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5 Aide à l animateur : Le processus standard de la dépense se décompose en 5 étapes majeures : la formalisation d un contrat, l engagement juridique, le service fait, la demande de paiement et le paiement. Il débute par la formalisation d un contrat : un prescripteur exprime un besoin ; le service acheteur vérifie l opportunité et formalise un contrat. Vient ensuite l étape de l engagement juridique: le gestionnaire enregistre l acte juridique (engagement juridique) dans le système d information et le responsable valide l engagement. L étape suivante, le service fait (SF), consiste à vérifier la conformité de la livraison à la commande ou à l engagement juridique : le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à la commande ou à l engagement juridique et constate le SF ; le certificateur certifie le SF. L étape suivante consiste à créer et valider la demande de paiement. Le gestionnaire de la DP crée la DP. Le responsable de la DP la contrôle et la valide. Le comptable prend ensuite en charge la demande de paiement. Enfin la dernière étape consiste à réaliser le paiement (par le responsable de trésorerie). Des variantes existent à ce processus standard de la dépense (cf. Module de formation Dépense) : service fait concomitant à l engagement juridique (ex : décisions de versement de subventions sans conditions), service fait concomitant à la demande de paiement (ex : baux avec préavis), dépense sans engagement préalable (ex : dépenses de fluides), paiement réalisé avant l ordonnancement (ex : paiement par prélèvement). 5

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7 Aide à l animateur : La mise en paiement se base sur les informations portées par la DP : bénéficiaire du paiement, montant de la facture, date de réception de la facture et le délai de paiement déterminant l échéance du paiement de la facture. 7

8 Aide à l animateur : La mise en paiement se fait au fil de l eau mais le paiement à lieu à la date d échéance réglementaire. Le paiement consiste à la production d un fichier de paiement dans la plupart des cas ou à un paiement manuel (chèque). L échéance de paiement est calculée à partir de la date de réception de la facture et du délai de paiement. 8

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10 Aide à l animateur : Cas courant du calcul de l échéance : date de réception de la facture + délai de paiement (le SF étant réalisé avant la réception de la facture) Dans le cas inverse, l échéance : date du service fait + délai de paiement 10

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13 Aide à l animateur : Les échéanciers de CP permettent de prévoir les besoins futurs en CP sur l année en cours et les année suivantes. Ils sont déterminés à partir de : - facture comptabilisée mais non encore payée : le paiement (et la consommation des CP) est imminent - EJ avec SF certifié sans facture : la facture puis le paiement peuvent être créés sur l année N, mais également l année suivante. Ils peuvent donc générer des besoins en CP sur l exercice en cours et l exercice suivant. - EJ avec SF non encore certifiés, qui donneront également lieu à des décaissements et à des consommations de CP sur l année N puis les années suivantes potentiellement. - Des AE allouées par le budget de l année. Celles qui ne sont pas encore engagées donneront lieu à des consommation de CP futures, que ce soit sur N ou sur les années suivantes - la programmation pluriannuelle, qui prévoit des besoins de CP pour les années suivantes et éventuellement les ajustements pour les années en cours. 13

14 Aide à l animateur : L étape de priorisation peut avoir lieu à toutes les phases du processus. 14

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17 1. Aide à l animateur : Le Délai Global de Paiement (DGP) correspond : à la période réglementaire durant laquelle le débiteur doit payer le créancier. a pour point de départ la date de réception de la facture ou la date d exécution des prestations, lorsqu elle est postérieure à la réception de la facture. 2. Rappel des modalités de calcul : DGP = Date de base + Conditions de paiement + Jours de suspension côté gestionnaire + Jours de suspension côté comptable. Date de Base = date d arrivée de la facture dans les services ou date du SF si cette dernière est ultérieure. Date limite de paiement = Date de base + DGP. IM = (Montant de la DP) x (Nb Jours de retard) x (Taux d intérêts moratoires) / 365 Montant de la DP : le montant servant d assiette au calcul des intérêts moratoires, Nb Jours de retard : le nombre de jours de retard dans le paiement, Taux d intérêts moratoires : le taux en vigueur pour le calcul du montant des intérêts moratoires. Le calcul est basé sur une année de 366 jours sur les années bissextiles, 365 jours les autres années. 17

18 Aide à l animateur : Le paiement des intérêts moratoires est obligatoire. La génération des DP d IM doit être automatisée dans le système d information sur la base des dépassements de date d échéance. 18

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