FICHES DÉMATÉRIALISATION DANS LES MARCHÉS PUBLICS

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1 N 68 - MARCHES n 16 En ligne sur le site / extranet le 10 juin 2008 ISSN FICHES DÉMATÉRIALISATION DANS LES MARCHÉS PUBLICS L essentiel Le Ministère de l Economie de l Industrie et de l Emploi vient de mettre en ligne des fiches techniques relatives à la dématérialisation des marchés publics. Ces fiches, résumées ciaprès, portent sur trois thèmes : Les outils de la dématérialisation des marchés publics formalisés. Le dépôt des enveloppes virtuelles relatives aux candidatures ou aux offres. La signature électronique des candidatures et des offres électroniques. Elles sont disponibles sur le site du Ministère à l adresse suivante : Rubrique «Marchés Publics» «Réglementation générale» «Fiches pratiques dématérialisation» Contact : Sabine AYRAUD - Mail : ayrauds@fntp.fr - Tél. :

2 I - LES OUTILS DE LA DÉMATÉRIALISATION DES MARCHÉS PUBLICS FORMALISÉS La signature électronique est un outil à la fois juridique et technique nécessaire à la mise en place de la dématérialisation. 1) L outil juridique Les articles 1316 et suivants du code civil reconnaissent à la signature électronique la même valeur juridique que la signature manuscrite. L article 56 du code des marchés publics intègre cette valeur juridique en reconnaissant que les documents écrits peuvent être valablement remplacés «par un échange électronique ou par la production d un support physique électronique». En conséquence, un acte d engagement sur support papier sera signé manuscritement, un acte d engagement sur support électronique sera signé électroniquement. NB : - un acte d engagement papier signé manuscritement puis scanné, - un acte d engagement signé de manière électronique puis imprimé, n ont pas la valeur d un document original. Ils sont assimilés à des copies. 2) L outil technique La mise en place de la signature électronique nécessite deux éléments : un certificat et un logiciel de signature. 1. «Un certificat de signature implique une identité numérique» comprenant : l identité du titulaire (une personne physique et non une personne morale), la période de validité, la clef publique, l autorité de certification (l entité qui a délivré le certificat, exemple : une banque). L ensemble des certificats, ainsi que la liste des autorités habilitées à les délivrer sont disponibles sur le site : 2. «Un logiciel de signature est un outil qui permet d apposer sa signature sur un document électronique. Il est aussi indispensable que le certificat». Les plates-formes de dématérialisation des marchés publics contiennent cette fonctionnalité. Le logiciel permet le chiffrement des informations et garantit la confidentialité. Les données ainsi chiffrées et transmises par les entreprises deviennent inaccessibles à un tiers ne disposant pas d une clef de déchiffrement. Cette clef est confiée à une personne de confiance au sein de la Commission d Appel d Offres qui va ouvrir les offres des entreprises. 2

3 II - LE DÉPOT DES ENVELOPPES VIRTUELLES RELATIVES AUX CANDIDATURES OU AUX OFFRES Deux questions sont fréquemment posées aux maîtres d ouvrage publics quant au dépôt des plis. 1) Le dépôt de plusieurs plis par une même entreprise Certaines erreurs de manipulation en cas de transmission d une offre par voie électronique peuvent obliger une entreprise à envoyer une deuxième fois la même offre. Que doit faire le maître de l ouvrage? Il ne pourra retenir que la dernière offre reçue et rejeter, avant l ouverture des plis, les offres précédentes. NB Le maître d ouvrage, et non le gestionnaire de la plate-forme, décide de cette fonctionnalité de rejet des offres précédentes et de son paramétrage. 2) Le dépôt de plis électroniques reçus hors délais Les plis arrivés hors délai doivent être rejetés. Cependant, ils doivent être enregistrés avec date et heure certaines. Ils seront renvoyés aux candidats. Mais si une «copie de sauvegarde» a été envoyée et est arrivée dans les délais, elle sera alors ouverte. III - LA SIGNATURE ELECTRONIQUE DES CANDIDATURES ET DES OFFRES ELECTRONIQUES Il convient de rappeler que les développements ci-après concernent les procédures formalisées [appel d offres ouvert, restreint, marché négocié, dialogue compétitif mais non la procédure adaptée (MAPA)]. 1) Les documents à signer électroniquement A. Dans la première enveloppe Seuls les fichiers dont l original est exigé auront besoin d être signés électroniquement : le formulaire DC4 (lettre de candidature ou habilitation du mandataire), le formulaire DC5 (déclaration du candidat), les déclarations sur l honneur. Certains documents signés manuscritement n ont pas besoin d être signés en original. Ils peuvent être scannés et inclus dans la première enveloppe. B. Dans la deuxième enveloppe «L offre, présentée sous la forme d un acte d engagement, transmise par voie électronique, est signée électroniquement». 3

