IL EST PROPOSÉ qu un comité plénier concernant les balises des représentations ait lieu dans les meilleurs délais. Le vote est demandé par madame Lisette Demers Chagnon : Pour : 11 Contre : 3 L amendement est adopté à la majorité. REPRÉSENTATIONS DE LA COMMISSION SCOLAIRE (ANNEXE 13) principale amendée CONSIDÉRANT les recommandations faites par le comité exécutif en date du 12 janvier 2015 concernant les balises de sélection et de gestion des activités de représentation; C.C IL EST PROPOSÉ par madame Lisette Demers Chagnon; D ADOPTER le document en annexe tel que précédemment amendé comme étant les balises de sélection et de gestion des activités de représentation de la Commission scolaire des Samares et qu un comité plénier se tienne dans les meilleurs délais. Le vote est demandé par le président : Pour : 13 Abstention : 1 La proposition est adoptée à la majorité. 14. SUSPENSION DES TRAVAUX DU CONSEIL DES COMMISSAIRES C.C IL EST PROPOSÉ par monsieur Michel Forget et résolu unanimement; QUE le conseil des commissaires suspende ses travaux pour quelques instants. Il est 21 h 32. Monsieur Maurice Valiquette et madame Lisette Demers Chagnon quittent l assemblée.

7 REPRISE DES TRAVAUX DU CONSEIL DES COMMISSAIRES C.C IL EST PROPOSÉ par monsieur Michel Forget et résolu unanimement; QUE le conseil des commissaires reprenne ses travaux. Il est 21 h 43. SUJETS POUR INFORMATION Rapport du président Monsieur Michel Forget, président, fait un compte rendu des rencontres et activités en lien avec ses fonctions. - Vice-présidence du comité exécutif On explique l avis juridique concernant la durée du mandat du viceprésident du comité exécutif. Rapport du comité de parents Monsieur Éric Ouimet fait un compte rendu des activités du comité de parents : - À la réunion du 21 janvier 2015, parmi les points à l ordre du jour : Présentation par monsieur François Morin des consultations de la Commission scolaire; Présentation par madame Nancy Lapointe et monsieur Claude Racine du rapport annuel de la Commission scolaire; Monsieur Claude Racine a été réélu à la présidence du Regroupement des comités de parents Laval-Laurentides- Lanaudière. - La prochaine rencontre aura lieu le mercredi 18 février Rapport des commissaires délégués aux comités internes et externes Des commissaires délégués aux comités internes et externes font un compte rendu de leurs activités mensuelles. LEVÉE DE LA SÉANCE C.C IL EST PROPOSÉ par monsieur Michel Forget et résolu unanimement de lever la séance. Il est 22 h 30. Michel Forget Président Marie-Élène Laperrière Secrétaire générale