Cas d utilisation Archive de délibérations

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1 Cas d utilisation Archive de délibérations

2 Sommaire Application métier Création de l archive Application métier Transfert de l archive GED Sas -Préparation du versement GED Sas -Versement

3 Création de l archive Les échanges Les échanges avec les autres applications Application métier ou GED GED/Sas As@lae PREMIS Le référentiel

4 Création de la délibération dans l application métier Création de l archive Création de l archive dans l application métier par l agent Pascal ROMAIN. L archive est composée de 4 dossiers et d un fichier. L arborescence des dossiers est la suivante : Le fichier «acte_ _d.pdf»se trouve dans le répertoire «délib pour un nouveau stade». Les métadonnées «Nom»et «Description» du document et des dossiers ont été renseignées manuellement.

5 Création de la délibération dans l application métier Génération PREMIS Lors de la création du fichier, quatre fichiers PREMIS sont créés (description de l objet, description de l agent, description de l évènement et description des permissions) 1) Description de l agent Demandé au référentiel Récupéré dans l application Récupérédans l application. L identifiant du dossier parent est connu car le référentiel a déjàdonnél identifiant lors de la création du dossier «délib pour un nouveau stade»grâce aux fichiers PREMIS Récupéré dans l application Récupérégrâce àun outil comme FITS Récupérégrâce àun script de Hachage (MD5, SHA1, SHA256, ) Fixe pour chaque application (paramètre système)

6 Création de la délibération dans l application métier Génération PREMIS 2) Description de l agent Le fichier PREMIS est généré uniquement si l agent n est pas déjà présent dans le référentiel. Demandé au référentiel Récupéré dans l application 3) Description de l évènement Donnée fixe par évènement Demandé au référentiel Généré par l application Récupéré dans l application. Les descriptions de l agent et de l objet sont déjà présentes dans le référentiel

7 Création de la délibération dans l application métier Génération PREMIS 4) Description des droits Demandé au référentiel Donnée par l application Récupéré dans l application. Les descriptions de l agent et de l objet sont déjàprésentes dans le référentiel

8 Création de la délibération dans l application métier Taux de remplissage de la Mind Map 1 Evènement: -Création 1 Droit: - P.Romain (R/W) 1 Agent: -P.Romain Rempli lors de cette étape

9 Création de la délibération dans l application métier Données

10 Transfert de l archive Les échanges Les échanges avec les autres applications Application métier ou GED SEDA GED/Sas As@lae SEDA PREMIS Le référentiel

11 Transfert de l archive Génération du bordereau SEDA Lors d un transfert d archive, les documents doivent être accompagné d un bordereau SEDA. Ce bordereau est généré par l application métier ou une GED. Donnée fixe par évènement Donnée générée par l application Demandé au référentiel Données récupérées dans l application. Chaque identifiant est connu car tous les dossiers et fichiers ont déjà été identifiés par le référentiel. Le champ «ArchivalProfile» est fixe pour chaque flux. Il peut être un paramètre de l application métier ou de la GED Le champ OriginatingAgency est fixe pour chaque flux. Il peut être un paramètre de l application métier ou de la GED. L identifiant est celui du service producteur «Secrétariat général. Direction administrative» ayant déjà sa notice d autorité dans le référentiel.

12 Transfert de l archive Génération du fichier PREMIS Lors de la création du fichier dans la GED Sas, quatre fichiers PREMIS sont créés (description de l objet, description de l agent, description de l évènement et description des permissions). On suppose que la description de l agent «Secrétariat général. Direction administrative»a déjàétéfaite dans l outil ICA-Atom et envoyée au référentiel. L agent est à la fois service versant et service producteur. 1) Description de l objet Donnée déjàprésente dans le référentiel (voir slide 5) Fixe pour chaque application (paramètre système)

13 Transfert de l archive Génération du fichier PREMIS 2) Description de l évènement Donnée fixe par évènement Demandé au référentiel Généré par l application Récupéré dans l application. Les descriptions de l agent (service producteur Secrétariat général. Direction administrative ) et de l objet sont déjà présentes dans le référentiel 2) Description des droits Demandé au référentiel Donnée par l application Récupéré dans l application. Les descriptions des agents (service producteur et versant) et de l objet sont déjàprésentes dans le référentiel

14 Transfert de l archive Taux de remplissage de la Mind Map 3 Evènements: -Création -Transfert -Création dans la GED Sas 2 Droits: - Services Producteurs (R/W) 2 Agents: -P.Romain -Service Producteur (remplis via ICA-Atom) Rempli via un autre outil Déjà rempli Remplis lors de cette étape

15 Transfert de l archive Données

16 Préparation du versement Les échanges Les échanges avec les autres applications Application métier ou GED GED/Sas Préparation SEDA PREMIS Le référentiel

17 Préparation du versement Génération du fichier PREMIS Lors de la préparation du versement, la GED Sas prépare le bordereaux SEDA (qui sera envoyéuniquement lors du versement) et génère des fichiers PREMIS lors de la modification des fichiers, dossiers ou métadonnées (description de l objet, description de l évènement) car les permissions et les agents existent déjàdans le référentiel. 1) Description de l objet Donnée déjàprésente dans le référentiel (voir slide 12) Description des modifications apportées sur les métadonnées du fichier

18 Préparation du versement Génération du fichier PREMIS 2) Description de l évènement Donnée fixe par évènement Demandé au référentiel Généré par l application Récupéré dans l application. Les descriptions de l agent (service versant Secrétariat général. Direction administrative ) et de l objet sont déjà présentes dans le référentiel

19 Préparation du versement Préparation du fichier SEDA Donnée fixépar le profil d archivage ou grâce au formulaire Donnée généré par l application Demandé au référentiel L application connaît les identifiants des services. Toutes les autres métadonnées sont remplies automatiquement grâce aux données déjà présentes dans le référentiel

20 Préparation du versement Préparation du fichier SEDA Toutes les métadonnées des dossiers et des documents sont alimentées automatiquement grâce au profil d archivage ou manuellement via le formulaire de préparation de versement sur la GED Sas.

21 Préparation du versement Taux de remplissage de la Mind Map 4 Evènements: -Création -Transfert -Création dans la GED Sas -Modification 2 Droits: - Services Producteurs (R/W) 2 Agents: -P.Romain -Service Producteur (remplis via ICA-Atom) -Service d Archive (remplis via ICA - Atom Rempli via un autre outil Déjà rempli Rempli lors de cette étape

22 Préparation du versement Données

23 Versement de l archive Les échanges avec les autres applications Application métier ou GED GED/Sas SEDA As@lae SEDA PREMIS Le référentiel Le versement d archive possède le même scénario que le transfert dans la GED Sas.

24 Versement de l archive Taux de remplissage 4 Evènements: -Création -Transfert -Création dans la GED Sas -Modification -Transfert dans As@lae 2 Droits: - Services Producteurs (R/W) 2 Agents: -P.Romain -Service Producteur (remplis via ICA-Atom) -Service d Archive (remplis via ICA - Atom Rempli via un autre outil Déjà rempli Rempli lors de cette étape

25 Versement Données