4 RAPPEL - Seul l acte d engagement a besoin d être signé. Les annexes telles que le CCAP ou le bordereau des prix n ont pas besoin d être signés, ni même paraphés. 2) Les personnes signataires Le signataire d une offre dématérialisée est «la personne physique au nom de laquelle le certificat est établi». Différents cas se présentent selon que le candidat est une entreprise qui se présente seule, la filiale d un groupe ou un groupement d entreprises. Le candidat est une entreprise «seule» Qui signe la candidature? Une personne habilitée à engager la société au regard de ses règles d organisation interne. Cette personne peut être une autre que celle dont le nom figure au Kbis de la société ou dans «les documents relatifs aux pouvoirs de la personne habilitée à l engager» (article 45-I du code des marchés publics). A ce stade de la procédure, le maître d ouvrage peut demander à l entreprise de compléter sa candidature si une signature ou un élément est manquant (article 52). Qui signe l offre? L acte d engagement doit être signé par la personne habilitée à engager la société. Le nom de cette personne figure au Kbis de la société ou dans «les documents relatifs aux pouvoirs de la personne habilitée à l engager». Dans certaines hypothèses : l acte d engagement sera signé par la personne habilitée, à l aide d un certificat référencé, et la deuxième enveloppe sera à son tour signée par une autre personne, chargée de préparer le dossier «on line», avec un certificat également référencé. Le candidat est la filiale d un groupe Le PDG peut habiliter une personne physique responsable d une seule filiale à signer les marchés de l ensemble des filiales. Les noms du PDG et du responsable apparaîtront sur une délégation de pouvoir dûment établie, ainsi que son champ de compétence. Dans cette hypothèse, le maître d ouvrage vérifiera que le nom de ce responsable correspond au nom du titulaire du certificat, même si le n SIREN correspond à une autre société que celle pour laquelle il soumissionne. Le candidat se présente en groupement d entreprises 1 er cas : l ensemble des membres du groupement signe électroniquement le DC4, le DC5 et l offre du groupement. Chacun des membres du groupement possède donc un certificat électronique. 2 ème cas : les membres du groupement habilitent le mandataire à les représenter Chacun des membres doit alors posséder également un certificat électronique. 4

5 La pratique : le document d habilitation est établi sur papier et signé manuscritement par tous les membres du groupement, il est scanné puis signé électroniquement par le seul mandataire dont la signature électronique «couvre» les autres signatures manuscrites, ces signatures manuscrites scannées ne sont pas une preuve mais un début de preuve. Le maître d ouvrage pourra demander la production de l original de l habilitation au stade de l attribution du marché, comme il le demande d ores et déjà avec le DC 7. «Seul le mandataire doit avoir besoin d un certificat de signature. Les autres membres n en ont pas besoin» (fiche technique point 3 dernier alinéa). 3) Quelle catégorie de certificats et de logiciels électroniques choisir? L ensemble des certificats, ainsi que la liste des autorités habilitées à les délivrer sont disponibles sur le site : Ceux qui ne figurent pas sur cette liste sont irrecevables. Quant au logiciel de signature, il doit être automatiquement mis à disposition sur la plate-forme. 4) Comment déterminer si une signature électronique est valide? Elle est valide si les quatre conditions ci-après sont remplies : La signature est apposée. Le certificat utilisé est référencé dans la liste ci-dessus (cf. point 3 ci-dessus). Le certificat utilisé est valide à la date de signature du document, non révoqué ni expiré (tous les certificats comportent une durée de validité). Le certificat est établi au nom d une personne physique habilitée à signer. «Toute modification du document postérieure à sa signature électronique invalide la signature». 5